Ansvarsfördelning och rutin för trygghetslarm

Transkript

1 Bilaga Ansvarsfördelning och rutin för trygghetslarm Gäller Fr o m tillsvidare

2 Syfte Syftet med rutinen är att tydliggöra övergripande ansvarsfördelning, arbetsgång och kommunikationskedja mellan biståndshandläggare, larmansvarig, larmcentral, hemtjänstutförare, nattpatrullen, kund och närstående/godman så att åtgärdandet av trygghetslarm säkras. Frekvens Rutinen ska användas i det dagliga arbetet av biståndshandläggare, larmansvarig och hemtjänstutförare inkl. nattpatrullen. Rutinen skall revideras löpande. Samtliga aktörer ska ansvara för att tydliga rutiner finns inom sitt respektive ansvarsområde. 2

3 Innehåll 1 Beslut om trygghetslarm Biståndshandläggare Aktualisering, utredning och beslut Utforma uppdrag Larmansvarig Förberedelse Installation Efterarbete Utförare Genomförande Sökrutin för åtgärdskedja av larm Larmansvarig Utförare Åtgärdande av trygghetslarm Larmcentral Utförare Uppföljning av beslut om trygghetslarm Biståndshandläggare Larmansvarig Utförare Avslut Biståndshandläggare Larmansvarig Utförare Byte av utförare Biståndshandläggare Larmansvarig Utförare Ändringar av uppgifter Biståndshandläggare Larmansvarig Utförare Tillfälligt uppehåll Biståndshandläggare Larmansvarig Utförare Teknisk support och övervakning Larmansvarig Dagtid Kväll, natt och helg Debitering av förlust eller skada av larmdosa och larmklocka Larmansvarig Statistik Larmansvarig Biståndshandläggare

4 11 Inställelsetid Larmansvarig Utförare Avvikelse Uppföljning ansvarsfördelning och rutiner

5 Bild 1: Flöde för beställning och installation av trygghetslarm. Biståndshandläggare skickar beställning till larmansvarig Larmansvarig skickar Information till utföraren om att nyckel ska hämtas Larmansvarig installerar larm hos kund och hämtar 2 nyckeluppsättningar När nyckeluppsättningarna kvitterats verkställs beställningen i Procapita Nyckeluppsättning 2: Kvitteras av utföraren hos larmansvarig samma dag Nyckeluppsättning 1: Lämnas till produktion förvaltningens hemtjänst/nattpatrull för åtgärd av t-larm Trygghetslarmet är klart för att användas 1 Beslut om trygghetslarm 1.1 Biståndshandläggare Aktualisering, utredning och beslut Biståndshandläggare tar emot ansökan, utreder och fattar beslut samt dokumenterar i Procapita. När två personer i samma hushåll har beslut om trygghetslarm kan en extra larmklocka till befintlig larmdosa erhållas. Biståndshandläggaren informerar kunden om: gällande beslut och avslut vad som gäller vid förlust eller skadad larmdosa/larmklocka val av hemtjänstutförare för åtgärdande av trygghetslarm vem som kommer på larm vid olika tidpunkter larmcentralens funktion att 112 gäller vid akuta situationer två uppsättningar nycklar (hemnyckel + ev. portnyckel) ska lämnas vid installation. Nycklarna kvitteras till vald hemtjänstutförare och till larmansvarig trygghetslarmet installeras inte om nycklar inte lämnas vid frånvaro och ändring av kontaktuppgifter ska biståndshandläggare och larmansvarig meddelas Biståndshandläggaren ansvarar för att följande uppgifter finns med som information till larmansvarig: kundens namn och personnummer adress (bostad och vistelse) tele/mobil nummer anhörig/närstående hälsotillstånd som är av vikt, t ex smitta, diabetes, hjärtsvikt, restsymptom efter stroke, blodförtunnande medicin etc. husläkare/vårdcentral språk om annat än svenska 5

6 husdjur vald hemtjänstutförare Utforma uppdrag Biståndshandläggaren gör beställning i Procapita till larmansvarig. I beställningen dokumenteras vilken hemtjänstutförare kunden valt. 1.2 Larmansvarig Förberedelse Larmansvarig tar emot uppdraget i Procapita. Larmansvarig registrerar kontaktuppgifter (se enligt ovan 1.1.1) i larmcentralens stödsystem. Larmansvarig kontaktar kund och bestämmer tid för installation och kontrollerar att nycklar finns att lämna Larmansvarig meddelar hemtjänstutföraren vilken dag och tid trygghetslarmet ska installeras och kommer överens om en tid för överlämning av nycklar Installation Trygghetslarmet installeras och aktiveras så snart som möjligt, alternativt efter överenskommelse med kund/närstående. Detta förutsätter att 2 uppsättningar larmnycklar finns tillgängliga och att kunden eller dennes företrädare är hemma. Vid problem, t ex nyckelhantering kontaktas biståndshandläggaren. Larmansvarig mottar två nyckeluppsättningar från kunden, en uppsättning till utförare dag/kväll och en uppsättning för åtgärdande av trygghetslarm nattetid. Larmansvarig provar att nycklarna fungerar. Vid rätt nycklar skrivs nyckelkvittensen under, en kopia lämnas till kund och en kopia behålls av larmansvarig. Därefter installeras trygghetslarmet om täckning finns Larmansvarig överlämnar broschyr samt informerar kunden om följande: hur larmet fungerar hur man provlarmar vikten av att bära larmklockan att kunden ska påkalla uppmärksamhet om larmet är ur funktion, t ex står och blinkar eller lyser rött vart hen ska vända sig vid frågor eller problem med trygghetslarmet vad som gäller vid skada eller förlust av larmklocka och/eller larmdosa Vid frånvaro och ändring av kontaktuppgifter ska larmansvarig och hemtjänstutförare meddelas Efterarbete Larmansvarig behåller en kopia av nyckelkvittensen och ansvarar för larmnyckeln som används dag, kväll och natt av produktionsförvaltningens hemtjänst. Nyckelkvittensen arkiveras hos larmansvarig. Larmuppgifter redigeras i stödsystemet. Larmansvarig dokumenterar i Procapita och verkställer nytt beslut. 1.3 Utförare Efter överenskommelse senast klockan samma dag, ska hemtjänstutföraren hämta nycklar hos larmansvarig och skriva under nyckelkvittensen. Nycklarna ska registreras i nyckelskåp och förvaras på ett säkert sätt. Hemtjänstutföraren ska förvara originalet av nyckelkvittensen på ett säkert sätt. Förlust av nycklar ska omedelbart åtgärdas. Utföraren är ersättningsskyldig vid eventuella kostnader som drabbar den enskilde på grund av försumlighet. 6

7 En genomförandeplan upprättas. Utföraren informerar kunden om vikten av att meddela om förändrade förhållanden till biståndshandläggaren. 2 Genomförande 2.1 Sökrutin för åtgärdskedja av larm Larmansvarig Larmansvarig ansvarar för att sökrutiner för åtgärdskedja finns och registreras i larmcentralen Doro Utförare Hemtjänstutföraren ansvarar för att meddela larmansvarig för hur trygghetslarmen ska åtgärdas. En särskild plan (sökrutin) för åtgärdande av trygghetslarm ska upprättas i överenskommelse med brukaren. Larmcentralens blankett Nyanmälan/Ändring/Avanmälan av Sökrutin ska användas och lämnas till larmansvarig. Larmansvarig ska ha fått sökrutinen i god tid innan uppdraget kan börja gälla. Det är viktigt att meddela larmansvarig när det sker ändringar av hur trygghetslamret ska åtgärdas. Ändring ska göras på larmcentralens blankett Nyanmälan/Ändring/Avanmälan av Sökrutin som skickas till larmansvarig i god tid innan ändring. 2.2 Åtgärdande av trygghetslarm Larmcentral När kunden larmar gör larmcentralen en bedömning om larmet skall ringas ut till ansvarig utförare eller om det kan tas om hand av larmcentralen. Larmcentralen använder aktuell larmplan/sökrutin när de ringer ut larmet till hemtjänstutföraren för åtgärd Utförare Tar emot samtal från larmcentralen. Larmet ska åtgärdas inom 45 minuter. Kundens larmnycklar hämtas i nyckelskåpet. Utföraren kontrollerar kundens uppgifter i Procapita. Utföraren åker hem till kunden, konfirmerar/återringer larmet och hjälper kunden med orsaken till larmet. Larmet dokumenteras. Vid larm som gäller hälso- och sjukvårdsinsatser enligt HSL ska avvikelserapportering göras till kundens vårdcentral. Tydliga rutiner ska finnas för åtgärdande av trygghetslarm. 3 Uppföljning av beslut om trygghetslarm 3.1 Biståndshandläggare Biståndshandläggaren följer upp kundens beslut. Kundens kontaktuppgifter kontrolleras och ändringar registreras i Procapita. Eventuella ändringar meddelas larmansvarig och utförare via meddelandefunktion i Procapita. Vid nytt beslut dokumenterar biståndshandläggaren i Procapita och skickar beställning till larmansvarig. 7

8 3.2 Larmansvarig Larmansvarig rapporterar om kundens larmbeteende till biståndshandläggare. Vid eventuella ändringar i samband med omprövning uppdateras berörd information i stödsystemet för trygghetslarmet. Omprövningen dokumenteras i Procapita. 3.3 Utförare Hemtjänstutföraren rapporterar om kundens larmbeteende till biståndshandläggare. 4 Avslut Kunden informeras av både biståndshandläggare och larmansvarig om att larmet ska lämnas tillbaka till larmansvarig, lokal på Norrgårdsvägen Biståndshandläggare Biståndshandläggaren ska meddela larmansvarig och hemtjänstutföraren via Procapita att kunden avslutar trygghetslarmet. När kunden avlider meddelas larmansvarig via meddelandefunktionen i Procapita. Biståndshandläggaren avslutar ärendet i Procapita. Finns make/maka är det biståndshandläggaren som beslutar om övertagande av larmet. 4.2 Larmansvarig Larmet ska återlämnas av kunden eller närstående/godman till larmansvarig senast 14 dagar efter avbeställning. Larmansvarig ska rengöra trygghetslarmet och klocka. Larmansvarig återlämnar samtliga nycklar till kund och ansvarar för att få kundens eller närståendes/godmans underskrift på nyckelkvittensen. Larmansvarig avslutar kunden i trygghetslarmets stödsystem när larmet är återlämnat. Larmansvarig avslutar larmet i Procapita. Larmansvarig meddelar biståndshandläggaren via meddelandefunktionen i Procapita. Avslutet dokumenteras i Procapita. 4.3 Utförare Hemtjänstutföraren ska meddelas via Procapita av biståndshandläggaren att kunden avslutar trygghetslarmet. Hemtjänstutföraren ska kontakta larmansvarig för återlämning av larmnycklar. Larmansvarig ska skriva på nyckelkvittensen att larmnycklar är återlämnade. Hemtjänstutföraren ska få en kopia på nyckelkvittensen efter signering. 5 Byte av utförare 5.1 Biståndshandläggare Biståndshandläggaren informerar nuvarande hemtjänstutförare och tillträdande hemtjänstutförare om att kunden önskar byta hemtjänstutförare. Kommunens nattpatrull ska informeras av biståndshandläggaren. Biståndshandläggaren gör en ny beställning i Procapita till larmansvarig med information om ny utförare. 8

9 5.2 Larmansvarig Larmansvarig ändrar uppgifter om hemtjänstutförare till larmcentralen vid den tidpunkt bytet sker. Bytet verkställs i Procapita. Larmansvarig avslutar verkställigheten på tidigare utförare och verkställer sedan den nya utföraren. 5.3 Utförare Den ursprungliga utföraren utför pågående uppdrag till dess att byte av utförare är genomfört. Tidigare utförare ska informera kund om hur nyckelhanteringen går till i samband med bytet. Tillträdande utförare ska kontakta tidigare utförare och larmansvarig för att komma överens om en tid då kvittering av larmnycklar ska ske hos larmansvarig i lokal på Norrgårdsvägen 3, Solgården. Tidigare utförare ska kvittera tillbaka larmnyckeln till larmansvarig. Tillträdande utförare ska kvittera larmnyckel hos larmansvarig. Nyckelkvitteringarna ska ske vid ett och samma tillfälle, dvs samma dag som tillträdande utförare övertar kund. Antal nycklar vid den gemensamma nyckelkvitteringen ska stämma med det antal nycklar kunden lämnat. Tydliga rutiner ska finnas vid byte av utförare. Larmansvarig har kvar en nyckeluppsättning och nyckelkvittens så länge kunden har trygghetslarm. 6 Ändringar av uppgifter Ändringar av uppgifter kan vara adressändring, ändring av portkod, förändringar i hälsotillstånd ex (ASIH.), sociala förändringar, t ex från gift till änka. 6.1 Biståndshandläggare När biståndshandläggaren får vetskap om nya eller ändrade uppgifter uppdateras Procapita. Larmansvarig meddelas via Procapita. 6.2 Larmansvarig Larmansvarig registrerar ändring i trygghetslarmens stödsystem och dokumenterar i Procapita. 6.3 Utförare När hemtjänstutföraren får vetskap om nya eller ändrade uppgifter meddelar de biståndshandläggaren och larmansvarig. 7 Tillfälligt uppehåll T ex vistelse i annan kommun eller när kunden vistas på sjukhus eller korttidsboende. 7.1 Biståndshandläggare Biståndshandläggaren fattar beslut om tillfälliga vistelser i annan kommun. Då skickas inte uppdraget till larmansvarig utan till fiktiv utförare i Procapita som heter Ht, annan kommun. Biståndshandläggaren meddelar biståndshandläggare i annan kommun om uppdraget. Biståndshandläggaren meddelar larmansvarig och ordinarie hemtjänstutförare via meddelandefunktionen i Procapita att kunden är på Tillfällig vistelse. Kunden behåller trygghetslarmet. Biståndshandläggaren informerar kund om att trygghetslarmet inte ska lämnas tillbaka vid en tillfällig vistelse. Biståndshandläggaren meddelar larmansvarig och ordinarie hemtjänstutförare via meddelandefunktionen i Procapita att kunden är på sjukhus eller på korttidsboende. 9

10 7.2 Larmansvarig Larmansvarig dokumenterar i Procapita vid vetskap om tillfälligt uppehåll samt när kunden är tillbaka från den tillfälliga vistelsen. Kunden kan själv larma larmcentralen och meddela den planerade frånvaron samt Larma och meddela att hen är hemma igen. 7.3 Utförare Hemtjänstutföraren dokumenterar datum vid kännedom om tillfälliga uppehåll, t.ex. längre besök hos barn eller sommarvistelser på annan ort. 8 Teknisk support och övervakning 8.1 Larmansvarig Dagtid Vardagar finns larmansvarig i tjänst från till och kan kontinuerligt kontrollera om det finns felrapporter från larmcentral eller tekniskt stödsystem för trygghetslarmen. Larmansvarig åtgärdar uppkomna fel vardagar under dagtid, ej röda dagar eller helger Kväll, natt och helg Efter klockan vardagar, helger och nätter sker ingen kontroll av felrapporter från larmcentral eller tekniskt stödsystem för trygghetslarmen. 9 Debitering av förlust eller skada av larmdosa och larmklocka 9.1 Larmansvarig I samband med installation informeras kunden och skriftlig information lämnas om vad som gäller vid förlust eller skada av larmklocka och larmdosa. Vid förlust eller skada av larmklocka/larmdosa skickas faktura till kunden eller närstående/god man. 10 Statistik 10.1 Larmansvarig Larmansvarig kan ta ut larmrapporter från larmcentralen vid behov, eventuella åtgärder meddelas biståndshandläggare Biståndshandläggare Biståndshandläggaren kan begära larmrapporter från larmansvarig. 10

11 11 Inställelsetid På fastlandet och på Ljusterö ska inställelsetiden hos kunden vara maximalt 45 min i normala väderförhållanden från att utringning skett av operatör. På övriga öar inom Österåkers kommun ska åtgärdande av trygghetslarm ske snarast möjligt, dock senast inom 24 timmar Larmansvarig Tar fram rapporter från larmcentralen och fördelar vid behov till biståndshandläggare och utförare Utförare Avvikelserapport ska skrivas av hemtjänstutföraren när inställelsetiden hos kund överstiger 45 minuter om inte annat är överenskommet. Avvikelserapporten ska skickas till utförarens chef samt till biståndshandläggaren. 12 Avvikelse Vid brister i kommunikationskedjan och arbetsgång i samband med beslut, installation av larm, nyckelhantering, utförarbyte, övertagande av larm eller vid avslut av larm som drabbar kund skall en avvikelserapport alltid skrivas och lämnas till närmsta chef. 13 Uppföljning ansvarsfördelning och rutiner Uppföljning av dokumentet Ansvarsfördelning och rutin för trygghetslarm ska göras minst en gång per år för att den ska vara aktuell. Detta görs vid samverkansmöte för hemtjänstutförarna. Uppföljningen syftar till att säkerhetsställa att rutinen följs och att utförd tjänst håller utlovad kvalitet. 11