Administrativa rutiner för handläggare och utförare Socialförvaltningen Myndighetsavdelningen

Transkript

1 Skapad , senast reviderad Insats Åtgärder Kommentarer Val av utförare Om brukaren avstår från att välja utförare Handläggaren informerar brukaren om valfrihetssystemet. Brukaren kan också själv ta kontakt med olika utförare och skaffa sig information. Om brukaren/företrädare avstår från att välja gäller enligt LOV ickevalsalternativet som innebär att det är kommunens egen regi som blir utförare. Information skall ges till brukaren om möjlighet att senare kunna välja annan utförare. Samtliga utförare finns presenterade i ett informationsmaterial som upprättas och ansvaras för av socialförvaltningen. Endast valbara utförare per område delas ut av handläggaren i samband med hembesök. Information finns också på Handläggaren dokumenterar i myndighetsjournalen. Beställning/Uppdrag 1 Handläggaren skriver en utredning och registrerar beslut. Handläggaren skickar uppdrag till utförare via verksamhetssystemet. Handläggaren registrerar telefonnummer och anhöriguppgifter. Person- och anhöriguppgifter uppdateras kontinuerligt av handläggare och utförare.

2 Beställning vid tillfällig vistelse (endast egen regi) Verkställighet Endast egen regi Verkställighet av avgift Verkställighetsdatum/ersätt ning 2 Handläggare tar emot beställning från annan kommun och registrerar i verksamhetssystemet (se särskild rutin). Utredning skickas till utförare. Utföraren ansvarar för att dagliga insatser verkställs snarast dock senast inom 3 vardagar och att övriga insatser verkställs inom aktuell insatsfrekvens. Utföraren fördelar och verkställer korrekt datum i verksamhetssystemet. Beställning av matdistribution görs snarast dock inom 3 vardagar. Beställning till trygghetsjouren angående larm görs snarast dock inom 3 vardagar. Utföraren meddelar avgiftshandläggaren vid förändringar som påverkar avgiften (under 6 timmar per månad). Handläggare och utförare ska snarast möjligt dock senast den 5:e i nästkommande månad ha registrerat in i verksamhetssystemet, ombedömning, verkställighetsdatum och frånvaro för att ersättning ska utgå samt för att statistik och avgifter ska bli rätt. Utföraren registrerar in utförd tid gällande avgiftsfri avlösning. Utföraren har ett ansvar för att utredning och beslut förvaras så att obehöriga ej har tillgång till det. Om insatsen ej verkställs dokumenterar och kontaktar utföraren handläggaren. Utförare korrigerar datum snarast i verksamhetssystemet senast den 5:e i nästkommande månad. Trygghetsjouren skall verkställa inom 3 vardagar från beställning av utförare. Utförare registrerar frånvaro vid sjukhusvistelse och när frånvaron överstiger 30 dagar. Vid korttidsvistelse läggs frånvaro in automatiskt.

3 Genomförandeplan Social dokumentation av genomförandet Uppföljning Utföraren upprättar en genomförandeplan inom 7 dagar från uppdrag. Genomförandeplanen ska sedan vara framarbetad tillsammans med brukaren. Genomförandeplan som skrivs i verksamhetssystemet ska sändas till genomförande i Treserva. Fastställd och underskriven genomförandeplan skickas till handläggaren. Dokumentationen skall visa vilka åtgärder som vidtagits under genomförandet samt hur målen i beslutet har uppnåtts och händelser av betydelse. Handläggaren efterfrågar i god tid hos utföraren hur det går inför en uppföljning (se särskild rutin för uppföljning/nyprövning). Utföraren meddelar skyndsamt tillbaka aktuell situation. Handläggaren gör en uppföljning för att säkra att den enskilde får de insatser som den enskilde har rätt till enligt beslutet. Handläggaren dokumenterar uppföljningen i myndighetsjournalen och skickar ett meddelande till utföraren. Anteckningar sammanfattas skyndsamt dock minst en gång per halvår i verkställighetsjournalen. Uppföljning sker efter 1 månad vid nya hemtjänstbeslut och följs upp efter 1 år. Uppföljning kan leda till ombedömning och/eller nya beslut. Handläggaren meddelar utföraren vad ändringen gäller vid ombedömning. 3

4 Nyprövning av tidigare beviljade insatser (där det finns ett slutdatum för beslutet) Förändrade behov Handläggaren efterfrågar i god tid hos utföraren hur det går inför en nyprövning (se särskild rutin för uppföljning/nyprövning). Utföraren meddelar skyndsamt tillbaka aktuell situation. Nyprövning görs. Eventuellt nytt uppdrag skickas till utföraren. Vid avslut meddelas utföraren. Uppstår tillfälligt utökade förändringar av insatser ska detta verkställas omgående. Tillfälliga förändringar upp till 5 dagar ingår i den befintliga ersättningen. Vid långsiktiga förändrade behov (ökning eller minskning) måste kontakt tas med handläggare för uppföljning. Utföraren ska följa upp och rapportera förändringar (ökning eller minskning) kontinuerligt till handläggaren samt uppge orsak till förändringen. Utföraren dokumenterar när förändringen/uppföljningen har skett samt orsak. 4

5 Byte av utförare Utskrivningsklara, in- och utskrivningsmeddelanden Biståndsinsatser som avslutas eller upphör Brukaren kan alltid byta utförare. Vid byte av utförare gäller 14 dagars uppsägningstid. Handläggaren meddelar aktuell utförare om att byte kommer att ske samt kontaktar ny utförare för muntlig information. Ny utförare tar kontakt med föregående utförare inom 3 vardagar för att komma överens om när bytet sker. Ny utförare meddelar datum för byte till handläggare som skickar uppdraget. In- och utskrivningsmeddelande från lasarettet kommer till aktuella utförare. Utföraren kvitterar sina brukare. Utförare och handläggare ska omgående meddela varandra om ärendet upphör eller om en insats upphör. Utföraren registrerar slutdatum på genomförandet samt dokumenterar i verkställighetsjournalen och handläggaren registrerar slutdatum för beslutet. Handläggaren avslutar ärendet efter en månad. Gallrad dokumentation skickas till handläggaren för arkivering. Brukaren kontaktar handläggaren. Handläggaren dokumenterar önskemål om byte och anger datum när utförarna kontaktats samt när bytet sker. Byte till annan utförare kan även ske p.g.a. flytt. Dokumentationen skall då vara rensad från arbetsanteckningar, enligt rutin vid avslutad Sol eller LSS insatser. Handläggare/assistent anger i journalanteckningarna att dokumentation inkommit och lägges i akten. Verkställigheten på trygghetslarmet avslutas i samband med uppsägning. 5