G A L L R I N G S B E S L U T 2000:1. Beslutets huvudsakliga innehåll Gallring medges enligt bilaga till Stadsarkivet promemoria.

Transkript

1 ABCDE Stockholms stadsarkiv L ANDSARKIV FÖR S TOCKHOLMS LÄN GALLRINGSBESLUT 2000:1 DNR : SID 1 (1) G A L L R I N G S B E S L U T 2000:1 Nämnd Brand- och räddningsnämnden SSA dnr /00 Beslutets huvudsakliga innehåll Gallring medges enligt bilaga till Stadsarkivet promemoria. Övriga handlingar i ärendet Gallringsframställan från Brand- och räddningsnämnden Yttrande från Revisionskontoret Yttrande från Juridiska avdelningen Stadsarkivets promemoria Anm Beslutet är tillämpligt på handlingar från 1977 och framåt. Beslutande samt datum för beslut Rolf Hagstedt stadsarkivarie B OX 22063, B ESÖKSADRESS: KUNGSKLIPPAN 6 T FN: , F AX: E-POST: stadsarkivet@ssa.stockholm.se

2 STOCKHOLMS STADSARKIV PROMEMORIA Dnr / Gallring av handlingar Brand- och räddningsnämnden ÄRENDET Brand- och räddningsnämnden bildades Nämnden har sedan ca ett år haft en projektanställd arkivarie för att arbeta inom ett särskilt arkivprojekt. Den 27 januari 2000 inkom Brand- och räddningsnämnden med en gallringsframställan till Stadsarkivet. REMISSINSTANSERNAS SYNPUNKTER Juridiska avdelningen och Revisionskontoret har beretts tillfälle att yttra sig över gallringsframställan. Juridiska avdelningen har inget att invända mot framställan. Revisionskontoret skriver i sitt yttrande att de anser att vissa gallringsfrister bör förlängas från 2 till, bl a frister för avtal. Revisionskontoret skriver vidare att de anser att en generell gallringsfrist på två år bör gälla för kopior. STADSARKIVETS SYNPUNKTER Stadsarkivet konstaterar att Brand- och räddningsnämnden i huvudsak ändrat gallringsfristerna i sin framställan i enlighet med Revisionskontorets utlåtande. Hyreskontrakt, personalbostäder, samt Upplåtelsekontrakt, förvaltningens idrottshallar föreslås dock till gallring efter två år. Stadsarkivet anser att dessa frister bör ändras till efter avtalstidens utgång. Detta är i enlighet med vad juridiska avdelningen tidigare uttalat bör gälla för avtalshandlingar. Brand- och räddningsnämnden har valt att inte följa Revisionskontorets rekommendation om en generell gallringsfrist på två år rörande kopior. Stadsarkivet för sin del anser att ett sådant bevarande inte vore rationellt och ändamålsenligt och har därför inget att invända mot detta. Kopior skall kunna rensas vid behov och inte alltid behöva sparas i två år. I övrigt anser Stadsarkivet att gallring kan medges enligt Brand- och räddningsnämndens förslag utan att de ändamål som anges i arkivlagens 3 åsidosätts. FÖRSLAG TILL BESLUT 1

3 Gallring medges för handlingar hos Brand- och räddningsnämnden enligt bilaga till denna promemoria. Jonas Engardt arkivarie 2

4 Stockholms Brandförsvar BOX Stockholm Stockholms stadsarkiv BOX Stockholm GALLRINGSFRAMSTÄLLAN FÖR BRAND- OCH RÄDDNINGSNÄMNDENS ARKIV Inledning Brand- och räddningsnämnden har sedan bildandet 1977 saknat gällande gallringsbeslut för kärnverksamhetens allmänna handlingar. Som en del av ett pågående arkivprojekt har förslag nu utarbetats. Förslaget har tillkommit efter inventering och utredning i nära samråd mellan arkivarie och personal med ansvar över olika delar av verksamheten. Juridiska avdelningen ombeds inkomma med sina synpunkter innan förslaget går vidare till arkivmyndigheten för beslut. Om gallringsplanen Handlingarna har delats in under fyra huvudrubriker: Administrativa handlingar Handlingar rörande befolkningsskydd Handlingar från operativ och förebyggande verksamhet Personalhandlingar Under varje huvudrubrik presenteras sedan olika verksamhetsfält i underrubriker under vilken de berörda handlingstyperna tas upp i bokstavsordning. Inom verksamheten finns ett antal digitala system. Eftersom man inom förvaltningen är inne i en fas av snabb utveckling och förändring på det datatekniska området har det inte varit motiverat att använda nuvarande benämningar på systemen. Istället gäller gallringsförslaget systemens funktion. Inom ramen för arkivnämndens allmänna anvisningar för gallring och Brand- och räddningsnämnden interna gallringsbeslut för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, får de gamla systemen gallras vid systembyte förutsatt att informationsförlusten är att anse som ringa. För ekonomi- och lönehandlingar hänvisas till Stadsarkivets centralt fattade gallringsbeslut. Gallringsfrister I planen används bland annat gallringsfristen vid inaktualitet, med betydelsen att man inom förvaltningen själv tar ställning till när handlingen förlorat sin betydelse för verksamheten. I andra fall har fristen uttrycks i antal år, 1 år, 2 år, 6 år, eller. Gallringsfristen räknas då från årets utgång och får inte ske förens hela tidsfristen passerat, räknad i hela kalenderår. För vissa ärendetyper har fristen istället räknats utifrån dokumentationen av viss återkommande verksamhet, t.ex. antal besiktningar.

5 Motivering till gallring Gallringsfristerna är ett resultat av överläggningarna kring konsekvenser av eventuell gallring som förts med berörd personal. Med hänsyn till egen administration och förvaltning har man i vissa fall velat precisera tiden för verksamhetens behov av handlingarna. I övrigt har bedömningen tagit hänsyn till den grundlagsstadgade rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättsskipning och förvaltning samt till forskningens behov. För en överskådlig bild av den totala arkivbildningen, se bifogad bilaga där bevarandehandlingarna sammanställts med de som föreslås till gallring inom respektive verksamhetsfält. Administrativa handlingar: Hit har räknats den övergripande administrationen för förvaltning och drift men också sådan handlingar som kan återfinnas inom samtliga verksamhetsområden. Bland bevarandehandlingarna här finns mycket av det interna arbetet men även det utåtriktade, informativa arbetet i ett försök att i arkivet avspegla det vardagliga arbetets gång och den bild man visar utåt. För bevarande finns också manualer och användarhandböcker för fordon och utrustning, specifik för räddnings- och brandsläckningsverksamheten, där det tidigare gallrats spontant när instruktionerna förlorat sin betydelse för verksamheten. Avtal: De avtalstyper som föreslås till gallring anknyter inte till kärnverksamheten och fristen anses täcka det interna behovet av kontroll. Förrådsadministration: De till gallring föreslagna dokumentationen av fel och underhåll anses endast ha ett temporärt värde för verksamheten. Informationsmaterial: Största delen av det egenproducerade informationsmaterialet, både externt och internt riktad, bevaras. Utställningsmaterial anses i det perspektivet vara av mindre värde. Fotografier och digitala bilder föreslås kunna bevaras/gallras i visst urval. Även då mediet används flitigt utgör bilderna ingen grund i förvaltningens uppdrag och bör därför kunna gallras efter överväganden i enlighet med arkivlagens 3. Protokoll: Endast minnesanteckningar från möten där inga beslut fattas har här framställts för gallring. Fristen är avsedd att täcka behovet av den interna uppföljningen. Register: I adress- och biblioteksregister fyller inaktuella uppgifter inte någon funktion för verksamheten och de bör därför kunna gallras kontinuerligt. Upphandlingar: De handlingar som inte har avgörande betydelse för förståelsen för handläggningen av ärendet i efterhand föreslås till gallring. Utbildningar i förvaltningens regi: Brandförsvaret utbildningar i räddningstjänst fyller en samhällsviktig funktion. Därför föreslås endast de rent administrativa delarna till gallring medan övrigt material bör bevaras. Handlingar rörande befolkningsskydd: Rubriken samlar de handlingar som tidigare låg under det som kallades civilförsvar. Delar av denna arkivbildning är därför äldre än nuvarande arkivbildare men berörs ändå av gallringsförslaget. Det gäller främst äldre besiktningsprotokoll och äldre korrespondens och anteckningar som ännu ej gallrats. Skyddsrum, bristtäckning: Vad gäller både förstudier och åtgärdsförslag inför byggnationen av skyddsrum finns motsvarande uppgifter bevarade genom upphandlingsärendet. Skyddsrumsbesiktning: Besiktning sker var tionde år och utförs utifrån Länsstyrelsens krav på skyddsrum. För adekvat uppföljning anser man sig inte behöva mer än de två senaste protokollen. För inventarieförteckningarna gäller att motsvarande uppgifter finns i Länsstyrelsens förordning för

6 skyddsrum. Inaktuella uppgifter i dataregistret torde kunna gallras kontinuerligt då de är av tillfälligt värde för verksamheten. Registret i sin helhet bevaras dock. Tyfoner: Handlingarna anses av tillfälligt värde så tillvida att de mest rör sig om administration av det tekniska underhållet. Avtal med fastighetsägare om utplacering av tyfonerna bevaras dock. Handlingar rörande förebyggande och operativ verksamhet: Bland handlingarna återfinns en stor del av den myndighetsutövande verksamheten. De handlingar som föreslås till gallring har dock bedömts sakna värde för egen förvaltning och allmänhetens insynsrätt efter angiven tidsfrist. Brandskyddsanläggningar, automatlarm: Handlingarna är ej diarieförda och samlas i akter per anläggningsnummer. När abonnemanget på automatiskt larm till Stockholms brandförsvar sägs upp, t.ex. vid försäljning av fastigheten, ställs akten av. Nästa abonnent/fastighetsägare får ett nytt nummer på samma anläggning. En tio årig frist anses tillfredställa behovet av uppföljning för samtliga dessa handlingar. Förhandsgranskningar av larmanläggningsritningar mister sin aktualitet efter föreslagen frist. Handlingar rörande besiktningar: Besiktningsprotokollen upprättas under brandsynerna. Bostadsbrandsynen är ej lagstadgad verksamhet utan utförs inom kampanjen Ett brandsäkrare Stockholm och protokollen anses ha förlorat värde för uppföljning av verksamheten efter sex år. Den ordinarie brandsynen utförs i enlighet med vad som stadgads i räddningstjänstlagen och med olika intervaller beroende på vilken verksamhet som bedrivs i brandsynsobjektet, där den längsta intervallen är var sjätte år. För uppföljning krävs tillgång till uppgifter från de två senaste protokollen, dock med minsta gallringsfrist på sex år. Handlingar rörande tillstånd: Anmälan om hantering av brandfarlig vara är en i antal ärende omfattande serie av korttidstillstånd, t.ex. för användning av gasolkök under festivaler. För tillståndet tar förvaltningen ut viss ersättning och det förekommer besiktningar av att regler för hanteringen efterlevs. Hetarbetstillstånden är även de en form av korttidstillstånd för användning av brandfarliga varor, främst på byggplatser. Förvaltningen ser gärna att man får gallra dessa diarieförda serier efter två år då de saknar värde för vidare uppföljning. Handlingar från operativ verksamhet: Insatsplaner och orienteringsritningar är bägge handlingstyper upprättade för den operativa personalens möjlighet att snabbt orientera sig på utryckningsplatsen. När de reviderats fyller de inte längre någon funktion inom verksamheten. Personalhandlingar: För personal- och lönehandlingar hänvisas främst till det centralt fattade gallringsbeslut som inom kort väntas antas av arkivmyndigheten samt till dess gällande gallringsbeslut rörande lönehandlingar. Ansökningshandlingar: De ansökningshandlingar framställan gäller är redan förtecknade i förvaltningens arkiv och består av tio års inkommande men ej antagna ansökningar till brandmannatjänster. Serien är inte komplett och kommer inte att fyllas på då ej antagna ansökningar sedan lång tid sänds tillbaka till de sökande. Personalplanering och utbildning: Registret för utryckningspersonalens resultat vid fysikkontroller upprättas enligt arbetarskyddsstyrelsens direktiv. När den rapporteringen utförts kan förvaltningen själv avgöra det interna behovet av inaktuella uppgifter. Rekryteringsprotokoll: Protokollen dokumenterar de sökandes resultat på de tester som utförs under nyrekrytering. Efter ytterligare en antagningsperiod saknar protokollen uppföljningsvärde för de ansvariga för antagningen, vilket föreslagen frist täcker. De protokoll som redan arkivlagts framställs även de för gallring då de saknar motsvarighet i brandförsvarets tidigare arkivförteckningar.

7 HANDLINGSTYP GALLRINGSFRIST ANMÄRKNINGAR Administrativa handlingar Avtal: Abonnemang, leasing-, serviceavtal efter avtalstidens utgång o.dyl Hyreskontrakt, personalbostäder efter avtalstidens utgång Upplåtelsekontrakt, förvaltningens efter avtalstidens utgång idrottshallar Förrådsadministration: Felanmälningar 1 år Underhållsdokumentation, materiel Underhållsregister, digitalt 1 år Enskilda uppgifter gallras när de ersätts av nya, årsvisa uppgifter efter 1 år, systemet 1 år efter avställning. Informationsmaterial: Utställningsmaterial Fotografier och digitala bilder Bevaras/gallras i urval Bilder som använts inom verksamheten eller som i övrigt kan anses värdefulla för verksamhet, insyn eller forskning bevaras. Övriga gallras vid inaktualitet. Protokoll: Minnesanteckningar, avdelningsmöten Minnesanteckningar beklädnadskommitténs möten Register: Adressregister för utskick, digitalt Biblioteksregister, digitalt Upphandlingar: Anbud och offerter, ej antagna Besiktningsprotokoll efter garantitiden utgång Korrespondens, rutinmässig och ej diarieförd Marknadsföringsmaterial Offert-, orderbekräftelser Rekvisitioner Utgör fakturaunderlag. Seriositetskontroller Sändlistor Tjänsteanteckningar från kontakter med leverantörer, entreprenörer, konsulter

8 HANDLINGSTYP GALLRINGSFRIST ANMÄRKNINGAR Utbildningar i förvaltningens regi: Anmälningar 1 år Bekräftelser Bokningssystem, digitalt 1 år Enskilda uppgifter gallras när de ersätts av nya, årsvisa uppgifter efter 1 år, systemet 1 år efter avställning. Handlingar rörande befolkningsskydd: Skyddsrum, bristtäckning: Förstudie om fastighetens lämplighet 2 år Fristen räknas efter garantibesiktning vid genomförd byggnation, annars efter avslutat ärende. Åtgärdsförslag Skyddsrumsbesiktning: Besiktningsprotokoll med beslut Inventarieförteckningar Korrespondens och anteckningar rörande besiktningsärenden, ej diarieförd Skyddsrumsregister, digitalt 2 år efter garantibesiktning Efter ytterligare 2 besiktningar Protokoll som förordar avveckling bevaras i den avställda akten. Enskilda uppgifter gallras när de ersätts av nya Tyfoner: Aviseringar om besiktning Besiktningsprotokoll Mätrapporter från telestationer Register över alarmerings-aggregat, digitalt Register över utförda besiktningar, digitalt Handlingar rörande förebyggande och operativ verksamhet: Registret i sin helhet bevaras. Brandskyddsanläggningar, automatlarm: Abonnemang; avtal, beställningar, uppsägningar Anläggarintyg Anmälan om anläggningsskötare Intyg; larminstallation, larmöverföringsintyg, leveransbesiktning Register över automatlarm, digitalt efter avveckling efter avveckling efter avveckling efter avveckling Enskilda uppgifter gallras när de ersätts av nya Registret i sin helhet bevaras.

9 HANDLINGSTYP GALLRINGSFRIST ANMÄRKNINGAR Registreringskort, manuella efter avveckling Utlåtanden, förhandsgranskning av 2 år eller när ny granskning anläggningsritningar gjorts Ändringsmeddelanden efter avveckling Handlingar rörande besiktningar: Besiktningsprotokoll, 6 år bostadsbrandsyn Besiktningsprotokoll, brandsyn Efter ytterligare 2 besiktningar, dock minst 6 år. Handlingar rörande tillstånd: Anmälan, hantering av brandfarlig vara Hetarbetstillstånd Handlingar från operativ verksamhet: Insatsplaner Orienteringsritningar Personalhandlingar: 2 år 2 år Sista protokollet för avslutad verksamhet bevaras i akten. Anställningsansökningar: Ansökningar, ej anställda , arkivlagda. Personalplanering och utbildning: Register, utryckningspersonalens resultat vid fysikkontroller, digitalt Rekryteringsprotokoll: Fordonstest Fysisk test, , arkivlagda Fysisk test, Gallras 6 år Gallras 6 år