Dokumenthanteringsplan Styrning & ledning, ekonomi, personal

Transkript

1 Barn & Utbildning Ärendenr Dokumenthanteringsplan Styrning & ledning, ekonomi, personal Antagen av barn- och utbildningsnämnden Nästa revideringsdatum, oktober 2018 Arkivredogörare Förvaltningssekreterare, Barn & Utbildning

2 Förklaring till rubriker: (De första tre tomma kolumnerna är endast till för noteringar av kommunarkivet.) Handlingstyp: Här beskrivs typ av handling, exempelvis protokoll, fakturor, diarieförda handlingar mm. Bevaras/Gallras: Här anges om handlingen ska bevaras eller gallras. Bevara innebär att handlingen ska bevaras för evigt. Gallra innebär att handlingen förstörs och därmed inte kan återsökas eller återskapas. Om handlingen anses gallringsbar, ange efter hur lång tid. Exempel: två år innebär att en handling som är inkommen 2017 gallras 1 januari : Markera för att visa hur handlingen är upprättad. P för papper och/eller D för digitalt. : Anger var handlingen finns, exempelvis hos ansvarig rektor eller i ett närarkiv. Närarkiv: Brandklassat utrymme/skåp i förvaltningen. : Arkiv för handlingar som ska gallras, men som inte får plats i närarkivet till gallringsdatum. et kan t. ex. vara förrådsutrymme i källaren. : Arkiv för handlingar som ska bevaras för evigt. Kommunens centralarkiv finns i särskilt uppmärkta utrymmen i kommunhusets källare samt på Bäckliden. Anmärkning: Ytterligare beskrivande kommentarer. Ändring: Ska hanteringen av en handlingstyp ändras eller utgå, markera med ett X och notera i Anmärkningskolumnen om typ av ändring eller orsak till att den ska utgå.

3 Informations- och kännedomsärenden till barnoch utbildningsnämnden 3 år P tjänsteman Ex. Skrivelser och meddelanden, kurs- och konferensinbjudningar Annonser D Anteckningar, ex. minnes-/mötesanteckningar från möten, personalmöten o d interna verksamhetsmöten 3 år D tjänsteman Om innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten ska de diarieföras och därmed bevaras Anteckningar, mötesanteckningar från ledningsgrupper (förvaltningsledning) Bevaras P D Närarkiv 3 år Arbetsmaterial P D tjänsteman Arbetsordningar, reglementen, riktlinjer m.m. Bevaras P D Närarkiv 3 år Ja Arkivbeskrivning Bevaras P D Närarkiv 3 år Ja Arkivförteckningar för centralarkiv Bevaras P D Upprättas av arkivarie Arvodesunderlag, förtroendevalda 10 år P D tjänsteman 3

4 Delegeringsbeslut Bevaras P D Närarkiv 3 år Ja Delegeringsordning Bevaras P D Respektive chef 3 år Ja Dokumenthanteringsplaner Bevaras P D Närarkiv 3 år Ja Fotosamlingar, inklusive förklarande information om händelsen Bevaras D På skolenheten löpande Fullmakt, postöppning (även e-post) P Ansvarig tjänsteman vid respektive enhet Dubbletter, foton av ringa betydelse och foton av dålig kvalitet gallras omedelbart. Försäkran om sekretess, förtroendevalda Bevaras P Närarkiv Vid fylld arkivkartong Informationsskrifter, broschyrer, affischer och liknande som framställts inom den egna verksamheten Bevaras P D På skolenheten Vid fylld arkivkartong Ett exemplar bevaras Kallelser och dagordningar till sammanträden i pappersformat 3 år P Kallelser och dagordningar till sammanträden i digitalt format Bevaras D tjänsteman Dokument- och ärendehanteringssystem Kopior av handlingar som i original förvaras på annat håll inom kommunen P D Omröstningslista från barn- och utbildningsnämnden Bevaras P D Ingår som bilaga i protokollet 4

5 Omröstningslappar vid personval till politiska uppdrag Protokoll, övrigt Bevaras P mandatperiodens slut P Närarkiv Ansvarig tjänsteman 3 år Protokoll från barn- och utbildningsnämnden och dess arbetsutskott Bevaras P D Närarkiv 3 år Protokoll, anslag/bevis (kopia) P Kommunens officiella anslagstavla PuL, registerförteckningar Bevaras P D BUN-kontoret Vid fylld arkivkartong Reklam Gallras omedelbart P D Skrivelser/handlingar (inkomna, upprättade eller utskickade) av betydelse som föranleder beslut och som bedöms föranleda ett ärende. Bevaras P D Närarkiv 3 år Ja Skrivelser/handlingar (inkomna, upprättade eller utskickade) av rutinmässig karaktär eller ringa betydelse som föranleder åtgärd men inte särskilt beslut (ex. allmän information såsom cirkulär). 3 år P D Handlingar som inkommit eller skickats digitalt registreras i Ciceron men behöver ej förvaras i pappersform Skrivelser/handlingar som är av ringa betydelse och som inte föranleder åtgärd (ex obegripliga handlingar) Gallras omedelbart P D 5

6 Sociala medier, (information, inlägg osv) Se separata riktlinjer: Strategi och riktlinjer för användning av sociala medier i Tibro kommun Statistiska uppgifter som innehåller unik information om verksamheten Bevaras P D Närarkiv 3 år Ingår i diarieförda handlingar Ja Statistik av enklare rutinartad karaktär P D tjänsteman Synpunkter/klagomål av betydelse som föranleder beslut och som bedöms föranleda ett ärende. Bevaras P D Närarkiv 3 år Ja Synpunkter/klagomål, rutinartad allmän karaktär P D tjänsteman Säkerhetsanalyser och planer Bevaras P D Närarkiv 3 år Ja Säkerhetsrutiner och dokumentation gällande säkerhetsarbete Bevaras P D Närarkiv 3 år Ja Telefonboken, CMG Office Web, namn och telefonnummer D Resp. chef ansvarar för information om uppdatering till växeln i Hjo Undervisningsmaterial P D E-POST OCH ANDRA MEDDELANDEN 6 Cookiefiler, globalfiler och e-postlistor 8 dagar D En cookiefil är en dataupp-

7 E-postmeddelande av betydelse som föranleder beslut och som bedöms föranleda ett ärende Bevaras D E-postmeddelande av tillfällig eller ringa betydelse som föranleder åtgärd men inte särskilt beslut 8 dagar D tagning som ger information om vilka webbsidor på internet som en användare har besökt. En globalfil är en dataupptagning som visar adressuppgifter över de hemsidor på internet som en användare har besökt. E- postlista är en förteckning över inkommande och utgående elektronisk post Ska skrivas ut och diarieföras. Elektronisk gallring kan ske efter att utskrift och diarieföring genomförts Ex. besvara en framställning eller en förfrågan av rutinmässig karaktär eller vidarebefordra till en annan kommunal myndighet som får göra en egen bedömning av Ja 7

8 meddelandets arkivstatus E-postmeddelande av tillfällig eller ringa betydelse som inte föranleder åtgärd E-postmeddelande bestående av reklam Textmeddelande i telefon Röstmeddelande i telefonsvarare UPPHANDLING 8 dagar D Gallras omgående D Anbud, antagna Bevaras P D Närarkiv Anbud, icke antagna D D Efter avtalstidens slut Meddelande som är allmän handling dokumenteras genom tjänsteanteckning Meddelande som är allmän handling dokumenteras genom tjänsteanteckning Förvaras tillsammans med tillhörande avtalshandlingar det antagna anbudets avtalstids slut P Närarkiv Avtal, ej rutinmässiga Bevaras P D Närarkiv 3 år Ja Avtal, rutinmässiga Gallras efter P D exempel leasingavtal fordon, avrop från ramavtal samt lös Ja 8

9 Handlingar som tillhör avtal som ska bevaras Bevaras P D Närarkiv 3 år egendom (ITutrustning) Ex förfrågningsunderlag, anbudssammanställning, öppningsprotokoll, tilldelningsbeslut Ja Handlingar som tillhör avtal av rutinmässig karaktär Gallras efter P EKONOMI Autogiroansökningar Avskrivningar kundfordringar, beslut/specifikation Bokföringsorder P D Ek.enhet närarkiv 10 år P D Ek.enhet närarkiv 10 år P D Ek.enhet närarkiv Bokslut/delårsbokslut Bevaras P D Ek.enhet närarkiv Ja Bokslutshandlingar/ delårsbokslutshandlingar Resultat och balansräkning Specifikationer till tillgångs- och skuldkonton 10 år P D Ek.enhet närarkiv 9

10 Borgensförbindelser Bevaras P D Ek.enhet närarkiv 1 år efter utgånget Sorterat per borgensobjekt. Ja Budget Budgethandling Budgetunderlag, verifikationer Justeringsverifikationer Övrigt budgetunderlag Bevaras 10 år 10 år 10 år P D Ek.enhet närarkiv Ja Daglig rapportering: In- och utbetalningsverifikationer Daglig körning med tillhörande girolistor Kassor (rapport/avstämning samt kvitton), löneavräkningslista, lönejusteringar Kontoutdrag, e-redovisning 10 år P D Ek.enhet närarkiv 10 PERSONAL OCH LÖNER Rekrytering Anställningsavtal Bevaras P D Personalakt och HR-system Ansökningshandlingar, erhållen tjänst Bevaras D Rekryteringssystem Ansökningshandlingar, ej erhållen tjänst D Rekryteringssystem Ska bevaras minst pga. möjligheten att

11 överklaga enligt lag om förbud mot diskriminering. Beslut om bisyssla Bevaras P Personalakt. Handlingar ang. förordnanden odyl. Bevaras P D Personalakt Personalakt Bevaras P Närarkiv personal Se anm. centralarkiv efter avslutad anställning/ pensionering/ dödsfall. Tystnadsplikt/sekretessförbindelse Bevaras P Personalakt Lönehantering Arbetsgivarintyg Arvoden och ersättning till förtroendevalda och övriga arvodister Avdrag för förmåner via lön Ersättning för utlägg via lön 10 år 10 år P D Löneenheten i P D Löneenheten i P D Löneenheten i P D Löneenheten i Kontrolluppgifter Bevaras D Löneenheten i LAS, begäran om företrädesrätt Ledighetsansökningar kortare än 6 mån samt fackligt uppdrag Ledighetsansökningar över 6 mån Löne- och närvarorapporter 9 månader P D Löneenheten i T.ex. kostavdrag Kvitton i original D HR-system D HR-system D HR-system 11

12 Löne-/uppdragstillägg, beslut om Lönebidrag, avisering om utbetalt belopp Lönebidrag, rekvisition av bidrag till arbetsgivare/huvudman P Personalakt samt kopia till löneenheten i P D Handhas av AME P D Handhas av AME Lönebidrag, beslut om Bevaras P Personalakt Handhas av AME Lönebidrag, handlingsplan Bevaras P Personalakt Handhas av AME Reseräkningar Skatter, jämkningar m.m. Utmätning i lön, beslut om Vård av barn, sjuk- och friskanmälan 10 år 10 år P D HR-system D Löneenheten i Löneenheten i D HR-system 12 Facklig samverkan, förhandlingar etc. Facklig tid, rapporter och sammanställningar D HR-system Förhandlingsprotokoll enligt MBL Bevaras P D Närarkiv 3 år Ja Löneöversyn, protokoll från översyn Bevaras P Närarkiv 3 år Ja Minnesanteckningar arbetsplatsträff D tjänsteman Om innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksam-

13 heten ska de diarieföras och därmed bevaras Protokoll samverkansgrupp Bevaras P D Närarkiv 3 år Ja Arbetsmiljö Dokumentation systematiskt arbetsmiljöarbete Bevaras P D Närarkiv 3 år Ja buds- och olycksfallsrapport Bevaras P D Närarkiv 3 år Ja Sjukfrånvaro Läkarintyg - original Läkarintyg kopia (om originalet har skickats till Försäkringskassan) Rehabilitering AFA försäkring vid sjukdom samt skadeanmälan pensionsavgång P P P D Förvaras vid respektive enhet Förvaras vid repektive enhet Personalakt Arbetsförmågebedömning, underlag för Bevaras P Personalakt Arbetsskadeanmälan Bevaras P Personalakt Försäkringskassans beslut avseende sjukersättning Bevaras P Personalakt Rehabiliteringsutredning Bevaras P Personalakt Avveckling/pension Ansökan om deltidsanställning i samband med delpension Ansökan om entledigande för anställd (egen uppsägning) Bevaras P Personalakt Bevaras P Personalakt Avgångsvederlag, beslut Bevaras P Personalakt 3 år Ja 13

14 Beslut om uppsägning, arbetsgivarens initiativ Bevaras P Personalakt 3 år Ja Dödsfall, handlingar rörande Bevaras P Personalakt LAS-varsel, handlingar som resulterar i avslut Bevaras P Personalakt 3 år Ja LAS-varsel, handlingar som ej resulterar i avslut P Närarkiv 3 år Ja Livränta Bevaras P Personalakt Pensionsbrev Bevaras P Personalakt Omplaceringsutredning Bevaras P Personalakt 3 år Ja Tjänstgöringsbetyg/intyg Bevaras P Personalakt Övrigt Avstängning Bevaras P Personalakt 3 år T.ex. vid misstänkt smitta Personalschema Bevaras P Respektive enhet 1 år Årligt uttag på papper Utdrag belastningsregistret (Polisen) 1 år P Respektive enhet Ja 14