Antagen Senast ändrad Verksamhet Utveckling och ledning Gemensam administration Personal/Löneadministration

Transkript

1 Verksamhet Utveckling och ledning Gemensam administration Personal/Löneadministration Antagen Senast ändrad ARBETSMILJÖ Arbetsmiljöutredningar Protokoll, arbetsmiljöronder, skyddsronder Systematiskt arbetsmiljöarbete Delegering av arbetsmiljöansvar/ arbetsuppgifter Bilägges kallelse till LOSAM Ks närarkiv 2 år Bevaras Bilägges kallelse till LOSAM Ks närarkiv 2 år Bevaras Ärendenr Diariet Ks närarkiv 2 år*) Bevaras Kronologisk Ks närarkiv 2 år*) Bevaras Avser t.ex teamutveckling, kartläggning av psykosociala förhållanden utredning av inomhusmiljö t.ex. ventilation. Myndighetsspecifik dokumentation. *)Efter avslutat ärende. Ingår i "Kommunchefens delegeringar". *)Efter att delegeringen upphört. Handlingsplan mot kränkningar Ärendenr Diariet Ks närarkiv 2*) Bevaras *)Efter ärendets avslutande. Krishanteringsplaner Riskbedömning av arbetsmiljö Arbetsskador och tillbud, sammanställning Resp. verksamhetschef *) Bevaras Bilägges kallelse till LOSAM Ks närarkiv 2 år Bevaras Bilägges kallelse till LOSAM Ks närarkiv 2 år Bevaras *)Ett exemplar lämnas till centralarkivet efter färdigställande. Inkl. handlingsplan och tidplan. Rapporteras till LOSAM 2 ggr/år. Sida 1 av 16

2 Tillbudsanmälan Digitalt*) "LISA" Efter överenskommelse Bevaras**) *) **)Tillbudsanmälningar med tillhörande dokument skrivs ut. AVVECKLING Arbetsgivarintyg ordning Ystad Lev. ej 2 år Avgång, anmälan om ekonomi/lön Se "" Bevaras Avgångsvederlag, beslut om ekonomi/lön Se "" Bevaras Dödsfall ekonomi/lön Se "" Bevaras LAS-varsel ekonomi/lön Se "" Bevaras*) *)Varselbesked som resulterar i avslut. Övriga kan gallras efter 2 år. Tjänstgöringsbetyg/intyg ekonomi/lön Se "" Bevaras Sida 2 av 16

3 BEMANNING OCH PERSONAL- UPPFÖLJNING Jourjournal el motsvarande Kronologisk Digitalt "Personec" Lev ej 3 år*) *)Enl. arbetsmiljöverkets föreskrifter. Systematiskt förda uppgifter om den anställdes tjänstgöring och lön er /numerisk Digitalt "Personec" Efter överenskommelse Bevaras *Matrikeluppgifter Avställes vart 5 år. ekonomi/lön 10 år*) Bevaras *)Efter avställning. Personalförteckningar*) Digitalt "Personec" Efter överenskommelse Bevaras *)Årets ackumulerade lista med all personal som varit anställd under året. Semesteravstämning/planering Semesterlistor Digitalt Resp. verksamhetsoch enhetschef Resp. verksamhetsoch enhetschef Digitalt i excel Lev ej Lev ej Vid inaktualitet Vid inaktualitet Övertidsjournal Kronologisk Digitalt "Personec" Lev ej 3 år*) *)Enl. arbetsmiljöverkets föreskrifter. Övertidsrapporter Digitalt "Personec" Lev ej 2 år Sida 3 av 16

4 FACKLIG SAMVERKAN, FÖR Facklig tid, rapporter och sammanställningar Förhandlingsprotokoll*) Ystad Lev ej 2 år Ärendenr, diariet Ks närarkiv 2 år**) Bevaras *)Löner,/löneöversyn/revisionsförhandlingar med bilagor. **)Efter avslutat ärende. Lokala samverkansöverenskommelser Ärendenr, diariet Ks närarkiv 2 år*) Bevaras *)Efter avslutat ärende. Protokoll med bilagor från samverkan på förvaltningsnivå Kronologiskt Ks närarkiv 2 år Bevaras CESAM Protokoll med bilagor från samverkan på verksamhetsområdena Protokoll från förhandlingar enligt MBL Protokoll, arbetsplatsträffar*) Kronologiskt Ks närarkiv 2 år Bevaras LOSAM Ärendenr, diariet Ks närarkiv 2 år*') Bevaras Kronologiskt /digitalt Resp. arbetslag Lev ej**) 2 år***) *)T.ex. individärenden och förhandlingar enl. 38 MBL som inte ersätts av centrala samverkansöverenskommelser. **)Efter avslutat ärende. *) Samverkan på arbetsplatsnivå. **) ***)Minnesanteckningar från arbetsplatsträffar (MIA) inom barn- och utbildning samt vård och omsorg ska bevaras och levereras till centralarkivet. Sida 4 av 16

5 KOMPETENSUTVECKLING Behörighetsgivande utbildning ekonomi/lön Se "" Bevaras Bevis/intyg på. Fritidsstudier*) Utbildningar*) Kompetensutvecklingsplaner*) ekonomi/lön Se "" Bevaras ekonomi/lön Se "" Bevaras Ärendenr, diariet Ks närarkiv 2 år**) Bevaras *) Av arbetstagaren och arbetsgivaren bedömda som kompetenshöjande. *) Bevis/intyg, program *)För grupper av personal. Förutom beslut, beslutsunderlag etc. även kursprogram, deltagarlistor samt eventuellt unikt studiematerial. Även dokumentation av studieresor, arbetsrotation kan behöva bevaras. **)Efter ärendets avslutande. Kursinbjudningar /digitalt Resp. medarbetare Lev. ej Vid inaktualitet Resestipendier Utvecklingsplaner, individuella Utvecklingssamtal, dokumenterade överenskommelser Personvis Kronologiskt Personvis Kronologiskt ekonomi/lön Se "" Bevaras Resp. verksamhetsoch enhetschef Lev. ej *) *)Gallras när anställningen upphör. Resp. verksamhetsoch enhetschef Lev. ej *) *)Gallras när anställningen upphör. Utvecklingssamtal, övriga anteckningar Personvis Kronologiskt Resp. verksamhetsoch enhetschef Lev. ej Vid inaktualitet Sida 5 av 16

6 LÖNEBILDNING Lönepolicy Ärendenr diariet Ks närarkiv 2 år Bevaras Lönesättning, underlag för/förhandlingsunderlag Digitalt Digitalt i Excel Lev. ej Vid inaktualitet LÖNEADMINISTRATION Arbetstidsschema Digitalt I "Personec" Lev. ej 2 år Arvoden, politiker Digitalt I "Personec" Lev. ej 2 år*) *)Om utbetalning skett via lönesystemet, annars 10 år. Arvoden, konsulter m.fl. Digitalt I "RainDance" Lev. ej 10 år Ersättningar*) Digitalt I "Personec" Lev. ej 2 år**) *) T.ex. bilersättningar (inkl körjournal om grund för bilersättning), reseersättningar, traktamenten, sjukvårdskvitton. **) om utbetalning skett via lönesystemet, annars 10 år. Sida 6 av 16

7 Flextidssammanställningar*) Digitalt I "Personec"**) Lev. ej 2 år *)Vårdanställda med årsarbetstid. **)Importeras från "Magna Cura". Införsel i lön (beslut om), skulder utmätningar Ystad Lev. ej 10 år Kontrolluppgifter Kronologisk Digitalt I "Personec" Efter överenskommelse Bevaras Ledighet med lön för fackligt uppdrag Kronologisk Ystad Lev. ej 2 år Ledighetsansökningar kortare än 6 månader Ledighetsansökningar barn- studie och tjänstledigheter längre än 6 månader Ystad Lev. ej 2 år ekonomi/lön Se "" Bevaras Läkarintyg Ystad Lev. ej 2 år*) *)Läkarintyg avseende arbetsskada och rehabilitering bevaras. Löne- eller anställningsstyrande meddelande i personalärende ekonomi/lön Se "" Bevaras Löne- och närvarorapporter Digitalt I "Personec" Lev. ej 2 år Löneavdrag*) Kronologiskt Löneenheten Ystad 2 år**) *) T.ex. kost, lunchkuponger, motionskort, privata telefonsamtal. **) om utbetalning skett via lönesystemet, annars 10 år. Lönelistor Kronologisk Mikrofich, digitalt Kommunarkivet I "Personec" Bevaras Sida 7 av 16

8 Löneunderlag*) /Digitalt Ystad I "Personec" Lev. ej 2 år**) *) Underlag för beräkning av lön t.ex semester/timlistor, ob-listor, tjänstgöringsrapporter, sjukanmälningar, försäkran för sjuklön, ledighetsansökningar. **) om utbetalning skett via lönesystemet, annars 10 år. Meddelande i personalärende som ej är löne- eller anställningsstyrande*) Ystad 2 år *) T.ex val av utbetalningsform, adressändring. Retroaktiv lön, ansökan om Ystad 2 år Sjukanmälningar Ystad 2 år Sjuklön, försäkran för Ystad 2 år Skatter (jämkningar m.m.) /digitalt Ystad 10 år Timredovisning, tidssammanställningar*) Resp. enhetschef Lev. ej 2 år *)Flexklockan Tjänstgöringsrapporter, månadsanställda Personnr.ordning Ystad*) Lev. ej 5 år*) *)Före 2008 i Tomelilla. *)Personnummerordning/ månad Tjänstgöringsrapporter, timanställda Kronologisk*) Ystad**) Lev. ej 10 år***) **)Före 2008 i Tomelilla. ***)Före 2008 bevaras. Sida 8 av 16

9 Tjänstgöringsschema Verksamhet/kronologi sk*) Ystad Lev. ej 2 år OMSTÄLLNING Omplacering, handlingar ang. ekonomi/lön Se "" Bevaras PENSION AFA-beslut Kontokuranter på utbetalda pensioner Pensionsansökan, pensionsbrev med bilagor, godkännande Pensionsansökan, särskild ålderspension (garantipension) med beslut och överenskommelse /digitalt ekonomi/lön Se "" Bevaras Ystad Lev ej 10 år ekonomi/lön Se "" Bevaras ekonomi/lön Se "" Bevaras Pension, förhandsberäkningar Bokstavsordning Ystad Lev ej Vid pensionsavgång Sida 9 av 16

10 Pensionsunderlag SPV 9*) Bokstavsordning ekonomi/lön 10 år**) Bevaras *)Matrikelkort som förr följde arbetstagaren (lärare). **)Efter avgång. Premier rapporterade till PV Signallistor, rättelselistor Särskild avtalspension Kronologisk ordn (datum) Ystad Lev ej 2 år Ystad Lev ej 2 år ekonomi/lön Se "" Bevaras PERSONALVÅRD Disciplinärenden ekonomi/lön Se "" Bevaras Företagshälsovård, avtal om Ärendenr, diariet Ks närarkiv 2 år*) Bevaras *)Efter ärendets avslutande. Förmåner, beslut om**) Ärendenr, diariet Ks närarkiv 2 år*) Bevaras * T.ex motionssubventioner, lunchkuponger. **)Efter ärendets avslutande. Försäkringar, avtal om Ärendenr, diariet Ks närarkiv 2 år*) Bevaras *)Efter ärendets avslutande. Personalenkäter*) Ärendenr, diariet Ks närarkiv 2 år**) Bevaras***) *) T.ex NMI Nöjt MedarbetarIndex. **)Efter ärendets avslutande. **)Sammanställningen samt ett ex av frågeformuläret. Sida 10 av 16

11 Tjänstledigheter, riktlinjer för* Ärendenr, diariet Ks närarkiv 2 år**) Bevaras *) T.ex för anställda vilka är styrelseledamöter i intresseföreningar med anknytning till verksamheten. **)Efter ärendets avslutande. Uppvaktningar m.m, riktlinjer för Ärendenr, diariet Ks närarkiv 2 år*) Bevaras *)Efter ärendets avslutande. POLICY/STYRDOKUMENT Policy-/styrdokument i personalfrågor*) Ärendenr, diariet*) Biläggs kallelse till LOSAM**) Ks närarkiv 2 år**) Bevaras Dator-/internetanvändning, regler för* Ärendenr, diariet Ks närarkiv 2 år**) Bevaras *)Policydokument och styrdokument av större betydelse*). **)Styrdokument/riktlinjer av mindre betydelse. *) Informationssäkerhetspolicy, användarpolicy, internetpolicy, ITriktlinjer. **)Efter ärendets avslutande. Jämställdhets- och mångfaldsplaner Ärendenr, diariet Ks närarkiv 2 år*) Bevaras *)Efter ärendets avslutande. REHABILITERING Arbetsanpassning, dokumentation av behov och ev åtgärder /Digitalt*) Digitalt i "ADATO" Se "" Bevaras *)Ingår i rehabjournalen. Skrivs ut efter avslutat ärende och tillförs Sida 11 av 16

12 *)lista över samtliga arbetsuppgifter som ingår i ordinarie arbete. Arbetsförmågebedömning, underlag för*) /Digitalt**) Digitalt i "ADATO" Se "" Bevaras Arbetsträning, dokumentation av /Digitalt*) Digitalt i "ADATO" Se "" Bevaras **)Ingår i rehabjournalen. Skrivs ut efter avslutat ärende och tillförs *)Ingår i rehabjournalen. Skrivs ut efter avslutat ärende och tillförs Anmälan Utredningsdokumentation Arbetsskada*) Besked till anställd enligt AB att anställningsvillkoren skall omregleras p.g.a. att den anställde har rätt till ej tidsbegränsad partiell sjukersättning. Försäkringskassans anteckningar från avstämnings-/uppföljningsmöten /Digitalt**) Digitalt i "LISA" Se "" Bevaras /Digitalt*) ekonomi/lön Se "" Bevaras Digitalt i "ADATO" Se "" Bevaras *)Skrivs ut efter avslutat ärende och tillförs *)Ingår i rehabjournalen. Skrivs ut efter avslutat ärende och tillförs Försäkringskassans beslut avseende rehabiliteringsersättning ekonomi/lön Se "" Bevaras Försäkringskassans beslut avseende sjukersättning (sjukpenning) ekonomi/lön Se "" Bevaras Försäkringskassans förfrågan om anställds inkomst och årsarbetstid Handlingsplan (rehabplan) /Digitalt*) Ystad Lev. ej. 2 år Digitalt i "ADATO" Se "" Bevaras *)Ingår i rehabjournalen. Skrivs ut efter avslutat ärende och tillförs Sida 12 av 16

13 Kompetensutvecklingsinsatser, dokumentation av eventuella /Digitalt*) Digitalt i "ADATO" Se "" Bevaras *)Ingår i rehabjournalen. Skrivs ut efter avslutat ärende och tillförs Livränta Läkarintyg Missbruk av alkohol eller andra droger, handlingsprogram för hantering av /Digitalt*) ekonomi/lön Se "" Bevaras ekonomi/lön Se "" Bevaras*) Digitalt i "ADATO" Se "" Bevaras Missbruk av alkohol eller andra droger, policy*) Diarieförd handling Ks närarkiv 2 år**) Bevaras *)Läkarintyg rörande kortare frånvaro utan rehabiliteringsbehov kan gallras efter 2 år. *)Ingår i rehabjournalen. Skrivs ut efter avslutat ärende och tillförs *)Interna regler och rutiner enligt AFS 1994:1 13 om medarbetare uppträder påverkad. **)Efter ärendets avslutande. *)Inkl. ev. anteckning om att rehabiliteringsbehov inte finns. Rehabiliteringsmöten (samtal), övriga anteckningar*) /digitalt**) Digitalt i "ADATO" Se "" Bevaras **)Ingår i rehabjournalen. Skrivs ut efter avslutat ärende och tillförs *)Inkl. t.ex. underlag för genomgång med medarbetaren av rehabiliteringsprocessen. Rehabiliteringsmöten (samtal), övrig dokumentation*) /digitalt**) Digitalt i "ADATO" Se "" Bevaras **)Ingår i rehabjournalen. Skrivs ut efter avslutat ärende och tillförs *)Ofta bara ett telefonsamtal. Sjukanmälan *) ekonomi/lön Se "" Bevaras*) *)Sjukanmälan rörande kortare frånvaro utan rehabiliteringsbehov kan gallras efter 2 år. Sida 13 av 16

14 Sjukanmälan, rutiner för /digitalt Intranätet Lev. ej. Vid inaktualitet REKRYTERING OCH INTRODUKTION AV NYA MEDARBETARE Rekryteringsföretag, utlåtande och presentation av utvalda sökande Annonsering av tjänst/befattning, beslut om Ärendenr diariet*) Ks närarkiv 2 år**) Bevaras Ärendenr diariet *) Ks närarkiv 2 år**) Bevaras *)Företagets presentation av anställd person bevaras i personalakt. **)Efter avslutat ärende. *)Utskrift av webb-formulär samt "anteckningen" med beslutet. **)Efter avslutat ärende. Ansökningshandlingar, erhållen tjänst ekonomi/lön Se "" Bevaras Ansökningshandlingar, ej erhållen tjänst Ärendeakten Ks närarkiv 2 år**) 2 år*) *) P.g.a. möjligheten att överklaga enligt 23 i lag om förbud mot diskriminering. **)Efter avslutat ärende. Anställningsavtal ekonomi/lön Se "" Bevaras Inrättande av tjänst/befattning, beslut om Ärendenr diariet *) Ks närarkiv 2 år*) Bevaras *)Efter avslutat ärende. *)Intresseanmälningar som leder till anställning bevaras i personalakt. Intresseanmälningar*) (spontanansökningar) /digitalt**) Resp. verksamhetseller enhetschef Lev ej. Vid inaktualitet **)Digitalt som webb-formulär (vård/omsorg) och e-post. Sida 14 av 16

15 Introduktionsprogram för nyanställda Personalstrateg Efter färdigställande*) Bevaras *)Arkivexemplar Konsulter och andra uppdragstagare, avtal med Avtalstyp, bokstavsordning Ks närarkiv 2 år*) Bevaras *)Efter utgång. Postöppning, fullmakt (motsvarande) Bokstasordning Ks närarkiv Lev ej. Vid inaktualitet Tystnadsplikt, påminnelse om ekonomi/lön Se "" Bevaras SÄRSKILDA ANSTÄLLNINGS- FORMER (Arbetsmarknadspolitiska åtgärder, Externfinansierade tjänster, Praktikplatser och traineeprogram, Feriejobb*) *)Övriga förekommande dokument inom dessa anställningsformer delas med ordinarie personal och sökes under någon av föregående kategorier. Avisering om utbetalt belopp Personvis Resp. Verksamhetseller enhetschef Lev ej 2 år Bekräftelse av anställning till Arbetsförmedlingen Beslut från Arbetsförmedlingen avseende bidrag (nytt eller omprövning) Beslutsunderlag till Arbetsförmedlingen för bidrag (nytt eller omprövning) inkl. handlingsplan Personvis Resp. Verksamhetseller enhetschef Lev ej 2 år ekonomi/lön Se "" Bevaras ekonomi/lön Se "" Bevaras Rekvisition av bidrag till Arbetsförmedlingen Personvis Resp. Verksamhetseller enhetschef Lev ej 2 år Sida 15 av 16

16 DIGITALA VERKSAMHETSSYSTEM Personec Digitalt Ystad *) **) Utveckling och Ledning ADATO Digitalt Tomelilla *) **) Utveckling och Ledning LISA Digitalt Tomelilla *) **) *)**)Ystads kommun systemägare. För information om vilka uppgifter som bevaras se resp. "dokument" i planen. *) **)Rehabjournal med tillhörande dokument skrivs ut och tillförs *) **)Tillbudsanmälningar med tillhörande dokument skrivs ut. Sida 16 av 16