Kommungemensam dokumenthanteringsplan för personalhandlingar

Transkript

1 Kommungemensam dokumenthanteringsplan för personalhandlingar Beslutsnivå- och datum Kommunstyrelsen KS/0328 Reviderat - Ersätter styrdokument - Uppföljning Årligen Ansvar Kommunstyrelsen Innehållsförteckning Inledning... 1 Syfte 1 Gallring av pappershandlingar... 1 Kommungemensam dokumenthanteringsplan för personalhandlingar Stöd Personal 3 Inledning En dokumenthanteringsplan styr hanteringen av allmänna handlingar hos en myndighet. Den är myndighetens redskap för att skapa enhetliga rutiner över hur handlingar ska hanteras: ska handlingen bevaras eller, hur ska handlingarna sorteras och förvaras, ska handlingarna diarieföras och så vidare. Syfte Arkivreglementet för Värmdö kommun fastslår att varje myndighet ska upprätta en dokumenthanteringsplan. Gallring av pappershandlingar Kommunstyrelsen har beslutat att förvaltningen får gallra diarieförda pappershandlingar efter skanning till dokument och ärendehanteringssystemet Public 360. Från gallring undantas följande pappershandlingar: 1

2 Beslutsdatum: : 2019KS/0328 Pappershandlingar som krävs enligt lagstiftning. Avtal. Delegationsbeslut. Omfattande handlingar och handlingar som inte lämpar sig för skanning (t.ex. inbundna böcker). Då det ser olika ut på verksamheterna vilka handlingstyper som diarieförs så kan det i förekomma att det står papper/digitalt under kolumnen medium. Detta betyder att handlingen antingen finns i pappersform eller digitalt. 2

3 Beslutsdatum: : 2019KS/0328 Kommungemensam dokumenthanteringsplan för personalhandlingar Förkortningar Fa Ka KS KOM Fjärrarkiv Gallras vid inaktualitet Kommunarkiv Kommunstyrelsen Kommunikation 2 Stöd Personal Hantera PA- och HR-system Easit Tillsvidare Heroma Tillsvidare Arkivsystem Therefore Tillsvidare Digital Fox Tillsvidare Capella Tillsvidare 3

4 Beslutsdatum: : 2019KS/ Dokumenterade rutiner Lathundar Uppdateras löpande Rutiner Uppdateras löpande Handböcker Uppdateras löpande Rekrytera/anställa Annons (=kravprofil) Heroma Ansökningshandlingar (CV och ansökan m.m.) för erhållen tjänst - även via rekryteringsföretag. Ansökningar inkomna per mail eller brev. Behörighetsstyrkande dokument som betyg, intyg lärarlegitimation etc. Anteckningar från intervju referenser osv. Utdrag ur belastningsregister Heroma Gallras efter inregistrering i Heroma. Gallras i Heroma efter inaktualitet. Ansvarig chef skickar kopia till personalavdelningen Återlämnas till sökanden när anteckning om att utdrag ur belastningsregister har visats upp. 4

5 Beslutsdatum: : 2019KS/0328 Anteckning om att utdrag ur belastningsregister har visats upp Ansökningshandlingar ej erhållen tjänst Heroma 2 år Noteras med fördel på anställningsavtalet. Ansvarig chef skickar dokumentet i original till personalavdelningen. Information om vilka som varit på intervju Heroma 2 år Mailkommunikation Ansökan samt handlingar vid spontanansökningar Bekräftelser rörande information om sekretess och tystnadsplikt Anställningsbevis/Beslut Skickas till personalavdelningen Ansvarig chef skickar original till personalavdelningen Uppgifter om anhöriga vid krissituationer Blankett för bisyssla per person Pärm hos chef/ Heroma Rekrytering via konsult Sammanställning av bisyssla Pärm hos personalavdelningen Ansökningar som förvaras hos konsult/rekryteringsföretag. Om rekryteringsföretaget tar emot ansökningar utifrån en självständig ställning gentemot 5

6 Beslutsdatum: : 2019KS/0328 myndigheten blir ansökan allmänna handlingar först när den lämnas till enheten/avdelningen. Kravprofil Heroma A Avsluta anställning - Hantera pensionsärenden Ansökningshandlingar för erhållen tjänst Entledigande gällande pension Pensionsbrev med bilagor Förfrågningar från pensionsbolag rörande pensionsrätt Arbetsgivarens beslut om ändring av anställning till följd av partiell eller hel sjuk- eller aktivitetsersättning tillsvidare Besked om att anställning upphör vid 67 års ålder Heroma Skannas in i Heroma Samma blankett som vanligt entledigande. Om det avser pension så bockas den rutan i på blanketten. Inkommer till PA-enheten från aktuellt pensionsbolag. PAenheten skickar ett ex till medarbetaren. Skickar in efterfrågat material rörande anställningar, årslöner mm. Handlingar före 2016 i pärm Sjukersättning. Lämnas till slutarkiv

7 Beslutsdatum: : 2019KS/ B Avsluta anställning Hantera dödsfall Arbetsgivarintyg till pensionsbolag vid dödsfall C Avsluta anställning Hantera uppsägning och entledigande Meddelanden rörande utfall av tjänstegrupplivförsäkring/ Bouppteckningsintyg vid dödsfall Besked om att provanställning upphör Handlingar före 2016 i pärm Dödsfall. Handlingar före 2016 i pärm Dödsfall. Original skickas till personalavdelningen Arbetstagarens uppsägning/entledigande Original skickas till personalavdelningen. Underrättelser och varsel om att anställning för begränsad tid kommer att upphöra samt information om företrädesrätt Beslut om avgångsvederlag eller annan åtgärd Arbetsgivarintyg Original skickas till personalavdelningen Original skickas till personalavdelningen Tjänstgöringsbetyg Kopia skickas till personalavdelningen 7

8 Beslutsdatum: : 2019KS/0328 Uppsägning från arbetsgivarens sida alternativt avsked D Avsluta anställning Hantera process för övertalighet/ arbetsbrist Särskilda överenskommelser i samband med anställnings upphörande Ärende gällande kommunövergripande övertalighetsprocess: Tjänstefördelning från enheter Varsel till arbetsförmedlingen Fackliga förhandlingsprotokoll Turordningslistor Vakanslistor Omplaceringsutredningar Omplaceringserbjudande Uppsägningsbesked Utredning om uppsägning och avsked kan omfattas av sekretess och ska diarieföras. Förvaring: Handlingarna förvaras i diariet/p360. Ärendekort i. ska framgå på ärendekortet för att underlätta insortering i personalakt. Handlingar före 2016 i pärm. Lämnas till slutarkiv Omplaceringserbjudandet/ uppsägningsbeskedet lägg i personalakten. 8

9 Beslutsdatum: : 2019KS/0328 Förhandlingsprotokoll med fackliga organisationer Erbjudande (beslut) om omplacering till ny tjänst. Besked om uppsägning Förhandlingsframställan och ev. yrkande av skadestånd i samband med anställnings upphörande Diariet Sparas i det ärende man förhandlat om. Delegationsbeslut ska anmälas till nästkommande nämndsammanträde Delegationsbeslut ska anmälas till nästkommande nämndsammanträde Förvaring: Handlingar förvaras i diariet/public 360. Ärendekort i. Personnumret på berörd medarbetare ska framgå på ärendekortet för att underlätta insortering i personalakt Arbetsmiljö Arbetsmiljöutredningar Protokoll; t.ex. arbetsmiljöronder och skyddsronder Systematiskt arbetsmiljöarbete, t.ex. Organisation för arbetsmiljöarbetet med delegering av arbetsmiljöarbetsuppgifter/ ansvar, Diariet Till exempel teamutveckling, kartläggning av psykosociala förhållanden, utredning av inomhusmiljö t.ex. ventilation osv. Diariet Diariet Myndighetsspecifik dokumentation bevaras. 9

10 Beslutsdatum: : 2019KS/0328 krishanteringsplaner osv. Tidplan för arbetsmiljöarbetet, riskbedömning av arbetsmiljön vid t.ex. verksamhetsförändringar inkl. handlingsplan Riskbedömningar Arbetsskada/tillbud Protokoll från Skyddskommitté (samverkansmöte) Arbetsmiljöverkets inspektionsmeddelande Åtgärdsplan Svar till arbetsmiljöverket Anmälan om arbetsskada och tillbud Utredning om arbetsskada Diariet Diariet Ett samlingsnummer per år i respektive nämnd. Diariet Diariet Innehållande till exempel: Tidplan, riskbedömning, handlingsplan Diariet Anmälan om arbetsskada och tillbud kan omfattas av sekretess och ska diarieföras. Förvaring: Handlingar förvaras i DF-resons. Anmälan om arbetsskada och tillbud kan omfattas av sekretess och ska diarieföras. Förvaring: Handlingar förvaras i DF-resons. 10

11 Beslutsdatum: : 2019KS/0328 Läkarutlåtande om arbetsskada Rehabilitera Beslut om arbetsskadeersättning Anmälan av tillbud (händelser som inte föranlett formell anmälan om arbetsskada/ personskada) Begäran om ersättning från trygghetsförsäkring vid arbetsskada (TFA-KL) Ärende innehållande t.ex. Rehabiliteringsplan. Arbetsträning. Arbetsförmågebedömning (Utlåtande). Läkarintyg. Dokumentation av arbetsplatsanpassning. DF-respons AFA försäkrings kundwebb eller pärm AFA försäkring kopior Anmälan om arbetsskada och tillbud kan omfattas av sekretess och ska diarieföras. Förvaring: Handlingar förvaras i DF-resons. Anmälan om arbetsskada och tillbud kan omfattas av sekretess och ska diarieföras. Förvaring: Handlingar förvaras i DF-resons. 2 år Anmälan om arbetsskada och tillbud kan omfattas av sekretess och ska diarieföras. Förvaring: Handlingar förvaras i DF-resons. 2 år Anmälan sker AFA försäkrings kundwebb. Medarbetaren ansöker själv hos AFAförsäkring. Personalavdelningen bekräftar anställning. Utredning om rehabilitering kan omfattas av sekretess och ska diarieföras. Förvaring: Handlingar förvaras i diariet/public 360. Ärendekort i 11

12 Beslutsdatum: : 2019KS/0328 Dokumentation rörande vidtagna rehabiliteringsåtgärder. Beställning av rehabiliteringstjänst från extern part. Beslut fån försäkringskassan. Varsel om uppsägning. Underrättelse om uppsägning. Beslut om uppsägning. Förhandlingsframställan och ev. yrkande av skadestånd i samband med anställnings upphörande Beslut från Försäkringskassan om indragen sjukpenning, sjukersättning mm Beslut om livränta från försäkringsbolag. (Vid arbetsskada o d) Begäran av ersättning från avtalsgruppförsäkring (AGS-KL). AFA försäkrings kundwebb Utredning om rehabilitering kan omfattas av sekretess och ska diarieföras. Förvaring: Handlingar förvaras i diariet/public 360. Ärendekort i 2 år Anmälan sker AFA försäkrings kundwebb. Medarbetaren ansöker själv hos AFA- 12

13 Beslutsdatum: : 2019KS/ Utföra löneöversyns Lönekartläggning eller pärm AFA försäkring kopior försäkring. Personalavdelningen bekräftar anställning. Diariet Fram till 2016 i pärm Löneöversyn år Ärende innehållande Förslag till beslut om ramar och ev. prioriteringar inför den årliga löneöversynen. Yrkanden från fackliga organisationer Överläggningsprotokoll löneöversyn Protokoll från avstämning och förhandling med fackliga organisationer Underlag för ny lön för manuell registrering Underlag reviderade löner från förhandling med fackliga organisationer Diariet Personalav delningen Pärm löneöversyn år 2 år 13

14 Beslutsdatum: : 2019KS/0328 Lönestatistik Diariet Hantera misskötsamhet/ disciplinärenden Skriftlig dokumentation från utredning av händelse som kan föranleda disciplinåtgärd. Minnesanteckningar från möten med parter rörande disciplinärenden. Underrättelser om tilltänkt disciplinpåföljd enligt AB. Protokoll från överläggning. Beslut om disciplinär påföljd (skriftlig varning) enligt AB. Varsel om uppsägning eller avsked. Underrättelse om uppsägning eller avsked. Beslut om uppsägning eller avsked. Eventuellt kan sekretess råda för uppgifter om andras personliga förhållanden. Inte för personen som är föremål för utredning. Utredning om disciplinpåföljd kan omfattas av sekretess och ska diarieföras. Förvaring: Handlingar förvaras i diariet/public 360. Ärendekort i. Personnumret på berörd medarbetare ska framgå på ärendekortet för att underlätta insortering i personalakt. 14

15 Beslutsdatum: : 2019KS/0328 Förhandlingsframställan och ev. yrkande av skadestånd i samband med anställnings upphörande Disciplinåtgärd Dokumentation om olovlig frånvaro Disciplinpåföljd Utredning om disciplinpåföljd kan omfattas av sekretess och ska diarieföras. Förvaring: Handlingar förvaras i diariet/public 360. Ärendekort i. Personnumret på berörd medarbetare ska framgå på ärendekortet för att underlätta insortering i personalakt. Utredning om disciplinpåföljd kan omfattas av sekretess och ska diarieföras. Förvaring: Handlingar förvaras i diariet/public 360. Ärendekort i. Personnumret på berörd medarbetare ska framgå på ärendekortet för att underlätta insortering i personalakt. Utredning om disciplinpåföljd kan omfattas av sekretess och ska diarieföras. Förvaring: Handlingar förvaras i diariet/public 360. Ärendekort i. Personnumret på berörd medarbetare ska framgå på 15

16 Beslutsdatum: : 2019KS/0328 ärendekortet för att underlätta insortering i personalakt Kränkande särbehandling Underlag Underrättelse om disciplinpåföljd Ärende innehållande Skrivelse från medarbetare, tjänsteanteckning från chef alt. anmälan i DF Respons. Skriftlig dokumentation från Utredning om disciplinpåföljd kan omfattas av sekretess och ska diarieföras. Förvaring: Handlingar förvaras i diariet/public 360. Ärendekort i. Personnumret på berörd medarbetare ska framgå på ärendekortet för att underlätta insortering i personalakt. Utredning om disciplinpåföljd kan omfattas av sekretess och ska diarieföras. Förvaring: Handlingar förvaras i diariet/public 360. Ärendekort i. Personnumret på berörd medarbetare ska framgå på ärendekortet för att underlätta insortering i personalakt. 16

17 Beslutsdatum: : 2019KS/0328 utredning av händelsen. Beslut om åtgärder Hantera företrädesrätt Hantera omställning/ omplacering Företrädesblankett Gallras Gallras vid företrädesrättens upphörande Omplaceringsutredning innehållande t.ex. Utredning. Underrättelse och varsel till facklig organisation och berörd medarbetare. Eventuell facklig överläggning Eventuell central förhandling. Eventuell tvisteförhandling. Utlåtande i placeringsärenden Utredning om omplacering kan omfattas av sekretess och ska diarieföras. Förvaring: Handlingar förvaras i diariet/public 360. Ärendekort i. Personnumret på berörd medarbetare ska framgå på ärendekortet för att underlätta insortering i personalakt. Utredning om omplacering kan omfattas av sekretess och ska diarieföras. Förvaring: Handlingar förvaras i diariet/public 360. Ärendekort i. Personnumret på berörd medarbetare ska framgå på ärendekortet för att underlätta 17

18 Beslutsdatum: : 2019KS/0328 insortering i personalakt Administrera löner Beslut om omplacering Förhandlingsprotokoll med fackliga organisationer Erbjudande (beslut) om omplacering till ny tjänst. Beslut om uppsägning p.g.a. personliga skäl Tidsbegränsade lönetillägg Utredning om omplacering kan omfattas av sekretess och ska diarieföras. Förvaring: Handlingar förvaras i diariet/public 360. Ärendekort i. Personnumret på berörd medarbetare ska framgå på ärendekortet för att underlätta insortering i personalakt. Delegationsbeslut ska anmälas till nästkommande nämndsammanträde Delegationsbeslut ska anmälas till nästkommande nämndsammanträde Beslut om sjuk- eller aktivitetsersättning Handlingar före 2016 i pärm. Lämnas till slutarkiv Ansökan om ledighet längre än 6 månader på papper/mail Löneunderlag och ledighet för fackliga Månadsvis Pärm Löneunderlag Original skickas till personalavdelningen 10 år Underlag och rättningar. Inskickade papper eller utskrivna mail. 18

19 Beslutsdatum: : 2019KS/0328 uppdrag samt traktamenten Schemauppgifter/ Tjänstgöringsschema/ Arbetstidsschema Timrapporter Timlistor för timanställd personal och andra handlingar som visar arbetad tid och utbetald lön Ansökan om ledighet kortare än 6 månader på papper/mail Anmälan om sjukfrånvaro och tillfällig föräldrapenning Underlag för utbetalning av arvode till fosterföräldrar och kontaktpersoner Underlag för utbetalning av arvode till gode män Ansökan om friskvårdspeng med originalkvitto från friskvårdsanläggningen Införselbeslut (samt beslut om upphävande av införsel) Årsvis Årsvis Årsvis Årsvis Heroma 2 år / Pärm / Pärm 2 år Heroma 2 år/ bevaras Heroma 2 år Pärm Familjevården Pärm Gode män hos Personalavdelningen Pärm Friskvård hos Personalavdelningen Pärm "Införsel 10 år Om inte uppgifterna bevaras i till exempel personalakt, matrikelkort eller dylikt. Papper efter 2 år. i Heroma. 2 år Underlag kommer från Socialnämnden 2 år Underlag kommer från överförmyndare 10 år 10 år 19

20 Beslutsdatum: : 2019KS/0328 Skattsedlar och jämkningsbeslut Vård av barn (VAB), sjukoch friskanmälan Årsvis kronofogden" hos Pa-service Pärm 10 år Skattetabeller/ Jämkningsbeslut Heroma 2 år Redovisa löner Utanordningslista Månadsvis Heroma 10 år Utanordning av lön via ekonomi Skatteredovisning preliminärskatt arbetsgivaravgifter Kontrolluppgifter Avdragslistor Månadsvis Månadsvis Kronologiskt per bolag Pärm avstämningar resp. bolag Lönesystem Heroma Pärm Avstämning ar Införsel/ Partiavdrag hos personalavdelningen Skuldebrev Månadsvis Pärm Avstämningar Löneskulder hos Kommunens arkivexemplar förvaras under bevarandetiden av ekonomiavdelningen. Kopia lämnas till ekonomi Före 2006 på papper i arkiv. Finns sedan i lönesystemet. 2 år Blir en utanordning via ekonomi. Kommunens arkivexemplar förvaras under bevarandetiden av ekonomiavdelningen. 2 år 20

21 Beslutsdatum: : 2019KS/ Rekvirera bidrag till löner Redovisa förtroendevaldas ersättningar och arvoden Lönelistor från banken Avstämningar, Bokslutbilagor Lönespecifikationer Ansökan samt beslut om ersättning för sjuklönekostnader för en anställd med särskilt högriskskydd Beslut angående arbetsgivarstöd från arbetsförmedlingen Avisering/kvittens om utbetalda belopp rörande arbetsgivarstöd från arbetsförmedlingen Månadsvis Ekonomiavdelningen s internetbank Pärm Avstämning skattedeklaration personalavdelningen Kommunens arkivexemplar förvaras under bevarandetiden av ekonomiavdelningen. Finns i arkivet på papper fram till sommaren 2012 Heroma Månadsvis Månadsvis Pärm Månadsvis Pärm Finns även på G: PA-serviceavstämningar. Original på ekonomi. 10 år Underlag finns i Arbetsförmedlingens rekvireringstjänst 10 år Kvittens finns i Arbetsförmedlingens rekvireringstjänst. 21

22 Beslutsdatum: : 2019KS/0328 Förteckningar över förtroendevaldas namn personnummer adress partitillhörighet och uppdrag Sammanträdesarvoden Underlag Personaluppföljning Kompetensutveckling Matrikelkort er Personalförteckningar Program, kursmaterial, deltagarlista Lönesystem Pärm hos PAenheten Läggs i förtroendemannarutinen i Heroma av nämndsekreterarna Capella Gamla matrikelkort kan finnas i personalakt. Gammal benämning som inte används längre men i den mån det finns matrikelkort ska dessa bevaras i personalakten. Informationen finns i dag i personalsystemet Capella. Personalarkiv/ elektronisk personalakt Personal systemet På gemensam er levereras till Kommunarkivet efter avslutad anställning. er som rör personer med skyddad identitet måste förvaras i låst skåp. 22

23 Beslutsdatum: : 2019KS/0328 Behörighetsgivande utbildning, bevis/intyg nätverksplats G:/ Fritidsstudier, betyg/intyg Resestipendier Kursinbjudningar Individuella utvecklingsplaner IUP Utvecklingssamtal, dokumentation och överenskommelser Utvecklingssamtal, övriga anteckningar Pärm hos chef Pärm hos chef När anställni ngen upphör När anställni ngen upphör Personalvård Kollektiva åtgärder för personals välmående Medarbetarundersökning /enkät Resultatrapport per enhet På gemensam nätverksplats G:/ På gemensam nätverksplats G:/ 3 år 23

24 Beslutsdatum: : 2019KS/0328 Medarbetarundersökning /enkät Resultatrapport övergripande Medarbetarundersökning /enkät Handlingsplan per enhet 25-års jubilarer avtal - bokning av lokal, bokning av underhållning, bokning av transport, program, deltagarlista, gåvor, inbjudan, inbjudan Pensionärsträffar Uppvaktningar mm, riktlinjer för På gemensam nätverksplats G:/ Diariet På gemensam nätverksplats G:/ På gemensam nätverksplats G:/ 3 år Diariet 24