Papper Enligt diarieplan Diariet Bevaras 10 år. Papper Enligt diarieplan Diariet Bevaras 10 år

Transkript

1 Styrning och ledning Organisationsplaner och organisationsscheman Protokoll/minnesanteckningar, personalkonferenser Protokoll med bilagor från ksau, ks och kf Protokoll över egna ärenden eller beslut som gäller den egna verksamheten Enkäter - egna upprättade med svar Enkäter (inkommande) med svar Planer/styrdokument, redovisningar/uppföljningar (egenproducerat) Avtal, fullmakter Webbsidor och intranät - förvaltningens Startsidan och webbplatsens karta/struktur tas ut på papper en gång om året samt vid varje större uppdatering. Informationsmaterial (egenproducerat) broschyrer/skrifter Årsberättelser Överklaganden, beslut och handlingar 1

2 Tjänsteskrivelser med underlag Delegationsbeslut med underlag Handlingar och korrespondens av betydelse som har inkommit eller upprättats Projekthandlingar projektdirektiv, ansökningshandlingar och rapporter Statistik till andra myndigheter Verifikationer tillhörande projekt, se Ekonomi Papper Enligt diarieplan Diariet Vid inaktualitet Ekonomi Anbudsunderlag Anbud, offerter, antagna Anbud, offerter, ej antagna Papper Enligt diarieplan Diariet 2 år Attestbehörighet Budgetanvisningar och Papper Kronologiskt Tjänsterum 2 år underlag Budgetförslag/fastställd Papper Enligt diarieplan Diariet 10 år budget Budgetuppföljningar Papper Enligt diarieplan Diariet 2 år Ekonomiska rapporter och statistik Papper Kronologiskt Tjänsterum 10 år 2

3 Papper Enligt diarieplan Diariet 10 år Digitalt Digitalt Verksamhetssystem Ansökningar beslut från Skolverket eller Myndigheten för yrkeshögskolan Yttrande från elevers hemkommuner kring elevs önskemål om utbildningsplats i annan kommun. Förteckning eller register över elever som är folkbokförda i andra kommuner. Förteckning eller register över elever som har utbildningsplats i annan kommun, med uppgift om utbildningskommun Interkommunal ersättning, underlag Verksamhetssystem Bevaras 10 år Papper Kronologiskt Tjänsterum 10 år Inventarieförteckning Papper Kronologiskt Dokumentskåp Bevaras 10 år Utskrift 1 ggr/år om uppdatering skett Skade- och polisanmälan, lokal och inventarier Avtal -hyra, -leasing, -service Papper Enligt diarieplan Diariet 10 år Avtal, tjänster Papper Enligt diarieplan Diariet 10 år Debiteringsunderlag, kundfakturor Papper Kronologiskt Tjänsterum 10 år Original till kommunledningskontoret, åter kansliet efter stansning Debiteringslistor Papper Kronologiskt Tjänsterum 10 år 10 år 3

4 Rapporter till CSN kring behöriga elever/deltagare Redovisningshandlingar rörande undervisningen Bokföringsorder Papper Alfabetiskt Tjänsterum 3 år Behöriga elever: studietid, frånvaro resultat Papper Kronologiskt Tjänsterum Vid inaktualitet Underlag för, kontroll till löneutbetalningar och statsbidragsansökningar lämnade av lärare med uppgifter om undervisningstimmar och genomgångna kursmoment Papper Kronologiskt Tjänsterum 10 år Digitalt Papper Kronologiskt Tjänsterum 10 år Bilägges redovisning av intäkter Papper Kronologiskt Säkerhetsskåp 10 år Dagskassa och kontantförsäljning Kvittensblock, kvittenser, kvitton Kvittenser Papper Alfabetiskt Tjänsterum 2 år Körjournaler Papper Alfabetiskt Tjänsterum 2 år Statsbidragsansökningar och Papper Enligt diarieplan Diariet 10 år rekvisitioner Statsbidrag, underlag från Papper Kronologiskt Tjänsterum 2 år verksamheten Statsbidrag, kontrolluppgift Papper Papper Tjänsterum Vid inaktualitet överfört bidrag Verifikationer och transaktionshandlingar Papper Kronologiskt Arkivskåp 10 år 4

5 Personaladministration Arbetsmiljö Arbetsmiljöutredningar Avser t ex teamutveckling, kartläggning av psykosociala förhållanden, utredning av inomhusmiljö och ventilation Protokoll, arbetsmiljö (arbetsmiljöronder, skyddsronder etc.) Systematiskt arbetsmiljöarbete Organisation för arbetsmiljöarbetet delegering av arbetsmiljöarbetsuppgifter/ ansvar, handlingsplan mot kränkningar, krishanteringsplaner Tidplan för arbetsmiljöarbetet, riskbedömningar av arbetsmiljön, handlingsplan Arbetsskador och tillbud tillbudsanmälningar, årssammanställningar Myndighetsspecifik dokumentation bevaras Myndighetsspecifik dokumentation bevaras Myndighetsspecifik dokumentation bevaras 5

6 Avveckling Arbetsgivarintyg Papper Personalakt 2 år Avgång/entledigande, Papper Personalakt Bevaras anmälan om Avgångsvederlag, beslut om LAS-varsel, handlingar som resulterar i avslut LAS-varsel, handlingar som ej Papper Enligt diarieplan Diariet 2 år resulterar i avslut Tjänstgöringsbetyg/intyg Papper Personalakt Bevaras Facklig samverkan, förhandling Förhandlingsprotokoll, löner/löneöversyn/revisionsför handlingar med bilagor Protokoll med bilagor från samverkan på verksamhetsområdena eller förvaltningsnivå Protokoll från förhandlingar enligt medbestämmandelagen (MBL) Protokoll/anteckningar, arbetsplatsträffar Papper Enligt diarieplan Diariet 2 år Kompetensutveckling Behörighetsgivande Papper Personalakt Bevaras utbildning, bevis/intyg på Fritidsstudier Papper Personalakt Bevaras 6

7 Lönebildning Lönepolicy Lönekriterier Löneadministration Arbetstidsschema. Papper Verksamhetssystem 2 år Arvoden (konsulter m fl) Papper Kronologiskt Tjänsterum 2 år om utbetalning skett via lönesystemet, annars 10 år Ersättningar Papper Kronologiskt Tjänsterum 2 år Bilersättningar (inkl körjournal om grund för bilersättning), reseersättningar, traktamenten Ledighet med lön för fackligt uppdrag Papper Personalakt 2 år Avser enstaka ledigheter som inte är kostnadsfördelade i personalsystemet Papper Enligt diarieplan Diariet 2 år Ledighetsansökningar: kortare än 6 månader Ledighetsansökningar: barn- Papper Personalakt Bevaras studie- och tjänstledigheter över 6 månader Läkarintyg Papper Enligt diarieplan Diariet 2 år Löneavdrag Papper Kronologiskt Tjänsterum 2 år Kost, lunchkuponger, motionskort, privata telefonsamtal 7

8 Skatter (jämkningar m m) Papper Personalakt 10 år Uppdragstillägg Papper Personalakt 2 år 2 år efter uppdragstillägget avslutats Utmätning i lön (beslut om) Papper Personalakt 10 år Omställning Omplacering, handlingar angående Papper Personalakt Bevaras Personalvård Disciplinärenden Papper Personalakt Bevaras Förmåner, beslut om Terminalglasögon, beslut/rekvisition Papper Kronologiskt Tjänsterum 10 år Policy-/styrdokument Handböcker Rekrytering & introduktion av nya medarbetare Annonser (kungörelser) Papper Kronologiskt Tjänsterum Vid inaktualitet Ansökningshandlingar, Papper Personalakt Bevaras erhållen tjänst Ansökningshandlingar, ej erhållen tjänst Papper Enligt diarieplan Diariet 2 år Pga. möjligheten att överklaga enligt 23 i lag om förbud mot diskriminering Anställningsavtal Papper Enligt diarieplan Diariet Bevaras Benämns även förordnande 8

9 Inrättande av tjänst/ befattning, beslut om Introduktionsprogram för nyanställda. Konsulter och andra uppdragstagare, avtal Kvittenser för nycklar och passerkort, behörigheter till IT-system. Papper Alfabetiskt Tjänsterum 2 år efter inaktualitet Fullmakt, lämnad av arbetstagare Papper Enligt diarieplan Diariet Vid inaktualitet Postöppning eller motsvarande PuL, information samt samtycken/återtagande av samtycken till behandling av personuppgifter eller utlägg på Papper Kronologiskt Dokumentskåp Bevaras 10 år Kan ingå i anställningsavtal. Avtal med konsult/uppdragstagare webbplats. Tystnadsplikt, påminnelse om Papper Alfabetiskt Dokumentskåp Bevaras 10 år Sekretessförbindelsen kan ingå i anställningsavtal, Avtal med konsult/uppdragstagare Särskilda anställningsformer Bekräftelse av anställning till Arbetsförmedlingen. Beslut från Arbetsförmedlingen avseende bidrag. Beslutsunderlag till Arbetsförmedlingen för bidrag. Papper Kronologiskt Tjänsterum 2 år Papper Personalakt Bevaras Papper Personalakt Bevaras 9

10 Rekvisition av bidrag till Arbetsförmedlingen. Papper Kronologiskt Tjänsterum 2 år Utbildning för vuxna Övergripande planering Protokoll eller mötesanteckningar Statsbidrag, redovisning av Fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten Ordningsregler, tillsyn och vård av lokaler, inventarier och utbildningsmaterial Informationsmaterial (egenproducerat) Statistik, enhetsspecifik och egenupprättad Styrdokument, lokala Kvittenser på utlämnat Papper Alfabetiskt Dokumentskåp Vid inaktualitet material Elevregistrering Antagningslistor Papper Dokumentskåp Bevaras Slutarkiv på Klass/studerandelistor Papper Dokumentskåp Bevaras Slutarkiv på Ex publikationer som innehåller monterade fotografier Utskrift 1 ggr/år Utskrift 1 ggr/år 10

11 Elevhistorik uppgifter om elevs genomförda kurser och studieavbrott Anmälningar/Ansökningshandlingar Övriga register över elever som upprättas i syfte att underlätta intern kontroll och redovisning Papper Dokumentskåp Bevaras Slutarkiv på Utskrift 1 ggr/år Papper Efter utbildning Tjänsterum Vid inaktualitet Tidigast efter att eleven avslutat sin utbildning Digitalt Verksamhetssystem 2 år Grupplistor, kurslistor Digitalt Verksamhetssystem Vid inaktualitet Avser listor av tillfällig betydelse. Skydd av personuppgift i verksamhetssystemet, blankett Papper Enligt diarieplan Diariet Vid inaktualitet Förvaras så länge personen är aktuell i systemet och så länge som personen bär skydd runt personuppgift Handlingar rörande samtycken enligt PuL Papper Alfabetiskt Tjänsterum Vid inaktualitet För t ex bilder på hemsida. Samtycken bör vara tidsbegränsade och gallras tidigast efter att eleven avslutat sin skolgång Studieorganisation Disciplinära åtgärder avstängning av elev 11

12 Prövning, resultat med anteckning om givet betyg. Anmälningar till prövning med Papper Alfabetiskt Tjänsterum Vid inaktualitet bilagda handlingar Avtal/överenskommelse om t ex datoranvändning Papper Alfabetiskt Dokumentskåp Då elev slutat skolan Individuella studieplaner Papper Alfabetiskt Dokumentskåp Då elev slutat skolan Ledighetsansökningar Papper Alfabetiskt Tjänsterum Då elev slutat skolan Närvaro- och frånvarouppgifter Digitalt Verksamhetssystem Vid inaktualitet Förvaras tillsammans med betygskatalog eller individuella betyget Undervisningsplanering Läromedel, egenproducerat Papper Enligt diarieplan Diariet Bevaras Ett exemplar av varje bevaras. (Endast tryckt material) Elevutveckling och lärande Betygsdokument, samlat. Utbildningsbevis Betygskataloger Betygskopior av slutbetyg Papper Kursgrupp Dokumentskåp Bevaras Slutarkiv på Utfärdas på begäran av elev genom utdrag ur betygskatalogen 12

13 Intyg, kopior. Från genomförda individuella kurser och orienteringskurser Intyg som ej avser genomförda kurser Korrespondens med elev med uppgifter väsentliga för elev eller skolan Nationella prov (Sfi) i svenska, elevlösningar, samtliga delar Papper Alfabetiskt Dokumentskåp Bevaras Slutarkiv på Papper Enligt diarieplan Diariet 5 år Specialarbeten/projektarbeten Papper Alfabetiskt Dokumentskåp Bevaras Slutarkiv på Sammanställningar över resultat i nationella prov i svenska Nationella prov, elevlösningar i samtliga ämnen utom svenska Sammanställning av resultat från nationella prov utom svenska Skriftliga tester och prov, elevlösningar Papper Kursgrupp Dokumentskåp Bevaras Slutarkiv på Avser endast gymnasiearbete Papper Kursgrupp Tjänsterum 5 år Gallras 5 år efter provtillfället. Elevlösningar i svenska bevaras, se ovan Papper Kursgrupp Tjänsterum 5 år Sammanställningar av resultat från nationella prov i svenska bevaras, se ovan Papper Kronologiskt Tjänsterum Vid inaktualitet Då betyg är satt och då tiden för omprövning av betyg löpt ut 13

14 Särskild utbildning för vuxna (Särvux) Kursplaner Papper Kronologiskt Dokumentskåp Bevaras Slutarkiv på Protokoll eller minnesanteckningar från klassråd, och andra sammankomster Papper Kronologiskt Dokumentskåp Bevaras Slutarkiv på Scheman, individuella Papper kronologiskt Dokumentskåp Bevaras Slutarkiv på Intyg om genomgången utbildning Betygskataloger, betygssammanställningar Papper Kursgrupp Dokumentskåp Bevaras Slutarkiv på Förkortningar och sifferkoder förklaras Samlat betygsdokument Papper Kursgrupp Dokumentskåp Bevaras Slutarkiv på Individuella studieplaner Papper Pedagogisk elevakt Dokumentskåp När elev slutat skolan Rutinkorrespondens Papper Kronologiskt Tjänsterum Vid inaktualitet Handlingar med innehåll av kortvarig betydelse IT Handböcker Papper Dokumentskåp Bevaras 10 år Om framtagna för den egna verksamheten Användardokumentation Digitalt Server Vid inaktualitet Om unik, annars vid inaktualitet Manualer/lathundar Digitalt Server Vid inaktualitet Systemdokumentation Digitalt Enligt diarieplan Diariet Bevaras 10 år Avtal 14

15 Låneavtal, studerande för längre tid Avtal/överenskommelse om t.ex. datoranvändning - studerande Användarförteckning, studerande Papper Alfabetiskt Dokumentskåp 2 år Efter avslutade studier. Systematisk förvaring Papper Alfabetiskt Dokumentskåp Vid inaktualitet Efter avslutade studier Digitalt Systematiskt Server 2 år Efter avslutade studier. Systematisk förvaring Inventarieförteckning Papper Kronologiskt Dokumentskåp Bevaras 10 år Utskrift 1 ggr/år om uppdatering gjorts Licenser och tillstånd Kvittenser Papper Alfabetiskt Dokumentskåp Vid inaktualitet Arbetsmarknadsåtgärder Övergripande planering Projekthandlingar Deltagarlistor Papper Kronologiskt Dokumentskåp Bevaras 10 år Deltagarlista för år 1 tas ut ur verksamhetssystemet i januari år 2 Ansvarsförbindelse, Papper Alfabetiskt Tjänsterum Vid inaktualitet datorkonto Protokoll/minnesanteckningar, personalkonferenser Sekretessmedgivande och fullmakter 15

16 Begäran om utlämnande av sekretessbelagd allmän handling eller uppgift i handlingen Statistik, rapporter med underlag Informationsmaterial (egenproducerat) broschyrer/skrifter Enkäter - egna upprättade Papper Kronologiskt Dokumentskåp Bevaras med svar Kursbeskrivningar Ordningsregler Deltagarutveckling Kartläggning av deltagare Digitalt Verksamhetssystem 5 år Omdömen av deltagare Digitalt Verksamhetssystem 5 år Handlingsplaner, som avser Digitalt Verksamhetssystem 5 år deltagare Avvikelserapport Papper Enligt diarieplan Diariet 5 år Kursintyg Digitalt Verksamhetssystem 5 år Praktik, placeringsunderlag Digitalt Verksamhetssystem Vid inaktualitet Arbetsprofil Papper Alfabetiskt Tjänsterum Vid inaktualitet Curriculum Vitae (CV) Digitalt Verksamhetssystem Vid inaktualitet 16

17 Närvarorapporter Digitalt Verksamhetssystem Vid inaktualitet Kursschema och basplan Papper Enligt diarieplan Diariet 3 år Anteckningar, coachsamtal Digitalt Verksamhetssystem Vid inaktualitet Anteckningar, Papper Kronologiskt Tjänsterum Vid inaktualitet ärendegenomgång Praktik handlingar i Digitalt Verksamhetssystem Vid inaktualitet samband med Närmast anhörig blankett för Digitalt Verksamhetssystem Vid inaktualitet uppgift Korrespondens av tillfällig betydelse och/eller av rutinmässig karaktär Papper Alfabetiskt Tjänsterum Vid inaktualitet Om handlingarna avser enskild person. Remisser Digitalt Verksamhetssystem Placeringsbeslut Digitalt Verksamhetssystem 5 år (Sekretess). Ska gallras senast 5 år efter senaste notering 2 år Feriepraktik Ansökningshandlingar Digitalt HR-supporten Vid inaktualitet 10 år Efter avslutad praktikperiod Praktikplatser beslut om antal, deltagare med underlag Informationsmaterial (egenproducerat) broschyrer/skrifter 17

18 Korrespondens med praktikdeltagare Papper Alfabetiskt Tjänsterum Vid inaktualitet Efter avslutad praktikperiod. Närvararapporter Papper Alfabetiskt Tjänsterum Vid inaktualitet Efter avslutad praktikperiod. Original till lönekontoret Placeringslistor och beslut om praktik Papper Alfabetiskt Tjänsterum Vid inaktualitet Efter avslutad praktikperiod. Utvärdering av praktikplats - deltagarsvar Papper Kronologiskt Tjänsterum Vid inaktualitet Efter periodens utvärdering Utvärdering av praktikplatser sammanställning för perioden Papper Kronologiskt Tjänsterum Vid inaktualitet EU-projekt Avtal Papper Enligt diarieplan Diariet Bevaras T.ex. samarbetsavtal, sponsoravtal. Attestregler Se under rubriken Ekonomi Verifikationer och transaktionshandlingar Papper Kronologiskt Dokumentskåp 15 år Gallringsfristen avser 15 år efter det att räkenskapsåret avslutats Delrapporter Ekonomisk slutredovisning Förstudier 18

19 Korrespondens Korrespondens som dokumenterar avgöranden, överenskommelser m m av långsiktig betydelse Protokoll med dagordning och deltagarlista Från styrgrupper, projektgrupper/arbet sgrupper, referensgrupper, eventuella delprojekt etc Projektplaner Projektorganisation T.ex. projektets sammansättning, projektledare, delprojekt, delprojektledare och deltagare, tidsplaner, budgetansvar (riktlinjer för projektet Deltagarregister Slutrapporter Uppdragshandlingar Direktiv, uppdragsbeskrivningar, uppdragsavtal etc Utvärderingar Anbud och anbudsunderlag Papper Se under rubriken Ekonomi 19

20 Egenproducerat informationsmaterial/ trycksaker Närvarolistor Papper Enligt diarieplan Diariet 10 år Statistik 20