Arkivbeskrivning för Samordningsförbundet Göteborg Nordost

Transkript

1 Arkivbeskrivning för Samordningsförbundet Göteborg Nordost Denna arkivbeskrivning, upprättad enligt 6 arkivlagen (SFS 1990:782) och 7 arkivreglemente för Göteborgs Stad. Den har till uppgift att i första hand underlätta för allmänheten att ta del av allmänna handlingar. Arkivbeskrivningen uppfyller i huvudsak även kravet på beskrivning av förbundets allmänna handlingar enligt bestämmelserna 4 kap. 2 offentlighetsoch sekretesslagen (2009:400). Arkivbeskrivningen ersätter ingen tidigare arkivbeskrivning. Arkivbeskrivningen har upprättats av Eva Barregård, Arkivansvarig vid Samordningsförbundet Göteborg Nordost 1. Myndighetens namn Samordningsförbundet Göteborg Nordost 2. Samordningsförbundets tillkomst Samordningsförbundet Göteborg Nordost har funnits sedan och har inrättats med stöd av lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser. Lagen om finansiell samordning har funnits sedan den 1 januari Att statliga och kommunala myndigheter bildar en gemensam juridisk organisation, som till exempel ett samordningsförbund, är unikt i svensk förvaltningshistoria. 3. Samordningsförbundets organisation och historik Lag (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser ger sedan år 2004 kommun, landsting, Försäkringskassa och Arbetsförmedling möjlighet att bilda samordningsförbund för att finansiellt samordna rehabiliteringsinsatser. För ett samordningsförbund ska det finnas en förbundsordning som ska fastställas av förbundsmedlemmarna. Samordningsförbundet är en egen juridisk person som leds av en av parterna vald styrelse. Styrelsens beslut effektueras av en förbundschef. Förbundschefen och förbundets övriga administrativa personal har sin anställning hos någon av förbundets medlemsmyndigheter men arbetar helt efter anvisningar från förbundets styrelse. Den anställande myndigheten har rehabiliteringsansvaret för sin personal och ersätts av förbundet för lönekostnader och ev. övriga personalomkostnader. 1

2 Förbundets medlemmar är Västra Götalandsregionen, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan samt Göteborgs Stad. Samordningsförbundet finansierar verksamheter för personer i yrkesverksam ålder i behov av samordnad rehabilitering för att uppnå eller vidmakthålla en arbetsförmåga. Målgruppen inom Samordningsförbundet Göteborg Nordost är personer i yrkesverksam ålder och är bosatta i stadsdelarna Angered och Östra Göteborg. Arbetsformer/organisation STYRELSEN Samordningsförbundet Göteborg Nordost SAMVERKANS- AKTIVITETER Sekretariat/Kansli Beredningsgrupp NO Styrelsen Sekretariat/Kansli: En ordinarie ledamot samt en ersättare utsedda från respektive Arbetsförmedlingen (tjänstemän); Försäkringskassan (tjänstemän), VGR (fullmäktigeledamöter, Gbg Stad (fullmäktigeledamöter). Huvudmännen ger bidrag till förbundets verksamhet. Styrelsen beslutar om vilka insatser för individer och vilken form av samverkansutveckling som kan få stöd och med vilket belopp. Styrelsens Förbundschef samt Biträdande förbundschef/processtödjare(kansliet köper också löpande tjänster för ekonomisk redovisning och för hantering av ersättningar till styrelsen) Beredningsgrupp NO Förvaltningschefer eller motsvarande, två utsedda från varje lokal huvudman i Nordost. Har i uppgift att stödja förbundschefen i beredning inför styrelsens beslut om stöd till samverkansaktiviteter för boende i Nordost. Deltar i återkommande dialog med styrelsen kring samverkan. Varje chef svarar för förankring av samverkansprocessen i den egna organisationen. Samverkansaktiviteter: Personal som under ledning av berörda linjechefer och med viss finansiering och stöd från Samordningsförbundet arbetar direkt med personer inom målgruppen eller med kompetensutveckling inom 2

3 samordnad rehabilitering. I vissa fall samlas cheferna formellt som styrgrupp till någon av aktiviteterna. 4. Samordningsförbundets verksamhet Intentionen med finansiell samordning är att underlätta en effektiv resursanvändning med syfte att hindra att människor hamnar i rundgång mellan olika myndigheter. De samordnade resurserna ska användas till insatser med syfte att återställa eller öka den enskildes funktions- och arbetsförmåga samt till att på annat sätt stödja och utveckla samverkan mellan parterna. Syftet med samverkan är att utveckla och pröva nya former av arbetssätt, metoder och organisation med individens behov i centrum. Syftet är också att främja kunskapsutveckling och kompetenshöjning av de ingående myndigheternas personal. Samordningsförbundet leds av en styrelse, vars uppdrag är att ansvara för och besluta om förbundets mål och riktlinjer. Förbundschefens uppgift är att leda arbetet inom förbundet enligt styrelsens anvisningar och att ansvara för beredning av de underlag som styrelsen behöver för att driva samordningsförbundet enligt de riktlinjer och mål som lagen anger. Till stöd för detta har förbundschefen en beredningsgrupp bestående av chefer och tjänstemän från varje huvudman/medlem. Insatserna inom den finansiella samordningen avser individer som är i behov av samordnade rehabiliteringsinsatser och syftar till att dessa uppnår eller förbättrar sin förmåga att utföra förvärvsarbete. Ett samordningsförbund får inte besluta i frågor om förmåner eller rättigheter för enskilda eller vidta åtgärder i övrigt som innefattar myndighetsutövning eller som avser tillhandahållande av tjänster avsedda för enskilda. I praktiken är detta en avgränsning som innebär att samordningsförbundet ska finansiera insatser som ska utföras av en eller flera av förbundets medlemmar. Samordningsförbundet ska med andra ord inte stå som huvudman för någon av de verksamheter man finansierar. 3

4 Förbundet har till uppgift att: besluta om mål och riktlinjer för den finansiella samordningen, stödja samverkan mellan samverkansparterna, finansiera sådana insatser som avses i 2 och som ligger inom de samverkande parternas samlade ansvarsområde, besluta på vilket sätt de medel som står till förfogande för finansiell samordning skall användas, svara för uppföljning och utvärdering av rehabiliteringsinsatserna, och upprätta budget och årsredovisning för den finansiella samordningen. 5. Bestämmelser för Samordningsförbundets verksamhet I lagen om finansiell samordning regleras samordningsförbundets ansvarsområde. I 10 framgår att samordningsförbundet ska fatta beslut om verksamhetens mål, inriktning, omfattning och kvalitet. Verksamheten styrs av förbundsordning för Samordningsförbundet Göteborg Nordost. Ett samordningsförbund är en gemensam men självständig beslutsfunktion som fattar beslut i eget namn. Ett samordningsförbund likställs med en myndighet och med detta följer att förbundet omfattas av de lagar och förordningar som gäller för en myndighet. Lagen om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser (2003:1210) lägger ansvaret för tillsynen av att ett samordningsförbund fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen på den kommun som är medlem av förbundet. Kommunfullmäktige i den ansvariga kommunen får, efter samråd med Riksarkivet, meddela föreskrifter om förbundets arkivvård. Arkivreglemente för Göteborgs Stad ska tillämpas av Samordningsförbundet Göteborg Nordost i enlighet med Kommunfullmäktiges beslut Av reglementet framgår att förbundet i samråd med Regionarkivet (arkivmyndigheten) ska besluta om gallring av handlingar, vidare att förbundet svarar för vården av sitt arkiv och ska utse arkivansvarig samt en eller flera arkivredogörare. Samordningsförbundet följer lagen om kommunal redovisning (1997:614) och kommunallagen (1991:900) i tillämpliga delar. Förbundet ska, enligt lagen om finansiell samordning, upprätta årsbokslut och årsredovisning senast tre månader efter räkenskapsårets slut. Frågor om arkivbildning och arkivvård regleras främst i arkivlagen, arkivförordningen och i arkivreglementet för Göteborgs Stad. Av dessa framgår bl.a. att myndigheternas arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser: 4

5 rätten att ta del av allmänna handlingar behovet av information för rättsskipning och förvaltning forskningens behov av information Utöver arkivlagen (1990:782), arkivförordningen (1991:446) och arkivreglementet finns ett flertal lagar (med tillhörande förordningar) med bestämmelser som rör hanteringen av allmänna handlingar. I första hand kan nämnas: Tryckfrihetsförordningen, 2 kap (1949:105) Offentlighets och sekretesslagen, OSL (2009:400) Personuppgiftslagen (1998:204) Lagen om offentlig upphandling, LOU (2007:1091) Preskriptionslagen (1981:130) Diskrimineringslagen (2008:567) Kommunallagen (1991:900) Förvaltningslagen (1986:223) Lagen om kommunal redovisning (1997:614) 6. Sambandet mellan förbundets verksamhet och handlingar I tabellen framgår viktiga handlingar för Samordningsförbundet Göteborg Nordost. För fullständig översikt av handlingar se förbundets dokumenthanteringsplan. Verksamhetsområde Handlingstyp IT-system (i vissa fall) Styra, leda och följa upp Attestordning Budget Delegationsordning Förbundsordning Protokoll Revisionsberättelse Revisionsredogörelse Tjänsteutlåtanden Utvärderingar Verksamhetsplaner Verksamhetsuppföljning Samordningsförbundet Göteborg Nordost varken äger eller förvaltar något IT system som innehåller allmänna handlingar, se Redogörelse för IT system med allmänna handlingar som rör Samordningsförbundet Göteborg Nordost. Obs! Den dokumentation som produceras i någon av de verksamheter som samordningsförbundet finansierar utgör allmänna handlingar i de verksamheterna. Respektive rehabiliteringsaktör t.ex. vårdcentraler eller stadsdelsförvaltningar som utför rehabiliteringsinsatser är i detta sammanhang att anse som egna arkivbildare inte samordningsförbundet. 5

6 7. Planering och styrning av arkivbildningen Samordningsförbundets allmänna handlingar tas upp i dokumenthanteringsplanen som är strukturerad efter samordningsförbundets verksamhetsområden. Dokumenthanteringsplanen är ett styrdokument och ett hjälpmedel som används för att handlingar av samma slag ska bli hanterade på ett likartat sätt. Den visar vilka handlingar som finns, hur dessa ska hanteras, om de ska bevaras eller om de får gallras, och när i så fall detta får ske. Dokumenthanteringsplanen tar upp handlingstyper som vanligen förekommer eller som kan förekomma i verksamheten. Att en handling förekommer i planen betyder inte alltid att handlingen ska produceras utan bara hur den ska hanteras om den förekommer. Planen är ett levande styrdokument som ska uppdateras efterhand som det uppstår förändringar. Samordningsförbundet har inga övriga styrande dokument avseende hantering av allmänna handlingar. 8. Sökingångar till arkivet och Samordningsförbundets handlingsbestånd Tillsammans med samordningsförbundets diarium fungerar dokumenthanteringsplanen som sökväg till de aktuella handlingar som finns hos förbundet. Nedanstående verktyg kan också vara till hjälp vid sökning av förbundets allmänna handlingar och arkiv: Denna arkivbeskrivning, som ger övergripande information om förbundets verksamhet, arkiv och hur handlingar kan nås Diarieplan Manuellt diarium Styrelseprotokoll och föredragningslistor Pärmar och aktsystem för de handlingar som inte diarieförs Databaser Gemensamma servrar Samordningsförbundet Göteborg Nordost varken äger eller förvaltar något IT system som innehåller allmänna handlingar, se Redogörelse för IT system med allmänna handlingar som rör Samordningsförbundet Göteborg Nordost. I både arkivlag och i 7 arkivreglemente för Göteborgs Stad framgår att varje myndighet ska redovisa sitt arkiv i en systematisk arkivförteckning. Samordningsförbundet saknar arkivförteckning och har inte heller inventerat arkivbeståndet. 6

7 Allmänna handlingar som administreras och förvaras hos andra myndigheter än hos samordningsförbundet: Bokföring och övrig ekonomiadministration köps som tjänst från Göteborgs Stads förvaltning Intraservice Administration av ersättning till styrelseledamöter köps som tjänst från Västra Götalandsregionens förvaltning Regionservice enheten lön och ekonomiservice Uppföljning av verksamhetsresultat för insatser som stöds av samordningsförbundet erhålls genom det nationella webbaserade individuppföljningssystemet SUS, som ägs,administreras och utvecklas av Försäkringskassan. Förbundet har endast åtkomst till avidentifierade uppgifter. All personal, såväl på kansliet som i verksamheterna, har sin anställning hos någon av parterna, som har arbetsgivaransvaret. Handlingarna är därmed inte allmänna handlingar hos samordningsförbundet. Skriftliga avtal reglerar kostnader och ansvar. 9. Bevarande och gallring En allmän handling får inte förstöras eller raderas såvida det inte sker med stöd av gallringsbeslut eller enligt lag eller förordning. Av 8 arkivreglemente för Göteborgs Stad framgår att gallring av handlingar hos förvaltningar och bolag fattas i samråd med arkivmyndigheten. Gallringsbeslut fattas normalt i form av en dokumenthanteringsplan. Samordningsförbundet Göteborg Nordost ska, förutom den förbundsspecifika dokumenthanteringsplanen även tillämpa följande generella gallringsbeslut: Generell dokumenthanteringsplan för EU-projekt inom Göteborgs Stad (Arkivnämndens beslut , 35 ) Gallring i Göteborg Stad av handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse (Servicenämndens beslut , 92 ) 10. Inskränkningar i tillgängligheten genom sekretess Samordningsförbundets handlingar omfattas mycket sällan av sekretess i enlighet med offentlighets- och sekretesslagen. Här nedan redovisas vilka bestämmelser om sekretess som samordningsförbundet skulle kunna tillämpa på uppgifter i förbundets handlingar: 19 kap. Sekretess till skydd för det allmännas ekonomiska intresse: Uppgifter i handlingar i upphandlingsärenden enligt 19 kap. 3 OSL 21 kap. Sekretess till skydd för uppgift om enskilds personliga förhållanden oavsett i vilket sammanhang uppgiften förekommer: Uppgift om enskilds hälsa och sexualliv enligt 21 kap. 1 OSL 7

8 Uppgift om enskilds bostadsadress eller annan jämförbar uppgift vid förföljelse enligt 21 kap. 3 OSL Personuppgift enligt personuppgiftslagen, PuL enligt 21 kap 7 OSL 39 kap. Sekretess till skydd för enskild i personaladministrativ verksamhet: Uppgift om personalsocial verksamhet, enskilds hälsotillstånd eller personalvårdande åtgärder avseende anställda enligt 39 kap. 1 2 OSL 11. Arkiv som Samordningsförbundet förvarar Samordningsförbundet Göteborg Nordost förvarar enbart sitt eget arkiv fr.o.m. den 1 januari Arkiv som överlämnats till arkivmyndighet Inga arkiv har överlämnats till arkivmyndighet eller till annan myndighet. 13. Arkivverksamhetens organisation och ansvar Biträdande Förbundschefen är arkivansvarig och arkivredogörare. Förbundschefen är den som kan lämna närmare upplysningar om samordningsförbundets allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter enligt bestämmelserna i 4 kap. 2 punkt 4 OSL (2009:400). 8