GULLSPÅNGS KOMMUNER Sammanträdesdatum Sida IT-nämnden

Transkript

1 IT-nämnden Plats och tid Kommunhuset, Röda rummet, Töreboda, måndagen den 15 februari 2016, klockan Beslutande Övriga närvarande Johan Abrahamsson (M), ordförande, Mariestads kommun Bengt Sjöberg (M), vice ordförande, Töreboda kommun Björn Thodenius (M) för Carina Gullberg (S), Gullspångs kommun Marianne Kjellquist (S), ersättare, Mariestads kommun Johan Jakobsson (S), ersättare, Töreboda kommun Stefan Rydbjer, tf. IT-chef MTG Tommy Sandberg, kommunchef, Töreboda kommun Anders Ottensten, Public Partner, 10 Christer Högne, Public Partner, 10 Mariana Frankén, kommunsekreterare, Töreboda kommun Björn Thodenius (M) Justeringens plats och tid Underskrifter Kommunhuset i Töreboda Sekreterare Mariana Frankén Paragrafer 9 12 Ordförande Johan Abrahamsson Björn Thodenius ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ IT-nämnden Sammanträdesdatum Datum då anslaget sätts upp Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kommunledningskontoret, Töreboda Agnetha Andersson Datum då anslaget tas ned

2 IT-nämnden ITN 9 Justering IT-nämndens beslut Till att jämte ordföranden justera dagens protokoll utses Björn Thodenius (M).

3 IT-nämnden ITN 10 IT Dnr 2016/0004 Rapport om utredningen om samarbete med Skövde IT om skolverksamheten i MTG-kommunerna IT-nämndens beslut Frågan lyfts på MTG Skaraborgs styrgrupps sammanträde den 18 februari Sammanfattning av ärendet Vid IT-nämndens sammanträde den 13 oktober 2015 diskuterades framtida organisation och verksamhet för MTG-IT. Nämnden gav kommunchefen i Töreboda i uppdrag att, i samverkan med kommuncheferna i Mariestad och Gullspång, lämna förslag till framtida driftsformer och fortsatt verksamhet inom MTG-IT. Nämnden gav även t.f. IT-chefen i uppdrag att, i samverkan med sektor utbildning i Mariestad, upprätta förslag till utvecklad support och service för ITverksamheten på Vadsbogymnasiet. T.f. IT-chefen lämnade en lägesrapport på IT-nämndens sammanträde den 13 november Nämnden gav t.f. IT-chefen samt kommunchefen i Töreboda i uppdrag att upprätta ett förslag till uppdrag för att utveckla samarbetet med Skövde kommun avseende IT inom skolverksamheten. Uppdraget innefattade även att upprätta ett kostnadsförslag för konsultstöd. Vid nämndens sammanträde den 1 december 2015 presenterade t.f. IT-chefen och kommunchefen i Töreboda ett förslag till uppdrag för att utveckla samarbetet med Skövde kommun avseende IT inom skolverksamheten. Nämnden beslutade att genomföra en utredning av att koppla skolverksamheten (förskoleverksamheten, F-9 samt gymnasiet) inom Mariestad, Töreboda och Gullspång till IT-verksamheten i Skövde kommun i enlighet med upprättat förslag. Nämnden föreslog även respektive kommun att kostnaden ska fördelas i enlighet med normal fördelningsmodell. MTG Skaraborgs styrgrupp beslutade den 25 september 2015 att överlämna frågan om fortsatt samarbete i IT-frågor till IT-nämnden och att uppdra åt kommuncheferna att ta reda på hur andra kommuner arbetar med dessa frågor till IT-nämndens nästa sammanträde.

4 IT-nämnden forts. ITN 10 IT-nämnden beslutade den 25 januari 2016 att genomföra ett extra sammanträde den 15 februari kl i kommunhuset i Töreboda för en redovisning av den genomförda utredningen om samarbete med Skövde kommun avseende IT inom skolverksamheten. Anders Ottensten och Christer Högne, Public Partner lämnar en rapport om utredningen om samarbete med Skövde kommun avseende IT inom skolverksamheten. De rekommenderar inte ett samarbete enligt det utredda alternativet utan föreslår istället ett samarbete om hela IT-verksamheten med Skövde kommun och deras kommunkunder Hjo och Tibro. Beslutsunderlag Anteckningar från sammanträde med MTG Skaraborgs styrgrupp den 25 september 2015, punkt 3 T.f. IT-chefens tjänsteskrivelse den 3 oktober 2015 IT-nämndens protokoll den 13 oktober 2015, 52 T.f. IT-chefens tjänsteskrivelse den 5 november 2015 IT-nämndens protokoll den 13 november 2015, 63 T.f. IT-chefens tjänsteskrivelse den 26 november 2015 Kommunchefens och IT-chefens förslag till upplägg, kostnad och finansiering av utredning om att koppla skolan i MTG kommunerna till Skövde IT IT-nämndens protokoll den 1 december 2015, 70 T.f. IT-chefens tjänsteskrivelse den 18 januari 2016 IT-nämndens protokoll den 25 januari 2016, 6 Expedieras till; MTG Skaraborgs styrgrupp IT-nämnden

5 IT-nämnden ITN 11 Dnr IT 2016/0003 Detaljbudget 2016 i balans IT-nämndens beslut IT-nämnden godkänner upprättat förslag till budget för nämnden 2016, bilaga. Sammanfattning av ärendet IT-nämnden gav den 13 oktober 2015 t.f. IT-chefen i uppdrag att, i samverkan med ekonomichefen i Töreboda kommun, upprätta ett underlag för nämndens detaljbudget T.f. IT-chefen samt ekonomichefen i Töreboda kommun informerade vid sammanträdet den 13 november 2015 om IT-nämndens budgetförutsättningar för år Nämnden gav t.f. IT-chefen i uppdrag att, i samverkan med kommuncheferna, upprätta förslag till hur nämndens underfinansierade budget om cirka tkr för år 2016 ska finansieras av respektive kommun. Vid nämndens sammanträde den 1 december 2015 presenterade t.f. IT-chefen ett förslag till budget för IT-nämndens verksamhet år Förslaget presenteras på sammanträdet. Nämnden gav t.f. IT-chefen i uppdrag att konsekvensbeskriva en minskad budget om tkr för att uppnå en budget i balans för år Uppdraget skulle återrapporteras snarast. T.f. IT-chefen har upprättat en konsekvensanalys i enlighet med nämndens uppdrag. Konsekvensanalysen presenteras på sammanträdet den 25 januari IT-nämnden gav vid sammanträdet t.f. IT-chefen i uppdrag att upprätta ett förslag till en detaljbudget i balans för nämndens verksamhet år Uppdraget innefattar att identifiera kostnader som kan fördelas till kommunernas verksamheter. Uppdraget ska redovisas vid nämndens extra sammanträde den 15 februari. T.f. IT-chef Stefan Rydbjer redovisar ett förslag till budget i balans för ITnämnden 2016.

6 IT-nämnden forts. ITN 11 Beslutsunderlag IT-nämndens protokoll den 19 maj 2015, 23 Gullspångs kommunstyrelses protokoll den 9 september 2015, 469 Budgetförslag för IT-nämnden 2016 T.f. IT-chefs tjänsteskrivelse den 5 november 2015, Information: IT-nämndens budget för år 2016 IT-nämndens protokoll den 13 november 2015, 62 T.f. IT-chefs tjänsteskrivelse den 26 november 2015, IT-nämndens budget för år 2016 IT-nämndens protokoll den 1 december 2015, 69 Konsekvensanalys av minskad budgetram med tkr för IT-nämndens verksamhet år 2016 T.f. IT-chefens tjänsteskrivelse den 18 januari 2016, IT-nämndens budget för år 2016 IT-nämndens protokoll den 25 januari 2016, 4 T.f. IT-chefens förslag, Detaljbudget IT-nämnd 2016 den 14 februari 2016 Bilaga ITN 11/16 Expedieras till; Ekonomikontoret Kommunstyrelserna i MTG-kommunerna

7 IT-nämnden ITN 12 Dnr ITN 2016/0005 Information om bokslutet Sammanfattning av ärendet T.f. IT-chef Stefan Rydbjer informerar om IT-nämndens bokslut Kostnaderna överstiger intäkterna med kronor.