Ställningstagande om bildande av ett gemensamt Arkivcentrum

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Jonas Sverkén KS 2016/ Kommunstyrelsens arbetsutskott Ställningstagande om bildande av ett gemensamt Arkivcentrum Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att översända utredning om samverkan i ett gemensamt Arkivcentrum till Länsstyrelsen i Kalmar län, Föreningen Kalmar Folkrörelsearkiv och kommunerna Borgholm, Mörbylånga, Oskarshamn och Torsås. Svar om medverkan och ekonomiskt ställningstagande i enlighet med bilaga önskas senast den 31 maj Svaret från kommunerna ska även innehålla ett inriktningsbeslut om respektive kommun är villiga att gå vidare och bilda en gemensam nämnd för Arkivcentrum. Bakgrund På initiativ av Länsstyrelsen i Kalmar län så har diskussioner om samverkan gällande fysiska arkiv pågått sedan Till samtal om samverkan har bjudits in alla länets kommuner, landstinget, länsstyrelsen och Kalmar Folkrörelsearkiv. Idag förs fortsatta samtal mellan länsstyrelsen, folkrörelsearkivet och kommunerna Borgholm, Kalmar, Mörbylånga, Oskarshamn och Torsås. Utifrån bifogad utredning föreslås att en gemensam nämnd inrättas med de samverkande kommunerna. En gemensam nämnd möjliggör effektiv verksamhet och samverkan. Nämnden utgör arkivmyndighet med egen personal som kan arbeta i alla kommuners arkiv och fatta beslut om utlämning, m.m. För att Kalmar kommun ska kunna påbörja arbetet med ett gemensamt Arkivcentrum och avropa hyresoffert, ge klartecken till ombyggnation av lokaler samt upphandla hyllsystem så krävs ett ekonomiskt bindande besked av alla parter. Beskedet från kommunerna ska dessutom innehålla ett inriktningsbeslut om att respektive kommun är villiga att gå vidare och bilda en gemensam nämnd för Arkivcentrum. Den formella processen för att bilda denna nämnd genomförs senare och formellt beslut om inrättande fattas av respektive fullmäktige. Kommunledningskontoret Adress Box 611, Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel vx Fax jonas.sverken@kalmar.se

2 KS 2016/ (2) Jonas Sverkén kanslichef Anders Saur verksamhetsutvecklare Bilaga: Utredning om samverkan i ett gemensamt Arkivcentrum

3 Handläggare Datum Anders Saur Samverkan i ett gemensamt Arkivcentrum Bakgrund På initiativ av Länsstyrelsen i Kalmar län så har diskussioner om samverkan gällande fysiska arkiv pågått sedan Till samtal om samverkan har bjudits in alla länets kommuner, landstinget, länsstyrelsen och Kalmar Folkrörelsearkiv. Idag förs fortsatta samtal mellan länsstyrelsen, folkrörelsearkivet och kommunerna Borgholm, Kalmar, Mörbylånga, Oskarshamn och Torsås. Vid ett möte fredagen den 12 februari lovade Kalmar kommun att återkomma med en utredning om hur vi kan hantera frågan om e-arkiv i ett gemensamt Arkivcentrum. En möjlig arkivlokal finns i kvarteret Bilen i Kalmar hos fastighetsägaren P/Eförvaltning. Lokalen kan utnyttja den dubbla takhöjden vilket medger fler hyllmeter per kvadratmeter. Det innebär en arkivlösning med effektivt utnyttjande av ytan. Granne med denna lokal ligger Kalmar läns museums föremålssamling vilket möjliggör ytterligare samverkan t.ex. vid hantering av arkivhandlingar som papper, fotografier, m.m. Varför samverkan? Kvalitén i förvaringen av handlingar förbättras och förutsättningar för ett långsiktigt bevarande ökar. Kvalitén i myndighetsutövningen ökar. Bevarandeuppdraget och myndighetsutövningen blir effektivare. Kompetensförsörjningen med personal (arkivarier) blir bättre säkerställd vid en gemensam organisation. Minskad sårbarhet. Bättre lokaler och miljö. Den publika delen kan utvecklas och bättre levandegöras forskare, studiebesök m.m. Samverkansformer Ett fysiskt arkiv för långsiktigt bevarande byggs i direkt anslutning till Kalmar läns föremålsmagasin i kvarteret Bilen. Arkivet inreds med hyllsystem som dels gör det möjligt att utnyttja den dubbla takhöjden, cirka 4,60 meter. Hyllsyste- Kansli- och omvärldsenheten Kommunledningskontoret Adress Box 611, Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel vx anders.saur@kalmar.se

4 2 (4) met gör det dessutom möjligt att styra åtkomst till hyllor och arkivinnehåll till den som har behörighet. Det innebär att personal från olika huvudmän och deras arkiv kan samlas i samma lokal men sekretess och åtkomst till hyllor kan styras. Ett gemensamt Arkivcentrum ska använda moderna tekniska lösningar, t.ex. vid utlämnande av handlingar. Det fysiska avståndet kan överbryggas genom samarbete med t.ex. bibliotek där scanning och e-post kan utnyttjas. Möjliga samverkansformer för kommunerna är kommunalförbund, gemensam nämnd eller avtal. Oavsett samverkansform erbjuder sig Kalmar kommun att stå för hyresavtal och investeringar i hyllor, m.m. och fakturera en årlig hyra till övriga som ingår i samarbetet. Avtal Avtalsformen medför inga direkta effektiviseringar när det gäller verksamheten utan enbart möjlighet att dela lokal. Varje kommun bedriver sin egen verksamhet i de gemensamma lokalerna när det gäller arkivariefunktion, utlämnande av handlingar, m.m. Kommunalförbund Kommunalförbund bedöms för omfattande att bilda i detta sammanhang. Gemensam nämnd Gemensam nämnd ger de samverkande kommunerna flera fördelar. Den gemensamma nämnden möjliggör samverkan fullt ut. Den utgör arkivmyndighet med egen personal som kan arbeta i alla kommuners arkiv och fatta beslut om utlämning, m.m. Med samverkan i en gemensam nämnd bedöms verksamheten kräva en bemanning om två arkivarier och tre arkivassistenter baserat på uppgifter från de ovan nämnda fem kommunerna. För att bilda en gemensam nämnd krävs beslut i respektive kommunfullmäktige. Samverkan med övriga Samverkan med länsstyrelse och folkrörelsearkiv kan utvecklas på flera sätt utom just gemensam personal och myndighetsutövning. Samverkan kan utvecklas med ett avtal som grund och främst handla om delade lokaler, reception och mottagning av besökare, kollegialt utbyte, m.m. E-arkiv Det som ovan nämnts har enbart handlat om fysiska arkiv. Arkivlagen medger inte att en kommun har mer än en arkivmyndighet. Det är alltså inte möjligt för en kommun att ha en arkivmyndighet för det fysiska arkivet och en annan arkivmyndighet för det elektroniska arkivet, det s.k. e-arkivet. Det finns idag ett etablerat samarbete inom kommunalförbundet Sydarkivera som bygger kompetens inom området. De ingående kommunerna har inte löst frågan om arkivmyndighet utan samarbetet där har hittills drivits med förutsättningen att kunna dela myndighetsansvaret för fysiskt och elektroniskt arkiv.

5 3 (4) Det är troligt att Sydarkivera i framtiden kommer att erbjuda sig att bli arkivmyndighet för båda arkivtyperna, för alla ingående kommuner. För att bli medlem i Sydarkivera krävs att en avsiktsförklaring skickas in senast nio månader före det årsskifte då medlemskapet startar. Alternativ för kommunerna Vi ser det inte som realistiskt att bygga egen kompetens för att hantera e-arkiv inom ramen för samarbetet mellan de fem kommunerna. Sydarkivera bygger redan kompetens inom området och har idag nio heltidstjänster för att hantera nuvarande 10 kommuners behov inom e-arkiv. Det största problemet med att bygga upp en ny organisation för e-arkiv är att få tag på rätt kompetens. Behovet är i de flesta fall riktig spetskompetens med kunskap om både IT och arkivlagstiftning. E-arkiv är än så länge en ung företeelse och tillgång till kompetens är ytterst begränsad. Att bygga en egen organisation för e-arkiv medför stora kostnader. Våra försiktiga beräkningar visar på en kostnad för personal om cirka 3,5 till 4 mnkr/år. Till detta kommer behov av externa resurser vid avställningsprojekt, dvs. när ett IT-system ska avvecklas och informationen ska arkiveras. För att kunna arkivera elektroniskt behövs också ett IT-system som hanterar informationen, vi uppskattar denna kostnad till mellan en och två mnkr/år. Samverkan med andra inom Sydarkivera ser ut att vara det bästa alternativet både när det gäller ekonomi och kunskap. Oavsett ett framtida samarbete med Sydarkivera så måste varje kommun lösa hanteringen av de fysiska arkiven. Sydarkivera kommer troligen inte att etablera fysiska arkiv utan i så fall överta ansvar för befintliga. Vi vet inte idag vilka krav gällande lokaler, bemanning, m.m. som kan ställas från Sydarkivera inför ett övertagande av ansvaret. Förutsättningarna för de fem kommunerna är att frågorna måste lösas för de fysiska arkiven oavsett hur den framtida lösningen ser ut. Idag finns en möjlighet att göra detta i samverkan som beskrivits ovan, vilket rimligtvis måste vara den mest ekonomiska och praktiska lösningen på sikt. Tidigaste realistiska tidpunkt för anslutning till Sydarkivera är 1 januari Förslag De fem kommunerna samverkar för att skapa ett gemensamt fysiskt arkiv, bildar en gemensam nämnd som utgör arkivmyndighet och realiserar de effektiviseringar som vi ser är möjliga. Den gemensamma nämnden tar sedan ställning i frågan om hur hanteringen av e-arkiv ska lösas. Det kan uppkomma nya alternativ som t.ex. utökat samarbete vad gäller IT-lösningar eller så kommer huvudalternativet att vara Sydarkivera och därmed frågan om när en anslutning ska ske. Som det ser ut idag är konsekvensen av en anslutning, att Sydarkivera tar över ansvaret även för vårt fysiska arkiv inklusive personal. För de samverkande kommunerna innebär det att den gemensamma nämnden upplöses och ansvaret som arkivmyndighet överförs till Sydarkivera.

6 4 (4) Ekonomi Nedanstående kalkyl baseras på offert från P/E-förvaltning, uppgifter från Borgholm, Kalmar, Mörbylånga, Oskarshamn och Torsås kommuner, Länsstyrelsen i Kalmar län och Kalmar Folkrörelsearkiv. Kostnaden för hyllsystemen är preliminär och kräver en upphandling för att bli exakt. Lokalhyra per kommun, årlig Kostnad Procent baserad på hyllm hyllm Personal + öu Perskostnad + öu baserad på hyllm *Hyra årlig hyllsystem (hyllmeter) Hyra årlig övr inv (hyllmeter) Tot årlig kostnad (hyllmeter) Antal hyllm Borgholm kr kr kr kr kr Kalmar kr kr kr kr kr Mörbylånga kr kr kr kr kr Oskarshamn kr kr kr kr kr Torsås kr kr kr kr kr Tot kr kr kr kr kr *Preliminär kostnad Folkrörelse kr kr kr Länsstyrelse kr kr kr Vidare hantering För att Kalmar kommun ska kunna påbörja arbetet med ett gemensamt Arkivcentrum och avropa hyresoffert, ge klartecken till ombyggnation av lokaler samt upphandla hyllsystem så krävs ett ekonomiskt bindande besked av alla parter. Beskedet grundas på ovanstående kalkyl med en marginal på 10 procent. D.v.s. skulle kostnaderna överstiga kalkylen med 10 procent så stoppar Kalmar processen och återkommer till alla parterna för ett nytt beslut. Beskedet från kommunerna ska dessutom innehålla ett inriktningsbeslut om att respektive kommun är villiga att gå vidare och bilda en gemensam nämnd för Arkivcentrum. Den formella processen för att bilda denna nämnd genomförs senare. Kalmar kommun önskar svar på detta förslag senast den 30 maj Jonas Sverkén kanslichef Anders Saur verksamhetsutvecklare