Avtal med Kalmarsalen Konferens & Evenemang AB

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Avtal med Kalmarsalen Konferens & Evenemang AB"

Per Svensson
för 8 år sedan
Visningar:

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Ola Johansson KS 2014/ Kommunfullmäktige Avtal med Kalmarsalen Konferens & Evenemang AB Förslag till beslut Kommunfullmäktige uppdrar åt kommunstyrelsen att teckna avtal med Kalmarsalen Konferens & Evenemang AB för perioden till och med enligt upprättat förslag till avtal. Bakgrund För en kommun av Kalmars storlek är det viktigt att ha en väl fungerande konsert- och kongresshall. Kalmar kommuns nuvarande avtal för Kalmarsalen har fungerat mycket väl. Kommunen och de föreningar som nyttjat Kalmarsalen har haft stor nytta av de dagar som vi haft till förfogande. Förhandlingar har därför förts med CA Fastigheter om ett nytt avtal som garanterar en fortsättning av Kalmarsalens verksamhet med planerade investeringar för utveckling av verksamheten. Förhandlingar har lett fram till det förslag till avtal som redovisas i bilaga. I kommunens ekonomiska planering finns i kommunledningskontorets budget 2,6 miljoner kronor per år avsatt för Kalmarsalen. Det motsvarar den kostnad som vi haft för samma period enligt avtalsförslaget och kostnadsnivån är densamma som vi haft sedan Antalet dagar vi utan ersättning kan använda Kalmarsalen är lika många som i tidigare avtal. Ola Johansson Bilaga: Avtalsförslag Kommunledningskontoret Adress Box 611, Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel vx Fax jonas.sverken@kalmar.se

Bakgrund För en kommun av Kalmars storlek är det viktigt att ha en väl fungerande konsert- och kongresshall. Kalmar kommuns nuvarande avtal för Kalmarsalen har fungerat mycket väl.

2 HYRESAVTAL KALMARSALEN Mellan Kalmarsalen Konferens & Evenemang AB, , (Kalmarsalen), och Kalmar kommun, , (Kommunen), träffas följande avtal rörande konferenser i Kalmarsalen. Avtalet är villkorat av planerad investering i Kalmarsalen genomförs senast under Investeringen som redovisas enligt bilaga ger möjlighet till ca 800 sittande gäster och totalt ca besökare vid evenemang i Romanhallen. 1. Lokal Lokalerna Romanhallen och Glasverandan i Kalmarsalen, (Lokalen), Kalmar Kvarnen 12, Skeppsbrogatan 49 i Kalmar. 2. Upplåtelse Kalmarsalen upplåter till kommunen att, på de villkor som anges i detta avtal, nyttja lokalen för konferenser, kongresser och andra publika arrangemang. I övrigt hänvisas till punkt 6 respektive 7 i detta avtal. 3. Avtalstid/uppsägning Avtalet gäller för en tid av fem (5) år, räknat från och med den 1 januari 2016 och till och med den 31 december 2020 samt med en uppsägningstid på nio månader. Sker inte skriftlig uppsägning på föreskrivet sätt förlängs avtalet med ett (1) år i sänder. 4. Ersättning Kommunen ska betala hyra med 2,6 miljoner kronor/år med indexjustering enligt KPI. Basmånad är oktober 2015, därutöver tillkommer inga andra kostnader. Hyran ska betalas kvartalsvis i förskott. Mervärdesskatt tillkommer. 5. Personal m.m. Kalmarsalens anställda och befintlig utrustning finns att tillgå i den utsträckning som bedöms erforderlig. Vid mera omfattande arrangemang skall parterna träffa särskild överenskommelse om omfattning och särskild ersättning för detta.

Investeringen som redovisas enligt bilaga ger möjlighet till ca 800 sittande gäster och totalt ca 1

3 2 (3) 6. Arrangemang Kommunen äger utnyttja Lokalen för 54 dagar per år fördelat enligt nedan: a) Konferenser/Kongresser Med konferenser/kongresser avses dagar bokade av kommunen och dess nämnder och förvaltningar, samt helägda kommunala bolag. Romanhallen inkl. Glasverandan för konferenser/kongresser 30 heldagar per år. Med heldag avses kl. 08:00-17:00. Dessa heldagar kan inte ersättas med halvdagar eller liknande, såvida inte båda parter godkänner detta. b) Publika arrangemang Med publika arrangemang avses ideella föreningar och organisationer som arrangerar icke-kommersiella arrangemang. Romanhallen inkl. Glasverandan 24 heldagar per år för publika arrangemang. Med heldag avses här kl. 17:00 01:00. Dessa heldagar kan inte ersättas med halvdagar eller liknande, såvida inte båda parter godkänner detta. Kalmarsalen ska ha erforderlig personal, dock min. 2 personer, tillgänglig i Lokalen till dess att arrangemanget är slut. 7. Bokningsregler a) Konferenser/Kongresser Bokning sker via kommunledningskontoret. För bokning av arrangemang på fredag måndag kan kommunledningskontoret boka lokalen med den framförhållning som kommunledningskontoret själv anser vara befogad. För bokning av arrangemang på tisdag torsdag kan kommunledningskontoret boka lokalen inom en fyramånadersperiod före arrangemangsdagen. b) Publika arrangemang Bokning sker via Destination Kalmar AB. För bokning av arrangemang på söndag tisdag kan Destination Kalmar AB boka lokalen med den framförhållning som Destination Kalmar AB själv anser vara befogad. För bokning av arrangemang på onsdag lördag kan Destination Kalmar AB boka lokalen inom en tvåmånadersperiod före arrangemangsdagen. c) Avbokning Om avbokning sker senast en månad innan planerad aktivitet ska den dagen inte avräknas på utnyttjade dagar. d) Undantag för kommersiella arrangemang

förvaltningar, samt helägda kommunala bolag. Romanhallen inkl. Glasverandan för konferenser/kongresser 30 heldagar per år. Med heldag avses kl. 08:00-17:00.

4 3 (3) Kommunen får inte medge någon att utnyttja kommunens konferensdagar för arrangemang som helt eller delvis är kommersiella och som därmed konkurrerar med Kalmarsalens egen verksamhet. All bokning sker i samråd med Kalmarsalen. 8. Uppföljning Efter varje halvårsskifte skickas en redovisning till kommunledningskontoret. Redovisningen skall innehålla specifikation av utnyttjade dagar. Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar, av vilka parterna tagit var sitt. Kalmar den Kalmar den Johan Damne Kalmarsalen Kongress & Evenemang AB Johan Persson Kalmar kommun

Uppföljning Efter varje halvårsskifte skickas en redovisning till kommunledningskontoret.

5 Bilaga Kalmarsalens Romanhall är Kalmars största scen med 851 platser. I mars 2015 så fyller den 25 år och nu planeras för en ombyggnation till flexibel lösning. Denna skulle då innebära ca 910 sittande vid konsert, ca stående och 288 sittande vid konsert eller med möjlighet till 500 sittande ätande gäster då gradängerna är infällda. Därtill kommer 300 sittande gäster på Glasverandan, så totalt 800 st sittande gäster i lokalerna. Projekteringen kring brand och utrymning pågår. Bifogar 1 bild på salen idag, samt 2 bilder på hur det kan tänkas se ut efter ombyggnation (bilder från en mindre befintlig sal som illustration).

Denna skulle då innebära ca 910 sittande vid konsert, ca 1 000 stående och 288 sittande vid konsert eller med möjlighet till 500 sittande ätande gäster då

Relevanta dokument

Samarbetsavtal med Kalmar City

TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Jonas Sverkén 2014-05-12 KS 2014/0334 50044 Kommunstyrelsen Samarbetsavtal med Kalmar City Förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner avtal om driftbidrag