SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum KS 137/17 Godkännande av hyresavtal avseende bibliotekslokaler i Mölndals centrum Beslut Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Ärendet överlämnas till kommunstyrelsen utan eget ställningstagande. Ärendet Det nuvarande bibliotekets lokaler i kulturhuset Möllans fastighet är från 1959, och även om lokalerna utvidgats och byggts om under åren så upplevs biblioteket både trångt och dåligt anpassat för modern biblioteksverksamhet i en stad av Mölndals storlek. Bland annat saknas studieplatser och grupprum, ytor för aktiviteter, debatt och kreativ verksamhet. På uppdrag av Styrgruppen för Mölndals centrum genomfördes därför en förstudie under hösten Förstudien visade att ett nytt bibliotek som samtidigt är en modern mötes- och informationsplats med fördel kan inrymmas i kvarteret Hajen i Mölndals centrum. Efter förstudien genomfördes ett programarbete där man närmare beskrev funktioner, samband och ytor som skall finnas i ett nytt modernt bibliotek. Programarbetet låg sedan till grund för själva projekteringen, vilket innebär framtagning av färdiga ritningar och systemhandlingar för projektets genomförande. I anslutning till detta arbete tecknades i december 2014 en avsiktsförklaring mellan staden och Mölndalsbostäder AB gällande bibliotekets blivande lokaler i kvarteret Hajen. Denna handling som bland annat reglerar bibliotekets utformning och blivande hyresvillkor har sedan legat som grund till det framtagna förslaget till hyresavtal. I skrivelse till staden, daterad 21 mars 2017, begär Mölndalsbostäder att den i avsiktsförklaringen angivna hyresnivån ska höjas från 2 150:-/kvm till 2 188:-/kvm, således en höjning med 38:-/kvm och år. Anledningen till bolagets begäran är att projektet blivit avsevärt dyrare än vad som budgeterats, mycket på grund av den generella byggkostnads-utvecklingen. Utöver detta har även vissa förändringar gjorts under byggprocessen avseende materialval och byggnadstekniska lösningar, vilket inneburit att kostnaderna har ökat. Justerandes sign Utdragsbestyrkande 1

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Ärendets behandling Stadsledningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 28 april Kommunstyrelsens arbetsutskott återremmitterade ärendet den 5 april 2017, 60. Förslag till beslut Stadsledningsförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner det föreslagna hyresavtalet och uppdrar åt fastighetschefen på stadsledningsförvaltningen att teckna avtalet. Ledamöternas förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår att lämna ärendet till kommunstyrelsen utan eget förslag. Beslutsgång Ordförande frågar om arbetsutkottet kan besluta enligt sitt förslag och finner att så sker. Expedieras till Kommunstyrelsen Justerandes sign Utdragsbestyrkande 2

3 TJÄNSTESKRIVELSE (3) Dnr KS 137/17 Stadsledningsförvaltningen Ulf Reiman Kommunstyrelsen Godkännande av hyresavtal avseende bibliotekslokaler i Mölndals centrum - Reviderad handling Förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner det föreslagna hyresavtalet och uppdrar åt fastighetschefen på stadsledningsförvaltningen att teckna avtalet. Ärendet Det nuvarande bibliotekets lokaler i kulturhuset Möllans fastighet är från 1959, och även om lokalerna utvidgats och byggts om under åren så upplevs biblioteket både trångt och dåligt anpassat för modern biblioteksverksamhet i en stad av Mölndals storlek. Bland annat saknas studieplatser och grupprum, ytor för aktiviteter, debatt och kreativ verksamhet. På uppdrag av Styrgruppen för Mölndals centrum genomfördes därför en förstudie under hösten Förstudien visade att ett nytt bibliotek som samtidigt är en modern mötes- och informationsplats med fördel kan inrymmas i kvarteret Hajen i Mölndals centrum. Efter förstudien genomfördes ett programarbete där man närmare beskrev funktioner, samband och ytor som skall finnas i ett nytt modernt bibliotek. Programarbetet låg sedan till grund för själva projekteringen, vilket innebär framtagning av färdiga ritningar och systemhandlingar för projektets genomförande. I anslutning till detta arbete tecknades i december 2014 en avsiktsförklaring mellan staden och Mölndalsbostäder AB gällande bibliotekets blivande lokaler i kvarteret Hajen. Denna handling som bland annat reglerar bibliotekets utformning och blivande hyresvillkor har sedan legat som grund till det framtagna förslaget till hyresavtal. I skrivelse till staden, daterad 21 mars 2017, begär Mölndalsbostäder att den i avsiktsförklaringen angivna hyresnivån skall höjas från 2 150:-/kvm till 2 188:-/kvm, således en höjning med 38:-/kvm och år. Anledningen till bolagets begäran är att projektet blivit avsevärt dyrare än vad som budgeterats, mycket på grund av den generella byggkostnadsutvecklingen. Utöver detta har även vissa förändringar gjorts under byggprocessen avseende materialval och byggnadstekniska lösningar, vilket inneburit att kostnaderna har ökat. Ärendets behandling Vid sammanträde i kommunstyrelsens arbetsutskott den 5 april beslutades att ärendet skulle återremitteras till stadsledningsförvaltningen för komplettering och klargörande kring avtalet.

4 TJÄNSTESKRIVELSE Sida 2 (3) Dnr KS 137/17 Utifrån detta beslut har en revidering skett av det tidigare presenterade hyresavtalet. I detta avtalsförslag fanns en bilaga med som reglerade hyresgästens åtaganden och kostnader till Mölndals Centrumledning AB, men i det reviderade avtalsförslaget har denna bilaga tagits bort. Med anledning av detta har också hyresavtalets kostnader reducerats med :-/år. I övrigt har inga ytterligare revideringar eller kompletteringar gjorts av det tidigare föreslagna hyresavtalet. Det reviderade hyresavtalet/ekonomi Av det reviderade hyresavtalet som tagits fram av Mölndalsbostäder AB framgår att lokalytan är 3268 kvm samt att hyrestiden är fr.o.m t.o.m (25 år) med en uppsägningstid om 12 månader. Vid utebliven uppsägning förlängs avtalet efter hyrestidens utgång med 5 år i sänder. Bashyran uppgår till :-/år (2 188:-/kvm) och är inklusive vissa driftskostnader såsom VA, värme, varmvatten, kyla och ventilation. Kostnaden för el tillkommer via det egna abonnemanget. Utöver bashyran skall hyresgästen erlägga sedvanlig fastighetsskatt som för närvarande uppgår till :-/år. Bashyreskostnaden ( :-/år) skall årligen justeras i enlighet med den till avtalet hörande indexklausulen. Utöver själva hyreskostnaden tillkommer gällande mervärdesskatt (moms). Som nämnts enligt ovan börjar hyresavtalet att gälla 1 september 2017 varefter inflyttning kan ske. Samtidigt finns i hyresavtalet en särskild klausul i bilaga 6 som innebär att för perioden 1 september-31 december 2017 får lokalerna disponeras hyresfritt. Sammanfattningsvis uppgår totalhyran för bibliotekslokalerna till bashyran :- + fastighetsskatt :- = :- / år Bedömning Kultur- och fritids- och stadsledningsförvaltningens bedömning är att det nya biblioteket i Mölndals centrum uppfyller kraven för ett modernt bibliotek som samtidigt är en naturlig informations- och mötesplats i centrum. Stor vikt har lagts vid tillgänglighet, modern teknik, flexibla öppettider och samverkan med andra aktörer. Biblioteket präglas av ett välkomnande intryck och har en utformning och inredning som medger en flexibel användning. Arkitekturen utmärker sig genom nyskapande lösningar i kombination med funktionella och hållbara materialval.

5 TJÄNSTESKRIVELSE Sida 3 (3) Dnr KS 137/17 Vidare konstateras att bibliotekslokalernas utformning och standard, samt hyresavtalet och dess villkor i väsentliga delar följer intentionerna i den avsiktsförklaring som tidigare tecknats mellan parterna. När det gäller de nuvarande bibliotekslokalerna i Kulturhuset Möllan så kan hyresavtalet för dessa lokaler sägas upp till den 31 december I syfte att minimera de dubbelhyror som annars skulle uppstå har kultur- och fridtidsförvaltningen sedan februari 2017 hyrt ut delar av lokalerna till utbildningsförvaltningen. Samtidigt så genomför lokalförsörjningsavdelningen tillsammans med berörda parter just nu en lokalutredning i Kulturhuset Möllan vars syfte är att skapa förutsättningar för utbildningsförvaltningen att även kunna hyra merparten av de resterande bibliotekslokalerna. Styrprinciper för Mölndals stad Enligt gällande styrprinciper för Mölndals stad skall kommunstyrelsen godkänna ett hyresavtal med den omfattning som det föreslagna hyresavtalet innebär. Expedieras till Kultur- och fritidsförvaltningen Mölndalsbostäder AB Carina Nordgren Förvaltningschef Lennart Karlsson Fastighetschef

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72

73

74

75

76

77

78

79

80

81

82

83

84

85

86

87

88

89

90

91

92

93

94

95

96

97

98

99

100

101

102

103

104

105

106

107

108

109

110

111

112

113

114

115

116

117

118

119

120

121

122

123

124

125

126