Förslag till beslut Tekniska nämnden föreslås besluta att godkänna delårsuppföljning 2 av intern kontrollplan för 2015.

Transkript

1 SIGNERAD Malmö stad Fastighetskontoret 1 (5) Datum Vår referens Susann Knutsson Utvecklingssekreterare Susann.Knutsson@malmo.se Tjänsteskrivelse Intern kontroll 2015, delårsuppföljning 2 TN Sammanfattning Tekniska nämnden beslutade den 25 februari 2015, 37, att anta intern kontrollplan 2015 för fastighetskontorets vidkommande. I planen angavs att sex kontrollobjekt skulle följas upp i samband med delårsrapport 2, vilket här görs. Förslag till beslut Tekniska nämnden föreslås besluta att godkänna delårsuppföljning 2 av intern kontrollplan för Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse TN Intern kontroll 2015, fastighetskontoret - delårsuppföljning 2 Intern kontrollplan 2015 FK, tabell till DR 2 Beslutsplanering Tekniska nämnden Ärendet Tekniska nämnden beslutade den 25 februari 2015, 37, att anta intern kontrollplan 2015 för fastighetskontorets vidkommande. I planen angavs att sex kontrollobjekt skulle följas upp i samband med delårsrapport 2. Uppföljningen redogörs närmare för i bilaga till tjänsteskrivelsen. Bedömning och förslag till åtgärder redovisas för nedan. 1. Föremål för intern kontroll - er, kopplade till EY:s revisionsrapports förbättringsförslag avseende lokalanskaffningsprocessen. Under 2014 granskade EY på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Malmö stad stadens framtagande av tomtmark och lokaler för förskole- och skolverksamhet. Tekniska nämnden lämnade ett yttrande över EY:s revisionsrapport med förslag till åtgärder till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen beslutade därefter att anta en handlings-

2 plan (med åtgärder kopplade till EY-rapporten) för arbetet med lokaler för förskole- och skolverksamheter. Samtliga nämnder har anmodats att bidra i det fortsatta utvecklingsarbetet för att skapa en effektiv och ändamålsenlig process för att tillgodose behovet av lokaler för förskole- och skolverksamhet. 2 (5) En utvärdering av lokalförsörjningsplanen är gjord och lämnad till styrgruppen för lokalförsörjning. Som en följd av detta har en utvecklingsplan lämnats till styrgruppen för lokalförsörjning med förslag till sju delprojekt för fortsatt utveckling för att nå det övergripande målet, d.v.s. en effektiv lokalförsörjningsprocess. Utvecklingsplanens delprojekt beaktar kommunstyrelsens handlingsplan, som därmed kan anses vara inarbetad i utvecklingsplanen. Utvecklingsplanen ska resultera i bl.a. ett styrdokument med processbeskrivningar/arbetsmodeller som ska reglera lokalförsörjningsfrågorna i Malmö stad. Styrdokumentet förväntas innehålla två nivåer; det strategiska perspektivet och det operativa. De pågående arbetena med investeringsstyrningsprojektet för gemensamma investeringar i Malmö stad, Plan för samhällsservicens markbehov i Malmö (PLASMA)samt översyn av lokalanskaffningsprocessen får anses vara beroende av varandra. Investeringsstyrningsprojektet och projektet för översyn av lokalanskaffningsprocessen ska under hösten utvecklas vidare i ett nära samarbete, detta för att underlätta helhetssynen. Arbetet med de åtgärder som tekniska nämnden angav i samrådsyttrandet över EY:s rapport bedöms vara igång. erna har, i vissa delar, emellertid tagit annan form allteftersom kommunstyrelsen, berörda nämnder och förvaltningar strävat efter en helhetssyn på lokalförsörjningen. Handlingsplanen som kommunstyrelsen beslutade i våras har tagits med i utvecklingsplanen för lokalförsörjningen. Utvecklingsarbetet för lokalanskaffningen ska vidareutvecklas under hösten i samarbete med investeringsstyrningsprojektet och med PLASMA. Utvecklingsarbetet är inne i en aktiv fas och en för staden gynnsam helhetssyn bedöms växa fram hos de berörda aktörerna. Behov av åtgärd inom det interna kontroll-arbetet bedöms inte föreligga. 2. Föremål för intern kontroll - Kontroll av upplagda attester i Raindance mot attestinstruktionen. Attestinstruktionen anger förutsättningar och ramar för ekonomiska transaktioner. Kontroll av upplagda attester i Raindance mot fastighetskontorets attestinstruktion har genomförts via stickprov. I två fall saknades det beloppsbegränsning, vilket nu har korrigerats.

3 Mot bakgrund av att de flesta avvikelserna var av mindre betydelse, görs bedömningen att det råder en god efterlevnad av attestinstruktionen. Emellertid upplevs modellen för beslutsattestanter inom exploateringsverksamheten som invecklad samt administrativt tungt. 3 (5) Ledningsgruppen ska ta ställning till om modell för beslutsattest inom exploateringsverksamheten bör ses över. Frågan ska behandlas under Föremål för intern kontroll - Följsamhet mot Malmö stads ramavtal inom områdena Kommunikation och Information, Arbetskläder och skyddsutrustning, IT, telefoni och kopiatorer Kommunikation och information Inköpt belopp: 0 kr. Andel inköpt via ramavtal : 0% Arbetskläder och skyddsutrustning Inköpt belopp: 52 tkr. Finns inte ramavtal för detta. De arbetskläder som har köpts in har köpts av samma leverantör som Kommunteknik använder. IT, telefoni och kopiatorer Inköpt belopp: 449 tkr. Andel köpt via ramavtal: 100% Följsamhet avseende ramavtal kommunikation och information går inte att bedöma eftersom det hittills under 2015 inte har köpts in något som faller under dessa ramavtal. För Arbetskläder och skyddsutrustning föreligger inte giltiga ramavtal. Följsamhet avseende ramavtal för it, telefoni och kopiatorer bedöms föreligga. Behov av åtgärd bedöms inte föreligga. 4. Föremål för intern kontroll Följsamhet avseende regler för intern och extern representation Kontroll av att dokumenterade rutiner följs i verksamheten vad gäller syfte, momsavdrag, rätt attestant, deltagarförteckning, rätt kvitton och att fakturan specificerar kostnader för maträtter och drycker. Genom stickprov oberoende av konto och belopp har 17 fakturor granskats, varav 12 st med anmärkning. Två fakturor saknade syfte, tre hade felaktigt momsavdrag, tre hade felaktig attest, en saknade deltagarförteckning, tre saknade specificering för mat och dryck (konferenser).

4 4 (5) : Av 17 kontrollerade fakturor hittades fel/avvikelser på 12. Hälften av dessa avvikelser (syfte saknas, deltagarförteckning saknas och felaktig attest) bedöms vara sådana som bör beaktas särskilt. Behov av åtgärd för att öka följsamheten mot regler och attestinstruktion för representation bedöms föreligga. Ledningsgruppen ska behandla ärendet senast hösten Muntlig genomgång av rutinerna för intern och extern representation vid förvaltningens APT:er, vilket ska ske senast den 31 december Föremål för intern kontroll Korrekt inregistrering av interna markupplåtelseavtal, lantbruksavtal, arrendeavtal i avtalssystemet Momentum Av 26 kontrollerade avtal hittades en eller flera avvikelser på 14 av avtalen. Ingen av avvikelserna hänför sig till en felaktigt debiterad avgift, däremot saknade ett avtal momspåslag. De flesta avvikelserna påverkar endast rapport- och statistikuttag. De typer av fel som upptäcktes, antingen på originalavtalet eller i avtalssystemet, härrörde sig till areal, kodning, avvikelser i avtalsuppgift, samt frågor om debiteringsspärr. Fel och avvikelser på en tredjedel av de kontrollerade avtalen, även om de är av mindre betydelse, är en indikation på att förvaltningen bör förbättra den interna kontrollen avseende inregistrerade uppgifter på avtalen. Behov av åtgärd för att öka korrekt inregistrering av avtal bedöms föreligga. : Efter uppföljning vid DR 1 gavs avtalsadministratörerna information om att de upptäckta avvikelserna skulle korrigeras samt om hur de själva kan göra en enklare kontroll av att registreringarna är korrekta. Uppföljningen vid DR 2 visar ett fortsatt behov av utbildning så att administratörerna själva kan göra kontinuerlig kontroll av inregistrerade avtalsuppgifter i databasen. Avtalsadministratörer bör dessutom själva göra manualer utifrån sina respektive avtalstyper och verksamheter. Dels för att själva lära sig mer om sina rutiner, men även för att ha ett bra underlag för utbildning av efterträdare. De avvikelser som upptäckts vid denna kontroll ska åtgärdas/kommenteras senast den 31 oktober Utbildning ska hållas under hösten Senast under våren 2016 ska rutiner kring Spärrlistan (med bl a debiteringsspärrar) tas fram. 6. Föremål för intern kontroll - Skydd av tillgång till information i mobil enhet (mobiltelefon, Ipad)

5 Kontroll av användare till mobila enheter följer Malmö stads Riktlinjer och anvisningar för informationssäkerhet i Malmö stad ( punkt 12.8) avseende skydd av känslig information i mobila enheter i händelse av förlust. 5 (5) Samtliga utdelade mobiltelefoner under en 6 månaders period har kontrollerats. Vidare har stickprov av fyra Ipads gjorts. Samtliga kontrollerade användare hade lösenordsskydd på sina enheter och de hade även säkerhetsinställning för låsning av skärmen vid inaktivitet satt till 1 minut. Följsamhet avseende regler för skydd av tillgång till information i mobil enhet på fastighetskontoret bedöms som tillräcklig. Behov av åtgärd bedöms inte föreligga. ] Ansvariga Klas Johansson Direktör