Internkontrollplan Tekniska nämnden - Fastighetskontoret

Transkript

1 Internkontrollplan 2016

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Ansvar Arbetsgång vid internkontroll-granskning Förvaltningschefens rapportering Inbyggda kontroller Åtgärder Befolkningsprognosen dec Risk för att utvecklingsplan för lokalförsörjningsprocessen inte kommer att kunna genomföras Befolkningsprognosen dec Risk för att mark till tillfälliga boenden inte kan tas fram i den takt som krävs Förvaltning av mark och byggnader: Ej infört systematiskt brandskydd (SBA) innebär att FK står all risk vid tillbud och olyckor Befolkningsprognos dec risk för att berörda nämnder och förvaltningar har olika målbild avseende behov av bostadsbyggande Befolkningsprognos dec Risk för ökad arbetsbelastning för framförallt LiMa, lägenhetsenheten och exploateringsavdelningen ar Risk för att obehörig person tecknar avtal/fattar beslut Bristfällig eller felaktig inregistrering av avtal i avtalssystem Risk för att FK:s egendomar delvis är oförsäkrade Felrekrytering Bristande förståelse för beslut Bristande serviceskyldighet Risk för bristande följsamhet till regelverk för direktupphandlingar... 14, Internkontrollplan (15)

3 1 Inledning Inledning Malmö stad har i projektform sedan 2014 arbetat med att förenkla, förbättra och effektivisera arbetet med intern kontroll. En viktig del i arbetet har varit utvecklingen av ett förvaltningsgemensamt metodstöd. Fastighetskontoret använder sig sedan vintern 2015 av det nya metodstödet, men behov av fortsatt implementering i organisationen kvarstår under Samordnaren för intern kontroll och en arbetsgrupp bestående av representanter från alla avdelningar har arbetat fram förslag till riskanalys- och hantering 2016, med beaktande av den tidigare riskanalysen. Arbetsgruppen har tagit med viktiga risker kopplade till fastighetskontorets verksamhet och processer, men även risker kopplade till mål och åtaganden. Arbetsgruppen har lämnat förslag till riskanalys- och hantering till ledningsgruppen för förankring. De risker med högst riskvärde har diskuterats i delegation 1. Samordnaren har i samråd med ekonomichefen tagit fram förslag till intern kontrollplan och metoder för kontroller, som godkänts av fastighetsdirektören. Vidare har förslag till riktlinjer för intern kontrollarbete på fastighetskontoret lämnats för beslut av tekniska nämnden i februari 2016., Internkontrollplan (15)

4 2 Ansvar Ansvar Tekniska nämnden har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom fastighetskontorets verksamhetsområde. Nämnden ska se till att en organisation upprättas för den interna kontrollen samt att regler och anvisningar antas. Varje år ska nämnden besluta om en särskild internkontrollplan som ska föregås av en riskbedömning. Ledningsgruppen utser en samordnare samt en arbetsgrupp för riskanalys- och intern kontrollarbete på fastighetskontoret. Samordnaren leder arbetsgruppen, som är ett viktigt forum för erfarenhetsutbyte och metodstöd i frågor om bl.a. riskanalyser och genomförande av kontroller. för framtagande av metoder för kontrollerna är ekonomichef och samordnaren för intern kontroll. De medarbetare som utses till granskare ska ha tillräcklig kunskap om granskningsområdet, men inte stå i jävsförhållande till granskad process. Verksamhets- eller funktionsansvarig beslutar om uppföljande åtgärder i tillämpliga fall. Samordnaren ansvarar för att redovisning av uppföljning av den interna kontrollen lämnas till fastighetsdirektören enligt tidplan. Fastighetsdirektören ansvarar för att löpande rapportera till tekniska nämnden hur den interna kontrollen fungerar. Nämnden ska rapportera resultatet från uppföljningen till kommunstyrelsen och stadsrevisionen., Internkontrollplan (15)

5 3 Arbetsgång vid internkontroll-granskning Arbetsgång vid internkontroll-granskning Malmö stad har under 2016 antagit Intern kontroll i Malmö stad en handbok som guidar nämnder och förvaltningar i det praktiska arbetet med intern kontroll. Tekniska nämnden fastighetskontoret ska följa de övergripande rekommendationer och processanvisningar som anges i handboken. Nedan följer en beskrivning av arbetsgången för intern kontrollarbete på fastighetskontoret. Under tidig höst påbörjar avdelningarna sin verksamhetsplanering inför kommande år och gör i samband med detta en riskanalys av sin verksamhet och tillhörande processer. De risker som avdelningarna vill lyfta som särskilt viktiga att följa på en övergripande nivå, rapporteras till samordnaren för intern kontroll. Samordnaren och arbetsgruppen för intern kontroll granskar därefter den uppdaterade riskanalysen och beaktar här även risker för att planerade mål och åtaganden inte kan komma att uppfyllas. Eventuella kommungemensamma granskningsområden, som beslutas av kommunstyrelsen under hösten, läggs till riskanalysen. Arbetsgruppen lämnar senast i januari förslag till riskanalys och riskvärdering till ledningsgruppen för förankring. Riskanalys och värdering behandlas i tekniska nämndens delegation 1 som en diskussionspunkt och för eventuella kompletteringar av de förtroendevalda. Samordnaren tar därefter i samråd med ekonomichefen fram förslag till intern kontrollplan och metoder för kontroller, som godkänns av fastighetsdirektören. Fastighetsdirektören lämnar förslag till intern kontrollplan till tekniska nämnden för beslut senast under februari månad. Nämnden överlämnar planen för kännedom till kommunstyrelsen och stadsrevisionen. Granskare ska efter genomförda kontroller rapportera resultatet med eventuella förbättringsförslag till samordnaren som säkerställer att rätt information når verksamhets- eller funktionsansvarig. Verksamhets- eller funktionsansvarig beslutar om uppföljande åtgärder i tillämpliga fall. Allvarliga brister i den interna kontrollen ska genast rapporteras till nämnd. Uppföljning Kommunstyrelsen fastställer, senast vid utfärdande av bokslutsanvisningarna, när uppföljning av intern kontroll senast ska avlämnas. Fastighetsdirektören rapporterar till nämnden om kontroll genomförts i enlighet med antagen plan för intern kontroll samt redogör för resultatet av genomförda kontroller. Resultaten rapporteras löpande till nämnden (normalt vid delårsrapportering 1 och 2 samt årsanalys). Tekniska nämnden ska senast i samband med årsanalysens upprättande, rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen till kommunstyrelsen., Internkontrollplan (15)

6 4 Förvaltningschefens rapportering Förvaltningschefens rapportering Fastighetsdirektören ska rapportera till nämnden huruvida kontroll genomförts i enlighet med antagen plan för intern kontroll samt redogöra för resultatet av genomförda kontroller. Resultaten rapporteras löpande till nämnden (normalt vid delårsrapportering 1 och 2 samt årsanalys)., Internkontrollplan (15)

7 5 Inbyggda kontroller Inbyggda kontroller På ett mer övergripande plan hanteras risker inom ekonomi- och personalområdena genom upprättade och dokumenterade rutiner och manualer. På ekonomiområdet upprättas varje månad stängning och avstämning för varje verksamhet och totalt för förvaltningen samt analyser som leder till prognoser för hela året. För exploateringsprojekt upprättas start-pm respektive projektbeskrivning som bereds inom exploateringsavdelningen, presenteras i ledningsgruppen och ligger till grund för projektets berättigande i redovisningen. Inom redovisning arbetar Malmö stad och fastighetskontoret med att bygga in kontroller i det dagliga arbetet. Exempel på detta kan vara att fakturor måste attesteras av två personer och att utbetalningslistan granskas varje dag av ekonomienheten. Inläsning av återredovisningen av leverantörsutbetalningar och inbetalningsfiler sker automatiskt och stäms sedan av mot olika bankgirokonton., Internkontrollplan (15)

8 6 Åtgärder Syftet med åtgärder är att dokumentera och genomföra nödvändiga åtgärder, direktåtgärder, som ska vidtas i nära framtid utan ytterligare kontroller och utredningar. 6.1 Befolkningsprognosen dec Risk för att utvecklingsplan för lokalförsörjningsprocessen inte kommer att kunna genomföras LiMas resurser kommer att behövas riktas till anskaffning av lokaler för verksamheter samt lägenheter och boenden till stadsområdena och sociala resursförvaltningen på kort sikt, vilket innebär att utvecklingsplanen kan komma att behöva prioriteras ned Eva-Lena Cronhamn Åtgärd Ta in konsult för att genomföra utvecklingsplanen Vad ska göras? Ta in konsult och eventuell rekrytering Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) DR 2 och årsanalys 6.2 Befolkningsprognosen dec Risk för att mark till tillfälliga boenden inte kan tas fram i den takt som krävs Det föreligger hög risk avseende möjligheter att ta fram mark till tillfälliga boenden för t.ex. PUTboenden (ensamkommande barn) och barnfamiljer inom skälig tid. Lotta Ahlfors Åtgärd Förvaltningsövergripande arbetsgrupp Vad ska göras? Utreda möjligheterna till att ta fram tillräckligt med mark Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) DR 1, DR 2 och Årsanalys, Internkontrollplan (15)

9 6.3 Förvaltning av mark och byggnader: Ej infört systematiskt brandskydd (SBA) innebär att FK står all risk vid tillbud och olyckor Riktlinjer för SBA är framtaget, men är ännu inte implementerade i verksamheterna. Susanne Dagnekvist Åtgärd Implementera SBA i verksamheterna Vad ska göras? Utse ansvariga och utbilda. Lägga in berörda objekt digitalt i SBA (system). Skriv bilagor till lokalavtal angående ansvarsfördelning. Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) DR Befolkningsprognos dec risk för att berörda nämnder och förvaltningar har olika målbild avseende behov av bostadsbyggande Håkan Thulin Åtgärd Tydliggöra målbild för behov av antal bostäder Vad ska göras? Arbetsgrupp mellan berörda förvaltningar som ska analysera behovet av kommande bostadsbyggande utifrån befolkningsprognos Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) DR 1 och DR Befolkningsprognos dec Risk för ökad arbetsbelastning för framförallt LiMa, lägenhetsenheten och exploateringsavdelningen Birgitta Westerlund Åtgärd Vad ska göras? Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt), Internkontrollplan (15)

10 Åtgärd Begära utökad bemanning i reviderad budget 2016 Vad ska göras? FK har begärt fler tjänster i reviderad budget Avvaktar resultat. Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) DR 1 och DR 2, Internkontrollplan (15)

11 7 ar 7.1 Risk för att obehörig person tecknar avtal/fattar beslut Monica Johansson Kontroll av att behörig person undertecknar avtal. Kontroll av att behörig person fattar beslut om byggnadstillstånd Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? Avtal om jordbruksarrenden Avtal om övriga arrenden Byggnadstillstånd Syfte med granskningen Säkerställa att delegationsordning och ev fullmaktsordning följs vid undertecknande av avtal och beslutsfattande smetod Stickprov av 5 jordbruksavtal undertecknade 2015 Stickprov av 5 arrendeavtal undertecknade 2015 Kontroll av rätt att underteckna byggnadstillstånd, stickprov 5 ärenden under 2015 Rapportering av resultat till Fastighetsdirektör Avdelningschef Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) DR 2 Årsanalys 7.2 Bristfällig eller felaktig inregistrering av avtal i avtalssystem Risk för felaktig debitering och statistik samt för felaktigt beslutsunderlag. Barbro Yngveson av avtalsregistrering Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? Rutin för inregistrering av avtalsuppgifter i avtalssystemet samt integration med ekonomisystem Syfte med granskningen Kvalitetssäkring av information och debiteringsunderlag i avtalssystem Omfattning/avgränsning Interna markupplåtelser, arrendeavtal och tomträttsavtal smetod Ca fem stickprov i system och fysiska arkiv, fördelat över nyregistrerade och äldre avtal. Kontroll av debiteringsspärr-lista., Internkontrollplan (15)

12 Rapportering av resultat till Fastighetsdirektör Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) DR 2 och Årsanalys 7.3 Risk för att FK:s egendomar delvis är oförsäkrade Vid skada får FK ingen ersättning Monica Johansson Kontroll av följsamhet av rutiner för egendomsförsäkring Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? Rutiner för egendomsförsäkring - Villkor för Malmös stads självförsäkring - och FK:s hantering av dessa. Syfte med granskningen Säkerställa att FK:s byggnader och skog är försäkrade Omfattning/avgränsning Objekt som innefattas av egendomsförsäkring smetod Jämföra med fakturaunderlag (qlikview komplement 900) Jämför FK:s förteckning med stadskontorets förteckning över försäkrade objekt Rapportering av resultat till Fastighetsdirektör Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) Årsanalys 7.4 Felrekrytering Risk för felrekrytering p.g.a bristande följsamhet mot gemensam rekryteringsprocess, vilket kan leda till att vi inte rekryterar medarbetare som har bäst förutsättningar att klara uppdrag och uppnå mål. Birgitta Westerlund Rekryteringsprocessen Syfte med granskningen en syftar till att undersöka om Malmö stads kompetensbaserade rekryteringsprocess, fri från diskriminerande strukturer, tillämpas i alla rekryteringar. Omfattning/avgränsning Den processgrupp som samordnar det gemensamma arbetssättet kring rekrytering i, Internkontrollplan (15)

13 Malmö stad plockar slumpmässigt plockar slumpmässigt ut 200 rekryteringar fördelade på samtliga nämnder och på olika nivåer. smetod Digital enkät, framtagen av stadskontoret, skickas till rekryterande chef och till HRavdelning senast i juni. Chef och HR-funktion besvarar frågor och uppskattar sin egen insats i rekryteringsarbetet. Resultatet av enkäten tillgängliggörs för förvaltningarna senast i september. innebär att ta fram dokumentation och sedan jämföra denna med enkätsvaren. ska göras av annan än HRavdelningen på förvaltningen. Stadskontoret skickar i juni ut anvisning om vilken dokumentation som behöver samlas in och hur denna ska jämföras med enkätsvaren. Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) Årsanalys 7.5 Bristande förståelse för beslut Risk för att mottagare inte förstår innebörden av beslut p.g.a. att vi inte uttrycker oss vårdat, enkelt och begripligt, vilket kan leda till minskat förtroende för demokratin, men även att resurser får läggas på att i efterhand förtydliga för mottagaren. Katarina Burle Klarspråk i beslut och beslutsunderlag Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? huruvida mottagare av beslut förstår innebörden av beslutet. Syfte med granskningen Syftet med granskningen är att undersöka om Malmö stad formulerar beslut i enlighet med 11 Språklagen (2009:600), d.v.s. att språket är vårdat, enkelt och begripligt. Omfattning/avgränsning En urvalsundersökning av beslut fattade av politiska organ ligger till grund för granskningen. Respektive förvaltning ansvarar för urvalet. Undersökningen ska inrikta sig på beslut som har en tydlig mottagare exempelvis enskilda Malmöbor, medarbetare, organisationer och myndigheter såsom förvaltningar. en ska omfatta sammanlagt minst 30 beslut fördelade på olika typer av mottagare enligt ovan. smetod Undersökningen ska genomföras i form av enkät som kan distribueras via papper, elektroniskt, via telefon eller genom personligt möte. Enkäten ska omfatta följande fråga och alternativ: Är beslutet tydligt och begripligt? *Förstår inte alls *Förstår efter hjälp att tyda *Förstår efter flera genomläsningar *Förstår direkt För att undersöka om det finns ett samband mellan hur mottagaren uppfattar tydlighet och begriplighet i förhållande till beslutets karaktär, så kompletterar granskaren varje svar med följande uppgift: *beslutet innebär avslag *beslutet innebär bifall *ej tillämpligt alternativt ej helt klart om beslutet innebär avslag eller bifall Utöver detta ska beslutsmottagaren ha möjlighet till kommentar. Rapportering av resultat till Fastighetsdirektör, Internkontrollplan (15)

14 Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) DR Bristande serviceskyldighet Risk för att kommunen inte klarar att leva upp till serviceskyldigheten i förvaltningslagen p.g.a. felaktig hantering av sociala medier, vilket kan leda till att medborgare inte får den service de förväntar sig och har rätt till, sekretessbelagd information röjs eller medborgare blir kränkta etc Barbro Yngveson Användande av sociala medier Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? huruvida frågor och kommentarer besvaras inom 24 timmar. Syfte med granskningen Syftet med granskningen är att undersöka om Malmö stad hanterar sociala medier på ett ansvarsfullt sätt i enlighet med Malmö stads riktlinjer och i enlighet med tillämplig lagstiftning. Omfattning/avgränsning en omfattar samtliga konton på Facebook, Twitter och Instagram. smetod en innebär att kontroll ska göras huruvida frågor och kommentarer besvaras inom 24 timmar. För att kontrollera huruvida fråga besvaras inom 24 timmar väljer förvaltningen, d.v.s. granskaren, ut enkla frågor som rör verksamheten och ställer dessa i förvaltningens konton i sociala medier. Stadskontoret återkommer med instruktion för hur kontrollen ska genomföras av granskaren (förvaltningen). Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) Årsanalys 7.7 Risk för bristande följsamhet till regelverk för direktupphandlingar Barbro Yngveson av direktupphandlingar Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? Kontroll av att FK följer regelverk avseende direktupphandling samt att dokumentation/ordning är tillräcklig. Kontroll sker genom minst tre stickprov av direktupphandlingar där leverantörer fakturerat FK mer kr inkl moms fr.o.m. januari 2016 t.o.m. augusti Syfte med granskningen Mot bakgrund av revisionsrapport januari 2016 avseende upphandlingar bör kontrolleras att FK följer regelverk om direktupphandlingar., Internkontrollplan (15)

15 Rapportering av resultat till Fastighetsdirektör Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) DR 2, Internkontrollplan (15)