56 Uppföljning internkontrollplan 2013 (KN 20t3.001)

Transkript

1 VALLENTUNA KOMMUN Ku ltu rnä m ndens a rbetsutskott Sa m ma nträd esprotokol I 20r4-o2-o4 8 (17) 56 Uppföljning internkontrollplan 2013 (KN 20t3.001) Beslut Kulturnämndens arbetsutskott beslutar att föreslå att Kulturnämnden beslutar godlcånna uppföljningen av Benomförd överlämnar den till kommunstyrelsen. Ärendet i kofthet Uppföljningen avser: internkontrollplan zor3 och o Dokumenthantering; Arkfuvård - nyform för arkiwedovisning; o Biblioteksenhetens rutin för redovisning av dagskassa; o Kulturenhetens rutin för utbetalning av bidrag för offentliga program; samt. Kulturskolans rutin för fakturering av terminsavgifter Yrkanden Lars- Bertil Ohlsson (KD) yrkar att kulturnämndens arbetsutskott beslutar att föreslå att kulturnämnden beslutar godkänna uppföljningen av genomförd internkontrollplan zor3 och överlämnar den till kommunstyrelsen. Propositionsordning Ordföranden ställer proposition på Lars- Bertil Ohlssons yrkande och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet därmed. Ärendets tidigare behandling Kultur- och fritidsförvaltningens förslag till beslut. Handlingar 1. Tjänsteskrivelse, Uppföljning internkontrollplan zor3, dateradzor4-or-zo 2. Internkontrollplan zor3, kulturnämnden 3. Rutinuppföljning, Admin 4. Rutinuppföljning, BE S. Rutinuppföljning, KE 6. Rutinuppföljning, KUSK Expedieras till Kommunstyrelsen Akten Justerandes sign Ø^ lusterandes sign.l' J/ Utdragsbestyrka nde

2 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE DNR KN MIKAEL GÖRANSSON SID 1/1 CONTROLLER KULTURNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Uppföljning internkontrollplan 2013 Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar godkänna uppföljningen av genomförd internkontrollplan 2013 och överlämnar den till kommunstyrelsen. Ärendet i korthet Uppföljningen avser: Dokumenthantering; Arkivvård - ny form för arkivredovisning; Biblioteksenhetens rutin för redovisning av dagskassa; Kulturenhetens rutin för utbetalning av bidrag för offentliga program; samt Kulturskolans rutin för fakturering av terminsavgifter Handlingar 1. Uppföljning internkontrollplan 2013 Pernilla Järveroth Kultur- och fritidschef Ska expedieras till: Kommunstyrelsen Akten ALLÉVÄGEN 1-3 TFN FAX

3 VALLENTUNA KOMMUN KULTURFÖRVALTNINGEN INTERN KONTROLL Plan för 2013 Rutin/system Tillämpligt dokument Bedömd risk Ansvarig för åtgärd Väsentlighet Kontrollmoment Kontrollansvarig Frekvens Omfattning Avvikelserapport till Enhet/verksamhetsområde Förvaltningsövergripande 1. Dokumenthantering; Arkivvård. Under 2013 kommer ny form för arkivredovisning införas kommunövergripande. Dokumenthanteringsplan fastställd av nämnden och lokal handbok. Arkivlag, arkivreglemente. Möjlig Allvarligt Dokumenthanteringsplan och lokal "handbok": 1) revideras 2) följs 1) Förvaltn.chef 2) Arkiv-redogörare Arkivhandlägga re Löpande Stickprov och vid årsskiftet kontroll att hela rutinen följts Förvaltningschef Biblioteksenhet 1. Redovisning av dagskassa, biblioteksenheten Rutiner för redovisning av intäkter: avstämning av kassaapparat och redovisning. Attestreglemente. Rutiner för utbetalningar, kontantkvitton Mindre sannolik (kontroller inbyggt i rutinerna) Kännbar Rutiner och reglemente efterlevs. Avstämning av balanskonton Handläggande biblioteksassistent Enhetschef Bibliotek/ (Förvaltningsadministratör) Månadsvis Hela rutinen Förvaltningschef Kulturenhet 2. Utbetalning av bidrag för offentliga program Regler för bidrag, kulturnämndens beslut om bidrag. Rutiner för utbetalning. Attestreglemente Möjlig Kännbar Granskning av redovisning. Avstämning mot ansökan och KN:s beslut. Kultursekreterare Enhetschef Kultur Löpande Total Förvaltningschef Kulturskolan 1. Fakturering av terminsavgifter Fakturering i elevsystem. Fil skickas vidare till ekonomi avdelningen Möjlig Kännbar Avstämning med lärare.elevlistor Administratör Kulturskolechef 1 gång per termin. 1 ggr/år Kulturskolechef C:\Documents and Settings\kalle.sonnergren\Platina\platina2010\IK plan 2013(77553)_TMP.xls 1(1)

4 Intern kontroll, avrapportering av Administrationens rutin för arkivvård Uppföljningen avser Administrationens rutin för arkivvård. Granskningen gäller förvaltningens efterlevnad av Kulturnämndens dokumenthanteringsplan, lokal handbok, Arkivlagen samt arkivreglemente. Under året har Kulturnämnden antagit ny dokumenthanteringsplan, vilken Kulturoch fritidsförvaltningen följer. Stickprovskontroller har under hösten gjorts löpande. Dokumenthanteringsplanen och den lokala handboken har reviderats och följs. Inga avvikelser har rapporteras från arkivhandläggare. Föreslagna åtgärder Inga. Mikael Göransson Controller BESÖK: ALLÉVÄGEN 1-3 TFN:

5 Intern kontroll, avrapportering av rutin för redovisning av dagskassa, Biblioteksenheten Omsättning: kr varav extern uppdragsförsäljning kr. Avstämning av kontantkassa, redovisning av kassaapparat samt utbetalningar av uppdragsförsäljningar görs månadsvis. Internkontroll av kontantkassaavstämningen görs löpande, d.v.s. månadsvis och noteras i bokföringsmaterialet. Rutinen är inarbetad och har fungerat tillfredsställande under En del av arbetet är avstämning av balanskonton som sker varje månad och redovisas vid varje tertial. I rutinen för uppdragsförsäljning har det förekommit att utbetalningar har försenats. I övrigt har rutinerna följts och inga övriga avvikelser kan rapporteras. Dagrapporternas ev differenssaldon redovisas och bokförs flera ggr/år. Differens under år 2013 uppgick till -488 kr, vilken har uppstått i samband med våra biljettförsäljningar. Planerade åtgärder Ny kassaapparat med tillhörande kortläsare är under inköp och kommer att medföra bättre service mot kund samt mindre kontanthantering för personalen. Därmed torde kassadifferenserna kunna minskas. För att undvika differens i dagrapporterna, påminns personalen att alltid använda växelfunktionen i kassaapparaten. För kassaredovisningen är biblioteksassistent ansvarig och förvaltningsadministratören är intern kontrollant. Anna Callerström Biblioteksassistent BESÖK: ALLÉVÄGEN 1-3 TFN:

6 Intern kontroll, avrapportering av Kulturenhetens rutin för utbetalning av föreningsbidrag Uppföljningen avser Kulturenhetens rutin för utbetalning av föreningsbidrag. Granskningen gäller förvaltningens efterlevnad av kommunpolicy och regelverk. Vid varje utbetalningstillfälle görs en kontroll. Rutinen är således löpande och komplett. Inga avvikelser rapporteras. Föreslagna åtgärder Inga. Charlotta Burlin Kultursekreterare BESÖK: ALLÉVÄGEN 1-3 TFN:

7 Intern kontroll, avrapportering av Kulturskolans rutin för fakturering av terminsavgifter. Omsättning: kr varav terminsavgifter kr. Under 2013 har Kulturskolan fakturerat terminsavgifter 2 gånger per termin. Faktureringen sker i mars och oktober samt, vid behov, en tilläggs fakturering. Avstämning av terminsfakturering, extern görs efter varje tillfälle då faktura gått ut till kund för terminsavgiften. Internkontroll av fakturering görs löpande, d.v.s. månadsvis och noteras i bokföringsmaterialet. Rutinen är inarbetad och har fungerat tillfredsställande under En del av arbetet är avstämning av balanskonton som sker varje månad och redovisas vid varje tertial. Rutinerna följs och inga avvikelser rapporteras. Planerade åtgärder Inga. Carola Söderman Administratör KULTURSKOLAN BESÖK: HJÄLMSTAVÄGEN 1 TFN: , KULTURSKOLAN@VALLENTUNA.SE KULTURSKOLAN