967 Delrapport, internkontroll 2OI3 (UN 20 t3.l37)

Transkript

1 Utbild ni ngsnämndens arbetsutskott Sa m ma nträdesprotokol I e (13) 967 Delrapport, internkontroll 2OI3 (UN 20 t3.l37) Beslut Arbetsutskottet föreslår att: Utbildningsnämnden godkänner uppföljningen Ärendet i korthet Nämnden har enligt kommunens reglemente för intern kontroll ansvar för den interna kontrollen samt uppföljningen av densamma. Utbildningsnämnden har beslutat särskilt följa upp rutiner för: r. avslutning av anställning z. likabehandlingsplan 3. delområde inom systematiskt arbetsmiljöarbete; fördelning av arbetsmiljöuppgifter 4. delområde inom systematiskt arbetsmiljöarbete, samordningsansvaret lokaler med flera brukare. Denna delrapportering avser punkterna r och 3 Yrkanden Björn Furugren Beselin (C) yrkar att arbetsutskottet föreslår att Utbildningsnämnden godkänner uppföljningen Propositionsordn ng Björn Furugren Beselin (C) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att utbildningsnämnden beslutar i enlighet därmed Handlingar 1. Tjänsteskrivelsezor3-oB-zz Expedieras till Akr Justerandes sign n Utdragsbestyrka nde

2 TJÄNSTESKRIVELSE FÖRVALTING DNR UN ELISABETH JOHANSSON SID 1/2 UTBILDNINGSNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Intern kontroll 2013 Förslag till beslut Utbildningsnämnden godkänner uppföljningen Ärendet i korthet Nämnden har enligt kommunens reglemente för intern kontroll ansvar för den interna kontrollen samt uppföljningen av densamma. Utbildningsnämnden har beslutat särskilt följa upp rutiner för: 1. avslutning av anställning 2. likabehandlingsplan 3. delområde inom systematiskt arbetsmiljöarbete; fördelning av arbetsmiljöuppgifter 4. delområde inom systematiskt arbetsmiljöarbete, samordningsansvaret lokaler med flera brukare. Denna delrapportering avser punkterna 1 och 3 Handlingar 1. Intern kontroll 2013 Marie Truedsson - Eva Lod Enhetschef Ska expedieras till: arkivet BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNINGEN TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX UN@VALLENTUNA.SE

3 TJÄNSTESKRIVELSE FÖRVALTING DNR UN SID 2/2

4 Delrapport Internkontroll 2013 för Utbildningsnämnden Uppföljning av rutiner för avslutning av anställning På kommunens intranät återfinns regler och riktlinjer som chefer ska följa vid en anställning, under en anställning och vad som skall göras och vad man som chef bör tänka på när en medarbetare avslutar sin anställning. HR ansvarar för att innehållet på intranät följer arbetsmarknadens lagar och förordningar. Innehållet kan påverkas av kommunens anställda genom att var och en kan skicka in en kommentar på något som man vill lägga till, ändra eller ta bort vad gäller t ex praktiska rutiner. Under rubriken Avsluta anställning återfinns rubriker som specificerar olika områden t ex vad som gäller olika anställningsformer, när en medarbetare går i pension, hur arbetsbrist hanteras och vad som gäller vid avsked. Det framgår också när en chef har förhandlingsskyldighet, när och hur en konsekvensbeskrivning görs, hur man gör en omplaceringsutredning mm. Vid avslutning av en anställning återfinns åtskilliga dokument som ger en chef tydlig handledning i vad man bör tänka på och hur man bör hantera avtackning, avslutningssamtal, intyg och betyg samt även vilka man ska komma ihåg att informera om att en anställning avslutats. Även en checklista för praktisk hantering vid avslut återfinns på intranät såsom skyldighet att återlämna, nycklar och annat som arbetstagaren haft till lån för att kunna utföra sina arbetsuppgifter samt t ex att tas bort från Outlook. Rektor för Vallentuna gymnasium och arbetslagsledarna följer lagar, regler och rutiner i enlighet med dokumenten på kommunens intranät och utgör enligt rektor Helena Henriksson ett bra stöd för en chef i kommunen. HR deltar aktivt vid avslut av anställning och är mycket tjänstvilliga när det gäller stödet till chefer. Uppföljning av delområde inom det systematiska arbetsmiljöarbetet: fördelning av arbetsmiljöuppgifter. Vallentuna kommun har en policy för arbetsmiljö och hälsa ur vilket citatet nedan är hämtat: Systematiskt arbetsmiljöarbete Tillsammans följer vi arbetsmiljölagen och dess föreskrifter. Det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) ska ingå som en naturlig del i den dagliga verksamheten i hela kommunen. Det innebär att arbetsgivare och arbetstagare i samverkan arbetar med att undersöka, bedöma och åtgärda risker i arbetsmiljön. Verksamheten ska följas upp på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredställande arbetsmiljö uppnås. Ansvar Arbetsmiljöarbetet är ytterst ett arbetsgivaransvar. Ansvaret och delegeringen av arbetsmiljöuppgifter ska vara tydlig, väl förankrad och hållas aktuell inom alla verksamheter.

5 Chefer och medarbetare har ett gemensamt ansvar för att åstadkomma en god arbetsmiljö. Varje anställd skall ta ett personligt ansvar för arbetsmiljön i det dagliga arbetet. Med detta menas att var och en skall följa gällande föreskrifter och instruktioner och genast rapportera eventuella risker och hot mot en god arbetsmiljö, såväl psykiska som fysiska, som kan uppkomma. Samverkan För att kunna bedriva ett väl fungerande arbetsmiljöarbete krävs en god dialog och ett gott samarbete mellan de fackliga organisationerna och cheferna. Vallentuna gymnasium lever upp till lagens krav och kommunens policy genom att ha tagit fram följande dokument och rutiner: Skriftlig delegation av arbetsmiljöuppgifter till såväl bygglärarna som lärarna på fordonsprogrammet. Rutiner för kontinuerlig undersökning av arbetsmiljöförhållanden samt riskbedömning. Rutiner för skyddsrond Handlingsplaner med åtgärder, ansvarig och tidsplan Allmänna skyddsinstruktioner för elever på Byggprogrammet Uppgiftsfördelning mellan lärare på Bygg- och anläggningsprogrammet Skriftliga rutiner för fördelning av arbetsmiljöansvaret för elever på APU/APL. Rutiner för riskbedömning, och checklista, för skola och arbetsplats vid APU/APL. I bygglokalen återfinns dessutom information om vem som är skyddsombud, vad respektive lärare ansvarar för. Personal och elevskyddsombud erbjuds adekvat kompetensutveckling av arbetsgivaren.