Kulturnämnden Frösundarummet, Socialförvaltningen, Tuna torg 15, Vallentuna. Tisdagen den 24 januari 2012 kl

Transkript

1 1 (13) Plats och tid Frösundarummet, Socialförvaltningen, Tuna torg 15, Vallentuna. Tisdagen den 24 januari 2012 kl ande Lars-Bertil Ohlsson (KD), ordförande 1-2, 4-11, Jane Schultzberg (M) 1-2,4-11, ordförande 3, Anneli Vuojärvi (M) 3 ersätter Jane Schultzberg (M), Lillemor Filipoff (M), Monica Emilsson (M), Anne Spetz (C) 1-2, 4-11, Camilla Fernlund 3 ersätter Anne Spetz (C), Gunnar Lundgren (FP), Felix Boija (S) ersätter Marie Lenti-Nilsson (S), Pär Elfström (S), Christina Dahlkvist (S) 1-3 ersätter Jennie Bergenholtz (MP) och Jennie Bergenholtz (MP) 4-11 Ersättare Övriga närvarande Utses att justera Justeringens plats och tid Annelie Vuojärvi (M) 1-2, 4-11, Johan Skog (M), Zarah Sjökvist (M), Bengt Dahlbeck (C) ej 3, Camilla Fernlund (FP) 1-2, 4-11 och Christina Dahlkvist (S) 4-11 Pernilla Järveroth, kulturchef, Charlotta Burlin, kultursekreterare, Anders Dahlgren, enhetschef kultur och Maria Liljeholm, nämndsekreterare. Felix Boija (S) Vallentuna bibliotek, Vallentuna, Underskrifter Sekreterare 1-11 Maria Liljeholm Ordförande Lars-Bertil Ohlsson 1-2,4-11 Ordförande Jane Schultzberg 3 Justerande Felix Boija BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kulturnämnden Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Datum för anslags nedtagande Kommunledningskontoret, Vallentuna Underskrift

2 2 (13) FÖREDRAGNINGSLISTA Ärende Sidan 1 Val av justerare Fastställande av dagordning Bidrag till kulturverksamhet 2012 (KN ) Program och utställningar 2012 information (KN ) Bokning av kulturrummet hösten 2012 (KN ) Verksamhetsplan för kulturnämnden (KN ) Intern kontroll för kulturnämnden 2011 plan och uppföljning (KN ) Intern kontroll för kulturnämnden 2012 plan (KN ) Ärenden till kulturnämnden 2012 (KN ) Nybyggnad av bibliotek/kulturhus i Kommunalhusparken byggprojekt (KN ) Anmälningar... 13

3 3 (13) 1 Val av justerare Felix Boija (S) utses att justera protokollet. 2 Fastställande av dagordning Kulturnämnden fastställer dagordningen.

4 4 (13) 3 Bidrag till kulturverksamhet 2012 (KN ) Kulturnämnden beslutar bevilja garantibidrag enligt sammanställning nedan. Förening/studieförbund Högsta garantibelopp kr Vuxenprogram Frösunda-Vallentuna Blåbandsförening Frösunda hembygdsförening Föreningen Brottby Gamla Idrottsvänner Klockarborgs vänner Stiftelsen Gustav Vasa 500 år Studieförbundet Vuxenskolan Sverigefinska kulturföreningen Vallentuna biblioteks vänner Vallentuna biodlarförening Vallentuna Dans- och Musikförening Vallentuna Hembygdsförening Vallentuna Konstförening Vallentuna Naturskyddsförening Vallentuna RPG-grupp Össeby hembygdsförening Barnprogram Orkesta hembygdsförening Övrigt kulturstöd Arbetsgruppen för dokumentation av Eva Rahmqvists kulturgärning Vallentuna Folkrörelsearkiv Total summa: Anteckning Följande ledamöter anmäler jäv och deltar inte i handläggningen av och beslut i ärendet: Lars-Bertil Ohlsson (KD) ordförande Jane Schultzberg (M) går in som ordförande Anne Spetz (C) ersätts av Camilla Fernlund (FP).

5 5 (13) Anslaget för bidrag till föreningar och studieförbund för offentlig programverksamhet och kulturprojekt är för år kr. Sammanställning av bidragsansökningar redovisas i bilaga. I sammanställningen redovisas också beviljat och hittills utbetalt bidrag till respektive förening Föreningar och studieförbund har för verksamhet 2012 ansökt om totalt kr i bidrag. Ärendets tidigare behandling KNAU Handlingar 1. Sammanställning bidrag uppdatering KNAU Bidrag till kulturverksamhet 2012 Handläggare resp kulturförening

6 6 (13) 4 Program och utställningar 2012 information (KN ) Kulturnämnden noterar informationen. Charlotta Burlin, kultursekreterare, informerar om kulturförvaltningens program- och utställningsverksamhet 2012.

7 7 (13) 5 Bokning av kulturrummet hösten 2012 (KN ) Kulturnämnden beslutar att kulturförvaltningen inte ska ta emot externa bokningar till kulturrummet i Vallentuna kulturhus och Bibliotek under hösten Under 2012 kommer kulturförvaltningen flytta in i nya Vallentuna Kulturhus och Bibliotek. Den verksamhet som tidigare lagts i Vallentunasalen kommer under hösten 2012 att förflyttas till Kulturrummet i det nya kulturhuset och biblioteket. För att själva kunna styra programinnehållet under inledningsfasen av verksamheten i Kulturrummet, samt få tid att se över rutiner gällande bokningar och hyressättning, kommer vi inte ta emot externa bokningar, utan endast interna bokningar under hösten Externa bokningar tas emot från våren Ärendets tidigare behandling KNAU Handlingar 1. Bokning av Kulturrummet hösten KNAU 12

8 8 (13) 6 Verksamhetsplan för kulturnämnden (KN ) Kulturnämnden antar verksamhetsplanen för kulturnämnden med reviderad ram för I enlighet med kommunens planeringsmodell ska, efter det att kommunplanen fastställts av kommunfullmäktige, varje nämnd anta en verksamhetsplan för perioden. Verksamhetsplanen för antogs av kulturnämnden i december 2011, därefter har ramarna justerats. Kulturnämnden behandlar därför ramarna på nytt. Ärendets tidigare behandling KNAU KN KNAU KN KNAU Handlingar 1. Verksamhetsplan kulturnämnden, reviderad ram VPKN rev ram KNAU 13 Kommunstyrelsen

9 9 (13) 7 Intern kontroll för kulturnämnden 2011 plan och uppföljning (KN ) Kulturnämnden godkänner uppföljningen av genomförd intern kontroll 2011 samt föreslagna åtgärder och överlämnar den till kommunstyrelsen. Uppföljningen avser rutinen för "Utbetalning av föreningsbidrag". Granskningen har utförts genom stickprovskontroll av att utbetalda bidrag stämmer med tidigare ansökan från föreningen och kulturnämndens beslut om bidrag samt att föreningens redovisning är granskad av handläggare och attesterad av behörig attestant enligt"attestreglemente". En uppföljning har också gjorts för att se om föreningarna har lämnat in verksamhetsberättelse för Stickprovskontrollen av utbetalade föreningsbidrag 2011 visar att rutiner för "Utbetalning av föreningsbidrag" och "Attestreglemente" har följts. När det gäller "Regler för bidrag" har fyra föreningar, som beviljats bidrag inte lämnat in verksamhetsberättelse för Förslag till åtgärd är att "Regler för bidrag" ses över. Syftet är att förtydliga kravet på att föreningar förutom Ansökan/redovisning av offentligt program även ska lämna in verksamhetsberättelse från föregående år för att beviljat bidrag ska utbetalas. En årlig uppföljning bör också göras av att verksamhetsberättelser har lämnats in till kulturförvaltningen. Ärendets tidigare behandling KNAU Handlingar 1. Internkontroll för kulturnämnden plan 2. Intern kontroll för kulturnämnden - uppföljning Internkontroll för kulturnämnden, rutinförteckning Rutin för beslut om utbetalning av föreningsbidrag 5. Bidrag till föreningar och studieförbund sattestanter Bidrag som kan sökas från kulturnämnden 8. Regler för bidrag till offentliga arrangemang 9. KNAU 14 Kommunstyrelsen Handläggare

10 10 (13) 8 Intern kontroll för kulturnämnden 2012 plan (KN ) Kulturnämnden fastställer kontrollplan för 2012 enligt kulturförvaltningens förslag. Kulturförvaltningen har upprättat ett förslag till internkontrollplan för kulturnämnden 2012, och bifogar rutinförteckningen för internkontroll Under 2012 föreslås kontroll för: Biblioteksenheten - redovisning av kassa Kulturenheten - utbetalning av föreningsbidrag Kulturskolan entréavgifter Ärendets tidigare behandling KNAU Handlingar 1. Intern kontroll - plan Rutinförteckning KNAU Intern kontroll plan 2012 Kommunstyrelsen

11 11 (13) 9 Ärenden till kulturnämnden 2012 (KN ) Kulturnämnden godkänner den föreslagna tidplanen för ärenden under Kulturförvaltningen har tagit fram en översiktlig tidplan för kulturnämndens ärenden Ärendets tidigare behandling KNAU Handlingar 1. Ärenden till kulturnämnden KNAU 16

12 12 (13) 10 Nybyggnad av bibliotek/kulturhus i Kommunalhusparken byggprojekt (KN ) Kulturnämnden noterar informationen, Pernilla Järveroth, kulturchef, informerar om byggprojektet.

13 13 (13) 11 Anmälningar Kulturnämnden tar del av anmälningslistan och lägger den till handlingarna. Protokoll Kommunstyrelsen KS , Kommuninterna budgetförutsättningar 2012 Kulturnämndens arbetsutskott KNAU , Avrop Allmänna utrymmen Vallentuna Kulturhus och Bibliotek KNAU , Avrop Möbler till barnavdelningen Vallentuna Kulturhus och Bibliotek KNAU , Avrop Arkiv- och förrådsmöbler Vallentuna Kulturhus och Bibliotek KNAU , Avrop Belysning Vallentuna Kulturhus och Bibliotek KNAU , Avrop Textil Vallentuna Kulturhus och Bibliotek KNAU , Avrop Inredning utställning och exponering Vallentuna Kulturhus och Bibliotek KNAU Upphandling entreprenör cafédrift Vallentuna Kulturhus och Bibliotek Delegationsbeslut Datum Diarienummer Fattat av Rubrik KN Eleonor Åberg Remiss gällande användning (Vallentuna kommun) av massor Rockelsta 4:1 Skrivelser Datum Diarienummer Avsändare Rubrik Kulturförvaltningen Postlista Anmälningspärm