Stadsrevisionen informerar nr

Transkript

1 Sid 1 (1) informerar nr Förord av revisionsdirektören Den 21 februari avtackades George Smidlund efter sex år som revisionsdirektör i. Redan nästkommande dag påbörjade George sitt nya arbete som revisionsdirektör i Region Skåne. tackar George för ett väl genomfört arbete och önskar honom framgång i sitt nya uppdrag. Undertecknad har arbetat på revisionskontoret sedan 2012 och tillträtt som tillförordnad revisionsdirektör under rekryteringsprocessen. Det är prioriterat att fortsätta revisionens utvecklingsarbete och ytterligare förbättra dialogen mellan revisionen och stadens nämnder/styrelser så att granskningen sker stödjande, förebyggande och ger ett mervärde i verksamheten. är just nu i en intensiv period med bokslutsgranskning av alla nämnder och styrelsen samt verksamhetsrevision av stadens bolag, stiftelser, föreningar etc. Slutrevisionen för år 2017 kommer att presenteras i nästa informationsblad. Nedan redovisas de granskningsrapporter som behandlades vid revisorskollegiets sammanträden i januari och februari Granskningsrapporterna finns publicerade i sin helhet på stadsrevisionens hemsida Fredrik Jerntorp Tf revisionsdirektör Granskning av upphandlingar Syftet med granskningen har varit att bedöma om gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden och grundskolenämnden säkerställer att direktupphandlingar genomförs enligt lagar, riktlinjer och med en tillräcklig intern kontroll samt om nämnderna följer de ramavtal som kommunen slutit. Bedömningen är att gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden och grundskolenämnden inte har säkerställt att samtliga direktupphandlingar genomförs enligt lagar, riktlinjer och med en tillräcklig intern kontroll. När det gäller efterlevnad av ramavtal har vi i granskningen noterat att i de fall det funnits giltiga ramavtal för leverantörerna i våra stickprov, har dessa efterlevts. Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen och grundskoleförvaltningen har rutiner för direktupphandling. Dessa bedöms inte ha fått fullt genomslag i hela organisationen ännu. Området inköp och upphandling är i fokus och det pågår flera aktiviteter på båda förvaltningarna som ska säkerställa en bättre efterlevnad av lagar, rutiner och riktlinjer. Nämnderna bör dock stärka den interna kontrollen avseende direktupphandling samt säkerställa att det finns en ändamålsenlig uppföljningsstruktur. Utgiven av srevision den 28 februari 2018

2 Sid 2 (2) Revisorskollegiet har skickat rapporten till kommunstyrelsen, grundskolenämnden och gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden för yttrande. Projektledare: Nina Hellström och Per Nilsson, Miljöarbetet i I s miljöprogram för perioden återfinns kommunens övergripande miljömål och prioriteringar i resan mot det hållbara Malmö Granskningens syfte har varit att bedöma om kommunstyrelsen och miljönämnden har en ändamålsenlig ledning, styrning och uppföljning av s miljöarbete. Utifrån genomförd granskning är bedömningen att kommunstyrelsen och miljönämnden inte har en ändamålsenlig ledning, styrning och uppföljning av s miljöarbete. Granskningsiakttagelserna visar att förverkligandet av miljöprogrammets mål har försvårats av en rad olika faktorer. Flera av dessa faktorer kan länkas samman med generella utmaningar i kommunens styr-, lednings- och uppföljningsstruktur. Genomförd granskning visar på följande väsentliga iakttagelser och avvikelser: Det finns en otydlig ansvarsfördelning mellan kommunstyrelsen och miljönämnden som påverkar genomförandet av miljöprogrammet samt den tillhörande handlingsplanen. Miljöprogrammets handlingsplan har en oklar status vilket försvårar genomförandet av åtaganden och aktiviteter. Miljönämnden har vidtagit ett antal åtgärder och insatser samt rapporterat den bristande måluppfyllelsen till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsens åtgärder och insatser är mer begränsade. Revisorskollegiet har skickat rapporten till kommunstyrelsen och miljönämnden för yttrande. Projektledare: Sofia Blixtberg tel Miljöfarlig mark och verksamhet Sweco Environment AB har på uppdrag av revisorskollegiet genomfört granskning av Malmö stads hantering av förorenade områden och farligt avfall i samband med s exploatering och rivnings-/ombyggnadsprojekt. Syftet med granskningen var att bedöma och kartlägga hur arbetet med inventering och sanering av förorenad mark bedrivs i. Vidare var syftet att bedöma och kartlägga om har en tillräcklig intern kontroll avseende hantering av farligt avfall vid rivning, ombyggnad och tillbyggnad samt markföroreningar. s rapporter finns på

3 Sid 3 (3) Granskade nämnder bedöms i allt väsentligt ha etablerade rutiner och processer för att inventera och sanera förorenad mark. Den interna kontrollen avseende hantering av farligt avfall vid rivning, ombyggnad och tillbyggnad samt markföroreningar bedöms som inte helt tillräcklig. Vid granskning av den interna kontrollen har det identifierats ett antal förbättringsområden för att säkerställa att hantering av farligt avfall vid rivning, ombyggnad och tillbyggnad samt markföroreningar utförs i enlighet med gällande lagstiftning. Dessa innefattar bland annat en utökad egenkontroll. Granskningen har påvisat följande väsentliga förbättringsområden: Beslutsunderlagen till tekniska nämnden inför exploateringsbeslut och till stadsbyggnadsnämnden inför fastställande av detaljplaner har i vissa fall bedömts bristfälliga avseende undersökning av markens föroreningsstatus. Bristen riskerar medföra oplanerade kostnader och fördröjning i projekten. Tekniska nämndens och servicenämndens kontroll över hanteringen av massor i sanerings- och byggnationsskede samt hantering av bygg- och rivningsavfall bör skärpas. Kontrollen både i upphandlingsskedet och utförandeskede av de entreprenörer som utför arbetet måste utökas med kontroll av tillstånd, för att säkerställa att Malmö Stad därmed uppfyller sitt ansvar som verksamhetsutövare och avfallslämnare. Nuvarande organisation där fastighetskontoret ansvarar för sanering och serviceförvaltningen för byggnation bedöms inte vara optimal då sanering allt oftare utförs i anslutning till byggnation. Tekniska nämnden och servicenämnden bör reda ut oklarheter i ansvarsfördelningen mellan fastighetskontoret och serviceförvaltningen i samband med sanering i anslutning till byggnation. En oklar ansvarsfördelning kan medföra ytterligare sanering av områden samt bristande kontroll över saneringskostnader vid exploatering. Stadsbyggnadsnämnden saknar en bedömning av den totala miljönyttan eller miljörisken med en exploatering av ett förorenat område. Revisorskollegiet har skickat rapporten till stadsbyggnadsnämnden, miljönämnden, tekniska nämnden och servicenämnden för yttrande, samt till kommunstyrelsen med möjlighet till yttrande. Projektledare: Fredrik Jerntorp tel Projektredovisning Syftet med granskningen har varit att bedöma om arbetsmarknads- och socialnämnden, fritidsnämnden, kulturnämnden och miljönämndens projektredovisning bedrivs och hanteras på ett ändamålsenligt och tillfredställande sätt samt bidrar till en rättvisande bild av nämndens verksamhet i dess räkenskaper. Syftet har även varit att bedöma om kommunstyrelsens uppsikt av att nämnderna följer de interna riktlinjerna avseende projektredovisning är tillräcklig. s rapporter finns på

4 Sid 4 (4) Den sammanfattade bedömningen utifrån granskningens syfte och revisionsfrågor är att: Miljönämndens projektredovisning sker på ett ändamålsenligt och tillfredställande sätt samt bidrar till en rättvisande bild av nämndens räkenskaper. Kulturnämndens, kommunstyrelsens och fritidsnämndens projektredovisning delvis sker på ett ändamålsenligt och tillfredställande sätt och bidrar till en rättvisande bild av respektive nämnds räkenskaper. Arbetsmarknads- och socialnämndens projektredovisning hanteras inte på ett ändamålsenligt och tillfredställande sätt och bidrar inte till en rättvisande bild av nämndens räkenskaper. Kommunstyrelsen följer inte upp huruvida nämnderna i följer riktlinjerna i s ekonomihandbok. Revisorskollegiet har skickat rapporten till arbetsmarknads- och socialnämnden, fritidsnämnden, kommunstyrelsen samt kulturnämnden för yttrande. Rapporten översändes även till miljönämnden för möjlighet till yttrande. Projektledare: Malin Jönsson, tel Verifikationsgranskning har genomfört granskning av servicenämndens verifikationer och löpande bokföring. Syftet med granskningen har varit att bedöma om servicenämndens verifikationer och löpande bokföring är rättvisande och nämndens interna kontroll är tillräcklig. Servicenämndens interna kontroll gällande verifikationer och löpande bokföring bedöms sammantaget som tillräcklig och resultatet av verifikationsgranskningen bedöms sammantaget ge en rättvisande bild av räkenskaperna. Genomförd granskning visar dock på följande väsentliga iakttagelser och avvikelser. I verifikationsgranskningen har uppmärksammats ett antal fakturor som krediterats före debitering av ursprungsfakturan. Servicenämnden bör säkerställa att kreditering av faktura inte sker före debitering av ursprungsfaktura, förfarandet är särskilt viktigt vid hel- och delårsrapporteringen. I granskningen har vidare i iakttagits att kostnader tillhörande ett projekt redovisats i ett annat projekt. Servicenämnden bör genom granskningsattest eller annan uppföljning säkerställa att pågående investeringar redovisas i avsett projekt. Vid periodiseringskontroll har uppmärksammats att fakturor felaktigt kostnadsförts 2017, då varor levererades eller tjänster utfördes under Servicenämnden bör säkerställa att kostnaden för varor och tjänster bokförs på avsett år. s rapporter finns på

5 Sid 5 (5) I verifikationsgranskningen har konstaterats att en leverantör av vitvaror fakturerat serviceförvaltningen med priser som avviker från gällande avtal. Servicenämnden bör framöver, som en del i internkontrollarbetet, se till att ramavtal hålls lättillgängliga samt genom granskningsattest säkerställa att leverantörer följer aktuella ramavtal. I granskningen har vidare iakttagits att serviceförvaltningen genomfört inköp som borde ha direktupphandlats och upphandlats med annonsering. Det är inte enbart det aktuella inköpet som räknas, utan även andra köp av samma slag som genomförts under räkenskapsåret som styr upphandlingsförfarandet. Inköp under direktupphandlingsgränsen ska direktupphandlas och inköp över direktupphandlingsgränsen ska upphandlas genom annonsering. Framöver bör servicenämnden säkerställa att dess förvaltning följer lagen om offentlig upphandling. Vid stickprovskontroll av inventarieförteckning har konstaterats att denna inte följer s ekonomihandbok. Servicenämnden bör framöver säkerställa att serviceförvaltningens inventarierförteckningar harmoniserar med stadens ekonomihandbok samt att förteckningar uppdateras av förvaltningen. Revisorskollegiet har skickat rapporten till kommunstyrelsen och servicenämnden för yttrande. Projektledare: Fredrik Edler tel s rapporter finns på