GRANSKNINGSRAPPORT. Granskning av verifikationer och löpande bokföring. Fredrik Edler. Beslutad av revisorskollegiet

Transkript

1 Malmö stad Revisionskontoret GRANSKNINGSRAPPORT Granskning av verifikationer och löpande bokföring Fredrik Edler Beslutad av revisorskollegiet GRANSKNING AV VERIFIKATIONER OCH LÖPANDE BOKFÖRING Telefon (exp): Hemsida:

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Malmö granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna i revisorskollegiet och de sakkunniga revisorerna på revisionskontoret. I Kommunallag (1991:900) 6 kap 7 anges att nämndernas ansvar för verksamheten är att nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. I Kommunallag (1991:900) 9 kap 9 anges att revisorernas uppgifter är att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. I revisionskontorets årsrapport sammanfattar den sakkunniga revisorn det gångna årets granskning av respektive nämnd vilket ger de förtroendevalda revisorerna underlag för sin prövning utifrån kommunallagen. Fördjupade granskningar som görs under året rapporteras i sin helhet i enskilda rapporter. Alla publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida 2 (30)

3 SAMMANFATTNING... 4 BAKGRUND... 7 SYFTE, REVISIONSFRÅGOR OCH AVGRÄNSNING... 7 Syfte... 7 Revisionsfrågor... 7 Avgränsning... 7 REVISIONSKRITERIER... 8 GRANSKNINGSANSVARIGA... 8 METOD... 8 RESULTAT AV GRANSKNINGEN... 9 Revisionsfråga 1 Klassificering... 9 Bedömning Revisionsfråga 2 Kostnader Bedömning Revisionsfråga 3 Intäkter Bedömning Revisionsfråga 4 Intern kontroll Bedömning SLUTSATS KÄLLOR Skriftliga källor Elektroniska källor Uppgiftslämnare (30)

4 Sammanfattning Revisorskollegiet i Malmö stad har efter riskbedömning beslutat att genomföra en granskning av servicenämndens verifikationer och löpande bokföring. Syftet med granskningen har varit att bedöma om servicenämndens verifikationer och löpande bokföring är rättvisande och nämndens interna kontroll är tillräcklig. Servicenämndens interna kontroll gällande verifikationer och löpande bokföring bedöms sammantaget som tillräcklig och resultatet av verifikationsgranskningen bedöms sammantaget ge en rättvisande bild av räkenskaperna. Genomförd granskning visar dock på följde väsentliga iakttagelser och avvikelser: Vid granskning av serviceförvaltningens kostnader för perioden januari till augusti 2017 kan konstateras att byggprojekt belastats med kostnader tillhörande andra projekt. I granskningen har vidare iakttagits att pågående investeringar har krediterats med 6,6 miljoner kr i augusti för att sedan debiteras i september. Då kreditering skett före debitering av leverantörsfakturor kan den interna kontrollen gällande projektredovisning ifrågasättas samt om förfarandet är förenligt med god redovisningssed. Krediteringen har även medfört att nämndens skuldsättning och pågående investeringar blivit för lågt värderade per delårsrapportering 31 augusti. Nämndens räkenskaper bedöms dock per delårsrapporteringen i allt väsentligt vara rättvisande. Vid periodiseringskontroll genom stickprov av leverantörsfakturor för den aktuella perioden kan det vidare konstateras att ett antal fakturor felaktigt kostnadsförts 2017, då varorna levererade eller tjänsterna utfördes under Den felaktiga periodiseringen har lett till att kostnader om kr belastat 2017 års resultat. I granskningen har vidare iakttagits att serviceförvaltningen köpt in juridiska tjänster för drygt 1,6 miljoner kr. Vid avstämning av inköpta tjänster mot ramavtal kan konstateras att avtalet löpte ut i augusti 2016 och att förvaltningen vid en del av inköpen inte följt lagen om offentlig upphandling (LOU). Avvikelsen gentemot LOU gäller i huvudsak inköp av juridiska tjänster inom områdena upphandling och ramavtal för kr respektive kr. Inköp av juridiska tjänster inom upphandlingsområdet skulle enligt LOU ha konkurrensutsatts genom direktupphandling och dokumenterats (dokumentationsplikt). Vad gäller inköp av juridiska tjänster inom ramavtalsområdet överstiger detta direktupphandlingsgränsen om kr och skulle i ett upphandlingsförfarande även ha annonserats. I avsaknad av konkurrensutsättning och dokumentation bedöms serviceförvaltningens interna kontroll i detta avseende som inte helt tillräcklig. Då det inte skett någon konkurrensutsättning genom upphandling och ramavtal saknas finns risk att Konkurrensverket bedömer de aktuella inköpen som otillåtna direktupphandlingar. 4 (30)

5 Vid granskning av inköpta vitvaror har uppmärksammats att förvaltningen (stadsfastigheter) köpt in tvättmaskiner som enligt ramavtal ska kosta mellan kr och kr. I verifikationsgranskningen kan konstateras att leverantören i två fall fakturerat förvaltningen med kr per maskin. Förvaltningen har efter revisionens iakttagelse kontaktat leverantören för kreditering av de felaktiga fakturorna. Då det brustit i granskningsattesten bedöms serviceförvaltningens interna kontroll i detta avseende som inte helt tillräcklig. I granskning har vidare uppmärksammats att stadsfastigheter utan upphandling köpt in nio diskmaskiner för kr. Vid avstämning av inköpen mot ramavtal kan konstateras att förvaltningen inte har något avtal som dessa inköp kan avropas ifrån. Fakturerat pris för maskinerna kan följaktligen inte stämmas av mot ramavtal. Inköp av diskmaskinerna skulle enligt LOU ha konkurrensutsatts genom direktupphandling och dokumenterats (dokumentationsplikt). I avsaknad av konkurrensutsättning och dokumentation bedöms serviceförvaltningens interna kontroll i detta avseende som inte helt tillräcklig. Då det inte skett någon konkurrensutsättning genom upphandling och ramavtal saknas finns risk att Konkurrensverket bedömer de aktuella inköpen som otillåtna direktupphandlingar. Avstämning har även genomförts om vitvarorna är införda i en inventarieförteckning i enlighet med Malmö stads ekonomihandbok. Av handboken framgår att även om aktivering inte sker, till exempel till följd av att anskaffningsvärdet understiger ett basbelopp, ska inventarier förtecknas så att en god intern kontroll föreligger. I förteckningen ska framgå var inventarien är placerad, inköpspris och anskaffningsår. Inventarieförteckningen ska vid upprättandet dateras och undertecknas av den person som utfört inventeringen. Vid granskning av stadsfastigheters inventarieförteckning för vitvaror kan konstateras att leverantören har ett helhetsansvar för att inventera och uppdatera inventarieförteckningen (objektslistan) i samband med att nya vitvaror köps in. Av inventarieförteckningen framgår inte inköpspris och anskaffningsår för respektive inventarie, förteckningen visar dock när en inventarie är utbytt. Objektslistan är inte heller daterad och undertecknad av den person som utfört inventeringen. Då inventarieförteckningen saknar obligatoriska uppgifter och avviker från gällande rutin bedöms förvaltningen inte följa Malmö stads krav på en inventarieförteckning. 5 (30)

6 Med anledning av i granskningen gjorda iakttagelser rekommenderas servicenämnden vidta följande årgärder: I verifikationsgranskningen har uppmärksammats ett antal fakturor som krediterats före debitering av ursprungsfakturan. Servicenämnden bör säkerställa att kreditering av faktura inte sker före debitering av ursprungsfaktura, förfarandet är särskilt viktigt vid hel- och delårsrapporteringen. I granskningen har vidare i iakttagits att kostnader tillhörande ett projekt redovisats i ett annat projekt. Servicenämnden bör genom granskningsattest eller annan uppföljning säkerställa att pågående investeringar redovisas i avsett projekt. Vid periodiseringskontroll har uppmärksammats att fakturor felaktigt kostnadsförts 2017, då varor levererades eller tjänster utfördes under Servicenämnden bör säkerställa att kostnaden för varor och tjänster bokförs på avsett år. I verifikationsgranskningen har konstaterats att en leverantör av vitvaror fakturerat serviceförvaltningen med priser som avviker från gällande avtal. Servicenämnden bör framöver, som en del i internkontrollarbetet, se till att ramavtal hålls lättillgängliga samt genom granskningsattest säkerställa att leverantörer följer aktuella ramavtal. I granskningen har vidare iakttagits att serviceförvaltningen genomfört inköp som borde ha direktupphandlats och upphandlats med annonsering. Det är inte enbart det aktuella inköpet som räknas, utan även andra köp av samma slag som genomförts under räkenskapsåret som styr upphandlingsförfarandet. Inköp under direktupphandlingsgränsen ska direktupphandlas och inköp över direktupphandlingsgränsen ska upphandlas genom annonsering. Framöver bör servicenämnden säkerställa att dess förvaltning följer lagen om offentlig upphandling. Vid stickprovskontroll av inventarieförteckning har konstaterats att denna inte följer Malmö stads ekonomihandbok. Servicenämnden bör framöver säkerställa att serviceförvaltningens inventarierförteckningar harmoniserar med stadens ekonomihandbok samt att förteckningar uppdateras av förvaltningen. 6 (30)

7 Bakgrund Revisorskollegiet i Malmö stad har efter riskbedömning beslutat att genomföra en granskning av servicenämndens verifikationer och löpande bokföring. Av inlämnat granskningsförslag framgår att den granskning som görs i samband med bokslutet är översiktig och för att få grepp om kvalitén på redovisningen bör en totalgranskning av räkenskapsmaterialet göras för en vald tidsperiod under Syfte, revisionsfrågor och avgränsning Syfte Syftet med granskningen är att bedöma om servicenämndens verifikationer och löpande bokföring är rättvisande och nämndens interna kontroll är tillräcklig. Revisionsfrågor Syftet har brutits ned i följande revisionsfrågor och ska besvara: Vilka kodsträngar (klassificering) har nämnden och vilket antal verifikationer och volym (beloppsmässig) har nämnden på sin bokföring för perioden januari augusti 2017? Vilka kostnader har nämnden? Har kostnader granskats och hur granskas dessa? Avser kostnaderna Malmö stad? (stickprov) Vilka intäkter har nämnden? Hur säkerställer nämnden att alla intäkter redovisas samt att dessa redovisas i rätt period? (stickprov) Hur är den interna kontrollen avseende kostnader och intäkter? Vilka rutiner finns gällande attest? Vilka övriga kontroller har nämnden? (stickprov - är kostnader och intäkter granskade och attesterade enligt rutin, är det rätt personer som attesterar, finns attestlista etc., gäller både granskningsattest och beslutsattest). Vilka månatliga avstämningsrutiner och analyser sker av olika konton, resultat- som balanskonton. Periodicitet och åtgärder vid differenser eller avvikelser. Avgränsning Granskningen har avgränsats till servicenämnden och dess förvaltning och omfattar tidsmässigt januari till augusti Granskningen har vidare genomförts utifrån väsentlighet och risk genom urval av underlag i en väsentlighets- och riskbedömning. 7 (30)

8 Revisionskriterier Revisionskriterierna i granskningen utgörs av följande: Servicenämndens budget och delårsrapporter 2017 Servicenämndens attestinstruktion Malmö stads ekonomihandbok Malmö stads reglemente för intern kontroll Malmö stads attestreglemente God redovisningssed Kommunallagen (1991:900) Lag om kommunal redovisning (1997:614) Lag om offentlig upphandling (2016:1145) Enligt beslut i revisorskollegiet ska revisionskontoret särskilt beakta jämställdhetsintegrering i granskningsarbetet. Kriterier för jämställdhetsintegrering har beaktats och bedöms inte vara tillämpliga i granskningen. Granskningsansvariga Styrgrupp ur revisorskollegiet: KS Projektledare och sakkunnig revisor från revisionskontoret: Fredrik Edler Sakkunnig revisor från revisionskontoret: Christel Lundberg Kvalitetssäkring: George Smidlund, revisionsdirektör, certifierad kommunal yrkesrevisor Sakkunniga revisorer har prövat sitt oberoende i enlighet med SKYREVs rekommendation 2 och inte funnit något hinder mot att utföra granskningen. Metod För att svara på granskningens syfte och revisionsfrågor har ett stort urval ( ) av servicenämndens verifikationer och löpande bokföring granskats. Granskningen har vidare bestått i att följa upp serviceförvaltningens rutiner kring verifikationer samt genomförande av dokumentstudier och intervjuer med berörda tjänstepersoner, för att få en djupare förståelse kring förvaltningens löpande bokföring. Dessutom har nödvändiga analyser utförts för att uppfylla syftet med granskningen. 8 (30)

9 Resultat av granskningen Revisionsfråga 1 Klassificering Vilka kodsträngar (klassificering) har nämnden och vilket antal verifikationer och volym (beloppsmässig) har nämnden på sin bokföring för perioden januari augusti 2017? Malmö Stad stads förvaltningar har en gemensam flerdimensionell kodsträng. Varje koddel ska innehålla unik information så långt det är möjligt. Samma information i flera koddelar ska undvikas. Bäst information om en ekonomisk transaktion ges genom att utnyttja kombinationen av koddelar (Malmö stads ekonomihandbok). De fyra första koddelarna, konto, kostnadsställe, verksamhet och motpart, är obligatoriska att använda i varje transaktion. Koddelarna projekt och slag är obligatoriska att använda vid investering i och försäljning av anläggningstillgångar. Koddelen komplement är obligatorisk vid redovisning av skadekostnader. Koddelarna konto, verksamhet, motpart och slag har ett kommungemensamt innehåll. För koddelen kostnadsställe finns en gemensam kodförteckning, men ett kostnadsställe kan bara förekomma på en redovisningsenhet. För koddelarna objekt och projekt upprättas kodförteckning per redovisningsenhet. Koddelen komplement har ett delvis kommungemensamt/obligatoriskt innehåll. Nedan följer en definition för varje koddel i kodsträngen. Konto Koddelen konto beskriver det ekonomiska måttet, det vill säga varje ekonomisk händelses inverkan på resultat eller ställning. Konto visar vad man har köpt eller sålt. Koddelen konto har 5 positioner och är obligatorisk. Kodförteckningen som är gemensam bygger på Kommun-Bas 05 som är en normalkontoplan för kommuner. Konto används för upprättande av balans- och resultaträkning. Första siffran i kontot anger kontoklass enligt nedan. Balansräkning 1. Tillgångar, 2. Eget kapital & skulder Resultaträkning 3. Intäkter 6. Övriga verksamhetskostnader 4. Kostnader/utgifter 7. Övriga verksamhetskostnader 5. Kostnader för arbetskraft 8. Övriga intäkter och kostnader 9 (30)

10 Serviceförvaltningens externa balans- och resultaträkning består av 391 konton för perioden januari till augusti (Uppgifter per ) Kostnadsställe Kostnadsställe anger den lägsta organisatoriska nivån med ekonomiskt ansvar och attesträtt. Kostnadsstället ska dessutom ha en längre varaktighet. Koddelen kostnadsställe är obligatorisk och kodförteckningen är gemensam. Serviceförvaltningens externa balans- och resultaträkning omfattar 248 kostnadsställen för perioden januari till augusti Verksamhet Koddelen beskriver stadens verksamhet, vilket ändamål kostnaden/intäkten ska hänföras till. Koddelen verksamhet är obligatorisk och kodförteckningen är gemensam. Serviceförvaltningens externa balans- och resultaträkning omfattar 33 verksamheter för perioden januari till augusti Motpart Motpartsbegreppet är obligatoriskt och används för att peka ut vem som är motpart för en transaktion. Motpartsbegreppet används främst för eliminering av interna poster. Vissa motparter behövs för statistikuppgifter till SCB med flera. Kodförteckningen är gemensam. Motparterna är grupperade i interna och externa. Interna är samtliga redovisningsenheter/förvaltningar inom kommunen. För transaktioner inom en redovisningsenhet används den egna motpartskoden. Externa motparter grupperas i: Kommunägda företag Stat och statliga myndigheter Landsting Andra kommuner Kommunalförbund Föreningar och stiftelser Enskilda Utland Övriga företag och organisationer Serviceförvaltningens externa balans- och resultaträkning omfattar 27 motparter för perioden januari till augusti (30)

11 Aktiviteter Koddelen aktivitet är en frivillig koddel som främst används av stadsfastigheter för att gruppera kostnader (serviceförvaltningens kodplan). Stadsfastigheter har nummerserie 9xxx och skolrestauranger har nummerserie 72xx och övriga tilldelas nummer löpande. Serviceförvaltningens externa balans- och resultaträkning omfattar 96 aktiviteter för perioden januari till augusti Objekt Koddelen beskriver främst fysiska och andra objekt. Exempel på detta är fastigheter, lokaler, fordon, maskiner, IT-system, idrottsanläggningar, avtal, produkter och tjänster samt övriga uppföljningsobjekt. Kodförteckning upprättas per redovisningsenhet. Serviceförvaltningens externa balans- och resultaträkning omfattar objekt för perioden januari till augusti Projekt Koddelen projekt används för uppdrag som är avgränsade i tid (start- och sluttidpunkt) och budget. Projekt kan vara externt finansierade eller ha särskild intern finansiering, till exempel ur kommunstyrelsens projektanslag. Koddelen projekt är obligatorisk för investeringar och försäljning av anläggningstillgångar. Kodförteckning upprättas per redovisningsenhet. Serviceförvaltningens externa balans- och resultaträkning omfattar 938 projekt för perioden januari till augusti Komplement Koddelen komplement används av de förvaltningar som behöver ytterligare en uppföljningsdimension för sin interna uppföljning utöver övriga direkta och indirekta koddelar. Även uppföljning av skadekostnader görs i denna koddel, vilket utgör ett centralt krav. Kodförteckning upprättas per redovisningsenhet. Serviceförvaltningens externa balans- och resultaträkning omfattar 388 komplement för perioden januari till augusti Slag Koddelen slag är obligatorisk då bokföring sker på anläggningstillgångskonto för årets investeringar eller årets försäljningar. Kodförteckningen är gemensam. 11 (30)

12 Serviceförvaltningens externa balans- och resultaträkning omfattar 58 slag för perioden januari till augusti Verifikationer och volym Inom granskningen ska vidare antalet verifikationer och volym för perioden januari till augusti 2017 kartläggas. Vid granskning av servicenämndens löpande bokföring för den aktuella perioden kan det i förvaltningens leverantörs- och kundreskontran konstateras att: Förvaltningens leverantörsreskontra med externleverantör uppgår för perioden januari till augusti 2017 till verifikationer (fakturor) och volymen för dessa uppgår för tidsperioden till drygt 1,56 miljarder kr. Förvaltningens leverantörsreskontra med extern motpart uppgår för perioden januari till augusti 2017 till verifikationer (fakturor) och volymen för dessa uppgår för tidsperioden till drygt 1,53 miljarder kr. Vad gäller externa leverantörer hämtas informationen från den externa leverantörsreskontran. Här finns alla externa fakturor, men även vissa interna i de fall ett försystem inte kan skicka interna fakturor till den interna reskontran. Extern motpart hämtar info från motpartskoddelen. Här finns det hierarkier som slår samman alla motparter som är externa. Förvaltningens kundreskontra med externkund uppgår för perioden januari till augusti 2017 till verifikationer (fakturor) och volymen för dessa uppgår för tidsperioden till drygt 68 miljoner kr. Förvaltningens kundreskontra med extern motpart uppgår för perioden januari till augusti 2017 till verifikationer (fakturor) och volymen för dessa uppgår för tidsperioden till drygt 103 miljoner kr. Vad gäller externa kunder hämtas informationen från den externa kundreskontran. Här finns alla externa fakturor, men även vissa interna i de fall ett försystem inte kan skicka interna fakturor till den interna reskontran. Extern motpart hämtar info från motpartskoddelen. Här finns det hierarkier som slår samman alla motparter som är externa. 12 (30)

13 Bedömning Vid granskning av servicenämndens kodsträngar för perioden januari till augusti 2017 kan konstateras att nämnden använder sig av Konto (1), Kostnadsställe (2), Verksamhet (3), Motpart (4), Aktiviteter (5), Objekt (6), Projekt (7), Komplement (8) och Slag (9) i enlighet med riktlinjer i Malmö stads ekonomihandbok. I granskningen ingår även att kartlägga klassificering och volym i den löpande bokföringen. Vad gäller servicenämndens leverantörsreskontra med extern motpart för perioden januari till augusti 2017 kan det konstateras att fakturerat belopp uppgick till 1,53 miljarder kr fördelat på verifikationer. Vid granskning av servicenämndens kundreskontra med extern motpart för motsvarande period kan det konstateras att fakturerat belopp uppgick till 103 miljoner kr fördelat på verifikationer. I snitt uppgår servicenämndens leverantörsfakturor ca kr och kundfakturor till ca kr. Revisionsfråga 2 Kostnader Vilka kostnader har nämnden? Av tabellen nedan framgår servicenämndens främsta kostnadsdrivare under budgetåret fördelat på följande kostnadskomponenter. Kostnadskomponenter (Mkr) Budget helår 2017 Personalkostnader Inköp av anläggnings- och underhållsmaterial KT Lokal- och markhyror, fastighet ex markavgäld till FK Fastighetskostnader o fastighetsentreprenader SF + KT Bränsle, energi och vatten SF Livsmedel SR Förbrukningsmaterial/inventarier Reparation och underhåll av maskiner KT Tele-, IT-kommunikation och post KTJ Transportmedel KT Transporter och resor KTJ Försäkringsavgifter och riskkostnader Avskrivningar Övriga finansiella kostnader Källa: Serviceförvaltningen (30)

14 Har kostnader granskats och hur granskas dessa? Serviceförvaltningen gör bokslut varje månad. I detta arbete granskas resultaträkningen och kostnader jämförs med budget och avvikelser analyseras. Analysen av utfallet ligger till grund för den prognos som görs månadsvis. För att få ett rättvisande resultat för perioden förs kostnader till rätt period. Detta görs vid attest av fakturor men även genom att kostnader avseende den period bokslut upprättas för bokas upp via budget- och prognosmodulen i Ekot eller via de speciella verifikationstyper förvaltningen använder för uppbokningar. Vid kontroll av utbetalningslistan kontrolleras att alla utbetalningar över kr grundar sig på en faktura som är korrekt, att beloppet är korrekt samt att relevanta underlag bifogats och att attest skett enligt gällande regelverk. Alla externa kostnader avseende representation-, kurser, konferens, resor och gåvor granskas också i samband med utbetalningslistan. Avser kostnaderna Malmö stad? (stickprov) Servicenämndens kostnader har för perioden januari augusti 2017 granskats genom stickprov. I stickprovsgranskningen har ingått att granska kostnader nedlagda i slumpvis utvalda projekt, strategiskt utvalda verifikationer i åtta perioder samt kostnader bokförda på konton som bedömts förknippas med viss risk. Med strategiskt utvalda verifikationer menas i detta granskningsmoment att urval skett med fokus på mindre förekommande leverantör samt variation i fakturerade belopp (belopp i mellansegmentet). Stickproven fördelas enligt nedan. Projekt investeringsprojekt 12 projekt (120 stickprov) Konto januari till augusti 8 perioder (80 stickprov) Konto representation (10 stickprov) Konto juridiska tjänster (10 stickprov) Konto vitvaror (12 stickprov) Verifikationerna har kontrollerats med utgångspunkt i den kommunala redovisningslagen samt Malmö stads ekonomihandbok enligt nedan: Fakturan är utställd till Malmö stad och berörd förvaltning Leverantörens fullständiga namn och adress Leverantörens org./momsregistreringsnummer och F-skattesedel Vår referens och er referens Fakturanummer och fakturadatum Förfallodatum och betalningsvillkor 14 (30)

15 Uppgift om vad fakturan avser, varornas mängd eller tjänsternas art och omfattning Datum eller period då varorna levererades eller tjänsterna utfördes Fakturerat belopp exklusive moms samt specificering av momsbelopp Kontroll av att beslutsattest gjorts av behörig person och att granskningsrespektive beslutsattest inte görs av samma person Utöver ovanstående kontroller har periodisering av kostnader granskats, upphandlingsunderlag samt inköp stickprovsvis stämts av mot gällande avtal. Stickprov investeringsprojekt Vid granskning av verifikationer i investeringsprojekt kan konstateras att dessa i stort uppfyller de krav lagen om kommunal redovisning och Malmö stad ställer på en verifikation. Ett mindre antal avvikelser har dock uppmärksammats i detta kontrollmoment i form av utelämnad leveransadress och datum då varorna levererades eller tjänsterna utfördes, uppgift om vad fakturan avser samt innehav av F-skattesedel vid utfört arbete/tjänst (ex. FSD Malmö - projektering). Förvaltningen har i allt väsentligt, i efterhand, kunnat visa på leveransadress och leverandsdatum samt vad fakturan avser. Vad gäller F-skatt har förvaltningen uppgett att generell kontroll sker via betalkontrolltjänsten Inyett att företaget är registrerat för F- skatt. I de fall information om F-skatt saknas på fakturor vid utfört arbete, men förvaltningen ser via Inyett att företaget har F-skatt, kontaktas leverantören med uppmaningen att skriva ut denna information på fakturan. I annat fall ska förvaltingen, i enlighet med Malmö stads ekonomihandbok, hantera fakturan som lön och lämna denna till lönekontoret för utbetalning. Vid granskningen av kostnader (nedlagda) i respektive projekt kan det vidare konstateras att ett antal projekt belastas med kostnader tillhörande andra projekt. Exempelvis har en förskola (5224) debiterats kostnader för elarbeten om kr avseende en annan förskola. Ett annat exempel är byggandet av en skola (6A62) som felaktigt krediterats pågående investering om 1,2 miljoner kr, vilket efter revisionens påpekande kom att återföras (debiteras). Då kreditering skett före debitering av leverantörsfakturan kan den interna kontrollen av förfarandet ifrågasättas samt om förfarandet är förenligt med god redovisningssed. Förvaltningen har i efterhand korrigerat redovisningen och bokat om kostnaderna till avsett projekt. 15 (30)

16 Vid byggandet av en skola och förskola (6A62/6E21) kan det i granskningen vidare konstateras att byggprojektet krediterats med 5,4 miljoner kr i augusti för att sedan debiteras andra projekt i september. Istället för att fakturorna tar ut varandra under augusti månad har tillvägagångssättet medfört att skuldsättning och pågående investering (11720) i augusti felaktigt minskats med 5,4 miljoner kr. Då kreditering skett före debitering av leverantörsfakturor kan den interna kontrollen gällande projektredovisning ifrågasättas samt om förfarandet är förenligt med god redovisningssed. Krediteringen har även medfört att nämndens skuldsättning och pågående investeringar blivit för lågt värderade och per delårsrapportering 31 augusti. Nämndens räkenskaper (förmögenhetsställning) bedöms dock per delårsrapporteringen i allt väsentligt vara rättvisande. Värt att notera är att kostnader i det aktuella projektet påverkar nämndens resultat först månaden efter aktivering. Stickprov verifikationer januari till augusti Vid stickprovsgranskning av verifikationer för perioden januari till augusti kan konstateras att dessa i huvudsak uppfyller de krav den kommunala redovisningslagen och Malmö stad ställer på en verifikation. De avvikelser som iakttagits i granskningen är bl.a. att ett antal verifikationer saknar uppgift om vad fakturan avser samt när varorna levererades eller tjänsterna utfördes. Även uppgift om F-skattesedel vid utfört arbete saknas på ett antal verifikationer (ex. Samhall AB - städning). Vid periodiseringskontroll genom stickprov av leverantörsfakturor för den aktuella perioden kan det vidare konstateras att nedanstående fakturor felaktigt kostnadsförts 2017, då varorna levererade eller tjänsterna utfördes under Den felaktiga periodiseringen har lett till att kostnader om kr belastat 2017 års resultat. Bring Citymail AB faktura kr AB Börringekloster faktura kr Stångby Plantskola AB faktura kr Ernst & Young AB faktura kr I stickprovsgranskning av servicenämndens fakturor har vidare iakttagits att förvaltningen köpt in ett nyckelfärdigt och i drifttaget vindkraftverk för drygt 40 Mkr exklusive moms. I Avtal om överlåtelse av vindkraftsverksamhet framgår att i det fall Skatteverket är av en annan uppfattning och anser att moms sak utgå på överlåtelsen har leverantören rätt att fakturera Malmö stad för moms i efterhand. Transaktionen har kommunicerats med stadskontoret som framfört att vid en eventuell tilläggsfakturering av moms från leverantörens sida kommer kommunen att göra avdrag för alternativt begära ersättning för debiterad moms på fakturan som leverantören ställer ut. 16 (30)

17 Stickprov representation Av serviceförvaltningens rutin för arbetssätt när redovisningsenheten upptäcker brister i underlagen till representationsfakturor framgår att redovisningsenheten gör löpande kontroller av alla konton som avser representation, resor/konferenser och gåvor för att säkerställa att fakturorna har den information och det finns de underlag som krävs. Om så inte är fallet är rutinen följande: Redovisningsenheten kontaktar beslutsattestanten samt den berörda avdelningens kontaktperson inom ekonomiorganisationen. Meddelar vilken verifikation där information saknas och vad som måste kompletteras. Kontaktpersonen samlar mejlen eller förtecknar på annat sätt vilka verifikationer som måste kompletteras. Löpande kontrollerar kontaktpersonen att saknad information har kompletterats av beslutsattestanten Om inte måste beslutsattestanten påminnas om att lägga till informationen eller så görs arbetet av kontaktpersonen efter det att man fått all information och ev. underlag från beslutsattestanten. I granskningen har ingått att stickprovsvis granska nämndens representation på verifikationsnivå. I granskningen kan konstateras att representationsverifikationerna uppfyller kommunala redovisningslagen och Malmö stads krav på en verifikation. Vad gäller granskad representation har även syfte och deltagarförteckning stämts av mot underlag utan anmärkning. Stickprov juridiska tjänster Serviceförvaltningen har under perioden januari november 2017 köpt in juridiska tjänster från Advokatfirman Lindahl för drygt 1,6 miljoner kr. Advokatfirman har bistått serviceförvaltningen med juridisk konsultation inom nedanstående områden. o o o o o o o Tvister och juridiska råd Funktionsentreprenadavtal Upphandling fastighetsförmedlare Upphandling glaskross Ramavtal konsulter Ramavtal servicearbeten Utbildning LOU 17 (30)

18 Vid avstämning av de inköpta tjänsterna mot ramavtal kan konstateras att avtalet löpte ut i augusti 2016 och att förvaltningen vid en del av inköpen inte följt lagen om offentlig upphandling (LOU). Avvikelsen gentemot LOU gäller i huvudsak inköp av juridiska tjänster inom områdena upphandling och ramavtal för ca kr respektive ca kr (730+30). Inköp av de juridiska tjänsterna inom upphandlingsområdet skulle enligt LOU ha konkurrensutsatts genom direktupphandling och dokumenterats (dokumentationsplikt). Vad gäller inköp av juridiska tjänster inom ramavtalsområdet överstiger detta direktupphandlingsgränsen om kr och skulle i ett upphandlingsförfarande även ha annonserats. Serviceförvaltningen har kommenterat upphandling fastighetsförmedlare med att vid tillfället rådde stor efterfrågan på aktuell tjänst/inköp av lägenheter, tillika ett stort medialt intresse. Hjälpen från Lindahls ansågs mycket begränsat, framtagande av förfrågningsunderlag, då de hjälpt förvaltningen med liknande ärenden tidigare. Då upphandlingen blev överklagad ökade Lindahls åtagande, vilket inte var förutsett. Förvaltningen har vidare kommenterat upphandling glaskross med att inledande diskussionerna med Lindahls avseende upphandlingen togs under sommaren 2016 då det nya avtalet skulle börja gälla Arbetet med upphandlingen kom dock att dra ut på tiden och färdigställdes först under Förvaltningen har även kommenterat avvikelsen med att under perioden har många av förvaltningens ramavtal varit föremål för ny upphandling. Den juridiska hjälpen som förvaltningen anlitat under 2017 av konsulter och servicearbeten, är en avvikelse från LOU. Beslut har tagits att fortsätta med Lindahls tjänster för att vinna tid, då de hjälpt oss tidigare med denna typ av upphandlingar. Det har också varit till fördel när tvist i samband med upphandling har uppstått. Vid inköp av juridiska tjänster gällande tvister och entreprenadavtal etc. är förvaltningen av uppfattningen att upphandlingsförfarandet har hanterats på ett korrekt sätt och redogjort för att inköp avseende entreprenadavtal påbörjades under 2016 innan ramavtalet gick ut med Lindahls som leverantör (avrop gentemot ramavtal) samt att inköp gällande tvister avser ärenden som med mycket stor sannolikhet kan bli föremål för rättsliga förfaranden. Av LOU kap framgår att vissa juridiska tjänster kan undantas från lagens tillämningsområde vid ett rättsligt förfarande inför en svensk domstol eller hos en svensk myndighet. Undantagen gäller även för juridisk rådgivning som ges av en advokat inför ett sådant förfarande, eller när det finns en påtaglig indikation för och är mycket sannolikt att den sak som rådgivningen gäller kommer att bli föremål för ett sådant förfarande. 18 (30)

19 Stickprov vitvaror Vid stickprovsgranskning av vitvaror kan konstateras att förvaltningen genom Stadsfastigheter köpt in tvättmaskiner (Miele) som enligt ramavtal ska kosta mellan kr och kr, beroende på kapacitet. Vid verifikationsgranskningen har uppmärksammats att leverantören Bravida i två fall fakturerat förvaltningen med kr per maskin. Förvaltningen har efter revisionens iakttagelse kontaktat leverantören för kreditering av de felaktiga fakturorna. Förvaltningen har av revisionen uppmanats gå igenom samtlig inköp av tvättmaskiner för perioden januari augusti 2017 för att se om fler maskiner blivit felaktigt prissatta. För att kontrollera om kostnaden för de aktuella maskinerna är rimlig har priset för dessa stämts av med Mieles huvudkontor, som uppgett att tvättmaskinerna utan avtal kostar mellan kr och kr. Serviceförvaltingen har uppgett att tvättmaskinerna är storhushållsmaskiner (typ tvättmaskiner i flerfamiljshus) och återfinns på olika boenden för boendes tvätt. Förvaltningen motiverar priset för maskinerna med att dessa håller en hög kvalité, har stor kapacitet samt är snabba och klarar av att gå mycket. Förvaltingen har även uppgett att maskinerna håller i snitt 15 år. Tvättmaskiner i en billigare prisklass är enligt förvaltingen inte något alternativ då dessa håller lägre kvalité och behöver repareras oftare än de aktuella maskinerna, vilket kan leda till en arbetsmiljöfråga för personalen. Vid granskning av vitvaror har uppmärksammats att stadsfastigheter under januari augusti 2017 utan upphandling köpt in nio diskmaskiner (Miele) för kr. Vid avstämning av inköpen mot ramavtal kan konstateras att förvaltningen inte har något avtal som dessa inköp kan avropas ifrån. Fakturerat pris för maskinerna kan således inte stämmas av mot ramavtal. Inköp av diskmaskinerna skulle enligt LOU ha konkurrensutsatts genom direktupphandling och dokumenterats (dokumentationsplikt). Förvaltningen har kommenterat inköpen med att diskmaskiner glömdes bort vid upphandling och tecknande av ramavtal för övriga vitvaror. För att kontrollera om kostnaden för de aktuella maskinerna är rimlig har priset för dessa stämts av med Mieles huvudkontor, som uppgett att diskmaskinerna utan avtal kostar kr. Serviceförvaltingen har uppgett att diskmaskinerna är storhushållsmaskiner och återfinns på äldreboenden där man måste diska undan mycket disk på kort tid flera gånger per dag. Förvaltningen motiverar priset för maskinerna med att dessa håller en hög kvalité, har stor kapacitet samt är snabba och klarar av att gå mycket. Förvaltingen har även uppgett att maskinerna håller i snitt 15 år. Diskmaskiner i en billigare prisklass är enligt förvaltingen inte något alternativ då dessa håller lägre kvalité och behöver repareras oftare än de aktuella maskinerna, vilket kan leda till en arbetsmiljöfråga för personalen. 19 (30)

20 Avstämning har även genomförts om vitvarorna är införda i en inventarieförteckning i enlighet med Malmö stads ekonomihandbok. Av handboken framgår att även om aktivering inte sker, till exempel till följd av att anskaffningsvärdet understiger ett basbelopp, ska inventarier förtecknas så att en god intern kontroll föreligger. I förteckningen ska framgå var inventarien är placerad, inköpspris och anskaffningsår. Inventarieförteckningen ska vid upprättandet dateras och undertecknas av den person som utfört inventeringen. Vid granskning av stadsfastigheters inventarieförteckning för vitvaror, som utgörs av en objektslista (storköksutrustning 2017:6), kan konstateras att leverantören har ett helhetsansvar för att inventera och uppdatera inventarieförteckningen i samband med att nya vitvaror köps in. Av inventarieförteckningen framgår inte inköpspris och anskaffningsår för respektive inventarie, förteckningen visar dock när en inventarie är utbytt. Objektslistan är inte heller daterad och undertecknad av den person som utfört inventeringen. Bedömning Vid granskning av serviceförvaltningens kostnader för perioden januari till augusti 2017 kan konstateras att byggprojekt belastats med kostnader tillhörande andra projekt. I granskningen har vidare iakttagits att pågående investeringar har krediterats med 6,6 miljoner kr (0,85 % av pågående investeringar) i augusti för att sedan debiteras i september. Då kreditering skett före debitering av leverantörsfakturor kan den interna kontrollen gällande projektredovisning ifrågasättas samt om förfarandet är förenligt med god redovisningssed. Krediteringen har även medfört att nämndens skuldsättning och pågående investeringar blivit för lågt värderade per delårsrapportering 31 augusti. Nämndens räkenskaper bedöms dock per delårsrapporteringen i allt väsentligt vara rättvisande. Vid periodiseringskontroll genom stickprov av leverantörsfakturor för den aktuella perioden kan det vidare konstateras att ett antal fakturor felaktigt kostnadsförts 2017, då varorna levererade eller tjänsterna utfördes under Den felaktiga periodiseringen har lett till att kostnader om kr (under en promille av totala kostnader för perioden) belastat 2017 års resultat. I granskningen har vidare iakttagits att serviceförvaltningen köpt in juridiska tjänster för drygt 1,6 miljoner kr. Vid avstämning av inköpta tjänster mot ramavtal kan konstateras att avtalet löpte ut i augusti 2016 och att förvaltningen vid en del av inköpen inte följt lagen om offentlig upphandling (LOU). Avvikelsen gentemot LOU gäller i huvudsak inköp av juridiska tjänster inom områdena upphandling och ramavtal för kr respektive kr. Inköp av juridiska tjänster inom upphandlingsområdet skulle enligt LOU ha konkurrensutsatts genom direktupphandling och dokumente- 20 (30)

21 rats (dokumentationsplikt). Vad gäller inköp av juridiska tjänster inom ramavtalsområdet överstiger detta direktupphandlingsgränsen om kr och skulle i ett upphandlingsförfarande även ha annonserats. I avsaknad av konkurrensutsättning och dokumentation bedöms serviceförvaltningens interna kontroll i detta avseende som inte helt tillräcklig. Då det inte skett någon konkurrensutsättning genom upphandling och ramavtal saknas finns risk att Konkurrensverket bedömer de aktuella inköpen som otillåtna direktupphandlingar. Vid granskning av inköpta vitvaror har uppmärksammats att förvaltningen (stadsfastigheter) köpt in tvättmaskiner som enligt ramavtal ska kosta mellan kr och kr. I verifikationsgranskningen kan konstateras att leverantören i två fall fakturerat förvaltningen med kr per maskin. Förvaltningen har efter revisionens iakttagelse kontaktat leverantören för kreditering av de felaktiga fakturorna. I granskning har vidare uppmärksammats att stadsfastigheter utan upphandling köpt in nio diskmaskiner för kr. Vid avstämning av inköpen mot ramavtal kan konstateras att förvaltningen inte har något avtal som dessa inköp kan avropas ifrån. Fakturerat pris för maskinerna kan följaktligen inte stämmas av mot ramavtal. Inköp av diskmaskinerna skulle enligt LOU ha konkurrensutsatts genom direktupphandling och dokumenterats (dokumentationsplikt). I avsaknad av konkurrensutsättning och dokumentation bedöms serviceförvaltningens interna kontroll i detta avseende som inte helt tillräcklig. Då det inte skett någon konkurrensutsättning genom upphandling och ramavtal saknas finns risk att Konkurrensverket bedömer de aktuella inköpen som otillåtna direktupphandlingar. Vid granskning av stadsfastigheters inventarieförteckning för vitvaror kan konstateras att leverantören har ett helhetsansvar för att inventera och uppdatera inventarieförteckningen (objektslistan) i samband med att nya vitvaror köps in. Av inventarieförteckningen framgår inte inköpspris och anskaffningsår för respektive inventarie, förteckningen visar dock när en inventarie är utbytt. Objektslistan är inte heller daterad och undertecknad av den person som utfört inventeringen. Då inventarieförteckningen saknar obligatoriska uppgifter och avviker från gällande rutin bedöms förvaltningen inte följa Malmö stads krav på en inventarieförteckning. 21 (30)

22 Revisionsfråga 3 Intäkter Vilka intäkter har nämnden? Serviceförvaltningens intäkter för 2017 är budgeterade till nästan 3 miljarder kr. Av servicenämndens nämndsbudget framgår att intäkterna i väsentliga delar utgörs av: o o o o Stadsfastigheters budgeterade intäkter för 2017 uppgår till Mkr. Det är en ökning med 36 mnkr i förhållande till prognos Ökningen beror till största delen på nya hyreskontrakt för färdigställda investeringar. Kommuntekniks budgeterade intäkter för 2017 uppgår till 582 Mkr vilket är i samma nivå som prognos Däremot har en del förändringar i olika överenskommelser gjorts. Kommuntjänsters budgeterade intäkter för 2017 uppgår till 302 Mkr, en ökning med 3 mnkr i förhållande till prognos Skolrestaurangers budgeterade intäkter för 2017 uppgår till 279 Mkr, en ökning med 11 mnkr i förhållande till prognos Skolrestauranger har under 2016 tillsammans med de två skolförvaltningarna arbetat med att ta fram nya överenskommelser att gälla från Hur säkerställer nämnden att alla intäkter redovisas samt att dessa redovisas i rätt period? (stickprov) Serviceförvaltningen har redogjort för att förvaltningen gör bokslut varje månad. För att få ett rättvisande resultat för perioden förs intäkter till rätt period. Detta görs vid attest av fakturor men även genom att intäkter avseende den period bokslut upprättas för bokas upp via budget- och prognosmodulen i Ekot eller via de speciella verifikationstyper förvaltningen använder för uppbokningar. Serviceförvaltningen har vidare redogjort för att förvaltningen finansieras helt via intäkter, vilket är ett incitament till att fakturera sina kunder. 60 procent av intäkterna avser hyror till Stadsfastigheter. Fastnet är förvaltningens hyressystem där fakturering sker per automatik i det intervall som hyresavtalet säger att hyran ska debiteras. Resterande 40 procent av intäkterna fördelar sig ungefär lika mellan avdelningarna. Kommunteknik har ett system (Expand) där kostnaderna för de arbeten som utförs samlas under tiden arbetet pågår. Fakturering sker när arbetet avslutas. Skolrestaurangers och Kommuntjänsters tjänster bygger på överenskommelser där fakturering sker i början av en termin per kvartal etc. Om fakturering inte görs eller inte periodiseras kommer detta att synas i analysen av resultatet. 22 (30)

23 Stickprovsgranskning har genomförts på förvaltningens verifikationer gällande intäktsredovisningen. Sammantaget har 45 stickprov utförts i perioden januari augusti 2017 med fokus på om verifikationerna lever upp till lagen om kommunal redovisning och Malmö stads krav på en verifikation samt om intäkterna är rätt periodiserade. Granskningen visade inte på några avvikelser och lämnas utan anmärkning. Bedömning Vid granskning av servicenämndens intäkter för perioden januari till augusti 2017 kan konstateras att nämndens budgeterade intäkter för den aktuella perioden uppgår till Mkr. Intäkterna består huvudsakligen av hyror till Stadsfastigheter samt intäkter för utförda tjänster av Kommunteknik, Skolrestauranger och Kommuntjänster. Stickprovsgranskning har genomförts av nämndens verifikationer och intäktsredovisning utan anmärkning. Servicenämnden bedöms i allt väsentligt säkerställa att nämndens intäkter redovisas på ett korrekt sätt genom attesteringsrutin av kundfakturor och genom månadsbokslut via budget- och prognosmodulen i stadens ekonomisystem. Revisionsfråga 4 Intern kontroll Hur är den interna kontrollen avseende kostnader och intäkter? I attestinstruktionen för servicenämnden framgår vem som får attestera kostnader och intäkter. Intäkter attesteras antingen i försystemen innan de läses in i ekonomisystemet eller direkt i ekonomisystemet. Attestering sker inte på pappersunderlag. I ekonomisystemet finns uppgifter om vem som får attestera, vad man får attestera och vilka beloppsgränser som gäller vid attesteringen. För att bli upplagd som attestant och få behörighet i systemet skall en bestämd rutin med blanketter och underskrift följas. Varje år tar förvaltningen ut en kontrollrapport (attestlista - beslut) ur ekonomisystemet som godkänns av nämnden, rapporten visar alla 125 chefer som har attesträtt i systemet och vilken attesträtt de har. Kontroll av intäkter och kostnader görs via attest i ekonomisystemet och förvaltningen har uppgett att det finns tydliga rutiner för upplägg av nya attestanter i systemet. Serviceförvaltningen har en förteckning (attestlista - granskning) över alla 813 medarbetare som har behörighet att granskningsattestera och arbetar kontinuerligt med att hålla sina attestanter uppdaterade och informerade kring attesträttens betydelse. Förvaltningen tar löpande bort användare som inte varit inne i ekonomisystemet på 6 månader, så att endast de personer som regelbundet använder systemet har tillgång till detta. I attestinstruktionen regleras även vem som har beställningsrätt. Medarbetare som inte har någon beslutsattest i vissa situationer kan dock ha rätt att 23 (30)

24 fatta beslut om en beställning. Beställningsrätt för medarbetare som inte har attesträtt regleras i styrdokument på varje avdelning. Servicenämnden har återkommande granskningar avseende nämndens interna kontroll som följs upp i internkontrollplanen. Som exempel utförde nämnden under 2016 en granskning av representationsfakturor. Syftet med granskningen var att säkerställa att regler och rutiner följs i samband med representation. Granskningen genomfördes genom stickprover på 50 representationsfakturor av varierande belopp i serviceförvaltningen, fördelat på alla avdelningar. Av uppföljningsrapporten framgår att resultatet av granskningen var genomgående bra, en del mindre avvikelser noterades men det handlade då om ringa belopp. Hanteringen av representationsfakturor är enligt serviceförvaltningen ständigt aktuell och hålls under bevakning genom förvaltningens ekonomiorganisation. Vilka rutiner finns gällande attest? Serviceförvaltningen har rutinen att samtliga kostnader som debiteras förvaltningen ska granskas genom attest. Av servicenämndens attestinstruktion framgår att nämnden följer det av kommunfullmäktige fastställda (bihang 126/2008) attestreglemente för Malmö stad med kompletterande kommungemensamma tillämpningsanvisningar. Servicenämndens attestinstruktion är ett komplement till detta. Attestinstruktionen för servicenämnden innehåller nämndspecifika tillämpningsanvisningar för servicenämndens förvaltning. Instruktionen innehåller en beskrivning av hur förvaltningen praktiskt arbetar för att säkerställa en hög internkontroll kring ekonomiska händelser (attester) samt förteckning av ekonomiska situationer då rätten att teckna beslutsattest avviker från styrdokumenten. De medarbetare som har någon form av attesträtt ska minst en gång i veckan logga in i ekonomisystemet för att ta hand om fakturor och andra händelser som finns för hantering. Vid frånvaro ansvarar attestanten för att lägga in hänvisning så att fakturor med mera handläggs av annan behörig person. Om annan än överordnad chef skall ta över attesträtten under frånvaron ansvarar beslutsattestanten för att ta fram en fullmakt om detta. Med attest menas att intyga att kontroll av en ekonomisk händelse utförts utan anmärkning. Det finns fyra olika typer av attest enligt följande: Beslutsattest Orderattest Granskningsattest Behörighetsattest 24 (30)

25 Beslutsattest Budgetansvar innebär ett ansvar att hålla de ekonomiska ramarna i en budget samt ansvar för utvärdering av verksamhetens måluppfyllelse gentemot budget. Det är alltid beslutsattestanten som har det slutliga ansvaret för att transaktionen ryms inom beslutad budget, överensstämmer med fattade beslut, ligger inom ramen för verksamhetsområdet samt att underlagen är tillräckliga. I enlighet med riktlinjer för budget och uppföljning inom serviceförvaltningen utser och beslutar förvaltningschefen om attesträtt för avdelningschefer. Avdelningschefer utser och beslutar om attesträtt för enhets- och sektionschefer. Utöver vad som krävs i attestreglementet ansvarar attestantens chef för att ekonom/ekonomiassistent informerar den nya attestanten om gällande attestbestämmelser, LOU/inköpsrutiner och att attestanten får genomgå en relevant utbildning i ekonomisystemet. Orderattest Innebär rätt att skicka en elektronisk beställning till leverantör. Ur ekonomisystemet kan man ta fram en förteckning över alla som har denna behörighet. Granskningsattest Innebär att bekräfta att varan/tjänsten mottagits/utförts enligt överenskommelse/avtal. Granskningsattesten leder inte till någon ekonomisk händelse. Ur ekonomisystemet kan man ta fram en förteckning över alla som har denna behörighet. Behörighetsattest Innebär kontroll av att beslutsattest gjorts av behörig person och att gransknings- respektive beslutsattest inte görs av samma person. I ekonomisystemet görs denna attest automatiskt utifrån uppsatta regler. I HR-systemet måste behörighetsattest utföras, förteckningar över vem som har befogenhet med signaturprov finns på redovisningsenheten. Vilka övriga kontroller har nämnden? Inom serviceförvaltningen konterar assistenter fakturorna vilket medför att attestanten kan fokusera på fakturans innehåll och övriga kontroller. Genom denna rutin anser förvaltingen att kvalitén på konteringarna och därmed redovisningen blir bättre. Serviceförvaltingen har även ett nätverk för ekonomer, controllers och assistenter där medarbetarna tar upp frågor gällande redovisning, risker, problem etc. som uppkommer i det löpande arbetet. Nätverken är enligt förvaltningen viktiga för utveckling inom organisationen. Vid frånvaro av t.ex. semester ges ett skriftligt förordnande till den som skall handlägga frågor inom ett visst verksamhetsområde under en tidsbegränsad period. Serviceförvaltningen har inga ersättare permanent inlagda i Ekot och överordnad chef har alltid attesträtt för underliggande kostnadsställen. 25 (30)