Malmö stad Revisionskontoret

Transkript

1 Malmö stad Revisionskontoret Telefon (exp): Hemsida:

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Malmö granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna i revisorskollegiet och de sakkunniga revisorerna på revisionskontoret. I Kommunallag (1991:900) 6 kap 7 anges att nämndernas ansvar för verksamheten är att nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. I Kommunallag (1991:900) 9 kap 9 anges att revisorernas uppgifter är att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. I revisionskontorets årsrapport sammanfattar den sakkunniga revisorn det gångna årets granskning av respektive nämnd vilket ger de förtroendevalda revisorerna underlag för sin prövning utifrån kommunallagen. Fördjupade granskningar som görs under året rapporteras i sin helhet i enskilda rapporter. Alla publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida

3 Sammanfattning 2 Årets granskning 4 Intern kontroll 5 Verksamheten 9 Ekonomi 10 Räkenskaper 10 Bilaga 1 - Bedömningskriterier 12 Bilaga 2 - Fördjupade granskningarfel! Bokmärket är inte definierat. Bilaga 3 Uppföljning tidigare granskningarfel! Bokmärket är inte definierat. Bilaga 4 Nyckeltal 13 1

4 Sammanfattningsvis bedöms nämndens interna kontroll vara inte helt tillräcklig. Nämnden bedöms ha en inte helt tillräcklig process för att hantera risker i verksamheten. Nämnden har inte beslutat om en rutin för riskhantering som grund för det interna kontrollarbetet. Nämnden har vidare inte uppdaterat och beslutat om en riskanalys för Som en konsekvens därav saknas tydlig koppling mellan riskanalys och kontrollaktiviteter i den interna kontrollplanen. Nämnden bedöms ha en inte helt tillräcklig uppföljningsstruktur avseende intern kontroll. Bedömningen grundas på att nämnden i augusti inte har beslutat om någon uppföljning av den interna kontrollen trots att det av nämndens interna kontrollplan framgår att så ska ske. Nämnden bedöms ha en fungerande målstyrning. De mätbara nämndsmålen konkretiserar kommunfullmäktiges mål för den verksamhet som nämnden bedriver. Nämnden bedöms vidare ha en tillräcklig uppföljningsstruktur avseende verksamhet och ekonomi. Sammanfattningsvis bedöms nämnden ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten i enlighet med nämndens reglemente, kommunfullmäktiges mål och uppdrag samt nämndens mål. Nämnden har följt upp kommunfullmäktigemålen och nämndsmålen samt analyserat uppfyllesegraden i delårsrapport januari-augusti samt i årsanalysen. Nämnden bedömer att två av tio nämndsmål uppnåtts vid årets slut, att tio mål endast delvis uppnåtts samt ett nämndsmål inte uppnåtts under året. Nämnden bedömer att de har bidragit till uppfyllelsen av kommunfullmäktiges mål, dock inte i den utsträckning som var planerat under Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att nämnden redovisar ett överskott om 3,8 mnkr för

5 Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. 3

6 Den årliga revisionen omfattar granskningar och bedömningar inom följande områden: Intern kontroll Verksamhet Ekonomi Räkenskaper Revisionen sker i enlighet med kommunallagen och andra tillämpliga lagar samt i enlighet med reglementet för stadsrevisionen. Revisionsarbetet bedrivs enligt god revisionssed för yrkesrevisorer som den uttrycks i SKYREV:s vägledningar och rekommendationer. Granskningen utgår från en riskanalys och genomförs med den inriktning och omfattning som behövs för att ge en rimlig grund för bedömning och ansvarsprövning av nämnden. Revisionskontorets bedömningskriterier redovisas i bilaga 1. I årsrapporten redovisas översiktligt resultatet av årets granskningar av nämnden. Några fördjupade granskningar har inte genomförts under året. För nämnden relevanta nyckeltal finns redovisade i bilaga 2. Nämndernas arbete med jämställdhetsintegrering beaktas i granskningen. De förtroendevalda revisorerna i styrgrupp service träffar fritidsnämndens presidium och förvaltningsledning i samband med delårsrapport 2 och årsbokslut Sakkunnig revisor har varit Fia Lindher vid revisionskontoret. Sakkunnig revisor har prövat sitt oberoende med mera i enlighet med SKYREV:s rekommendation R2 och inte funnit något hinder mot att utföra granskningen. Årsrapporten har delgivits förvaltningen för faktakontroll Årsrapporten är ett utkast och inte en offentlig handling fram till dess att revisorskollegiet beslutar om revisionsberättelsen

7 Under denna rubrik görs bedömning av om nämndens interna kontroll är en integrerad del i verksamhetens styrning och uppföljning. Vidare bedöms om den interna kontrollen säkerställer att verksamheten bedrivs effektivt och i enlighet med beslutade mål, att lagar, förordningar och andra regler följs samt att en tillförlitlig finansiell redovisning och rättvisande rapportering om verksamheten lämnas. Sammanfattningsvis bedöms nämndens interna kontroll vara inte helt tillräcklig. Bedömningen grundas på nedanstående redogörelse. Nämndsbudget En del i nämndens interna kontroll är att säkerställa en ändamålsenlig styrning och kontroll av ekonomi och verksamhet. Nämnden har beslutat om en budget i balans. Nämnden bedöms ha en fungerande målstyrning. Utifrån nämndens budget för 2016 är bedömningen att nämndens egna mål konkretiserar kommunfullmäktiges mål för den verksamhet som nämnden bedriver. Fritidsnämnden har beslutat om 13 nämndsmål som konkretiserar samtliga kommunfullmäktigemål utom mål nr 8 Malmö stad ska skapa en hållbar stadsstruktur för en växande befolkning och fortsätta utvecklas som en attraktiv och tillgänglig stad. Fritidsnämnden har inte formulerat något nämndspecifikt mål kopplat till detta kommunfullmäktigemål. Motiveringen är följande: Fritidsnämnden kommer under 2016 att delta i Malmö stads samverkansforum beträffande hållbar stadsutveckling. Fritidsnämndens ambition är att i dessa forum företräda barn och ungas behov av lättillgängliga mötesplatser samt en hållbar anläggningsutveckling med hänsyn till den demografiska utvecklingen i Malmö. Nämndsmålen är tydliga och mätbara. Till varje nämndsmål har en eller flera indikatorer (uppföljning nämndsmål) knutits. För de flesta indikatorer (uppföljning nämndsmål) anges ett målvärde för 2016 samt motsvarande utfall för åren samt prognos för Målvärdet anges som antal och/eller andel. Styrdokument Nämndens kontrollmiljö avseende styrdokument för verksamheten och ekonomin har översiktligt granskats och bedömts. Fördelningen av ansvar och befogenheter är tydligt angivet i nämndens delegationsordning. Nämnden har rutiner för planering och rapportering av det interna kontrollarbe- 5

8 tet. Nämndens kontrollmiljö avseende styrdokument bedöms med hänsyn till ovanstående utgöra en tillräcklig intern kontroll. Riskhantering En del i nämndens interna kontroll är att identifiera och löpande analysera organisationens risker. Riskanalysen syftar till ändamålsenlig verksamhetsstyrning, tillförlitlig finansiell rapportering och efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter. Nämndens riskhantering har granskats och bedömts. Nämnden bedöms ha en inte helt tillräcklig process för att hantera risker i verksamheten. Det finns en dokumenterad rutin för riskhantering som grund för det interna kontrollarbetet. Rutinen är dock inte antagen av nämnden. Nämnden har inte uppdaterat och fattat beslut om en riskanalys för Någon riskanalys finns inte bifogad den av nämnden beslutade interna kontrollplanen för Enligt förvaltningen består riskanalysen för 2016 av en mindre del risk- och väsentlighetsanalys gjord i Stratsys samt risk- och väsentlighetsanalysen för Av Malmö stads reglemente för intern kontroll 7 framgår att nämnden som grund för sin styrning av det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde ska genomföra riskanalyser för sin verksamhet. Av förvaltningens rutinbeskrivning för framtagning av granskningsområden till den interna kontrollplanen framgår följande: Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen och ska tillse att en organisation upprättas för denna samt att regler och anvisning antas för den interna kontrollen. Varje år ska nämnden besluta om en särskild plan som ska föregås av en riskbedömning. Vidare framgår av rutinbeskrivningen att förvaltningen ska göra en riskanalys av verksamheten med dess processer, aktiviteter och rutiner. Systematisk kontroll Granskningen av nämndens systematiska kontroller visar följande. Nämnden har fastställt en intern kontrollplan för Som en konsekvens av att nämnden inte uppdaterat och fattat beslut om en riskanalys för 2016 saknas tydlig koppling mellan riskanalys och kontrollaktiviteter i den interna kontrollplanen. Den interna kontrollplanen för 2016 omfattar åtta kontrollmoment, inklusive Malmö stads tre kommungemensamma granskningsområden. De fem nämndspecifika kontrollmomenten omfattar avtalsbevakning, lokalvård, 6

9 Hylliebadets entré- och kassasystem, jämnställdhetsintegrering och utbetalningsrutin för föreningsbidrag. Enligt Malmö stads handbok för intern kontroll ska, efter genomförd riskanalys, en intern kontrollplan upprättas innehållande en åtgärdsdel och en granskningsdel. Åtgärdsdelen ska enligt handboken innehålla en beskrivning av den risk som ligger till grund för direktåtgärden, vad som ska göras, vem som ansvarar för att det blir gjort samt när åtgärden ska vara genomförd och när återrapportering ska ske till nämnden/styrelsen. Syftet med åtgärdsdelen är att dokumentera och genomföra nödvändiga åtgärder, direktåtgärder, som ska vidtas i nära framtid utan ytterligare kontroller och utredningar. Nämndens interna kontrollplan omfattar inte några sådana direktåtgärder. Under avsnittet åtgärder i den interna kontrollplanen framgår istället följande: Nämnden kommer vidta åtgärder utifrån 2015 års granskningar och även utarbeta en rutin för hur nya chefer introduceras i intern kontroll. Vilka dessa åtgärder är presenteras inte i ytterligare. Den interna kontrollplanen ska, enligt Tillämpningsanvisningar till reglemente för intern kontroll 8, bl.a. innehålla uppgift om vem som ansvarar för att utföra uppföljningen och till vem resultatet av uppföljningen ska rapporteras. Dessa uppgifter saknas i nämndens interna kontrollplan. Uppföljningsstruktur Nämndens uppföljningsstruktur avseende intern kontrollplan, verksamhet och ekonomi har granskats och bedömts. Nämnden bedöms ha en tillräcklig uppföljningsstruktur avseende verksamhet och ekonomi. Nämnden bedöms dock ha en inte helt tillräcklig uppföljningsstruktur avseende intern kontroll. Intern kontrollplan Nämnden har följt upp den interna kontrollplanen i samband årsanalys. Nämnden har dock inte beslutat om någon uppföljning av den interna kontrollen i samband med delårsrapport januari-augusti trots att det av nämndens interna kontrollplan framgår att internkontrollarbetet under 2016 ska avrapporteras till nämnden i augusti och i samband med årsanalysen. De centrala anvisningarna ställer dock endast krav på årlig rapportering. Uppföljningsrapporten innehåller resultatet av samtliga granskningar. Uppföljning av direktåtgärder saknas i uppföljningsrapporten som en följd av att den interna kontrollplanen inte innehåller några direktåtgärder. 7

10 Granskningarna har föranlett förslag till förbättringsåtgärder som kommer att följas upp under 2017 och återrapporteras till nämnden. Verksamhet Nämnden har i delårsrapporter samt årsanalysen följt upp samtliga kommunfullmäktigemål med tillhörande uppdrag samt nämndsmål. Ekonomi Nämnden har följt upp ekonomin i samband med utfallsprognoser, delårsrapporter samt årsanalys. Av nedanstående sammanställning framgår nämndens prognostiserade utfall. Tabell 1 prognosjämförelse, mnkr Prognos Prognos Prognos Prognos Utfall UP1 DR1 DR2 UP Totala intäkter Totala personalkostnader Totala övriga kostnader Kommunbidrag Finansiella intäkter Finansiella kostnader Resultat

11 Under denna rubrik görs bedömning av om nämndens verksamhet bedrivits i enlighet med reglementet för nämnden, kommunfullmäktiges mål och uppdrag, nämndens mål, samt lagar och riktlinjer som gäller för nämnden. Sammanfattningsvis bedöms nämnden ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Bedömningen grundas på nedanstående redogörelse. Mål och uppdrag Nämndens reglemente har granskats översiktligt. Utifrån genomförda granskningsinsatser bedöms verksamheten ha bedrivits i enlighet med reglementet för nämnden. Nämnden har följt upp samtliga av kommunfullmäktige (utom kf-mål nr 8 som nämnden inte kopplat något nämndsmål till) och av nämnden beslutade mål samt analyserat uppfyllesegraden i delårsrapport januari-augusti samt i årsanalysen. Nämnden bedömer att två av tio nämndsmål uppnåtts vid årets slut. Nämnden bedömer vidare att tio nämndsmål endast delvis uppnåtts samt att nämndsmålet Fritidsnämnden ska driva ett framgångsrikt miljöarbete där hållbara val är en självklarhet inte uppnåtts. Nämnden bedömer att de har bidragit till uppfyllelsen av samtliga kommunfullmäktiges mål, dock inte i den utsträckning som var planerat under Fördjupad granskning Revisorskollegiet har inte beslutat om någon fördjupad granskning som berör Fritidsnämnden för verksamhetsåret Nyckeltal Väsentliga nyckeltal för nämnden redovisas i bilaga 4. Den totala sjukfrånvaron har ökat med 0,9 % jämfört med 2015, från 3,9 % till 4,8 %. 9

12 Under denna rubrik görs bedömning av nämndens ekonomiska resultat utifrån de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att nämnden för 2016 redovisar ett överskott om 3,8 mnkr. Följande resultat samt avvikelse i förhållande till budget redovisas för nämnden 2016: Tabell 2 Resultaträkning, mnkr Budget 2016 Utfall 2016 Avvikelse Totala intäkter Totala personalkostnader Totala övriga kostnader Kommunbidrag Finansiella intäkter Finansiella kostnader Resultat Av ovanstående tabell framgår att nämndens utfall avviker från budget med 3,8 mnkr. Nämndens förklaring till det positiva resultatet är i huvudsak följande: Kostnaden för föreningsbidrag blev 6,4 mnkr lägre än budgeterat. PO-pålägget (arbetsgivaravgiften) blev 1,4 mnkr lägre än budgeterat beroende på vakanta tjänster samt då arbetsgivaravgiften för anställda under 26 år är 17 procentenheter lägre än för övriga anställda. Hylliebadets besöks- och intäktsutveckling översteg budgeterad nivå med 2 mnkr. Nämndens resursinsatser till följd av flyktingmotagandet uppgår 2016 till 1,6 mnkr. 10

13 Under denna rubrik görs bedömning av om nämndens räkenskaper är rättvisande och upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Balans- och resultaträkning ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat och förmögenhetsställning. Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. Balansposterna kommenteras endast i de fall väsentliga avvikelser noterats i förhållande till god redovisningssed. 11

14 I Kommunallag (1991:900) 9 kap 9 anges att revisorernas uppgifter är att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. För revisorernas granskning av verksamhet, ekonomi, intern kontroll samt räkenskaper används följande bedömningar och bedömningskriterier: Ändamålsenlig verksamhet Tillfredsställande ekonomi Rättvisande räkenskaper Tillräcklig intern kontroll Nämndens verksamhet har bedrivits i enlighet med nämndens reglemente, kommunfullmäktiges mål och uppdrag, nämndens mål, samt aktuella lagar och riktlinjer. Nämndens verksamhet har bedrivits inom de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. Nämndens bokslut är rättvisande och upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Nämndens mål, uppdrag och ekonomiska ramar överensstämmer med fullmäktiges beslut. Nämnden har fastställt mätbara och uppföljningsbara mål i enlighet med fullmäktiges beslut. I enlighet med reglementet för intern kontroll samt tillhörande tilllämpningsanvisningar har nämnden: säkerställt att verksamheten styrs i enlighet med beslutade mål, lagar, förordningar och andra regler samt har en tillförlitlig finansiell rapportering kontroll över ekonomi, prestationer och kvalitet samt säkerställer att fattade beslut verkställs och följs upp. som grund för den årliga planeringen, prioriteringen och uppföljningen av det interna kontrollarbetet genomfört en risk- och väsentlighetsanalys. löpande följt upp det interna kontrollsystemet och antagit en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. löpande erhållit rapportering av resultatet från uppföljningen samt vid upptäckta brister förslagit åtgärder. Om granskningen utifrån bedömningskriterierna påvisar väsentliga avvikelser bedöms ovanstående områden som inte helt, alternativt inte, ändamålsenlig/ tillfredsställande/ rättvisande/ tillräcklig. 12

15 Tabell 4.1 Personalstatistik Antal anställda omräknade till heltid Kvinnor, andel i % 33,6 39,8 39,9 Personal med utländsk bakgrund, andel i % 30,0 30,1 28,6 Total sjukfrånvaro, % 3,6 3,9 4,8 Personalomsättning, % - 7,1 10,7 Källa: Stadskontoret. Personalmått 13