Malmö stad Revisionskontoret

Transkript

1 Malmö stad Revisionskontoret

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Malmö granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna i revisorskollegiet och de sakkunniga revisorerna på revisionskontoret. I Kommunallag (1991:900) 6 kap 7 anges att nämndernas ansvar för verksamheten är att nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. I Kommunallag (1991:900) 9 kap 9 anges att revisorernas uppgifter är att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. I revisionskontorets årsrapport sammanfattar den sakkunniga revisorn det gångna årets granskning av respektive nämnd vilket ger de förtroendevalda revisorerna underlag för sin prövning utifrån kommunallagen. Fördjupade granskningar som görs under året rapporteras i sin helhet i enskilda rapporter. Alla publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida

3 Sammanfattning 2 Årets granskning 3 Intern kontroll 4 Verksamheten 8 Ekonomi 10 Räkenskaper 10 Bilaga 1 - Bedömningskriterier 11 Bilaga 2 - Fördjupade granskningar 13 Bilaga 3 Uppföljning tidigare granskningar 15 Bilaga 4 Nyckeltal 16 1

4 Sammanfattningsvis bedöms SoN Östers interna kontroll vara inte helt tillräcklig. Detta grundar sig på att nämnden inte har upprättat och beslutat om några målvärden som skall uppnås vilket gör det svårt att bedöma nämndsmålens uppfyllnad. Bedömningen ska dock delvis ses mot bakgrund av att nämnderna haft relativt kort tid att formulera och anpassa sina nämndsmål och dess indikatorer till kommunfullmäktigemålen samt att denna arbetsstruktur är i ett uppbyggnadsskede. Nämndsmålen är generellt formulerade och bedöms inte rikta sig specifikt till nämndens kärnverksamheter vård och omsorg samt individ och familjeomsorg. Nämnsmålens uppfyllelsegrad framgår i uppföljningen vilket bedöms som positivt. Nämndens korrigerande åtgärder vid prognostiserade underskott har vidtagits i enlighet med stadens riktlinjer för ekonomistyrning. Nämndens riskhantering, systematiska kontroll och uppföljningsstruktur bedöms som tillräcklig. Sammantaget bedöms nämnden ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Bedömningen grundar sig på att nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten i enlighet med reglemente, lagar och riktlinjer samt har följt upp och rapporterat samtliga kommunfullmäktigemål och nämndsmål. Stadsområde Östers uppföljning visar på en delvis svag måluppfyllelse där huvuddelen av nämndsmålen inte har helt uppnåtts under Tre av tio mål bedöms av nämnden ha uppnåtts medans sex mål bedöms delvis ha uppnåtts Målet avseende tillgång till bostad bedöms inte ha uppnåtts. Måluppföljningen visar på en tydlig försämring av brukarnas nöjdhet med särskilt boende inom vård och omsorg, fortsatt ökad social och strukturell hemlöshet samt en fortsatt ökad sjukfrånvaro. Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett från ekonomiskt synpunkt inte helt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att nämndens ekonomiska resultat inte helt hållit sig inom de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. Nämnden redovisar per ett underskott om 38,7 Mkr. Korrigerat för 75 % av hemlöshetskostnaderna och de ökade kostnaderna för flyktingmotagandet uppgår underskottet till 11,3 Mkr mot budget. Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. 2

5 Den årliga revisionen omfattar granskningar och bedömningar inom följande områden: Intern kontroll Verksamhet Ekonomi Räkenskaper Revisionen sker i enlighet med kommunallagen och andra tillämpliga lagar samt i enlighet med reglementet för stadsrevisionen. Revisionsarbetet bedrivs enligt god revisionssed för yrkesrevisorer som den uttrycks i SKYREV:s vägledningar och rekommendationer. Granskningen utgår från en riskanalys och genomförs med den inriktning och omfattning som behövs för att ge en rimlig grund för bedömning och ansvarsprövning av nämnden. Revisionskontorets bedömningskriterier redovisas i bilaga 1. I årsrapporten redovisas översiktligt resultatet av årets granskningar av nämnden. De fördjupade granskningar som genomförts under året redovisas närmare i bilaga 2. En uppföljning av i vilken mån nämnden har beaktat rekommendationer från tidigare års granskning redovisas översiktligt i rapporten och mer detaljerat i bilaga 3. För nämnden relevanta nyckeltal finns redovisade i bilaga 4. Nämndernas arbete med jämställdhetsintegrering beaktas i granskningen. De förtroendevalda revisorerna i styrgrupp stadsområden har träffat stadsområdesnämnens presidium och förvaltningsledning i samband med delårsrapport 2 och årsbokslut Sakkunnig revisor har varit Fredrik Jerntorp vid revisionskontoret. Sakkunnig revisor har prövat sitt oberoende med mera i enlighet med SKYREV:s rekommendation R2 och inte funnit något hinder mot att utföra granskningen. Årsrapporten har delgivits förvaltningen för faktakontroll. Årsrapporten är ett utkast och inte en offentlig handling fram till dess att revisorskollegiet beslutar om revisionsberättelsen för

6 Under denna rubrik görs bedömning av om nämndens interna kontroll är en integrerad del i verksamhetens styrning och uppföljning. Vidare bedöms om den interna kontrollen säkerställer att verksamheten bedrivs effektivt och i enlighet med beslutade mål, att lagar, förordningar och andra regler följs samt att en tillförlitlig finansiell redovisning och rättvisande rapportering om verksamheten lämnas. Sammanfattningsvis bedöms SoN Östers interna kontroll vara inte helt tillräcklig. Detta grundar sig på att nämnden inte har upprättat och beslutat om några målvärden som skall uppnås vilket gör det svårt att bedöma nämndsmålens uppfyllnad. Bedömningen ska dock delvis ses mot bakgrund av att nämnderna haft relativt kort tid att formulera och anpassa sina nämndsmål och dess indikatorer till kommunfullmäktigemålen samt att denna arbetsstruktur är i ett uppbyggnadsskede. Nämndsmålen är generellt formulerade och bedöms inte rikta sig specifikt till nämndens kärnverksamheter vård och omsorg samt individ och familjeomsorg. Nämnsmålens uppfyllelsegrad framgår i uppföljningen vilket bedöms som positivt. Nämndens korrigerande åtgärder vid prognostiserade underskott har vidtagits i enlighet med stadens riktlinjer för ekonomistyrning. Nämndens riskhantering, systematiska kontroll och uppföljningsstruktur bedöms som tillräcklig. En del i nämndens interna kontroll är att säkerställa en ändamålsenlig styrning och kontroll av ekonomi och verksamhet. Nämnden har beslutat om en budget i balans. Utifrån nämndens budget för år 2015 är bedömningen att nämndens egna mål delvis konkretiserar kommunfullmäktiges mål för den verksamhet som nämnden bedriver. De tio nämndsmålen avser dialog, självförsörjande, uppväxt/ unga, diskriminering, inflytande, trygghet, fritid och kultur, bostad/ hemlöshet, miljö samt nämndsmål avseende Malmö stad som arbetsgivare. Nämndsmålen är generellt formulerade och bedöms inte rikta sig specifikt till nämndens kärnverksamheter vård och omsorg samt individ och familjeomsorg. Specifikt nämndsmål för vård och omsorg som är en stor del av nämndens verksamhet saknas. Vård och omsorg bedöms och följs huvudsakligen upp gällande nämndsmål 5 trygghet och inflytande och baseras på trygghetsmätningen. Detta kan jämföras mot nämndsmålen avseende fritidsverksamheten där det finns två mer specifika nämndsmål (fritid och kultur, uppväxt/ unga). Nämnden har inte beslutat om övriga nämndsmål som inte är kopplade till fullmäktigemålen. Till nämndsmålen finns 18 kopplade indikatorer som beskriver vad som ska mätas i form av resultat, antal och andel. Nämnden bedöms ha brister i 4

7 mätbarheten av målen då nämnden inte har beslutat om några målvärden som anger målsättningen för hur stort resultat, antal och andel som krävs. Bedömningen ska dock delvis ses mot bakgrund av att nämnderna haft relativt kort tid att formulera och anpassa sina nämndsmål och dess indikatorer till kommunfullmäktigemålen samt att denna arbetsstruktur är i ett uppbyggnadsskede. I årsanalysen anges att nämndens bedömning av måluppfyllelse utgår ifrån indikatorn och förvaltningens åtaganden. Den bedömda måluppfyllelsen är delvis otydlig då det görs genom en inte helt tydlig sammanvägning av indikatorer och åtaganden. Exempelvis bedöms nämndsmål 8 avseende bostad som inte uppfyllt trots fullföljda åtaganden för målet. Nämnden har formulerat målvärlden för Nämndens kontrollmiljö avseende styrdokument för verksamheten och ekonomin har granskats och bedömts. Granskningen visar att det finns förbättringsmöjligheter avseende styrdokument för att hantera förtroenderisker. Nämnden har inga egna antagna riktlinjer som syftar till att förebygga och förhindra misstanke om jäv, mutor och gåvor i verksamheten. Nämndspecifika riktlinjer är i regel mer kända och för verksamheten tydliga jämfört med kommuncentrala styrdokument. Fördelningen av ansvar och befogenheter är tydligt angivet i nämndens delegationsordning. En del i nämndens interna kontroll är att identifiera och löpande analysera organisationens risker. Riskanalysen syftar till ändamålsenlig verksamhetsstyrning, tillförlitlig finansiell rapportering och efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter. Nämndens riskhantering har granskats och bedömts. Nämnden bedöms ha en tillräcklig process för att hantera risker. Nämndens riskhantering innefattar en dokumenterad och av nämnden antagen metod/arbetssätt för riskhantering. Nämndens riskanalys identifierar risker som dokumenteras, genomförs, följs upp och tydliggör vad riskerna består av och vilka risker som är prioriterade enligt en bedömning utifrån sannolikhet och konsekvens. Risker kopplade till kommunfullmäktiges och nämndens egna mål saknas huvudsakligen i nämndens riskanalys. Riskanalysen och kontrollaktiviteterna bör så långt som möjligt integreras i ordinarie verksamhet och ingå som integrerade delar i de processer som behövs för att nå de politiskt beslutade målen. Nämnden har om en fastställd rutin avseende system, regler och anvisningar för arbetet med intern kontroll. Rutinen är i enlighet med kommunfullmäktiges reglemente där kravs ställs på fastställd rutin för planering och rapportering av intern kontrollarbetet. Granskningen av nämndens systematiska kontroller visar att nämnden har följt den beslutade interna kontrollplanen. De systematiska kontrollerna har byggt på riskanalysen och kon- 5

8 trollplanen anger vilka rutiner som ska följas upp, omfattningen, ansvar och tidplan för rapportering till nämnden löpande under året. Uppföljningsstruktur Nämndens uppföljningsstruktur inom den interna kontrollen har granskats och bedömts. Nämnden bedöms ha en tillräcklig uppföljningsstruktur. Nämnden har följt upp ekonomin i samband med utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalysen. Nämnden har följt upp ekonomin i samband med månadsavstämningar, utfallsprognoser och delårsrapporter. Verksamheten följs systematiskt upp löpande under året. Samtliga kommunfullmäktige- och nämndsmål är uppföljda och utvärderade löpande under året samt i årsanalysen Uppföljningen av kommunfullmäktigemålen i årsanalysen har förbättrats mot delårsarapport 2 och anger tydligare analyser, slutsatser och kommentarer som förklarar det egna resultatet i perspektivet vad detta betyder för Malmö stad i sin helhet samt förbättringsområden för framtiden. Uppföljningen av nämndsmålen tydliggör uppfyllelsegraden. Uppföljningen och den bedömda uppfyllelsen av nämndsmålen blir delvis otydlig då den baseras på en blandning av utfallet av förvaltningens åtaganden och de av nämndens indikatorer som har gått att mäta per Nämndsmålen beskrivs som långsiktiga (mandatperioden) men speglas inte av uppföljningen som huvudsakligen fokuserar på 2015 och delvis på förbättringar Nämnden har inte tilldelats några uppdrag att följa upp under Uppföljningen av den interna kontrollen är tillräcklig. Dokumentet som beslutas av nämnden innehåller en övergripande och tydlig redogörelse för processen och samtliga kontrollmoment som redogjorts för nämnden löpande under året. Samtliga kontroller i den interna kontrollplanen har följt tidplanen. Granskningsresultatet och eventuella åtgärder anges. Systematiska kontroller som görs utöver kontrollplanen redovisas övergripande. Årets ekonomiska uppföljningar har identifierat budgetavvikelser inom vård och omsorg, främst avseende ordinärt boende samt individ och familjeomsorg avseende hemlöshetskostnaderna. Nämnden har genomfört korrigerande åtgärder för att komma tillrätta med budgetavvikelsen genom att i april beslutat om en åtgärdsplan avseende det då prognostiserade underskottet på 5,5 Mkr, exklusive 75 procent av underskottet inom hemlösheten. I delårsrapport 1 prognostiserade nämnden ett nollresultat då de beslutade åtgärderna inräknades i prognosen. Åtgärderna fram till delårsrapport 2 var inte tillräckliga och underskottet per prognostiseras till 11 Mkr exklusive 75 procent av hemlöshetskostnaderna. Till följd av underskottet 6

9 per delårsrapport 2 beslutade nämnden på oktobersammanträdet om en ny åtgärdsplan för det prognostiserade underskottet exklusive 75 % av hemlöshetskostnaderna. Åtgärderna på 11 Mkr avsåg: Omprövning av bistånd, strikt återhållsamhet inom staben, vård och omsorg, områdesutveckling och individ och familjeomsorg Nämndens korrigerande åtgärder vid prognostiserade underskott har vidtagits i enlighet med stadens riktlinjer för ekonomistyrning. Nedanstående sammanställning visar prognossäkerheten och åtgärder i nämndens ekonomiska uppföljning. Tabell 1 prognosjämförelse och åtgärder, Mkr (Mkr) UP 1 Prognos inkl 75% HLK -32,5-17,5 Prognos exkl 75% HLK -10,0-5,5 Beslutad åtgärdsplan JA, 10 Mkr JA, 5,5 MKr DR 1 Prognos inkl 75% HLK -22,5-12,0 Prognos exkl 75% HLK 0,0 0 Beslutad åtgärdsplan NEJ NEJ DR 2 Prognos inkl 75% HLK -36,5 26,0 Prognos exkl 75% HLK -11,0-11,0 Beslutad åtgärdsplan JA, 0,9 Mkr JA 11,0 Mkr UP 2 Prognos inkl 75% HLK -37,0-38 Prognos exkl 75% HLK -10,0-16,4 Beslutad åtgärdsplan NEJ NEJ Årsbokslut Utfall -45,3-38,7 Utfall exkl 75% HLK, 100% flyktmott -16,2-11 Korrigerande åtgärder avser hela underskottet? NEJ, ej DR 2 JA Har åtgärder väsentligt förbättrat resultat/ prognos? NEJ NEJ Följer åtgärderna de ekonomiska riktlinjerna? NEJ, ej för DR 2 JA Finns träffsäkerhet i prognos DR 1 mot utfall 2015? DELVIS, diff 13 Mkr NEJ, diff 21 Mkr Finns träffsäkerhet i prognos DR 2 mot utfall 2015? DELVIS, diff 9 Mkr DELVIS, diff 13 Mkr Prognoserna följer samma trend som 2014 det vill säga ett underskott per UP 1, en budget i balans per DR 1 då prognosen inkluderar beslutade åtgärder. Både 2014 och 2015 har åtgärdsplanerna inte nått önskad effekt vilket medfört prognostiserade underskott per DR 2. Prognoserna blir delvis missvisande då de vid DR 1 inräknar ekonomiska åtgärder som inte inräknas vid övriga prognostillfällen. Differenserna i prognoserna mot utfallet 2015 förklaras delvis av de ökade kostnaderna för flyktingmottagandet som uppkom under

10 Under denna rubrik görs bedömning av om nämndens verksamhet bedrivits i enlighet med reglementet för nämnden, kommunfullmäktiges mål och uppdrag, nämndens mål, samt lagar och riktlinjer som gäller för nämnden. Sammantaget bedöms nämnden ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Bedömningen grundar sig på att nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten i enlighet med reglemente, lagar och riktlinjer samt har följt upp och rapporterat samtliga kommunfullmäktigemål och nämndsmål. Stadsområde Östers uppföljning visar på en delvis svag måluppfyllelse där huvuddelen av nämndsmålen inte har helt uppnåtts under Tre av tio mål bedöms av nämnden ha uppnåtts medans sex mål bedöms delvis ha uppnåtts Målet avseende tillgång till bostad bedöms inte har uppnåtts. Måluppföljningen visar på en tydlig försämring av brukarnas nöjdhet med särskilt boende inom vård och omsorg, fortsatt ökad social och strukturell hemlöshet samt en fortsatt ökad sjukfrånvaro. Nämnden har följt upp samtliga av kommunfullmäktige beslutade mål i samband med delårsrapport 2 och Årsanalys Nämnden bedöms delvis ha bidragit till uppfyllelsen av kommunfullmäktiges mål. För respektive kommunfullmäktigemål framgår hur nämnden anser sig ha bidragit till uppfyllelsen samt vilka åtgärder nämnden måste vidta för att bättre bidra till målet i framtiden. Nämnden har följt upp samtliga av nämnden beslutade mål i samband med delårsrapport 2 och Årsanalys Nämnden bedöms delvis uppfylla de av nämnden beslutade målen under Uppfyllelsegraden är delvis otydlig då den inte baseras på mätbara målvärlden. Nämnden har i Årsanalys 2015 bedömt att sju av tio nämndsmål inte är helt uppnådda 2015 varav nämndsmålet tillgång till bostad inte har uppnåtts. Uppföljningen visar att antalet hemlösa av sociala och strukturella orsaker har ökat Måluppfyllelsen avseende nämnden som arbetsgivare, trygghet och inflytande samt dialog i samverkan bedöms som låg då uppföljningen visar på tydliga avvikelser gällande särskilt boende, antalet gjorda genomförandeplaner för försörjningsstödstagare och sjukfrånvaron. Den årliga brukarundersökningen inom vård och omsorg visar för särskilt boende att resultatet 2015 gått ner cirka 10 % mot 2014 och ligger huvudsakligen under Malmö stads snitt. Resultatet för hemtjänsten har varken förbättrats eller försämrats mot Sjukfrånvaron har ökat ytterligare 2015 med cirka 0,5 procentenheter till totalt 8,17 %. Sjukfrånvaron är bland de högsta i Malmö stad. 8

11 Antal hushåll med försörjningsstöd är fortsatt högt i Öster och har minskat ytterst lite mot 2014 (19 hushåll). Nämnden anger att ett viktigt led i försörjningsstödsarbetet är individuella genomförandeplaner. Dessa har endast genomförts för var fjärde brukare. Nämndsrevisorn delar i huvudsak riktningen för nämndens bedömda måluppfyllelse utifrån nämndens analys och uppföljning men då målvärden saknas går det inte att bedöma måluppfyllelsen fullt ut. För nämndsmålet Kvinnor och män, flickor och pojkar i stadsområde Öster ska känna sig trygga med och ha inflyttande över hur stöd och hjälp utformas inom nämndens verksamhet delas inte nämndens bedömning att målet är delvis uppnått då brukarundersökningen avseende särskilt boende påvisar en tydlig försämring mot föregående år. Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten i enlighet med reglementet för nämnden. Nämnden har inte tilldelats några uppdrag Nämnden ska enligt bestämmelserna om lex Sarah i socialtjänstlagen, SoL, och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS, anmäla missförhållanden och påtagliga risker för missförhållanden till inspektionen för vård och omsorg (IVO). Nämnden har gjort tolv anmälningar till IVO. Under 2015 har åtta domar gått emot nämnden. Domarna avser huvudsakligen rätten till särskilt boende och personlig assistans. Nämnden hade per , 2 st gynnande nämndsbeslut enligt 4 kap. 1 SoL och 2 st beslut enligt LSS 9 som inte har verkställts inom tre månader från dagen för beslut eller beslut som inte har verkställts på nytt inom tre månader från dagen då verkställigheten avbröts. Väsentliga nyckeltal för nämnden redovisas i bilaga 4. Utifrån tabell 4.2 kan det konstateras att Öster har högst genomsnittskostnad per vårdtagare/ plats för särskilt boende av samtliga fem stadsområden. För ordinärt boende har Öster den näst högsta genomsnittskostnaden i jämförelse med övriga stadsområden. 9

12 Under denna rubrik görs bedömning av nämndens ekonomiska resultat utifrån de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett från ekonomiskt synpunkt inte helt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att nämndens ekonomiska resultat inte helt hållit sig inom de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. Nämnden redovisar per ett underskott om 38,7 Mkr. Nämndens utfall efter korrigering för 75 % av hemlöshetskostnaderna och kostnaderna för flyktingmottagandet uppgår till -11,3 Mkr mot budget. Följande utfall samt avvikelse i förhållande till budget redovisas för nämnden Tabell 2 resultaträkning, Mkr Budget 2015 Utfall 2015 Avvikelse Totala intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Avskrivningar Totala kostnader Kommunbidrag Finansiella intäkter Finansiella kostnader Resultat Av ovanstående tabell framgår att nämndens utfall 2015 avviker med -38,7 Mkr från budget. Avvikelsen avser till största delen hemlöshetskostnader och kostnader för vård och omsorg inom ordinärt boende som inte är budgeterade. Kommunfullmäktige beslutade i december 2015 om att befria nämnderna för resultatansvaret 2015 avseende merkostnader till följd av ökat flyktingmottagande. Korrigerat för hemlöshetskostnaderna och flyktingmottagandet uppgår utfallet till -11 Mkr mot budget. Utfall per vht: Individ och familj: (exklusive hemlöshet) +6 Mkr Hemlöshet: (avvikelse mot avstämningsbelopp) - 25 Mkr Flyktingmottagande: (skillnaden i nettokostnad mot 2014) 8,7 Mkr Vård och omsorg: -25 Mkr Fritid och kultur: +1 Mkr Övrig och gemensam verksamhet: +4,5 Mkr. Korrigerade åtgärder för en budget i balans vid prognostiserade underskott har beslutats under året i enlighet med de ekonomiska riktlinjerna. Nämnden anger att åtgärdsplanen som beslutades efter det prognostiserade underskottet per DR 2 har gett marginell effekt på utfallet

13 Under denna rubrik görs bedömning av om nämndens räkenskaper är rättvisande och upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Balans- och resultaträkning ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat och förmögenhetsställning. Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. Balansposterna kommenteras endast i de fall väsentliga avvikelser noterats i förhållande till god redovisningssed. Inga väsentliga avvikelser till fastställda belopp har noterats i granskningen. Det har dock noterats att stadsområde Öster inte helt tillräckligt har styrkt beräkningen av den uppbokade fordran mot Migrationsverket vilket medför kommentar nedan. Samtliga fem stadsområden söker årligen ersättning vilket genererar fordringar mot Migrationsverket. Stadsområde Öster har i bokslutet bokat upp 13,7 Mkr vilket motsvarar 90 % av ansökt belopp. Då stadsområde Östers fordran mot Migrationsverket bedöms som osäker bör förvaltningen redogöra för detta i verifikationsunderlag/ bokslutsbilaga eller på annat sätt styrka varför inte 100 % av förväntad intäkt bokats upp. Detta har inte gjorts tillräckligt tydligt. 11

14 I Kommunallag (1991:900) 9 kap 9 anges att revisorernas uppgifter är att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. För revisorernas granskning av verksamhet, ekonomi, intern kontroll samt räkenskaper används följande bedömningar och bedömningskriterier: Ändamålsenlig verksamhet Tillfredsställande ekonomi Rättvisande räkenskaper Tillräcklig intern kontroll Nämndens verksamhet har bedrivits i enlighet med nämndens reglemente, kommunfullmäktiges mål och uppdrag, nämndens mål, samt aktuella lagar och riktlinjer. Nämndens verksamhet har bedrivits inom de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. Nämndens bokslut är rättvisande och upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Nämndens mål, uppdrag och ekonomiska ramar överensstämmer med fullmäktiges beslut. Nämnden har fastställt mätbara och uppföljningsbara mål i enlighet med fullmäktiges beslut. I enlighet med reglementet för intern kontroll samt tillhörande tilllämpningsanvisningar har nämnden: säkerställt att verksamheten styrs i enlighet med beslutade mål, lagar, förordningar och andra regler samt har en tillförlitlig finansiell rapportering kontroll över ekonomi, prestationer och kvalitet samt säkerställer att fattade beslut verkställs och följs upp. som grund för den årliga planeringen, prioriteringen och uppföljningen av det interna kontrollarbetet genomfört en risk- och väsentlighetsanalys. löpande följt upp det interna kontrollsystemet och antagit en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. löpande erhållit rapportering av resultatet från uppföljningen samt vid upptäckta brister förslagit åtgärder. Om granskningen utifrån bedömningskriterierna påvisar väsentliga avvikelser bedöms ovanstående områden som inte helt, alternativt inte, ändamålsenlig/ tillfredsställande/ rättvisande/ tillräcklig. 12

15 Områdesprogram för ett socialt hållbart Malmö Revisionskontoret har under 2015 granskat hur Områdesprogram för ett socialt hållbart Malmö följts upp och utvärderats. Till följd bl.a. av att områdesprogrammen ännu inte hade avslutats och att utvärderingsansvaret efter tvåårsavstämningen 2013 lagts på respektive områdesprogram var det svårt att få en tydlig bild av områdesprogrammens effekter. Slutsatsen var att konstaterade effekter för respektive områdesprogram bör framgå av stadskontorets slutrapport i november Granskningsrapporten sändes till kommunstyrelsen för yttrande samt till stadsområdesnämnderna för kännedom. Av kommunstyrelsens yttrande framgick att slutrapporten skulle redogöra för hur områdesprogrammet följts upp och utvärderats, liksom effekterna av insatserna. Kvalitetskontroll vård och omsorg Syftet med granskningen har varit att kunna svara på om kvalitetsuppföljningen inom vård och omsorg är tillräcklig och ändamålsenlig. Stadsområdesnämnd Norr och Väster bedriver enligt vår bedömning en omfattande och väl strukturerad kvalitetsuppföljning. Ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete finns på granskade stadsområdesnämnder. Det finns även upprättade handlings- och genomförandeplaner för arbetet med kvalitetssäkring. I kvalitets- och patientsäkerhetsberättelsen, som upprättas enligt en gemensam rapportmall för samtliga stadsområdesnämnder och sociala resursnämnden, redogörs för övergripande mål och strategier med kvalitetsarbetet, hur ansvaret för kvalitetsarbetet är organiserat, för risk- och händelseanalyser, vilka egenkontroller som skett under året och en omfattande redogörelse och analys sker av de avvikelser som inkommit under året. En upprättad plan finns för hur och när kvalitetssäkring och egenkontroll ska ske och när och hur de ska avrapporteras till nämnden. Det sker en omfattande avvikelserapportering. Barn som far illa Revisionen har genomfört denna granskning som en Kortgranskning. Det innebär en inriktning på kartläggning och översikt. Denna granskning har avgränsats till att gälla hanteringen av orosanmälningar enligt Socialtjänstlagen 14 kap 1 socialtjänstlagen. Revisionsfrågan har uttryckts som: Har Malmö stad en organisation som tillräckligt väl kan bevaka ärenden som gäller barn som kan befaras fara illa? Revisionskontoret bedömer, mot bakgrund att detta är en kortgranskning, att Malmö stad har en organisation som tillräckligt väl kan bevaka ärenden som avser barn som far illa. Revisionen lyfter ändå fram ett antal observationer som bör bevakas. 13

16 Insatser för barn och unga i HVB Stadsrevisionen har granskat insatser för barn och ungdomar i HVB på stadsområde Söder och Innerstaden. Granskningen har enligt beslut genomförts som en kortgranskning. Det innebär att främst en kartläggning av hur Malmö stad och stadsområdesnämnderna arbetar med kvalitetsfrågor och uppföljning gällande externa HVB-placeringar skett. Stadsområdesnämnd Söder och Innerstadens insatser för barn och ungdomar i HVB i huvudsak ändamålsenliga och att det finns en ändamålsenlig kvalitetsuppföljning enligt bedömningarna i rapporten. 14

17 I denna bilaga beskrivs SoN Östers hantering av synpunkter i tidigare granskningar. Uppföljning av revisionens granskning av sociala lägenheter 2014 Vad har gjorts sedan granskningen för att öka övertagen och vad har resultatet blivit? Förvaltningen inrättade from maj 2015 två tjänster som på heltid utför den tekniska tillsynen i lägenheterna. Under 2016 har ytterligare en tillfällig tjänst inrättats. Tidigare utfördes den tekniska tillsynen av socialsekreterarna. Den nya tillsynsorganisationen har gett socialsekreterarna möjlighet att fokusera på målgruppen med social problematik. Den tekniska tillsynen utförs nu i majoriteten av lägenheterna 1 gång/månad. Antalet övertag har ökat och under 2015 skedde 56 lägenhetsövertag i stadsområde Öster. Vad har gjorts sedan granskningen för att förbättra/utveckla den tekniska tillsynen och vad har resultatet blivit? En tillsynsorganisation har inrättats med två medarbetare som på heltid fokuserar på teknisk tillsyn i lägenheterna. Tillsynen genomförs kontinuerligt och enligt upprättad checklista. Vad har gjorts sedan granskningen för att förbättra rutinerna vad gäller uppföljning av hyresbetalningar vid tillsyn och att dokumentera att denna uppföljning skett? Har någon egen uppföljning/intern kontroll skett för att kontrollera att rutinerna och dokumentationen förbättrats och vad visade kontrollerna i så fall? Kontroll av hyresinbetalningar utförs av socialsekreteraren 1 gång/månad. För att säkerställa att detta genomförs dokumenteras kontrollen i Procapita. Enheten har idag generellt ett mer fokus på skulder och hyresinbetalningar och i den mån det är möjligt matchar socialsekreteraren idag i större utsträckning ledig lägenhet med lämplig sökande. Enhet Vuxna kontrollerade vid två tillfällen under 2015, som en del av förvaltningens interna kontroll, att tillsyn i lägenheter och boende genomförts enligt gällande avtal. Kontrollen genomfördes genom stickprov av ärenden, 15 i april och 15 i oktober. Av de ärenden som kontrollerades i april hade 13 ärenden erhållit tillsyn enligt gällande avtal. Kontrollen i oktober visar att tillsyn genomförts enligt gällande avtal i 12 av ärendena. 15

18 Bilaga 4 Nyckeltal Tabell 4.1: Personalstatistik Utfall 2014 Utfall 2015 Antal anställda omräknade till heltid Kvinnor, andel i % 88 % 86 % Personal med utländsk bakgrund, andel i % 45 % 48 % Total sjukfrånvaro i % 7,2 % 8,2 % Tabell Sjukfrånvaro i % stadsområdesnämnder SoF Norr 7,6 152 SoF Öster 8,2 153 SoF Söder 8,3 154 SoF Väster 8,1 155 SoF Innerstaden 8,0 Tabell 4.2 Vård och omsorg Norr Öster Söder Väster Innerstaden TOTAL Totalt antal vårdtagare/platser stadsområdet har befolknings-/betalningsansvar för varav i ordinärt boende (hemtjänst + korttid) varav i särskilt boende Andel invånare, 65 år och äldre, med insats 19,6% 18,7% 19,8% 21,5% 22,6% 20,7% Genomsnittskostnad per vårdtagare/plats (kr) varav i ordinärt boende (hemtjänst + korttid) varav i särskilt boende HEMTJÄNST I ORDINÄRT BOENDE Antal med hemtjänst (genomsnitt) Kostnad per vårdtagare, hemtjänst (kr) Total kostnad hemtjänst (tkr) KORTTIDSVÅRD Antal platser i korttidsvård (genomsnitt) Kostnad per plats i korttidsvård (kr) Total kostnad korttidsvård (tkr) SÄRSKILT BOENDE för äldre Antal platser i särskilt boende (genomsnitt)

19 Tabell 4.3: Hemlöshet Hemlöshet Utfall 2013 Utfall 2014 Utfall 2015 Antal hemlösa Antal hotellnätter (boendedygn) Källa: Stadskontoret. Verksamhetsmått samt statistik över antal hemlösa. Tabell 4.3.1: Jämförelse stadsområden antal boendedygn på hotell Prognos 2015 Utfall 2015 SoNN SoNÖ SoNS SoNV SoNI Malmö SO-snitt