ÅRSRAPPORT Kommunstyrelsen. Fredrik Edler, kommunal yrkesrevisor. Revisorskollegiet Malmö stad Revisionskontoret

Transkript

1 Malmö stad Revisionskontoret ÅRSRAPPORT 2016 Kommunstyrelsen Fredrik Edler, kommunal yrkesrevisor Revisorskollegiet Telefon (exp): Hemsida:

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Malmö granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna i revisorskollegiet och de sakkunniga revisorerna på revisionskontoret. I Kommunallag (1991:900) 6 kap 7 anges att nämndernas ansvar för verksamheten är att nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. I Kommunallag (1991:900) 9 kap 9 anges att revisorernas uppgifter är att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. I revisionskontorets årsrapport sammanfattar den sakkunniga revisorn det gångna årets granskning av respektive nämnd vilket ger de förtroendevalda revisorerna underlag för sin prövning utifrån kommunallagen. Fördjupade granskningar som görs under året rapporteras i sin helhet i enskilda rapporter. Alla publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida

3 Innehåll Sammanfattning 2 Årets granskning 5 Intern kontroll 6 Verksamheten 14 Ekonomi 15 Räkenskaper 16 Bilaga 1 - Bedömningskriterier 17 Bilaga 2 - Fördjupade granskningar 18 Bilaga 3 - Uppföljning tidigare granskningar 29 Bilaga 4 - Nyckeltal 30 1

4 Sammanfattning Intern kontroll Kommunstyrelsens interna kontroll bedöms sammantaget som tillräcklig. Kommunstyrelsens interna kontroll bedöms vara en integrerad del i verksamhetens styrning och uppföljning. Vidare bedöms den interna kontrollen säkerställa att verksamheten bedrivs effektivt och i enlighet med beslutade mål, att lagar, förordningar och andra regler följs samt att en tillförlitlig finansiell redovisning och rättvisande rapportering om verksamheten lämnas. Utifrån kommunstyrelsens budget för 2016 är bedömningen att styrelsens fjorton nämndsmål huvudsakligen konkretiserar kommunfullmäktiges mål för den verksamhet styrelsen bedriver. Kommunstyrelsen har kopplat indikatorer (uppföljning nämndsmål) till samtliga nämndsmål. Uppföljningen av nämndsmålen består av nio mål som följs upp på kvalitativa bedömningsgrunder och fem mål som följs upp på kvantitativta bedömningsgrunder. För en majoritetet av de nämndsmål som följs upp genom kvalitativa bedömningar förklaras det genom analys och kommentarer till uppföljningen vilka resultat som uppnåtts. Uppföljning av nämndsmål som bedöms kvalitativt kan dock tydliggöras med ett ställningstagande om måluppfyllelse för respektive nämndsmål. Beträffande de nämndsmål som följs upp genom kvantitativa bedömningar går det i vissa fall inte att se vad som har åstadkommits under året i förhållande till den målsättning som styrelsen beslutat, då målen inte har något målvärde eller annan bedömningsgrund kopplad till sig. Kommunstyrelsens kontrollmiljö avseende styrdokument för verksamheten och ekonomin har granskats och bedömts. Granskningen visar att kommunstyrelsen har styrdokument som innefattar styrning och kontroll för såväl verksamhet och ekonomi samt styrdokument för att hantera förtroenderisker. En del i kommunstyrelsens interna kontroll är att identifiera och löpande analysera organisationens risker. Riskanalysen syftar till ändamålsenlig verksamhetsstyrning, tillförlitlig finansiell rapportering och efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter. Kommunstyrelsen har som grund för sin styrning genomfört dokumenterade riskanalyser för sin verksamhet. Kommunstyrelsens systematiska kontroller har granskats och bedömts. Granskningen visar att styrelsen har antagit interna kontrollplaner i enlighet med Malmö stads reglemente för intern kontroll och dess tillämpningsanvisningar. 2

5 Vid uppföljning av internkontrollplaner har det dock inte skett någon löpande rapportering av resultat i granskningar till kommunstyrelsen. Det har inte heller skett någon rapportering av resultatet i granskningen Resor till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen bedöms i denna del ha en inte helt tillräcklig uppföljningsstruktur. Verksamhet Kommunstyrelsen bedöms sammantaget ha skött verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Bedömningen grundar sig på att kommunstyrelsen bedöms ha skött verksamheten i enlighet med reglementet för kommunstyrelsen samt lagar och riktlinjer som gäller för styrelsen. Bedömningen grundar sig vidare på att kommunstyrelsen i allt väsentligt bedöms ha skött verksamheten i enlighet med mål och uppdrag riktade till styrelsen. Kommunstyrelsen har följt upp och rapporterat samtliga nämndsmål, kommunfullmäktigemål och av kommunfullmäktige till kommunstyrelsen riktade uppdrag. Uppföljningen av nämndsmålen visar att sjutton av tjugo bedömningskriterier är helt eller delvis uppnådda. Uppföljningen av kommunfullmäktiges tio mål visar att styrelsen genom olika insatser och aktiviteter har bidragit till måluppfyllelse. Uppföljningen av de tjugo uppdrag som kommunfullmäktige riktat till styrelsen visar att samtliga uppdrag har genomförts eller är under pågående utredning. Ekonomi Kommunstyrelsen bedöms ha skött verksamheten på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att kommunstyrelsen och dess förvaltningar för 2016 redovisar ett överskott om 679 Mkr. Kommunstyrelsen har redovisat ett budgetöverskott på sammanlagt 110 Mkr (inkl. underskott för anslaget för ekonomiskt bistånd om -31,9 Mkr). Av resultatet berodde 81 Mkr på överskott för kommunstyrelsens anslag för stimulans- och omstruktureringsmedel och projekt och utredningar. Verksamheten inom stadskontoret visade ett överskott om 57 Mkr. Några av de största enskilda avvikelserna är intäktsöverskott genererade av upphandlingsavtal med leverantörer samt att stadskontorets personalkostnader varit lägre än budgeterat. Finansförvaltning och hamnförvaltningen har redovisat ett budgetöverskott på sammanlagt 327 Mkr. Skatter och generella statsbidrag gav ett överskott gentemot budget på 116 Mkr, varav 102 Mkr beror på det statliga stödet för bostadsbyggande. 3

6 Personalomkostnader och pensioner lämnade ett överskott på sammanlagt 70 Mkr. Finansnettot blev 41 Mkr bättre än budget. Överskottet förklaras främst av en ökad utlåning till kommunens bolag samt en lägre räntenivå än vad som förutsattes i budgeten. Genom ett koncernbidrag inom Malmö Stadshus AB har även delar av det regionala kulturbidraget kunnat återbetalas till finansförvaltningen vilket gav ett överskott gentemot budget på knappt 140 Mkr. Räkenskaper Kommunstyrelsens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. Bedömningen grundar sig på att räkenskaperna bedöms vara upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Balans- och resultaträkning ska ge en rättvisande bild av kommunstyrelsens resultat och förmögenhetsställning. Balansposterna kommenteras endast i de fall väsentliga avvikelser noterats i förhållande till god redovisningssed. 4

7 Årets granskning Den årliga revisionen omfattar granskningar och bedömningar inom följande områden: Intern kontroll Verksamhet Ekonomi Räkenskaper Revisionen sker i enlighet med kommunallagen och andra tillämpliga lagar samt i enlighet med reglementet för stadsrevisionen. Revisionsarbetet bedrivs enligt god revisionssed för yrkesrevisorer som den uttrycks i SKYREV:s vägledningar och rekommendationer. Granskningen utgår från en riskanalys och genomförs med den inriktning och omfattning som behövs för att ge en rimlig grund för bedömning och ansvarsprövning av kommunstyrelsen. Revisionskontorets bedömningskriterier redovisas i bilaga 1. I årsrapporten redovisas översiktligt resultatet av årets granskningar av kommunstyrelsen. De fördjupade granskningar som genomförts under året redovisas närmare i bilaga 2. En uppföljning av i vilken mån nämnden har beaktat rekommendationer från tidigare års granskning redovisas översiktligt i rapporten och mer detaljerat i bilaga 3. För kommunstyrelsen relevanta nyckeltal finns redovisade i bilaga 4. Kommunstyrelsens arbete med jämställdhetsintegrering beaktas i granskningen. De förtroendevalda revisorerna i styrgrupp KS träffar kommunstyrelsens presidium och förvaltningsledning i samband med delårsrapport januari - augusti 2016 och årsbokslut Sakkunnig revisor är Fredrik Edler vid revisionskontoret. Sakkunnig revisor har prövat sitt oberoende med mera i enlighet med SKYREV:s rekommendation 2 och inte funnit något hinder mot att utföra granskningen. Årsrapporten har faktakontrollerats av kommunstyrelsen. Årsrapporten är ett utkast och inte en offentlig handling fram till dess att revisorskollegiet beslutar om revisionsberättelsen

8 Intern kontroll Under denna rubrik görs bedömning av om kommunstyrelsens, finansförvaltningens och hamnförvaltningens interna kontroll är en integrerad del i verksamhetens styrning och uppföljning. Vidare bedöms om den interna kontrollen säkerställer att verksamheten bedrivs effektivt och i enlighet med beslutade mål, att lagar, förordningar och andra regler följs samt att en tillförlitlig finansiell redovisning och rättvisande rapportering om verksamheten lämnas. Sammantaget bedöms kommunstyrelsens interna kontroll som tillräcklig. Bedömningen grundas på nedanstående redogörelse. Nämndsbudget En del i kommunstyrelsens interna kontroll är att säkerställa en ändamålsenlig styrning och kontroll av ekonomi och verksamhet. Kommunstyrelsen har beslutat om en budget i balans. Utifrån kommunstyrelsens budget för 2016 är bedömningen att styrelsens fjorton nämndsmål huvudsakligen konkretiserar kommunfullmäktiges mål för den verksamhet styrelsen bedriver. Kommunstyrelsen har kopplat indikatorer (uppföljning nämndsmål) till samtliga nämndsmål. Uppföljningen av nämndsmålen består av nio mål som följs upp på kvalitativa bedömningsgrunder och fem mål som följs upp på kvantitativta bedömningsgrunder. Ett nämndsmål följs upp med både kvalitativa och kvantitativa bedömningar. Vad gäller de nämndsmål som följs upp genom kvalitativa bedömningar går det genom analys och kommentarer till uppföljningen se att en majoritet av målen har uppnått resultat under året. Uppföljning av nämndsmål som bedöms kvalitativt kan dock tydliggöras med ett ställningstagande om måluppfyllelse för respektive nämndsmål. Beträffande de nämndsmål som följs upp genom kvantitativa bedömningar går det i vissa fall inte att se vad som har åstadkommits under året i förhållande till den målsättning som styrelsen beslutat, då målen inte har något målvärde eller annan bedömningsgrund kopplad till sig. Av Malmö stads budget 2016 framgår att nämnder ansvarar för att följa upp och analysera vad som åstadkommits i förhållande till den målsättning som är beslutad av nämnden, med utgångspunkt i kommunfullmäktiges mål. Då kommunstyrelsen saknar målvärden till vissa kvantitativa nämndsmål blir det svårt att följa upp och mäta resultat eller måluppfyllelsegrad för året. Det vore således lämpligt att styrelsen tar fram målvärden eller andra bedömningskriterier till de nämndsmål som saknar detta för att kunna bedöma om respektive mål har uppnåtts eller kommer att uppnås under året. 6

9 Kommunstyrelsen bedöms dock sammantaget ha en tillräcklig process inom målstyrningsområdet. Styrdokument Kommunstyrelsens kontrollmiljö avseende styrdokument för verksamheten och ekonomin har granskats och bedömts. Granskningen visar att kommunstyrelsen har styrdokument som innefattar styrning och kontroll för såväl verksamhet och ekonomi samt styrdokument för att hantera förtroenderisker. Fördelningen av ansvar och befogenheter är tydligt angivet i styrelsens delegationsordning. Av granskningen framgår vidare att kommunstyrelsen har en tillräcklig rutin för planering och rapportering av det internkontrollarbete som bedriv inom styrelsen. Rutinen Intern kontroll regler och anvisningar beslutades av kommunstyrelsen 2 mars Kommunstyrelsen bedöms sammantaget ha en tillräcklig kontrollmiljö avseende styrdokument. Riskhantering En del i kommunstyrelsens interna kontroll är att identifiera och löpande analysera organisationens risker. Riskanalysen syftar till ändamålsenlig verksamhetsstyrning, tillförlitlig finansiell rapportering och efterlevnad av tilllämpliga lagar och föreskrifter. Kommunstyrelsens riskhantering har granskats och bedömts. Kommunstyrelsen, finansförvaltningen och hamnförvaltningen har som grund för sin styrning genomfört dokumenterade riskanalyser för sin verksamhet. Riskanalyserna har beslutats av kommunstyrelsen 2 mars Riskanalyserna bedöms i allt väsentligt utgå från Malmö stads reglemente och tillämningsanvisningar för intern kontroll. Av riskanalyserna framgår tydligt vad riskerna består av, vilka risker som är prioriterade (sannolikhet, konsekvens och riskvärde) och hur dessa ska hanteras t.ex. i internkontrollplanen. Kommunstyrelsen bedöms sammantaget ha en tillräcklig process för att hantera risker. 7

10 Systematisk kontroll Kommunstyrelsens systematiska kontroller har granskats och bedömts. Granskningen visar att styrelsen har antagit interna kontrollplaner för kommunstyrelsen, finansförvaltningen och hamnförvaltningen i enlighet med Malmö stads reglemente för intern kontroll och dess tillämpningsanvisningar. Kommunstyrelsens interna kontrollplan innehåller dock inte uppgift om vem som ansvarar för att utföra uppföljningen och harmoniserar i detta avseende inte med 8 i tillämpningsanvisningarna till reglementet för intern kontroll. Ansvarig för att utföra uppföljningen redovisas dock i ett särskilt dokument och lämnas utan anmärkning då ansvarig faktiskt utsetts. Kommunstyrelsen, finansförvaltningen och hamnförvaltningen har i enlighet med reglementet för intern kontroll och dess tillämpningsanvisningar kopplat granskningsområden och kontrollaktiviteter till genomförda riskanalyser. Kommunstyrelsen bedöms sammantaget ha en tillräcklig systematisk kontroll. Information och kommunikation Kommunstyrelsens information och kommunikation har granskats och bedömts. Kommunstyrelsens bedöms ha en tillräcklig informations- och kommunikationshantering då styrelsen bedöms ha kommunicerat relevant information om verksamhet och ekonomi till respektive berörd nämnd. Uppföljningsstruktur Kommunstyrelsens uppföljningsstruktur för intern kontroll, verksamhet och ekonomi har granskats och bedömts. Uppföljningsstruktur - Intern kontroll Kommunstyrelsen har under året följt upp samtliga granskningar som beslutats i internkontrollplan Granskningen visar dock att det inte skett någon löpande rapportering av resultat i granskningar till kommunstyrelsen vid uppföljning av kontrollplanen. Kommunstyrelsens interna kontrollplan fastställer att resultatet i årets granskningar ska återrapporteras till styrelsen senast 28 februari Rapportering skedde till styrelsen 1 mars Vad gäller granskningen Resor har resultatet av denna inte rapporterats till kommunstyrelsen, vilket skulle ha skett på styrelsens nyssnämnda sammanträde då övriga granskningar avrapporterades. 8

11 Finansförvaltningens återrapportering av granskningar ska enligt förvaltingens intern kontrollplan ske till kommunstyrelsen i samband med Malmö stads delårsrapport januari augusti Granskning av nyssnämnda delårsrapport visar att det i denna inte skett någon återrapportring av granskningar enligt förvaltningens interna kontrollplan. Uppföljning har skett av samtliga granskningar som beslutats i internkontrollplan 2016 och återrapportering av internkontrollarbetet har skett till kommunstyrelsen 1 mars Hamnförvaltningens återrapportering av granskningar ska enligt förvaltningens interna kontrollplan ske till kommunstyrelsen i januari/februari Uppföljning har skett av samtliga granskningar som beslutats i internkontrollplan 2016 och återrapportering av internkontrollarbetet har skett till kommunstyrelsen 1 mars Av Malmö stads reglemente för intern kontroll och dess tillämningsanvisningar 9 framgår att resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen ska, med utgångspunkt från antagen plan, löpande rapporteras till nämnden. Genomförd uppföljning rapporteras till nämnden oavsett utfall. Vid upptäckta brister lämnas också förslag på åtgärder för att förbättra kontrollen. Av Malmö stads reglemente för intern kontroll fr.o.m. 20 december 2016 (BiH 178) framgår att förvaltningsdirektörer ska löpande rapportera till nämnden om hur den interna kontrollen fungerar. Av kommunstyrelsens regler och anvisningar till intern kontroll (avsnitt granskning s. 6) framgår att resultaten av årets granskningar rapporteras till stadskontorets ledningsgrupp tertialvis och till kommunstyrelsen en gång per år. Styrelsens regler och anvisningar till intern kontroll bedöms i detta avseende inte överensstämma med Malmö stads reglemente för intern kontroll som fastställer att granskningar löpande ska rapporteras till nämnden. Kommunstyrelsen bedöms sammantaget ha en inte helt tillräcklig uppföljningsstruktur avseende intern kontroll. Bedömningen grundar sig på att det inte skett någon löpande rapportering av resultat i granskningar till kommunstyrelsen vid uppföljning av internkontrollplaner samt att resultatet av granskningen resor inte har rapporterats till styrelsen. Uppföljningsstruktur Verksamhet Kommunstyrelsen har under året följt upp verksamheten löpande och systematiskt. Uppföljningen visar att kommunstyrelsen har följt upp samtliga kommunfullmäktigemål, nämndsmål och uppdrag som berör styrelsen. 9

12 Uppföljningen av respektive kommunfullmäktigemål består huvudsakligen av beskrivningar och redogörelser och har bl.a. kommenterats med genomförda insatser och aktiviteter. Analys förekommer delvis i uppföljningen. För flertalet kommunfullmäktigemål framgår att kommunstyrelsen anses bidra till måluppfyllelse genom olika insatser. Av Malmö stads handbok för målstyrning Styrning, ledning och utveckling med mål samt anvisningar till måluppföljning 2016 i Stratsys framgår att utgångspunkt för analysen är måluppfyllelse vid årets slut och hur det resultatet bedöms ha bidragit till kommunfullmäktigemålet. Analysen ska svara på frågorna 1-3. Hur gick det? 1. Hur bedöms resultatet av nämndens/bolagens arbete ha bidragit till kommunfullmäktigemålet? Vilka av nämndsmålen kopplade till kommunfullmäktigemålet bedöms uppnådda under 2016? Vad blir deras sammanvägda påverkan på kommunfullmäktigemålet? Varför blev det så? 2. Om nämnden/bolaget inte bedöms ha kunnat bidra till kommunfullmäktigemålet så som det var tänkt under året, vad är anledningen? Hur påverkar utfallet verksamhetens fortsatta arbete? 3. Vilka åtgärder och förändringar kommer att göras med anledning av resultatet? Vid granskning av kommunstyrelsens uppföljning av kommunfullmäktigemålen kan det konstateras att uppföljningen kunde vara tydligare med exempelvis utskrivna frågor som på ett strukturerat sätt besvaras under respektive mål. Uppföljningen av kommunstyrelsens nämndsmål består huvudsakligen av beskrivningar och redogörelser och har bl.a. kommenterats med genomförda insatser och aktiviteter. Analys förekommer delvis i uppföljningen. Kommunstyrelsen anser att flertalet mål bidrar till måluppfyllelse genom olika insatser och aktiviteter. Kommunstyrelsen har inte uttryckligen tagit ställning till respektive nämndsmåls uppfyllelsegrad, vilket medför svårigheter i att bedöma den totala måluppfyllelsen. Styrelsen har vid uppföljningen av respektive mål bedömt resultatet av de kopplade indikatorerna (uppföljning nämndsmål). Vissa nämndsmål går enligt styrelsen inte att bedöma av olika anledningar, t.ex. att statistik gällande antalet nystartade företag redovisas i månadsskiftet februari/mars 2017 samt att andel av biståndsmottagare med långvarigt ekonomiskt bistånd inte kan värderas av stöd av verksamhetsstatistik då det inte är möjligt att ta fram unika hushåll med långvarigt ekonomiskt bistånd. 10

13 I kommunstyrelsens årsanalys 2016 anges det inte i text om målet är uppfyllt eller ej, vilket medför att uppfyllelsegraden enbart baseras på indikatorernas resultat. Kommunstyrelsen har 14 nämndsmål som följs upp genom 20 olika bedömningskriterier/indikatorer, nedan redovisas styrelsens totala måluppfyllelsegrad baserat på färgmarkeringar. Grönt (uppfyllt) 10 Gult (delvis uppfyllt) 7 Rött (inte uppfyllt) 1 Ej möjligt att bedöma 2 Totalt 20 Av Malmö stads handbok för målstyrning Styrning, ledning och utveckling med mål samt anvisningar till måluppföljning 2016 i Stratsys framgår att utgångspunkt för analys och slutlig bedömning är förväntad grad av måluppfyllelse vid årets slut. Ange också för vilken tidsperiod målet gäller (om längre än ett år). Analysen ska utgå från följande frågor: Hur gick det? Vad visar uppföljningen av nämndsmålen på för resultat? Hur bidrar arbetet med åtaganden till nämndsmålets uppfyllnad? Varför blev det så? Varför fick vi detta resultat? Vad har varit avgörande? Hur påverkar utfallet verksamhetens fortsatta arbete? Om utfallet är positivt, hur tar vi tillvara på detta i det fortsatta arbetet? Om utfallet inte är det önskade, ange vilka förändringar som görs i det kommande arbetet för att förbättra verksamheten. Vid granskning av kommunstyrelsens uppföljning av nämndsmålen kan det konstateras att uppföljningen kunde vara tydligare med exempelvis utskrivna frågor som på ett strukturerat sätt besvaras under respektive mål. Nedan återges två exempel från kommunstyrelsens årsanalys 2016 där uppföljning och analys av nämndsmålen, genom besvarande av frågorna enligt handboken i målstyrning, kunde varit tydligare och mer omfattande. 11

14 Kommunstyrelsen har i årsanalysen följt upp och kommenterat samtliga av kommunfullmäktige till styrelsen riktade uppdrag. Av anvisningar till uppföljning av kommunfullmäktiges riktade uppdrag 2016 i Stratsys framgår att samtliga uppdrag ska redovisas till kommunfullmäktige senast i samband med nämndernas årsanalys. Varje uppdrag ska återrapporteras i sin helhet som ett särskilt ärende till kommunstyrelsen/kommunfullmäktige. Av Malmö stads budget 2016 (s. 6) framgår vidare att uppdrag ska, om inte annat anges, genomföras så fort som möjligt under budgetåret och redovisas till kommunfullmäktige senast i samband med årsredovisningen. Kommunstyrelsen har följt upp och redovisat samtliga av kommunfullmäktige till styrelsen riktade uppdrag. Kommunstyrelsen bedöms i allt väsentligt ha genomfört uppdragen. Kommunstyrelsen bedöms sammantaget ha en tillräcklig uppföljningsstruktur avseende verksamhet. 12

15 Uppföljningsstruktur Ekonomi Kommunstyrelsen har under året följt upp ekonomin i samband med utfallsprognoser, delårsrapporter samt årsanalys. Avvikelser vid prognostillfällen har i allt väsentligt förklarats i rapporteringen. Rapportering bedöms ge en rättvisande bild och tillförlitlig information av dess ekonomi. Sammanställningen nedan visar att prognossäkerheten i kommunstyrelsen och dess förvaltningars ekonomiska rapportering i huvudsak varit god under året. Avvikelser vid prognostillfällen har i allt väsentligt förklarats i rapporteringen. Kommunstyrelsen bedöms sammantaget ha en tillräcklig uppföljningsstruktur avseende ekonomi. Tabell 1 prognosjämförelse, tkr Kommunstyrelsen förvaltning 102 Prognos UP 1 Prognos DR 1 Prognos DR 2 Prognos UP 2 Utfall 2016 Totala intäkter Totala personalkostnader Totala övriga kostnader Kommunbidrag Finansiella intäkter Finansiella kostnader Resultat Finansförvaltningen förvaltning 099 Prognos UP 1 Prognos DR 1 Prognos DR 2 Prognos UP 2 Utfall 2016 Totala intäkter Totala personalkostnader Totala övriga kostnader Kommunbidrag Skatter och bidrag Finansiella intäkter Finansiella kostnader Resultat Hamnanläggningar förvaltning 014 Prognos UP 1 Prognos DR 1 Prognos DR 2 Prognos UP 2 Utfall 2016 Totala intäkter Totala personalkostnader Totala övriga kostnader Kommunbidrag Finansiella intäkter Finansiella kostnader Resultat Källa: Raindance (Hämtas huvudsakligen från QlikView - ekonomisk analys - prognos - resultaträkning) 13

16 Verksamheten Under denna rubrik görs bedömning av om kommunstyrelsens verksamhet bedrivits i enlighet med reglementet för styrelsen, kommunfullmäktiges mål och uppdrag, nämndsmål samt lagar och riktlinjer som gäller för styrelsen. Verksamheten bedöms ha bedrivits i enlighet med reglementet för kommunstyrelsen samt lagar och riktlinjer som gäller för styrelsen. Kommunstyrelsen har följt upp och rapporterat samtliga nämndsmål, kommunfullmäktigemål och av kommunfullmäktige till kommunstyrelsen riktade uppdrag. Kommunstyrelsen bedöms sammantaget ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Målstyrning - nämndsmål Kommunstyrelsen bedöms delvis ha uppfyllt styrelsens beslutade mål. Bedömningen grundar sig på kommunstyrelsens uppföljning av nämndsmålen som visar att sjutton av tjugo bedömningskriterier (indikatorer) är helt eller delvis uppnådda. För ett nämndsmål I Malmö ska ingen vara hemlös och bostadslöshet motverkas visar uppföljningen att bedömningskriteriet inte är uppnått. Uppföljningen av nämndsmålen visar vidare att två bedömningskriterier inte går att följa upp under 2016, mål kopplade till kriterierna kan således inte bedömas utifrån dessa under det aktuella året. I flertalet fall finns rimliga förklaringar till att nyssnämnda bedömningskriterier inte går att följa upp under den aktuella perioden. Målstyrning kommunfullmäktigemål Kommunstyrelsen bedöms delvis ha bidragit till uppfyllelsen av kommunfullmäktiges mål. Bedömningen grundar sig på kommunstyrelsens uppföljning av kommunfullmäktiges tio mål som visar att styrelsen genom olika insatser och aktiviteter har bidragit till måluppfyllelse. Uppdrag från kommunfullmäktige Kommunstyrelsen bedöms delvis ha genomfört de av kommunfullmäktige till styrelsen riktade uppdrag. Bedömningen grundar sig på kommunstyrelsens uppföljning av de tjugo uppdrag som kommunfullmäktige riktat till styrelsen som visar att samtliga uppdrag har genomförts eller är under pågående utredning. 14

17 Ekonomi Under denna rubrik görs bedömning av kommunstyrelsen och dess förvaltningars ekonomiska resultat utifrån de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. Kommunstyrelsen bedöms ha bedrivit verksamheten på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att kommunstyrelsen och dess förvaltningar för 2016 redovisar ett överskott om 679 Mkr. Följande resultat samt avvikelse i förhållande till budget redovisas för kommunstyrelsen, finansförvaltningen och hamnförvaltningen 2016: Tabell 2 resultaträkning, tkr Budget helår Utfall 2016 Avvikelse 2016 Intäkter Totala intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Avskrivningar Totala kostnader Nettokostnad Kommunbidrag Skatter Generella statsbidrag och utj Övriga finansiella intäkter Övriga finansiella kostnader KB & finansiella poster Resultat efter KB & fin poster Resultat Källa: Raindance (Ovanstående tabell hämtas från QlikView, Flik RR/BR, Arbetsyta Resultaträkning) Av ovanstående tabell framgår att kommunstyrelsens, finansförvaltningens och hamnförvaltningens utfall avviker med totalt 437 Mkr från budget. Kommunstyrelsen har redovisat ett budgetöverskott på sammanlagt 110 Mkr (inkl. underskott för anslaget för ekonomiskt bistånd om -31,9 Mkr). Av resultatet berodde 81 Mkr på överskott för kommunstyrelsens anslag för stimulans- och omstruktureringsmedel och projekt och utredningar. Verksamheten inom stadskontoret visade ett överskott om 57 Mkr. Några av de största enskilda avvikelserna är intäktsöverskott genererade av upphandlingsavtal med leverantörer samt att stadskontorets personalkostnader varit lägre än budgeterat. 15

18 Finansförvaltning och hamnförvaltningen har redovisat ett budgetöverskott på sammanlagt 327 Mkr. Skatter och generella statsbidrag gav ett överskott gentemot budget på 116 Mkr, varav 102 Mkr beror på det statliga stödet för bostadsbyggande. Personalomkostnader och pensioner lämnade ett överskott på sammanlagt 70 Mkr. Finansnettot blev 41 Mkr bättre än budget. Överskottet förklaras främst av en ökad utlåning till kommunens bolag samt en lägre räntenivå än vad som förutsattes i budgeten. Genom ett koncernbidrag inom Malmö Stadshus AB har även delar av det regionala kulturbidraget kunnat återbetalas till finansförvaltningen vilket gav ett överskott gentemot budget på knappt 140 Mkr. Räkenskaper Under denna rubrik görs bedömning av om kommunstyrelsens räkenskaper är rättvisande och därmed upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Balans- och resultaträkning ska ge en rättvisande bild av kommunstyrelsens resultat och förmögenhetsställning. Kommunstyrelsens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. Balansposterna kommenteras endast i de fall väsentliga avvikelser noterats i förhållande till god redovisningssed. Inga väsentliga avvikelser har noterats. 16

19 Bilaga 1 - Bedömningskriterier I Kommunallag (1991:900) 9 kap 9 anges att revisorernas uppgifter är att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. För revisorernas granskning av verksamhet, ekonomi, intern kontroll samt räkenskaper används följande bedömningar och bedömningskriterier: Ändamålsenlig verksamhet Tillfredsställande ekonomi Rättvisande räkenskaper Tillräcklig intern kontroll Nämndens verksamhet har bedrivits i enlighet med nämndens reglemente, kommunfullmäktiges mål och uppdrag, nämndens mål, samt aktuella lagar och riktlinjer. Nämndens verksamhet har bedrivits inom de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. Nämndens bokslut är rättvisande och upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Nämndens mål, uppdrag och ekonomiska ramar överensstämmer med fullmäktiges beslut. Nämnden har fastställt mätbara och uppföljningsbara mål i enlighet med fullmäktiges beslut. I enlighet med reglementet för intern kontroll samt tillhörande tilllämpningsanvisningar har nämnden: säkerställt att verksamheten styrs i enlighet med beslutade mål, lagar, förordningar och andra regler samt har en tillförlitlig finansiell rapportering kontroll över ekonomi, prestationer och kvalitet samt säkerställer att fattade beslut verkställs och följs upp. som grund för den årliga planeringen, prioriteringen och uppföljningen av det interna kontrollarbetet genomfört en risk- och väsentlighetsanalys. löpande följt upp det interna kontrollsystemet och antagit en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. löpande erhållit rapportering av resultatet från uppföljningen samt vid upptäckta brister förslagit åtgärder. Om granskningen utifrån bedömningskriterierna påvisar väsentliga avvikelser bedöms ovanstående områden som inte helt, alternativt inte, ändamålsenlig/tillfredsställande/ rättvisande/tillräcklig. 17

20 Bilaga 2 - Fördjupade granskningar Ekonomisk styrning och kontroll Vid granskning av Malmö stads låneskuld kan det konstateras att staden har en plan över hur skulden beräknas öka mellan åren 2018 till Planen visar att Malmö stads nettolåneskuld planeras öka till drygt 10,6 miljarder kr vid årsskiftet Vad gäller Malmö stads vidareutlåning till stadens företag planeras denna upplåning att öka till drygt 20 miljarder kr vid slutet av samma planperiod. Vid granskning av Malmö stads räntekostnader kan det konstateras att staden har en plan över hur dessa kostnader beräknas öka mellan åren 2018 till Planen visar att stadens negativa räntenetto förväntas öka till drygt 284 miljoner kr vid årsskiftet Enligt stadskontoret förekommer riskhantering gällande stigande räntor inom Malmö stad då det i planen budgeterats för en höjd räntenivå med en halv procent per år. Granskningen visar vidare att Malmö stad har flertalet omfattande styrdokument som samverkar inom stadens finansverksamhet. Stadens finanspolicy med tillhörande bilagor bedöms vara ett särskilt betydelsefullt dokument. De olika styrdokumenten innefattar bl.a. beskrivningar och rutiner inom kommunkoncernens finansiella verksamheter och utgörs av följande dokument. Malmö stads budget Finansiella föreskrifter Finanspolicy Ramar för upplåning och utlåning och borgen Strategier för riskhantering Motparter vid placeringar Delegationsförteckning för Malmö stads internbank Det vore dock lämpligt att Malmö stad tar fram en handlingsplan gällande stadens låneskuld och räntekostnader som på en detaljerad nivå beskriver hur en förändring av låneskulden respektive ökade räntekostnader konkret bedöms påverka stadens ekonomi och verksamheter på kort och lång sikt. Sedan tidigare har Malmö stad i samarbete med konsultföretaget PwC tagit fram en långsiktig ekonomisk analys. Analysen kommer enligt stadskontoret att fortsätta utvecklas i egen regi och resultera i handlingsplaner och strategier för bland annat investeringsnivåer, skuldsättning och räntekostnader. En handlingsplan som beskriver hur en förändring av låneskulden och ökade räntekostnader bedöms påverka stadens ekonomi och verksamheter överensstämmer väl med Malmö stads pågående arbete inom långsiktig finansiell planering och kan med fördel integreras i stadens kommande handlingsplan gällande skuldsättning och räntekostnader. Vid granskning av Malmö stads prognoser för skatteunderlag kan det konstateras att staden använder SKLs skatteunderlagsprognoser vid beräkning av skatter och statsbidrag. Prognoserna sträcker sig fram till år 2020 och bedöms vara relativt långsiktiga. Malmö stads prognos för skatteunderlag har stämts av mot SKLs skatteunderlagsprognos och visar att prognoserna överensstämmer för respektive år. 18

21 Granskning av Malmö stads finansiella föreskrifter och finanspolicy visar sammantaget att uppföljning och rapportering avseende stadens finansverksamhet sker i enlighet med finanspolicyn med undantag för den årliga rapporteringen som ska ske till stadsrevisionen. Enligt finanspolicyn ska rapportering till stadsrevisionen ske årligen genom en av finanschefen upprättad rapport - Finansverksamheten och riskhantering i Malmö stads kommunkoncern. Sådan rapportering sker inte. Framöver bör säkerställas att rapportering sker i enlighet med finanspolicyn och då till Revisorskollegiet. Vid granskning av Malmö stads finansiella mål - Malmö stad ska ha en hållbar ekonomisk utveckling kan det konstateras att uppföljning av målet sker i stadens delårsrapporter och årsredovisning. I Malmö stads delårsrapport januari-april 2016 och januari-augusti 2016 görs bedömningen att Utifrån den prognostiserade utvecklingen av de tre indikatorerna kan den ekonomiska utvecklingen beskrivas som hållbar. Viktigt att notera är dock att Malmö stad för år 2021 prognostiserar med en lånekvot om 36,8 %. Denna prognos innebär att Malmö stads lånekvot planeras överstiga den av kommunfullmäktige beslutade högstanivån om 30 % under det aktuella året. Granskningen visar att Malmö stad sammantaget bedöms ha en tillräcklig ekonomisk styrning och kontroll gällande stadens långsiktiga finansiella planering. Kommunstyrelsen har beretts möjlighet och inkommit med yttrande avseende granskningsrapporten ekonomisk styrning och kontroll. Av yttrandet framgår att den årliga rapporteringen till stadsrevisionen inte fungerat på ett tillfredsställande sätt och kommer att rättas till så att revisorskollegiet framöver får en årlig rapportering avseende stadens finansverksamhet. Av yttrandet framgår vidare att granskningsrapporten förslår en särskild handlingsplan gällande stadens låneskuld och räntekostnader som på en detaljerad nivå beskriver hur en förändring av låneskulden respektive ökade räntekostnader konkret bedöms påverka stadens ekonomi och verksamheter på kort och lång sikt. Kommunstyrelsen har i sitt yttrande framfört att höga investeringsnivåer och därmed ökade räntekostnader i stor utsträckning är en följd av befolkningstillväxten. På samma sätt kommer kommunen ha ökade kostnader för personal, hyror, avskrivningar och övriga kostnader. Kommunstyrelsen delar inte bedömningen att det bör göras en särskild handlingsplan för hur en av dessa kostnadsposter förväntas påverka ekonomin i stadens verksamheter. Av yttrandet framgår även att revisionen konstaterar att den långsiktiga planen i budget 2017 visar att nuvarande och planerade investeringsnivåer innebär att lånekvoten för 2021 är högre än de 30 % som ryms inom det finansiella målet. Planen för åren är en framskrivning utifrån nu kända planer och beslut samt äskanden från respektive nämnd. Det framgår tydligt av budgetdokumentet att investeringarna enligt nuvarande planering ligger på för hög nivå: Om investeringarna under perioden uppnår planerade nivåer kommer det finnas ett behov av att sänka investeringsnivån från och med 2021 och framåt om skuldsättningen ska hållas på en hållbar nivå. Alternativt måste resultatet eller försäljningarna öka. 19

22 Kommunstyrelsens uppsiktsplikt PWC har på uppdrag av revisorskollegiet granskat kommunstyrelsens uppsiktsplikt. Granskningens övergripande syfte har varit att ta ställning till om kommunstyrelsen har en tillräcklig uppsikt över nämndernas och de kommunala bolagens verksamhet. Slutsatsen är att kommunstyrelsens uppsikt till stora delar fungerar på ett tillräckligt sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande gällande nämnderna och de kommunala bolagen. Det är upp till kommunstyrelsen att själv utforma system och rutiner för att fortsätta att utveckla formerna för uppsiktsplikten. Kommunstyrelsen bedöms ha en tillräcklig styr- och ledningsfunktion gällande samordning, övervakning och uppföljning av nämndernas verksamhet. Bedömningen görs mot bakgrund av att det finns ett antal väl fungerande strukturer för hur Malmö Stad styrs och leds. Kommunstyrelsen bedöms delvis ha en tillräcklig återrapportering till kommunfullmäktige gällande kommunens verksamhet. Rapporteringen till fullmäktige från nämnder och bolag är i flera avseende är tydlig. Formerna för informationsförmedlingen till kommunfullmäktige gällande kommunal verksamhet i t.ex. stiftelser, kommunalförbund eller verksamhet som bedrivs på entreprenad bör förtydligas. Detta för att fullmäktige ska kunna göra en samlad bedömning av den kommunala verksamheten, oberoende av juridisk form. Det bör genomföras en återrapportering av utfallet av det årliga intern kontrollarbetet till fullmäktige. Kommunstyrelsen bedöms ha en tillräcklig uppsikt och prövning av Malmö Stads heltoch delvis ägda bolag. Bedömningen görs mot bakgrund av att det finns ett antal väl fungerande styrdokument i form av ägardirektiv och bolagsordningar samt utarbetade system och rutiner för att följa ekonomi och verksamhet under året. Det genomförs en systematisk bedömning för bolagen men rapporteringen är i otakt med det kommer upp för politisk behandling. Kommunstyrelsen har beretts möjlighet att yttra sig över PwC:s rapport granskning av kommunstyrelsens uppsiktsplikt. Kommunstyrelsen anser att det är positivt att granskningen visar att kommunstyrelsens uppsikt till stora delar fungerar på ett tillräckligt sätt. Det är särskilt positivt att granskningen bekräftar det utvecklingsarbete som genomförts på senare år avseende den interna kontrollen. Kommunstyrelsen ställer sig bakom stadsrevisonens beskrivning av pågående arbete och utvecklingsområden. I det nya reglementet för intern kontroll ingår till exempel en årlig återrapportering till kommunfullmäktige. 20

23 Flyktingsituationen Malmö stads hantering av flyktingsituationen har granskats utifrån tre områden; anpassning av nämndernas verksamheter, integration av nyanlända samt mottagande och integration av ensamkommande flyktingbarn. Den sammanfattande bedömningen är att granskade nämnder har hanterat flyktingsituationen väl utifrån de förutsättningar som varit. Nämnderna bedöms ha gjort erforderliga anpassningar av sina verksamheter för att hantera mottagandet utifrån förändrade volymer. Det finns en samsyn inom granskade nämnder kring vilka utvecklingsområden som är viktiga för att stärka stadens mottagnings- och integrationsarbete. Granskningen visar dock på att nuvarande insatser behöver förstärkas och vidgas. Kommunstyrelsen bör i samverkan med berörda nämnder säkerställa att det finns en tydlighet och samsyn kring vem som ansvarar för vad. Detta är inte minst av vikt med anledning av pågående omorganisation av stadsområdena och införandet av nya facknämnder. Kommunstyrelsen bör utifrån sin ledande och samordnade roll bör ta ett ökat helhetsgrepp kring frågan för att säkerställa att det finns en samsyn bland alla nämnder kring hur staden gemensamt ska arbeta för att stärka mottagnings- och integrationsarbetet. Förbättringsområden/rekommendationer som berör kommunstyrelsen är följande: Kommunstyrelsen bör konkretisera övergripande mål och gemensamma strategier som tydliggör stadens långsiktiga arbete för flyktingmottagning och integrationsarbete. Kommunstyrelsen bör följa upp att det finns en ändamålsenlig samverkan och tydliga roller mellan berörda nämnder i mottagnings- och integrationsarbetet. Detta är särskilt av vikt med anledning av pågående omorganisation av stadsområdena. Kommunstyrelsen behöver i samråd med berörda nämnder stärka arbetet med stadens bostadsförsörjning. Kommunstyrelsen bör utveckla en strategi i syfte att öka bostadsbyggandet och minska kostsamma tillfälliga boendelösningar. Kommunstyrelsen har beretts möjlighet och inkommit med yttrande avseende stadsrevisionens granskningsrapport flyktingsituationen. Av yttrandet framgår att kommunstyrelsen instämmer med de i rapporten identifierade rekommendationerna. Av de rekommendationer som riktas specifikt till kommunstyrelsen finner kommunstyrelsen att rekommendationen som berör övergripande mål och strategier inom området samt rekommendationen om ändamålsenlig samverkan och organisationsstruktur bör utredas vidare. I kommunen saknas en övergripande strategi eller integrationsplan i dagsläget. Mot bakgrund av detta delar kommunstyrelsen revisorskollegiets uppfattning om behov av kommungemensamma strategier inom området. Kommissionen för ett socialt hållbart Malmö kan utgöra en grund för vidareutveckling av stadens mottagnings- och integrationsarbete. För att uppnå en tydlig styrning av arbetet är det av vikt att utreda hur kommungemensamma strategier kan integreras i Malmö stads styr- och ledningssystem. 21

24 Flera berörda nämnder och komplexiteten i granskat område medför även att kommunstyrelsen instämmer i vikten av tydlig organisationsstruktur och ansvarsfördelning samt ändamålsenlig samverkan. Rekommendationen gällande bostadsförsörjning ligger i linje med kommunens egen viljeriktning och kommunstyrelsen arbetar med att ta fram en strategi för området. Bostadsförsörjning är en prioriterad fråga inom kommunen och tillsatt bostadsgeneral på stadskontoret ansvarar för att utveckla strategier inom detta område. Syftet med arbetet är att koordinera och påskynda skapandet av fler bostäder till de grupper som har en svag ställning på bostadsmarknaden, däribland nyanlända. Försörjningsstöd Malmö stad har sedan 2014 genomfört extra ekonomiska satsningar för att utveckla arbetet med försörjningsstödet. Syftet med granskningen var att bedöma Malmö stads åtgärder för att säkerställa kvalitet och kompetens kring handläggningen av försörjningsstödet samt bedöma om den interna kontrollen avseende utbetalningar av försörjningsstöd var tillräcklig på stadsområdena Norr, Väster och Söder. Arbetsmiljöverket inspekterade under 2015 individ- och familjeomsorgen på samtliga stadsområden enligt arbetsmiljölagen och framförde en rad anmärkningar gällande socialsekreterarnas arbetsförhållanden. Allvarlig kritik framfördes bland annat vad gällde introduktionen av nyanställda socialsekreterare. Vi har i denna granskning avgränsat uppföljningen av kritiken från Arbetsmiljöverket till just introduktionen. Vår slutsats var att flera förbättringar skett sedan Arbetsmiljöverkets granskning men att det fanns förbättringsåtgärder att genomföra på Stadsområde Väster och Söder för att nyanställdas introduktion ska upplevas som fullt tillfredsställande av de nyanställda socialsekreterarna. Vi granskade 45 ärenden avseende ekonomiskt bistånd till boendekostnader. Vår bedömning var att kvalitén på dokumentationen i enskilda ärenden och på de underlag som låg till grund för bedömningarna om rätten till bistånd varierade kraftigt. I 19 av 45 granskade ärenden framkom brister av varierande omfattning. Bristfällig dokumentation gjorde det svårt att följa enskilda ärenden kronologiskt och det saknades eller gick inte att hitta underlag och dokumentation som styrker rätten till försörjningsstöd. Bristfällig handläggning har medfört att för högt försörjningsstöd utgått i flera granskade fall. Vår bedömning var att bristerna kan ha samband med de brister som Arbetsmiljöverket lyfte fram vid sin granskning Vår bedömning var också att det behövs förbättringsåtgärder kring handläggningen av enskilda ärenden. Det gäller såväl dokumentationen som kontrollerna vad gäller rätten till ekonomiskt bistånd. Nämndernas interna kontroll behövde enligt vår bedömning utökas. Storleken på försörjningsstödet (823 mnkr under årets första tio månader 2016), antalet ärenden och det stora antalet enskilda handläggare är faktorer som vid en riskanalys borde ställa högre krav på en mer omfattande intern kontroll. 22

25 Revisorskollegiet behandlade granskningsrapporten vid sammanträdet och beslutade att översända rapporten till kommunstyrelsen, stadsområdesnämnd Norr, Väster och Söder för yttrande samt till stadsområdesnämnd Innerstaden och Öster för kännedom med möjlighet till yttrande. Yttranden har inkommit från kommunstyrelsen och stadsområdesnämnd Norr, Väster och Söder. Sammanfattning av vad som framförts i yttranden redovisas nedan. Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen inleder med att revisionen belyser flera relevanta utvecklingsområden i sin granskning. Kommunstyrelsen delar revisionens slutsats kring att förutsättningarna för förbättrad handläggning och färre brister och felaktigheter bör öka när åtgärderna som bland annat följde på Arbetsmiljöverkets kritik får genomslag i verksamheten. En mängd åtgärder som vidtagits med anledning av detta redovisas i yttrandet. När det gäller våra slutsatser kring handläggning, dokumentation och kontroll i folkbokföringsregister svarar kommunstyrelsen även att granskningsrapporten ger väsentlig information att beakta vid en revidering av kärnprocesserna som bedöms nödvändig att påbörjas under våren Kontroll av folkbokföringsuppgifter i löpande ärenden anser kommunstyrelsen vara en specifik fråga att uppmärksamma i revideringen. När det gäller vår slutsats om bristfällig intern kontroll delar kommunstyrelsen denna uppfattning och bedömer att det finns ett behov av översyn och utveckling av arbetet med intern kontroll i samband med omorganiseringen av verksamheten för socialtjänsten och ekonomiskt bistånd i Malmö stad. Kommunstyrelsen avslutar med att utförligt kommentera våra slutsatser att beloppen för högsta godtagbara bostadskostnad bör ses över. Att fastställda beloppsgränser och ange en högsta godtagbara boendekostnad där Socialstyreslens allmänna råd om skäliga boendekostnader beaktats i förhållande till rådande bostadsbrist och en för familjen gjord individuell bedömning bedöms inte kunna uppnås på ett tillfredsställande sätt enligt kommunstyrelsen. Stadsområdesnämnd Norr Nämnden anser att granskningen påvisar att det finns utvecklingsområden inom handläggningen av försörjningsstöd, den interna kontrollen samt hur introduktionen av nyanställd personal ska förbättras. Följande förbättringsåtgärder redovisas i yttrandet: Under 2016 har en nyrekrytering och utökning av både handläggarna och sektionschefer skett. En tjänst som introduktör har inrättats. Syftet är att ge stöd åt nyanställda, skapa stabilitet i arbetsgruppen och förbättra kvaliteten på klientarbetet. Idag har socialsekreterarna ett rimligt antal ärende per tjänst och nära tillgång till stöd och ledning. På enheten ekonomiskt bistånd har ett informationsbrev införts. Regelbundna metoddiskussioner och regelbunden kompetensutveckling exempelvis genom träffar med stadsjurist skall säkra att socialsekreterarna har adekvat kunskap. Som ett led i att uppföljningsarbetet av hur verksamheten lever upp till beslutade rutiner och riktlinjer, men även som ett led i att följa upp arbetsmiljön för handläggarna på ekonomiskt bistånd kommer sektionschef att tillsammans med socialsekreterare gå igenom samtliga ärenden med tätare intervaller. Checklistan för kontroller under löpande handläggning kommer att förtydligas i vissa delar när det gäller kontroll av hushåll, som även ska innefatta en kontroll i folkbokföringen. Nämnden avser att förstärka egenkontrollerna i verksamheten i samband med de loggningar som genomförs två gånger om året. 23