ÅRSREDOGÖRELSE Revisorskollegiet Malmö stad Stadsrevisionen

Transkript

1 Malmö stad Stadsrevisionen ÅRSREDOGÖRELSE 2016 Revisorskollegiet ÅRSREDO 2016 KOLL Postadress: Stadshuset, Malmö Besöksadress: August Palms plats 1 Telefon (exp): Hemsida: malmostadsrevision@malmo.se

2 Innehållsförteckning 1 Revisionsberättelse för år Synpunkter och iakttagelser avseende 2016 års revision Revisorernas granskning Granskningens genomförande Årlig granskning Revisionskontorets sammanfattning av årets granskningar Kommunstyrelsen Valnämnden Förtroendenämnden Överförmyndarnämnden Tekniska nämnden Stadsbyggnadsnämnden Miljönämnden Kulturnämnden Servicenämnden Fritidsnämnden Stadsområdesnämnd Norr Stadsområdesnämnd Väster Stadsområdesnämnd Söder Stadsområdesnämnd Öster Stadsområdesnämnd Innerstaden Sociala resursnämnden Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Grundskolenämnden Förskolenämnden Fördjupade granskningsprojekt Ekonomisk styrning och kontroll Försörjningsstöd Sjukfrånvaro Styrning och uppföljning av investeringar Ungdomsarbetslösheten och arbetsmarknadsinsatser Bostadsförsörjning Uppföljning av direktupphandlingar TN/Gk Grundskolan i Malmö Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Flyktingsituationen Psykisk ohälsa hos ensamkommande flyktingbarn Trygghet i Malmö Granskning i de kommunala bolagen Helägda bolag Boplats Syd AB Malmö Kommuns Parkerings AB Malmö Live Konserthus AB ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

3 Malmö Stadshus AB Malmö Stadsteater AB Minc i Sverige AB MKB Fastighets AB MKB Net AB MKB Bensinpumpen 1 AB MKB Holmastycket 6 AB Mellersta Sundholmen Parkerings AB MKB Stora Högesten AB MKB Kampen 25 AB MKB Intäkten 5 AB MKB Borrsnäckan 2 AB MKB Halvslaget 1 AB MKB Skotsteken 1 AB MKB Sjöscouten 1 AB MKB Utomt 7 AB MKB Pålsteken 1 AB MKB Kajen 1 AB MKB Sjömannen 9 AB Parkeringsövervakning i Malmö AB Vagnparken i Skåne AB (VISAB) Delägda bolag Kommunassurans Syd Försäkrings AB Malmö Opera och Musikteater AB Medeon AB Skånes Dansteater AB Sydskånes avfallsaktiebolag SYSAV SYSAV Industri AB SYSAV Utveckling AB Sydvatten AB Sweden Water Research AB Stiftelser Stiftelsen Kockum Fritid Stiftelsen Malmö Sommargårdar Stiftelsen Malmö Symfoniorkester Stiftelsen Mecena Stiftelsen Spillepeng Kommunalförbund Kommunalförbundet Räddningstjänsten Syd Kommunalförbundet VA Syd Finansiellt samordningsförbund Samordningsförbundet FinSam i Malmö ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

4 1 Revisionsberättelse för år 2016 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

5 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

6 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

7 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

8 2 Synpunkter och iakttagelser avseende 2016 års revision ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

9 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

10 3 Revisorernas granskning 2016 Vem bestämmer vad revisionen/revisorerna gör? Revisorernas uppdrag styrs av kommunallagen eller aktiebolagen (när det gäller lekmannarevision i bolag) och god revisionssed i kommuner och landsting. Revisorernas granskning görs på uppdrag av fullmäktige. Revisorerna bestämmer själva vad som ska granskas. Enligt lagen ska revisorerna årligen pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt om räkenskaperna är rättvisande och om styrelsen och nämndernas interna kontroll är tillräcklig. Vad gör revisionen/revisorerna? Varje nämnd ansvarar för styrning, uppföljning och kontroll av sin egen verksamhet. Revisorernas uppdrag är att granska hur nämnderna genomför detta uppdrag. Revisorerna granskar årligen den verksamhet som styrelsen, nämnderna samt fullmäktigeutskotten bedriver. Granskningen omfattar även de enskilda ledamöterna. Revisorerna ställer frågor som: Utförs fullmäktiges uppdrag på det sätt som är beslutat? Uppnås fullmäktiges mål? Används landstingets resurser på rätt sätt? Bedrivs verksamheten inom de ekonomiska ramar som fullmäktige fastställt? Revisorerna granskar också mer övergripande de företag som staden helt eller delvis äger. Hur arbetar revisionen/revisorerna? Revisorernas arbete präglas av integritet och oberoende. Revisorerna avgör självständigt både vad som ska granskas och hur granskningen ska genomföras. Revisorerna gör varje år en bedömning och planering av vad som ska granskas. Granskningarna genomförs av yrkesrevisorer. Revisorerna gör även egna analyser och bedömningar av varje granskning. Bedömningen sammanfattas i en skrivelse, missiv, som skickas till berörd nämnd. När revisorerna gjort klar granskningen för året sammanfattas resultatet i en revisionsberättelse. Den används som underlag för fullmäktiges årliga prövning av om styrelsen och nämnderna ska beviljas ansvarsfrihet. 4 Granskningens genomförande I enlighet med revisionsplanen genomförs under verksamhetsåret följande granskningsinsatser: Årlig granskning Denna omfattar en grundläggande granskning av delårsrapporterna, den s k löpande redovisningsgranskning samt bokslutsgranskningen och den genomförs vid samtliga nämnder och styrelsen. ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

11 Fördjupade granskningsprojekt Under året granskas vissa verksamheter/delar av verksamheter i s k fördjupade projekt. Resultatet redovisas i särskilda rapporter. Årsrapport Revisionskontoret upprättar en årsrapport för varje nämnd och styrelse. Denna är en sammanställning av årets granskningar som berört nämnden/styrelsen. I denna redovisas också en sammanfattande bedömning av nämndens/styrelsens ledning, styrning, uppföljning och interna kontroll. Kommunala bolag mm Som ett led i den samordnande revisionen genomförs också på uppdrag av lekmannarevisorerna granskningar vid de kommunala bolagen. 5 Årlig granskning Granskning delårsbokslut Den årliga granskningen omfattar en grundläggande uppföljning/granskning av delårsrapporterna. Denna genomförs vid alla nämnder och styrelsen. Denna omfattar i huvudsak följande: uppföljning av tidigare års granskningar bevaka nämndens/styrelsens budget- och verksamhetsbeslut fortlöpande följa nämndens/styrelsens styrning, uppföljning och kontroll kontrollera hur nämnden/styrelsen åtgärdat ev myndighetspåpekanden/domar följa upp vissa personalfrågor ex ohälsotal, mångfald, arbetsmiljö följa upp/granska delårsrapport 1 och 2 genomföra den sk löpande granskningen följa upp miljöledningsarbetet nämndens/styrelsens redovisning och interna kontroll kontinuerlig dialog med nämnd och förvaltning samt möte med presidium utifrån en bedömning av väsentlighet och risk lämna förslag till nya granskningsprojekt Rapport redovisas för ansvarig styrgrupp i samband med delårsboksluten. Årsrapport DR 2 utgör underlag för höstens presidiemöten samt revisorernas granskning av delårsrapport 2 med uttalande om de finansiella målen och målen för verksamheten kommer att uppnås. Löpande granskning I samband med granskningen av delårsrapporterna genomförs också den sk löpande granskningen. Revisorskollegiet väljer, utifrån en risk- och väsentlighetsanalys, ett antal områden som granskas inom nämnderna och styrelsen. 6 Revisionskontorets sammanfattning av årets granskningar Årsrapporter Efter bokslutsgranskningen har årsrapporter upprättats och översänts till samtliga nämnder och styrelsen. Denna innehåller en redovisning av samtliga granskningsinsatser som berört nämnden/styrelsen under verksamhetsåret. I Kommunallag (1991:900) 9 kap 9 anges att revisorernas uppgifter är att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

12 För revisorernas granskning av verksamhet, ekonomi, intern kontroll samt räkenskaper används följande bedömningar och bedömningskriterier: Ändamålsenlig verksamhet Tillfredsställande ekonomi Rättvisande räkenskaper Tillräcklig intern kontroll Nämndens verksamhet har bedrivits i enlighet med nämndens reglemente, kommunfullmäktiges mål och uppdrag, nämndens mål, samt kommunallagen. Nämndens verksamhet har bedrivits inom de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. Nämndens bokslut är rättvisande och upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Nämndens mål, uppdrag och ekonomiska ramar överensstämmer med fullmäktiges beslut. Nämnden har fastställt mätbara och uppföljningsbara mål i enlighet med fullmäktiges beslut. I enlighet med reglementet för intern kontroll samt tillhörande tillämpningsanvisningar har nämnden: säkerställt att verksamheten styrs i enlighet med beslutade mål, lagar, förordningar och andra regler samt har en tillförlitlig finansiell rapportering kontroll över ekonomi, prestationer och kvalitet samt säkerställer att fattade beslut verkställs och följs upp. som grund för den årliga planeringen, prioriteringen och uppföljningen av det interna kontrollarbetet genomfört en risk- och väsentlighetsanalys. löpande följt upp det interna kontrollsystemet och antagit en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. löpande erhållit rapportering av resultatet från uppföljningen samt vid upptäckta brister förslagit åtgärder. Om granskningen utifrån bedömningskriterierna påvisar väsentliga avvikelser bedöms ovanstående områden som inte helt, alternativt inte, ändamålsenlig/ tillfredsställande/ rättvisande/ tillräcklig. Nedan redovisas den sammanfattande bedömningen för styrelsen och samtliga nämnder. Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens övergripande uppgifter Årsredovisning Förvaltningsberättelse Malmö stads årsredovisning har granskats. Förvaltningsberättelsen innehåller huvudsakligen de upplysningar som denna ska innehålla enligt Lagen om kommunal redovisning och rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning. Malmö stads årsredovisning för 2016 bedöms i allt väsentligt ge en rättvisande bild av kommunens resultat och ställning. ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

13 Verksamhetsmål Kommunstyrelsen har i Malmö stads årsredovisning 2016 följt upp samtliga tio kommunfullmäktigemål. Kommunstyrelsen har utvärderat om respektive verksamhetsmål har uppfyllts och för år 2016 är det inget av kommunfullmäktiges mål som uppfyllts fullt ut. Däremot har det skett en positiv förflyttning för samtliga mål. Malmö stads verksamhetsmål utgörs av kommunfullmäktiges mål i budget Kommunfullmäktige har satt tio mål inom nio målområden samt ett finansiellt mål. Varje nämnd och bolagsstyrelse ansvarar för att bidra till att uppnå kommunfullmäktiges mål. Därför formulerar nämnder och bolagsstyrelser, utifrån kommunfullmäktigemålen, egna mål (nämndsmål) och till dessa en uppföljning av nämndsmål. Nämnder och bolagsstyrelser ansvarar för att följa upp och analysera vad som åstadkommits i förhållande till den målsättning som är beslutad av nämnden eller bolagsstyrelsen, med utgångspunkt i kommunfullmäktiges mål. För år 2016 är det inget av kommunfullmäktiges mål som uppfyllts fullt ut, med undantag för kommunfullmäktiges finansiella mål. Däremot har det skett en positiv förflyttning för samtliga mål. Kommunfullmäktigemålen är långsiktiga i sin karaktär och uppföljningen består därför av en bedömning huruvida utvecklingen går i riktning mot måluppfyllelse. Bedömning av måluppfyllelse görs i två steg. Först görs en analys av hur väl nämndernas mål sammantaget lever upp till den ambition som uttrycks i kommunfullmäktigemålet. Detta innebär en bedömning av träffbilden för att avgöra hur väl nämndsmålen täcker alla delar av kommunfullmäktigemålet. Med utgångspunkt i träffbilden görs i nästa steg en kvalitativ bedömning av måluppfyllelse för varje kommunfullmäktigemål utifrån i vilken utsträckning nämndsmålen uppfyllts under året. Måluppfyllelse uppnås endast om träffbilden bedöms vara god samtidigt som nämnderna har uppfyllt nämndsmålen kopplade till respektive kommunfullmäktigemål under året. Finansiellt mål Kommunfullmäktige har fastställt ett finansiellt mål att Malmö stad ska ha en hållbar ekonomisk utveckling. Hållbarheten i ekonomin mäts genom att följa tre indikatorer. Resultatet ska, utöver målet om 1 % av skatter och generella statsbidrag, år 2019 uppgå till en nivå som motsvarar årets investeringar i långtidsplanerat underhåll, 191 Mkr. Räntebärande nettolån ska år 2019 uppgå till högst 30 procent av skatteintäkter, generella statsbidrag och utjämning. Relationen mellan finansnetto samt avskrivningar och skatteintäkter, generella statsbidrag och utjämning skall följas. Kommunfullmäktiges finansiella mål har granskats och stadens ekonomiska utveckling bedöms som hållbar. Balanskrav Förvaltningsberättelsen ska innehålla upplysningar om dels årets resultat efter balanskravsjusteringar, dels detta resultat med justering för förändring av resultatutjämningsreserven (balanskravsresultat). Balanskravsjusteringar görs genom att följande uppgifter inte beaktas vid beräkningen av årets resultat: 1. realisationsvinster som inte står i överensstämmelse med god ekonomisk hushållning. 2. realisationsförluster till följd av försäljning som står i överensstämmelse med god ekonomisk hushållning. 3. orealiserade förluster i värdepapper. 4. återföring av orealiserade förluster i värdepapper. ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

14 Malmö stads resultaträkning utgör underlag för avstämning mot kommunallagens krav på ekonomisk balans. Efter justering för realisationsvinster om 81 Mkr uppgår 2016 års resultat efter balanskravsjusteringar till 881 Mkr och efter avsättning av medel till resultatutjämningsreserv om 705 Mkr uppgår 2016 års balanskravsresultat till 176 Mkr. Malmö stads balanskravsutredning har granskats och bedöms uppfylla det lagstadgade balanskravet. Resultatutjämningsreserv Malmö stad har för 2016 satt av medel till resultatutjämningsreserv med 705 Mkr. Reservering till en resultatutjämningsreserv får göras för att utjämna intäkter över en konjunkturcykel, med högst ett belopp som motsvarar det lägsta av antingen den del av årets resultat eller den del av årets resultat efter balanskravsjusteringar som överstiger 1 % av summan av skatteintäkter samt generella statsbidrag och kommunalekonomisk utjämning. Det balankravsjusterade resultatet uppgår för 2016 till 881 Mkr enligt ovanstående utredning. Skatterintäkter generella statsbidrag och kommunalekonomisk utjämning uppgår för 2016 till Mkr, vilket innebär att den del av resultatet som överstiger 176 Mkr kan avsättas till resultatutjämningsreserven. Detta innebär att Malmö stad som mest kan avsätta 705 Mkr till stadens resultatutjämningsreserv, vilket också skett. Malmö stads resultatutjämningsreserv har granskats och bedöms uppfylla kraven enligt kommunallagen. Sammanställd redovisning Granskningen av Malmö stads sammanställda redovisning har huvudsakligen omfattat koncernbokningar, konsolideringsprinciper, elimineringar och noter. Inga väsentliga avvikelser har noterats vid granskningen. Slutsatsen av utförd granskning är att inga felaktigheter har identifierats och att den sammanställda redovisningen är upprättad enligt god redovisningssed. Kommunstyrelsen som nämnd Intern kontroll Kommunstyrelsens interna kontroll bedöms sammantaget som tillräcklig. Kommunstyrelsens interna kontroll bedöms vara en integrerad del i verksamhetens styrning och uppföljning. Vidare bedöms den interna kontrollen säkerställa att verksamheten bedrivs effektivt och i enlighet med beslutade mål, att lagar, förordningar och andra regler följs samt att en tillförlitlig finansiell redovisning och rättvisande rapportering om verksamheten lämnas. Utifrån kommunstyrelsens budget för 2016 är bedömningen att styrelsens fjorton nämndsmål huvudsakligen konkretiserar kommunfullmäktiges mål för den verksamhet styrelsen bedriver. Kommunstyrelsen har kopplat indikatorer (uppföljning nämndsmål) till samtliga nämndsmål. Uppföljningen av nämndsmålen består av nio mål som följs upp på kvalitativa bedömningsgrunder och fem mål som följs upp på kvantitativta bedömningsgrunder. För en majoritetet av de nämndsmål som följs upp genom kvalitativa bedömningar förklaras det genom analys och kommentarer till uppföljningen vilka resultat som uppnåtts. Uppföljning av nämndsmål som bedöms kvalitativt kan dock tydliggöras med ett ställningstagande om måluppfyllelse för respektive nämndsmål. Beträffande de nämndsmål som följs upp genom kvantitativa bedömningar går det i vissa fall inte att se vad som har åstadkommits under året i förhållande till den målsättning som styrelsen beslutat, då målen inte har något målvärde eller annan bedömningsgrund kopplad till sig. ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

15 Kommunstyrelsens kontrollmiljö avseende styrdokument för verksamheten och ekonomin har granskats och bedömts. Granskningen visar att kommunstyrelsen har styrdokument som innefattar styrning och kontroll för såväl verksamhet och ekonomi samt styrdokument för att hantera förtroenderisker. En del i kommunstyrelsens interna kontroll är att identifiera och löpande analysera organisationens risker. Riskanalysen syftar till ändamålsenlig verksamhetsstyrning, tillförlitlig finansiell rapportering och efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter. Kommunstyrelsen har som grund för sin styrning genomfört dokumenterade riskanalyser för sin verksamhet. Kommunstyrelsens systematiska kontroller har granskats och bedömts. Granskningen visar att styrelsen har antagit interna kontrollplaner i enlighet med Malmö stads reglemente för intern kontroll och dess tillämpningsanvisningar. Vid uppföljning av internkontrollplaner har det dock inte skett någon löpande rapportering av resultat i granskningar till kommunstyrelsen. Det har inte heller skett någon rapportering av resultatet i granskningen Resor till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen bedöms i denna del ha en inte helt tillräcklig uppföljningsstruktur. Verksamhet Kommunstyrelsen bedöms sammantaget ha skött verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Bedömningen grundar sig på att kommunstyrelsen bedöms ha skött verksamheten i enlighet med reglementet för kommunstyrelsen samt lagar och riktlinjer som gäller för styrelsen. Bedömningen grundar sig vidare på att kommunstyrelsen i allt väsentligt bedöms ha skött verksamheten i enlighet med mål och uppdrag riktade till styrelsen. Kommunstyrelsen har följt upp och rapporterat samtliga nämndsmål, kommunfullmäktigemål och av kommunfullmäktige till kommunstyrelsen riktade uppdrag. Uppföljningen av nämndsmålen visar att sjutton av tjugo bedömningskriterier är helt eller delvis uppnådda. Uppföljningen av kommunfullmäktiges tio mål visar att styrelsen genom olika insatser och aktiviteter har bidragit till måluppfyllelse. Uppföljningen av de tjugo uppdrag som kommunfullmäktige riktat till styrelsen visar att samtliga uppdrag har genomförts eller är under pågående utredning. Ekonomi Kommunstyrelsen bedöms ha skött verksamheten på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att kommunstyrelsen och dess förvaltningar för 2016 redovisar ett överskott om 679 Mkr. Kommunstyrelsen har redovisat ett budgetöverskott på sammanlagt 110 Mkr (inkl. underskott för anslaget för ekonomiskt bistånd om -31,9 Mkr). Av resultatet berodde 81 Mkr på överskott för kommunstyrelsens anslag för stimulans- och omstruktureringsmedel och projekt och utredningar. Verksamheten inom stadskontoret visade ett överskott om 57 Mkr. Några av de största enskilda avvikelserna är intäktsöverskott genererade av upphandlingsavtal med leverantörer samt att stadskontorets personalkostnader varit lägre än budgeterat. Finansförvaltning och hamnförvaltningen har redovisat ett budgetöverskott på sammanlagt 327 Mkr. Skatter och generella statsbidrag gav ett överskott gentemot budget på 116 Mkr, varav 102 Mkr beror på det statliga stödet för bostadsbyggande. Personalomkostnader och pensioner lämnade ett överskott på sammanlagt 70 Mkr. Finansnettot blev 41 Mkr bättre än budget. Överskottet förklaras främst av en ökad utlåning till kommunens bolag samt en lägre räntenivå än vad som förutsattes i budgeten. Genom ett koncernbidrag inom Malmö Stadshus AB har även delar av det regionala kulturbidraget kunnat återbetalas till finansförvaltningen vilket gav ett överskott gentemot budget på knappt 140 Mkr. ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

16 Räkenskaper Kommunstyrelsens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. Bedömningen grundar sig på att räkenskaperna bedöms vara upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Balans- och resultaträkning ska ge en rättvisande bild av kommunstyrelsens resultat och förmögenhetsställning. Balansposterna kommenteras endast i de fall väsentliga avvikelser noterats i förhållande till god redovisningssed. Valnämnden Intern kontroll Enligt Malmö stads reglemente för intern kontroll har nämnder det yttersta ansvaret för att den interna kontrollen är tillräcklig inom dess ansvarsområden och ska se till att det finns en organisering och ett systematiskt arbetssätt som säkerställer en god intern kontroll. Kommunstyrelsen har för 2016 beslutat om tre gemensamma granskningsområden för Malmö stads nämnder: rekryteringsprocessen, användande av sociala medier och klarspråk i beslut och beslutsunderlag. Eftersom valnämnden inte har rekryterat några medarbetare under 2016, inte har några konton i sociala media samt inte har fattat några beslut av den typ och omfattning som granskningen kräver har de kommungemensamma granskningsområdena inte varit tillämpliga inom nämndens verksamhet. Granskning har dock skett av sex kontrollmoment, som främst varit av ekonomisk karaktär, som nämnden beslutat om i internkontrollplan för Genomförandet av internkontrollplanen och granskningsresultaten i kontrollerna har huvudsakligen varit utan anmärkning. Sammantaget bedöms valnämndens interna kontroll som tillräcklig. Verksamhet Av valnämndens årsanalys 2016 framgår bl.a. att under år då det inte förekommer några val eller omröstningar är nämndens arbete i huvudsak inriktat på att utvärdera tidigare genomförda val med utblick och inriktning på genomförande av kommande val samt kompetensutveckling. Viktiga händelser under året har för valnämnden varit att upphandla och påbörja implementeringen av ett nytt valadministrativt system, arbetet med frågor kring elektronisk röstning samt deltagande i valmyndighetens utbildning om kommande lagändringar. Valnämnden har inte beslutat om några nämndsmål i anslutning till kommunfullmäktigemålen eftersom nämnden har gjort bedömningen att nämnden inte på ett konkret sätt kan bidra till att uppnå kommunfullmäktigemålen. Valnämnden bedöms sammantaget ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt, med hänsyn tagen till att nämnden gjort bedömningen att denna inte på ett konkret sätt kan bidra till att uppnå kommunfullmäktigemålen. Ekonomi Valnämnden bedöms ha skött verksamheten på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att nämnden för 2016 redovisar ett utfall (överskott) om 393 tkr. För det aktuella året hade valnämnden ett kommunbidrag om tkr och nettokostnader om 925 tkr bestående av personalkostnader om 146 tkr och övriga kostnader om 779 tkr. ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

17 Den positiva avvikelsen mellan kommunbidrag och nettokostnad berodde enligt nämnden till största delen på: lägre kostnader än budgeterat för arvoden till förtroendevalda och lägre kostnader än budgeterat för allmänna kostnader för administration och administrativa tjänster såsom IT-tjänster, IT-kommunikation, löneberedning och portokostnader. Räkenskaper Valnämndens bokslutsbilagor har stämts av mot Malmö stads redovisning utan anmärkning och nämndens externbokslut 2016 bedöms i övrigt inte har några balansposter som är av väsentlig betydelse för granskning. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. Förtroendenämnden Intern kontroll I början av 2016 genomfördes en riskanalys för förtroendenämndens verksamhet. I samband med detta skulle förslag till eventuella åtgärder och granskningar tas fram. Då arbetet med planering av intern kontroll var i en förändringsfas blev detta inte gjort på det sätt som var avsett. En internkontrollplan togs visserligen fram men den saknade åtgärder och granskningar. Detta uppmärksammades först i slutet av året. De kommungemensamma granskningarna för verksamhetsåret 2016 har av förtroendenämnden inte ansetts relevanta för nämndens verksamhet. I arbetet med internkontrollplan för 2017 har en genomgång av rutinen för genomförande av riskanalys och framtagande av förslag till eventuella åtgärder och granskningar gjorts. Förtroendenämndens interna kontroll bedöms sammantaget som inte helt tillräcklig då nämndens interna kontrollplan för 2016 saknar åtgärder och granskningar. Verksamhet Av förtroendenämndens årsanalys 2016 framgår att nämndens uppdrag är att stödja och hjälpa enskilda som vill lämna synpunkter och klagomål på den kommunala vården och omsorgen som Malmö stad är ansvarig för. Syftet med verksamheten är att de synpunkter som framförs ska bidra till kvalitetsutveckling och en bibehållen hög patientsäkerhet inom hälso- och sjukvården, socialtjänstens verksamhet för äldre och funktionshindrade och verksamhetsområden för LSS. Under 2016 har 66 ärenden avslutats. Utöver det hanteras dagligen telefon- och mailkontakter från brukare, anhöriga och annan allmänhet. Dessa kontakter är i huvudsak av lyssnande, vägledande och rådgivande karaktär, och hanteras inte av nämnden. Förtroendenämnden har i huvudsak inte beslutat om några nämndsmål i anslutning till kommunfullmäktigemålen eftersom nämnden gjort bedömningen att denna genom sitt uppdrag inte har någon påverkan på kommunfullmäktigemålen. Förtroendenämnden bedöms sammantaget ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt, med hänsyn tagen till att nämnden gjort bedömningen att denna genom sitt uppdrag inte har någon påverkan på kommunfullmäktigemålen. Ekonomi Förtroendenämnden bedöms ha skött verksamheten på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att nämnden för 2016 redovisar ett utfall (överskott) om 196 tkr. För det aktuella året hade förtroendenämnden ett kommunbidrag om tkr och nettokostnader om tkr bestående av personalkostnader om 900 tkr och övriga kostnader ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

18 om 128 tkr. Resultaträkningen visar ingen betydande avvikelse mellan kommunbidrag och nettokostnader för perioden. Räkenskaper Förtroendenämndens bokslutsbilagor har stämts av mot Malmö stads redovisning utan anmärkning och nämndens externbokslut 2016 bedöms i övrigt inte har några balansposter som är av väsentlig betydelse för granskning. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. Överförmyndarnämnden Intern kontroll Sammanfattningsvis bedöms nämndens interna kontroll 2016 som tillräcklig. Bedömningen grundas på nedanstående redogörelse. Nämnden har beslutat om en budget i balans. Utifrån nämndens budget för 2016 är bedömningen att nämndens sju mål konkretiserar sex av kommunfullmäktiges mål för den verksamhet som nämnden bedriver. Övriga fyra kommunfullmäktigemål bedöms inte vara tilllämpliga på nämndens verksamhet. Till nämndsmålen har kopplats indikatorer som anger vad som ska mätas i form av kvantitativa värden såsom resultat, antal och andel. Nämnden har upprättat och beslutat om målvärden till samtliga indikatorer och mål 2016, vilket är en utveckling jämfört med Nämndens riskhantering har granskats och bedömts. Nämnden bedöms ha en tillräcklig process för att hantera risker. Samtliga kommunfullmäktigemål och nämndsmål som anges i nämndsbudget 2016 är uppföljda i delårsrapport per augusti och i årsanalys. Nämndsmålen har kopplade indikatorer med målvärden som är preciserade/ volymsatta i fasta enheter för samtliga mål vilket underlättar uppföljningen och bedömningen av uppfyllelsegraden. I årsanalys 2016 anges det inte i text om målet är uppfyllt eller ej avseende fyra av sju mål vilket medför att uppfyllelsegraden enbart baseras på indikatorernas resultat. Detta medför att det är svårt att utläsa måluppfyllelsen. Nämnden har under året följt upp ekonomin i samband med utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys. Nämndens prognossäkerhet i den ekonomiska rapporteringen har varit god. Verksamhet Sammantaget bedöms nämnden ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Verksamheten bedöms ha bedrivits i enlighet med reglementet, lagar, riktlinjer och kommunfullmäktiges mål. Nämnden har följt upp samtliga av nämnden beslutade mål. Nämndens uppföljning visar på en inte helt ändamålsenlig måluppfyllelse. Nämnden tar inte ställning till uppfyllelsegraden för fyra av sju mål, vilket medför svårigheter i att bedöma den totala uppfyllelsegraden för nämnden. Nämndens sju mål har totalt nio kopplade indikatorer. Samtliga indikatorer är mätbara och har följts upp i årsanalysen. Resultatet visar på att två indikatorer har uppnåtts, fem indikatorer har delvis uppnåtts och två indikatorer har inte uppnåtts. Samtliga delvis uppfyllda indikatorer visar på ett resultat som ligger nära målvärdet. Länsstyrelsen är tillsynsmyndighet av kommunernas överförmyndarverksamhet. Överförmyndarnämnden i Malmö stad har granskats under hösten och länsstyrelsen anger att nämndens handläggning sker på ett rättssäkert och lämpligt sätt. ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

19 Ekonomi Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att nämnden hållit sig inom de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. Nämnden redovisar per ett överskott om 1,1 Mkr mot budget. Räkenskaper Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. Tekniska nämnden Fastighetskontoret Intern kontroll Sammanfattningsvis bedöms tekniska nämndens interna kontroll 2016 som inte helt tillräcklig avseende fastighetskontoret. Bedömningen grundar sig på nämndens mål, mätbarhet och dess uppföljning. För cirka hälften av nämndsmålen saknas uppföljningsbara indikatorer/ målvärden och/ eller en plan för hur den kvalitativa analysen ska genomföras. Detta medför svårigheter för nämnden att följa upp och mäta uppfyllelsen av målen. Nämnden är medveten om problematiken och skriver själva i årsanalysen för flera mål att helårsmålet inte är preciserat eller volymsatt för 2016, vilket gör det svårt att följa upp. I det fortsatta målarbetet är det angeläget att ta fram tydliga mål och målvärden. Nämnden har stärkt målstyrningen för 2017 vilket är positivt. Avseende fullmäktiges målområde fyra (avser bland annat jämställdhet och diskriminering) har TN FK inte antagit något nämndsmål. Bedömningen är att nämnden kan bryta ner och anta mål kopplade till samtliga av fullmäktiges mål. För målområde sex finns nämndsmål enbart i tekniska nämnden- gatukontorets budget, vilket gör att uppföljningen för detta målområde inte omfattar fastighetskontorets verksamhet. Tekniska nämnden avseende fastighetskontoret har för 2017 tagit fram nämndsmål som är kopplade till målområde fyra och sex vilket är positivt. Nämnden bedöms till skillnad mot 2015 ha tillräckliga rutiner för att säkerställa kopplingen mellan nämndens riskanalys och kontrollaktiviteter då samtliga 12 internkontrollaktiviteter i planen är tydligt hämtade ur riskanalysen. Nämnden bör rapportera granskningarna mer löpande under året och i enlighet med fastställd plan. Verksamhet Sammantaget bedöms tekniska nämnden under 2016 ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt avseende fastighetskontoret. Bedömningen grundar sig på att nämnden har bedrivit verksamheten i enlighet med reglemente, lagar, riktlinjer och uppdrag samt huvudsakligen bidragit till uppfyllelse av kommunfullmäktigemålen. Nämnden har följt upp samtliga elva av nämnden beslutade mål. Nämndens uppföljning av visar på en inte helt tillräcklig måluppfyllelse. Nämnden har i årsanalysen bedömt att fem mål har uppnåtts, ett mål har i huvudsak uppnåtts och fem mål har delvis uppnåtts men måluppfyllelsen är svår att bedöma då cirka hälften av nämndsmålen saknar målvärde och/ eller mätmetod inte har genomförts. Huvuddelen av de mål som saknar målvärde/ mätmetod har en mer indirekt koppling till nämndens verksamhet. Av nämnden bedömd måluppfyllelse går tydligare att utläsa för de mål med direkt ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

20 koppling till den kärnverksamhet som anges i reglementet, det vill säga ansvar för exploateringsverksamhet, upplåtelse och förvaltning av mark med tillhörande byggnader, svara för stadens lokalförsörjning och anskaffning och fysisk förvaltning av lägenheter för sociala boenden. TN -FK bedöms i huvudsak ha bidragit till uppfyllelsen av kommunfullmäktiges mål. Ekonomi Tekniska nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt avseende fastighetskontoret. Bedömningen grundar sig på att nämnden hållit sig inom de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. TN - FK redovisar per ett överskott om 191 Mkr mot budget. Överskottet hänförs huvudsakligen till exporterings- och reavinster samt ökade intäkter, vunna domar och vakanser. Räkenskaper Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. Gatukontoret Intern kontroll Sammanfattningsvis bedöms tekniska nämndens interna kontroll inom gatukontorets verksamhetsområde per augusti som inte helt tillräcklig. Bedömningen grundas på nedanstående redogörelse. Nämnden har inom gatukontorets verksamhetsområde inte upprättat och beslutat om några målvärden som skall uppnås 2016 vilket försvårar bedömning av nämndsmålens uppfyllnad. I nämndsbudget 2017 för tekniska nämnden gatukontoret har nämnden fastställt målvärden för nämndsmålen. För två av kommunfullmäktiges målområden saknas nämndsmål. På ett av dessa målområden finns nämndsmål istället i fastighetskontorets budget. För det andra målområdet har nämnden sett över möjligheten att anta ett eget mål inför nämndsbudget 2016, men andra målområden har prioriterats till följd av befolkningstillväxt och asylsökande. Det bör finnas nämndsmål för dessa målområden. I nämndsbudget för 2017 har tekniska nämnden antagit nämndsmål för både målområde 4 och 5. Angående 2014 och 2015 års verksamhet: Tekniska nämnden fick avseende gatukontorets verksamhetsområde i 2014 års revisionsberättelse en anmärkning, som delvis hade sin grund i att LOU bedömdes inte följas, särskilt i direktupphandlingar. Även kommunfullmäktige beslutade att rikta anmärkning mot tekniska nämnden på samma grunder. Vid uppföljande granskning 2015 konstaterades fortfarande brister i direktupphandlingarna. Den interna kontrollen 2015 bedömdes vidare ha varit otillräcklig då information rörande en polisanmälan om trolöshet mot huvudman som gatukontoret låtit göra av två medarbetare för misstänkta oegentligheter dels lämnats efter en lång tidsutdräkt till tekniska nämndens presidium, dels behandlats av nämnden drygt 2 månader efter polisanmälan. Det finns en uppenbar risk att den pågående brottsutredningen kommer att visa ytterligare brister i den interna kontrollen. I revisionsberättelsen för 2015 riktades åter en anmärkning mot tekniska nämnden avseende gatukontorets verksamhetsområde. Även kommunfullmäktige beslutade att rikta anmärkning mot tekniska nämnden på de grunder som anges i revisionsberättelsen Tekniska nämnden har till följd av bristerna som rör direktupphandlingar och de misstänkta oegentligheterna beslutat om en rad åtgärder. Vid tekniska nämndens sammanträde fanns ett ärende som avser anmärkningen i revisionsberättelsen Tekniska nämnden beslutade då om åtgärder för att stärka och utveckla den interna kontrollen med utgångs- ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

21 punkt i revisorskollegiets årsrapport. Vidare dokumenterar gatukontoret sedan hösten 2015 sina direktupphandlingar i en direktupphandlingsmodul i Visma Tendsign. I gatukontorets interna kontrollplaner för 2015 och 2016 identifieras direktupphandlingar som ett väsentligt riskområde där följsamheten mot LOU ska kontrolleras. Granskningarna av direktupphandlingar har följts upp i stadsrevisionens granskning under november-december Baserat på den granskning som utförts genom stickprov är bedömningen att tekniska nämnden inom gatukontorets verksamhetsområde genomfört direktupphandlingar på ett ändamålsenligt sätt under Det är en tydlig förbättring jämfört med resultaten av granskningarna 2014 och Efter de anmärkningar mot tekniska nämnden avseende gatukontoret som lämnades av revisorskollegiet i revisionsberättelserna för 2014 och 2015 beslutade tekniska nämnden och om åtgärder för att stärka den interna kontrollen avseende bl.a. direktupphandlingar. Då nämnden vid slutet av 2016 inte genomfört flera av dessa åtgärder bedöms den interna kontrollen i detta avseende inte vara helt tillräcklig. Verksamhet Under denna rubrik görs bedömning av om nämndens verksamhet bedrivits i enlighet med reglementet för nämnden, kommunfullmäktiges mål och uppdrag, nämndens mål, samt lagar och riktlinjer som gäller för nämnden. Sammantaget bedöms nämnden per ha bedrivit verksamheten på ett inte helt ändamålsenligt sätt. Bedömningen grundas på nedanstående redogörelse, i första hand det som rör måluppfyllelse. Av totalt 9 nämndsmål bedöms 2 vara helt uppnådda vid årets slut, 7 bedöms vara delvis uppnådda och 0 bedöms inte vara uppnådda vid årets slut. Vid mandatperiodens slut förväntas 1 vara helt uppnått, 6 förväntas vara delvis uppnådda och 0 förväntas inte vara uppnådda vid mandatperiodens slut. För två nämndsmål som är uppnådda 2016 görs i årsanalys 2016 ingen bedömning av måluppfyllelsegraden vid mandatperiodens slut. Det finns även ett verksamhetsspecifikt mål, som bedöms vara uppnått per ; det bedöms av nämnden även vara uppnått vid mandatperiodens slut. Andelen anställda med utländsk bakgrund har legat på en relativt oförändrad nivå den senaste femårsperioden. Sjukfrånvaron per var 3,98 %. Personalomsättningen var 11,2 %. Under 2016 har två domar av principiell betydelse som gått emot tekniska nämnden inom gatukontorets verksamhetsområde meddelats av rättslig instans. Ekonomi Nämnden bedöms per augusti 2016 ha bedrivit verksamheten på ett ekonomiskt inte helt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundas på utfallet för 2016 som är ett underskott på 32,6 mnkr. Underskottet beror främst på nedskrivningar av s.k. förgäveskostnader i investeringsprojektet Malmöringen (6,6 mnkr) och på kostnadsbokföring av marksaneringsutgifter i investeringsprojekt (16,9 mnkr) till följd av en s.k. information från Rådet för kommunal redovisning publicerad i december Gatukontoret uppger att de under hösten 2016 hade reserverat medel för att täcka kända förgäveskostnader. De ovan nämnda nedskrivningarna på sammanlagt ca 23,5 mnkr blev kända 10 december och framåt, och kunde därför inte förutses vid helårsprognosen per 31 oktober Förgäveskostnaderna i sin helhet avser huvud- ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

22 sakligen den s.k. Malmöringen/Östervärn (6,6 mnkr) och utgifter i tidiga skeden i utbyggnadsområden (6 mnkr). Samtliga nedskrivningar - totalt 31,4 mnkr - har beslutats av tekniska nämndens Delegation I samband med beräkning av konsekvenser för budget 2016 till följd av övergång till komponentavskrivning använde bl.a. gatukontoret en excel-mall som ursprungligen kommer från en annan kommun. Till följd av bl.a. excel-mallens utformning underskattades avskrivningarnas omfattning för 2016 vid gatukontoret, med konsekvensen att gatukontorets budget 2016 innehöll kommunbidrag som var ca 9,5 mnkr lägre än vad det borde ha varit. Detta förhållande påverkar även gatukontorets ekonomiska resultat Gatukontoret konstaterar i sin utredning av differensen mellan budget och faktiskt utfall för avskrivningarna att ärendet till kommunstyrelsen borde ha följts upp med en återrapportering och ytterligare ett ärende efter genomförda förändringar i anläggningsregistret, vilket skulle ha följts av en slutjustering av kommunbidraget. Räkenskaper Under denna rubrik görs bedömning av om nämndens räkenskaper är rättvisande och därmed upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Balans- och resultaträkning ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat och förmögenhetsställning. Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande rättvisande. Beträffande redovisning av felparkeringsintäkter gjorde gatukontoret en rättelse på ca 3,4 mkr. Rättelsen borde ha gjorts i januari. Följden är att felparkeringsintäkterna per överskattades med ca 3,4 mkr, och därmed även att gatukontorets resultat är ca 3,4 mkr högre än det borde ha varit. Stadsbyggnadsnämnden Intern kontroll Sammanfattningsvis bedöms stadsbyggnadsnämndens interna kontroll vara tillräcklig. Bedömningen grundas på nedanstående redogörelse. Stadsbyggnadsnämnden har i nämndsbudget 2016 beslutat om nämndsmål för samtliga kommunfullmäktigemål. Stadsbyggnadsnämnden har för flertalet av de sjutton nämndsmålen mätbara indikatorer med målvärden; i de fall målet inte är mätbart anges annan, mer kvalitativ, uppföljning. Stadsbyggnadsnämnden har i enlighet med bokslutsanvisningarna för årsbokslut 2016 följt upp kommunfullmäktige- och nämndsmålen i årsanalysen. Stadsbyggnadsnämnden har i årsanalysen också följt upp s.k. verksamhetsspecifika mål, som avser nöjdkund-index (NKI) och handläggningstider. Verksamhet Sammantaget bedöms nämnden per ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Bedömningen grundas på nedanstående. Av stadsbyggnadsnämndens 17 nämndsmål har 9 grön status, 8 gul och 0 röd, d.v.s. 9 mål bedöms vara uppnådda 2016, 8 mål delvis uppnådda och noll mål ej uppnådda Nämn- ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

23 dens bedömning för mandatperiodens slut är att samtliga mål utom ett kommer att vara uppnådda. Av stadsbyggnadskontorets 37 åtaganden mot stadsbyggnadsnämnden har 24 grön status, 11 gul och 2 röd. Nämnden har följt upp samtliga av kommunfullmäktige beslutade mål. Stadsbyggnadsnämnden uppger för varje kommunfullmäktigemål att den bidrar till att kommunfullmäktigemålet uppnås. Sjukfrånvaron visar en ökande tendens. Per var den 4,88 %. Stadsbyggnadsnämndens målvärde för 2016 är 4 %. Stadsbyggnadskontoret har under 2016 inlett ett samarbete med företagshälsovården Previa för att öka kännedomen om den nya föreskriften (AFS 2015:4) Organisatorisk och social arbetsmiljö, bl. a. i syfte att minska kontorets sjukfrånvaro. Personalomsättningen var ca 12,2 %. Ekonomi Under denna rubrik görs bedömning av nämndens ekonomiska resultat uti-från de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att stadsbyggnadsnämndens resultat 2016 är ett överskott på ca 21,76 mnkr. Prognossäkerheten har påverkats av att ett antal större intäkter infallit under det fjärde kvartalet, t.ex. 3,2 mnkr i byggsanktionsavgifter under novemberdecember En del av den totala avvikelsen borde ha kunnat förutses i prognosen per oktober Räkenskaper Under denna rubrik görs bedömning av om nämndens räkenskaper är rättvisande och därmed upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Balans- och resultaträkning ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat och förmögenhetsställning. Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande rättvisande. Miljönämnden Intern kontroll Sammanfattningsvis bedöms miljönämndens interna kontroll som tillräcklig. Bedömningen grundar sig på att nämnden har ett välstrukturerat internkontrollarbete. Miljönämnden har under året antagit anvisningar för intern kontroll. Nämnden bedöms ha en tillräcklig process för att hantera risker i verksamheten. Kontrollaktiviteterna i den interna kontrollplanen är tydligt kopplade till genomförd riskanalys. Nämndens bedöms även ha en tillräcklig uppföljningsstruktur. Verksamhet Sammanfattningsvis bedöms miljönämnden under år 2016 ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Bedömningen grundar sig på att verksamheten bedöms ha bedrivits i enlighet med nämndens reglemente, kommunfullmäktiges mål och uppdrag samt nämndens mål. Nämnden har följt upp kommunfullmäktigemålen och nämndsmålen samt analyserat uppfyllelsegraden i delårarapporter samt i årsanalysen. ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

24 Nämnden har en förhållandevis god måluppfyllelse när det gäller nämndsmålen. Nämnden bedömer att sex nämndsmål har uppnåtts under år 2016 och att tre nämndsmål delvis har uppnåtts. Ekonomi Sammanfattningsvis bedöms nämnden ha bedrivit verksamheten på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att nämndens ekonomiska resultat har hållit sig inom de av kommunfullmäktige beslutade ramarna. Miljönämnden redovisar ett resultat på 1,4 Mkr för år Räkenskaper Sammanfattningsvis bedöms räkenskaperna i allt väsentligt som rättvisande. Kulturnämnden Intern kontroll Sammanfattningsvis bedöms kulturnämndens interna kontroll som tillräcklig. Utifrån nämndens budget för år 2016 är bedömningen att nämndens egna mål konkretiserar kommunfullmäktiges mål för den verksamhet som nämnden bedriver. Nämnden har beslutat om en budget i balans. Nämnden bedöms vidare ha en tillräcklig process för att hantera risker. Nämnden bedöms ha en tillräcklig uppföljningsstruktur avseende intern kontrollplan och ekonomi. Däremot bedöms nämnden inte ha en helt tillräcklig uppföljningsstruktur avseende verksamheten. Verksamhet Sammantaget bedöms nämnden ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Ekonomi Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt. Nämnden redovisar ett överskott på 6 Mnkr jämfört med budget för helåret Räkenskaper Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. Servicenämnden Intern kontroll Sammanfattningsvis bedöms servicenämndens interna kontroll vara tillräcklig. Bedömningen grundar sig på granskning av nämndens budget, styrdokument, riskhantering, systematiska kontroll och uppföljningsstruktur. Nämndens mål, uppdrag och ekonomiska ramar överensstämmer med fullmäktiges beslut. Nämnden har i huvudsak fastställt mätbara och uppföljningsbara mål som i delårsrapporterna och årsanalysen har följts upp, analyserats och tydligt visat nämndens måluppfyllelse Tre nämndsmål avser stadsfastigheters beställarfunktion för förskolor/ grundskolor, äldreomsorg/lss respektive fritid/ kultur. Samtliga tre mål har följts upp genom identiska indikatorer och målvärde som avser nöjd kundindex för stadsfastigheter som helhet. Uppföljningen av de trenämndsmålen kan förbättras och bör mätas separat och specifikt för respektive område. Nämnden har identifierat bristen i mätbarhet för målen och kommer enligt uppgift att ändra indikatorerna Mätmetoden kopplat till nämndsmålet som avser tjänsteupp- ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

25 handling bör stärkas. Indikatorn som avser vita jobbmodellen uppnåddes redan till 100 % 2015 och är formulerad mer som en kontroll än något som ska uppnås. Rutinen bedöms fungera redan 2015 och bedöms inte yttreliggare bidra till fulmäktiges måluppfyllelse Nämndens kontrollmiljö avseende styrdokument för verksamheten och ekonomin har granskats och bedömts. Granskningen visar att det finns styrdokument för att hantera förtroenderisker. Nämnden bedöms ha en tillräcklig process för att hantera risker. Nämndens riskhantering innefattar en dokumenterad och av nämnden antagen metod/arbetssätt för riskhantering. Nämndens genomgripande riskanalys är indelad per verksamhet och identifierar risker som dokumenteras, kontrolleras, följs upp och tydliggör vad riskerna består av och vilka risker som är prioriterade enligt en bedömning av sannolikhet och konsekvens. Nämndens bedöms ha en tillräcklig uppföljningsstruktur avseende verksamheten. Verksamhet Sammantaget bedöms nämnden under 2016 ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Bedömningen grundar sig på att nämnden har bedrivit verksamheten i enlighet med reglemente, lagar, riktlinjer och uppdrag samt huvudsakligen bidragit till uppfyllelse av kommunfullmäktigemålen. I årsanalys 2016 har nämnden bedömt att 14 av 19 nämndsmål har uppnåtts. Tre nämndsmål bedöms ha delvis uppnåtts 2016 och avser systematiskt miljöarbete, egenproducerad förnybar energi och ren, grön och attraktiv stad. Samtliga tre mål är miljörelaterade och har kopplade indikatorer med låga utfall. Nämnden bör fokusera på att stärka resultatet avseende de miljörelaterade målen Nämndsmålet avseende ren, grön och attraktiv stad har utifrån indikatorn inte uppnåtts Nämnden bedömer målet som delvis uppnått utifrån en helhetsbedömning som motiveras i årsanalysen. Nämndsmålens uppfyllelse bör vara i linje med indikatorns utfall, om avsteg från indikatorn bör mätmetoden förbättras nästkommande år. Två mål bedöms inte ha uppnåtts Målen avser skolmaten och systematiskt jämställdhets- och anti diskrimineringsarbete. Nämndens uppföljning och analys tydliggör varför målen inte uppnås och anger aktiviter för förbättrad måluppfyllelse. Nämnden har för 2017 tagit fram nya indikatorer för att förbättra mätmetoden för de två målen som inte uppnåddes Nämndens totala måluppfyllelse 2016 har som helhet förbättrats mot föregående år. Granskande yrkesrevisor delar huvudsakligen nämndens bedömning av måluppfyllelse. Nämnden har följt upp de av kommunfullmäktige till nämnden riktade uppdrag. Nämnden har tilldelats två uppdrag som analyserats och redovisats i enskilda ärenden till nämnden i januari 2017 och sammanfattats i årsanalysen. år. Ekonomi Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att nämnden hållit sig inom de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. Nämnden redovisar per ett överskott om 155 Mkr mot budget. Överskottet hänförs huvudsakligen till stadsfastigheter och beror på lägre räntenivå än bugeterat, lägre fastighetsrelaterade kostnader på grund av mildare väder än budgeterat och ny redovisningsmodell för underhållskostnader. Räkenskaper Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

26 Fritidsnämnden Intern kontroll Sammanfattningsvis bedöms nämndens interna kontroll vara inte helt tillräcklig. Nämnden bedöms ha en inte helt tillräcklig process för att hantera risker i verksamheten. Nämnden har inte beslutat om en rutin för riskhantering som grund för det interna kontrollarbetet. Nämnden har vidare inte uppdaterat och beslutat om en riskanalys för Som en konsekvens därav saknas tydlig koppling mellan riskanalys och kontrollaktiviteter i den interna kontrollplanen. Nämnden bedöms ha en inte helt tillräcklig uppföljningsstruktur avseende intern kontroll. Bedömningen grundas på att nämnden i augusti inte har beslutat om någon uppföljning av den interna kontrollen trots att det av nämndens interna kontrollplan framgår att så ska ske. Nämnden bedöms ha en fungerande målstyrning. De mätbara nämndsmålen konkretiserar kommunfullmäktiges mål för den verksamhet som nämnden bedriver. Nämnden bedöms vidare ha en tillräcklig uppföljningsstruktur avseende verksamhet och ekonomi. Verksamhet Sammanfattningsvis bedöms nämnden ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten i enlighet med nämndens reglemente, kommunfullmäktiges mål och uppdrag samt nämndens mål. Nämnden har följt upp kommunfullmäktigemålen och nämndsmålen samt analyserat uppfyllesegraden i delårsrapport januari-augusti samt i årsanalysen. Nämnden bedömer att två av tio nämndsmål uppnåtts vid årets slut, att tio mål endast delvis uppnåtts samt ett nämndsmål inte uppnåtts under året. Nämnden bedömer att de har bidragit till uppfyllelsen av kommunfullmäktiges mål, dock inte i den utsträckning som var planerat under Ekonomi Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att nämnden redovisar ett överskott om 3,8 mnkr för Räkenskaper Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. Stadsområdesnämnd Norr Intern kontroll Sammanfattningsvis bedöms nämndens interna kontroll vara inte helt tillräcklig. Detta grundar sig på att nämndens uppföljningsstruktur avseende ekonomin bedöms som inte helt tillräcklig då kända kostnader inom verksamheten vård och omsorg ej medtagits i utfallsprognoserna under året. Utfallsprognoserna bedöms ha varit missvisande och försvårat för nämnden att nå en budget i balans vid årets slut. Nämnden bedöms dock ha en tillräcklig uppföljningsstruktur avseende intern kontrollplan och verksamheten. Nämnden har ett välstrukturerat internkontrollarbete. Nämndsmålen konkretiserar delvis kommunfullmäktiges mål för den verksamhet som nämnden bedriver. Nämnden bedöms vidare ha en tillräcklig process för att hantera risker i verksamheten. Kontrollaktiviteterna i den interna kontrollplanen är tydligt kopplade till genomförd riskanalys. Dock redovisar ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

27 nämnden endast slutsatserna av risk och väsentlighetsanalyserna vilket innebär att det är svårt att följa upp de identifierade risker som inte är med i slutsatsen. Under 2016 har det gjorts en inventering, analys samt tagits fram åtgärder för att förbättra processen för intern kontroll. Verksamhet Sammantaget bedöms nämnden ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Bedömningen grundar sig på att verksamheten bedöms ha bedrivits i enlighet med nämndens reglemente, kommunfullmäktiges mål och uppdrag samt nämndens mål. Nämnden har följt upp kommunfullmäktigemålen och nämndsmålen samt analyserat uppfyllelsegraden i delårsrapporter samt i årsanalysen. Nämnden bedöms ha bidragit till samtliga kommunfullmäktigemål. Nämnden bedömer 2 nämndsmål som uppfyllda, 7 nämndsmål som delvis uppfyllda. Nämnden har vidare bedömt att 2 nämndsmål inte har uppfyllts. Ekonomi Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett från ekonomiskt synpunkt inte helt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att nämnden efter avräkning för hemlösheten om 55 mnkr redovisar ett underskott om 6,5 mnkr för Räkenskaper Sammanfattningsvis bedöms räkenskaperna i allt väsentligt som rättvisande. Stadsområdesnämnd Väster Intern kontroll Sammanfattningsvis bedöms nämndens interna kontroll vara tillräcklig. Bedömningen grundar sig på att nämnden har ett välstrukturerat internkontrollarbete. Nämndsmålen konkretiserar delvis kommunfullmäktiges mål för den verksamhet som nämnden bedriver. Nämnden bedöms vidare ha en tillräcklig process för att hantera risker i verksamheten. Kontrollaktiviteterna i den interna kontrollplanen är tydligt kopplade till genomförd riskanalys. Nämnden bedöms även ha en tillräcklig uppföljningsstruktur. Verksamhet Sammantaget bedöms nämnden under 2016 ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Bedömningen grundar sig på att verksamheten bedöms ha bedrivits i enlighet med nämndens reglemente, kommunfullmäktiges mål och uppdrag samt nämndens mål. Nämnden har följt upp kommunfullmäktigemålen och nämndsmålen samt analyserat uppfyllelsegraden i delårsrapporter samt i årsanalysen. Nämnden bedöms bidra till samtliga kommunfullmäktigemål. Nämnden bedömer att 6 nämndsmål är uppfyllda och 4 nämndsmål bedöms delvis vara uppfyllda. Nämnden bedömer nämndsmål 8 Malmöborna i stadsområde Väster ska ha tillgång till bostad och en attraktiv och tillgänglig stadsmiljö som delvis uppfyllt. För att mäta nämndsmålets uppfyllelse finns det 4 indikatorer varav två mäter kvinnor respektive män som är hemlösa av sociala eller strukturella orsaker, målvärdet är för dessa indikatorer ej uppnått. De övriga två indikatorerna mäter antalet barn i hushåll som är hemlösa av strukturella eller sociala orsaker, målvärdet är här uppnått. Då antalet kvinnor respektive män som är hemlösa av sociala eller strukturella orsaker ökat jämfört med 2015 bedömer nämndsrevisorn målet som ej uppfyllt. ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

28 Ekonomi Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Nämnden redovisar per ett överskott om ca 3,4 mnkr (exklusive resultatet för hemlösheten -19,8 mnkr). Räkenskaper Sammanfattningsvis bedöms räkenskaperna i allt väsentligt som rättvisande. Stadsområdesnämnd Söder Intern kontroll Sammanfattningsvis bedöms nämndens interna kontroll vara tillräcklig. Bedömningen grundar sig på att nämnden har ett välstrukturerat internkontrollarbete. Nämndsmålen konkretiserar delvis kommunfullmäktiges mål för den verksamhet som nämnden bedriver. Nämnden bedöms vidare ha en tillräcklig process för att hantera risker i verksamheten. Kontrollaktiviteterna i den interna kontrollplanen är tydligt kopplade till genomförd riskanalys. Nämnden bedöms även ha en tillräcklig uppföljningsstruktur. Korrigerade åtgärder för att nå en budget i balans har beslutats i enlighet med Malmö stads ekonomiska riktlinjer. Verksamhet Sammanfattningsvis bedöms nämnden ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten i enlighet med nämndens reglemente, kommunfullmäktiges mål och uppdrag samt nämndens mål. Nämnden har följt upp kommunfullmäktigemålen och nämndsmålen samt analyserat uppfyllesegraden i delårsrapporter samt i årsanalysen. Nämnden bedömer att sex av tio nämndsmål uppnåtts vid årets slut, att tre mål endast delvis uppnåtts samt att nämndsmålet Malmöborna i stadsområde Söder ska ha tillgång till bostad och en attraktiv och tillgänglig stadsmiljö inte uppnåtts under året. Nämnden bedömer att de i motsvarande mån har bidragit till uppfyllelsen av kommunfullmäktiges mål. Ekonomi Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett ekonomiskt inte helt till-fredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att nämnden efter avräkning för hemlösheten om 49 mnkr redovisar ett underskott om 4,7 mnkr för Räkenskaper Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. Stadsområdesnämnd Öster Intern kontroll Sammanfattningsvis bedöms nämndens interna kontroll som tillräcklig. Bedömningen grundar sig på att nämnden har ett välstrukturerat internkontrollarbete. Nämnden bedöms vidare ha en tillräcklig process för att hantera risker i verksamheten. Kontrollaktiviteterna i den interna kontrollplanen är tydligt kopplade till genomförd riskanalys. Nämndens bedöms även ha en tillräcklig uppföljningsstruktur. ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

29 Verksamhet Sammanfattningsvis bedöms nämnden bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt under år Bedömningen grundar sig på att verksamheten bedöms ha bedrivits i enlighet med nämndens reglemente, kommunfullmäktiges mål och uppdrag samt nämndens mål. Nämnden har följt upp kommunfullmäktigemålen och nämndsmålen samt analyserat uppfyllelsegraden i delårsrapporter samt i årsanalysen. Stadsområdesnämnd Östers bedömning är att nämndens arbete bidragit till kommunfullmäktigemålen som planerat när det gäller tre fullmäktigemål. För sju av kommunfullmäktigemålen är bedömningen att nämnden inte bidragit till kommunfullmäktigemålet så som det var tänkt. Nämnden bedömer att tre nämndsmål har uppnåtts, sex nämndsmål har delvis uppnåtts och ett nämndsmål har ej uppnåtts under år Ekonomi Sammanfattningsvis bedöms nämnden i allt väsentligt ha bedrivit verksamheten på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att nämndens ekonomiska resultat i stora delar har hållit sig inom de av kommunfullmäktige beslutade ramarna. Stadsområdesnämnd Öster redovisar ett underskott på 1 Mkr för år 2016 (exklusive resultatet för hemlösheten). Underskottet härrör från en obalans inom vård- och omsorgsverksamheten. Nämnden har vidtagit korrigerande åtgärder för att minska underskottet. Räkenskaper Sammanfattningsvis bedöms räkenskaperna i allt väsentligt som rättvisande. Stadsområdesnämnd Innerstaden Intern kontroll Sammanfattningsvis bedöms nämndens interna kontroll inte vara helt tillräcklig. Nämnden bedöms under 2016 inte ha haft en tillräcklig uppföljningsstruktur avseende ekonomin då nämnden inte vidtagit korrigerade åtgärder som varit tillräckliga för att möta de prognostiserade underskotten under året. Intern kontrollplan finns upprättad och beslutad. I intern kontrollplanen sker en riskbedömning av ett stort antal områden och utifrån riskbedömningen beskrivs hur och vilka kontroller som ska ske under året och när de ska vara genomförda. En avrapportering till nämnden av genomförd intern kontroll skedde i september och i februari. Nämnden bedöms vidare ha en tillräcklig process för att hantera risker i verksamheten. Kontrollaktiviteterna i den interna kontrollplanen är tydligt kopplade till genomförd riskanalys. Verksamhet Sammanfattningsvis bedöms nämnden ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten i enlighet med nämndens reglemente, kommunfullmäktiges mål och uppdrag samt nämndens mål. Nämnden har följt upp kommunfullmäktigemålen och nämndsmålen samt analyserat uppfyllesegraden i delårsrapporter samt i årsanalysen. Nämnden bedömer att sex av tio nämndsmål uppnåtts vid årets slut, att fyra mål endast delvis uppnåtts. Uppföljning av nämndsmål visar att fyra utfall avviker så negativt mot målvärdet att de har fått röd färg. ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

30 Ekonomi Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett från ekonomiskt synpunkt inte helt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att nämnden för 2016 redovisar ett underskott på -35,6 mnkr exkl hemlöshet och -10,5 mnkr för hemlösheten samt att nämnden inte vidtagit korrigerade åtgärder som varit tillräckliga för att möta de prognostiserade underskotten under året. Räkenskaper Sammanfattningsvis bedöms räkenskaperna i allt väsentligt som rättvisande. Sociala resursnämnden Intern kontroll Sammanfattningsvis bedöms sociala resursnämndens interna kontroll som tillräcklig. Bedömningen grundar sig på att nämnden har ett i huvudsak välstrukturerat internkontrollarbete. Nämnden bedöms ha en tillräcklig process för att hantera risker i verksamheten. Kontrollaktiviteterna i den interna kontrollplanen är kopplade till genomförd riskanalys. Nämndens bedöms i huvudsak ha en fungerande uppföljningsstruktur. Verksamhet Sammanfattningsvis bedöms sociala resursnämnden under år 2016 ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Bedömningen grundar sig på att verksamheten bedöms ha bedrivits i enlighet med nämndens reglemente, kommunfullmäktiges mål och uppdrag samt nämndens mål. Nämnden har följt upp kommunfullmäktigemålen och nämndsmålen samt analyserat uppfyllelsegraden i delårsrapporter samt i årsanalysen. Nämnden har en förhållandevis god måluppfyllelse när det gäller nämndsmålen. Enligt nämndens bedömning av måluppfyllelsen har åtta nämndsmål uppnåtts under år 2016 och fem nämndsmål har delvis uppnåtts. Ekonomi Sammanfattningsvis bedöms nämnden ha bedrivit verksamheten på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att nämndens ekonomiska resultat har hållit sig inom de av kommunfullmäktige beslutade ramarna. Sociala resursnämnden redovisar ett resultat på 1,6 Mkr för år Räkenskaper Sammanfattningsvis bedöms räkenskaperna i allt väsentligt som rättvisande. Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Intern kontroll Sammanfattningsvis bedöms nämndens interna kontroll vara inte helt tillräcklig. Bedömningen grundas på granskningen av nämndens budget för Av nämnden beslutade målvärden saknas för indikatorer för uppföljning av nämndsmålen, vilket gör det svårt att bedöma nämndsmålens uppfyllnad. Bedömningen grundas vidare på granskningen av nämndens måluppföljning i delårsrapport januari augusti och årsanalys. Nämnden bedöms ha en inte helt tillräcklig uppföljningsstruktur avseende nämndens måluppföljning. ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

31 Verksamhet Sammantaget bedöms nämnden ha bedrivit verksamheten på ett inte helt ändamålsenligt sätt. Bedömningen grundar sig huvudsakligen på stadsrevisionens fördjupade granskning av ungdomsarbetslösheten och arbetsmarknadsinsatser, nämndens måluppfyllelse samt resultat från skolinspektionens regelbundna tillsyn. Ekonomi Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att nämnden har bedrivit verksamheten inom de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. Nämnden redovisar per ett överskott om 58 Mkr. Räkenskaper Kontroll av bokförda kostnader i december 2016 har dock visat att inköp av möbler och övervakningskameror om totalt 3,6 Mkr har kostnadsförts i sin helhet i december Inköpen borde enligt gällande rekommendationer och i enlighet med Malmö stads ekonomihandbok rätteligen ha bokförts som inventarier med en avskrivningstid på 5 10 år. Ovanstående innebär att nämndens resultat 2016 skulle ha förbättrats med 3,6 Mkr. Grundskolenämnden Intern kontroll Sammanfattningsvis bedöms grundskolenämndens interna kontroll som tillräcklig. Utifrån nämndens budget för år 2016 är bedömningen att nämndens egna mål konkretiserar kommunfullmäktiges mål för den verksamhet som nämnden bedriver. Nämnden har beslutat om en budget i balans. Nämnden bedöms ha en huvudsakligen tillräcklig process för att hantera risker. Nämnden bedöms ha en tillräcklig uppföljningsstruktur avseende intern kontrollplan, verksamhet och ekonomi. Verksamhet Sammantaget bedöms nämnden ha bedrivit verksamheten på ett inte helt ändamålsenligt sätt. Bedömningen grundar sig huvudsakligen på resultat från skolinspektionens regelbundna tillsyn, tillsammans med nämndens egna analyser i exempelvis kvalitetsrapport 2016 samt i årsanalys Även nämndens eget intern kontroll-arbete har tagits i beaktande samt stadsrevisionens fördjupade granskningar. Ekonomi Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt. Nämnden redovisar ett överskott med 43,6 Mnkr jämfört med budget för helåret Räkenskaper Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. Förskolenämnden Intern kontroll Sammanfattningsvis bedöms nämndens interna kontroll vara inte helt tillräcklig. Bedömningen grundas på att nämnden för övervägande del av nämndsmålen inte har beslutat om några målvärden som skall uppnås, vilket gör det svårt att bedöma målens uppfyllnadsgrad. I ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

32 Årsrapport 2015 för Förskolenämnden rekommenderades nämnden att fastställa målvärden som visar vilket resultat som ska uppnås inför Rekommendationen för nämnden att i sitt fortsatta målarbete fastställa målvärden som visar vilket resultat som ska uppnås kvarstår. Nämndens interna kontrollarbete bedöms i övrigt vara tillräckligt. Verksamhet Sammantaget bedöms nämnden ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt under Bedömningen grundar sig på att nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten i enlighet med reglementet samt till övervägande del bedöms ha bidragit till uppfyllelse av kommunfullmäktigemålen. Nämnden har i årsanalysen bedömt att fem mål har uppnåtts, sex mål delvis har uppnåtts samt att ett mål inte har uppnåtts. Det kan dock konstateras att sjukfrånvaron inom förvaltningen är fortsatt hög och att andelen förskollärare har minskat. Nämnden har bedömt att nämndsmålet Barnen ska möta kompetent personal med goda arbetsvillkor och attraktiv arbetsmiljö som skapar en trygg lärande miljö inte har uppnåtts under året. Bedömningen har bl.a. baserats på att antalet förskollärare har minskat i motsats till målet samt att sjukfrånvaron, trots insatser, är fortsatt hög. Ekonomi Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att nämndens i stort sett har bedrivit verksamheten inom de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. Nämnden redovisar ett underskott om 0,3 Mkr per Räkenskaper Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

33 7 Fördjupade granskningsprojekt Under året har 12 fördjupade granskningsprojekt genomförts. Dessa redovisas kortfattat nedan. Revisionsrapporterna finns att ladda ner från Stadsrevisionens hemsida Ekonomisk styrning och kontroll De övergripande målsättningarna för finansverksamheten inom staden är att medverka till en god ekonomisk hushållning genom att bland annat säkerställa betalningsförmågan och trygga tillgången på kapital samt genom internbanken utnyttja stordriftsfördelar i kommunkoncernen genom upplåning och utlåning. Kommunfullmäktiges Finansiella föreskrifter samt kommunstyrelsens Finanspolicy är viktiga regelverk för verksamheten. Granskningen visar att Malmö stad sammantaget bedöms ha en tillräcklig ekonomisk styrning och kontroll gällande stadens långsiktiga finansiella planering. Vid granskning av Malmö stads låneskuld kan det konstateras att staden har en plan över hur skulden beräknas öka mellan åren 2018 till Planen visar att Malmö stads nettolåneskuld planeras öka till drygt 10,6 miljarder kr vid årsskiftet Vad gäller Malmö stads vidareutlåning till stadens företag planeras denna upplåning att öka till drygt 20 miljarder kr vid slutet av samma planperiod. Vid granskning av Malmö stads räntekostnader kan det konstateras att staden har en plan över hur dessa kostnader beräknas öka mellan åren 2018 till Planen visar att stadens negativa räntenetto förväntas öka till drygt 284 miljoner kr vid årsskiftet Enligt stadskontoret förekommer riskhantering gällande stigande räntor inom Malmö stad då det i planen budgeterats för en höjd räntenivå med en halv procent per år. Granskningen visar vidare att Malmö stad har flertalet omfattande styrdokument som samverkar inom stadens finansverksamhet. Stadens finanspolicy med tillhörande bilagor bedöms vara ett särskilt betydelsefullt dokument. De olika styrdokumenten innefattar bl.a. beskrivningar och rutiner inom kommunkoncernens finansiella verksamheter och utgörs av följande dokument. Malmö stads budget Finansiella föreskrifter Finanspolicy Ramar för upplåning och utlåning och borgen Strategier för riskhantering Motparter vid placeringar Delegationsförteckning för Malmö stads internbank Det vore dock lämpligt att Malmö stad tar fram en handlingsplan gällande stadens låneskuld och räntekostnader som på en detaljerad nivå beskriver hur en förändring av låneskulden respektive ökade räntekostnader konkret bedöms påverka stadens ekonomi och verksamheter på kort och lång sikt. Sedan tidigare har Malmö stad i samarbete med konsultföretaget PwC tagit fram en långsiktig ekonomisk analys. Analysen kommer enligt stadskontoret att fortsätta utvecklas i egen regi och resultera i handlingsplaner och strategier för bland annat investeringsnivåer, skuldsättning och räntekostnader. En handlingsplan som beskriver hur en förändring av låneskulden och ökade räntekostnader bedöms påverka stadens ekonomi och verksamheter överensstämmer väl med Malmö stads pågående arbete inom långsiktig finansiell planering och kan med fördel integreras i stadens kommande handlingsplan gällande skuldsättning och räntekostnader. ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

34 Vid granskning av Malmö stads prognoser för skatteunderlag kan det konstateras att staden använder SKLs skatteunderlagsprognoser vid beräkning av skatter och statsbidrag. Prognoserna sträcker sig fram till år 2020 och bedöms vara relativt långsiktiga. Malmö stads prognos för skatteunderlag har stämts av mot SKLs skatteunderlagsprognos och visar att prognoserna överensstämmer för respektive år, enligt följande. Skatteunderlagsprognos Malmö stad och SKL oktober Totalt ,5 % 3,9 % 3,8 % 3,9 % 17,1 % Granskning av Malmö stads finansiella föreskrifter och finanspolicy visar sammantaget att uppföljning och rapportering avseende stadens finansverksamhet sker i enlighet med finanspolicyn med undantag för den årliga rapporteringen som ska ske till stadsrevisionen. Enligt finanspolicyn ska rapportering till stadsrevisionen ske årligen genom en av finanschefen upprättad rapport - Finansverksamheten och riskhantering i Malmö stads kommunkoncern. Sådan rapportering sker inte. Framöver bör säkerställas att rapportering sker i enlighet med finanspolicyn och då till Revisorskollegiet. Vid granskning av Malmö stads finansiella mål - Malmö stad ska ha en hållbar ekonomisk utveckling kan det konstateras att uppföljning av målet sker i stadens delårsrapporter och årsredovisning. I Malmö stads delårsrapport januari-april 2016 och januari-augusti 2016 görs bedömningen att Utifrån den prognostiserade utvecklingen av de tre indikatorerna kan den ekonomiska utvecklingen beskrivas som hållbar. Viktigt att notera är dock att Malmö stad för år 2021 prognostiserar med en lånekvot om 36,8 %. Denna prognos innebär att Malmö stads lånekvot planeras överstiga den av kommunfullmäktige beslutade högstanivån om 30 % under det aktuella året. Kommunstyrelsen har beretts möjlighet och inkommit med yttrande avseende granskningsrapporten ekonomisk styrning och kontroll. Av yttrandet framgår att den årliga rapporteringen till stadsrevisionen inte fungerat på ett tillfredsställande sätt och kommer att rättas till så att revisorskollegiet framöver får en årlig rapportering avseende stadens finansverksamhet. Av yttrandet framgår vidare att granskningsrapporten förslår en särskild handlingsplan gällande stadens låneskuld och räntekostnader som på en detaljerad nivå beskriver hur en förändring av låneskulden respektive ökade räntekostnader konkret bedöms påverka stadens ekonomi och verksamheter på kort och lång sikt. Kommunstyrelsen har i sitt yttrande framfört att höga investeringsnivåer och därmed ökade räntekostnader i stor utsträckning är en följd av befolkningstillväxten. På samma sätt kommer kommunen ha ökade kostnader för personal, hyror, avskrivningar och övriga kostnader. Kommunstyrelsen delar inte bedömningen att det bör göras en särskild handlingsplan för hur en av dessa kostnadsposter förväntas påverka ekonomin i stadens verksamheter. Av yttrandet framgår även att revisionen konstaterar att den långsiktiga planen i budget 2017 visar att nuvarande och planerade investeringsnivåer innebär att lånekvoten för 2021 är högre än de 30 % som ryms inom det finansiella målet. Planen för åren är en framskrivning utifrån nu kända planer och beslut samt äskanden från respektive nämnd. Det framgår tydligt av budgetdokumentet att investeringarna enligt nuvarande planering ligger på för hög nivå: Om investeringarna under perioden uppnår planerade nivåer kommer det finnas ett behov av att sänka investeringsnivån från och med 2021 och framåt om skuldsättningen ska hållas på en hållbar nivå. Alternativt måste resultatet eller försäljningarna öka. ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

35 Försörjningsstöd Syftet med granskningsprojektet har varit att bedöma vad Malmö stad gör för att säkerställa kvalitet och kompetens kring handläggningen av försörjningsstödet samt bedöma om den interna kontrollen avseende utbetalningar av försörjningsstöd är tillräcklig. Med utgångspunkt från syfte och revisionsfrågor bedömer revisionskontoret att kvalitén på dokumentationen i enskilda ärenden och på de underlag som ligger till grund för bedömningarna om rätten till bistånd varierar kraftigt. Bristfällig handläggning har medfört att för högt försörjningsstöd utgått i flera granskade fall. I rapportens slutsatser är bedömningen även att nämndernas interna kontroll kring utbetalningar av försörjningsstöd behöver förstärkas. I slutsatserna framförs även att det finns förbättringsåtgärder att genomföra på stadsområde Väster och Söder när det gäller nyanställdas introduktion. Revisorskollegiet ser allvarligt på de iakttagelser och brister som granskningen visar på. Sjukfrånvaro Den sammanfattande bedömningen utifrån granskningens syfte och revisionsfrågor är att det arbetsmiljöarbete som bedrivits 2016 av stadsområdesnämnd Söder och Öster och den uppsikt som skett av kommunstyrelsen, avseende att förebygga och minska sjukfrånvaro, i huvudsak varit ändamålsenligt. Samtidigt är det ett faktum att sjukfrånvaron ligger kvar på en fortsatt hög nivå för de granskade nämnderna. De brister som lyftes i Arbetsmiljöverkets inspektionsmeddelande från 2015 får vidare anses vara av den karaktären att de kräver långsiktigt och uthålligt arbete för att komma tillrätta med. Nämnderna har under 2016 fått information om sjukfrånvaroutvecklingen samt fattat beslut om och följt upp mål, åtaganden och uppdrag på området. Den information som nämnderna tagit del av består av såväl kvalitativa bedömningar av arbetsmiljön som sammanställningar av statistik. Det saknades dock ännu mål specifikt för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön i enlighet med Arbetsmiljöverkets föreskrift 2015:4, vilken trädde i kraft i april Det noteras att det när rapporten skrevs ännu inte formulerats specifika riktlinjer och rutiner för hur sådana mål kan formuleras. Planen är att sådana rutiner ska kommuniceras under hösten Nämnderna formulerar strategier och arbetar med handlingsplaner på området. Arbetet sker aktivt och har följts upp under året. Tillbudsrapportering är dock ett område där de granskade nämnderna ser förbättringspotential. Det finns rutiner för och en medvetenhet om vikten av riskbedömningar, inte minst inför större ändringar i verksamheten. Rutinerna och efterlevnaden av dessa kommer att vara av vikt under 2016 och 2017 inför den planerade organisationsförändringen i kommunen som bland annat innebär att nämnderna kommer att avvecklas. Granskningen visar att planeringen inför riskbedömningar kopplat till omorganisationen är igång. Beslut om ny organisation fattas av kommunfullmäktige den 23 november. Bedömningen är att kommunstyrelsen genomför en ändmålsenlig uppföljning och utvärdering av arbetsmiljöarbetet avseende att förebygga och minska sjukfrånvaron. Samtidigt visar granskningen att många prioriterade åtgärder ännu är på planeringsstadiet och stadskontoret konstaterar själva i personalredovisning 2015 att arbetsmiljöprocessen som startades 2013 ännu inte fått fullt genomslag i alla verksamheter. Det finns en målsättning att den ska vara fullt implementerad senast ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

36 Revisorskollegiet översände den fördjupade granskningsrapporten Sjukfrånvaro till kommunstyrelsen samt stadsområdesnämnderna Söder och Öster för yttrande. Av yttrandena framgår hur kommunstyrelsen och nämnderna kommer att arbeta vidare med målformuleringar för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön i enlighet med Arbetsmiljöverkets föreskrift 2015:4 samt vilka åtgärder som kommer att genomföras för att minska sjukfrånvaron. Styrning och uppföljning av investeringar Syftet med granskningen var att bedöma om tekniska nämnden avseende gatukontoret har en tillräcklig intern kontroll för sin investeringsprocess 2016, samt att följa upp de åtgärder som angavs i tekniska nämndens yttrande av 2012 års investeringsgranskning. Sammanfattningsvis bedöms tekniska nämnden i flera avseende ha skapat en tillräcklig struktur för att styra investeringsprocessen inom gatukontoret. Tekniska nämnden bedöms ha ett tillräckligt underlag för att ändamålsenligt kunna besluta om genomförandet av investeringsprojekten. Nämndens löpande styrning och uppföljningen vid avvikelser i projekten är dock inte helt tillräcklig. Tekniska nämnden är ansvarig för kvalitén och omfattningen av investeringsprojekten, revisorskollegiet vill därför lyfta fram vikten av att nämnden tillser tydliga rutiner för att löpande säkerställa kontrollen av de beslutade projekten. Det är av särskild betydelse att det finns en god styrning, kontroll och återrapportering för de investeringsprojekt som utifrån sin omfattning har beslutats av kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. I Tekniska nämndens yttrande anges att nämnden kommer att ta fram och revidera rutiner för hur nämndsbeslutade projekt ska följas upp och rapporteras både löpande och efter färdigställande. Nämnden har fört och kommer fortsätta föra diskussioner med stadskontoret kring ekonomiregelverket kring projekt som vid beslut om objektsgodkännandet understiger beloppsgränserna 15/50 men som under projektets löptid överskrider beloppsgränserna. Utifrån dessa diskussioner kommer övergripande rutiner för detta att tas fram och dessa kommer att utgå från den reviderade ekonomihandboken, som enligt stadskontoret kommer att ändras avseende dessa delar under Rutinerna kommer att kompletteras med övergripande resonemang kring i vilken fas projekten befinner sig och hur dessa diskussioner också måste dokumenteras, så att det blir tydligt vem som varit delaktig och var beslut fattas och diskussioner förts. Ungdomsarbetslösheten och arbetsmarknadsinsatser Syftet med granskningen var att bedöma om arbetsmarknads- gymnasie- och vuxenutbildningsnämndens verksamhet avseende arbetsmarknadsinsatser bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. Särskilt fokus har riktats på insatser mot ungdomsarbetslöshet. Utifrån genomförd granskning bedöms nämndens verksamhet avseende arbetsmarknadsinsatser riktade mot åldersgruppen år inte som ändamålsenlig. För år 2016 har kommunfullmäktige beslutat om målet Malmöborna ska ha tillgång till en växande arbetsmarknad och ges förutsättning för självförsörjning. Genom det övergripande målet styr kommunfullmäktige inriktningen på nämndens arbete mot ungdomsarbetslöshet. Enligt nämndens delårsrapport för januari-augusti 2016 bidrar nämnden enbart delvis till kommunfullmäktigemålet. Inte heller har nämnden en fullgod måluppfyllelse när det gäller de två nedbrutna nämndsmålen. Flera enheter och insatser redovisar likaså en bristande måluppfyllelse. Nämnden har inte följt upp om nämndens arbete med arbetsmarknadsinsatser och insatser mot ungdomsarbetslösheten har bidragit till minskad arbetslöshet och att fler malmöbor har ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

37 blivit självförsörjande. Granskningen visar även att nämnden inte har följt upp sysselsättningen för ungdomar år. Inte heller har nämnden följt upp om samtliga ungdomar har erbjudits sysselsättning genom arbete, studie, eller annan insats inom 90 dagar. Sammantaget visar granskningen att det finns brister i uppföljningsstrukturen som medför begränsningar i nämndens möjlighet till styrning, ledning, uppföljning och kontroll. Malmö stad har i samarbete med Arbetsförmedlingen upprättat Handlingsplan avseende samverkan för att minska ungdomsarbetslösheten i Malmö. I samband med faktakontrollen inkom förvaltningen med en sammanfattande utvärdering av handlingsplanen. Av utvärderingen framgår att flera insatser och aktiviteter inte har genomförts som planerat. Då syftet enbart indirekt har följts upp i den sammanfattande utvärderingen av handlingsplanen är det svårt att med säkerhet bedöma om syftet har uppnåtts. Sammantaget visar granskningen att det finns en hög medvetenhet om brister samt utvecklingsområden inom nämnden och förvaltningen. Inom flera områden har åtgärder vidtagits för att förbättra verksamhetens ändamålsenlighet, effektivitet och interna kontroll. Att åtgärder vidtagits bedöms som positivt. En hel del brister kvarstår dock och nämnden bör vidta ytterligare åtgärder för att förbättra måluppfyllelsen samt tillse att det finns tillfredsställande system för styrning, ledning, uppföljning och kontroll. Likaså bör nämnden följa de vidtagna åtgärdernas resultat. Av arbetsmarknads- gymnasie- och vuxenutbildningsnämndens yttrande framgår att nämnden anser att stadsrevisionens slutsatser i huvudsak är relevanta och utgör en god grund för åtgärder vilka i delar redan är genomförda eller påbörjade. Bostadsförsörjning Granskning om nämnder och styrelse har en tillräcklig styrning och kontroll för att uppnå kommunfullmäktiges mål för bostadsbyggande samt om målen i praktiken uppnås. Bedömningen är att i granskningen ingående styrelser/nämnder har en i huvudsak tillräcklig styrning och kontroll för att uppnå kommunfullmäktiges mål för bostadsbyggande. Till grund för bedömningen ligger bl.a. antalet under 2016 färdigställda resp. påbörjade bostäder, vilket är högre värden än för flertalet av de senaste tio åren. Vidare konstateras att nämnderna under året ökat insatserna för att förbättra samverkan och samordning, såväl internt som externt. Nämnderna bör säkerställa att de insatser som görs i syfte att förbättra samverkan och samordning mellan nämnder samt mellan nämnder och privata aktörer får avsedda effekter i praktiken på bostadsförsörjningens område. Under rådande förhållanden med förhöjda krav på att producera bostäder är det än viktigare att nämnderna löpande följer upp hur andra dimensioner i kommunens ambitioner/mål för bostadsförsörjningen utvecklas. Det kan t.ex. avse service till byggherrar eller villkor i markanvisningsavtal. Uppföljningen av de bostadspolitiska målens uppfyllelsegrad bör inte enbart göras relativt vad staden kan påverka, utan även utifrån faktiskt uppmätta/bedömda förhållanden. Risken är annars att målen inte styr bostadsförsörjningen fullt ut som de är avsedda att styra. Yttranden har begärts senast av kommunstyrelsen, stadsbyggnadsnämnden och tekniska nämnden. ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

38 Uppföljning av direktupphandlingar TN/Gk Syftet med granskningen har varit att följa upp den del av 2014 och 2015 års granskningar som avsåg direktupphandlingar samt att bedöma om tekniska nämnden säkerställer att gatukontoret genomför direktupphandlingar på ett ändamålsenligt sätt och med en tillräcklig intern kontroll. Vid granskningarna 2014 och 2015 framkom brister avseende hanteringen av direktupphandlingar. Baserat på den granskning som utförts genom stickprov är bedömningen att tekniska nämnden inom gatukontorets verksamhetsområde genomfört direktupphandlingar på ett ändamålsenligt sätt under Detta är en tydlig förbättring jämfört med resultaten av granskningarna 2014 och Bedömningen är vidare att förutsättningarna för tekniska nämndens interna kontroll avseende direktupphandlingsverksamheten inom gatukontorets verksamhetsområde har stärkts, bl.a. genom gatukontorets beslut att börja använda direktupphandlingsmodulen i Visma Tendsign. Efter de anmärkningar mot tekniska nämnden avseende gatukontoret som lämnades av revisorskollegiet i revisionsberättelserna för 2014 och 2015 beslutade tekniska nämnden och om åtgärder för att stärka den interna kontrollen avseende bl.a. direktupphandlingar. Då nämnden ännu inte genomfört flera av dessa åtgärder bedöms den interna kontrollen i detta avseende vara inte helt tillräcklig. Anledningen till fördröjningen uppges av gatukontoret att vara bl.a. resursbrist. I sitt yttrande uppger tekniska nämnden beträffande de åtgärder för att stärka interna kontrollen som skjutits framåt i tiden bl.a. detta: Tekniska nämnden har beslutat om ett antal åtgärder som skjutits framåt i genomförande för att säkra att de åtgärder som genomförs är långsiktigt rätt och skapar nytta samt mervärde. Det innebär att nämnden i början av 2017 kommer att fatta beslut om åtgärder kring upphandlingar och inköp och att dessa åtgärder kommer att bygga dels på konsultrapporten som presenteras i början av 2017, dels på de nya upphandlingsrutinerna samt övriga erfarenheter och diskussioner som förs kring olika processer, t.ex. vad som händer med nämndens förvaltningar Grundskolan i Malmö Granskning om rektorerna bedriver ett ändamålsenligt systematiskt kvalitetsarbete i syfte att uppnå de nationella målen och kunskapskraven samt att såväl hög som lågpresterande elever får det stöd som de har rätt till enligt skollagen. Den sammanfattande bedömning utifrån granskningens syfte och revisionsfrågor är att grundskolenämnden i Malmö stad arbetar ändamålsenligt och strukturerat med kvalitetsarbetet på en sätt som ger skolenheterna förutsättningar för detta. Strukturen för det systematiska kvalitetsarbetet är genomarbetat, känt i organisationen och efterföljs i organisation. Detta ger goda förutsättningar för grundskolenämnden att styra verksamheten effektivt mot uppsatta mål. Arbetet mot en skola där alla elever utifrån sina förutsättningar och behov ges stöd och utmaningar som gör att de når så långt som möjligt i sin utveckling ska fortsätta. Skolenheternas olika grad av måluppfyllelse står bland annat att finna i orsaker som grundskolenämnden inte har möjligheter att besluta om. Det är dock viktigt att huvudmannen fortsätter att kontinuerligt analysera och vidta åtgärder för att minimera resultatskillnader mellan skolorna. Utgångspunkten måste vara en likvärdig skola där grundskolenämnden nogsamt bör följa upp att alla skolor har en hög kvalitet och adekvata förutsättningar för att uppnå detta. ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

39 Nämnden bör mer aktivt säkerställa att även elever som lätt når målen får stimulans och stöd för att utvecklas så långt som möjligt. Vid granskade skolenheter saknas rutiner när det gäller hur personalen ska agera för att möta elever som snabbt når målen. Rektors förutsättningar och förmåga kan i hög grad påverka en enhets måluppfyllelse. Grundskolenämnden behöver därav kontinuerligt följa upp rektorernas förutsättningar och förmåga att leda det pedagogiska arbetet. Av rapporten framgår dock ett antal identifierade förbättringsområden oh rekommendationer. Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Syftet med granskningen är att ge revisorerna underlag till deras bedömning av kommunstyrelsens uppsiktsplikt. Sammanfattningsvis gör bedömningen att kommunstyrelsens uppsikt till stora delar fungerar på ett tillräckligt sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande gällande nämnderna och bolagen. Detta grundars på: 1. Kommunstyrelsen har en tillräcklig styr- och ledningsfunktion gällande samordning, övervakning och uppföljning av nämndernas verksamhet. Bedömningen görs mot bakgrund av att det finns ett antal väl fungerande strukturer för hur Malmö Stad styrs och leds. Fullmäktige har utarbetat nio tydliga målområden som bryts ned av kommunstyrelsen och respektive nämnder i egna specifika mål som knyter an till respektive målområde. För att tillse att de uppställda målen uppnås så har även särskilda uppdrag utformats. Vi konstaterar att nuvarande reglemente för intern kontroll på ett tydligt sätt redogör för vad nämnderna ansvarar för när det gäller den interna kontrollen. Vi gör också bedömningen att kommunstyrelsen under de senaste åren arbetat systematiskt med att utveckla den interna kontrollen och den utarbetade intern kontrollhandboken. 2. Kommunstyrelsen har delvis en tillräcklig återrapportering till kommunfullmäktige gällande kommunens verksamhet. Detta grundar vi på att det i fler avseende finns en tydlig och bra rapportering till fullmäktige från nämnder och bolag men att formerna för informationsförmedlingen till kommunfullmäktige gällande kommunal verksamhet i t ex stiftelser, kommunalförbund eller verksamhet som bedrivs på entreprenad bör förtydligas. Detta för att fullmäktige ska kunna göra en samlad bedömning av den kommunala verksamheten, oberoende av juridisk form. 3. Kommunstyrelsen har en tillräcklig uppsikt och prövning av Malmö Stads helt- och delvis ägda bolag. Bedömningen görs mot bakgrund av att det finns ett antal väl fungerande styrdokument i form av ägardirektiv och bolagsordningar samt utarbetade system och rutiner för att följa ekonomi och verksamhet under året. Stadskontoret utgör en viktig sammanhållande länk att till kommunstyrelsen svara för att uppsikten genomförs i praktiken. Vi gör också bedömningen att kommunstyrelsen under de senaste åren arbetat systematiskt med att utveckla den interna kontrollen gällande de helägda bolagen. Kommunstyrelsen begär också nu på ett strukturerat sätt in rapportering gällande bolagens interna kontroll vilket är positivt. Vi gör bedömningen att utarbetat förslag från stadskontoret i augusti 2016 där reglementet för intern kontroll även inkluderar de kommunala helägda bolagen är mer ändamålsenligt än vad som varit tidigare då reglementet endast avsett nämnderna. I praktiken har staden redan en fungerande rutin för att ta del av de helägda bolagens interna kontrollplaner samt rapporteringar av utförda kontroller. Kommunstyrelsen har beretts möjlighet att yttra sig över PwC:s rapport Granskning av kommunstyrelsens uppsiktsplikt. Kommunstyrelsen anser att det är positivt att granskningen visar att kommunstyrelsens uppsikt till stora delar fungerar på ett tillräckligt sätt. Det är sär- ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

40 skilt positivt att granskningen bekräftar det utvecklingsarbete som genomförts på senare år avseende den interna kontrollen. Kommunstyrelsen ställer sig bakom stadsrevisonens beskrivning av pågående arbete och utvecklingsområden. I det nya reglementet för intern kontroll ingår till exempel en årlig återrapportering till kommunfullmäktige. Flyktingsituationen Malmö stads hantering av flyktingsituationen har granskats utifrån tre områden; anpassning av nämndernas verksamheter, integration av nyanlända samt mottagande och integration av ensamkommande flyktingbarn. Den sammanfattande bedömningen utifrån granskningens syfte och revisionsfrågor är att granskade nämnder har hanterat flyktingsituationen väl utifrån de förutsättningar som varit. Bedömningen är att nämnderna gjort erforderliga anpassningar av sina verksamheter för att hantera mottagandet utifrån förändrade volymer. Det finns en samsyn inom granskade nämnder kring vilka utvecklingsområden som är viktiga för att stärka stadens mottagnings- och integrationsarbete. Bedömningen är dock att nuvarande insatser behöver förstärkas och vidgas. Kommunstyrelsen bör i samverkan med berörda nämnder säkerställa att det finns en tydlighet och samsyn kring vem som ansvarar för vad. Detta är inte minst av vikt med anledning av pågående omorganisation av stadsområdena och införandet av nya facknämnder. Bedömningen är sammantaget att kommunstyrelsen utifrån sin ledande och samordnade roll bör ta ett ökat helhetsgrepp kring frågan för att säkerställa att det finns en samsyn bland alla nämnder kring hur staden gemensamt ska arbeta för att stärka mottagnings- och integrationsarbetet. Av rapporten framgår ett antal identifierade förbättringsområden och rekommendationer. Revisorskollegiet har översänt rapporten fördjupad granskning Flyktingsituationen till kommunstyrelsen, sociala resursnämnden, överförmyndarnämnden, grundskolenämnden, arbetsmarknads.- gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden samt stadsområdesnämnderna Söder och Öster för yttrande. Av yttrandena framgår att kommunstyrelsen och nämnderna i huvudsak instämmer med de i rapporten identifierade förbättringsområdena och rekommendationerna. Psykisk ohälsa hos ensamkommande flyktingbarn Malmö stad har tillsammans med Region Skånes revisorer och Helsingborgs revisorer granskat hur Region Skåne och dessa kommuner samverkar när det gäller psykisk ohälsa hos ensamkommande flyktingbarn. Av granskningen framgår bland annat att den samverkan som bedrivs kring de ensamkommande flyktingbarnen inte är ändamålsenlig och effektiv och likaså framkommer av granskningen att aktörerna inte uppfattar att deras inbördes samverkan fungerar väl. Vidare bedöms att de roller och ansvar som respektive aktör har är tydliga enligt lag, regelverk och överenskommelser. I praktiken utför dock flera aktörer uppgifter som ligger inom ramen för den andre huvudmannens ansvar. Granskningen visar också att aktörerna i alltför låg grad använder sig av en strukturerad samverkan på individnivå. Av yttrandena framgår att nämnderna i huvudsak instämmer med rapportens slutsatser. Framförallt kommunstyrelsen och sociala resursnämnden har dock ett flertal reservationer mot rapportens innehåll och rekommendationer. Stadsområdesnämnd Söder konstaterar att flertalet rekommendationer rör områden som inte är nämndens ansvar. ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

41 Trygghet i Malmö Syftet med granskningsprojektet har varit att granska om Malmö stad har en ändamålsenlig verksamhet avseende Malmö som trygg stad. Det råder ingen tvekan om att Malmö stad har en mängd olika åtgärder och insatser för att öka tryggheten i Malmö, bl a har den praktiska samverkan med polisen ökat sedan polisens omorganisation I de uppföljningar som finns i delårsrapporter och årsanalys redovisas ofta olika aktiviteter som har genomförts men mindre av utvärdering av resultat. För att kunna utveckla och utforma det fortsatta arbetet är det väsentligt att få analyser såväl om goda resultat som det som inte har lyckats. Revisionen genomförde en granskning redan 2011 där kommunstyrelsen rekommenderades att utvärdera insatserna inom SSP med flera brottförebyggande insatser mer frekvent och strukturerat. Vid revisionens granskning april-maj 2016 har det framkommit att det saknas utvärdering av resultaten av de insatser som utförs både inom samverkansavtalet och SSP. Med utgångspunkt från revisionsfrågorna bedömer revisionskontoret sammantaget att Malmö stad inte har en helt ändamålsenligt verksamhet avseende Malmö stad som trygg stad främst beroende på brister i utvärdering av resultat av insatta åtgärder. Revisorskollegiet har översänt den fördjupade granskningsrapporten Trygghet i Malmö till kommunstyrelsen, grundskolenämnden och samtliga stadsområdesnämnder för yttrande. Sociala resursnämnden och Servicenämnden tillsändes rapporten för kännedom med möjlighet för yttrande. Av yttrandena framgår att nämnderna i huvudsak instämmer med de i rapporten identifierade förbättringsområdena och rekommendationerna. Då begreppet trygghet är begränsat till utsatthet för brott i rapporten menar kommunstyrelsen att det utelämnar en rad andra parametrar. Kommunstyrelsen menar att detta gör det svårt att ställa sig bakom revisionens bedömning att staden inte har en ändamålsenlig verksamhet med avseende på trygghet. Dock delar kommunstyrelsen delvis rapportens synpunkter avseende bristen på uppföljning av genomförda åtgärder inom verksamhetsområdet. Revisionen lämnade fyra rekommendationer. Kommunstyrelsen ställer sig bakom rekommendation ett eller två, samt ställer sig delvis bakom rekommendation tre eller fyra. ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

42 8 Granskning i de kommunala bolagen Den av kommunfullmäktige utsedde lekmannarevisorn samverkar med den auktoriserade revisorn i revisionen av de kommunala bolagen. Lekmannarevisorn har uppdraget att granska om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om bolagets interna kontroll är tillräcklig. Uppdraget regleras i aktiebolagslagen kapitel 10 och kommunallagen kapitel 9. Lekmannarevisorn upprättar en granskningsrapport för berört bolag. Denna tillställes kommunfullmäktige och respektive bolags årsstämma. På uppdrag av lekmannarevisorerna har följande särskilda granskningar genomförts: MKB Fastighets AB - Årsrapport inkl. bostadsbyggande; strategier för underhåll Malmö kommuns Parkerings AB - Uppföljning direktupphandlingar/diarieföring Sysav AB - Investeringsprocessen Sydvatten AB - Råvattenkvalitet Malmö Stadshus AB - Ändamålsenlighet/intern kontroll Medeon AB - Kartläggning inkubatorsbolag Minc i Sverige AB Årsrapport samt uppföljning direktupphandling Vagnparken i Skåne AB (ViSAB) - endast årlig granskning Parkeringsövervakning i Malmö AB - endast årlig granskning Malmö Live Konserthus AB - endast årlig granskning Malmö Stadsteater AB - endast årlig granskning ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

43 Helägda bolag Boplats Syd AB ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

44 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

45 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

46 Malmö Kommuns Parkerings AB ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

47 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

48 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

49 Malmö Live Konserthus AB ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

50 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

51 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

52 Malmö Stadshus AB ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

53 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

54 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

55 Malmö Stadsteater AB ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

56 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

57 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

58 Minc i Sverige AB ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

59 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

60 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

61 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

62 MKB Fastighets AB ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

63 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

64 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

65 MKB Net AB ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

66 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

67 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

68 MKB Bensinpumpen 1 AB ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

69 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

70 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

71 MKB Holmastycket 6 AB ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

72 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

73 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

74 Mellersta Sundholmen Parkerings AB ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

75 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

76 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

77 MKB Stora Högesten AB ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

78 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

79 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

80 MKB Kampen 25 AB ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

81 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

82 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

83 MKB Intäkten 5 AB ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

84 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

85 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

86 MKB Borrsnäckan 2 AB ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

87 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

88 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

89 MKB Halvslaget 1 AB ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

90 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

91 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

92 MKB Skotsteken 1 AB ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

93 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

94 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

95 MKB Sjöscouten 1 AB ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

96 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

97 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

98 MKB Utomt 7 AB ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

99 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

100 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

101 MKB Pålsteken 1 AB ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

102 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

103 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

104 MKB Kajen 1 AB ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

105 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

106 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

107 MKB Sjömannen 9 AB ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

108 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

109 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

110 Parkeringsövervakning i Malmö AB ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

111 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

112 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

113 Vagnparken i Skåne AB (VISAB) ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

114 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

115 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

116 Delägda bolag Kommunassurans Syd Försäkrings AB ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

117 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

118 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

119 Malmö Opera och Musikteater AB ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

120 Medeon AB ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

121 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

122 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

123 Skånes Dansteater AB ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

124 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

125 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

126 Sydskånes avfallsaktiebolag SYSAV ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

127 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

128 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

129 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

130 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

131 SYSAV Industri AB ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

132 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

133 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

134 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

135 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

136 SYSAV Utveckling AB ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

137 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

138 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

139 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

140 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

141 Sydvatten AB ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

142 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

143 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

144 Sweden Water Research AB ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

145 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

146 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

147 Stiftelser Stiftelsen Kockum Fritid Revisionsberättelse har inte kunnat avlämnas då erforderligt material ej överlämnats till lekmannarevisorerna Robabeh Taeri och Berit Sjövall. Slutrevisionsmöte senare under april/maj. ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

148 Stiftelsen Malmö Sommargårdar ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

149 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

150 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

151 Stiftelsen Malmö Symfoniorkester Revisionsberättelse har inte kunnat avlämnas då erforderligt material ej överlämnats till revisorerna Berit Söderholm och Berit Sjövall. Slutrevisionsmöte ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

152 Stiftelsen Mecena ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

153 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

154 Stiftelsen Spillepeng ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

155 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

156 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

157 Kommunalförbund Kommunalförbundet Räddningstjänsten Syd ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

158 ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

159 Kommunalförbundet VA Syd ÅRSREDO 2016 KOLL (161)

160 Finansiellt samordningsförbund Samordningsförbundet FinSam i Malmö ÅRSREDO 2016 KOLL (161)