ÅRSREDOGÖRELSE Malmö stad Stadsrevisionen

Transkript

1 Malmö stad Stadsrevisionen ÅRSREDOGÖRELSE 2014 Årsredogörelse 2014(305615) Postadress: Stadshuset, Malmö Besöksadress: August Palms plats 1 Telefon (exp): Hemsida: malmostadsrevision@malmo.se

2 Innehållsförteckning 1 Revisionsberättelse för år Synpunkter och iakttagelser avseende 2014 års revision Revisorernas granskning Granskningens genomförande Årlig granskning Revisionskontorets sammanfattning av årets granskningar Kommunstyrelsen Valnämnden Förtroendenämnden Överförmyndarnämnden Tekniska nämnden Stadsbyggnadsnämnden Miljönämnden Kulturnämnden Servicenämnden Sociala resursnämnden Fritidsnämnden Stadsområdesnämnd Norr Stadsområdesnämnd Väster Stadsområdesnämnd Söder Stadsområdesnämnd Öster Stadsområdesnämnd Innerstaden Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Grundskolenämnden Förskolenämnden Fördjupade granskningsprojekt Fritidshem Försörjningsstöd Inlärningsbekymmer tidiga åtgärder Intern kontroll Jämställdhetsintegrering Malmöfestivalen Tomtmark och lokaler för förskole- och skolverksamhet Representation Sociala lägenheter Stadsfastigheter och kunderna Risker med Malmö stads biltransporter Studie- och yrkesvägledning Upplåtelser av offentlig plats Valen Granskning i de kommunala bolagen Helägda bolag Malmö Kommuns Parkerings AB Malmö Live Konserthus AB Malmö Stadsteater AB Minc i Sverige AB MKB Fastighets AB MKB Net AB Vagnparken i Skåne AB (VISAB) Delägda bolag Kommunassurans Syd AB Malmö Opera och Musikteater AB Medeon AB Skånes Dansteater AB Årsredogörelse 2014(305615) 2 (87)

3 Sydskånes avfallsaktiebolag SYSAV SYSAV Industri AB SYSAV Utveckling AB Sydvatten AB Sweden Water Research AB Stiftelser Stiftelsen Kockum Fritid Stiftelsen Malmö Sommargårdar Stiftelsen Spillepeng Kommunalförbund Kommunalförbundet Räddningstjänsten Syd Kommunalförbundet VA Syd Finansiellt samordningsförbund Samordningsförbundet FinSam i Malmö Årsredogörelse 2014(305615) 3 (87)

4 1 Revisionsberättelse för år 2014 Årsredogörelse 2014(305615) 4 (87)

5 Årsredogörelse 2014(305615) 5 (87)

6 Årsredogörelse 2014(305615) 6 (87)

7 2 Synpunkter och iakttagelser avseende 2014 års revision Årsredogörelse 2014(305615) 7 (87)

8 Årsredogörelse 2014(305615) 8 (87)

9 3 Revisorernas granskning 2014 Uppdrag De förtroendevalda revisorerna och lekmannarevisorerna för bolagen har kommunfullmäktiges uppdrag att granska och pröva om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt räkenskaperna är rättvisande den interna kontrollen som görs i nämnderna är tillräcklig Arbetssättet ska vara framåtriktat och stödjande till verksamheterna. Det yttersta syftet med granskningen är att ge kommunfullmäktige underlag för den årliga ansvarsprövningen. Granskningen sker i enlighet med kommunallagen (kap 9), aktiebolagslagen (kap 11), stiftelselagen, redovisningslagen och Malmö stads revisionsreglemente. De förtroendevalda revisorerna och lekmannarevisorerna granskar årligen i den omfattning som följer av lag och god revisionssed hela den kommunala verksamheten inklusive bolag och stiftelser. Den årliga granskningen redovisas i de förtroendevalda revisorernas revisionsberättelse till fullmäktige och i lekmannarevisorernas granskningsrapport till respektive bolagsstämma samt i årsredogörelsen. Mål Revisorernas mål är en oberoende revision som verkar för att fullmäktiges mål och uppdrag genomförs och följs upp att främja fullmäktiges styrning och beslutsfattande genom att tillse att kommunstyrelsen och nämnderna lämnar en rättvisande redovisning av ekonomi och verksamhet att nämnder/styrelser tar ett aktivt ansvar för styrning, uppföljning och kontroll av ekonomi, verksamhet och rutiner att granskningen sker stödjande och förebyggande och ger ett mervärde i verksamheten Arbetssätt Revisionen skall kännetecknas av: saklighet, integritet samt ett effektivt och stödjande arbetssätt mycket goda kunskaper om den miljö och de förutsättningar som stadens nämnder/styrelse verkar i en helhetssyn på kommunens verksamhet en öppen och aktiv dialog mellan revisionen och stadens nämnder/styrelse en inriktning och omfattning som baseras på en bedömning av väsentlighet och risk Dialog I en gemensam strävan att upprätthålla en konstruktiv dialog träffas kommunfullmäktiges och revisorskollegiets presidier minst två gånger per år. Höstmötet har som utgångspunkt att informera om årets iakttagelser samt planeringen inför kommande revisionsår. Vid mötet i mars behandlas slutrevisionen samt revisorernas budgetförslag för nästkommande år. Årsredogörelse 2014(305615) 9 (87)

10 Revisorskollegiet har utsett styrgrupper med uppgift att under året följa verksamheten inom vissa nämnder och styrelsen. De sex styrgrupperna bevakar och bereder den årliga granskningen samt vissa fördjupade projekt inför behandlingen i den samlade revisorsgruppen. De genomför också minst två årliga möten med berörd nämnd/styrelse. Respektive styrgrupp stöds i sitt arbete av en sakkunnig nämndsrevisor. 4 Granskningens genomförande I enlighet med revisionsplanen genomförs under verksamhetsåret följande granskningsinsatser: Årlig granskning Denna omfattar en grundläggande granskning av delårsrapporterna, den s k löpande redovisningsgranskning samt bokslutsgranskningen och den genomförs vid samtliga nämnder och styrelsen. Fördjupade granskningsprojekt Under året granskas vissa verksamheter/delar av verksamheter i s k fördjupade projekt. Resultatet redovisas i särskilda rapporter. Årsrapport Revisionskontoret upprättar en årsrapport för varje nämnd och styrelse. Denna är en sammanställning av årets granskningar som berört nämnden/styrelsen. I denna redovisas också en sammanfattande bedömning av nämndens/styrelsens ledning, styrning, uppföljning och interna kontroll. Kommunala bolag mm Som ett led i den samordnande revisionen genomförs också på uppdrag av lekmannarevisorerna granskningar vid de kommunala bolagen. 5 Årlig granskning Granskning delårsbokslut Den årliga granskningen omfattar en grundläggande uppföljning/granskning av delårsrapporterna. Denna genomförs vid alla nämnder och styrelsen. Denna omfattar i huvudsak följande: uppföljning av tidigare års granskningar bevaka nämndens/styrelsens budget- och verksamhetsbeslut fortlöpande följa nämndens/styrelsens styrning, uppföljning och kontroll kontrollera hur nämnden/styrelsen åtgärdat ev myndighetspåpekanden/domar följa upp vissa personalfrågor ex ohälsotal, mångfald, arbetsmiljö följa upp/granska delårsrapport 1 och 2 genomföra den sk löpande granskningen följa upp miljöledningsarbetet nämndens/styrelsens redovisning och interna kontroll kontinuerlig dialog med nämnd och förvaltning samt möte med presidium utifrån en bedömning av väsentlighet och risk lämna förslag till nya granskningsprojekt Rapport redovisas för ansvarig styrgrupp i samband med delårsboksluten. Revisionsrapport DR 2 utgör underlag för höstens presidiemöten samt revisorernas granskning av delårsrapport 2 med uttalande om de finansiella målen och målen för verksamheten kommer att uppnås. Årsredogörelse 2014(305615) 10 (87)

11 6 Revisionskontorets sammanfattning av årets granskningar Årsrapporter Efter bokslutsgranskningen har årsrapporter upprättats och översänts till samtliga nämnder och styrelsen. Denna innehåller en redovisning av samtliga granskningsinsatser som berört nämnden/styrelsen under verksamhetsåret. En enhetlig modell, som innehåller en tregradig skala (tillräcklig, inte helt tillräcklig och ej acceptabel), har utarbetats för att bedöma nämndens/styrelsens ledning, styrning, uppföljning och interna kontroll av verksamhet, ekonomi och rutiner. Nedan redovisas den sammanfattande bedömningen för styrelsen och samtliga nämnder. Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens övergripande uppgifter Årsredovisning Förvaltningsberättelse Malmö stads årsredovisning har granskats. Förvaltningsberättelsen innehåller huvudsakligen de upplysningar som denna ska innehålla enligt Lagen om kommunal redovisning och rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning. Malmö stads årsredovisning för 2014 bedöms i allt väsentligt ge en rättvisande bild av kommunens resultat och ställning. Verksamhetsmål Kommunstyrelsen har i Malmö stads årsredovisning följt upp och bedömt måluppfyllelsen för kommunfullmäktiges 27 budgetmål. Enligt kommunstyrelsens bedömning är 16 av målen uppfyllda (indikatorn förbättrats), 7 av målen delvis uppfyllda (indikatorn oförändrad) och 2 av målen inte uppfyllda (indikatorn försämrats). Vidare finns det 2 mål som inte har bedömts då dessa inte gått att mäta enligt kommunstyrelsen eller att mätmetoden förändrats sedan föregående mätning. Finansiella mål Malmö stads finansiella mål innebär att kommunens resultat över en tidsperiod om tre till fyra år ska täcka värdesäkringen av hela pensionsåtagandet, det vill säga även för den del som redovisas som ansvarsförbindelse. Härutöver ska resultatet också täcka värdesäkringen av eget kapital efter justering för den del av pensionsåtagandet som redovisas som en ansvarsförbindelse. Malmö stads finansiella mål för god ekonomisk hushållning för åren 2011 till 2014 uppgår till 55 mnkr och visar att stadens långsiktiga finansiella mål har uppnåtts. Balanskrav Malmö stads resultaträkning utgör underlag för avstämning mot kommunallagens krav på ekonomisk balans. Efter gjorda justeringar och tillägg uppgår 2014 års balanskravsresultat till -193 mnkr och visar att staden inte har uppnått det lagstadgade balanskravet. Enligt kommunallagen ska en kommun återställa ett negativt balanskravsresultat inom tre år. Ett underskott år 2014 ska alltså vara återställt senast vid utgången av år Sammanställd redovisning Granskningen av Malmö stads sammanställda redovisning har huvudsakligen omfattat konsolideringsprinciper, elimineringar och noter. Inga väsentliga avvikelser har noterats vid granskningen. Årsredogörelse 2014(305615) 11 (87)

12 Kommunstyrelsen som nämnd Mål, måluppföljning och måluppfyllelse De mål som varit föremål för granskning har varit de kommunfullmäktigemål som kommunstyrelsen och stadskontoret har uppföljningsansvar och/eller direkt verksamhetsansvar för. Kommunstyrelsens mål bedöms vara tillräckliga då de utgörs av kommunfullmäktiges mål, huvuddelen av målen är tidsatta (inom budgetåret och mellan verksamhetsåren), huvuddelen av målen är mätbara samt att målen tycks vara påverkbara. Kommunstyrelsens måluppföljning bedöms vara inte helt tillräcklig då det inte tydligt framgår och genomgående går att utläsa om målen är analyserade och utvärderade och om måluppfyllelsen har förbättrats eller försämrats. Kommunstyrelsens tar i år inte ställning till måluppfyllelse avseende kommunstyrelsens mål/åtaganden kopplade till fullmäktigemålen i årsanalysen eller annat dokument. Detta leder till att revisionen inte kan bedöma graden av måluppfyllelse, vilket inte är tillräckligt. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att framgent, precis som tidigare år, ta ställning till måluppfyllelsen avseende kommunstyrelsens egna nämndsmål. Ekonomisk styrning Kommunstyrelsens ekonomistyrning bedöms vara tillräcklig då denna har upprättat internbudget, delårsrapporter och årsanalys med budgetavvikelse enligt kommuncentrala riktlinjerna. Årsanalysen innehåller även kortfattade kommentarer till budgetavvikelse, nettokostnadsutveckling, investeringar och viktiga händelser under året. Resultaträkningen ska ge en rättvisande bild av kommunstyrelsens resultat. Kommunstyrelsens resultaträkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Balansräkningen ska ge en rättvisande bild av kommunstyrelsens förmögenhetsställning. Värderingen av tillgångar och skulder ska ske efter lagstiftning och vedertagna normer och rekommendationer. Kommunstyrelsens balansräkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Intern kontroll Kommunstyrelsens interna kontrollplan innehåller en strukturerad plan över hur kontrollmomenten ska genomföras och följas upp och rör både redovisnings- och verksamhetskontroller. Kontrollplanen har dock inte föregåtts av en dokumenterad riskanalys och bedöms därmed vara inte helt tillräcklig. Kommunstyrelsens genomförande av internkontrollplanen bedöms vara tillräcklig då samtliga nio granskningsområden följts upp, dokumenterats och återrapporteras med resultat och åtgärdsförslag inom de områden den interna kontrollen bedömts som svag. Finansförvaltningens interna kontrollplan innehåller en strukturerad plan över hur kontrollmomenten ska genomföras och följas upp och rör både redovisnings- och verksamhetskontroller. Kontrollplanen har dock inte föregåtts av en dokumenterad riskanalys och bedöms därmed vara inte helt tillräcklig. Finansförvaltningens genomförande av internkontrollplanen bedöms vara tillräcklig då samtliga sju granskningsområden följts upp, dokumenterats och återrapporteras med resultat och åtgärdsförslag inom de områden den interna kontrollen bedömts som svag. Hamnanläggningars interna kontrollplan innehåller en strukturerad plan över hur kontrollmomenten ska genomföras och följas upp och rör både redovisnings- och verksamhetskontroller. Kontrollplanen har dock inte föregåtts av en dokumenterad riskanalys och bedöms därmed vara inte helt tillräcklig. Hamnanläggningars genomförande av internkontrollplanen bedöms vara tillräcklig då båda granskningsmomenten följts upp, dokumenterats och återrapporteras med granskningsresultat utan anmärkning. Årsredogörelse 2014(305615) 12 (87)

13 Valnämnden Allt granskat material uppfyller de villkor som gäller för rörelsetillhörighet, klassificeringsprinciper, periodiseringsregler m.m. Valnämndens årsanalys innehåller de uppgifter som krävs av kommunstyrelsen och som är relevanta för verksamheten. Budget har upprättats för verksamhetsåret med de väsentliga posterna budgeterade. Valnämndens positiva överskott, tkr, beror på att valnämnden fick ett högre statsbidrag för förtidsröstningen än vad som budgeterats samt att kostnaderna för PO-tillägg varit lägre än budget. Valnämndens interna kontroll bedöms som tillräcklig. Nämndens genomförande av den interna kontrollen bedöms som tillräcklig. Granskningsresultatet visar på en del mindre avvikelser avseende representation och utplacering av valsedlar. Förtroendenämnden För Förtroendenämnden upprättar revisionskontoret inte årsrapport enligt samma mall som för större nämnder. Bokslut med mera är granskat. Förtroendenämndens årsanalys innehåller de uppgifter som krävs av kommunstyrelsen och som är relevant för verksamheten. Nämndens resultat på 202 tkr är likartat med resultatet 2013 (219 tkr). Förtroendenämndens interna kontroll bedöms som tillräcklig. Nämndens genomförande av den interna kontrollen bedöms som tillräcklig. Granskningsresultatet visar inte på några avvikelser. Överförmyndarnämnden Mål, måluppföljning och måluppfyllelse Överförmyndarnämndens styrning avseende verksamhetsmålen bedöms som tillräcklig. Nämndens egna mål är direkt hänförliga till den verksamhet som bedrivs och inte till kommunfullmäktiges mål vilket förklaras av att de inte är tillämpningsbara på en så pass liten nämnd. Revisionen har i bedömningen tagit hänsyn till att nämnden inte kan påverka 25 av 27 mål som kommunfullmäktige beslutat. Överförmyndarnämnden tillämpar könsuppdelad statistik uppföljning av målen och bidrar därmed även till kommunfullmäktiges budgetmål att Malmö stad skall ligga i framkant gällande verksamhetsutveckling på jämställdhetsområdet. De beslutade målen är realistiska, påverkningsbara och mätbara. Överförmyndarnämndens måluppföljning bedöms som tillräcklig. Nämnden har följt upp samtliga beslutade verksamhetsmål i delårsrapport 2 och i samband med årsanalys. Uppföljningen kommenteras tydligt i text och det går att utläsa måluppfyllelsegraden. Nämndens måluppfyllelse bedöms som tillräcklig. Av överförmyndarnämndens totalt nio mål återfinns två mål med svag målluppfyllelse samt ett mål som inte är helt uppfyllt Orsakerna till bristande måluppfyllelse kommenteras och analyseras i årsanalysen. Nämnden anger förbättringsåtgärder för samtliga tre mål med bristande måluppfyllelse. Ekonomisk styrning Nämndens ekonomiska styrning är tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Viss hänsyn tagits har tagits till överförmyndarnämndens storlek. Överförmyndarnämnden upprättar utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys enligt de kommuncentrala riktlinjerna. Nämn- Årsredogörelse 2014(305615) 13 (87)

14 den har beslutat om interna anvisningar för budgetuppföljning. Förklaring till budgetavvikelser anges. Nämndens förklaring till budgetunderskott bedöms som rimliga. Nämnden bör få en budget som motsvarar lagstadgade kostnader. Resultaträkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat. Nämndens resultaträkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Balansräkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens förmögenhetsställning. Värderingen av tillgångar och skulder ska ske efter lagstiftning och vedertagna normer. Nämndens balansräkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Intern kontroll Nämndens interna kontrollplan bedöms enligt revisionskontorets kriterier som tillräcklig. Det finns en upprättad riskanalys som ligger till grund för nämndens interna kontrollplan. Kontrollplanen anger vad och hur kontrollerna ska följas upp, vem som har ansvaret och när rapportering sker till nämnden. Överförmyndarens genomförande av den interna kontrollplanen bedöms som tillräcklig. Nämnden har följt upp och rapporterat tre av fem kontrollmoment per DR 2 och samtliga i samband med årsanalysen. Kontrollmomentens metodik och genomförande är väldokumenterat. Samtliga kontroller har påvisat avvikelser vilket har genererat väldokumenterade åtgärdsförslag. Tekniska nämnden Fastighetskontoret Mål, måluppföljning och måluppfyllelse Tekniska nämndens styrning med avseende på verksamhetsmålens utformning bedöms vara tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Koppling finns till Malmö kommunfullmäktiges inriktningsmål, huvuddelen av målen är tidssatta och det finns både kortsiktiga och långsiktiga mål. Bedömningen är dock att kopplingen mellan fullmäktiges mål och nämndens egna mål borde ha gjorts tydligare. Vidare är målen påverkbara och i de flesta fall mätbara. Tekniska nämndens måluppföljning och uppdragsuppföljning bedöms som tillräcklig. Tekniska nämndens uppföljning i årsanalysen omfattar kommunfullmäktigemål, uppdrag och egna mål. Nämndens bedömning att fullmäktiges mål och uppdrag kring antidiskriminering inte berör nämnden anses dock tveksam, liksom att det inte skulle finnas områden där det går att genomföra jämställdhetsanalys. Tekniska nämndens mål- och uppdragsuppfyllelse bedöms som inte helt tillräcklig. Nämnden tar i vissa fall inte uttryckligen ställning till graden av måluppfyllelse i uppföljningen av kommunfullmäktiges mål och uppdrag. Inte heller till de egna inriktningsmålen och effektmålen tas alltid uttrycklig ställning. Graden av måluppfyllelse framgår uttryckligen först i uppföljningen av de åtaganden som är knutna till nämndens inriktningsmål och effektmål. 18 % av dessa åtaganden är att betrakta som ouppfyllda. Nämnden förklarar och anger förbättringsåtgärder för mål och uppdrag med svag måluppfyllelse samt tidplan. Ekonomisk styrning Nämndens ekonomiska styrning bedöms som tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. En budgetinstruktion enligt riktlinjer för ekonomistyrning har utarbetats och behandlats i nämnden. Uppföljning görs regelbundet under året. Internbudgeten periodiseras månadsvis Årsredogörelse 2014(305615) 14 (87)

15 efter verkliga förhållanden. Nämnden utför och följer upp utfallsprognoser och delårsrapporter i enlighet med kommuncentrala riktlinjer. Resultaträkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat. Nämndens resultaträkning har granskats och bedömts. Revisionskontoret noterar att anskaffningsutgiften vid en försäljning är felaktigt beräknad då 4 mkr inte har tagits upp som anskaffningsutgift trots att det hänför sig till denna försäljning, vilket således medför för höga intäkter Revisionskontoret noterar också ett klassificeringsfel om 853tkr mellan konton för upplupna intäkter och förutbetalda intäkter. Balansräkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens förmögenhetsställning. Värderingen av tillgångar och skulder ska ske efter lagstiftning och vedertagna normer. Nämndens balansräkning har granskats och bedömts. Revisionskontoret noterar att för en skuld i balansräkningen om 1Mkr saknas förutsättningar för att ta upp en skuld, då det saknas en befintlig förpliktelse som härrör från inträffade händelser och vars reglering förväntas medföra ett utflöde av resurser. Revisionskontoret noterar också ett klassificeringsfel om 5Mkr mellan konton för förutbetalda intäkter och investeringsbidrag. Intern kontroll Nämndens interna kontrollplan bedöms som tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Planen har föregåtts av en dokumenterad riskanalys och valet av kontrollmoment kan kopplas till riskanalysen. Planen innehåller kontrollmoment som rör både redovisning och verksamhet. Den genomförda interna kontrollen är enligt revisionskontorets kriterier inte helt tillräcklig. Nämndens uppföljning följer bara delvis internkontrollplanen, då flera kontrollmoment inte är genomförda. Det är positivt att majoriteten av kontrollmomenten har genomförts innan , d.v.s. uppföljningen rapporteras till väsentlig del löpande under året. Åtgärdsförslaget avseende kontrollmomentet för befolkningsprognosen kan inte anses ha genomförts, i och med att punkten tagits med i intern kontrollplan 2014, men sedan inte följts upp under året. Nämndens övriga interna kontrollarbete bedöms som inte helt tillräckligt. Nämnden behöver arbeta med dokumenterade rutiner för intern kontroll utöver den interna kontrollplanen. Arbete med systemgenomgång och riskhantering i IFACTS bedrivs. Gatukontoret Mål, måluppföljning och måluppfyllelse Nämndens styrning avseende verksamhetsmålen bedöms som ej acceptabel enligt revisionskontorets kriterier. Bedömningen grundas på att nämnden inte har brutit ned kommunfullmäktiges mål och beslutat om egna nämndsmål. En förutsättning för att kunna bedöma nämndens måluppfyllelse av de övergripande kommunfullmäktigemålen är att nämnden har brutit ned och konkretiserat dessa i egna mål som är mätbara och tidsatta. Tekniska nämnden har inte antagit några nämndsmål för gatukontoret. Vid tekniska nämndens sammanträde i januari 2014 fanns ett ärende kring nämndsmål för gatukontoret 2014 men ärendet utgick på dagordningen. Uppföljning av kommunfullmäktiges mål och uppdrag som berör nämnden har skett i årsanalysen. Graden av måluppfyllelse kommenteras inte när det gäller uppföljningen av kommunfullmäktiges mål. Årsredogörelse 2014(305615) 15 (87)

16 Ekonomisk styrning Nämndens ekonomiska styrning bedöms vara ej acceptabel. Tekniska nämnden/gatukontorets ekonomiska resultat för 2014 blev ett underskott på -20,5 mkr. Åtgärdsplaner har upprättats med anledning av prognostiserade underskott under året men dessa har inte följt riktlinjerna för ekonomistyrning som säger att åtgärderna skall vara så utformade att nämnd senast till utgången av innevarande budgetår når en överensstämmelse med budget. Tekniska nämnden har inte vidtagit tillräckliga åtgärder för att eliminera underskottet utan endast begärt extra medel från kommunstyrelsen som ej beviljats. Balans- och resultaträkning är granskade utan anmärkning i övrigt. Intern kontroll Nämndens internkontrollplan bedöms vara tillräcklig då den föregåtts av en dokumenterad riskanalys och innehåller såväl redovisningskontroller som verksamhetskontroller. Den genomförda interna kontrollen bedöms vara inte helt tillräcklig då avrapportering till och med september endast hade skett av ett kontrollmoment till nämnden och därmed inte följt beslutad tidsplan. Övriga kontrollmoment avrapporterades vid nämndens sammanträde i december Stadsbyggnadsnämnden Mål, måluppföljning och måluppfyllelse Stadsbyggnadsnämndens styrning med hänsyn till verksamhetsmålens utformning bedöms i huvudsak vara tillräcklig. Stadsbyggnadsnämndens effektmål och tillhörande åtgärder har tydlig koppling till såväl kommunfullmäktiges inriktningsmål som stadsbyggnadskontorets inriktningsmål, är i huvudsak uppföljningsbara och förefaller realistiska. Stadsbyggnadsnämndens uppföljning i årsanalys 2014 omfattar samtliga kommunfullmäktigemål och samtliga av stadsbyggnadsnämndens egna mål. Måluppfyllelsegraden framgår genom att stadsbyggnadsnämnden fr.o.m. årsanalys 2013 tar ställning till denna för respektive mål (0-100 %). Uppföljningen bedöms som tillräcklig. Stadsbyggnadsnämnden redovisar för flera kommunfullmäktigemål och egna nämndsmål goda exempel, vilka konkretiserar målet. Generellt är redovisning av goda exempel som mått på framgång/måluppfyllelse inte tillräckligt. Vid uppföljningen av kommunfullmäktiges mål i årsanalys 2014 anser stadsbyggnadsnämnden att måluppfyllelsegraden, inom ramen för vad nämnden kan påverka 1, är 100 % för samtliga mål utom ett. Målen för kundnöjdhet har uppnåtts, med undantag för bl.a. vissa handläggningstider. Sammantaget är stadsbyggnadsnämndens måluppfyllelsegrad tillräcklig, baserat på den bedömning nämnden gjort. Av de särskilda uppdrag i kommunfullmäktiges budget 2014 som stadsbyggnadsnämnden följt upp anser nämnden att 7 av 11 uppdrag per är uppfyllda i sin helhet och att ett är uppfyllt till 50 % samt två till 75 %. Måluppfyllelsegraden för de bostadspolitiska målen, beslutade av kommunfullmäktige 2012, anges i lägesrapporten 2 i mars 2015 genom att Malmö stad bedöms ha fullgjort sina åtagan- 1 Som de har tilldelat prioritet 1 eller 2. 2 Årlig uppföljning och analys av bostadsförsörjningen; Stadsbyggnadskontoret. Årsredogörelse 2014(305615) 16 (87)

17 den till 100 % för samtliga mål utom tre, där andelen bedöms vara 90 %, och ett där den bedöms vara 50 %. Ekonomisk styrning Stadsbyggnadsnämndens ekonomiska styrning bedöms som tillräcklig. Stadsbyggnadsnämnden upprättar utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys enligt de kommuncentrala riktlinjerna. Årsanalys 2014 innehåller kommentarer till budgetavvikelser och nettokostnadsutvecklingen. Nämnden har i internbudget 2014 fattat beslut om interna anvisningar för budgetuppföljning. Periodisering av budget har beslutats av nämnden Utfallet för stadsbyggnadsnämnden exklusive bostadsanpassning och BoPlats Syd är tkr. Helårsprognosen vid UP2 var tkr. Utfallet för bostadsanpassning är tkr. Helårsprognosen vid UP2 var tkr till följd av ej handlagda ärenden. Utfallet för BoPlats Syd är 702 tkr. Helårsprognosen vid UP2 var 0 tkr. Resultaträkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat. Nämndens resultaträkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Balansräkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens förmögenhetsställning. Värderingen av tillgångar och skulder ska ske efter lagstiftning och vedertagna normer. Nämndens balansräkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Intern kontroll Stadsbyggnadsnämndens interna kontrollplan 2014 bedöms vara tillräcklig. Den omfattar såväl verksamhet som efterlevnad av lagar/regler och ekonomi/rättvisande räkenskaper. Totalt omfattar den nio kontrollmoment. En skriftlig riskanalys för den samlade verksamheten ligger till grund för den interna kontrollplanen, och är tydligt kopplad till den senare. Åtta av de nio kontrollmomenten hade per DR2 behandlats av nämnden. I samband med årsanalysen rapporterades samtliga kontrollmoment. Metodik och resultat är väl dokumenterade i rapporteringen. Genomförandet av den interna kontrollplanen bedöms som tillräckligt. Revisionskontoret har under perioden maj-september granskat hur stadsbyggnadsnämnden och tekniska nämnden/gatukontoret arbetar för att införliva ett jämställdhetsperspektiv mellan kvinnor och män i den externa verksamheten, d.v.s. den som riktas till malmöborna. Utvecklingsområden finns, bl.a. när det gäller tillgång till tillförlitlig könsuppdelad statistik, nödvändiga kunskaper och metoder för att genomföra jämställdhetsanalyser samt åtgärder som följd av genomförda jämställdhetsanalyser. Miljönämnden Mål, måluppföljning och måluppfyllelse Det pågår, i samarbete med nämnderna och bolagen, ett kommuncentralt arbete för en tydligare och förbättrad målstyrning i Malmö stad inför Miljönämndens styrning med avseende på verksamhetsmålens utformning bedöms vara tillräcklig. Miljönämndens inriktningsoch effektmål är kopplade till Malmö kommunfullmäktiges inriktningsmål, huvuddelen av målen är tidssatta och det finns både kortsiktiga och långsiktiga mål. Bedömningen är dock att kopplingen mellan fullmäktiges mål och nämndens egna mål borde ha gjorts tydligare. Vidare är målen påverkbara och i de flesta fall mätbara. Årsredogörelse 2014(305615) 17 (87)

18 Miljönämndens måluppföljning och uppdragsuppföljning bedöms som tillräcklig. Miljönämndens uppföljning i årsanalysen omfattar kommunfullmäktigemål, uppdrag och egna mål. Ett uppdrag saknar kommentar i årsanalysen ( Att följa upp hur stor del miljömärkta och etiskt märkta IT-produkter och mobiltelefoner som Malmö stad köpt under året ). Miljönämndens mål- och uppdragsuppfyllelse bedöms som tillräcklig. Nämnden tar dock inte uttryckligen ställning till graden av måluppfyllelse i uppföljningen av kommunfullmäktiges mål och uppdrag. Denna del av uppföljningen kan utvecklas. Graden av måluppfyllelse framgår uttryckligen först i uppföljningen av de egna nämndsmålen. Av miljönämndens egna inriktningsmål har 20 inriktningsmål grön signal, 9 gul signal och 0 röd signal. Nämnden förklarar och anger förbättringsåtgärder för mål och uppdrag med svag måluppfyllelse samt i de flesta fall tidplan. Ekonomisk styrning Miljönämnden upprättar utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys enligt de kommuncentrala riktlinjerna. En budgetinstruktion enligt riktlinjer för ekonomistyrning har utarbetats och behandlats i nämnden. Uppföljning görs regelbundet under året. Nämndens ekonomiska styrning bedöms därför vara tillräcklig. Resultaträkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat. Nämndens resultaträkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Balansräkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens förmögenhetsställning. Värderingen av tillgångar och skulder ska ske efter lagstiftning och vedertagna normer. Nämndens balansräkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Intern kontroll Nämndens interna kontrollplan bedöms som tillräcklig. Planen har föregåtts av en dokumenterad riskanalys och valet av kontrollmoment kan kopplas till riskanalysen. Planen omfattar såväl verksamhet som efterlevnad av lagar/regler och ekonomi/rättvisande räkenskaper. Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen bedöms som tillräckligt. Nämndens uppföljning omfattar samtliga kontrollmoment och har rapporterats vid flera tillfällen under året, även om tonvikten av rapporteringen skedde sent på hösten eller året därpå. Här finns ett förbättringsområde för nämnden. I granskningen framgår åtgärdsförslag där den interna kontrollen är svag. Åtgärdsförslagen från föregående års internkontrollplan har nämnden tagit ställning till under året, men inte genomfört i alla avseenden. Nämndens övriga interna kontrollarbete bedöms som tillräckligt. Det finns rutiner utöver den interna kontrollplanen. Arbete med systemgenomgång och riskhantering i IFACTS kan dock utvecklas i vissa avseenden. Kulturnämnden Mål, måluppföljning och måluppfyllelse Revisionskontoret har i årsrapporter från 2011 för Kulturnämnden och framåt angett följande: --- Verksamhetsmålen är ofta en sammanblandning av verksamhetsmål och effektmål. Aktiviteterna som är kopplade till verksamhetsmålen är oftast mer konkreta. --- För majoriteten av målen finns en kort verbal uppföljning som presenteras i separat bilaga. Uppföljningen kommenteras i flera fall med genomförda aktiviteter/åtgärder, utan att graden av måluppfyllelse berörs. --- Årsredogörelse 2014(305615) 18 (87)

19 Revisionskontoret konstaterar att arbetet för en bättre struktur för mål, uppföljning och utvärdering av målen har förts vidare i och med kulturnämndens sammanträden i september och oktober I det beslutet finns en tydligare ansats att nå den av kommunfullmäktige antagna ordningen för Sammantaget bedöms nämndens styrning avseende verksamhetsmålen under 2014 ändå inte vara helt tillräcklig. Kulturnämnden följer upp kommunfullmäktigemålen i enlighet med av kommunstyrelsen lämnade anvisningar och bedöms utifrån detta som tillräckligt. Uppföljningen är i hög grad en avrapportering av genomförda aktiviteter/åtgärder, utan att graden av måluppfyllelse berörs. Nämndens måluppföljning bedöms som helhet därför inte helt tillräcklig. Graden av måluppfyllelse kan för flera av nämndens egna mål omöjligt bedömas objektivt. För en minoritet av målen beskrivs måluppfyllelsen bättre. Aktiviteterna kan i vissa fall mätas, men avsikten är att mäta nämndens mål. Kulturnämnden uttrycker inte heller själv i sin årsanalys tydligt ifall målen har nåtts eller inte. Nämndens måluppfyllelse kan som helhet därmed inte anses helt tillräcklig. Ekonomisk styrning Nämndens ekonomiska styrning bedöms vara tillräcklig. Revisionskontorets revisor dokumenterar sin granskning av bokslutet i särskild akt (huvudsakligen elektronisk) Endast iakttagelser som bedöms kunna ha betydelse för ansvarsprövningen av nämnden skrivs in i detta dokument. Övrigt, som revisionskontorets revisor anser bör åtgärdas av nämnden/förvaltningen, kommuniceras fortlöpande under året. Ett koncentrat av detta stäms av med förvaltningens redovisningsansvarige och ekonomiansvarige efter avslutad revision av verksamhetsåret. Resultaträkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat. Nämndens resultaträkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Balansräkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens förmögenhetsställning. Värderingen av tillgångar och skulder ska ske efter lagstiftning och vedertagna normer. Nämndens balansräkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Intern kontroll Internkontroll är inte revision utan en del av Malmö stads styrsystem. Kontrollen ska utföras av den egna organisationen. Den interna kontrollen ska alltså vara en integrerad del i de olika verksamhets- och ekonomiska processerna. I en god internkontroll ingår bland annat att säkra rutiner och ha kontroll på övergripande styrsystem. Internkontrollen ska enligt Malmö stads internkontrollreglemente kompletteras med specifika och fristående internkontrollaktiviteter. Dessa fristående kontrollaktiviteter är de som ska dokumenteras i internkontrollplanen. Nämndens interna kontrollplan bedöms vara tillräcklig bland annat på grund av att planen har föregåtts av en risk- och väsentlighetsanalys, planen innehåller kontrollmoment som rör både redovisning och verksamhet Nämndens uppföljning av den interna kontrollplanen bedöms som tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier, då kontrollmoment har rapporterats löpande under året till nämnden. Årsredogörelse 2014(305615) 19 (87)

20 Servicenämnden Mål, måluppföljning och måluppfyllelse Servicenämndens styrning avseende verksamhetsmål bedöms som tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Nämndsmålen och åtaganden är kopplade till kommunfullmäktiges mål och är huvudsakligen tidsatta samt omfattar såväl kort- som långsiktiga mål. Målen bedöms vara realistiska och påverkningsbara. Nämnden har utöver fullmäktiges mål beslutat om egna prioriterade mål med kopplade åtaganden, vilket bedöms som positivt. Nämndens måluppföljning bedöms som inte helt tillräcklig. Bedömningen grundar sig på att nämnden inte tydliggör den övergripande måluppfyllesegraden för varje enskilt fullmäktigemål. Utläsandet av måluppfyllelsen försvåras specifikt avseende de fullmäktigemål som brutits ner till flera åtagande med olika uppfyllelsegrad. Fullmäktigemålen och nämndsmålen har inte följts upp, utvärderats och analyserats i samband med årsanalysen. Nämndens uppföljning görs enbart på åtagandenivå. Uppdrag är analyserade och utvärderade. Nämnden tar ej ställning till uppdragsuppfyllelsen per Nämndens måluppfyllelse bedöms som inte helt tillräcklig. Nämnden tar inte ställning till fullmäktigemålens uppfyllelsegrad. Utifrån antagandet att åtagandenas uppfyllelsegrad har direkt koppling till fullmäktigemålens uppfyllelsegrad bedöms fem av elva kommunfullmäktigemål med direkt påverkan som inte helt uppfyllda/ ej uppfyllda Totalt har nämnden beslutat om 37 åtaganden varav 22 har helt uppfyllts under året. Åtaganden där nämnden inte nått upp till beslutade mål avser förskoleplatser, handlingsplaner avseende diskriminering, etiskt och certifierade produkter, miljövänliga och säkra fordon och jämställdhetsintegrerade arbete. Revisionen har avvikande bedömning av måluppfyllelse avseende två åtagande. För övriga åtagande delar revisionen nämndens bedömning av måluppfyllelse. Servicenämnden har följt upp samtliga fyra prioriterade mål. Utifrån uppföljningen av åtagande, bedöms två av fyra prioriterade mål som helt uppfyllda per Ekonomisk styrning Nämndens ekonomiska styrning bedöms vara tillräcklig. Servicenämnden upprättar utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys enligt de kommuncentrala riktlinjerna. Servicenämnden har upprättat anvisningar för budgetuppföljning med ansvarsfördelning mellan nämnden och förvaltningarna. Internbudgeten är nedbruten på affärsområde och periodiseras månadsvis. Nämnden följer upp ekonomin varje månad. Rutiner för regelbunden ekonomisk uppföljning av såväl driftbudget som investeringsplanering finns inom nämnden. Förklaringar till budgetavvikelser anges. Servicenämnden har en omsättning 2014 på 2 846,4 mkr och ett resultat på +37,6 mkr i förhållande till budget. Resultatet är 30 mkr högre än prognosen per och 23 mkr högre än prognosen per Resultatavvikelsen mot budget och prognosavser till huvuddelen stadsfastigheter och hänför till det milda vädret som medfört lägre kostnader för snöröjning och värme som följd, lägre elpriser och ett positivt finansnetto. Resultaträkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat. Nämndens resultaträkning har granskats och bedöms. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Balansräkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens förmögenhetsställning. Värderingen av tillgångar och skulder ska ske efter lagstiftning och vedertagna normer. Nämndens balansräkning har granskats och bedöms. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Årsredogörelse 2014(305615) 20 (87)

21 Intern kontroll Nämndens interna kontrollplan bedöms enligt revisionskontorets kriterier som tillräcklig. Varje affärsområde upprättar riskanalyser med god koppling till den interna kontrollplanen. Uppdatering av risker och utförda åtgärder görs löpande under året, viket revisionskontoret ser mycket positivt på. Kontrollplanen anger vad och hur kontrollen ska följas upp, vem som har ansvaret och när rapportering sker till nämnden. Planen innehåller såväl verksamhetssom redovisningskontroller. Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen bedöms som tillräcklig. Genomförd kontroll är metodisk, väldokumenterad och utförd av fristående granskare. Per har sex av tio kontrollmoment rapporterats till nämnden. I enlighet med kontrollplanen har fyra kontrollmoment rapporterats till nämnden i februari Revisionskontoret rekommenderar att rapporteringen sker tidigare än februari 2015 då resultatet kan påverka arbetet med nästa års interna kontrollplan. Åtgärdsförslag finns i samtliga fall där den interna kontrollen påvisat brister. Sociala resursnämnden Mål, måluppföljning, måluppfyllelse Sociala resursnämndens styrning med hänsyn till verksamhetsmålens utformning bedöms som tillräcklig då nämnden inför 2014 antagit egna nämndsmål som är tydligt kopplade till kommunfullmäktiges inriktningsmål, samt är påverkbara och tidssatta. Uppföljningsbarheten tillförsäkras genom att målens utformning indirekt anger indikatorer. Sociala resursnämndens måluppföljning bedöms som tillräcklig. Måluppföljningen följer i princip de anvisningar som Stadskontoret meddelat i bokslutsanvisningarna. Sociala resursnämnden följer upp kommunfullmäktigemålen och samtliga 16 lokala effektmål, liksom de uppdrag från kommunfullmäktige som berör dem. Kommunfullmäktigemål följs upp med utgångspunkt i de egna nämndsmålen. Bland de egna nämndsmålen har 3 av 16 mål per måluppfyllelsegrad 0-50 %. Av de 13 uppdrag i kommunfullmäktiges budget 2014 som Sociala resursnämnden följt upp anser nämnden att 8 uppdrag är genomförda och att resten är delvis genomförda respektive påbörjade. Sammantaget bedöms måluppfyllelsen som tillräcklig. Ekonomisk styrning Sociala resursnämndens ekonomiska styrning bedöms som tillräcklig. Sociala resursnämnden följer de kommuncentrala anvisningarna betr. utfallsprognoser, delårsrapporter, bokslut och interna anvisningar för budgetuppföljning. Årsanalysen ger förklaring till budgetavvikelse per och innehåller kommentarer till nettokostnadsutvecklingen. Det ekonomiska resultatet per exklusive personlig assistans och statsbidrag flyktingar är ett överskott på tkr. Helårsprognosen per var tkr. Resultatet per för personlig assistans är tkr; helårsprognosen per var ett underskott på tkr. Resultatet per för statsbidrag flyktingar är tkr; helårsprognosen per var tkr. För verksamheterna personlig assistans och statsbidrag flyktingar har nämnden inget resultatansvar mot fullmäktige. Det innebär att det inte är aktuellt att för nämnden föreslå åtgärder för att nå budgetöverensstämmelse (Malmö stads riktlinjer för ekonomistyrning, 7) vid prognosticerat underskott i dessa två verksamheter. Årsredogörelse 2014(305615) 21 (87)

22 Resultaträkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat. Nämndens resultaträkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Balansräkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens förmögenhetsställning. Värderingen av tillgångar och skulder ska ske efter lagstiftning och vedertagna normer. Nämndens balansräkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Intern kontroll Sociala resursnämndens interna kontrollplan 2014 bedöms vara tillräcklig, då den omfattar såväl verksamhet som efterlevnad av lagar och, i mindre mån, rättvisande räkenskaper. Totalt omfattar den femton kontrollmoment. En skriftlig riskanalys för den samlade verksamheten ligger till grund för den interna kontrollplanen, och är tydligt kopplad till den senare. Några utvecklingsområden finns i riskanalysens genomförande, vilket sociala resursnämnden i yttrande på stadsrevisionens granskning Intern kontroll uppgivit att de kommer att se över. Planen innehåller de uppgifter som krävs enligt Malmö kommunfullmäktiges reglemente för intern kontroll. Rapporteringen är väl dokumenterad. Väsentlig avvikelse konstateras för sex av de femton rapporterade kontrollmomenten; åtgärdsförslag ges. Revisionskontorets bedömning är att genomförandet av den interna kontrollplanen är tillräckligt, med undantag för att huvuddelen av kontrollmomenten behandlats av nämnden enbart i samband med årsanalysen. Fritidsnämnden Mål, måluppföljning och måluppfyllelse Nämndens styrning av mål och uppdrag bedöms som tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Nämndens mål är kopplade till kommunfullmäktiges mål. Målen är mätbara, realistiska och påverkbara. Nämndens uppföljning av mål och uppdrag bedöms som inte helt tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Bedömningen grundar sig på följande. Samtliga kommunfullmäktigemål som nämnden anser sig kunna påverka, nämndsmål och uppdrag som förtydligar inriktningen för nämndens arbete har följts upp och analyserats. Uppföljning har endast skett avseende 1 av 5 uppdrag som förtydligar inriktningen på kommunfullmäktiges mål. Måluppfyllelsegraden går att utläsa när det gäller nämndsmålen och uppdragen som förtydligar inriktningen för nämndens arbete men inte kommunfullmäktigemålen. Kommunfullmäktigemålen kommenteras till inte oväsentlig del med genomförda aktiviteter och åtgärder, utan att graden av måluppfyllelse berörs. Nämndens måluppfyllelse bedöms som inte helt tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Bedömningen grundar sig på följande. Fritidsnämnen bedömer i årsanalysen inte graden av måluppfyllelse avseende de 12 kommunfullmäktigemålen och anger inte några förbättringsåtgärder. Någon bedömning från revisionens sida av om måluppfyllelse skett avseende kommunfullmäktigemålen kan därför inte göras. 1 av de 14 nämndsmål som följts upp bedömer nämnden vara helt uppfyllda och resterande 13 bedöms endast vara delvis uppfyllda. Nämnden anger inte några förbättringsåtgärder avseende de delvis uppfyllda målen. Årsredogörelse 2014(305615) 22 (87)

23 Ekonomisk styrning Nämndens styrning och uppföljning av ekonomin bedöms som tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Internbudgeten periodiseras månadsvis efter verkliga förhållanden. Nämnden följer upp ekonomin regelbundet och i enlighet med kommuncentrala riktlinjer. Nämnden upprättar utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys i enlighet med gällande regelverk och kommuncentrala riktlinjer. Förklaringar har gjorts till de budgetavvikelser som finns. Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Granskningen visar att någon inventering av maskiner och inventarier inte gjorts sedan I övrigt har inga väsentliga avvikelser konstaterats i granskningen. Intern kontroll Nämndens styrning av den interna kontrollplanen bedöms som tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. En dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys ligger till grund för den interna kontrollplanen och valet av kontrollmoment kan tydligt kopplas till riskanalysen. Planen innehåller kontrollmoment som rör både redovisning och verksamhet. Av den interna kontrollplanen framgår för varje kontrollmoment hur kontrollen ska utföras, när uppföljning ska ske samt vem som är ansvarig för kontrollen. Nämndens uppföljning av den interna kontrollplanen bedöms som tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Uppföljningen av den interna kontrollplanen är väldokumenterad och då avvikelser konstaterats har åtgärdsförslag tagits fram. Rapportering har skett till nämnden avseende samtliga kontrollmoment. Stadsområdesnämnd Norr Mål, måluppföljning och måluppfyllelse Nämndens styrning och uppföljning av verksamheten bedöms vara tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Detta beror bland annat på att nämndsmålen är uppföljningsbara, påverkbara och kopplade till kommunfullmäktiges mål samt att samtliga väsentliga mål följs upp enligt stadskontorets anvisningar. Majoriteten av nämndsmålen är uppfyllda. Förbättringsåtgärder anges för mål med svag måluppfyllelse. Vad avser kommunfullmäktiges mål bidrar nämnden till uppfyllelse i varierande omfattning. Ekonomisk styrning Nämndens ekonomiska styrning bedöms vara tillräcklig, men vi har noterat att nämnden inte har vidtagit tillräckliga åtgärder för att få en ekonomi i balans vid årets slut. Rapportering har skett enligt riktlinjer och regelverk. Uppföljning har skett regelbundet vid del- och helårsrapportering och avvikelser och underskott kommenterats och analyserats. Åtgärdsplaner har tagits fram och beslutats i stadsområdesnämnden och Åtgärdsplanerna som tagits fram och beslutats har följt Riktlinjer för ekonomistyrning, som beslutades i kommunfullmäktige , 263, bihang 159. I 7 om Åtgärder vid avvikelser i förhållande till budget framgår bland annat I de fall utfallsprognos/delårsrapport visar på prognostiserat underskott i förhållande till budget skall förslag till åtgärder presenteras på sammanträdet efter att utfallsprognos/delårsrapport behandlats av nämnd. Åtgärderna skall vara så utformade att nämnd senast till utgången av innevarande budgetår når en överensstämmelse med budget. Årsredogörelse 2014(305615) 23 (87)

24 Bokslutet för 2014 visar ett underskott på tkr. I resultatet ingår underskott med tkr för hemlöshetskostnader. Enligt kommunens regelverk för resultatöverföring behöver stadsområdesnämnden inte överföra 75 % av hemlöshetskostnaderna, vilket motsvarar tkr. Beräknat resultat uppgår till tkr efter justering för del av hemlöshetskostnaderna. I underskottet inkluderas också kostnader för ensamkommande flyktingbarn på tkr. Ersättning för denna del beräknas att erhållas från Migrationsverket under kommande år och har därför inte inkluderats i årets resultat. Balans- och resultaträkning är granskade utan anmärkning. Intern kontroll Nämndens styrning med hänsyn till den interna kontrollplanen bedöms vara tillräcklig. Planen har föregåtts av en väl strukturerad riskanalys där valet av kontrollmoment, som rör både redovisning och verksamhet, kan kopplas till riskbedömningen. Planen ger också information om när kontroll och rapportering ska ske. Den genomförda interna kontrollen bedöms vara tillräcklig. Bedömningen grundar sig på bland annat andelen uppföljda och rapporterade kontrollmoment jämte åtgärdsförslag. Stadsområdesnämnd Väster Mål, måluppföljning och måluppfyllelse Vad avser kommunfullmäktiges mål är dessa nerbrutna i nämndsmål och åtaganden. Nämndens styrning och uppföljning av verksamheten bedöms vara tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Detta beror bland annat på att nämndsmålen är uppföljningsbara och påverkbara samt att samtliga väsentliga mål följs upp enligt stadskontorets anvisningar. Beträffande måluppfyllelsen är majoriteten nämndsmålen uppfyllda. Förbättringsåtgärder anges för mål med svag måluppfyllelse. Majoriteten av åtagandena är uppnådda. Ekonomisk styrning Nämndens ekonomiska styrning bedöms vara inte acceptabel. Denna bedömning grundar sig på att stadsområdesnämnden inte fattat beslut om upprättad åtgärdsplan av förvaltningen avseende prognostiserat underskott i samband med DR 2. Enligt riktlinjer för ekonomistyrning beslutade i kommunfullmäktige , 263, bihang 159 framgår bland annat i 7 I de fall utfallsprognos/delårsrapport visar på prognostiserat underskott i förhållande till budget skall förslag till åtgärder presenteras på sammanträdet efter att utfallsprognos/delårsrapport behandlats av nämnd. Åtgärderna skall vara så utformade att nämnd senast till utgången av innevarande budgetår når en överensstämmelse med budget. Förvaltningen har emellertid aktivt arbetat vidare utifrån tidigare beslutade åtgärdsplaner för att minimera underskottet. Dessa åtgärdsplaner har beslutats i stadsområdes-nämnden och Åtgärdsplanen som beslutades var på nämndens eget initiativ med anledning av en prognos i augusti. Beslutade åtgärdsplaner, som skulle leda till en ekonomi i balans vid årets slut, har inte genomförts fullt ut. I övrigt har rapportering skett enligt riktlinjer och regelverk. Uppföljning har skett regelbundet vid del- och helårsrapporering samt avvikelser och underskott har kommenterats och analyserats. Bokslutet för 2014 visar ett underskott på tkr. I resultatet ingår underskott med tkr för hemlöshetskostnader. Enligt kommunens regelverk från för resultatöverföring behöver stadsområdesnämnden inte överföra 75 % av hemlöshetskostnaderna, vilket Årsredogörelse 2014(305615) 24 (87)

25 motsvarar tkr. Beräknat resultat uppgår till tkr efter justering för del av hemlöshetskostnaderna. I underskottet inkluderas också kostnader för ensamkommande flyktingbarn på tkr. Ersättning för denna del beräknas att erhållas från Migrationsverket under kommande år och har därför inte inkluderats i årets resultat. Balans- och resultaträkning är granskade utan anmärkning. Intern kontroll Nämndens styrning med hänsyn till den interna kontrollplanen bedöms vara tillräcklig. Planen har föregåtts av en väl strukturerad riskanalys där valet av kontrollmoment, som rör både redovisning och verksamhet, kan kopplas till riskbedömningen. Planen ger också information om när kontroll och rapportering ska ske. Den genomförda interna kontrollen bedöms vara tillräcklig. Bedömningen grundar sig bland annat på andelen uppföljda och rapporterade kontrollmoment jämte åtgärdsförslag. Stadsområdesnämnd Söder Mål, måluppföljning och måluppfyllelse Nämndens styrning av mål och uppdrag bedöms som tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Nämndens mål är kopplade till kommunfullmäktiges mål. Målen är mätbara, realistiska och påverkbara. Nämndens uppföljning av mål och uppdrag bedöms som tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Samtliga väsentliga mål och uppdrag har följts upp och analyserats i samband med delårsrapporter och årsanalysen. Nämnden bedömer också graden av måluppfyllelse avseende samtliga kommunfullmäktigemål och nämndsmål. Nämndens måluppfyllelse bedöms som tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. 17 av 18 kommunfullmäktigemål samt 23 av 24 nämndsmål bedöms vara uppfyllda. Nämnden anger inga förbättringsåtgärder avseende målen som inte uppfyllts. Ekonomisk styrning Nämndens styrning och uppföljning av ekonomin bedöms som inte helt tillräcklig, på gränsen till ej acceptabel enligt revisionskontorets kriterier. Bedömningen grundar sig på följande. I bokslutet 2014 redovisas ett underskott om 51,7 mkr. Beslutad åtgärdsplan efter prognostiserat underskott per delårsrapport 2 uppnår inte budget i balans Åtgärdsplanen som tagits fram och beslutats i oktober 2014 har inte följt de av fullmäktige beslutade riktlinjerna för ekonomistyrning i Malmö stad. De åtgärder som presenterades efter utfallsprognos 1 och delårsrapport 2 genomfördes inte fullt ut och har inte varit tillräckliga för en ekonomi i balans vid årets slut. I övrigt upprättar nämnden utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys i enlighet med gällande regelverk och kommuncentrala riktlinjer. Avvikelser och underskott har kommenterats och analyserats. Nämndens balansräkning och resultaträkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Årsredogörelse 2014(305615) 25 (87)

26 Intern kontroll Nämndens styrning av den interna kontrollplanen bedöms som tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. En dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys ligger till grund för den interna kontrollplanen och valet av kontrollmoment kan tydligt kopplas till riskanalysen. Planen innehåller kontrollmoment som rör både redovisning och verksamhet. Av den interna kontrollplanen framgår för varje kontrollmoment hur kontrollen ska utföras, när uppföljning ska ske samt vem som är ansvarig för kontrollen. Nämndens uppföljning av den interna kontrollplanen bedöms som tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Uppföljningen av den interna kontrollplanen är väldokumenterad och då avvikelser konstaterats har åtgärdsförslag tagits fram. Rapportering har skett till nämnden avseende 25 av 26 kontrollmoment. Stadsområdesnämnd Öster Mål, måluppföljning och måluppfyllelse Nämndens styrning avseende verksamhetsmålen bedöms som tillräckliga enligt revisionskontorets kriterier. Bedömningen grundar sig i att nämnden har brutit ned kommunfullmäktiges mål och beslutat om egna nämndsmål som är tidssatta, mätbara, realistiska och påverkningsbara. Nämndsmålens ändamålsenlighet utifrån styrning av kärnverksamheten bör förbättras. De av stadsområdesnämnden beslutade nämndsmålen fokuserar inte på vård och omsorg och individ och familjeomsorg vilket medför att stora delar av kärnverksamheten styrs utan beslutade nämndsmål. Nämndens måluppföljning bedöms som inte helt tillräcklig. Bedömningen grundar sig på att nämnden inte tydliggör måluppfyllesegraden avseende kommunfullmäktiges mål. Bedömningen att stadsområdesnämnden utifrån sitt ansvarsområde har bidragit till måluppfyllelse anges för samtliga fullmäktigemålen, även för målen Malmöbor med försörjningsstöd ska bli självförsörjande och den socialt betingade hemlösheten ska minska där de kopplade nämndsmålen inte fullt ut uppnåtts. Nämnden anger att utifrån sitt uppdrag bidragit till måluppfyllelse avseende fullmäktigemålet att Malmös äldre ska få den vård och omsorg de behöver. Detta trotts att brukarundersökningen visar på en relativt stor minskning avseende hemtjänst. Stadsområdesnämnd Öster rekommenderas att tydliggöra graden av måluppfyllelse avseende fullmäktiges mål. Samtliga påverkningsbara fullmäktigemål, nämndsmål och uppdrag har följts upp i samband med DR 2 rapporteringen och årsanalysen. Nämndsmålen är analyserade och utvärderade samt tydliggör den bedömda måluppfyllelsen Nämndens måluppfyllelse bedöms som tillräcklig. Bedömningen grundar sig på de mål där nämnden tagit ställning till måluppfyllelsen Nämnden har uppfyllt 19 av 25 uppföljningsbara nämndsmål Av de fyra nämndmål som delvis uppnåtts, visar uppföljningen att nämnden är på god väg att uppnå målen. Två nämndsmål har inte uppfyllts Utifrån nämndens uppföljning kan det konstateras att bristande måluppfyllelse inom försörjningsstöd, hemlöshet och hemtjänst väl speglar de verksamheter där nämnden har ekonomiska utmaningar. Måluppfyllelsen avseende fullmäktigemålen kan inte fullt ut bedömmas då nämnden inte tydliggör graden av måluppfyllelse. För de fullmäktigemålen där kopplade nämndsmål uppnåtts, delar revisionen bedömningen att stadsområdesnämnden utifrån sitt ansvarsområde har bidragit till måluppfyllelse. Ekonomisk styrning Nämndens ekonomiska styrning bedöms vara inte helt tillräcklig, på gränsen till ej acceptabel. Bedömning grundar sig på att beslutad åtgärdsplan efter prognostiserat underskott per Årsredogörelse 2014(305615) 26 (87)

27 DR 2 inte uppnår budget i balans Åtgärdsplanen som tagits fram och beslutats har inte följt av fullmäktige beslutade riktlinjerna för ekonomistyrning i Malmö stad. Åtgärdsplanen som beslutades i oktober 2014 avser till huvudelen besparingar för nästkommande budgetår. De åtgärder som presenterades i samband med UP 1 och DR 1 genomfördes inte i sin helhet och har inte varit tillräckliga för en ekonomi i balans vid årets slut. I bokslutet 2014 redovisas ett sammanlagt underskott på 45,3 Mkr. Justerat enligt reglerna för hemlöshet uppgår underskottet för resursfördelad och anslagsfinansierad verksamhet till 16,2 Mkr. Internbudgeten periodiseras månadsvis efter verkliga förhållanden. Nämnden utför och följer upp utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys i enlighet med kommuncentrala riktlinjer. Det finns förklaringar i rapporteringen avseende nämndens budgetavvikelser. Granskningen av årsbokslutet har dokumenterats i särskild akt. Endast iakttagelser som bedöms kunna ha betydelse för ansvarsprövningen av nämnden skrivs in i denna rapport. Resultaträkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat. Nämndens resultaträkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Avvikelser mellan budget och utfall kan i alla delar förklaras. Periodisering av intäkter/kostnader kan med rimlig säkerhet sägas vara korrekt. Balansräkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens förmögenhetsställning. Värderingen av tillgångar och skulder ska ske efter lagstiftning och vedertagna normer. Nämndens balansräkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Intern kontroll Nämndens interna kontrollplan bedöms som tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. En dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys ligger till grund för den interna kontrollplanen och valet av kontrollmoment kan tydligt kopplas till riskanalysen. Planen innehåller kontrollmoment som avser flera verksamheter. Av planen framgår hur och när kontrollmomenten ska genomföras samt vem som är ansvarig. Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen bedöms som tillräcklig. Genomförd kontroll är metodisk och väldokumenterad. Åtgärdsförslag finns i samtliga fall där den interna kontrollen har påvisat avvikelser. Elva av tolv kontrollmoment har löpande rapporterats och beslutats av nämnden under andra halvåret Ett kontrollmoment har rapporterats i maj 2014 och den sammanfattande rapporteringen för den interna kontrollplanen har beslutats och rapporterats i februari Revisionskontoret ser positivt på att varje kontrollmoment rapporteras till nämnden i enskilt ärende under 2014, samt att den sammanfattande rapporteringen är väldokumenterad, metodisk och tydlig. Fler kontrollmoment bör redovisas under första halvåret och den sammanfattande uppföljningen bör rapporteras till nämnden tidigare än februari nästkommande år. Detta för att möjliggöra att riskanalysarbetet och urvalet till nästkommande interna kontrollplan kan beslutas så tidigt som möjligt på det nya året. Stadsområdesnämnd Innerstaden Mål, måluppföljning och måluppfyllelse Nämndens styrning avseende verksamhetsmålen bedöms som tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Bedömningen grundas på att nämnden har brutit ned kommunfullmäktiges mål och beslutat om egna nämndsmål. Nämndsmålen är kopplade till fullmäktigemålen. För 2013 bedömdes nämndens mål som inte helt tillräckliga på grund av att det då saknades Årsredogörelse 2014(305615) 27 (87)

28 nämndsmål. För 2014 har 33 nämndsmål arbetats fram och är en nedbrytning och konkretisering av KF-målen. Uppföljning av kommunfullmäktiges mål samt uppdrag samt nämndens egna mål bedöms vara tillräcklig. En utförlig uppföljning har skett i DR-2 och i årsanalysen. Nämndens måluppfyllelse bedöms vara inte helt tillräcklig då flera nämndsmål ej är uppfyllda. Ekonomisk styrning Nämndens ekonomiska resultat för 2014 uppgick till -53,9 mkr. Exklusive den del av underskottet för hemlösheten som nämnden inte ansvarar för blev det ett negativt resultat på -37,9 mkr. Nämndens ekonomiska styrning bedöms vara inte helt tillräcklig, på gränsen till ej acceptabel. Åtgärdsplaner har tagits fram och beslutats enligt gällande anvisningar. Åtgärdsplanerna som tagits fram och beslutats har inte följt riktlinjerna för ekonomistyrning i Malmö stad. De åtgärder som presenterades efter UP-1 och DR-1 genomfördes inte fullt ut och i åtgärdsplanen efter DR-2 redovisades inte åtgärder som skulle leda till en ekonomi i balans vid årets slut. Rapportering i övrigt har skett enligt riktlinjer och regelverk. Uppföljning har skett regelbundet vid del- och helårsrapportering och avvikelser och underskott kommenterats och analyserats. Resultaträkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat. Nämndens resultaträkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Balansräkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens förmögenhetsställning. Värderingen av tillgångar och skulder ska ske efter lagstiftning och vedertagna normer. Nämndens balansräkning har granskats och bedömts och föranleder ingen anmärkning förutom de kommentarer som lämnats gällande upplupna intäkter avseende ensamkommande flyktingbarn. Intern kontroll Nämndens internkontrollplan bedöms vara tillräcklig enligt revisionskontorets riktlinjer då den föregåtts av en dokumenterad riskanalys. Planen innehåller såväl redovisningskontroller som verksamhetskontroller. Den genomförda interna kontrollen bedöms vara tillräcklig. Årets kontrollmoment har genomförts och avrapporterats till nämnden vid två tillfällen. Metodik och genomförd intern kontroll är väldokumenterad och åtgärdsförslag finns för samtliga områden där brister upptäckts. Ansvarsfördelningen när det gäller genomförandet av den interna kontrollen framgår av planen. Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Mål, måluppföljning och måluppfyllelse Nämndens styrning med hänsyn till verksamhetsmålens utformning bedöms som Årsredogörelse 2014(305615) 28 (87)

29 tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier, då nämnden inför 2014 antagit egna nämndsmål som är kopplade till kommunfullmäktiges mål, samt är mätbara, tidssatta och bedöms vara realistiska och påverkningsbara. Nämndens måluppföljning bedöms som inte helt tillräcklig då måluppfyllelsegraden inte kan utläsas för en stor del av kommunfullmäktigemålen. Måluppföljningen i årsanalysen har dock till viss del tydliggjorts utifrån revisionskontorets synpunkter i samband med måluppföljningen av delårsrapport 2. Nämndens måluppfyllelse bedöms som inte helt tillräcklig. Bedömningen grundas på att nämnden inte har uppnått de två kommunfullmäktigemålen Alla skolor ska se till att varje elev får möjlighet att uppnå målen i skolan och Malmös elever ska uppleva att skolan bidrar på ett bra sätt till deras lärande. Dessa har av nämnden själv definierats som dess två kärnuppdrag. Måluppfyllelsegraden för en stor del av kommunfullmäktigemålen har inte tydligt kunnat utläsas. Vidare har 8 av de 13 nämndsmålen och 1 av de tre effektmålen som har följts upp i Årsanalys 2014 för gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden inte uppnåtts. 2 av de 6 effektmål som har följts upp i Årsanalys 2014 för JobbMalmö har inte uppnåtts. Ekonomisk styrning Nämndens ekonomiska styrning bedöms vara tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Nämnden har beslutat om anvisningar för budgetuppföljning, utför och följer upp utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys i enlighet med kommuncentrala riktlinjer samt lämnar kommentarer till avvikelser i förhållande till budget. Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Intern kontroll Nämndens interna kontrollplan bedöms som inte helt tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier, då denna inte föregåtts av en dokumenterad riskanalys. Detta har medfört att valet av kontrollmoment inte kan kopplas till riskanalysen på ett tydligt sätt. Endast avseende de rutiner/processer som innefattas i den interna kontrollplanen framgår den riskvärdering som har gjorts. Övriga rutiner/processer som har analyserats ur ett riskoch väsentlighetsperspektiv finns inte dokumenterade. Den interna kontrollplanen innehåller kontrollmoment som rör både redovisning och verksamhet. För varje kontrollmoment framgår vem som är ansvarig samt metod för kontroll. Av planen framgår att den interna kontrollplanen ska följas upp och rapporteras till nämnden halvårsvis. Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen bedöms som tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Rapportering till nämnden har skett vid två tillfällen. Samtliga kontrollmoment har följts upp. Uppföljningen är metodisk och väldokumenterad. Kontrollmoment som visat på avvikelser har resulterat i åtgärder. Grundskolenämnden Mål, måluppföljning och måluppfyllelse Nämndens styrning avseende verksamhetsmålen bedöms som tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Bedömningen grundas på att nämnden har brutit ned kommunfullmäktiges mål och beslutat om egna nämndsmål. En förutsättning för att kunna bedöma Årsredogörelse 2014(305615) 29 (87)

30 nämndens uppfyllelse av de övergripande kommunfullmäktigemålen är att nämnden har brutit ned och konkretiserat dessa i egna mål som är mätbara och tidsatta. Revisionskontoret noterar grundskolenämndens teknik med att klustra flera av kommunfullmäktiges mål till skolans kärnuppdrag. Från detta utvecklas sedan grundskolenämndens mål och åtaganden från förvaltningen. Grundskolenämndens måluppföljning bedöms som tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Målen bedöms i de formella uppföljningsdokumenten i de delar som är möjligt under året i vid avrapportering i delårsrapporter. Utöver detta sker fortlöpande avrapporteringar under året i särskida rapporter. (Elevenkät, betygsutfall, lägesbedömning, arbetsmiljöarbete) Nämndens måluppfyllelse är inte helt tillräcklig eftersom flera väsentliga mål inom skolområdet inte är uppfyllt eller endast delvis. Ekonomisk styrning Nämndens ekonomiska styrning bedöms vara tillräcklig. Revisionskontorets revisor dokumenterar sin granskning av bokslutet i särskild akt (huvudsakligen elektronisk) Endast iakttagelser som bedöms kunna ha betydelse för ansvarsprövningen av nämnden skrivs in i detta dokument. Övrigt, som revisionskontorets revisor anser bör åtgärdas av nämnden/förvaltningen, kommuniceras fortlöpande under året. Ett koncentrat av detta stäms av med förvaltningens redovisningsansvarige och ekonomiansvarige efter avslutad revision av verksamhetsåret. Resultaträkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat. Nämndens resultaträkning har granskats och bedöms. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Balansräkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens förmögenhetsställning. Värderingen av tillgångar och skulder ska ske efter lagstiftning och vedertagna normer. Nämndens balansräkning har granskats och bedöms. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Intern kontroll Internkontroll är inte revision utan en del av Malmö stads styrsystem. Kontrollen ska utföras av den egna organisationen. Den interna kontrollen ska alltså vara en integrerad del i de olika verksamhets- och ekonomiska processerna. I en god internkontroll ingår bland annat att säkra rutiner och ha kontroll på övergripande styrsystem. Internkontrollen ska enligt Malmö stads internkontrollreglemente kompletteras med specifika och fristående internkontrollaktiviteter. Dessa fristående kontrollaktiviteter är de som ska dokumenteras i internkontrollplanen. Nämndens interna kontrollplan bedöms vara tillräcklig bland annat på grund av att planen har föregåtts av en risk- och väsentlighetsanalys, valet av kontrollmoment kan tydligt kopplas till risk- och väsentlighetsanalysen, planen innehåller kontrollmoment som rör både redovisning och verksamhet Avrapportering har skett till nämnden i enlighet med vad som har angetts i internkontrollplanen. Nämndens uppföljning av den interna kontrollplanen bedöms som tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier, då kontrollmoment har rapporterats löpande under året till nämnden. Årsredogörelse 2014(305615) 30 (87)

31 Förskolenämnden Mål, måluppföljning och måluppfyllelse Nämndens styrning avseende verksamhetsmålen bedöms som tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Bedömningen grundas på att nämnden har beslutat om egna nämndsmål som är kopplade till kommunfullmäktiges mål. Målen har brutits ned i åtaganden som är mätbara och tidsatta. Nämndsmålen är både kortsiktiga och långsiktiga och bedöms vara realistiska och påverkningsbara. Nämndens uppföljning av kommunfullmäktigemål och nämndsmål bedöms som tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier då samtliga dessa har följts upp och utvärderats i delårsrapport 2 och årsanalys. Nämndens måluppfyllelse bedöms sammantaget som tillräcklig. Nämnden har bedömt att 8 av de 12 kommunfullmäktigemål som nämnden kan påverka direkt är uppfyllda. Nämnden har vidare bedömt att nämnden har bidragit till måluppfyllelsen avseende samtliga 8 kommunfullmäktigemål som nämnden anser sig kunna påverka indirekt. Nämnden har bedömt att 6 nämndsmål har uppnåtts samt att 6 nämndsmål delvis har uppnåtts. Nämnden har angett att 10 av de tilldelade uppdragen har genomförts, 2 av de tilldelade uppdragen har påbörjats och att 1 uppdrag inte har genomförts. Avseende övervägande del av mål och uppdrag med svag uppfyllelse framgår hur nämnden fortsatt kommer att arbeta med målet/uppdraget. Ekonomisk styrning Nämndens ekonomiska styrning bedöms som tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Internbudgeten periodiseras månadsvis efter verkliga förhållanden. Nämnden utför och följer upp utfallsprognoser och delårsrapporter i enlighet med kommuncentrala riktlinjer. Förklaringar har gjorts till de budgetavvikelser som finns. Åtgärdsplaner med anledning av prognostiserat underskott vid delårsrapport 1, delårsrapport 2 samt utfallsprognos 2 har tagits fram och beslutats av nämnden. Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Intern kontroll Nämndens interna kontrollplan bedöms vara tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. En dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys för verksamheten ligger till grund för den interna kontrollplanen och valet av kontrollmoment kan tydligt kopplas till riskanalysen. Av planen framgår hur kontrollen ska genomföras, vem som ansvarar för kontrollen, till vem resultatet ska redovisas samt när rapportering till nämnden ska ske. Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen bedöms som tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Rapportering har i stort sett skett i enlighet med den interna kontrollplanen. Genomförd kontroll är väldokumenterad och kontrollmoment som har visat på avvikelser har resulterat i att åtgärder vidtagits eller kommer att vidtas. Årsredogörelse 2014(305615) 31 (87)

32 7 Fördjupade granskningsprojekt Under året har i enlighet med revisionsplanen genomförts 14 fördjupade granskningsprojekt. Dessa redovisas kortfattat nedan. Revisionsrapporterna finns att tillgå på hemsidan Utöver dessa har två förstudier redovisats för revisorskollegiet. Fritidshem Syftet med granskningen var att undersöka om grundskolenämnden har en ändamålsenlig organisation för att erbjuda en tillräckligt god verksamhet i fritidshem. Utöver granskning av dokumentation och uppgifter centralt på förvaltningen genomfördes intervjuer på sex fritidshem. Revisionskontoret ansåg att vid granskningstillfället i maj 2014 finns flera områden avseende grundskolenämndens insatser som kunde utvecklas. Mot bakgrund av iakttagna utvecklingsområden exempelvis inom ekonomi och personalområdena rekommenderade revisionskontoret grundskolenämnden ett antal åtgärder för att förbättra nämndens styrning av fritidshemsverksamheten. Dessa var i punktform: 1) Se över resursfördelningssystemet. Beakta elever med särskilda behov. 2) Följ tydligare upp personalresurserna. 3) Personalens kompetens bör utvecklas vidare. Medarbetarenkäten bör analyseras. 4) Enheter med stora elevgrupper bör uppmanas att särskilt redogöra för hur de erbjuder en verksamhet av god kvalitet. Beakta bland annat Skolinspektionens kritik om att Malmö stad inte har gjort tillräckligt mycket i kompensatoriska insatser. 5) Följ särskilt upp hur verksamheten är utformad för de äldre eleverna. Grundskolenämnden yttrade sig över rapporten och besvarade samtliga punkter. Utöver yttrandet antog grundskolenämnden vid samma möte en utvecklingsplan för fritidshemsverksamheten. Försörjningsstöd I juni 2013 beslöt kommunfullmäktige att i budget 2014 avsätta 30 mkr för att utveckla arbetet med försörjningsstödet. Syftet med granskningen har varit att undersöka hur kommunstyrelsen och stadsområdesnämnderna arbetar med att fler malmöbor med försörjningsstöd ska bli självförsörjande och på så sätt minska kostnaderna för försörjningsstödet. Fokus i granskningen har handlat om vilka effekter de stora ekonomiska satsningarna 2014 på handläggningen av försörjningsstödet hittills fått. En stor del av de ekonomiska satsningarna 2014 har handlat om att förstärka personalresurserna som handlägger försörjningsstödet och att de enskilda handläggarna ska ha färre antal ärende för att kunna arbeta mer med enskilda hushåll. Antalet personliga besök ökat kraftigt 2014 jämfört med tidigare. Även när det gäller upprättande och uppföljning av gemomförandeplaner har en stor ökning skett Man har när det gäller genomförandeplanerna dock inte under klarat att uppfylla riktlinjerna att genomförandeplaner ska upprättas och följas upp var tredje månad. Det är för tidigt att dra några slutsatser kring huvudmålet, att fler ska bli självförsörjande, med de extra satsningarna på försörjningsstödet Rapporten har skickats till kommunstyrelsen, stadsområdesnämnd Öster, stadsområdesnämnd Söder och stadsområdesnämnd Innersteden för yttrande. Nämnderna har inkommit med yttranden och redogjort för hur iakttagna brister ska åtgärdas. Av yttrandena framgår att nämnderna instämmer i de slutsatser som framförts i granskningen. Årsredogörelse 2014(305615) 32 (87)

33 Inlärningsbekymmer tidiga åtgärder Granskningen satte fokus på kunskapsinhämtningen i de lägre årskurserna. Syftet med granskningsprojektet var att granska om grundskolenämnden har en ändamålsenlig organisation för att säkerställa att elever som bedöms inte klara kunskapskraven får rätt stöd. Granskningen visar att grundskolenämnden genom sin förvaltning har byggt upp en tydlig ordning för det systematiska kvalitetsarbetet. Skolorna har dock kommit olika långt i de arbetssätt som anges i lag, läroplan och Skolverkets/Skolinspektionens råd och påpekanden. Granskningsrapporten har översänts till grundskolenämnden för yttrande. Yttrandet ska innehålla hur grundskolenämnden säkerställer att: 1) De elever som inte uppnådde kunskapskraven vid nationella proven våren 2014 erhåller anpassningar och kompletteringar så att de får inhämtat de delar som hade missats. 2) Hur de elever som nu under våren 2015 ska genomföra nationella prov erbjuds anpassningar och stöd så att de och därmed skolorna når bättre resultat vid nationella proven. 3) Hur samtliga elever garanteras undervisning av behöriga och för stadiet och ämnet kompetenta lärare? Grundskolenämnden behandlade granskningsrapporten vid sitt sammanträde och bedömde, också för denna rapport, att stadsrevisionen hade identifierat viktiga utvecklingsområden. Grundskolenämnden uttrycker att i deras planering kring tidiga insatser omfattar att fördela resurser där de bäst behövs, stödjande strukturer med bland annat stärkt tillgång till elevhälsans kompetenser samt ett kontinuerligt systematiskt kvalitetsarbete där nämnden och förvaltningen efter-strävar att tidigt ta reda på hur det går och fånga upp elever med svårigheter. Grundskolenämnden kommer fortsätta föra en dialog med förvaltningen om arbetet med extra anpassningar, särskilt stöd och åtgärdsprogram. Beträffande hur samtliga elever ska garanteras undervisning och för stadiet kompetenta lärare meddelar grundskolenämnden att de inrättar en kvalitetssäkrad kortidsbemanning vid ordinarie medarbetares kortare frånvaro. Grundskolenämnden redogör också för arbete under våren 2015 med att få bättre verktyg för registrering av lärarbehörighet och kompetenser. Intern kontroll Intern kontroll är en process där ledning och övrig personal samverkar och omfattar alla system och rutiner/processer som har till syfte att styra ekonomin och verksamheten. I stadens reglemente för intern kontroll, fastställt av fullmäktige, framkommer att nämnden ska som grund för sin styrning av intern kontroll genomföra riskanalyser för sin verksamhet. Revisorskollegiet har i sin riskbedömning 2014 bedömt att det föreligger behov för granskning av Malmö stads arbete med intern kontroll med fokus på risk och väsentlighetsanalyserna samt kommunstyrelsens uppsiktsplikt. Risk- och väsentlighetsanalyserna bedöms vara av betydande vikt och en grundplåt för arbetet med intern kontroll. Det pågår för närvarande en översyn av interkontrollarbetet, initierat av kommunstyrelsen, vilket är positivt, och som planeras vara klart Representanter från alla förvaltningar är delaktiga i arbetet. Kommunallagen anger att kommunstyrelsen ska ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. I Malmö stads reglemente för intern kontroll anges att kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. Samtliga förvaltningar rapporterar in resultatet av arbetet med intern kontroll till stadskontoret. Stadskontoret kontrollerar att samtliga förvaltningar skickat in dokumentationen. Det sker dock ingen vidare analys och uppföljning av rapporteringen, vilket medför att kommunstyrelsens möjligheter att tillse en god intern kontroll begränsas. Årsredogörelse 2014(305615) 33 (87)

34 Granskningen av stadskontoret visar att förvaltningen inte väljer kontrollområden utifrån en ändamålsenlig analys och bedömning av risk. Stadskontoret genomför ingen riskanalys som ligger till grund för valen till förvaltningens interna kontrollplan. Detta överensstämmer inte med Malmö stads reglemente för intern kontroll. Övriga fem förvaltningar har olikartade men i huvudsak tydliga strukturer som beskriver riskanalysernas framtagande, vilka som ansvarar samt analys- och urvalsprocessen till den interna kontrollplanen. Dokumentationen och rutinerna styrker i huvudsak att kontrollområden väljs utifrån en ändamålsenlig analys och bedömning av risk. Det finns flertalet förbättringsområden där granskade förvaltningar kan ta hjälp av respektives goda rutiner. Granskningen av riskanalysens nivå och involvering i verksamheten visar att risk-analyserna i huvudsak utförs av förvaltningarnas enhets- och avdelningschefer. På några av de granskade förvaltningarna finns rutiner för att riskanalys ska tas upp på arbetsplatsträffar men någon samordnad dokumentation finns inte att tillgå. Granskningen visar att riskanalyserna i huvudsak omfattar samtliga avdelningar och enheter på förvaltningarna. Riskanalysernas kvalité bedöms öka om involveringen berör en större andel av förvaltningarnas medarbetare. Förvaltningarnas arbete med tillkommande och förändrade risker varierar. Av granskade förvaltningar är det serviceförvaltningen som har dokumenterade rutiner för uppföljning av den samlade riskanalysen mer än en gång per år. Övriga förvaltningars rutiner är mindre strukturerade där chefer och övriga medarbetare ska observera och rapportera nya risker i det löpande arbetet. Övriga förvaltningar har specifika områden där det sker uppdaterade riskanalyser men ingen övergripande för hela verksamheten. Förvaltningarnas arbete med de risker som inte tas med i den interna kontrollplanen varierar. Gatukontoret och serviceförvaltningen har dokumenterade rutiner och åtgärder för samtliga risker som inte tas med i den interna kontrollplanen. Övriga förvaltningar saknar dessa rutiner. Jämställdhetsintegrering Revisionskontoret har under perioden maj-september granskat hur tekniska nämnden/gatukontoret och stadsbyggnadsnämnden arbetar för att införliva ett jämställdhetsperspektiv mellan kvinnor och män i den externa verksamheten, d.v.s. den som riktas till malmöborna. Utgångspunkten är den utvecklingsplan för jämställdhetsintegrering som Malmö kommunfullmäktige antog i september Både gatukontoret och stadsbyggnadskontoret arbetar enligt utvecklingsplanen med att göra jämställdhetsanalyser baserade på könsuppdelad statistik. Dock försvåras analyserna bl.a. av brist på tillförlitlig statistik, vilket båda förvaltningarna arbetar för att förbättra. Nödvändiga kunskaper och verktyg för att genomföra jämställdhetsanalyser som leder till åtgärder med avsedda effekter förefaller otillräckliga. Revisionskontorets slutsats är att både gatukontoret och stadsbyggnadskontoret i princip uppfyller de s.k. effektmål som framgår av utvecklingsplanen för jämställdhetsintegrering, men att ett antal utvecklingsområden finns, bl.a. när det gäller tillgång till tillförlitlig könsuppdelad statistik, nödvändiga kunskaper och metoder för att genomföra jämställdhetsanalyser samt åtgärder som följd av genomförda jämställdhetsanalyser. Rapporten har skickats till tekniska nämnden och stadsbyggnadsnämnden för yttrande. Av yttrandena framgår att båda nämnderna instämmer i granskningens slutsatser. Årsredogörelse 2014(305615) 34 (87)

35 Malmöfestivalen Granskningens övergripande syfte har varit att granska om Malmöfestivalens ekonomiska styrning, redovisning och uppföljning skett på ett korrekt och tillfredsställande sätt samt om direktupphandlingar skett enligt gällande regelverk. Malmöfestivalen hade 2014 en budget på tkr. Under våren 2014 justerades totalkostnaden för festivalen med ytterligare tkr efter att gatudirektören tilldelat och godkänt en utökning av verksamheten med anledning av att festivalen firade 30-års jubileum. Enligt senaste prognosen blir Malmöfestivalen tkr dyrare än budgeterat ( tkr om man tar hänsyn till den av gatudirektören tilldelade och godkända utökningen av verksamheten). Avvikelsen beror framförallt på att kostnaderna för logistik blivit betydligt dyrare än budgeterat och att budgeterade intäkter från kommunstyrelsen inte erhållits. Gatukontoret lyder under tekniska nämnden som varje år beslutar om såväl gatukontorets internbudget som årsredovisning på en övergripande nivå. Malmöfestivalens budget fastställs på tjänstemannanivå. De negativa avvikelserna mot budget som såväl Malmöfestivalen som arrangemangsenheten som helhet uppvisat under senare år har inte kommenterats i årsredovisningen eller på annat sätt tagits upp i tekniska nämnden. Alla upphandlingar och alla inköp i Malmö stad ska följa lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) och genomföras i enlighet med Malmö stads upphandlingspolicy och fastställda riktlinjer. Av Malmö stads riktlinjer framgår att LOU:s grundläggande principer ska iakttas även vid direktupphandling. Upphandlingen ska därför föregås av en undersökning av vilka leverantörer som finns på marknaden och en analys av vilka leverantörer som bäst svarar mot ställda krav. Underlag avseende marknadsundersökning, skäl till val av leverantör och kontraktsvärde ska dokumenteras. Det är även lagstadgat (15 kap. 18 LOU) från 1 juli 2014 att direktupphandlingar över kr ska dokumenteras. Vid arrangemanget av Malmöfestivalen 2014 genomfördes ett stort antal direktupphandlingar. Av dessa har stickprov på inköp från 27 externa leverantörer gjorts, motsvarande ca 10 % (3,3 mkr) av de totala leverantörskostnaderna. På grund av vad som framkommit i granskningen bedöms gatukontorets hantering av direktupphandlingar inte följa LOU i följande fall: en direktupphandling har i maj 2014 genomförts trots att kontraktssumman översteg den då gällande direktupphandlingsgränsen om kr. Dokumentation saknas avseende en i augusti 2014 genomförd direktupphandling trots att dokumentationskrav på direktupphandlingar överstigande kr införts den 1 juli Vidare bedöms att gatukontorets hantering i flertalet av de granskade direktupphandlingarna inte genomförts i enlighet med Malmö stads upphandlingspolicy och fastställda riktlinjer. Gatukontoret har avseende 16 upphandlingar inte kunnat visa att prisförfrågningar och därmed konkurrensutsättning alternativt marknadsundersökningar som styrker att endast en leverantör finns på marknaden har skett i enlighet med Malmö stads riktlinjer. Gatukontoret har avseende 17 upphandlingar inte dokumenterat skälen till val av leverantör. Det är lämpligt att dokumentationen avseende direktupphandlingar framgent upprättas på ett mer systematiskt sätt och i anslutning till upphandlingarna för att möjliggöra att i efterhand följa upp hur upphandlingarna gått till. Årsredogörelse 2014(305615) 35 (87)

36 Rapporten har skickats till tekniska nämnden för yttrande och till kommunstyrelsen för kännedom. Tekniska nämnden har inkommit med yttrande och redogjort för hur iakttagna brister ska åtgärdas. Kommunstyrelsen avser att inkomma med yttrande under april Tomtmark och lokaler för förskole- och skolverksamhet Granskningens övergripande syfte har varit att granska om produktion av byggnader för förskole- och skolverksamhet sker på ett ändamålsenligt och effektivt sätt. Granskningens slutsats är att produktion av byggnader för förskole- och skolverksamhet inte sker på ett ändamålsenligt och effektivt sätt. Det krävs ett helhetsgrepp kring lokalförsörjningsfrågan, där kommunstyrelsen bör stärka sin styrning och tydliggöra i vilka forum beslut ska fattas och vem som har beslutanderätt när målkonflikter uppstår. Följande förbättringsområden har identifierats: Kommunstyrelsen bör utifrån sin lednings- och samordningsfunktion samt uppsiktsplikt, säkerställa att det finns en ändamålsenlig styrning och uppföljning av stadens lokalförsörjning. Roll- och ansvarsfördelningen mellan beställande nämnder (förskole- och grundskolenämnden) och övriga nämnders verksamheter behöver tydliggöras. Detta gäller framförallt gränsdragningen mellan avdelningen för fysisk miljö och LiMa. Kommunstyrelsen bör överväga om nuvarande reglemente för kommunens lokalförsörjning behöver revideras. Kommunstyrelsen måste säkerställa att LiMa har det mandat och kompetens som krävs för att fullgöra sitt uppdrag. Berörda nämnder och kommunstyrelsen bör ta fram gemensamma mål och strategier för att skapa samsyn och tydlighet i planerings- och utbyggnadsprocessen. Nämndernas kunskap och förståelse för varandras uppdrag och roll i processen behöver öka. Berörda nämnder bör säkerställa att informationen förankras i alla led i organisationen. Kommunstyrelsen bör tydliggöra i vilka forum beslut ska fattas och vem som har beslutanderätt när målkonflikter uppstår. Förskolenämnden och grundskolenämnden bör i framtida prognos- och planeringsarbete säkerställa att det finns en långsiktig strategi för lokalförsörjning så att platser kan tillgodoses. Planeringen bör utgå från nämndernas lokalförsörjningsplan och det resultat som framkommer i pågående kapacitetsutredning. Utifrån stadsbyggnadsnämndens uppdrag med att ta fram en plan för samhällsservicens markbehov i Malmö, bör kommunstyrelsen följa upp att det finns en samsyn kring dokumentets innehåll och att intentionerna med planen följs. För att göra lokalförsörjningsplanen mer styrande, bör kommunstyrelsen utifrån de uppdrag som lämnats till LiMa utifrån den beslutade lokalförsörjningsplanen, säkerställa att planen styrs och följs upp på ett ändamålsenligt sätt. Granskningsrapporten har sänts till kommunstyrelsen, servicenämnden, miljönämnden, stadsbyggnadsnämnden, tekniska nämnden, förskolenämnden och grundskolenämnden för yttrande. Av inkomna yttranden framgår att de granskade nämnderna och styrelsen delar de slutsatser som framkommit i granskningen och kommer att vidta åtgärder i enlighet med de identifierade förbättringsområdena. Kommunstyrelsen pekar också på vikten av att de oklarheter i processen som påpekats i rapporten skyndsamt löses och åtgärder vidtas. Rapporten har skickats till kommunstyrelsen, stadsområdesnämnd Öster, stadsområdesnämnd Söder och stadsområdesnämnd Innersteden för yttrande. Nämnderna har inkommit Årsredogörelse 2014(305615) 36 (87)

37 med yttranden och redogjort för hur iakttagna brister ska åtgärdas. Av yttrandena framgår att nämnderna instämmer i de slutsatser som framförts i granskningen. Representation Representation är ett samlingsbegrepp som avser de händelser då personer inom en organisation antingen mottar eller visar uppskattning via exempelvis gåvor eller gästfrihet. I begreppet extern representation innefattas aktiviteter som har ett direkt samband med verksamheten och som syftar till att inleda eller utveckla viktiga förbindelser med utomstående aktörer. Representationen kan även vara intern och riktas då mot den egna personalen i syfte att öka trivseln och främja god atmosfär på arbetsplatsen. Det finns regelverk för representation i Malmö stad. Ur förtroendesynpunkt är det viktigt att dessa följs. Revisorskollegiet har i sin riskbedömning 2014 bedömt att det föreligger behov för granskning av Malmö stads representationshantering. Granskningen avser Kommunstyrelsen, Stadsbyggnadsnämnden och Tekniska nämnden. Malmö stads centrala anvisningar för representation (ekonomihandboken 4.10) uppdateras frekvent och är aktualiserad med skatterverkets regler och ställningstaganden. Ekonomihandboken används som grund för förvaltningarnas lokala anvisningar avseende representation. Kommunstyrelsen beslutade 1994 om kommungemensamma riktlinjer avseende representation, riktlinjen är delvis inaktuell och följer inte skatteverkets nuvarande regler och ställningstaganden fullt ut. Granskningen har påvisat att riktlinjen är huvudsakligen okänd i Malmö stad och bör uppdateras för att inte skapa osäkerhet kring vilka regler som gäller. Granskningen har visat att det finns lokala riktlinjerna på förvaltningarna som är beslutade, aktuella och tydliga. Malmö stads totala representationskostnader (interna och externa) för 2013 uppgick till ca 22 miljoner kronor varav kommunstyrelsen hade den enskilt största totala kostnaden på cirka 2,5 miljoner kronor. Representationskostnaderna bedöms ha ett omedelbart samband med verksamheten. Granskningsresultatet visar att Skatteverkets regler och ställningstaganden angående underlag och dokumentation i form av syfte och deltagare ofta inte efterlevs. Syfte med representationen och deltagare måste alltid framgå. Exempel på syfte såsom Frukostmöte med Samhällsbyggarna, vänner från KGV och Arkitektmingel etc. beskriver inte syftet i enlighet med skatteverkets regler och ställningstaganden. Det är förvaltningens ansvar att styrka att sammankomsten uppfyller kraven på representation. Granskningen visar att Eurocard med kommunalt betalningsansvar används ändamålsenligt enligt fastställt regelverk. Det finns goda rutiner för sammanställning av alla betalkort vid bokslut. Kommuncentrala anvisningar anger att tilldelning av kreditkort med kommunalt betalningsansvar ska ske restriktivt och endast till de medarbetare som har särskilda skäl att inneha denna generella betalningskapacitet. Stadbyggnadskontoret med cirka 200 anställda innehar åtta stycken kreditkort med kommunalt betalningsansvar och bör säkerställa att kortinnehavarnas särskilda behov föreligger. Inköpskort på exempelvis Jula, Martin Olsson, Snabbgross och Claes Ohlsson beslutas av respektive förvaltningschef. Förvaltningarna bör gå igenom vilka av dessa inköpskort som strider mot ramavtal samt kontrollera att maxlimit är i enlighet med de centrala anvisningarna i ekonomihandboken. Årsredogörelse 2014(305615) 37 (87)

38 Sociala lägenheter Revisionskontoret har genomfört en granskning av kommunens sociala lägenheter. Syftet har varit att granska hur fördelningen av lägenheter sker till stadsområdena, hur reglerna för övertag ser ut och tillämpas samt hur tillsynen bedrivs och dokumenteras. Granskningen har utförts på fastighetskontorets lägenhetsenhet samt på stadsområde Norr och Öster. Lägenhetsenheten förvaltade vid utgången av 2013 drygt 1100 sociala lägenheter varav 64 procent var övergångslägenheter. Revisionskontorets granskning har koncentrerats till övergångslägenheterna som vid utgången av 2013 var 720 st. Granskningen har visat att stadsområdena är nöjda med lägenhetsenhetens fördelning av lägenheter och fördelning har skett enligt den fördelningsnyckel som finns. Uteblivna eller försenade hyresbetalningar eller andra ekonomiska orsaker är den största anledningen till att inte fler övergångslägenheter kan omvandlas till förstahandskontrakt. Stadsområdena bör därför om möjligt arbeta än mer förebyggande och aktivt. Antalet övertag är för lågt och lägenhetsenheten har kontinuerligt påpekat att övertagen måste öka i omfattning. Det kan konstateras att inget av stadsområdena följt de regler/överenskommelser som finns vad gäller teknisk tillsyn. Granskningen har avsett hur tillsynen bedrivits sedan juli 2013 för totalt 40 övergångslägenheter och inte i något granskat fall har den skett enligt gällande regler. Den kontroll av de boendes hyresbetalningar som ska ske i samband med tillsynen har inte heller fungerat. Merparten av de boende har haft anmärkningar vad gäller sena eller uteblivna hyresbetalningar men endast i ett fåtal fall finns dokumentation om att den boendes hyresbetalningar diskuterats i samband med tillsynen. Revisionskontorets slutsatser efter genomförd granskning är följande Lägenhetsenheten som bildades 2005 har på att framgångsrikt sätt anskaffat och ansvarat för andrahandsuthyrning av sociala lägenheter. Fördelningen av lägenheter till stadsområdena sker enligt en särskild fördelningsnyckel och stadområdena är nöjda med lägenhetsenhetens arbete och sättet att fördela lägenheterna. Lägenhetsbeståndet har ökat varje år. Det beror dels på lägenhetsenhetens framgångsrika arbete med att skaffa nya lägenheter men även på att andelen övertag varit betydligt lägre än nyanskaffningen. Stadsområdena bör därför arbeta både mer förebyggande och mer aktivt med att andrahandshyresgästerna ska ta över sina kontrakt. Det största hindret för övertag är att den boende inte sköter sina hyresbetalningar och det är därför där stadsområdena i första hand bör försöka öka såväl de förebyggande som aktiva insatserna. Granskningen av tillsynen av andrahandslägenheter visar att den inte skett enligt gällande regler/överenskommelser. Lägenhetsenhetens samarbete med fastighetsägarna och arbetet med att anskaffa nya lägenheter riskerar att försämras/försvåras om inte kommunen utför den tillsyn som man utlovat när man erhåller lägenhetskontrakt för socialt boende. Det pågår en utredning på stadskontoret om den framtida tillsynen. Granskningen visar att tillsynen måste förbättras. Granskade nämnder instämmer i de slutsatser som framkommit i granskningen. Stadsfastigheter och kunderna Stadsfastigheter, som är ett affärsområde inom Servicenämnden, förvaltar Malmö stads fastigheter för skola, barnomsorg, äldreomsorg, kultur och fritid. Stadsrevisionen har granskat om arbetet på Stadsfastigheter sker på ett för hyresgästerna ändamålsenligt och ekonomiskt Årsredogörelse 2014(305615) 38 (87)

39 effektivt sätt. Granskningen, som baseras på intervjuer och dokument, omfattar Stadsfastigheter, stadsområdesnämnd Väster, stadsområdesnämnd Söder, stadsområdesnämnd Norr och Fritidsnämnden med idrottsanläggningar samt Stadsbyggnadsnämnden. Förskole- och skolverksamheten behandlas i en separat granskning3, varför dessa två verksamheter inte berörs i denna granskning. Slutsatsen är att Stadsfastigheter i flera avseenden arbetar på ett för hyresgästerna ändamålsenligt och ekonomiskt effektivt sätt. Även om de intervjuade till stor del anser att Stadsfastigheter genomför sina uppgifter på ett bra sätt så har det också framgått att det finns ett antal förbättringsområden. Servicenämnden har antagit en rad effektmål, varav flera rör Stadsfastigheters uppdrag mot kunderna. Stadsfastigheters mål med betydelse för kunderna behöver tydliggöras och specificeras, både för Stadsfastigheters anställda och för kunderna. Den kundnöjdhetsundersökning (NKI) som planeras av Serviceförvaltningen bör kunna kopplas till sådana mål. Samordningen mellan Stadsfastigheter och kunderna påverkas i flera fall negativt av en bristande förståelse för varandras processer och av bristande kommunikation. Detta bör Stadsfastigheter, och kunderna, verka för att eliminera så långt möjligt. Stadsfastigheters ledning arbetar aktivt för att de och kunderna m.fl. ska få ökad insikt i varandras processer, bl.a. genom regelbundna möten och genom den omfattande processkartläggning Stadsfastigheter genomfört. När det gäller kommunikation tycks det i praktiken finnas en otydlighet i vem som har ansvaret för att kunden ska hållas informerad om t.ex. förseningar i felanmälningsärenden eller planerade underhållsåtgärder; formellt är det förvaltarna som är s.k. kontaktyta mot kund/hyresgäst. Servicenivån i kontakten med förvaltarna upplevs av flera intervjuade vara personberoende, vilket kan bidra till oklarheter och en tydlig frustration i några fall. Det finns enligt uppgift ingen systematisk uppföljning av förvaltning och byggprojekt i meningen att erfarenheter hos enskilda medarbetare tas tillvara på en aggregerad nivå i syfte att utveckla den service som kunderna möter. Stadsfastigheter bör utveckla uppföljningen med koppling till de mål som avser kunderna. Detta avser bl.a. erfarenhetsåterkoppling beträffande interna möten, rutiner för tilläggsbeställningar och efterkalkylering, samt kvalitets- och samordningsproblem som kunderna upplever, t.ex. beträffande konstgräsplaner och återkoppling i samband med underhållsåtgärder. Rapporten har skickats till servicenämnden, stadsområdesnämnd Söder, stadsområdesnämnd Norr, stadsområdesnämnd Väster och fritidsnämnden för yttrande. Risker med Malmö stads biltransporter I Malmö stads verksamheter används många bilar inom exempelvis hemtjänst och transporter för skötsel och förvaltning av fastigheter och utomhusytor. För att trygga de anställdas säkerhet under dessa transporter finns det säkerhetsrutiner och riktlinjer för såväl personal som för fordon. Denna granskning omfattar riktlinjer inom säkerhetsområdet och uppföljning av dessa för Sociala resursförvaltingen, Serviceförvaltingen och Stadsområdesförvaltning Väster. 3 Granskning av tomtmark och lokaler för förskole- och skolverksamhet, 2014; Ernst & Young på uppdrag av Malmö stadsrevision. Årsredogörelse 2014(305615) 39 (87)

40 Centrala styrdokument inom området är Resepolicy för Malmö Stad samt Riktlinjer till resepolicy för Malmö stad. Dessa behandlar i huvudsak hur mötesverksamhet och resande i tjänsten ska ske så energisnålt och klimatvänligt som möjligt. En punkt under rubriken Det här ska Malmö stad är tillämplig på granskningsområdet och lyder Vi ska ställa höga miljö- och säkerhetskrav på leverantörerna när vi upphandlar resor och när vi köper in eller hyr fordon. Samtliga förvaltningar inom de granskade nämnderna har någon form av egna riktlinjer eller regelverk som berör anställdas säkerhet gällande transporter. Vad de täcker in skiljer sig mellan förvaltningarna och i vissa fall inom förvaltningen. Etablerade uppföljningsrutiner saknas på de granskade förvaltningarna. Vad gäller säkerhet har viss utrustning av bilar visat sig vara central. Genom ISA (Intelligent stöd för anpassning av hastighet) och alkolås får man en viss inbyggd kontroll i vissa säkerhetsaspekter. Revisionskontoret bedömer att Sociala resursförvaltningens nya riktlinjer förefaller ändamålsenliga och ser fram emot att de införs i förvaltningen. Vad gäller Stadsområdesförvaltning Väster menar revisionskontoret att det finns ett behov av att gå igenom förvaltningens rutiner inom säkerhetsområdet och tillse att regelverk finns för samtliga enheter med fordon. Revisionskontoret bedömer att det inom Serviceförvaltningen finns ett behov av att samordna regelverk inom förvaltningen samt att utveckla säkerhetsaspekterna i dessa. För samtliga granskade förvaltningar gäller att rutiner för dokumenterad uppföljning av riktlinjerna/regelverken behöver utvecklas och implementeras. Granskade nämnder/förvaltningar har beretts tillfälle att yttra sig över vad som framkommit i granskningen och delar huvudsakligen de bedömningar och slutsatser som framförts i granskningen och kommer att utveckla sina rutiner för uppföljning och tillse att efterlevnaden av dessa följs upp regelbundet. Studie- och yrkesvägledning Syftet med förstudien har varit att granska om det finns en ändamålsenlig organisation för att säkra att alla elever får ett likvärdigt och bra stöd av studie- och yrkesvägledare. Granskningen avser grundskolenämnden och gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden. Granskningens slutsats är att styrningen av studie- och yrkesvägledningen inom både grundskolenämnden och gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden i dagsläget är svag. Det saknas mål och uppföljning på huvudmannanivå och i flera fall även på enhetsnivå. Med anledning härav bedöms de båda nämnderna i dagsläget inte säkerställa att alla elevers behov av studieoch yrkesvägledning tillgodoses i enlighet med skollagen, läroplanen och Skolverkets allmänna råd. Vidare bedöms de båda nämnderna inte säkerställa att alla elever får ett likvärdigt stöd av studie- och yrkesvägledare. Rapporten har sänts till grundskolenämnden och gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden för kännedom. Upplåtelser av offentlig plats Syftet med granskningen har varit att ta ställning till om gatukontoret i sitt arbete följer policyn för upplåtelser av offentlig plats. Granskningen har visat att gatukontoret kan utveckla sin dokumentation och sina rutiner vad gäller upplåtelser av offentlig plats. Vissa mindre avvikelser mellan formuleringar i policyn, den lokala ordningsstadgan och remissyttranden kunde konstateras i granskningen. Årsredogörelse 2014(305615) 40 (87)

41 Det förekommer att offentlig plats används helt utan tillstånd. Då har kommunen rätt att agera om belamringen kan anses som skräp, övergivet gods, hittegods eller om belamringen återfinns i vägbana och stör trafiken. I andra fall är det Polismyndigheten som ska upprätthålla Ordningslagen. Upplåtelseenheten uppger att Polismyndigheten saknar resurser för att hantera den här typen av brott mot Ordningslagen. Om ingen åtgärd från Polismyndigheten sker förekommer det istället, efter muntlig överenskommelse med enhetschefen, att serviceförvaltningen i form av kommunteknik kontaktas för att omhänderta belamringen. Detta förekommer även om belamringen inte kan anses som skräp, övergivet gods, hittegods eller som ett hinder för trafiken. Förfarandet är inte lämpligt och bör omedelbart ses över. Avsaknaden av dokumentation av dessa konfiskeringar är också en brist. Rapporten översändes till tekniska nämnden och servicenämnden för yttrande. Tekniska nämnden har i sitt yttrande uppgett att de har för avsikt att se över de avvikelser som förekommer mellan policyn för upplåtelser och Malmö stads allmänna villkor för begagnande av offentlig plats. Nya och utförligare rutiner ska tas fram. Enligt tekniska nämndens yttrande har några ytterligare anordningar inte olovligen tagits bort efter stadsrevisionens påpekande. Förvaltningen har också lyft frågan med polismyndigheten. Servicenämnden har i sitt yttrande uppgett att serviceförvaltningens affärsområde kommunteknik omhändertar belamring på uppdrag av gatukontoret. När en beställning kommer från gatukontort till utföraren kommunteknik förutsätts att uppdraget är förenligt med gällande regelverk. När gatukontoret utvecklat sina rutiner för upplåtelser av offentlig plats i enlighet med revisionskontorets rekommendationer behöver det som rör kommuntekniks uppdrag arbetas in och formaliseras även i kommuntekniks organisation. Stadsrevisionen vill påpeka vikten av att undanröja samtliga brister i rutiner och dokumentation som lyfts fram i granskningsrapporten. Att se över avvikelser som förekommer mellan policyn för upplåtelser av offentlig plats och Malmö stads allmänna villkor för begagnande av offentlig plats är en del av detta. Stadsrevisionen noterar även att kommuntekniks roll som utförare inte omnämns i tekniska nämndens yttrande. Stadsrevisionen vill lyfta fram viken av avstämning mellan förvaltningarna i samband med att rutinerna utvecklas. Valen 2014 I enlighet med stadsrevisionens verksamhetsplan för 2014 har vi granskat val till Europaparlamentet (EP-valet) och val till riksdag, kommun och landsting (RKL-valen). Malmö valnämnd är lokal valmyndighet som planerar, samordnar och genomför val i Malmö stad. Syftet med granskningen har varit att ta ställning till om valnämnden i sitt arbete följer vallagen och de riktlinjer som Valmyndigheten har upprättat. Ett delsyfte har varit att följa upp hur det ekonomiska utfallet är i relation till nämndens budget. Resultaten i granskningsrapporten baseras dels på intervjuer med berörda personer inom valnämnden och stadskontorets ekonomiavdelning, dels på dokumentanalyser. Exempel på dokument som analyserats är Valmyndighetens handbok, valnämndens Erfarenheter från val 2010, internbudget 2014, delårsrapporter samt tjänstgöringslistor från båda valdagarna. Vår bedömning är att Malmö valnämnd följer gällande lagstiftning och Valmyndighetens anvisningar och rekommendationer. Granskningens syfte har brutits ner i ett antal frågeställningar, vilka har besvarats i rapporten. Denna visar också att valnämnden har beaktat de Årsredogörelse 2014(305615) 41 (87)

42 synpunkter som framkom i valnämndens promemoria daterad gällande Erfarenheter från val I denna promemoria har bland annat följande synpunkter beaktats: Personalens språkkunskaper, bemanningen vid förtidsröstningen och ersättningen till röstmottagarna på valdagen. Utbildning av röstmottagare och vaktmästare. Transport av förtidsröster och material i samband med förtidsröstningen. Vallokaler och tillgänglighet. Förtidsröstningslokaler och förtidsröstning. Valsedlar, packning och material samt onsdagsräkningen. Vad avser valen 2014 har valkansliet sammanställt en utvärderingsrapport som har behandlats på valnämndens sammanträde i december Granskning i de kommunala bolagen Den av kommunfullmäktige utsedde lekmannarevisorn samverkar med den auktoriserade revisorn i revisionen av de kommunala bolagen. Lekmannarevisorn har uppdraget att granska om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om bolagets interna kontroll är tillräcklig. Uppdraget regleras i aktiebolagslagen kapitel 10 och kommunallagen kapitel 9. Lekmannarevisorn upprättar en granskningsrapport för berört bolag. Denna tillställes kommunfullmäktige och respektive bolags årsstämma. På uppdrag av lekmannarevisorerna har följande särskilda granskningar genomförts: Medeon AB - Förtroendekänsliga poster Minc i Sverige AB - Förtroendekänsliga poster MKB Fastighets AB - Statistik bostadsbyggande, Uppföljning samarbete MKB/SBK m fl, Tillämpning ny bolagsordning och ägardirektiv, Offentlighetsprincipen & Upphandlingar. Malmö Live Konserthus AB - Arbetsmiljö & Offentlighetsprincipen Malmö Stadsteater AB - Finansiering av verksamheten & Offentlighetprincipen Malmö kommuns Parkerings AB - Ikraftträdandet av ny lag om rätt att ta fordon i anspråk för betalning av fordringar på vissa skatter och avgifter, Policys/riktlinjer avseende kontanthantering & Offentlighetsprincipen. Sydvatten AB - Lånestruktur och finanspolicy, Uppföljning - utvärdering styrelse/vd samt Upphandlingsförfarande Sysav AB - Upphandling/avtal Vagnparken i Skåne AB (ViSAB) - Avtal om administrativ service Granskningarna har inte i något fall föranlett någon anmärkning i lekmannarevisorns granskningsrapport. Årsredogörelse 2014(305615) 42 (87)

43 Helägda bolag Malmö Kommuns Parkerings AB Årsredogörelse 2014(305615) 43 (87)

44 Årsredogörelse 2014(305615) 44 (87)

45 Årsredogörelse 2014(305615) 45 (87)

46 Malmö Live Konserthus AB Årsredogörelse 2014(305615) 46 (87)

47 Årsredogörelse 2014(305615) 47 (87)

48 Årsredogörelse 2014(305615) 48 (87)

49 Malmö Stadsteater AB Årsredogörelse 2014(305615) 49 (87)

50 Årsredogörelse 2014(305615) 50 (87)

51 Årsredogörelse 2014(305615) 51 (87)

52 Minc i Sverige AB Årsredogörelse 2014(305615) 52 (87)

53 Årsredogörelse 2014(305615) 53 (87)

54 Årsredogörelse 2014(305615) 54 (87)

55 MKB Fastighets AB Årsredogörelse 2014(305615) 55 (87)

56 Årsredogörelse 2014(305615) 56 (87)

57 Årsredogörelse 2014(305615) 57 (87)

58 MKB Net AB Årsredogörelse 2014(305615) 58 (87)

59 Årsredogörelse 2014(305615) 59 (87)

60 Årsredogörelse 2014(305615) 60 (87)

61 Vagnparken i Skåne AB (VISAB) Årsredogörelse 2014(305615) 61 (87)

62 Årsredogörelse 2014(305615) 62 (87)

63 Årsredogörelse 2014(305615) 63 (87)

64 Delägda bolag Kommunassurans Syd AB Revisionsberättelsen för Kommunassurans Syd AB är inte undertecknad av den auktoriserade revisorn. Årsredogörelse 2014(305615) 64 (87)

65 Malmö Opera och Musikteater AB Årsredogörelse 2014(305615) 65 (87)

66 Årsredogörelse 2014(305615) 66 (87)

67 Medeon AB Årsredogörelse 2014(305615) 67 (87)

68 Årsredogörelse 2014(305615) 68 (87)

69 Skånes Dansteater AB Årsredogörelse 2014(305615) 69 (87)

70 Årsredogörelse 2014(305615) 70 (87)

71 Sydskånes avfallsaktiebolag SYSAV Årsredogörelse 2014(305615) 71 (87)

72 SYSAV Industri AB Årsredogörelse 2014(305615) 72 (87)

73 SYSAV Utveckling AB Revisionsberättelserna för Sydskånes Avfalls AB SYSAV inkl dotterbolag är inte undertecknade av den auktoriserade revisorn. Årsredogörelse 2014(305615) 73 (87)

74 Sydvatten AB Årsredogörelse 2014(305615) 74 (87)

75 Årsredogörelse 2014(305615) 75 (87)

76 Sweden Water Research AB Årsredogörelse 2014(305615) 76 (87)

77 Årsredogörelse 2014(305615) 77 (87)