Protokoll. George Smidlund. Jan-Åke Troedsson Samtliga sakkunniga. Sekreterare... Christin Menander. Ordförande... Sten Dahlvid (S) Justerande...

Transkript

1 Malmö stad Revisorskollegiet 1 Protokoll Sammanträdestid kl. 13:00 Sluttid: 17:30 Plats Triangeln 1-2 ande ledamöter Ej tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Utses att justera Sten Dahlvid (S), Ordförande Per Lilja (M), Vice ordförande Berit Söderholm (S), Revisor Claes Forsberg Carlsson (S), Revisor, Robabeh Taeri (S), Revisor Pia Landgren (S), Revisor Göran Hellberg (V), Revisor Andreas Holmgren (MP), Revisor Berit Sjövall (M), Revisor Åke Christiansson (M), Revisor Rune Andersson (L), Revisor Olle Strand (SD), Revisor Ulf Axel Olof Hägg (SD), Revisor, George Smidlund Christin Menander Jan-Åke Troedsson Samtliga sakkunniga Per Lilja (M) Justering Protokollet omfattar Underskrifter Sekreterare... Christin Menander Ordförande... Sten Dahlvid (S) Justerande... Per Lilja (M)

2 2 ÄRENDELISTA 29 Upprop och val av justerare samt tid för justering 30 Fastställande av dagens föredragningslista 31 Föregående sammanträdesprotokoll 32 Information om bokslut Rapportering från bokslutsmöten med samtliga nämnder/styrelse 34 Rapportering från lekmannarevisorernas slutrevisionsmöten med bolagen/styrelserna m fl 35 Granskning av anläggningsregister sammanfattning av yttranden 36 Granskning av insatser för barn och ungdomar i HVB 37 Granskning av upphandlingar i Malmö stad 38 Granskning av informationssäkerhet 39 HR-systemet 40 Revisorskollegiets utfallsprognos Revisorskollegiet träffar hela nämnderna 42 Revisionsdirektören informerar 43 Anmälan till Starevs erfarenhetskonferens i Gävle 44 Ändring av arbetsutskottets sammanträdesdag i augusti månad

3 3 29 Upprop och val av justerare samt tid för justering Revisorskollegiet beslutar att utse Per Lilja (M) att justera protokollet den 4 april 2016 klockan på revisionskontoret.

4 4 30 Fastställande av dagens föredragningslista Ordföranden föreslår följande tilläggsärenden på dagordningen: 3) Föregående sammanträdesprotokoll 15) Anmälan till Starevs erfarenhetskonferens i Gävle. 16) Ändring av arbetsutskottets sammanträdesdag i augusti månad Revisorskollegiet beslutar att fastställa föredragningslistan.

5 5 31 Föregående sammanträdesprotokoll Revisorskollegiet beslutar att lägga protokollen från revisorskollegiets sammanträde och från arbetsutskottets sammanträde till handlingarna.

6 6 32 Information om bokslut 2015 Ekonomidirektör Jan-Åke Troedsson informerar om Malmö stads årsredovisning 2015, utfallsprognos och om PwC:s rapport avseende långsiktig finansiell analys. De sakkunniga informerar om väsentliga iakttagelser vid den årliga granskningen och i de särskilda fördjupade granskningarna under 2015 inom samtliga nämnder. Revisorskollegiet beslutar att godkänna informationen.

7 7 33 Rapportering från bokslutsmöten med samtliga nämnder/styrelse Information från samtliga styrgruppers bokslutsmöten med respektive nämnd/styrelse lämnade under informationsärendet om bokslut Revisorskollegiet beslutar att godkänna informationen.

8 8 34 Rapportering från lekmannarevisorernas slutrevisionsmöten med bolagen/styrelserna m fl Samtliga lekmannarevisorer i de kommunala bolagen och de förtroendevalda revisorerna i stiftelser/kommunalförbund m fl informerar om sina slutrevisionsmöten i MKB Fastighets AB, Malmö kommuns Parkerings AB, Minc i Sverige AB, Malmö Opera och Musikteater AB, Kommunassurans Syd Försäkrings AB, finansiella samordningsförbundet FinSam i Malmö, Vagnparken i Skåne AB (ViSAB), Malmö Stadsteater AB, kommunalförbundet Räddningstjänsten Syd, Sydvatten AB, stiftelsen Kockum Fritid, Sydskånes avfallsaktiebolag SYSAV, Malmö Live Konserthus AB, kommunalförbundet VA Syd, Malmö Stadshus AB, Skånes Dansteater AB och Medeon AB. Revisorskollegiet beslutar att godkänna informationen.

9 9 35 Granskning av anläggningsregister sammanfattning av yttranden SR Återrapportering av inkomna yttranden från kommunstyrelsen, tekniska nämnden och servicenämnden över granskningen av anläggningsregister. Revisorskollegiet beslutar att lägga samtliga yttranden till handlingarna att göra uppföljning inom ramen för årlig granskning. sunderlag Tekniska nämndens yttrande över granskning av anläggningsregister SR Kommunstyrelsens yttrande över Granskning av anläggningsregister Servicenämndens yttrande över granskning av anläggningsregister

10 10 36 Granskning av insatser för barn och ungdomar i HVB SR Återrapportering av yttranden från kommunstyrelsen, stadsområdesnämnderna Söder och Innerstaden gällande granskning av insatser för barn och ungdomar i HVB Revisorskollegiet beslutar att godkänna återrapporteringen att lägga samtliga yttranden till handlingarna. sunderlag G-Tjänsteskrivelse koll återrapp insatser för barn och unga i HVB Kommunstyrelsens yttrande över granskningen av insatser för barn och ungdomar i HVB Granskning insatser för barn och unga i HVB, stadsområdesnämnd Innerstaden (2/3) Granskning insatser för barn och unga i HVB, stadsområdesnämnd Innerstaden (3/3) Yttrande granskning av insatser för barn och ungdomar i HVB (2/3) Yttrande granskning av insatser för barn och ungdomar i HVB (3/3)

11 11 37 Granskning av upphandlingar i Malmö stad SR Återrrapportering av yttranden från kommunstyrelsen, servicenämnden och tekniska nämnden över granskningen av upphandlingar i Malmö stad. Revisorskollegiet beslutar att lägga yttrandena till handlingarna. sunderlag Tekniska nämnden - Yttrande över Granskning av upphandlingar i Malmö stad, SR (2/2) Yttrande servicenämnden Granskning av upphandlingar i Malmö stad Yttrande kommunstyrelsen

12 12 38 Granskning av informationssäkerhet SR Återrapportering av yttranden från grundskolenämnden, kommunstyrelsen, servicenämnden och stadsområdesnämnden Väster över granskningen av informationssäkerhet inom Malmö stad. Revisorskollegiet beslutar att lägga inkomna yttranden till handlingarna att följa upp granskningen under 2016 med hänsyn till kommunstyrelsens yttrande. sunderlag G-Tjänsteskrivelse KOLL Granskning av informationssäkerhet Yttrande från grundskolenämnden SR (2/2) Yttrandet från kommunstyrelsen Granskning av informationssäkerhet Yttrande på granskning av informationssäkerhet SR (2/4) Yttrande i ert ärende SR (2/2)

13 13 39 HR-systemet SR Richard Magnusson informerar om granskningen av Malmö stads HR-system med avseende på om semester-, ferie- och uppehållslöneskuld är korrekt redovisad i Malmö stads ekonomisystem Raindance. Revisorskollegiet beslutar att översända rapporten till kommunstyrelsen, servicenämnden och grundskolenämnden för yttrande senast att följa upp granskningen inom ramen för årlig granskning. sunderlag MISSIV KOLL Granskning av HR-systemet G-Tjänsteskrivelse revisorskollegiet HR-systemet RAPP HR-systemet

14 14 40 Revisorskollegiets utfallsprognos SR Revisionsdirektören informerar om lämnad utfallsprognos i Stratsys som visar ett prognostiserat nollresultat för helår. Revisorskollegiet beslutar att godkänna revisorskollegiets utfallsprognos sunderlag G-Tjänsteskrivelse KOLL Utfallsprognos Revisorskollegiets utfallsprognos

15 15 41 Revisorskollegiet träffar hela nämnderna Revisorskollegiet har tidigare diskuterat att styrgrupperna bör under 2016 träffa hela nämnderna för att bland annat informera om revisionens roll. Arbetsutskottet beslutade att föreslå revisorskollegiet besluta att respektive styrgrupp samt revisionens ordförande träffar nämnderna tillsammans med revisionsdirektören och aktuell nämndsrevisor. Förslag på nämnder; tekniska nämnden, förskolenämnden, grundskolenämnden samt AGVN (arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden). Revisorskollegiet beslutar att under 2016 träffa tekniska nämnden, förskolenämnden, grundskolenämnden och AGVN att respektive styrgrupp, revisorskollegiets ordförande, revisionsdirektören och aktuell nämndsrevisorn bjuder in sig för en dialog med nämnderna att alla nämnder ska besökas innan innevarande mandatperiods utgång.

16 16 42 Revisionsdirektören informerar Revisionsdirektören informerar om att revisionskontoret kommer att rapportera in förvaltningens budgetunderlag 2017 i Stratsys Revisorskollegiet kommer att besluta om budgetskrivelse 2017 på sammanträdet Stadsrevisionen begär om förändrat kommunbidrag 2017 med 1500 tkr. Revisorskollegiets verksamhetsplan kommer att behandlas på revisorskollegiets sammanträde Ledamöterna diskuterar innehåll och struktur i revisionsberättelsen för 2015 och i skrivelsen Synpunkter och iakttagelser avseende 2015 års revision samt hur årsrapporterna ska kommuniceras med nämnderna. Revisorskollegiet beslutar att godkänna informationen att uppdra åt revisionsdirektören att till revisorskollegiets sammanträde presentera ett utkast till Revisionsberättelse 2015 och till skrivelsen Synpunkter och iakttagelser avseende 2015 års revision.

17 17 43 Anmälan till Starevs erfarenhetskonferens i Gävle Revisorskollegiet beslutade att anmäla Sten Dahlvid, Göran Hellberg, Robabeh Taeri, Ulf Hägg, Rune Andersson, Berit Sjövall och George Smidlund till Starev Syds erfarenhetskonferens i Gävle den maj Revisorskollegiet beslutar att komplettera anmälan med Per Lilja (M) till Starev Syds erfarenhetskonferens i Gävle den maj 2016.

18 18 44 Ändring av arbetsutskottets sammanträdesdag i augusti månad Arbetsutskottet beslutade att föreslå revisorskollegiet besluta att arbetsutskottets sammanträde flyttas till den 24 augusti klockan Revisorskollegiet beslutar att flytta revisorskollegiets sammanträde till den 24 augusti klockan