1 Sammanträdets öppnande Ordföranden hälsar alla välkomna till dagens sammanträde.

Transkript

1 Malmö stad Revisorskollegiet PROTOKOLL Sammanträdesdatum Närvarande Kl Kl Plats Paragrafnr Stadshuset, Rum S Ledamöter Dahlvid Sten, ordförande Lilja Per, vice ordförande Bojesson Anneli Carlén Sven-Åke Larsson Gösta Nordin Tomas Olofsson Per-Olof Sjövall Berit Söderholm Berit Taeri Robabeh Frånvarande ledamöter Hellberg Göran Langerbeck Peter Lindkvist Britt-Marie Tjänstemän Håkansson Lennart, stadsrevisor Menander Christin, sekreterare Onsö Lotta, 6 Magnusson Richard, 7 Hammar Olof, 8 1 Sammanträdets öppnande Ordföranden hälsar alla välkomna till dagens sammanträde. 2 Godkännande av dagordning Utsänt förslag till dagordning föreligger. att godkänna dagordningen. Bilaga 2 3 Notering av frånvarande ledamöter Noteras att Peter Langerbeck, Göran Hellberg och Britt-Marie Lindkvist har anmält förhinder att närvara vid dagens sammanträde. 4 Utseende av justerare att utse Per Lilja till att jämte ordföranden justera dagens protokoll och att justering äger rum måndagen den 8 februari kl på revisionskontoret. 5 Föregående sammanträdesprotokoll Föreligger sammanträdesprotokoll från revisorskollegiets sammanträde och ej justerat protokoll från arbetsutskottets sammanträde att lägga protokollen till handlingarna. 6 Rapport Förorenad mark Lotta Onsö redogör för granskningen av hur arbetet med inventering och sanering av förorenad mark i Malmö bedrivs i stadens nämnder och hur förorenad mark som ägs av Malmö stad värderas i balansräkningen. RK Protokoll doc 1 (5)

2 Revisorskollegiet vill särskilt lyfta fram att staden saknar en nämnd som tar på sig huvudmannaskapet gällande bidragsansökningar för åtgärdande av förorenad mark där ansvarig saknas. Problematiken kring huvudmannaskapet bör tydliggöras och ansvarsfrågan klarläggs och slås fast. att nämnderna har olika roller med i vissa fall motstridiga uppdrag. Att hantera de olika roller som finns inom samma organisation så smidigt som möjligt är av största vikt för en effektiv handläggning inom berörda förvaltningar. att det är lämpligt att tekniska nämnden/fastighetskontoret utreder om, och i så fall när, under exploateringsprocessen det är relevant att boka upp en avsättning respektive upplysa om en ansvarsförbindelse för framtida saneringskostnader i pågående exploateringsprojekt. att sända rapporten till miljönämnden, tekniska nämnden och kommunstyrelsen för yttrande senast Av yttrandet ska framgå vilka åtgärder de avser vidta med anledning av granskningsrapporten. Bilaga 6 a-b 7 Rapport Trafikmiljö Richard Magnusson redogör för granskningen av Malmö stads arbete med att förbättra trafikmiljön inom ramen för Trafikmiljöprogram Revisorskollegiet vill särskilt fästa vikt vid att tekniska nämnden och stadsbyggnadsnämnden tar ställning till om att det kommande trafikmiljöprogrammet ska kompletteras med indikatorer som mäter utvecklingen av trafikmiljöåtgärder på stadsplaneringsområdet. att tekniska nämnden tar ställning till om trafikmiljöåtgärderna på godstransportområdet bör revideras. att sända rapporten till tekniska nämnden och stadsbyggnadsnämnden för yttrande senast Av yttrandet ska framgå vilka åtgärder de avser vidta med anledning av granskningsrapporten. Bilaga 7 a-b 8 Rapport Hemlöshet Olof Hammar redogör för gransknigen hur hemlöshetsarbetet bedrivs såväl kommunövergripande som i stadsdelarna Centrum, Södra Innerstaden, Fosie, Rosengård och Kirseberg. Granskningen visar framförallt att redovisningen av kostnader för hemlösa bör förbättras. att en översyn av IT-stödet bör ske. att det bör övervägas om det är tillräckligt att redovisa statistik över antalet hemlösa malmöbor endast en gång per år. RK Protokoll doc 2 (5)

3 att sända rapporten till kommunstyrelsen, sociala resursnämnden och stadsdelsfullmäktige Centrum, Södra innerstaden, Fosie, Rosengård och Kirseberg för yttrande senast och att sända rapporten till tekniska nämnden samt stadsdelarna Västra Innerstaden, Limhamn/Bunkeflo, Husie, Hyllie och Oxie med möjlighet att yttra sig. Bilaga 8 a-b 9 Rapportering från styrgrupperna Återrapporteras yttranden över granskningarna Kontinuitetsplanering, Kvalitetsredovisningar, Arbetscentrum och Investeringar. att godkänna rapporteringen och att lägga inkomna yttranden till handlingarna. Bilaga 9 a-d 10 Rapportering från lekmannarevisorerna Informeras från lekmannarevisorerna i MKB Fastighets AB. 11 Stadsrevisionens bokslut och årsanalys för räkenskapsåret 2009 Stadsrevisorn informerar om Stadsrevisionens årsanalys för år Årsanalysen har upprättats i enlighet med stadskontorets anvisningar. Årets resultat uppgår till + 12 tkr. Stadsrevisionens bokslut kommer att granskas av Helsingborgs revisionskontor. att godkänna årsanalysen för år 2009 och att sända årsanalysen till kommunstyrelsen. Bilaga 11 a-c 12 Uppföljning av revisionskontorets verksamhetsplan för 2009 Stadsrevisorn redovisar uppföljningen av revisionskontorets verksamhetsplan för Uppföljning visar att målen inom områdena; genomförande av revisionsplanen, ekonomi, personal, miljöarbete och intern kontroll i huvudsak har uppnåtts. att godkänna redovisningen av resultatet i uppföljningen av verksamhetsplan för år Bilaga 12 RK Protokoll doc 3 (5)

4 13 Intern kontroll för 2010 Stadsrevisorn informerar om planen för intern kontroll med förslag på följande granskningsområden under år 2010: Uppföljning av att revisionsplanen genomförs i enlighet med revisorskollegiets beslut. Uppföljning av att rutinen för kommunikation av rapport följs, delprocess 3. Uppföljning av rutinen för fakturering. Rutiner för efterföljande av kommunens IT-säkerhetspolicy efterlevs. Rutiner för säkerställande att de konsekvenser som anges i barnkonventionen beaktas i ärendeberedning och beslut. Uppföljning av att rutinerna i samband med bokslutsgranskningen följs och att granskningsprogram och huvudarbetspapper fylls i. att godkänna planen för intern kontroll Bilaga Verksamhetsplan för 2010 Revisorskollegiet uppdrog åt stadsrevisorn vid sammanträdet den 15 december 2009 att inarbeta granskningen Uppföljning av granskning av policy och riktlinjer mot mutor i revisionsplanen för Revisionsplanen innehåller 18 projekt varav 12 granskningsprojekt föreslås genomföras av revisionskontoret och nedanstående sex projekt genomföras av konsult och direkt- i följande upphandlas tidsordning: Förhandsbedömning av barnavårdsärend en Kvalitet inom förskoleverksamheten Insatser för elever med särskilda behov Rättvisande räkenskaper sommar/ höst Behörighetsadministration och logisk säkerhet hösten Uppföljning av granskningen Policy och riktlinjer mot mutor hösten Stadsrevisorn informerar om att verksamhetsplanen för 2010 är ett viktigt instrument för genomförande av revisionsplanen 1 för är att godkänna verksamhetsplanen för 2010, att uppdra åt stadsrevisorn att upprätta förfrågningsunderlag för direktupphandling av ovanstående sex projekt samt att förfrågningsunderlagen godkänds av revisorskollegiet. Bilaga 14 a-b 1 Revisionsplanen baseras på en risk- och väsentlighetsanalys som bl a tagit hänsyn till de konsekvenser som anges i barnkonventionen. RK Protokoll doc 4 (5)

5 15 Stadsrevisorns rapportering Ordföranden informerar om att revisorskollegiet sammanträde den 25 maj flyttas till den 26 maj Stadsrevisorn informerar om Programmet på Starevs vinterkonferens i Göteborg den Inbjudningar till Starev Syds konferens i Växjö den 5-6 maj, Starevs årsmöte i Malmö maj och 62:a primärkommunala revisionskonferensen i Norrköping den 2-3 juni Förfrågan från Lunds kommuns revisorer om studiebesök på Stadsrevisionen den 28 eller 29 april Stadsrevisorn informerar om Skolinspektionens tillsyn av Malmös skolor under 2010 Kommunstyrelsens beslut om utredning av kommungemensam dokument- och ärendehantering samt förvaltningsmodell för systemet KS AU:s beslut om konkurrensbegränsad offentlig säljverksamhet Nytt nyttjanderättsavtal mellan Malmö kommun och Copenhagen Malmö Port att godkänna informationen, att sammanträdet i maj flyttas till samt att anmälan till Starevs Syds konferens i Växjö, Starevs årskonferens i Malmö och 62:a primärkommunala revisionskonferensen i Norrköping behandlas på nästa sammanträde. 16 Sammanträdets avslutande Sammanträdet avslutas kl Vid protokollet Justeras Christin Menander Sten Dahlvid Ordförande Per Lilja Vice ordförande RK Protokoll doc 5 (5)