ÅRSREDOGÖRELSE Revisorskollegiet Malmö stad Stadsrevisionen

Transkript

1 Malmö stad Stadsrevisionen ÅRSREDOGÖRELSE 2015 Revisorskollegiet Årsredogörelse 2015 KOLL (601615)_TMP Postadress: Stadshuset, Malmö Besöksadress: August Palms plats 1 Telefon (exp): Hemsida: malmostadsrevision@malmo.se

2 Innehållsförteckning 1 Revisionsberättelse för år Synpunkter och iakttagelser avseende 2015 års revision Revisorernas granskning Granskningens genomförande Årlig granskning Revisionskontorets sammanfattning av årets granskningar Kommunstyrelsen Valnämnden Förtroendenämnden Överförmyndarnämnden Tekniska nämnden Stadsbyggnadsnämnden Miljönämnden Kulturnämnden Servicenämnden Fritidsnämnden Stadsområdesnämnd Norr Stadsområdesnämnd Väster Stadsområdesnämnd Söder Stadsområdesnämnd Öster Stadsområdesnämnd Innerstaden Sociala resursnämnden Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Grundskolenämnden Förskolenämnden Fördjupade granskningsprojekt Upphandlingar Informationssäkerhet Ensamkommande flyktingbarn Kvalitetskontroll vård och omsorg Skola för elever med stora svårigheter Cykelstaden Malmö Insatser för barn och ungdomar i HVB Barn som far illa Plan för individ och familjeomsorgen Malmö Live Klimatsäkrat Malmö/Avloppssystemet HR systemet Anläggningsregister Områdesprogram för ett socialt hållbart Malmö Granskning i de kommunala bolagen Helägda bolag Malmö Kommuns Parkerings AB Malmö Live Konserthus AB Malmö Stadshus AB Malmö Stadsteater AB Minc i Sverige AB MKB Fastighets AB MKB Net AB Vagnparken i Skåne AB (VISAB) Delägda bolag Kommunassurans Syd Försäkrings AB Malmö Opera och Musikteater AB Medeon AB Årsredogörelse 2015 KOLL (601615)_TMP 2 (80)

3 Skånes Dansteater AB Sydskånes avfallsaktiebolag SYSAV SYSAV Industri AB SYSAV Utveckling AB Sydvatten AB Sweden Water Research AB Stiftelser Stiftelsen Kockum Fritid Stiftelsen Malmö Sommargårdar Kommunalförbund Kommunalförbundet Räddningstjänsten Syd Finansiellt samordningsförbund Samordningsförbundet FinSam i Malmö Årsredogörelse 2015 KOLL (601615)_TMP 3 (80)

4 1 Revisionsberättelse för år 2015 Årsredogörelse 2015 KOLL (601615)_TMP 4 (80)

5 Årsredogörelse 2015 KOLL (601615)_TMP 5 (80)

6 Årsredogörelse 2015 KOLL (601615)_TMP 6 (80)

7 Årsredogörelse 2015 KOLL (601615)_TMP 7 (80)

8 2 Synpunkter och iakttagelser avseende 2015 års revision Årsredogörelse 2015 KOLL (601615)_TMP 8 (80)

9 Årsredogörelse 2015 KOLL (601615)_TMP 9 (80)

10 3 Revisorernas granskning 2015 Vem bestämmer vad revisionen/revisorerna gör? Revisorernas uppdrag styrs av kommunallagen eller aktiebolagen (när det gäller lekmannarevision i bolag) och god revisionssed i kommuner och landsting. Revisorernas granskning görs på uppdrag av fullmäktige. Revisorerna bestämmer själva vad som ska granskas. Enligt lagen ska revisorerna årligen pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt om räkenskaperna är rättvisande och om styrelsen och nämndernas interna kontroll är tillräcklig. Vad gör revisionen/revisorerna? Varje nämnd ansvarar för styrning, uppföljning och kontroll av sin egen verksamhet. Revisorernas uppdrag är att granska hur nämnderna genomför detta uppdrag. Revisorerna granskar årligen den verksamhet som styrelsen, nämnderna samt fullmäktigeutskotten bedriver. Granskningen omfattar även de enskilda ledamöterna. Revisorerna ställer frågor som: Utförs fullmäktiges uppdrag på det sätt som är beslutat? Uppnås fullmäktiges mål? Används landstingets resurser på rätt sätt? Bedrivs verksamheten inom de ekonomiska ramar som fullmäktige fastställt? Revisorerna granskar också mer övergripande de företag som staden helt eller delvis äger. Hur arbetar revisionen/revisorerna? Revisorernas arbete präglas av integritet och oberoende. Revisorerna avgör självständigt både vad som ska granskas och hur granskningen ska genomföras. Revisorerna gör varje år en bedömning och planering av vad som ska granskas. Granskningarna genomförs av yrkesrevisorer. Revisorerna gör även egna analyser och bedömningar av varje granskning. Bedömningen sammanfattas i en skrivelse, missiv, som skickas till berörd nämnd. När revisorerna gjort klar granskningen för året sammanfattas resultatet i en revisionsberättelse. Den används som underlag för fullmäktiges årliga prövning av om styrelsen och nämnderna ska beviljas ansvarsfrihet. 4 Granskningens genomförande I enlighet med revisionsplanen genomförs under verksamhetsåret följande granskningsinsatser: Årlig granskning Denna omfattar en grundläggande granskning av delårsrapporterna, den s k löpande redovisningsgranskning samt bokslutsgranskningen och den genomförs vid samtliga nämnder och styrelsen. Årsredogörelse 2015 KOLL (601615)_TMP 10 (80)

11 Fördjupade granskningsprojekt Under året granskas vissa verksamheter/delar av verksamheter i s k fördjupade projekt. Resultatet redovisas i särskilda rapporter. Årsrapport Revisionskontoret upprättar en årsrapport för varje nämnd och styrelse. Denna är en sammanställning av årets granskningar som berört nämnden/styrelsen. I denna redovisas också en sammanfattande bedömning av nämndens/styrelsens ledning, styrning, uppföljning och interna kontroll. Kommunala bolag mm Som ett led i den samordnande revisionen genomförs också på uppdrag av lekmannarevisorerna granskningar vid de kommunala bolagen. 5 Årlig granskning Granskning delårsbokslut Den årliga granskningen omfattar en grundläggande uppföljning/granskning av delårsrapporterna. Denna genomförs vid alla nämnder och styrelsen. Denna omfattar i huvudsak följande: uppföljning av tidigare års granskningar bevaka nämndens/styrelsens budget- och verksamhetsbeslut fortlöpande följa nämndens/styrelsens styrning, uppföljning och kontroll kontrollera hur nämnden/styrelsen åtgärdat ev myndighetspåpekanden/domar följa upp vissa personalfrågor ex ohälsotal, mångfald, arbetsmiljö följa upp/granska delårsrapport 1 och 2 genomföra den sk löpande granskningen följa upp miljöledningsarbetet nämndens/styrelsens redovisning och interna kontroll kontinuerlig dialog med nämnd och förvaltning samt möte med presidium utifrån en bedömning av väsentlighet och risk lämna förslag till nya granskningsprojekt Rapport redovisas för ansvarig styrgrupp i samband med delårsboksluten. Årsrapport DR 2 utgör underlag för höstens presidiemöten samt revisorernas granskning av delårsrapport 2 med uttalande om de finansiella målen och målen för verksamheten kommer att uppnås. Löpande granskning I samband med granskningen av delårsrapporterna genomförs också den sk löpande granskningen. Revisorskollegiet väljer, utifrån en risk- och väsentlighetsanalys, ett antal områden som granskas inom nämnderna och styrelsen. 6 Revisionskontorets sammanfattning av årets granskningar Årsrapporter Efter bokslutsgranskningen har årsrapporter upprättats och översänts till samtliga nämnder och styrelsen. Denna innehåller en redovisning av samtliga granskningsinsatser som berört nämnden/styrelsen under verksamhetsåret. I Kommunallag (1991:900) 9 kap 9 anges att revisorernas uppgifter är att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. Årsredogörelse 2015 KOLL (601615)_TMP 11 (80)

12 För revisorernas granskning av verksamhet, ekonomi, intern kontroll samt räkenskaper används följande bedömningar och bedömningskriterier: Ändamålsenlig verksamhet Tillfredsställande ekonomi Rättvisande räkenskaper Tillräcklig intern kontroll Nämndens verksamhet har bedrivits i enlighet med nämndens reglemente, kommunfullmäktiges mål och uppdrag, nämndens mål, samt kommunallagen. Nämndens verksamhet har bedrivits inom de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. Nämndens bokslut är rättvisande och upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Nämndens mål, uppdrag och ekonomiska ramar överensstämmer med fullmäktiges beslut. Nämnden har fastställt mätbara och uppföljningsbara mål i enlighet med fullmäktiges beslut. I enlighet med reglementet för intern kontroll samt tillhörande tillämpningsanvisningar har nämnden: säkerställt att verksamheten styrs i enlighet med beslutade mål, lagar, förordningar och andra regler samt har en tillförlitlig finansiell rapportering kontroll över ekonomi, prestationer och kvalitet samt säkerställer att fattade beslut verkställs och följs upp. som grund för den årliga planeringen, prioriteringen och uppföljningen av det interna kontrollarbetet genomfört en risk- och väsentlighetsanalys. löpande följt upp det interna kontrollsystemet och antagit en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. löpande erhållit rapportering av resultatet från uppföljningen samt vid upptäckta brister förslagit åtgärder. Om granskningen utifrån bedömningskriterierna påvisar väsentliga avvikelser bedöms ovanstående områden som inte helt, alternativt inte, ändamålsenlig/ tillfredsställande/ rättvisande/ tillräcklig. Nedan redovisas den sammanfattande bedömningen för styrelsen och samtliga nämnder. Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens övergripande uppgifter Årsredovisning Förvaltningsberättelse Malmö stads årsredovisning har granskats. Förvaltningsberättelsen innehåller huvudsakligen de upplysningar som denna ska innehålla enligt Lagen om kommunal redovisning och rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning. Förvaltningsberättelsen innehåller dock inte en utvärdering om fullmäktiges mål för verksamheten har uppnåtts enligt den kommunala redovisningslagen 4 kap. 5. Malmö stads årsredovisning för 2015 bedöms i allt väsentligt ge en rättvisande bild av kommunens resultat och ställning. Årsredogörelse 2015 KOLL (601615)_TMP 12 (80)

13

14 Vad gäller kommunstyrelsens uppföljningsstruktur avseende verksamhet har styrelsen i huvudsak inte gjort några analyser eller dragit några slutsatser i uppföljningen av de nämndsmål som denna berörs av. Av Malmö stads budget 2015 framgår att tyngdpunkten i redovisningen ska ligga på analyser, slutsatser och kommentarer som förklarar det egna resultatet i perspektivet vad detta betyder för Malmö stad i sin helhet. Verksamhet Sammantaget bedöms kommunstyrelsen ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Bedömningen grundar sig på att kommunstyrelsen bedöms ha bedrivit verksamheten i enlighet med reglemente, lagar och riktlinjer som gäller för kommunstyrelsen samt har följt upp och rapporterat samtliga kommunfullmäktigemål, nämndsmål och till styrelsen riktade uppdrag. Bedömningen grundar sig vidare på att kommunstyrelsens indikatorer som mäter måluppfyllelsen för styrelsens nämndsmål visar att elva av fjorton mål är helt eller delvis uppfyllda. Kommunstyrelsen bedöms vidare delvis ha bidragit till uppfyllelsen av kommunfullmäktiges mål och i allt väsentligt ha genomfört de till styrelsen riktade uppdragen. Ekonomi Kommunstyrelsen bedöms ha bedrivit verksamheten på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att kommunstyrelsen och dess förvaltningar för 2015 redovisar ett överskott om 364 mnkr. Räkenskaper Kommunstyrelsens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. Valnämnden Valnämnden hade för 2015 totala intäkter på 42 tkr, personalkostnader för 188 tkr och övriga kostnader för 770 tkr. Kommunbidraget uppgick till tkr. Revisionen har granskat samtliga externa leverantörsbetalningar för 2015 utan anmärkning. Allt granskat material uppfyller de villkor som gäller för rörelsetillhörighet, klassificeringsprinciper, periodiseringsregler m.m. Valnämndens årsanalys innehåller de uppgifter som krävs av kommunstyrelsen och som är relevanta för verksamheten. Budget har upprättats för verksamhetsåret med de väsentliga posterna budgeterade. Valnämndens positiva överskott, 370 tkr, beror på lägre kostnader än budgeterat för arvoden till förtroendevalda och lägre kostnader än budgeterat för allmänna kostnader för administration och administrativa tjänster såsom IT-tjänster, IT-kommunikation, löneberedning och portokostnader. Valnämnden har inte beslutat om några egna nämndsmål och eftersom verksamheten är ytterst begränsad icke valår bedömer man inte att man under 2015 bidragit till att uppfylla kommunfullmäktiges mål. Valnämndens interna kontroll bedöms som tillräcklig. Nämndens genomförande av den interna kontrollen bedöms som tillräcklig. Årsredogörelse 2015 KOLL (601615)_TMP 14 (80)

15 Förtroendenämnden Förtroendenämnden hade för 2015 totala intäkter på 0 tkr, personalkostnader för 874 tkr och övriga kostnader för 229 tkr. Kommunbidraget uppgick till tkr. Årets resultat visar ett överskott på 91 tkr. Revisionen har granskat samtliga externa leverantörsbetalningar för 2015 utan anmärkning. Allt granskat material uppfyller de villkor som gäller för rörelsetillhörighet, klassificeringsprinciper, periodiseringsregler m.m. Förtroendenämndens årsanalys innehåller de uppgifter som krävs av kommunstyrelsen och som är relevanta för verksamheten. Budget har upprättats för verksamhetsåret med de väsentliga posterna budgeterade. Förtroendenämnden har inte beslutat om några egna nämndsmål eftersom det är en liten nämnd med bara en anställd. Uppföljning av kommunfullmäktiges mål har skett och kommenterats. Förtroendenämndens interna kontroll bedöms som tillräcklig. En begränsad intern kontroll plan finns och denna har följts upp. Överförmyndarnämnden Intern kontroll Sammanfattningsvis bedöms överförmyndarnämndens interna kontroll vara inte helt tillräcklig. Bedömningen grundar sig att nämnden beslutat om få målvärlden vilket medfört att huvuddelen av nämndsmålen inte är mätbara. Vidare bedöms nämnden ha en tillräcklig struktur för riskhantering och systematiska kontroller. Samtliga sju nämndsmål är utvärderade och bedömda i årsanalysen men uppfyllelsegraden är delvis otydlig då målvärlden huvudsakligen saknas. Verksamhet Sammantaget bedöms nämnden ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Bedömningen grundar sig på att verksamheten har bedrivits i enlighet med nämndens reglemente, kommunfullmäktiges mål och uppdrag, nämndens mål, samt aktuella lagar och riktlinjer. Länsstyrelsen har under hösten 2015 inspekterat nämndens verksamhet. Inspektionen har inte föranlett några anmärkningar. Nämndens bedömda måluppfyllelse visar att ett mål har uppnåtts, fem har delvis uppnåtts och ett mål har inte uppnåtts Nämndens måluppfyllelse är delvis svår att bedöma då det huvudsakligen inte finns målvärlden som medför mätbara mål. Utifrån nämndens egen bedömning påvisas en delvis låg måluppfyllelse med ökade handläggningstider och försämrad andel goda män tillsatta inom den målsatta tiden. Ekonomi Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett från ekonomiskt synpunkt inte helt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att nämndens ekonomiska resultat inte helt hållit sig inom de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. Nämnden redovisar per ett underskott om 1,6 Mkr. Överförmyndarnämndens bedöms ha mycket små möjlighetar att påverka det ekonomiska resultatet då förordnade ställföreträdare enligt lag har rätt till skäligt arvode och ersättning för sina utgifter. Årsredogörelse 2015 KOLL (601615)_TMP 15 (80)

16 Räkenskaper Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. Tekniska nämnden Fastighetskontoret Intern kontroll Tekniska nämnden - fastighetskontorets interna kontroll bedöms vara inte helt tillräcklig. Nämndsmål saknas för två av kommunfullmäktiges målområden. Samtliga nämndsmål är analyserade med text och kopplade indikatorer och åtaganden. För nämndsmålen framgår dock inte ett tydligt sammanfattande ställningstagande om måluppfyllelse. Det saknas för de mätbara indikatorerna i en del fall faktiska målvärden som ska uppnås. I flera fall är indikatorerna till nämndsmålen utformade så att analyser eller redogörelser ska genomföras, vilket kan göra det svårt att bedöma nämndsmålens uppfyllnad. Av granskningen framgår även att tekniska nämnden - fastighetskontoret saknar skriftliga nämndspecifika rutiner för planering och rapportering av det interna kontrollarbetet. Tekniska nämnden - fastighetskontoret bedöms vidare ha en inte helt tillräcklig process för att hantera risker. Det finns ingen dokumenterad och av nämnden antagen metod/arbetssätt för riskhantering. Metoden finns inte i dokumenterad form på annat sätt vad som framgår av intern kontrollärendena som behandlas och beslutas av nämnden. Bedömningen ovan ska delvis ses mot bakgrund av att nämnderna hade relativt kort tid att formulera och anpassa sina nämndsmål och dess indikatorer till kommunfullmäktigemålen samt att denna arbetsstruktur var i ett uppbyggnadsskede. Bedömningen kan också ses mot bakgrund av att det pågick ett av stadskontoret lett arbete för att utveckla ett nytt arbetssätt avseende riskhantering och intern kontroll i Malmö stad. Det bör också noteras att tekniska nämnden beslutade om riktlinjer för arbetet med intern kontroll för fastighetskontoret och att dessa börjar gälla från Bland dessa riktlinjer finns övergripande information om riskhantering. Verksamhet Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt för fastighetskontoret. Ekonomi Verksamheten bedöms skötas på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt för fastighetskontoret. Räkenskaper Nämndens balans- och resultaträkning för fastighetskontoret har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. Gatukontoret Intern kontroll Sammanfattningsvis bedöms tekniska nämndens interna kontroll inom gatukontorets verksamhetsområde under 2015 vara inte tillräcklig. Bedömningen ska dock delvis ses mot bakgrund av att nämnderna haft relativt kort tid att formulera och anpassa sina nämndsmål och tillhörande indikatorer till kommunfullmäktigemålen samt att denna arbetsstruktur är i ett uppbyggnadsskede. Bedömningen grundas på följande. Årsredogörelse 2015 KOLL (601615)_TMP 16 (80)

17 I revisionsberättelsen för 2014 gav revisorskollegiet tekniska nämnden inom gatukontorets verksamhetsområde en anmärkning grundad på flera förhållanden, bl.a. att direktupphandlingar inte hade dokumenterats enligt LOU. Även kommunfullmäktige beslutade att rikta anmärkning mot tekniska nämnden på samma grunder. Vid uppföljande granskning 2015 konstateras fortfarande brister i direktupphandlingarna. Den interna kontrollen bedöms vidare ha varit otillräcklig då information rörande en polisanmälan om trolöshet mot huvudman som gatukontoret låtit göra av två medarbetare för misstänkta oegentligheter dels lämnats efter en lång tidsutdräkt till tekniska nämndens presidium, dels behandlats på nämnden drygt 2 månader efter polisanmälan. Det finns en uppenbar risk att den pågående brottsutredningen kommer att visa ytterligare brister i den interna kontrollen. Under 2016 har två domar som gått emot tekniska nämnden avseende gatukontorets verksamhetsområde meddelats av förvaltningsrätten avseende upphandling respektive tjänstekoncession genomförda av gatukontoret Domarna avser dels upphandlingen Kommunal parkeringsövervakning, service och underhåll av biljettautomater samt flyttning av fordon i Malmö, dels tjänstekoncession avseende hyrcykelsystem. Under 2015 har totalt 15 domar och beslut meddelats av förvaltningsrätt, kammarrätt och högsta förvaltningsdomstolen. Av dessa har en dom gått emot tekniska nämnden inom gatukontorets verksamhetsområde, avseende tjänstekoncession för hyrcykelsystem. Nämnden har inom gatukontorets verksamhetsområde inte upprättat och beslutat om några målvärden som skall uppnås vilket försvårar bedömning av nämndsmålens uppfyllnad. Det har inte varit en anvisning från stadskontoret att nämnderna ska upprätta målvärden till de indikatorer som är mätbara. Det vore dock lämpligt för nämnden att upprätta målvärden där det är möjligt, vilket nämnden uppger att den kommer att göra under För två av kommunfullmäktiges målområden saknas nämndsmål. På ett av dessa målområden finns nämndsmål istället i fastighetskontorets budget. För det andra målområdet har nämnden sett över möjligheten att anta ett eget mål inför nämndsbudget 2016, men andra målområden har prioriterats till följd av befolkningstillväxt och asylsökande. Det bör finnas nämndsmål för detta målområde. TN/Gatukontoret redovisar måluppfyllelse genom att ange grad av måluppfyllelse vid årets slut och genom en prognos för måluppfyllelse vid mandatperiodens slut. Flera indikatorer avser värden för 2014, vilket tydliggjorts i årsanalysen. Tekniska nämnden bör se till att aktuella värden finns att tillgå, i den mån nämnden kan påverka detta. Kopplingen mellan riskanalysen och kontrollerna i interna kontrollplanen är delvis otydlig då det är svårt att se vilka risker från riskanalysen som inkluderats; riskvärde anges inte i interna kontrollplanen. Kopplingen kommer att vara tydligare i Malmö stads nya system för intern kontroll (i Stratsys). Verksamhet Sammantaget bedöms nämnden ha bedrivit verksamheten avseende gatukontoret på ett inte helt ändamålsenligt sätt. Bedömningen grundas på att av 9 nämndsmål bedöms 8 vara delvis uppnådda 2015, varav 7 bedöms vara delvis uppnådda vid mandatperiodens slut. Ett antal utvecklingsområden har konstaterats i årets granskningar. Andelen anställda med utländsk bakgrund har legat på en relativt oförändrad nivå den senaste femårsperioden. Sjukfrånvaron-ron per var 3,73 %. Ekonomi Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten avseende gatukontoret på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att utfallet 2015 är ett mindre underskott på 900 tkr. Årsredogörelse 2015 KOLL (601615)_TMP 17 (80)

18 Räkenskaper Under denna rubrik görs bedömning av om nämndens räkenskaper är rättvisande och upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Balansoch resultaträkning ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat och förmögenhetsställning. Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räkenskaperna avseende gatukontoret bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. Gatukontoret bör klargöra förutsättningarna för avsättningen för bidraget till Trafikverket för Malmöringen, bl.a. avseende vilka eventuella avtal m.m. som finns och vad som där framgår om bidragsbelopp och eventuell indexreglering. Avsättning ska enligt RKR rek 10.2 omprövas vid varje balansdag, och om det inte är troligt att bidraget eller del av det kommer att behövas ska avsättningen återföras (helt eller delvis). Gatukontoret uppger att utredning pågår kring vad som ska byggas och i samband med det kommer också översyn och diskussion att ske kring finansieringsfrågan (d.v.s. hur stor andel Malmö stad ska betala). Troligen kommer enligt gatukontoret nytt beslut att fattas och nytt avtal att skrivas, vilket i sin tur kommer att innebära förändringar i bokföringen. Gatukontoret bör delrapportera status och eventuellt ändrade förutsättningar i samband med delårsrapporter och årsbokslut. Gatukontoret bör även klargöra vad som gäller beträffande belopp och eventuell indexuppräkning av det av Malmö förskotterade bidraget från Trafikverket för trafikplats Spillepengen. I avtalen står om uppräkning enligt vägindex. Någon uppräkning har inte gjorts hittills. Bidraget uppgår i bokföringen till 96 mkr. Aktivering av huvuddelen av investeringen gjordes Stadsbyggnadsnämnden Intern kontroll Sammanfattningsvis bedöms stadsbyggnadsnämndens interna kontroll vara inte helt tillräcklig. Bedömningen ska dock delvis ses mot bakgrund av att nämnderna haft relativt kort tid att formulera och anpassa sina nämndsmål och tillhörande indikatorer till kommunfullmäktigemålen samt att denna arbetsstruktur är i ett uppbyggnadsskede. Bedömningen grundar sig på följande. Det är i nämndsbudgeten beträffande nämndsmål delvis svårt att skilja indikatorer, åtaganden och mått från varandra. Denna slutsats har stadsbyggnadskontoret också dragit, varför de börjat åtgärda detta. Det saknas vidare för de mätbara indikatorerna i flera fall faktiska målvärden som ska uppnås. Stadsbyggnadsnämnden har ett flertal målvärden, men i uppföljningssystemet Stratsys är de inte definierade som målvärden, utan framgår istället bland kommentarerna. Stadsbyggnadskontoret har givit avdelningarnas målområdesansvariga i uppdrag att fastställa målvärden där det f.n. saknas, t.ex. för sjukfrånvaro. Måluppfyllelsegraden för nämndsmålen bör framgå tydligt av årsanalysen. Det framgår inte av nämndens riskanalys hur riskerna ska behandlas. Riskbehandling kommer att framgå i Malmö stads nya system för intern kontroll (i Stratsys). Kopplingen mellan riskanalysen och kontrollerna i interna kontrollplanen är inte tillräckligt tydlig då det inte anges riskvärde i interna kontrollplanen. Kopplingen kommer att vara tydligare i Malmö stads nya system för intern kontroll (i Stratsys). Risker för tillförlitlig finansiell rapportering framgår inte uttryckligen av riskanalysen. Årsredogörelse 2015 KOLL (601615)_TMP 18 (80)

19 Verksamhet Sammantaget bedöms nämnden under 2015 ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Bedömningen grundar sig bl.a. på att av 17 nämndsmål har i Malmö stads uppföljningssystem Stratsys tio mål grön status, sju har gul status och inget har röd status. Ekonomi Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Stadsbyggnadsnämnden redovisar per ett överskott på ca 15,3 mkr, vilket beror på ökade externa intäkter och överskott avseende personalkostnader huvudsakligen orsakade av vakanser inom stadsbyggnadskontoret samt på icke handlagda ärenden inom bostadsanpassningsbidrag. Beträffande bostadsanpassningsbidrag har utökningen med en ny handläggare inte fått effekt förrän under hösten 2015, då handläggaren började den 1 juni Beträffande vakanser rör det sig enligt uppgift främst om tjänster som tagit tid att rekrytera men som nu är be-satta. Stadsbyggnadskontorets överskott är ca 7 mkr. Bostadsanpassningens överskott är ca 7,7 mkr. Boplats Syd redovisar ett överskott på ca 0,5 mkr. Räkenskaper Balans- och resultaträkning ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat och förmögenhetsställning. Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. En omdisponering av Boplats Syds lokaler för 860 tkr exkl. moms borde ha bokförts som s.k. engångshyra med periodisering över, som längst, hyreskontraktets löptid. Utgifterna för lokalanpassningarna har kostnadsförts i sin helhet på Miljönämnden Intern kontroll Sammanfattningsvis bedöms nämndens interna kontroll vara inte helt tillräcklig. Bedömningen grundas på att för de mätbara indikatorerna till nämndens mål har nämnden inte beslutat om några målvärden som skall uppnås vilket gör det svårt att bedöma nämndsmålens uppfyllnad. Bedömningen ska dock delvis ses mot bakgrund av att nämnderna haft relativt kort tid att formulera och anpassa sina nämndsmål och dess indikatorer till kommunfullmäktigemålen samt att denna arbetsstruktur är i ett uppbyggnadsskede. Bedömningen grundar sig också på att själva processen för hur nämnden tar fram riskanalys inte är fastställd av nämnden. Det finns också några utvecklingsområden i kopplingen mellan genomförd riskanalys och de frågor som kommer med i internkontrollplan respektive hanteras på annat sätt. Den interna kontrollplanen innehåller när under året kontroll ska ske och till vem inom förvaltningen avrapportering ska ske. Miljönämnden bör också fastställa när avrapportering under året ska ske till nämnden. Verksamhet Sammantaget bedöms nämnden ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Bedömningen grundar sig på att miljönämnden - med något undantag - bidrar till kommunfullmäktiges mål. Årsredogörelse 2015 KOLL (601615)_TMP 19 (80)

20 Ekonomi Under året har nämnden prognostiserat ett nollresultat. Nämnden har redovisat ett överskott om 1,3 miljoner kronor. Verksamheten bedöms därmed skötas på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Räkenskaper Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. Balansposterna kommenteras endast i de fall väsentliga avvikelser noterats i förhållande till god redovisningssed. Kulturnämnden Intern kontroll Kulturnämndens interna kontroll bedöms vara inte helt tillräcklig. Samtliga nämndsmål och fullmäktigemål var inte analyserade per delårsrapport januari-augusti, men är det i årsanalysen. För nämndsmålen framgår dock inte ett tydligt sammanfattande ställningstagande om måluppfyllelse. Nämnden bör utveckla arbetet med indikatorer och säkerställa att samtliga svarar mot nämndsmålen och är mätbara, så att den delen av målkedjan fungerar som avsett. Nämnden saknar dokumenterade nämndsspecifika rutiner för planering och rapportering av det interna kontrollarbetet. Det saknas en generell dokumenterad och av nämnden antagen metod för riskhantering. Bedömningen ovan ska delvis ses mot bakgrund av att nämnderna hade relativt kort tid att formulera och anpassa sina nämndsmål och dess indikatorer till kommunfullmäktigemålen samt att denna arbetsstruktur var i ett uppbyggnadsskede. Bedömningen kan också ses mot bakgrund av att det pågick ett av stadskontoret lett arbete för att utveckla ett nytt arbetssätt avseende riskhantering och intern kontroll i Malmö stad. Verksamhet Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Ekonomi Verksamheten bedöms skötas på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Räkenskaper Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. Servicenämnden Intern kontroll Sammanfattningsvis bedöms servicenämndens interna kontroll vara tillräcklig. Bedömningen grundar sig på att nämnden har beslutat om indikatorer och målvärden som mäter nämndsmålens uppfyllelsegrad. Nämnden har följt upp verksamheten och ekonomin löpande samt analyserat och redogjort nämndsmålens uppfyllelsegrad. Nämndens systematiska kontroll och riskhantering bedöms som tillräcklig. Mätbarheten av målen är delvis otydlig då 11 av 27 målvärden inte har kunnat bedömas 2015 på grund av utebliven mätmetod alternativt att målvärdet anges som basvärde och kan jämföras med först För de mål där målvärdet inte har kunnat mätas har uppfyllelsegraden bedömts utifrån andra parametrar såsom förvaltningens åtagande och den förvaltningsövergripande undersökningen bilden av serviceförvaltningen. Årsredogörelse 2015 KOLL (601615)_TMP 20 (80)

21 Fördjupad granskning avseende upphandlingar har påvisat att servicenämnden bör stärka den interna kontrollen gällande uppföljning, kvalitetssäkring och ekonomiska kalkyler för upphandlade tjänster. Nämndens prognossäkerhet kan förbättras 2016, prognosen per avviker 45 Mkr mot utfallet Verksamhet Sammantaget bedöms nämnden under 2015 ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Bedömningen grundar sig på att nämnden har bedrivit verksamheten i enlighet med lagar, riktlinjer och uppdrag samt till övervägande del bedöms ha bidragit till uppfyllelse av kommunfullmäktigemålen. Nämnden har uttryckligen tagit ställning till uppfyllelsen av nämndsmålen där 11 av 17 nämndsmål bedöms som helt uppnådda och övriga 6 nämndsmål bedöms som delvis uppnådda. Revisionen delar i huvudsak nämndens bedömda måluppfyllelse. För målet elevernas nöjdhet med skolmaten delas inte bedömningen att målet är delvis uppnått då endast 55 % av de tillfrågade eleverna var nöjda med skolmaten och matrådsfrekvensen var låg. Ekonomi Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att nämnden hållit sig inom de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. Nämnden redovisar per ett överskott om 67 Mkr. Räkenskaper Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. Fritidsnämnden Intern kontroll Sammanfattningsvis bedöms nämndens interna kontroll vara tillräcklig. Bedömningen grundar sig på att nämnden har beslutat om indikatorer och målvärden som mäter nämndsmålens uppfyllelsegrad. Bedömningen grundar sig vidare på att nämndens kontrollmiljö avseende styrdokument, riskhantering och systematiska kontroll bedöms utgöra en tillräcklig intern kontroll. Nämndens uppföljningsstruktur avseende verksamhet, intern kontrollplan och ekonomi har granskats och bedömts. Nämnden bedöms ha en tillräcklig uppföljningsstruktur avseende intern kontrollplan och ekonomi. Nämnden bedöms dock ha en inte helt tillräcklig uppföljningsstruktur avseende verksamhet. Detta grundar sig på att nämndens bedömning av måluppfyllelsen avseende nämndsmålen inte tydligt framgår av årsanalysen. Verksamhet Sammantaget bedöms nämnden under 2015 ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Detta grundar sig på att nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten i enlighet med reglementet samt att nämnden bedöms ha bidragit till uppfyllelse av kommunfullmäktigemålen och ha uppfyllt eller delvis ha uppfyllt nämndsmålen. Ekonomi Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Nämnden redovisar per ett överskott om ca 8,3 mnkr. Årsredogörelse 2015 KOLL (601615)_TMP 21 (80)

22 Räkenskaper Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. Stadsområdesnämnd Norr Intern kontroll Sammanfattningsvis bedöms SoN Norrs interna kontroll vara inte helt tillräcklig. Bedömningen grundar sig på att nämnden inte upprättat och beslutat om några målvärden som skall uppnås vilket gör det svårt att bedöma nämndsmålens uppfyllnad. Bedömningen ska dock delvis ses mot bakgrund av att nämnderna haft relativt kort tid att formulera och anpassa sina nämndsmål och indikatorer till kommunfullmäktigemålen samt att denna arbetsstruktur är i ett uppbyggnadsskede. Nämnden bedöms ha en inte helt tillräcklig process för att hantera risker i verksamheten då nämndens riskanalys endast redovisar slutsatserna av risk och väsentlighetsanalyserna. Nämnden har angett i självskattningen för 2015 att arbetet med riskanalysen kommer att utvecklas under Vidare grundar sig bedömningen på att nämnden inte bedöms ha vidtagit de korrigerade åtgärder som krävts för att nå budget i balans vid årets slut då de korrigerade åtgärderna som antogs var för att nå budget i balans på sikt. Verksamhet Sammantaget bedöms nämnden ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Bedömningen grundar sig på att verksamheten har bedrivits i enlighet med kommunfullmäktiges mål och uppdrag, nämndens mål, samt aktuella lagar och riktlinjer. Dock har nämnden inte upprättat och beslutat om några målvärden, vilket gör det svårt att bedöma och mäta nämndsmålens uppfyllnad. Revisionskontoret har noterat att Arbetsmiljöverket har inspekterat socialsekreterares arbetsförhållanden vid SoF Norr. Resultatet av inspektionen har skriftligen rapporterats till förvaltningen Rapportens resultat visar att arbetsförhållandena för socialsekreterarna innebär en bristande balans mellan arbetskrav och förutsättningarna resurser för att utföra arbetet. Arbetsbelastningen är sådan att Arbetsmiljöverket bedömer att det finns allvarlig risk för ohälsa. Yttrande har sänds till Arbetsmiljöverket med information om vad förvaltningen åtgärdat med anledning av de brister och krav som Arbetsmiljöverket har redovisat i inspektionsrapporten. Ekonomi Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett från ekonomiskt synpunkt inte helt tillfredsställande sätt. Nämnden redovisar per ett underskott om 24,3 mkr. Nämndens utfall efter korrigering för hemlöshetskostnaderna uppgår till -7,9 mkr. Kommunfullmäktige beslutade dock den 10 december 2015 att befria nämnderna för resultatansvar under 2015 vad avser merkostnader till följd av ökat flyktingmottagande vilket för nämnden uppgår till 4,9 mkr. Nämndens resultatansvar efter korrigering för hemlöshetskostnader och merkostnader för flyktingmottagande torde således utgöra -3 mkr. Årsredogörelse 2015 KOLL (601615)_TMP 22 (80)

23 Räkenskaper Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. Stadsområdesnämnd Väster Intern kontroll Sammanfattningsvis bedöms SoN Västers interna kontroll vara inte helt tillräcklig. Bedömningen grundar sig på att nämnden inte upprättat och beslutat om några målvärden som skall uppnås vilket gör det svårt att bedöma nämndsmålens uppfyllnad. Bedömningen ska dock delvis ses mot bakgrund av att nämnderna haft relativt kort tid att formulera och anpassa sina nämndsmål och indikatorer till kommunfullmäktigemålen samt att denna arbetsstruktur är i ett uppbyggnadsskede. Verksamhet Sammantaget bedöms nämnden under 2015 ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Bedömningen grundar sig på att verksamheten har bedrivits i enlighet med reglementet för nämnden, kommunfullmäktiges mål och uppdrag, nämndens mål, samt aktuella lagar och riktlinjer. Dock har nämnden inte upprättat och beslutat om några målvärden, vilket gör det svårt att bedöma och mäta nämndsmålens uppfyllnad samt bidrag till kommunfullmäktigemålen. Nämndens bedömning av nämndsmålens uppfyllelse 2015 framgår inte av årsanalysen. Nämnden har dock beslutat om nämndsmålens uppfyllelse vid nämndens möte den 24 mars Ekonomi Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Nämnden redovisar per ett överskott om ca 1,9 mkr, nämndens utfall efter korrigering för hemlöshetskostnaderna uppgår till +3,4 mkr. Utfallet 2015 visar ett överskott vilket är hänförligt till byte av redovisningsprincip gällande stadsbidragsersättning från Migrationsverket. Tidigare år har intäkten redovisats när den erhållits, från 2015 så redovisas stadsbidragsersättningen det år den är hänförlig till. I nämndens redovisade resultat är 6,3 mkr avseende stadsbidragsersättning hänförligt till tidigare år. Räkenskaper Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. Stadsområdesnämnd Söder Intern kontroll Sammanfattningsvis bedöms nämndens interna kontroll vara inte helt tillräcklig. Bedömningen grundas på att nämnden inte har upprättat och beslutat om målvärden som ska uppnås för de indikatorer som är kopplade till nämndens mål. Detta gör det svårt att bedöma nämndsmålens uppfyllnad. Bedömningen ska dock delvis ses mot bakgrund av att nämnderna haft relativt kort tid att formulera och anpassa sina nämndsmål och dess indikatorer till kommunfullmäktigemålen samt att denna arbetsstruktur är i ett uppbyggnadsskede. Vidare bedöms nämndsmålen vara generellt formulerade och riktar sig inte specifikt till nämndens kärnverksamheter vård och omsorg samt individ och familj. Årsredogörelse 2015 KOLL (601615)_TMP 23 (80)

24 Nämndens uppföljningsstruktur avseende verksamhet, intern kontrollplan och ekonomi har granskats och bedömts. Nämnden bedöms ha en tillräcklig uppföljningsstruktur avseende verksamhet och intern kontrollplan. Nämnden bedöms vidare ha en inte helt tillräcklig uppföljningsstruktur avseende ekonomi. Bedömningen grundas på att nämnden vid prognostiserat underskott inte har vidtagit korrigerande åtgärder för att uppnå en budget i balans i enlighet med Malmö stads riktlinjer för ekonomistyrning. Verksamhet Sammantaget bedöms nämnden ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Bedömningen grundar sig på att nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten i enlighet med reglementet. Bedömningen grundar sig vidare på att nämnden till övervägande del bedöms ha bidragit till uppfyllelse av kommunfullmäktigemålen samt bedöms helt eller delvis ha uppfyllt nämndsmålen. Nämndsmålet avseende tillgång till bostad bedöms inte ha uppnåtts och därmed bedöms inte nämnden har bidragit till uppfyllelse av kommunfullmäktigemålet. Ekonomi Sammantaget bedöms nämnden ha bedrivit verksamheten på ett ekonomiskt inte helt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att nämnden för 2015 redovisar ett underskott om 24,63 mnkr. Efter avräkning med 75 % av underskottet för hemlösheten och 100 % för kostnader för flyktingmottagandet uppgår årets underskott till 2 mnkr. Räkenskaper Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. Stadsområdesnämnd Öster Intern kontroll Sammanfattningsvis bedöms SoN Östers interna kontroll vara inte helt tillräcklig. Detta grundar sig på att nämnden inte har upprättat och beslutat om några målvärden som skall uppnås vilket gör det svårt att bedöma nämndsmålens uppfyllnad. Bedömningen ska dock delvis ses mot bakgrund av att nämnderna haft relativt kort tid att formulera och anpassa sina nämndsmål och dess indikatorer till kommunfullmäktigemålen samt att denna arbetsstruktur är i ett uppbyggnadsskede. Nämndsmålen är generellt formulerade och bedöms inte rikta sig specifikt till nämndens kärnverksamheter vård och omsorg samt individ och familjeomsorg. Nämnsmålens uppfyllelsegrad framgår i uppföljningen vilket bedöms som positivt. Nämndens korrigerande åtgärder vid prognostiserade underskott har vidtagits i enlighet med stadens riktlinjer för ekonomistyrning. Nämndens riskhantering, systematiska kontroll och uppföljningsstruktur bedöms som tillräcklig. Verksamhet Sammantaget bedöms nämnden ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Bedömningen grundar sig på att nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten i enlighet med reglemente, lagar och riktlinjer samt har följt upp och rapporterat samtliga kommunfullmäktigemål och nämndsmål. Stadsområde Östers uppföljning visar på en delvis svag måluppfyllelse där huvuddelen av nämndsmålen inte har helt uppnåtts under Tre av tio mål bedöms av nämnden ha uppnåtts medans sex mål bedöms delvis ha uppnåtts Målet avseende tillgång till bostad bedöms inte ha uppnåtts. Måluppföljningen visar på en tydlig försämring av brukarnas nöjdhet med särskilt boende inom vård och omsorg, fortsatt ökad social och strukturell hemlöshet samt en fortsatt ökad sjukfrånvaro. Årsredogörelse 2015 KOLL (601615)_TMP 24 (80)

25 Ekonomi Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett från ekonomiskt synpunkt inte helt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att nämndens ekonomiska resultat inte helt hållit sig inom de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. Nämnden redovisar per ett underskott om 38,7 Mkr. Korrigerat för 75 % av hemlöshetskostnaderna och de ökade kostnaderna för flyktingmotagandet uppgår underskottet till 11,3 Mkr mot budget. Räkenskaper Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. Stadsområdesnämnd Innerstaden Intern kontroll Sammanfattningsvis bedöms SoN Innerstadens interna kontroll vara inte vara helt tillräcklig. Detta grundar sig på att nämnden inte har upprättat och beslutat om några målvärden som skall uppnås vilket gör det svårt att bedöma nämndsmålens uppfyllnad. Bedömningen ska dock delvis ses mot bakgrund av att nämnderna haft relativt kort tid att formulera och anpassa sina nämndsmål och dess indikatorer till kommunfullmäktigemålen samt att denna arbetsstruktur är i ett uppbyggnadsskede. Från och med 2016 finns beslutade målvärden vilket enligt nämnden då kommer att underlätta arbetet och förbättra förmågan att värdera måluppfyllelsen. Nämndens riskhantering, systematiska kontroll och uppföljningsstruktur bedöms som tillräcklig. Nämnden beslutade om ekonomiska åtgärdsplaner efter UP-1 och dr-1. Vid nämndens septembersammanträde behandlades en ny åtgärdsplan efter prognosticerat underskott i dr-2. Planen antogs inte utan nämnden gav förvaltningen i uppdrag att ta fram en ny till nästa sammanträde. Vid oktobersammanträdet behandlades en ny åtgärdsplan. Planen antogs inte utan man beslutade istället att ansöka om extra medel hos kommunstyrelsen för att få en ekonomi i balans Ansökan om extra medel avslogs av kommunstyrelsen. Nämnden har därmed inte följt stadens och sina egna riktlinjer för ekonomistyrning. Vi bedömer att det inte är förenligt med riktlinjerna för ekonomistyrning att istället för att besluta om besparingsåtgärder begära extra ekonomiska resurser hos kommunstyrelsen för att uppnå en ekonomi i balans med anledning av det underskott som prognosticerades efter dr-2. Verksamhet Sammantaget bedöms nämnden ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Bedömningen grundar sig på att verksamheten har bedrivits i enlighet med nämndens reglemente, kommunfullmäktiges mål och uppdrag, nämndens mål, samt aktuella lagar och riktlinjer. Nämnden har följt upp samtliga beslutade mål av nämnden. Kommentarerna handlar dock mest om vilka aktiviteter som genomförts och inte eller väldigt lite om huruvida målen är uppfyllda. Man redovisar även måluppfyllelsen med grön, gul och röd färg för varje nämndsmål, men även här blir det utan målvärden svårt att tolka vad det innebär. Röd färg har redovisats vad gäller Frisknärvaro och sjukfrånvaro. Frisknärvaron har minskat under året och sjukfrånvaron för kvinnor har ökat medan den minskat för män. Årsredogörelse 2015 KOLL (601615)_TMP 25 (80)

26 Nämnden har följt upp samtliga beslutade mål av kommunfullmäktige. Nämnden bedöms ha bidragit till måluppfyllelsen i samtliga mål. Ekonomi Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett från ekonomiskt synpunkt inte helt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att nämndens ekonomiska resultat inte helt hållit sig inom de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. Nämnden redovisar per ett underskott om -6,5 Mkr. Orsaken till underskottet beror på ett negativt utfall inom vård och omsorgsverksamheten. Räkenskaper Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms vara rättvisande. Sociala resursnämnden Intern kontroll Sammanfattningsvis bedöms nämndens interna kontroll vara tillräcklig. Bedömningen grundar sig på att nämnden tagit fram indikatorer och åtaganden kopplat till nämndsmålen och att det i de flesta fall finns målvärden kopplade till indikatorerna. En del i nämndens interna kontroll är att säkerställa en ändamålsenlig styrning och kontroll av ekonomi och verksamhet. Utifrån nämndens budget för 2015 är bedömningen att nämndens 14 egna mål konkretiserar kommunfullmäktiges mål för den verksamhet som nämnden bedriver. Nämnden har beslutat om en budget i balans. Verksamhet Sammantaget bedöms nämnden ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Bedömningen grundar sig på att verksamheten har bedrivits i enlighet med kommunfullmäktiges mål och uppdrag, nämndens mål, samt aktuella lagar och riktlinjer. Nämnden har följt upp samtliga beslutade mål av nämnden och gjort en bedömning för varje enskilt mål om det är uppfyllt eller ej. Bedömningen är att samtliga mål helt eller delvis är uppfyllda. Nämnden har följt upp samtliga beslutade mål av kommunfullmäktige. Nämnden bedöms ha bidragit till måluppfyllelsen i samtliga mål. Ekonomi Nämnden redovisar för 2015 ett underskott på drygt -14 mnkr ( tkr). Eftersom kommunfullmäktige (10 december 2015) beslutade att befria nämnderna för resultatansvar under 2015 vad avser merkostnader till följd av ökat flyktingmottagande bedömer revisionen att nämnden trots underskottet bedrivit verksamheten på ett från ekonomiskt synpunkt tillfredsställande sätt. Normalt är bedömningen att så inte skett när nämnden inte hållit sig inom de av kommunfullmäktige beslutade ramarna. Flyktingsituationen under hösten hade stora konsekvenser för nämndens verksamhet och det negativa resultatet för 2015 beror på underskottet i verksamheten ensamkommande barn. Räkenskaper Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms vara rättvisande. Årsredogörelse 2015 KOLL (601615)_TMP 26 (80)

27 Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Intern kontroll Sammanfattningsvis bedöms nämndens interna kontroll vara inte helt tillräcklig. Bedömningen grundar sig på att för de mätbara indikatorerna till nämndens mål har nämnden inte beslutat om några målvärden som skall uppnås vilket gör det svårt att bedöma nämndsmålens uppfyllnad. Bedömningen ska dock delvis ses mot bakgrund av att nämnderna haft relativt kort tid att formulera och anpassa sina nämndsmål och dess indikatorer till kommunfullmäktigemålen samt att denna arbetsstruktur är i ett uppbyggnadsskede. Bedömningen grundas vidare på att nämnden inte bedöms ha en helt tillräcklig process för att hantera risker i verksamheten. Bedömningen grundas på att för de fyra verksamhetsområdena har inga riskanalyser genomförts. För de fyra avdelningar där riskanalyser har genomförts kan valet av kontrollmoment i en del fall inte kopplas till riskanalysen på ett tydligt sätt. Vidare framgår det inte tydligt hur en del av de risker som identifierats men inte tagits med i den interna kontrollplanen ska hanteras av nämnden. Verksamhet Sammantaget bedöms nämnden inte helt ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Bedömningen grundar sig på att nämndens bidrag till kommunfullmäktigemålet Malmös barn och unga ska få det stöd och den utbildning de behöver för att växa upp under trygga och jämlika förhållanden och utveckla sin fulla potential, som är av särskild vikt för nämnden, är svag. Nämnden har uppgett att nämnden behöver vidta åtgärder för att bättre bidra till målet. Kommunfullmäktigemålet har konkretiserats i nämndsmålet Alla elever når målen för utbildningen. Nämndsmålet med dess 4 indikatorer har inte uppnåtts under året. Vidare har antalet anmälda som väntat mer än det enligt skollagen lagstadgade kravet på erbjudande av SFI-plats inom 3 månader uppgått till mellan 200 och 300 personer under Ekonomi Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Nämnden redovisar per ett överskott på ca 11,2 Mkr. Räkenskaper Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. Grundskolenämnden Intern kontroll Sammanfattningsvis bedöms grundskolenämndens interna kontroll vara inte helt tillräcklig. Bedömningen grundas på att för de mätbara indikatorerna till nämndens mål har nämnden inte upprättat och beslutat om några realistiska och mätbara målvärden som skall uppnås vilket gör det svårt att bedöma nämndsmålens uppfyllnad. Revisionen är medveten om utmaningen för grundskolenämnden att hantera såväl skollagens krav som kraven inom kommunens målstyrning. Bedömningen ska dock delvis ses mot bakgrund av att nämnderna haft relativt kort tid att formulera och anpassa sina nämndmål och dess indikatorer till kommunfullmäktigemålen samt att denna arbetsstruktur är i ett uppbyggnadsskede. Årsredogörelse 2015 KOLL (601615)_TMP 27 (80)

28 Nämnden har följt upp ekonomin i samband med utfallsprognoser och delårsrapporter. Verksamheten följs upp genom olika rapporter löpande under året men nämnden har inte gjort bedömningar vid delårsrapporterna av hur man kommer att nå målen vid verksamhetsårets slut. Nämndens riskhantering har granskats och bedömts. Nämnden bedöms i stort ha en tillräcklig process för att hantera risker. Med detta menas av nämnden fastställd ordning hur riskanalys ska arbetas fram och eventuella uppdateringar under verksamhetsåret. Nämndens kontrollmiljö och systematiska kontroll bedöms som tillräcklig. Verksamhet Sammantaget bedöms nämnden ha bedrivit verksamheten på ett inte helt ändamålsenligt sätt. Bedömningen grundar sig på att, trots beslut i rätt riktning såsom resursfördelning, fördelning av 1:e lärare och det systematiska kvalitetsarbetet så har detta inte fått fullt genomslag i hela organisationen. Revisionskontoret bedömer, i enlighet med grundskolenämnden själv, att målen för skolan inte är uppnådda. Ekonomi Under året har nämnden prognostiserat ett nollresultat. Grundskolenämnden har redovisat ett överskott om 10,5 miljoner kronor. Verksamheten bedöms därmed skötas på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Räkenskaper Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. Balansposterna kommenteras endast i de fall väsentliga avvikelser noterats i förhållande till god redovisningssed. Förskolenämnden Intern kontroll Sammanfattningsvis bedöms nämndens interna kontroll vara inte helt tillräcklig. Bedömningen grundas på att för de mätbara indikatorerna till nämndens mål har nämnden i de flesta fall inte beslutat om några målvärden som skall uppnås vilket gör det svårt att bedöma nämndsmålens uppfyllnad. Vidare är indikatorerna till nämndsmålen i en del fall utformade så att analyser eller redogörelser ska genomföras, vilket också gör det svårt att bedöma nämndsmålens uppfyllnad. Bedömningen ska dock delvis ses mot bakgrund av att nämnderna haft relativt kort tid att formulera och anpassa sina nämndsmål och dess indikatorer till kommunfullmäktigemålen samt att denna arbetsstruktur är i ett uppbyggnadsskede. Verksamhet Sammantaget bedöms nämnden under 2015 ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Bedömningen grundar sig på att nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten i enlighet med reglementet samt till övervägande del bedöms ha bidragit till uppfyllelse av kommunfullmäktigemålen. Bedömningen grundar sig vidare på att uppföljning av tidigare granskning visar att nämnden vidtagit åtgärder avseende de brister som framkom i granskningen. I övrigt har inte framkommit något som tyder på att verksamheten inte har bedrivits på ett ändamålsenligt sätt. Nämnden har inte uttryckligen tagit ställning till uppfyllelsen av större delen av nämndsmålen i årsanalysen. Nämnden har dock tagit ställning till och beslutat om nämndsmålens uppfyllelsegrad vid nämndens möte den 23 mars Årsredogörelse 2015 KOLL (601615)_TMP 28 (80)

29 Det bör vidare noteras att nämndsmålen Vårdnadshavarnas delaktighet och inflytande ska stärkas, Andelen förskollärare ska öka och Sjukfrånvaron ska minska inte bedöms vara uppnådda. Ekonomi Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Nämnden redovisar per ett överskott om ca 5,5 Mkr. Räkenskaper Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. 7 Fördjupade granskningsprojekt Under året har 12 fördjupade granskningsprojekt genomförts. Dessa redovisas kortfattat nedan. Revisionsrapporterna finns att ladda ner från Stadsrevisionens hemsida Revisorskollegiet beslutade att inte genomföra två av granskningsprojekten i revisionsplanen; Ensamkommande flyktingbarn och Plan för individ- & familjomsorg. Upphandlingar Stadsrevisionen har genomfört en granskning avseende upphandlingar i Malmö Stad. Granskningens syfte har varit att bedöma om nämnderna följer lagen om offentlig upphandling, stadens upphandlingspolicy, stadens riktlinjer samt beslutade ramavtal. Vidare har bedömts om det finns en ändamålsenlig kompetens för att utföra upphandlingarna och om det finns en tillräcklig intern kontroll. EY har på uppdrag av revisorskollegiet utfört granskningen. Slutsatsen var att det finns tydliga brister i upphandlingsverksamheten. Revisorskollegiet lyfte särskilt fram vikten av att: kommunstyrelsen tydliggör om staden är en upphandlande myndighet eller om varje nämnd är sin egen upphandlande myndighet. kommunstyrelsen, tekniska nämnden och servicenämnden vidtar åtgärder för att säkerställa att samtliga upphandlingar utförs i enlighet med lagen om offentlig upphandling. tekniska nämnden avseende gatukontoret vidtar åtgärder för att säkerställa att det finns ändamålsenlig dokumentation och ordning avseende utförda direktupphandlingar. Revisorskollegiet ser allvarligt på de fortsatta bristerna som trots revisionens kritik föregående år, fortfarande föreligger. kommunstyrelsen, tekniska nämnden och servicenämnden vidtar åtgärder för att stärka den interna kontrollen gällande uppföljning, kvalitetssäkring och ekonomiska kalkyler för upphandlade tjänster. kommunstyrelsen, tekniska nämnden och servicenämnden säkerställer en tillräcklig kompetens på alla nivåer i organisationen vid genomförandet av upphandlingar. samarbetet mellan stadens upphandlingsenheter bör stärkas och den centrala upphandlingsenhetens roll bör tydliggöras. Sammanfattningsvis framgår det av yttrandena att nämnderna och styrelsen huvudsakligen instämmer i de slutsatser som framförts i granskningen och kommer att vidta åtgärder i enlighet med de identifierade förbättringsområdena. Av kommunstyrelsens yttrande framgår att nämnder och styrelser kan utgöra upphandlade myndigheter men det bedöms inte vara praktiskt eller effektivt. Kommunstyrelsen anger Årsredogörelse 2015 KOLL (601615)_TMP 29 (80)

30 insatser för att säkerställa att alla medarbetare som utför upphandlingar har de kunskaper som krävs. Kommunstyrelsen anger att den planerade interna kontrollen avseende direktupphandlingar kommer att utökas med en fördjupning gällande uppföljning, kvalitetssäkring och kalkyler för upphandlade tjänster. Kommunstyrelsen har samlat den befintliga upphandlingsgruppen för att påbörja ett förnyat arbete. Vidare anges att stadskontorets övergripande roll i upphandlingsfrågor utreds. Av servicenämndens yttrande framgår att nämndens interna kontrollplan 2016 kommer att innehålla en åtgärd och två granskningar som avser upphandlingsarbetet. Vidare anges att stadsfastigheter kommer att fortsätta sina regelbundna utbildningsinstaser för att upprätthålla god kompetens. Nämnden ställer sig positiv till ett förstärkt sammarbete mellan stadens upphandlingsenheter. Av tekniska nämndens yttrande framgår bl.a. att den nya IT-baserade direktupphandlingsmodulen, för vilken utbildning vid gatukontoret påbörjades i september 2015, gör det möjligt att säkerställa att avtal i anledning av direktupphandlingar kan dokumenteras i den ordning lag, policy och specifika riktlinjer anger. Beträffande bristande dokumentation i genomförda stickprov påpekar tekniska nämnden att dessa upphandlingar utförts före införandet av direktupphandlingsmodulen. Tekniska nämnden delar väsentligen bedömningarna i granskningsrapporten beträffande bristande dokumentation och bristande avtalstrohet vid inköp av kontorsmateriel. Tekniska nämnden delar inte slutsatsen att upphandling av tält för julfirande inom ramen för Liveside var en otillåten direktupphandling. Vidare redogör tekniska nämnden för genomförda respektive föreslagna åtgärder för att stärka den interna kontrollen gällande uppföljning, kvalitetssäkring och ekonomiska kalkyler för upphandlingar och projektstyrning. Informationssäkerhet Stadsrevisionen har under 2015 granskat informationssäkerhet inom Malmö stad. Syftet med granskningen har varit att granska om Malmö stads IT-verksamhet leds på ett ändamålsenlighet och effektivitet sätt. Granskningen har avgränsats till kommunstyrelsen, servicenämnden, grundskolenämnden och stadsområdesnämnd väster. Granskningen visar att stadens IT-verksamhet leds på ett ändamålsenligt sätt men att det finns förbättringsmöjligheter för att anse att Malmö stads IT-verksamhet leds på ett effektivt sätt. Produktion och ITutveckling har i granskningen bedömts ske i linje med nämndernas önskemål, däremot är det inte alltid så att produktion och IT-utveckling genomförts på ett säkert sätt. Granskningen visar även att sekretessbelagd information inte skyddas tillräckligt för de utvalda systemen som granskades. Revisorskollegiet ser dessutom allvarligt på att tidigare synpunkter från revisionen på stadens IT-verksamhet, som följts upp i granskningen, delvis inte är åtgärdade. Av kommunstyrelsens yttrande framgår att styrelsen har för avsikt att sammanställa en åtgärdsplan över de observationer och rekommendationer som framförts i granskningen. Ensamkommande flyktingbarn På grund av den extraordinära situationen under hösten beslöt revisorskollegiet att inte genomföra denna granskning under Kvalitetskontroll vård och omsorg Stadsrevisionen har granskat kvalitetsuppföljningen inom vård och omsorg på stadsområde Norr och Väster samt på Sociala Resursnämndens enhet för vård, omsorg och stöd när det gäller särskilda boende och korttidsboende drivna i enskild regi. Årsredogörelse 2015 KOLL (601615)_TMP 30 (80)

31 Syftet med granskningen har varit att kunna svara på om kvalitetsuppföljningen inom vård och omsorg är tillräcklig och ändamålsenlig. Enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd ska arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet dokumenteras. I Malmö stad ska nämnderna årligen upprätta en sammanhållen kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse av vilken det ska framgå hur kvalitets- och patientsäkerhetsarbetet har bedrivits under föregående år. Ett ledningssystem ska finnas och är ledningens stöd för att systematiskt och fortlöpande säkerställa och utveckla verksamhetens kvalitet. Ledningssystemet ska revideras årligen. Malmö stad har tagit fram ett nytt gemensamt dokument/regelverk kring egenkontroll under 2015 som granskade nämnder kommer använda framöver. Stadsområdesnämnd Norr och Väster bedriver enligt vår bedömning en omfattande och väl strukturerad kvalitetsuppföljning. Sociala resursnämnden har sedan i uppdrag att utföra kontinuerliga kvalitets- och avtalsuppföljningar för Malmö stads ramavtal gällande särskilda boende- och korttidsplatser drivna i enskild regi. Revisionen har tagit del av och granskat samtliga uppföljningsrapporter för 2014 och Samtliga särskilda boende och kortidsboende följdes upp under 2014 och flera hade vid vår granskning följts upp under I de fall det framkom brister har vi även fått del av den efterföljande dokumentationen. I de fall brister upptäcks har åtgärder vidtagits och granskningen har inte avslutats förrän redovisade brister åtgärdats. Vi har tagit del av den efterföljande dokumentationen kring de brister som framkom under Enligt våra bedömningar är den kvalitets- och avtalsuppföljning som sker tillfredsställande. Avrapportering av genomförd uppföljning sker alltid till Sociala resursnämnden och därefter till stadsområdesnämnderna. Dokumentationen är omfattande och av god kvalitet. Skola för elever med stora svårigheter Stadsrevisionen har genomfört en granskning avseende den grupp av elever som placeras i särskild undervisningsgrupp. Skollagen anger att skolorna ska pröva mindre omfattande åtgärder innan beslut sker om placering i särskild undervisningsgrupp. Skolverket har fastställt tillämpningsföreskrifter. Skolinspektionen har uppmärksammat brister såväl på nationell nivå som i Malmö. Det framgår av också förvaltningens egna dokument, att skolornas särskilda stöd bör följas upp bättre. Elevernas frånvaro är oroväckande hög på flera enheter. Allt detta är faktorer som gör att de elever som har sämst förutsättningar till sist riskerar att bli placerade i särskild undervisningsgrupp. Revisionskontoret har funnit att grundskolenämnden inte har en samlad bild av skolornas arbete med extra anpassningar och särskilt stöd. Det finns risker, som också företrädare för förvaltningen har lyft fram, att elevärendena därmed inte blir likvärdigt behandlade. Grundskolenämnden har yttrat sig över granskningsrapporten. Grundskolenämnden bedömer att stadsrevisionen har identifierat viktiga utvecklingsområden i sin granskningsrapport. Årsredogörelse 2015 KOLL (601615)_TMP 31 (80)

32 Grundskolenämnden bedömer att nämnden har en ändamålsenlig organisation för att systematiskt identifiera vad som behöver stärkas för en god måluppfyllelse och likvärdighet. Yttrandet följer de olika rekommendationer som granskningsrapporten särskilt pekade ut och det framgår av yttrandet att utvecklingsarbete pågår och som nämnden bedömer vara i linje med revisionens rekommendationer. Cykelstaden Malmö Revisionskontoret har på uppdrag av revisorskollegiet under perioden maj-juni 2015 granskat Malmö stads arbete med Cykelprogram för Malmö stad. Granskningen avser bl.a. åtgärder som vidtagits och kommer att vidtas, kostnader, avstämningar av cykelprogrammet, Malmö stads anseende som cykelstad internationellt, nationellt och bland malmöborna samt åtgärder för att göra cykeltrafiken säker. Granskningen har avgränsats till tekniska nämnden. Slutsatsen är att Malmö stads cykelprogram genomförs på ett övervägande ändamålsenligt sätt. Målet om andelen cykelresor visar hittills inte önskad utveckling, med en uppmätt andel uppgående till 22 % under 2013 jämfört med målvärdet 25 % för samma år. Enligt cykelprogrammet är målet 30 % 2018, medan den kommande trafik- och mobilitetsplanen (TROMP) anger samma målandel, fast för Tekniska nämnden bör tydliggöra vilket slutår som ska gälla. Mot bakgrund av den minskade investeringsramen och tekniska nämndens beslut under 2015 om väsentliga omprioriteringar de kommande åren av medel för investeringar, bl.a. i cykelbanor, är det av vikt att tekniska nämnden vidtar åtgärder för att mildra konsekvenserna av detta för cykelprogrammets mål. Det årliga cykelbokslutet bör redovisas för tekniska nämnden och utvecklas, t.ex. så att det redogör för i vilken grad cykelprogrammets leveransmål (åtgärderna) uppnåtts, för nedlagda utgifter i förhållande till beräknade utgifter för att slutföra cykelprogrammet, för anlagda cykelbanor i utbyggnadsområden och för kostnader för drift/underhåll. Av tekniska nämndens yttrande framgår bl.a. att behovet av en fortsatt utbyggnad av trygghetsfrämjande separerad cykelinfrastruktur längs kommunens huvudgatunät kvarstår, varför gatukontoret föreslår att enklare och tillfällig infrastruktur anläggs i väntan på en permanent lösning. Från och med bokslutet för 2015 kommer cykelboksluten att behandlas av tekniska nämnden och i större utsträckning redogöra för aktuell status på genomförandet av programmets utpekade åtgärder och måluppfyllelse. Insatser för barn och ungdomar i HVB Malmö stads kostnader för externa HVB-placeringar av barn- och ungdomar har fram till 2014 ökat kraftigt under flera år kostade externa HVB-platser för barn och ungdomar stadsområdena 121 mnkr. Syftet med granskningen har varit att kunna svara på om insatserna för barn och ungdomar i HVB är ändamålsenliga och om det finns en ändamålsenlig kvalitetsuppföljning. Båda stadsområdena har en utförlig processbeskrivning gällande HVB-placeringar. Det är IVO (Inspektionen för vård och omsorg) som är tillsynsmyndighet för privata HVBhem och SIS-institutioner. Det finns tydliga kvalitetskrav och mål när det gäller vården på såväl de HVB-hem som är upphandlade som när man anlitar ett icke upphandlat HVB-hem. Årsredogörelse 2015 KOLL (601615)_TMP 32 (80)

33 Det råder för närvarande brist på HVB-platser vilket dels medför att det krävs mycket arbete (personalinsatser) för att hitta en plats och dels att placeringar utanför ramavtalen på sistone blivit allt mer vanligt förekommande. Båda stadsområdena uppger att man alltid frekvent besöker de klienter som är placerade på HVB-hem. Det är för närvarande en ansträngd arbetssituation hos socialtjänsten vilket leder till att man i dagsläget inte kan uppfylla målen fullt ut kring uppföljning på ett korrekt sätt enligt de rutiner som finns. I stadskontorets årliga uppföljning av institutionsplaceringar för barn och unga ingår att kontrollera hur uppföljningen av enskilda placeringar skett. Enligt den rapportering som skedde våren 2015 och som bygger på inrapporterade uppgifter från stadsområdena hade inte uppföljningen följt riktlinjerna om fyra enskilda samtal per år för ungefär vart fjärde barn som var placerat på HVB-hem och som ingått i urvalet. Stadsområde Söder har gått igenom de underlag som redovisades till stadskontoret och delar inte slutsatserna att enskilda samtal inte skett enligt riktlinjerna för vart fjärde placerat barn utan att man i samtliga fall följt riktlinjerna. Nämnderna har vid tillfällen tagit emot inspektionsmeddelanden från IVO när de gjort tillsyn och uppmärksammat brister hos HVB-hemmen. Stadsområdena uppger att anmälningar från barn alltid tas på stort allvar och följs upp på olika sätt. Stadsområdesnämnderna (via myndighetsutskottet) informeras kontinuerligt (minst var sjätte månad) om enskilda placeringar. Bedömningen efter genomförda intervjuer och genomgång av dokumentation är att stadsområdesnämnd Söder och Innerstadens insatser för barn och ungdomar i HVB i huvudsak är ändamålsenliga och att det finns en ändamålsenlig kvalitetsuppföljning. Att det numera sker en samordnad upphandling av HVB-hem där Malmö stad ingår har inneburit att kvalitetskraven på de HVB-hem som man tecknat ramavtal med ökat och att arbetet vid placeringar därmed underlättats för personalen på stadsområdena. Vår uppfattning är att man alltid om möjligt ska göra placeringarna på de upphandlade HVBhemmen men har samtidigt förståelse för att man med den brist på platser som finns för närvarande måste genomföra placeringar även på icke upphandlade HVB-hem. Externa HVB-placeringar är relativt sett väldigt dyra och ur ett ekonomsikt perspektiv är det därför positivt att man arbetar aktivt för att hitta andra vårdformer och de senaste prognoserna tyder på att kostnaderna kommer att minska kraftigt Bedömningen efter genomförd kortgranskning är att inga ytterligare granskningsinsatser i nuläget känns nödvändiga. Barn som far illa Revisionskontoret konstaterar att frågan om socialtjänstens arbete med barn och unga har uppmärksammats vid flera olika tillfällen. Detta gäller både nationellt och i Malmö stad. Denna granskning har avgränsats till att gälla hanteringen av orosanmälningar enligt Socialtjänstlagen 14 kap 1 socialtjänstlagen. Revisionsfrågan har uttryckts som: Har Malmö stad en organisation som tillräckligt väl kan bevaka ärenden som gäller barn som kan befaras fara illa? Revisionskontoret bedömer, mot bakgrund att detta är en kortgranskning, att Malmö stad har en organisation som tillräckligt väl kan bevaka ärenden som avser barn som far illa. Årsredogörelse 2015 KOLL (601615)_TMP 33 (80)

34 Revisorskollegiet såg med oro att det finns indikationer i rapporten som visar att verksamheten har vissa brister och lyfte därför följande frågor: Mängden ärenden som har ökat markant. Hur hanterar stadsområdesförvaltningarna den stress som då kan uppstå? Hur varaktigt upprätthålla kvaliteten i mottagningsfunktionerna och utredningsfunktionerna? Statistikfunktionen KOLL. Är uppgifterna korrekta och aktuella och används det för att bevaka bland annat total tid för handläggning? Hur tar Malmö stad tillvara goda exempel från enheter som har lyckats hålla en hög kvalité i kombination med en god arbetsmiljö? Hur håller sig nämnden, eller dess myndighetsutskott, underrättad om dels utredningsläget med dess olika tidsfrister, dels uppföljning av kvaliteten i de åtgärder som sätts in? Hur säkerställer nämnden att tillräckliga resurser finns så att verksamheten uppfyller lagens krav? Granskningsrapporten sändes ut till kommunstyrelsen, de fem stadsområdesnämnderna samt sociala resursnämnden för yttrande. Samtliga nämnder har yttrat sig och instämmer i att ämnet Barn som far illa är angeläget. De indikationer som granskningsrapporten gör och som revisorskollegiet lyfter som angelägna frågor behandlas av nämnderna. Revisionen har dragit slutsatsen att samtliga är överens om att det finns utmaningar för verksamheten att kunna upprätthålla kvaliteten i hela kedjan för att barn inte ska fara illa. Arbetsmiljöverket har under 2015 utfört en tillsyn av socialsekreterarnas arbetsmiljö, som också den pekar på mängden ärenden som belastar hårt. Sociala resursnämnden kompletterade bilden med att i sitt yttrande påpeka att efter att revisionens granskningsrapport blev fastställd så ökade mängden ensamkommande barn än mer än som framgår av granskningsrapporten, som byggde i huvudsak på halvårsuppgifter. Kommunstyrelsen angav i sitt yttrande att Stadskontoret bedömer att en översyn av centrala behov och utvecklingsområden inom Individ- och familjeomsorgen behöver genomföras under Kommunstyrelsens arbetsutskott II fastställde ett utredningsdirektiv. Enligt utredningsdirektivet ska en delrapport lämnas mars 2016 och en slutrapport våren Plan för individ och familjeomsorgen Kommunfullmäktige beslutade att upphäva Plan för familjeomsorgen i Malmö stad. Revisorskollegiet beslutade mot bakgrund av kommunfullmäktiges beslut att inte genomföra kortgranskningen. Malmö Live Stadsrevisionen har under 2015 granskat Malmö Live. Syftet med granskningen har varit att granska om verksamheten i Malmö Live-projektet skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt samt om den interna kontrollen varit tillräcklig. Granskningen har avgränsats till kommunstyrelsen och stadskontoret samt servicenämnden och stadsfastigheter. Granskningen visar att ekonomin vid uppförandet av konserthuset och parkeringsanläggningen som helhet skötts på ett tillfredställande sätt då kostnaderna i projektet fördelats enligt kommunfullmäktiges beslut och huvudsakligen överensstämmer med fullmäktiges objektsgodkända kostnader och investeringsram. Granskningen visar också att den interna kontrollen inom projektet och arbetet med att löpande identifiera och analysera risker sammantaget bedömts vara tillräcklig och att verksamheten i projektet i allt väsentligt skötts på ett ändamålsenligt sätt då organisation och ansvarsfördelning varit tydlig. Årsredogörelse 2015 KOLL (601615)_TMP 34 (80)

35 Klimatsäkrat Malmö/Avloppssystemet Malmö drabbades den 31 augusti 2014 av ett kraftigt skyfall med omfattande skador och stora kostnader som följd. Över 100 mm regn uppmättes på bara några timmar. Klimatförändringarna förväntas innebära ökade nederbördsmängder i Malmö. För att Malmö stad ska klara de utmaningar som ökad nederbörd innebär krävs god beredskap och att staden har ett tillräckligt bra system för att ta hand om vatten. Syftet med granskningen har varit att granska beredskap och strategier vid akuta insatser i samband med kraftigt skyfall, förebyggande arbete med klimatanpassning avseende ökad nederbörd, skyddet för stadens och medborgarnas egendom samt efterföljsamhet av lagar, miljöprogram och handlingsplaner. Beredskap och strategier Bedömningen är att Malmö stads beredskap och strategier vid akuta insatser i samband med kraftigt skyfall till övervägande del fungerar väl. Samarbetet mellan förvaltningarna och VA SYD i samband med skyfallet fungerade bra och tillsammans arbetade man hårt och engagerat för att lösa problemen som följde av översvämningarna. Det finns dock behov av en tydligare ansvars- och rollfördelning vid akuta insatser. Det finns också ett behov av effektivisering genom en funktion som har en helhetsbild av situationen, samordnar kontakter och får tillgång till aktuell information och omedelbart förmedlar denna vidare till samtliga berörda. Erfarenheten från skyfallet i augusti 2014 har lett till att klimatanpassning har fått ett särskilt fokus i beredskapsarbetet. Förebyggande arbete Bedömningen är att Malmö stads förebyggande arbete med klimatanpassning avseende ökad nederbörd med risk för översvämning fungerar väl. Förvaltningarna arbetar med detta på många olika sätt vilket tydliggörs med exempelvis Handlingsplan för miljöarbete, Plan för Malmös vatten och Skyfallsplanen. Det finns stor samlad kunskap inom projektgrupperna då flertalet förvaltningar tillsammans deltar i arbetet med upprättandet av planerna. Det är dock för tidigt att dra några slutsatser kring planerna och dess åtgärder då flera av planerna är under upprättande och ännu inte är beslutade. Skyfallet i augusti 2014 har lett till att klimatanpassning har fått ett särskilt fokus exempelvis upprättas planer, skyfallsmodelleringar genomförs och arbete med att identifiera särskilt utsatta platser och åtgärder på kort och lång sikt har inletts. Dagvattenledningsnätet i Malmö stad är inte dimensionerat för att kunna hantera extrema nederbördsmängder vilket innebär att behovet av planerade översvämningsytor är stort samt till viss del en utbyggnad av avloppssystemet. En utbyggnad av avloppssystemet är inte realistisk som enda lösning, varken tekniskt eller ekonomiskt. Andelen hårdgjord yta bör minska och ersättas med grönska. Behovet av riktad information till fastighetsförvaltare, villaägare och bostadsrättsföreningar för att öka förståelsen för nyttan med grönska samt konsekvenserna av hårdgjorda ytor är stort. Vikten av grönska och optimering av dagvattenhantering på innergårdar och i privata trädgårdar, ytor som kommunen inte har rådighet över, behöver belysas i mycket större utstäckning än vad som görs idag. Förebyggande arbete är av stor vikt för att ge både miljönytta och lägre kostnader för skador på framför allt lång sikt. Finansiering saknas dock i dagsläget. Kostnaderna för att genomföra nödvändiga åtgärder har hittills finansierats inom förvaltningarnas ordinarie budgetram. Årsredogörelse 2015 KOLL (601615)_TMP 35 (80)

36 Skyddet för stadens och medborgarnas egendom Bedömningen avseende skyddet för stadens och medborgarnas egendom är att det, både vad gäller beredskap och förebyggande arbete, till övervägande del är fokus på Malmö stads funktioner och ansvarsområden. Behovet av riktad information till fastighetsförvaltare, villaägare och bostadsrättsföreningar avseende vikten av grönska samt konsekvenserna av hårdgjorda ytor är stort. Efterföljsamhet av lagar, miljöprogram och handlingsplaner Bedömningen är att lagar, miljöprogram och handlingsplaner följs i praktiken. Dock anses det vara av stor vikt i en akutsituation att anpassning efter den aktuella situationen, baserat på kunskap och erfarenhet, måste kunna ske vilket innebär att handlingsplaner inte alltid följs fullt ut. Samarbete mellan förvaltningar samt med VA SYD Bedömningen är att förvaltningarna inom Malmö stad samt förvaltningarna och VA SYD har ett bra och väl fungerande samarbete kring arbetet med klimatanpassning avseende ökad nederbörd med översvämning som följd. Bedömningen är vidare att det finns en samsyn kring arbetet med klimatanpassning, analyser och åtgärder. Yttranden Av yttrandena från kommunstyrelsen, tekniska nämnden, stadsbyggnadsnämnden och miljönämnden framgår att nämnderna i huvudsak instämmer med rapportens slutsatser. HR systemet Revisionskontoret har på uppdrag av revisorskollegiet under hösten 2015 granskat Malmö stads HR-system Personec P med avseende på om semester-, ferie- och uppehållslöneskuld är korrekt redovisad i Malmö stads ekonomisystem Raindance. Slutsatsen är att semesterlöneskulden vid åtminstone två tillfällen under 2015 varit felaktigt redovisad. I delårsbokslut januari-augusti 2015 var den enligt stadskontorets beräkning undervärderad med drygt 38 mkr inkl. PO-pålägg, till följd av att semesterdagstillägg och garantibelopp felaktigt saknades. Det innebär att Malmö stads redovisade resultat var drygt 38 mkr för högt i detta avseende. Det andra tillfället avser problem med Personec P:s hantering av beviljade semesterdagar per ; till följd av stora svårigheter att utreda detta, beroende på att flera behörigheter krävs (både chef och ekonom i Personec P) och att genomgång måste ske per attestdatum, kan stadskontoret inte uppskatta felet i kronor. Rapporten behandlades på revisorskollegiets Revisorskollegiet beslutade att översända rapporten till kommunstyrelsen, servicenämnden och grundskolenämnden för yttrande senast och att följa upp granskningen inom ramen för årlig granskning. Anläggningsregister Granskning har genomförts av anläggningsregister vid kommunstyrelsen, tekniska nämnden och servicenämnden. Syftet med granskningen har varit att ta ställning till om kommunstyrelsen och nämnderna har tillräckliga rutiner för att upprätthålla kompletta, uppdaterade och korrekta anläggningsregister enligt god redovisningssed och Malmö stads anvisningar och riktlinjer. Avgränsning skedde till materiella anläggningstillgångar. Granskningen visar att de granskade nämnderna och den granskade styrelsen i stort sett har tillräckliga rutiner och riktlinjer på området, men det finns ett antal brister och utvecklings- Årsredogörelse 2015 KOLL (601615)_TMP 36 (80)

37 områden som kräver åtgärder. Revisorskollegiet beslutade att översända rapporten till kommunstyrelsen, tekniska nämnden och servicenämnden för yttrande. Yttrandena behandlades på revisorskollegiets sammanträde 30 mars Av yttrandena framgår nämndernas och styrelsens vidtagna och planerade åtgärder. Revisorskollegiet beslöt att lägga yttrandena till handlingarna och följa upp inom ramen för årlig granskning. Områdesprogram för ett socialt hållbart Malmö Revisionskontoret har under 2015 granskat hur Områdesprogram för ett socialt hållbart Malmö följts upp och utvärderats. Till följd bl.a. av att områdesprogrammen ännu inte hade avslutats och att utvärderingsansvaret efter tvåårsavstämningen 2013 lagts på respektive områdesprogram var det svårt att få en tydlig bild av områdesprogrammens effekter. Slutsatsen var att konstaterade effekter för respektive områdesprogram bör framgå av stadskontorets slutrapport i november Granskningsrapporten sändes till kommunstyrelsen för yttrande samt till stadsområdesnämnderna för kännedom. Av kommunstyrelsens yttrande framgick att slutrapporten skulle redogöra för hur områdesprogrammet följts upp och utvärderats, liksom effekterna av insatserna. 8 Granskning i de kommunala bolagen Den av kommunfullmäktige utsedde lekmannarevisorn samverkar med den auktoriserade revisorn i revisionen av de kommunala bolagen. Lekmannarevisorn har uppdraget att granska om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om bolagets interna kontroll är tillräcklig. Uppdraget regleras i aktiebolagslagen kapitel 10 och kommunallagen kapitel 9. Lekmannarevisorn upprättar en granskningsrapport för berört bolag. Denna tillställes kommunfullmäktige och respektive bolags årsstämma. På uppdrag av lekmannarevisorerna har följande särskilda granskningar genomförts: Malmö kommuns parkeringsaktiebolag Direktupphandlingar Malmö Live Konserthus AB Arbetsmiljö Malmö Stadsteater AB Finansiering Offentlighetsprincipen Medeon AB Uppföljning av inkubatorsverksamheten Minc AB Direktupphandling, urval till inkubatorsprogrammet MKB Fastighets AB Bolagets bostadsbyggande inkl. samverkan med nämnder. Bolagets beredskap inför extrema nederbördsmängder och arbete med klimatanpassning av verksamheten. Sydvatten AB Förtroendekänsliga områden Sysav AB Förtroendekänsliga områden Visab Upphandlingar Granskningarna har inte i något fall föranlett någon anmärkning i lekmannarevisorns granskningsrapport. Årsredogörelse 2015 KOLL (601615)_TMP 37 (80)

38 Helägda bolag Malmö Kommuns Parkerings AB Årsredogörelse 2015 KOLL (601615)_TMP 38 (80)

39 Årsredogörelse 2015 KOLL (601615)_TMP 39 (80)

40 Malmö Live Konserthus AB Årsredogörelse 2015 KOLL (601615)_TMP 40 (80)

41 Årsredogörelse 2015 KOLL (601615)_TMP 41 (80)