Malmö stad Revisionskontoret

Transkript

1 Malmö stad Revisionskontoret Telefon (exp): Hemsida:

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Malmö granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna i revisorskollegiet och de sakkunniga revisorerna på revisionskontoret. I Kommunallag (1991:900) 6 kap 7 anges att nämndernas ansvar för verksamheten är att nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. I Kommunallag (1991:900) 9 kap 9 anges att revisorernas uppgifter är att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. I revisionskontorets årsrapport sammanfattar den sakkunniga revisorn det gångna årets granskning av respektive nämnd vilket ger de förtroendevalda revisorerna underlag för sin prövning utifrån kommunallagen. Fördjupade granskningar som görs under året rapporteras i sin helhet i enskilda rapporter. Alla publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida

3 Sammanfattning 2 Årets granskning 3 Intern kontroll 4 Verksamheten 8 Ekonomi 12 Räkenskaper 13 Bilaga 1 - Bedömningskriterier 14 Bilaga 2 - Fördjupade granskningar 15 Bilaga 3 Uppföljning tidigare granskningar 18 Bilaga 4 Nyckeltal 19 1

4 Sammanfattningsvis bedöms nämndens interna kontroll vara inte helt tillräcklig. Bedömningen grundas på granskningen av nämndens budget för Av nämnden beslutade målvärden saknas för indikatorer för uppföljning av nämndsmålen, vilket gör det svårt att bedöma nämndsmålens uppfyllnad. Bedömningen grundas vidare på granskningen av nämndens måluppföljning i delårsrapport januari augusti och årsanalys. Nämnden bedöms ha en inte helt tillräcklig uppföljningsstruktur avseende nämndens måluppföljning. Sammantaget bedöms nämnden ha bedrivit verksamheten på ett inte helt ändamålsenligt sätt. Bedömningen grundar sig huvudsakligen på stadsrevisionens fördjupade granskning av ungdomsarbetslösheten och arbetsmarknadsinsatser, nämndens måluppfyllelse samt resultat från skolinspektionens regelbundna tillsyn. Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att nämnden har bedrivit verksamheten inom de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. Nämnden redovisar per ett överskott om 58 Mkr. Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. Kontroll av bokförda kostnader i december 2016 har dock visat att inköp av möbler och övervakningskameror om totalt 3,6 Mkr har kostnadsförts i sin helhet i december Inköpen borde enligt gällande rekommendationer och i enlighet med Malmö stads ekonomihandbok rätteligen ha bokförts som inventarier med en avskrivningstid på 5 10 år. Ovanstående innebär att nämndens resultat 2016 skulle ha förbättrats med 3,6 Mkr. 2

5 Den årliga revisionen omfattar granskningar och bedömningar inom följande områden: Intern kontroll Verksamhet Ekonomi Räkenskaper Revisionen sker i enlighet med kommunallagen och andra tillämpliga lagar samt i enlighet med reglementet för stadsrevisionen. Revisionsarbetet bedrivs enligt god revisionssed för yrkesrevisorer som den uttrycks i SKYREV:s vägledningar och rekommendationer. Granskningen utgår från en riskanalys och genomförs med den inriktning och omfattning som behövs för att ge en rimlig grund för bedömning och ansvarsprövning av nämnden. Revisionskontorets bedömningskriterier redovisas i bilaga 1. I årsrapporten redovisas översiktligt resultatet av årets granskningar av nämnden. De fördjupade granskningar som genomförts under året redovisas närmare i bilaga 2. En uppföljning av i vilken mån nämnden har beaktat rekommendationer från tidigare års granskning redovisas översiktligt i rapporten och mer detaljerat i bilaga 3. För nämnden relevanta nyckeltal finns redovisade i bilaga 4. Nämndernas arbete med jämställdhetsintegrering beaktas i granskningen. De förtroendevalda revisorerna i styrgrupp skola träffar arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsnämndens presidium och förvaltningsledning i samband med delårsrapport jan - aug och årsbokslut Sakkunnig revisor har varit Nina Hellström vid revisionskontoret. Sakkunnig revisor har prövat sitt oberoende med mera i enlighet med SKYREV:s rekommendation R2 och inte funnit något hinder mot att utföra granskningen. Årsrapporten har delgivits förvaltningen för faktakontroll. Årsrapporten är ett utkast och inte en offentlig handling fram till dess att revisorskollegiet beslutar om revisionsberättelsen

6 Under denna rubrik görs bedömning av om nämndens interna kontroll är en integrerad del i verksamhetens styrning och uppföljning. Vidare bedöms om den interna kontrollen säkerställer att verksamheten bedrivs effektivt och i enlighet med beslutade mål, att lagar, förordningar och andra regler följs samt att en tillförlitlig finansiell redovisning och rättvisande rapportering om verksamheten lämnas. Sammanfattningsvis bedöms nämndens interna kontroll vara inte helt tillräcklig. Bedömningen grundar sig på nedanstående redogörelse. Nämndsbudget En del i nämndens interna kontroll är att säkerställa en ändamålsenlig styrning och kontroll av ekonomi och verksamhet. Nämnden har beslutat om en budget i balans. Utifrån nämndens budget är bedömningen att nämndens egna mål konkretiserar kommunfullmäktiges mål för den verksamhet som nämnden bedriver. Nämnden har antagit 15 nämndsmål. Inom målområde 1 En ung, global och modern stad har dock inga nämndsmål antagits. Nämnden har angett att Nämnden ser mål nummer 1 som en utgångspunkt för målarbetet. Vidare har nämnden angett att Den mest avgörande bakgrundsfaktorn är utbildning varför nämnden bidrar bäst genom fokus på uppdraget. Av kommunfullmäktige beslutade Budget 2016 med plan för framgår att i nämndsbudgeten ska tydligt framgå hur målen ska uppnås samt hur dessa ska följas upp. Av Styrning, ledning och utveckling med mål - En handbok för Malmö stad (version 3) framgår att Nämndsmålen ska: Inrymmas i nämndens ansvar. Vara riktade mot dem som nämndens verksamhet är till för. Vara möjliga att nå och möjliga att följa upp. Vara långsiktiga, men omprövas varje år. Berätta för förvaltningen vad som förväntas uppnås vilket resultat men inte hur. Av handboken framgår vidare att både nämnden och förvaltningen ska redan i budgetarbetet ange hur nämndsmål och åtaganden ska följas upp. Vidare framgår att Nämnden kan fastställa målvärden för uppföljning av nämndsmålen. Målvärdena visar vilket resultat som ska uppnås under perioden och svarar på frågan: Har vi uppnått det resultat vi förväntade oss? 4

7 För de 9 nämndsmål där samtliga eller alla anges är målvärdet för nämndsmålet 100 % enligt uppgift från förvaltningen. (Ex. Alla gymnasieelever ska nå målen för sin utbildning. ) Avseende en del av indikatorerna för uppföljning av dessa nämndsmål har nämnden inte beslutat om några målvärden. (Ex. på indikatorer för uppföljning av nämndsmål som saknar målvärden Antal försörjningsstödstagare, kvinnor och män (25 år och över) som nyanställts i en åtgärdsanställning., Antal IOP som når satta mål för partnerskapet. ) För resterande 6 nämndsmål har nämnden inte beslutat om några målvärden. (Ex. Deltagare i kommunala arbetsmarknadsinsatser och vuxenutbildning ska ges förutsättningar för självförsörjning genom arbete. Därmed ska andelen Malmöbor som erhåller försörjningsstöd minska., Förvaltningen ska göra socialt och ekologiskt hållbara inköp där sociala villkor vid offentlig upphandling tillämpas. ) I Årsrapport 2015 för Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden rekommenderades nämnden att fastställa målvärden som visar vilket resultat som ska uppnås inför Förvaltningen har uppgett att 2016 är att se som ett basår för flertalet indikatorer och att jämförelser kan göras först Nämnden har i Nämndsbudget 2017 beslutat om målvärden till indikatorerna för uppföljning av nämndsmålen, vilket bedöms som positivt. Styrdokument Nämndens kontrollmiljö avseende styrdokument för verksamheten och ekonomin har granskats och bedömts. Granskningen visar att det finns styrdokument för att hantera förtroenderisker. Fördelningen av ansvar och befogenheter bedöms vara tydligt angivet i nämndens delegationsordning. Nämnden har rutiner för planering och rapportering av det interna kontrollarbetet. Nämndens kontrollmiljö avseende styrdokument bedöms med hänsyn till ovanstående utgöra en tillräcklig intern kontroll. Riskhantering En del i nämndens interna kontroll är att identifiera och löpande analysera organisationens risker. Riskanalysen syftar till ändamålsenlig verksamhetsstyrning, tillförlitlig finansiell rapportering och efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter. Nämndens riskhantering har granskats och bedömts. Nämnden bedöms ha en tillräcklig process för att hantera risker i verksamheten. 5

8 Systematisk kontroll Granskningen av nämndens systematiska kontroller visar att nämnden har fastställt en intern kontrollplan för Nämndens kontrollaktiviteter i den interna kontrollplanen är tydligt kopplade till riskanalysen. Det framgår vad riskerna i riskanalysen består av och vilka risker som ska hanteras genom direktåtgärder, granskning i den interna kontrollplanen och för vilka risker befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka. Den interna kontrollplanen innehåller 9 direktåtgärder och 12 granskningar. Av planen framgår att uppföljning sker löpande under året och rapporteras till nämnden tertialvis. Uppföljningsstruktur Nämndens uppföljningsstruktur för intern kontroll, verksamhet och ekonomi har granskats och bedömts. Nämnden bedöms ha en inte helt tillräcklig uppföljningsstruktur avseende verksamheten. Uppföljning intern kontrollplan 2016, period 1 har rapporterats till nämnden , Uppföljning intern kontrollplan 2016, period 2 har rapporterats till nämnden och Uppföljning intern kontrollplan 2016, period 3 har rapporterats till nämnden , vilket är i enlighet med den interna kontrollplanen som anger att uppföljning ska ske tertialvis. I rapporterna redovisas direktåtgärder och granskningar. Vid i granskningen konstaterade brister redovisas vilka åtgärder som har vidtagits respektive vilka åtgärder som kommer att vidtas. Nämnden har under året följt upp verksamheten i samband med delårsrapportering och årsanalys. Nämnden har följt upp samtliga av kommunfullmäktige beslutade mål i årsanalysen. För varje kommunfullmäktigemål har nämnden beskrivit hur nämndens arbete har bidragit till kommunfullmäktigemålet, anledningen till att nämnden inte har kunnat bidra till kommunfullmäktigemålet så som det var tänkt under året samt vilka åtgärder och förändringar nämnden kommer att göra med anledning av resultatet. Nämnden har följt upp 13 av 15 nämndsmål i delårsrapport januari - augusti och samtliga nämndsmål i årsanalysen. Nämndens bedömning av måluppfyllelsen framgår av uppföljningen. Uppföljningen av nämndsmålen blir till viss del dock otydlig då nämndsmål kopplat till kommunfullmäktiges målområde 7 följs upp under målområde 1 och nämndsmål kopplat till målområde 8 följs upp under målområde 2 och 3. Vidare är det svårt att bedöma måluppfyllelsen i de fall då nämnden inte har beslutat om några målvärden för indikatorerna knutna till nämndsmålen att följa upp mot samt i de fall där nämnden inte har följt upp indikatorerna. 6

9 Det finns tre riktade uppdrag till nämnden i budget Enligt anvisningarna i Stratsys ska samtliga uppdrag redovisas till kommunfullmäktige senast i samband med nämndernas årsanalys. Varje uppdrag ska återrapporteras i sin helhet som ett särskilt ärende till kommunstyrelsen/kommunfullmäktige. Nämnden ska vidare i årsanalysen göra en kort sammanfattning av de uppdrag som rapporterats till kommunstyrelsen, inklusive diarienummer och det datum då ärendet rapporterades till kommunstyrelsen. Nämnden har följt upp och rapporterat uppdragen i sin helhet i årsanalysen. Uppdragen har ej rapporterats i särskilt ärende. Förvaltningen har uppgett att avsikten är att till kommande nämndsmöte i mars göra ett urklipp från Årsanalys 2016 och särskilt informera om detta i ett informationsärende. Nämnden har under året följt upp ekonomin i samband med utfallsprognoser, delårsrapporter samt årsanalys. I utfallsprognos 2, per , prognostiserades ett överskott om 20 Mkr för helåret Per redovisades ett överskott om 58 Mkr. Nedanstående sammanställning visar nämndens prognossäkerhet, vilken kan förbättras. Tabell 1 prognosjämförelse, Mkr Prognos UP1 Prognos DR Jan-April Prognos DR Jan-Aug Prognos UP Totala intäkter Totala personalkostnader Totala övriga kostnader Kommunbidrag Finansiella intäkter Finansiella kostnader Resultat Vid granskning av nämndens räkenskaper har brister uppmärksammats i förvaltningens rutiner avseende om inköp ska klassas som investering eller kostnadsföras direkt (se vidare nedan under avsnitt Räkenskaper). Förvaltningsledningen har vid möte med revisionskontoret uppgett att åtgärder kommer att vidtas och att rutinerna kommer att ses över under våren

10 Under denna rubrik görs bedömning av om nämndens verksamhet bedrivits i enlighet med reglementet för nämnden, kommunfullmäktiges mål och uppdrag, nämndens mål, samt lagar och riktlinjer som gäller för nämnden. Sammantaget bedöms nämnden ha bedrivit verksamheten på ett inte helt ändamålsenligt sätt. Bedömningen grundar sig på nedanstående redogörelse. Mål och uppdrag Verksamheten bedöms ha bedrivits i enlighet med reglementet för nämnden. Nämnden har följt upp samtliga av nämnden beslutade mål. Nämnden har bedömt att 1 mål har uppnåtts i sin helhet, 10 mål delvis har uppnåtts samt att 4 mål inte har uppnåtts under Nämnden har bedömt att de nedanstående fyra nämndsmålen inte har uppnåtts: Målområde 2 - Deltagare i kommunala arbetsmarknadsinsatser och vuxenutbildning ska ges förutsättningar för självförsörjning genom arbete. Därmed ska andelen malmöbor som erhåller försörjningsstöd minska. Målområde 5 - Samtliga elever och deltagare inom nämndens verksamheter ska ha reella möjligheter till inflytande över den egna insatsen samt på klass- och/eller gruppnivå. Målområde 6 - Samtliga elever och deltagare inom nämndens verksamheter ska kunna känna sig trygga och säkra inom verksamheten. Målområde 8 - Nämnden ska erbjuda utbildning av god kvalitet för unga och för vuxna samt stöd på väg mot arbetsmarknaden. Av uppföljningen av nämndsmålet Alla gymnasieelever ska nå målen för sin utbildning framgår bl.a. att eleverna på både högskoleförberedande program och yrkesprogram i högre grad fick examen 2016 och samtidigt höjde sina betygssnitt jämfört med föregående år. Andelen elever som gick nationellt gymnasieprogram (både högskoleförberedande och yrkesprogram) som gick ut med grundläggande behörighet för högskolestudier ökade från 60 % 2015 till 65 % Andelen som gick högskoleförberedande program som gick ut med grundläggande behörighet för högskolestudier ökade från 80 % 2015 till 83 % Andelen elever som gick ut gymnasieskolans yrkesprogram med yrkesexamen ökade med tre procentenheter från 2015 till 64 % Poängsnittet för samtliga elever som gick ut gymnasieskolans nationella program ökade från 13, till 13,

11 Poängsnittet för samtliga elever som gick ut högskoleförberedande program ökade från 15, till 15, Poängsnittet för samtliga elever som gick ut yrkesprogram uppgick till 12,45. Poängsnittet för elever med både yrkesexamen och grundläggande behörighet till högre studier uppgick till 14,74. Det är första gången som elevernas skilda examen särredovisas varför jämförelsetal bakåt inte går att få fram. Poängsnittet för alla med yrkesexamen (oavsett om eleverna också hade högskolebehörighet) var 13, Vidare framgår av uppföljningen av nämndsmålet att många elever vid introduktionsprogrammen har svårt att komma vidare till nationella program samt att fyra av tio elever inte tycker att de har studiero på lektionerna. Nämndsmålet har av nämnden bedömts som delvis uppnått. Bedömning av nämndens måluppfyllelsegrad är delvis otydlig. Ett exempel på detta är att nämndsmålet att alla ungdomar (16-24 år) ska ges förutsättningar för arbete och utbildning, ha en känd sysselsättning, samt erbjudas sysselsättning inom 90 dagar av nämnden bedöms som delvis uppfyllt i årsanalysen. Målet har bedömts som delvis uppfyllt trots att nämnden inte har följt upp om samtliga ungdomar har en känd sysselsättning samt har erbjudits sysselsättning genom arbete, studie, eller annan insats inom 90 dagar. Bedömningen av nämndsmålens uppfyllelsegrad försvåras, som nämnts ovan, av att nämnden inte har beslutat om målvärden för flera nämndsmål samt att nämnden inte heller har beslutat om målvärden för uppföljning av en del av indikatorerna till nämndsmålen. Vidare försvåras bedömningen av att nämnden inte har följt upp samtliga indikatorer kopplade till nämndsmålen. Nämnden har följt upp samtliga av kommunfullmäktige beslutade mål. Nämnden bedöms delvis ha bidragit till uppfyllelsen av kommunfullmäktiges mål. Bedömningen grundas på att nämnden för samtliga kommunfullmäktigemål har angett anledning till att nämnden inte har kunnat bidra till kommunfullmäktigemålen fullt ut så som det var tänkt under året. Bedömningen grundas vidare på nämndsmålens uppfyllelsegrad, vars rapportering är knuten till analysen av fullmäktigemålen. Nämnden har följt upp de tre av kommunfullmäktige till nämnden riktade uppdragen i årsanalysen. Nämnden har redogjort för de aktiviteter som är genomförda och kommer att genomföras. 9

12 Granskning och tillsyn Intern kontroll Nämndens egna intern kontrollarbete har bland annat visat på avvikelser inom nedanstående områden: Felaktig hantering vid avstängning, kränkande behandling och klagomål gällande elever och deltagare. Kostnadsöverdrag vid förändringar i den fysiska miljön. Ohälsa kopplad till för hög arbetsbelastning. Användande av sociala medier. Nämnden har beslutat om åtgärder för att hantera identifierade avvikelser. Skolinspektionens granskningar Skolinspektionen genomför under hösten 2016 och våren 2017 en tillsyn av Malmö stads skolor, förskolor, fritidshem och vuxenutbildning. Tillsynen beräknas vara klar i april 2017 och är en del av en genomgång av samtliga kommunala och fristående skolhuvudmän i landet som Skolinspektionen genomför Hittills har fem skolbeslut fattats avseende kommunala gymnasieskolor. Brister har konstaterats avseende samtliga fem gymnasieskolor och beslut om föreläggande har fattats. De områden där det förekommer flest förelägganden är undervisning och lärande, extra anpassningar och särskilt stöd, arbetsplatsförlagt lärande, grundläggande behörighet och introduktionsprogram och förutsättningar för lärande och trygghet. Skolinspektionen har den 2 mars 2017 fattat beslut för gymnasiesärskolan efter tillsyn i Malmö kommun. Skolinspektionen har förelagt Malmö kommun att vidta åtgärder för att avhjälpa påtalade brister senast den 30 augusti Skolinspektionen har konstaterat att Malmö kommun inte uppfyller författningskraven avseende att: Huvudmannen följer upp resultat inom utbildningen, och dokumenterar denna uppföljning. (4 kap. 3 och 6 skollagen) Utifrån en analys av det som framkommer i uppföljningen beslutar huvudmannen om nödvändiga utvecklingsåtgärder, och dokumenterar de beslutade åtgärderna. (4 kap. 3 och 6 skollagen) Huvudmannen planerar för genomförandet av utvecklingsåtgärder och genomför dessa. Planeringen och åtgärderna dokumenteras. (4 kap. 3 och 6-7 skollagen) 10

13 Skolbeslut har fattats avseende fem gymnasiesärskolor. Brister har konstaterats avseende tre av gymnasiesärskolorna och beslut om föreläggande har fattats. Samtliga förelägganden avser området förutsättningar för lärande och trygghet. Stadsrevisionens granskning av ungdomsarbetslösheten och arbetsmarknadsinsatser Revisorskollegiet beslutade om att genomföra granskning av ungdomsarbetslösheten och arbetsmarknadsinsatser enligt revisionsplan Granskningen visade på en bristande måluppfyllelse samt att det finns brister i uppföljningsstrukturen som medför begränsningar i nämndens möjlighet till styrning, ledning, uppföljning och kontroll. Utifrån genomförd granskning bedöms nämndens verksamhet avseende arbetsmarknadsinsatser riktade mot åldersgruppen år inte som ändamålsenlig. Stadsrevisionens granskning av flyktingsituationen Revisorskollegiet beslutade även om att genomföra granskning av flyktingsituationen enligt revisionsplan Syftet med granskningen var att bedöma Malmö stads hantering av flyktingsituationen utifrån följande tre områden: anpassning av nämndernas verksamheter, integration av nyanlända samt mottagande och integration av ensamkommande flyktingbarn. Granskningen upphandlades externt och genomfördes av KPMG under hösten Den sammanfattande bedömningen utifrån granskningens syfte och revisionsfrågor var att granskade nämnder har hanterat flyktingsituationen väl utifrån de förutsättningar som varit. Nämnderna bedöms ha gjort erforderliga anpassningar av sina verksamheter för att hantera mottagandet utifrån förändrade volymer. Av rapporten framgår ett antal identifierade förbättringsområden och rekommendationer. En del av dessa riktade sig till arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden. Övrigt Av delårsrapport januari augusti 2016 framgick att kön till sfi minskade väsentligt under första tertialet Enligt uppgift bestod kön av cirka 800 personer, varav 150 personer hade väntat mer än tre månader. Motsvarande uppgifter finns inte i årsanalys Enligt uppgift från förvaltningen är bedömningen att kön vid årsskiftet uppgick till ca personer och att antalet personer som väntat mer än tre månader var ca

14 Det kan konstateras att sjukfrånvaron inom förvaltningen ligger på en något lägre nivå jämfört med föregående år. Sjukfrånvaron för helåret 2016 uppgick till 4,88 %, vilket kan jämföras med 5,06 % för helåret Under denna rubrik görs bedömning av nämndens ekonomiska resultat utifrån de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att nämnden har bedrivit verksamheten inom de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. Nämnden redovisar per ett överskott om 58 Mkr. Tabell 2 resultaträkning, Mkr Budget Avvikelse Intäkter Totala intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Avskrivningar Totala övriga kostnader Nettokostnad Kommunbidrag Övriga finansiella intäkter Övriga finansiella kostnader KB & finansiella poster Resultat Av nämndens rapportering framgår att resultatet fördelas enligt följande: Gymnasieskolan + 43,4 Mkr Gymnasiesärskolan 5,3 Mkr Vuxenutbildning +4,8 Mkr Arbetsmarknadsåtgärder + 15,2 Mkr Av årsanalysen framgår att överskottet dels beror på att åtgärdsanställningar, praktik inom Ung i Sommar och Praktik vid events samt nyttjande av gemensam resurs för utveckling inom arbetsmarknadsområdet inte har kunnat genomföras/nyttjas i planerad omfattning. Vidare förklaras överskottet av reviderad men ej nyttjad budget, Migrationsverkets ersättning för asylsökande, nettominskning av gymnasieelever samt upphandlad vuxenutbildning som ej kommit igång i tänkt omfattning. 12

15 Under denna rubrik görs bedömning av om nämndens räkenskaper är rättvisande och därmed upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Balans- och resultaträkning ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat och förmögenhetsställning. Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. Kontroll av bokförda kostnader i december 2016 har dock visat att inköp av möbler och övervakningskameror om totalt 3,6 Mkr har kostnadsförts i sin helhet i december Inköpen borde enligt gällande rekommendationer och i enlighet med Malmö stads ekonomihandbok rätteligen ha bokförts som inventarier med en avskrivningstid på 5 10 år. Ovanstående innebär att nämndens resultat 2016 skulle ha förbättrats med 3,6 Mkr. 13

16 I Kommunallag (1991:900) 9 kap 9 anges att revisorernas uppgifter är att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. För revisorernas granskning av verksamhet, ekonomi, intern kontroll samt räkenskaper används följande bedömningar och bedömningskriterier: Ändamålsenlig verksamhet Tillfredsställande ekonomi Rättvisande räkenskaper Tillräcklig intern kontroll Nämndens verksamhet har bedrivits i enlighet med nämndens reglemente, kommunfullmäktiges mål och uppdrag, nämndens mål, samt kommunallagen. Nämndens verksamhet har bedrivits inom de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. Nämndens bokslut är rättvisande och upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Nämndens mål, uppdrag och ekonomiska ramar överensstämmer med fullmäktiges beslut. Nämnden har fastställt mätbara och uppföljningsbara mål i enlighet med fullmäktiges beslut. I enlighet med reglementet för intern kontroll samt tillhörande tilllämpningsanvisningar har nämnden: säkerställt att verksamheten styrs i enlighet med beslutade mål, lagar, förordningar och andra regler samt har en tillförlitlig finansiell rapportering kontroll över ekonomi, prestationer och kvalitet samt säkerställer att fattade beslut verkställs och följs upp. som grund för den årliga planeringen, prioriteringen och uppföljningen av det interna kontrollarbetet genomfört en risk- och väsentlighetsanalys. löpande följt upp det interna kontrollsystemet och antagit en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. löpande erhållit rapportering av resultatet från uppföljningen samt vid upptäckta brister förslagit åtgärder. Om granskningen utifrån bedömningskriterierna påvisar väsentliga avvikelser bedöms ovanstående områden som inte helt, alternativt inte, ändamålsenlig/ tillfredsställande/ rättvisande/ tillräcklig. 14

17 Ungdomsarbetslösheten och arbetsmarknadsinsatser Granskningen Ungdomsarbetslösheten och arbetsmarknadsinsatser genomfördes under 2016 på uppdrag av revisorskollegiet. Syftet med granskningen var att bedöma om arbetsmarknads- gymnasie- och vuxenutbildningsnämndens verksamhet avseende arbetsmarknadsinsatser bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. Särskilt fokus har riktats på insatser mot ungdomsarbetslöshet. Utifrån genomförd granskning bedöms nämndens verksamhet avseende arbetsmarknadsinsatser riktade mot åldersgruppen år inte som ändamålsenlig. För år 2016 har kommunfullmäktige beslutat om målet Malmöborna ska ha tillgång till en växande arbetsmarknad och ges förutsättning för självförsörjning. Genom det övergripande målet styr kommunfullmäktige inriktningen på nämndens arbete mot ungdomsarbetslöshet. Enligt nämndens delårsrapport för januari-augusti 2016 bidrar nämnden enbart delvis till kommunfullmäktigemålet. Inte heller har nämnden en fullgod måluppfyllelse när det gäller de två nedbrutna nämndsmålen. Flera enheter och insatser redovisar likaså en bristande måluppfyllelse. Nämnden har inte följt upp om nämndens arbete med arbetsmarknadsinsatser och insatser mot ungdomsarbetslösheten har bidragit till minskad arbetslöshet och att fler malmöbor har blivit självförsörjande. Granskningen visar även att nämnden inte har följt upp sysselsättningen för ungdomar år. Inte heller har nämnden följt upp om samtliga ungdomar har erbjudits sysselsättning genom arbete, studie, eller annan insats inom 90 dagar. Sammantaget visar granskningen att det finns brister i uppföljningsstrukturen som medför begränsningar i nämndens möjlighet till styrning, ledning, uppföljning och kontroll. Malmö stad har i samarbete med Arbetsförmedlingen upprättat Handlingsplan avseende samverkan för att minska ungdomsarbetslösheten i Malmö. I samband med faktakontrollen inkom förvaltningen med en sammanfattande utvärdering av handlingsplanen. Av utvärderingen framgår att flera insatser och aktiviteter inte har genomförts som planerat. Då syftet enbart indirekt har följts upp i den sammanfattande utvärderingen av handlingsplanen är det svårt att med säkerhet bedöma om syftet har uppnåtts. Sammantaget visar granskningen att det finns en hög medvetenhet om brister samt utvecklingsområden inom nämnden och förvaltningen. Inom flera områden har åtgärder vidtagits för att förbättra verksamhetens ändamålsenlighet, effektivitet och interna kontroll. Att åtgärder vidtagits bedöms som positivt. 15

18 En hel del brister kvarstår dock och nämnden bör vidta ytterligare åtgärder för att förbättra måluppfyllelsen samt tillse att det finns tillfredsställande system för styrning, ledning, uppföljning och kontroll. Likaså bör nämnden följa de vidtagna åtgärdernas resultat. Revisorskollegiet behandlade rapporten vid sammanträdet och beslutade att översända rapporten till arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden för yttrande och kommunstyrelsen för kännedom. Flyktingsituationen Revisorskollegiet beslutade om att genomföra granskning av flyktingsituationen enligt revisionsplan Syftet med granskningen var att bedöma Malmö stads hantering av flyktingsituationen utifrån följande tre områden: anpassning av nämndernas verksamheter, integration av nyanlända samt mottagande och integration av ensamkommande flyktingbarn. Granskningen upphandlades externt och genomfördes av KPMG under hösten Den sammanfattande bedömningen utifrån granskningens syfte och revisionsfrågor var att granskade nämnder har hanterat flyktingsituationen väl utifrån de förutsättningar som varit. Nämnderna bedöms ha gjort erforderliga anpassningar av sina verksamheter för att hantera mottagandet utifrån förändrade volymer. Av rapporten framgick ett antal identifierade förbättringsområden och rekommendationer. En del av dessa riktade sig till arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden: Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden behöver stärka uppföljningen av de arbetsmarknadsinsatser som erbjuds för att säkerställa att insatserna matchar identifierade behov och får effekt för den enskilde. Samverkan med andra verksamheter och myndigheter, exempelvis Arbetsförmedlingen är även viktigt i detta avseende för att säkerställa att målen med överenskommelserna (löken och söken) efterlevs och får effekt i verksamheterna. Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden bör utveckla nuvarande analys och utvärdering av vuxenutbildningen och Sfi-undervisningen i syfte att stärka måluppfyllelsen och minska avhopp. Sociala resursnämnden, stadsområdesnämnderna Söder och Öster, arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden samt grundskolenämnden behöver stärka sitt förebyggande arbete i syfte att möta identifierade stödbehov för såväl nyanlända som ensamkommande barn och ungdomar. Detta gäller såväl hälsofrämjande insatser som insatser för att öka egenförsörjning och inkludering i samhällslivet. 16

19 Grundskolenämnden och arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden bör säkerställa att det finns tydliga rutiner och strukturer för mottagande och inkludering av nyanlända elever. Respektive nämnd bör tillse att det finns en ökad samordning mellan nämndens inskrivningsenhet och mottagande skolor för att skapa en helhet kring elevens stödbehov. Grundskolenämnden och arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden bör aktivt arbeta för att säkerställa kompetensförsörjningen inom nämndens verksamheter, framförallt avseende behöriga lärare i svenska som andraspråk. Grundskolenämnden och arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden bör säkerställa att den modersmålsundervisning och studiehandledning som ges tillgodoser elevens behov. Grundskolenämnden och arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden bör säkerställa tillgången till lokaler för att möta framtida behov. Revisorskollegiet behandlade rapporten vid sammanträdet och beslutade att översända rapporten till kommunstyrelsen, sociala resursnämnden, överförmyndarnämnden, grundskolenämnden, arbetsmarknads.- gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden samt stadsområdesnämnderna Söder och Öster för yttrande. 17

20 I denna bilaga beskrivs nämndens hantering av synpunkter i tidigare granskningar. 18

21 Personalstatistik Tabell 4.1: Personalstatistik Antal anställda omräknade till heltid Kvinnor, andel i % 63 63,5 64,9 Personal med utländsk bakgrund, andel i % 24,7 24,1 25,5 Total sjukfrånvaro i % 4,38 5,06 4,88 Personalomsättning i % ,5 Källa: Stadskontoret. Antal elever Tabell 4.2: Antal elever. Genomsnitt under respektive år Antal Malmöelever i Malmös kommunala gymnasier Antal Malmöelever i friskola Antal Malmöelever i annan kommun Antal elever från annan kommun i Malmö stads kommunala gymnasier Källa: Verksamhetsmåtten. Fördelning elever Tabell 4.2: Fördelning av elever i egen regi Antal elever i nationellt högskoleförberedande program Antal elever i nationellt yrkesförberedande program Antal elever i introduktionsprogram Antal elever i annan utbildning (IB) Källa: Verksamhetsmåtten. Viktigt att notera är att år 2014 är det första hela året med program endast enligt GY

22 Kommunala aktivitetsansvaret Tabell 4.3: Antal elever inom det kommunala aktivitetsansvaret, år Budget Källa: Verksamhetsmåtten. Genomsnitt under året. (Kommunalt aktivitetsansvar fr.o.m. 1 jan 2015, tidigare kommunalt informationsansvar.) Vuxenutbildning Tabell 4.4: Vuxenutbildning - Volymmått. Enheter Antal elever Nettokostn (kr) per elev i Komvux Nettokostn (kr) per elev i Särvux Källa: Verksamhetsmåtten. Verksamhetsmåtten för 2014 har förändrats enligt Stadskontorets anvisningar. Bruttokostnad per elev i Komvux och Särvux har ersatts av nettokostnad per elev i Komvux och Särvux. Gymnasiesärskola Tabell 4.5: Gymnasiesärskola - Volymmått. Enheter Antal elever i Gymnasiesärskolan Bruttokostn (kr/elev) i Gymnasiesärskolan * Källa: Verksamhetsmåtten. *Bruttokostnad i kr per elev finns inte redovisat för 2013 eftersom denna förhåller sig till helår. I enlighet med stadskontorets anvisningar har förvaltningen inte tagit fram uppgifterna för