Årsrapport 2011 ÖVERFÖRMYNDARNÄMNDEN. STADSREVISIONEN

Transkript

1 STADSREVISIONEN Nr 32 Mars 2012 DNR /2012 Årsrapport 2011 ÖVERFÖRMYNDARNÄMNDEN Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat är inte helt tillfredsställande Styrning, uppföljning och kontroll är tillräcklig Bokslut och räkenskaper är rättvisande

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret Besöksadress: Hantverkargatan 3 D, 1 tr Postadress: Stockholm Telefon: Fax:

3 STADSREVISIONEN SID 1 (1) DNR / Till Överförmyndarnämnden Revisorerna för överförmyndarnämnden har avslutat revisionen av nämndens verksamhet under år Kopia på den revisionsberättelse som överlämnas till kommunfullmäktige bifogas. Revisorerna överlämnar och åberopar revisionskontorets årsrapport för överförmyndarnämnden. Nämnden redovisar ett betydande överskridande av budgeten. Vi har dock noterat att nämndens förutsättningar att klara budgeten för år 2012 har förbättrats avsevärt genom att kommunstyrelsen tilldelat nämnden medel för ensamkommande flyktingbarn. Det är angeläget att nämnden får en årlig samlad avrapportering av hur den interna kontrollen fungerar. Revisorerna emotser ett yttrande över årsrapporten från nämnden senast Stockholm den 14 mars 2012 På revisorernas vägnar Bosse Ringholm Ordförande Karin Meding Sekreterare Stockholm. Telefon Fax revision.rvk@stockholm.se Besöksadress Hantverkargatan 3 D 1 tr

4 STADSREVISIONEN 1 (1) Sammanfattning Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat är inte helt tillfredsställande Nämnden redovisar ett överskridande med 2,5 mnkr, vilket motsvarar 8,8 % av nämndens nettobudget. Överskridandet förklaras bl.a. av ökade arvodeskostnader för gode män. Vidare har nämnden genomfört en verksamhetsöversyn inklusive omorganisation av förvaltningen vilket har medfört engångskostnader utöver budget. Nämnden har nått fullmäktiges mål för verksamheten med undantag för målet om budgetföljsamhet. Vidare bedöms att nämnden har uppfyllt sina mål och uppnått i verksamhetsplanen angiven verksamhet. Styrning, uppföljning och kontroll är tillräcklig Nämnden har genomfört ett antal åtgärder under året för att sänka kostnaderna, effektivisera verksamheten och stärka den interna kontrollen. Bland annat har en översyn skett av förvaltningens organisation. Administrativa tjänster har dragits in och en större andel av resurserna har fördelats om för att öka kvaliteten i arbetet med tillsyn och handläggning. Rutiner och riktlinjer har setts över och för att tydligliggöra ledningen och styrningen av verksamheten har en vision arbetats fram. Dock behöver nämndens risk- och väsentlighetsanalys fortfarande utvecklas eftersom den saknar en analys och bedömning av risker i alla väsentliga processer som nämnden ansvarar för. Nämnden har inte fått någon samlad avrapportering av arbetet med internkontrollplanen för år Förvaltningens ambition är att se över kvaliteten i riskanalysen och planen för intern kontroll under år Prognossäkerheten i nämndens tertialrapporter har varit bristfällig under året. Avvikelsen i nettokostnader mellan tertialrapport 2/2011 och bokslut är 2,1 mnkr vilket utgör 7 % av nämndens nettobudget. Nämnden har vidtagit åtgärder för att förbättra prognossäkerheten, vilka beräknas ge effekt fr.o.m. år Bokslut och räkenskaper är rättvisande Revisionskontoret bedömer att överförmyndarnämndens bokslut och räkenskaper för år 2011 är rättvisande. Rapportförteckning Årsrapport 2011 för överförmyndarnämnden (nr 32, mars 2012)

5 STADSREVISIONEN Innehåll Sid 1 Årets granskning Nämndens resultat Ekonomiskt resultat Verksamhetens resultat Styrning, uppföljning och kontroll Nämndens styrning och uppföljning under året Intern kontroll Nämndens bokslut och räkenskaper... 5 Bilagor Bilaga 1 Revisionskontorets bedömningskriterier Bilaga 2 Revisionsrapporter under perioden april 2011-mars 2012

6 STADSREVISIONEN 1 (5) 1 Årets granskning I denna årsrapport redovisas det samlade resultatet av revisionskontorets granskning av Överförmyndarnämndens verksamhet avseende år Den årliga revisionen omfattar granskningar och bedömningar inom följande områden: Nämndens ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Nämndens styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten Nämndens bokslut, delårsrapport och räkenskaper Revisionen sker i enlighet med kommunallagen och andra tillämpliga lagar samt i enlighet med reglementet för stadsrevisionen och god revisionssed i kommunal verksamhet. Granskningen har genomförts med den inriktning och omfattning som behövs för att ge en rimlig grund för bedömning och ansvarsprövning av nämnden. Revisionskontorets bedömningskriterier redovisas i bilaga 1. Årsrapporten har faktakontrollerats av förvaltningen. En förteckning över stadsrevisionens samtliga revisionsrapporter under perioden april 2011 mars 2012 redovisas i bilaga 2. 2 Nämndens resultat I detta avsnitt redovisas revisionskontorets bedömning av om nämndens resultat är förenligt med kommunfullmäktiges mål, uppdrag och budget samt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Vidare bedöms om verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att överförmyndarnämndens ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat för året är inte helt tillfredsställande. Bedömningen baserar sig på att nämnden redovisar ett överskridande av budgeten.

7 STADSREVISIONEN 2 (5) 2.1 Ekonomiskt resultat Nämnden redovisar följande budgetutfall och avvikelser för år 2011: Mnkr Budget 2011 Utfall B o k s l u t Avvikelse Budgetavvikelse 2010 Driftbudget Verksamhet Kostnader 32,4 37,1-4,7-14,5% -2,7 Intäkter 4,0 6,2 2,2 55,0% 1,9 Verksamhetens nettokostnader 28,4 30,9-2,5-8,8% -0,8 Tabellen visar att nämnden inte har nått fullmäktiges mål om budgetföljsamhet. Nämnden redovisar ett överskridande med 2,5 mnkr, vilket motsvarar 8,8 % av nämndens nettobudget. Både kostnader och intäkter har blivit högre än vad som budgeterats. Avvikelsen i kostnad mellan budget och utfall beror bland annat på ökade arvodeskostnader för gode män. Huvudregeln är att den person som har en god man, dvs. huvudmannen, själv ska betala arvodet. I de fall dennes bruttoinkomst understiger 2,65 prisbasbelopp är det nämnden som betalar kostnaden för arvodet. Under året har nämnden genomfört en verksamhetsöversyn inklusive omorganisation av förvaltningen vilket har medfört engångskostnader utöver budget. Vidare har både kostnader och intäkter påverkats av införandet av e-tjänster för medborgarna. 2.2 Verksamhetens resultat Mål I enlighet med nämnden bedömer revisionskontoret att nämnden under år 2011 har nått kommunfullmäktiges mål för verksamheten med undantag för målet om nämndens budgetföljsamhet. Vidare bedöms att nämnden har nått sina mål och uppnått i verksamhetsplanen angiven verksamhet.

8 STADSREVISIONEN 3 (5) 3 Styrning, uppföljning och kontroll I detta avsnitt redovisas revisionskontorets bedömning av om nämnden har ett system för styrning, uppföljning och kontroll som säkerställer en ändamålsenlig verksamhet, bidrar till en god ekonomisk hushållning för staden samt ger en tillräcklig säkerhet inom nämndens organisation och verksamhet. Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att överförmyndarnämndens styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten är tillräcklig. Dock visar revisionskontorets granskningar att det finns brister som behöver åtgärdas, vilket framgår av de följande avsnitten. 3.1 Nämndens styrning och uppföljning under året Nämndens lednings- och styrdokument Revisionskontoret har granskat nämndens verksamhetsplan för år 2011 och bedömer att nämndens egna mål för verksamhetsområdet i huvudsak ansluter till kommunfullmäktiges mål. Inför verksamhetsplanen för år 2012 har nämnden sett över verksamhetsplanens målstruktur för att få ett ökat kundperspektiv. Dessutom har fullmäktiges mål om att kvalitet och valfrihet ska utvecklas och förbättras fått större fokus. Nämndens uppföljning av ekonomi och verksamhet Nämnden har lämnat följande ekonomiska prognoser under året: Mnkr Tertialrapport Tertialrapport Bokslut 2011 Avvikelse T2 - bokslut Driftbudget Verksamhet Kostnader 32,9 34,8 37,1-2,3 7% Intäkter 4,5 6,0 6,2-0,2 3% Verksamhetens nettokostnader 28,4 28,8 30,9-2,1 7% Sammanställningen visar att prognossäkerheten i nämndens tertialrapporter har varit bristfällig under året. Under år 2011 har förvaltningen analyserat orsaker till den bristande prognossäkerheten och på grundval av analysen arbetat fram ett nytt system för budgetuppföljningen. Bland annat har rutinerna för granskning av arvodesärenden lagts om. Det nya systemet började tillämpas i slutet av år 2011.

9 STADSREVISIONEN 4 (5) Nämnden har under året fått månatliga ekonomiska rapporter med prognoser för hela året. Därutöver har nämnden fått en redogörelse för förväntat ekonomiskt och verksamhetsmässigt utfall i samband med årets två tertialrapporter. Nämnden har beslutat om besparingar i början av år Effekterna av besparingsåtgärderna har dock inte följts upp under året. Under andra halvåret har nämnden beslutat om ytterligare åtgärder. Bland annat har en omorganisation genomförts under sommaren 2011 som resulterat i att ett antal tjänster dragits in. Möjligheten till säsongsanställning prövas som alternativ till nyrekrytering. Ett nytt IT-system har testats och ska införas under år 2012 som stöd i granskningen av årsräkningar. Målet är att systemet under år 2014 ska kunna överta en stor del av det nuvarande manuella arbetet med årsräkningarna. Dessa åtgärder har dock inte varit tillräckliga för att täcka den ekonomiska obalansen. Nämnden har i samband med verksamhetsplanen 2012 hemställt hos kommunstyrelsen om en större andel av stadens statsbidrag för ensamkommande flyktingbarn. Ansökan har beviljats och nämnden har tilldelats 2 mnkr för år Revisionskontorets uppfattning är att denna förstärkning av budgeten i kombination med de åtgärder som nämnden vidtagit under år 2011 kommer att ge nämndens goda förutsättningar att hålla budgeten för år Intern kontroll Nämndens system för intern kontroll I granskningen för år 2010 kritiserade revisionskontoret nämnden för att riskanalysen inte omfattade alla de väsentliga processer som nämnden ansvarar för, exempelvis arbetet med att granska redovisningshandlingar, handläggningstiden för ansökan till tingsrätten och åtgärder för ensamkommande flyktingbarn. Revisionskontorets synpunkter har ännu inte beaktats. Under år 2011 har arbetet med riskanalys och plan för kontroll prioriterats bort till förmån för visionsarbetet och arbetet med organisationsöversynen. Enligt förvaltningen kommer arbetet med riskanalyserna etc. att få ett större utrymme under år Revisionskontorets uppfattning från år 2010 kvarstår om att rapporteringen till nämnden om hur den interna kontrollen fungerar måste förbättras. Nämnden har inte fått någon samlad avrapportering under år 2011 av i vilken utsträckning kontrollplanen har genomförts, resultatet av kontrollerna och vilka åtgärder som har vidtagits för att komma tillrätta med eventuella kvarstående brister. En samlad dokumentation är enligt revisionskontorets uppfattning väsentlig för nämndens bedömning av om den interna kontrollen är tillräcklig.

10 STADSREVISIONEN 5 (5) Revisionskontoret har noterat att nämnden har genomfört en översyn av förvaltningen under år Bland annat har en omfördelning skett av verksamhetens resurser från administration till kärnverksamheten för att öka kvaliteten i arbetet med tillsyn och handläggning. En vision har tagits fram, målstrukturen i verksamhetsplanen har fått en tydligare struktur och nämndens värdegrund har behandlats på en särskild personalkonferens. Ambitionen är att detta ska bidra till en god intern miljö så att verksamhetsansvaret kan fullgöras. Arvoden till förtroendevalda Revisionskontoret har genomfört en granskning av fasta årsarvoden och sammanträdesarvoden till nämndens förtroendevalda. Syftet med granskningen har varit att bedöma nämndens följsamhet till stadens regelverk och om den interna kontrollen är tillräcklig. Granskningen har genomförts genom registeranalys av samtliga utbetalda arvoden under perioden januari oktober 2011 till nämndens ledamöter och ersättare, kontroll mot förtroendemannaregistret, mot regelverket och mot de underlag för fasta årsarvoden som skickats till serviceförvaltningen för registrering i LISA-systemet. Underlagen för sammanträdesarvoden har slumpvis kontrollerats. Därutöver har den interna kontrollen i form av efterkontroll av utbetalda arvoden kartlagts. Granskningen av överförmyndarnämnden har visat att samtliga arvoden följer stadens regler. Nämnden bedöms även ha en fungerande efterkontroll av utbetalda arvoden. 4 Nämndens bokslut och räkenskaper I detta avsnitt redovisas om nämndens bokslut och delårsrapport är rättvisande samt om räkenskaperna är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen, god redovisningssed samt stadens regler och anvisningar. Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att överförmyndarnämndens bokslut och räkenskaper för år 2011 är rättvisande. Det råder en god ordning i underlagen till bokslutet och posterna är i allt väsentligt väl dokumenterade Staffan Moberg Stadsrevisor Maria Lövgren Certifierad kommunal revisor

11 STADSREVISIONEN 1 (2) Bilaga 1 Revisionskontorets bedömningskriterier Bedömning För avsnitten 2 Nämndens resultat och 3 Styrning, uppföljning och kontroll används följande bedömningar: Tillfredsställande/Tillräcklig Inte helt tillfredsställande/ Inte helt tillräcklig Oacceptabelt/Oacceptabel Kriterierna är i allt väsentligt uppfyllda Brister finns som måste åtgärdas Väsentliga brister finns som måste åtgärdas omgående För avsnitt 4 Nämndens bokslut och räkenskaper gäller följande bedömningar: Rättvisande, Inte helt rättvisande eller Inte rättvisande Nämndens resultat Bedömningskriterier Nämnden har uppnått kommunfullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Nämndens resultat följer fullmäktiges beslut om mål, uppdrag och budget. Nämnden har inom tilldelat anslag uppfyllt sina mål för verksamheten och uppnått i verksamhetsplanen angiven verksamhet. Nämndens verksamhet har bedrivits enligt lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m.

12 STADSREVISIONEN 2 (2) Styrning, uppföljning och kontroll Bedömningskriterier Nämndens system för styrning, uppföljning och kontroll bygger på en helhetssyn på den kommunala verksamheten samt säkerställer en ändamålsenlig verksamhet och bidrar till en god ekonomisk hushållning för staden, liksom en tillräcklig säkerhet inom nämndens organisation och verksamhet. Nämnden har ett system för styrning som ger förutsättningar för god ekonomi, effektiv verksamhet och kvalitet. Nämnden har en ändamålsenlig organisation med en tydlig fördelning av ansvar och befogenheter. Nämndens verksamhetsplan överensstämmer med fullmäktiges beslut om mål, uppdrag och budget. Nämnden har för varje verksamhetsområde fastställt mätbara/uppföljningsbara mål för ekonomi och verksamhet. Nämnden följer kontinuerligt och systematiskt upp ekonomi, verksamhet och kvalitet, såväl för verksamhet i egen regi som för sådan som uppdragits åt annan att utföra, analyserar väsentliga avvikelser samt vidtar åtgärder vid behov. Nämndens uppföljning ger en rättvisande och tillförlitlig information om ekonomi och verksamhet. Nämnden har ett system för intern kontroll för en effektiv och rättssäker verksamhet samt för att förebygga allvarliga fel och skador. Nämndens bokslut och räkenskaper Bedömningskriterier Nämndens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Nämndens bokslut är rättvisande. Nämndens räkenskaper är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen, god redovisningssed samt stadens regler och anvisningar.

13 STADSREVISIONEN 1 (1) Bilaga 2 Revisionsrapporter under perioden april 2011 mars 2012 Samtliga rapporter finns tillgängliga på :7 Granskning av persontransporter och skolskjutsar 2011:8 Intern kontroll i entreprenader och byggprojekt 2011:9 Samverkan kring barn som far illa eller att riskerar att fara illa 2011:10 Styrning och kontroll av stora investeringsprojekt 2011:11 Insatser för vuxna med missbruksproblematik 2012:1 Efterlevnad av stadens markanvisningspolicy 2012:2 Styrning, uppföljning och kontroll av beviljade insatser inom äldreomsorgen