Årsrapport 2011 SÖDERMALMS STADSDELSNÄMND. STADSREVISIONEN Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat är tillfredsställande

Transkript

1 STADSREVISIONEN Nr 12 Mars 2012 DNR /2012 Årsrapport 2011 SÖDERMALMS STADSDELSNÄMND Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat är tillfredsställande Styrning, uppföljning och kontroll är tillräcklig Bokslut och räkenskaper är rättvisande

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret Besöksadress: Hantverkargatan 3 D, 1 tr Postadress: Stockholm Telefon: Fax:

3 STADSREVISIONEN SID 1 (1) DNR / Till Södermalms stadsdelsnämnd Revisorerna för Södermalms stadsdelsnämnd har avslutat revisionen av nämndens verksamhet under år Kopia på den revisionsberättelse som överlämnas till kommunfullmäktige bifogas. Revisorerna överlämnar och åberopar revisionskontorets årsrapport för Södermalms stadsdelsnämnd. Revisorerna emotser ett yttrande över årsrapporten från nämnden senast Stockholm den 14 mars 2012 På revisorernas vägnar Bosse Ringholm Ordförande Karin Meding Sekreterare Stockholm. Telefon Fax revision.rvk@stockholm.se Besöksadress Hantverkargatan 3 D 1tr

4 STADSREVISIONEN 1 (1) Sammanfattning Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat är tillfredsställande Nämnden redovisar ett sammanlagt nettoöverskott mot budget med 3,4 mnkr före resultatöverföringar. Överskott redovisas inom äldreomsorgen främst på grund av lägre kostnader för hemtjänst. Överskott finns också inom ekonomiskt bistånd. Efter resultatöverföring visar nämnden ett överskott om 4,1 mnkr för Revisionskontoret bedömer att nämnden under år 2011 i huvudsak har nått kommunfullmäktiges mål för verksamheten. Vidare bedöms att nämnden, för sin kärnverksamhet, i huvudsak har nått sina egna mål och uppnått i verksamhetsplanen angiven verksamhet. Styrning, uppföljning och kontroll är tillräcklig Nämnden har ett aktuellt system för intern kontroll. Revisionskontoret bedömer utifrån årets granskningar att nämnden har en styrning, uppföljning och kontroll som säkerställer en ändamålsenlig verksamhet. Dock visar några av revisionskontorets granskningar att det finns förbättringsområden. Det gäller samverkan kring barn som far illa eller riskerar att fara illa, uppföljning och kontroll av informationen i Paraplysystemet och efterkontroll i handläggning av dödsboärenden och utbetalda arvoden till förtroendevalda. Prognossäkerheten i nämndens tertialrapporter har varit god. Bokslut och räkenskaper är rättvisande Södermalms stadsdelsnämnds bokslut och räkenskaper för år 2011 bedöms vara rättvisande. Rapportförteckning Årsrapport 2011 för Södermalms stadsdelsnämnd (nr 12, mars 2012) Samverkan kring barn som far illa eller riskerar att fara illa (nr 9, november 2011)

5 STADSREVISIONEN Innehåll Sid 1 Årets granskning Nämndens resultat Ekonomiskt resultat Verksamhetens resultat Styrning, uppföljning och kontroll Nämndens styrning och uppföljning under året Intern kontroll Nämndens bokslut och räkenskaper Bilagor Bilaga 1 Revisionskontorets bedömningskriterier Bilaga 2 Revisionsrapporter under perioden april 2011 mars 2012

6 STADSREVISIONEN 1 (14) 1 Årets granskning I denna årsrapport redovisas det samlade resultatet av revisionskontorets granskning av Södermalms stadsdelsnämnds verksamhet avseende år Den årliga revisionen omfattar granskningar och bedömningar inom följande områden: Nämndens ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Nämndens styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten Nämndens bokslut, delårsrapport och räkenskaper Revisionen sker i enlighet med kommunallagen och andra tillämpliga lagar samt i enlighet med reglementet för stadsrevisionen och god revisionssed i kommunal verksamhet. Granskningen har genomförts med den inriktning och omfattning som behövs för att ge en rimlig grund för bedömning och ansvarsprövning av nämnden. Revisionskontorets bedömningskriterier redovisas i bilaga 1. Årsrapporten har faktakontrollerats av förvaltningen. En förteckning över stadsrevisionens samtliga revisionsrapporter under perioden april 2011 mars 2012 redovisas i bilaga 2. 2 Nämndens resultat I detta avsnitt redovisas revisionskontorets bedömning av om nämndens resultat är förenligt med kommunfullmäktiges mål, uppdrag och budget samt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Vidare bedöms om verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att Södermalms stadsdelsnämnds ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat för året är tillfredsställande.

7 STADSREVISIONEN 2 (14) 2.1 Ekonomiskt resultat Nämnden redovisar följande budgetutfall och avvikelser för år 2011: Mnkr Budget 2011 Utfall B o k s l u t Avvikelse Budgetavvikelse 2010 Driftbudget Verksamhet Kostnader 2 308, ,9-4,2 0,2 % - 5 Intäkter 361,5 369,1 7,6 2,1% 12,4 Verksamhetens nettokostnader 1 947, ,8 3,4 0,2 % 7,4 Avskrivningar 4,3 4,4-0,1 2,3 % - 0,4 Internräntor 2,8 2,7 0,1 3,6 % 0,3 Driftbudgetens nettokostnader 1 954, ,9 3,4 0,2 % 7,3 Justerat netto, efter resultatöverföringar 1 950,2 4,1 0,2 % 9,6 Investeringsplan Utgifter 23,2 10,6 12,6 54,3 % 7,5 Inkomster 0,0 0,0 0,0 0,0 % 0,0 Nettoutgifter 23,2 10,6 12,6 54,3 % 7,5 Nämnden redovisar ett sammanlagt nettoöverskott mot budget med 3,4 mnkr före resultatöverföringar. Både kostnaderna och intäkterna blev större än budgeterat. Överskott redovisas inom äldreomsorgen (5,4 mnkr) främst på grund av lägre kostnader för hemtjänst. Överskott finns också inom ekonomiskt bistånd (3,2 mnkr). Underskott redovisas inom stöd och service till personer med funktionsnedsättning (5,9 mnkr) på grund av ökade kostnader för personal och köp av platser, och inom kultur- och föreningsverksamhet (1,7 mnkr) beroende på ökade kostnader för kolloverksamhet och nyårsfirande. Nämnden redovisar efter resultatöverföring ett överskott om 4,1 mnkr för Enligt revisionskontoret är dock det egentliga överskottet 5,1 mnkr. Av nämndens 18 förskolor är 14 resultatenheter. En av dessa enheter, Södra stations förskoleenhet, har uppvisat underskott två år i rad och avvecklades därför, enligt stadens regler, som resultatenhet i samband med bokslutet.

8 STADSREVISIONEN 3 (14) Revisionskontoret har noterat att stadsdelsnämnden täckt enhetens ackumulerade underskott om 1 mnkr redan i årets bokslut istället för att, enligt stadens regler, överföra underskottet till Om stadens regler hade följts skulle nämndens överskott för 2011 ha blivit 1 mnkr större. 2.2 Verksamhetens resultat Mål Revisionskontoret bedömer att nämnden under år 2011 i huvudsak har nått kommunfullmäktiges mål för verksamheten. Vidare bedöms att nämnden, för sin kärnverksamhet, i huvudsak har nått sina egna mål och uppnått i verksamhetsplanen angiven verksamhet. Revisionskontoret gör samma bedömning som nämnden, att verksamhetsmålet Stockholmarna ska uppleva att de får en god service och omsorg är uppnått, trots att alla indikatorers målvärde inte har nåtts. Denna bedömning beror på att flera brukarundersökningar, som handlar om nöjdhet inom barnomsorg, äldreomsorg och omsorgen om personer med funktionsnedsättning, har låg svarsfrekvens och därför är resultatet inte säkerställt. Indikatorns målvärde om fem nya omsorgslägenheter har ännu inte uppnåtts, men kommer att nås så snart bostäderna i kvarteret Grimman är byggda. Inom verksamhetsmålet Stockholms stad som arbetsgivare ska erbjuda spännande och utmanade arbeten har nämnden inte klarat kommunfullmäktiges indikator för sjukfrånvaro med målvärdet för nämnden om 4,8 %. Under 2011 var sjukfrånvaron 6,2 %. Nämnden har avsatt resurser för att arbetet med att medvetandegöra cheferna om stadens rehabiliteringsprocess ska fortsätta, och att ge cheferna det stöd de behöver för att minska personalens sjukfrånvaro. Efterlevnad av lagar, föreskrifter och riktlinjer Ej verkställda gynnande beslut Vid årsskiftet hade nämnden tio SoL-beslut inom äldreomsorgen som inte var verkställda. Besluten, som gäller vård- och omsorgsboende, har inte kunnat verkställas på grund av att personerna har tackat nej till flera erbjudanden. Nämnden hade också fem gynnande LSS-beslut om boende som inte var verkställda. Skälet är att personerna har tackat nej till nämndens erbjudanden.

9 STADSREVISIONEN 4 (14) Ej verkställda domar Under året har förvaltningsrätten meddelat 458 domar, varav 44 gick emot nämndens beslut och två gick delvis emot nämndens beslut. Vid årsskiftet fanns fem domar som inte var verkställda. Det beror på att en dom inom individ- och familjeomsorgen har stadsdelsnämnden överklagat och fått prövningstillstånd i Högsta förvaltningsdomstolen. Tre domar inom äldreomsorgen kom dagarna före jul, men personerna har fått erbjudande om boende. En dom inom LSS har inte kunnat verkställas eftersom klienten inte gått att nå. Anmälningar enligt Lex Sarah och Lex Maria Från 1 juli 2011 omfattar Lex Sarah hela socialtjänsten, verksamheter enligt LSS och vid Statens Institutionsstyrelse, som ansvarar för tvångsvård och behandling av ungdomar och vuxna missbrukare. Personalen behöver numera inte ta ställning till om ett missförhållande är allvarligt eller inte för att rapportera. Stadsdelsnämndens utsedda delegater inom individ- och familjeomsorg och äldreomsorg avgör vad som är allvarligt och som därmed ska anmälas till Socialstyrelsen. Nämnden hålls alltid informerad. Under året har Södermalms stadsdelsnämnd fått information om 44 rapporter om missförhållanden enligt Lex Sarah, varav 32 var inom nämndens verksamhet och 12 gällde enskild regi. Åtta av nämndens ärenden inom äldreomsorgen har anmälts vidare till Socialstyrelsen. Verksamheter inom enskild regi, som själva ska anmäla till Socialstyrelsen, har anmält vidare tre fall. Nämnden har också behandlat två anmälningar enligt Lex Maria från medicinskt ansvariga sjuksköterskor inom egenregiverksamhet och enskild regi. Båda händelserna är anmälda till Socialstyrelsen. Skolinspektionens granskning Skolinspektionen granskade kommunala förskolor i Stockholm Södermalms förskoleavdelning har i bilaga till verksamhetsplanen 2012 redogjort för vilka brister tillsynen identifierat och som behöver åtgärdas i de förskolor som inte kommit lika långt när det gäller t.ex. planerat pedagogiskt innehåll, samverkan med föräldrar och kränkande behandling. Socialstyrelsens granskningar Efter en tidningsartikel om brister i Vintertullens äldreboende begärde Socialstyrelsen i januari 2011 in yttrande från nämnden. Socialstyrelsen har avslutat ärendet efter bedömningen att stadsdelsnämnden vidtagit relevanta åtgärder.

10 STADSREVISIONEN 5 (14) Socialstyrelsen har genomfört tillsyn av stadsdelsnämndens insatser till personer med psykisk funktionsnedsättning. Stadsdelsnämnden gavs i uppdrag att redovisa hur rutiner för fel och brister inarbetas i verksamheten. Socialstyrelsen har också granskat hur Södermalms stadsdelsnämnd samverkar med landstinget när det gäller psykiatri enligt SoL och patientsäkerhetslagen. Socialstyrelsen gav Stockholms kommunfullmäktige och landstinget i uppdrag att ingå en överenskommelse om samarbete. 3 Styrning, uppföljning och kontroll I detta avsnitt redovisas revisionskontorets bedömning av om nämnden har ett system för styrning, uppföljning och kontroll som säkerställer en ändamålsenlig verksamhet, bidrar till en god ekonomisk hushållning för staden samt ger en tillräcklig säkerhet inom nämndens organisation och verksamhet. Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att Södermalms stadsdelsnämnds styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten är tillräcklig. Dock visar några av revisionskontorets granskningar att det finns förbättringsområden. 3.1 Nämndens styrning och uppföljning under året Nämndens lednings- och styrdokument Revisionskontoret har granskat nämndens verksamhetsplan för år 2011 och bedömer att det är ett tydligt styrinstrument. Nämndens egna mål för verksamhetsområdet ansluter till kommunfullmäktiges mål. Nämndens uppföljning av ekonomi och verksamhet Nämndens tertialrapporter och verksamhetsberättelse har upprättats enligt stadens anvisningar. Nämnden har en väl fungerande rutin för löpande ekonomioch verksamhetsuppföljning som gör att avvikelser upptäcks tidigt och kan åtgärdas.

11 STADSREVISIONEN 6 (14) Nämnden har lämnat följande ekonomiska prognoser under året: Mnkr Tertialrapport Tertialrapport Bokslut 2011 Avvikelse T2 - bokslut Driftbudget Verksamhet Kostnader 2 277, , ,9-4,1 0,2 % Intäkter 336,7 364,9 369,1 4,2 1,1 % Verksamhetens nettokostnader 1 940, , ,8 0,1 0,0 % Avskrivningar 4,3 4,3 4,4-0,1 2,3 % Internräntor 2,8 2,8 2,7 0,1 3,6 % Driftbudgetens nettokostnader 1 947, , ,9 0,1 0,0 % Justerat netto, efter resultatöverföringar 1 944, , ,2-3,2 0,2 % Investeringsplan Utgifter 17,1 17,1 10,6 6,5 38,0 % Inkomster 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 % Nettoutgifter 17,1 17,1 10,6 6,5 38,0 % Sammanställningen visar att prognossäkerheten i nämndens tertialrapporter har varit god under året. Samverkan kring barn som far illa eller riskerar att fara illa (rapport nr 9, november 2011) Revisionskontoret har granskat om det finns en fungerande samverkan mellan förskola, skola och socialtjänsten utifrån socialtjänstlagen, nationella riktlinjer och stadens riktlinjer. Granskningen har omfattat fyra stadsdelsnämnder varav Södermalm är en. Revisionskontorets samlade bedömning är att det i delar finns en samverkan som fungerar i de granskade stadsdelsnämnderna. Exempel på detta är anmälningsmöten när de hålls, och nätverk där samverkan också sker med polisen. Men det finns brister som gör att arbetet med att implementera stadens nya riktlinjer behöver intensifieras. Bland annat behöver fristående förskolor och skolor och gymnasiet ingå i samverkansstrukturen. Vidare är det viktigt att ändamålsenliga fora för dialog skapas mellan samverkande parter och att socialtjänsten, så långt lagstiftningen tillåter, eftersträvar en öppen kommunikation med förskolan och skolan i sin handläggning av anmälningsärenden.

12 STADSREVISIONEN 7 (14) Stadsdelsnämnden bör vidare utveckla en mer strukturerad uppföljning och återrapportering till nämnden av hur samverkansarbetet har fungerat. Stadsdelsnämnden har i februari 2012 yttrat sig över rapporten. Av detta framgår att stadsdelsnämnden, genom det stora antalet fristående förskolor/skolor som finns inom stadsdelsområdet, har särskilda svårigheter att få till stånd en fungerande samverkan med alla parter. Förvaltningen kommer att pröva att hålla områdesvisa träffar i syfte att få tillstånd mindre mötesforum för dialog. Ett förslag till ny samverkansöverenskommelse med mål för arbetet har tagits fram och ska, efter att den undertecknats av alla berörda parter, anmälas i nämnden. Rutin för anmälan av beslut till sociala delegationen Revisionskontoret har genomfört en granskning av hur ärenden anmäls till nämndens sociala delegation. Syftet med granskningen har varit att bedöma om nämnden har ändamålsenliga rutiner för uttag och anmälan till sociala delegationen av information från verksamhetssystemet Paraplyet om fattade beslut inom socialtjänsten. Granskningen har genomförts genom en intervju och granskning av utdata från verksamhetssystemet Paraplyet som anmälts till den sociala delegationen. En stickprovsvis granskning har genomförts av de underlag som anmäls till den sociala delegationen. Det framgår av protokollen vilken enhet som anmäler delegationsbesluten samt vilken period som avses, vilket gör att det finns en spårbarhet mellan protokoll och underliggande handling. Enligt revisionskontorets bedömning har nämnden i huvudsak tillräcklig kontroll i sina rutiner för anmälan av beslut till den sociala delegationen. Granskningen visade endast på smärre avvikelser inom området omsorg om funktionshindrade. Barnomsorgsgarantin Mot bakgrund av att nämnden under januari månad 2009 och 2010 inte klarade barnomsorgsgarantin, d.v.s. att tillhandahålla förskoleplats inom 3 månader, har en översiktlig granskning genomförts i syfte att undersöka hur nämnden arbetar med köhantering och framförhållning för att klara barnomsorgsgarantin och möta den ökade efterfrågan på förskoleplatser.

13 STADSREVISIONEN 8 (14) Vid granskningstillfället hade nämnden barn inskrivna i kommunala förskolor och i fristående förskolor. Inom Södermalm finns f.n. 60 kommunala och 70 fristående förskoleenheter. De fristående drivs av 50 olika utförare varav endast fem är anslutna till den kommunala kön. Det innebär att föräldrar kan ställa sitt barn i 46 olika köer inom Södermalm, med minimala eller ens några möjligheter till samordning. I stadens kösystem för plats i förskolan har föräldrarna möjlighet att söka fem placeringsalternativ med rätt att stå kvar i kön även efter erhållen garantiplats. Därmed har förvaltningen att utöver tilldelning av garantiplatser även att hantera omflyttningar. Något som försvårar nämndens planering är att ansökan om plats ligger kvar om föräldrar inte meddelar att de flyttat eller fått plats i en fristående förskola som inte är med i kösystemet. Förvaltningen arbetar med informationsöverföring bl. a. genom regelbundna möten med föräldrar, besök vid barnavårdscentralen och samarbete med fristående förskolor och skolor. Nämndens förskoleavdelning har en ständig bevakning av om förskolegarantin uppfylls, hur många barn som står i kö, antalet inskrivna barn i enskild och kommunal verksamhet och om fristående förskolor etablerar sig i området. Att följa befolkningsprognosen är också viktigt, men kräver uppföljning och utvärdering för att ta till vara erfarenheter från tidigare prognosers tillförlitlighet. Förskoleavdelningen träffar nämndens lokalenhet var 14:e dag. Vid några tillfällen har efterfrågan på platser kunnat lösas genom att tomställda lokaler relativt enkelt har kunnat anpassas till förskoleverksamhet, t ex servicehus som står tomt i väntan på ombyggnad. Förskoleavdelningens chef träffar nämndens förskolechefer var 14:e dag för att i samarbete med dem avgöra den kapacitet som är möjlig på respektive förskoleenhet. Ibland kan en mindre ombyggnad av en förskolelokal innebära tillskott av nya platser. Förvaltningen samarbetar med exploateringskontoret för genomgång av pågående planärenden och projekt och för att anmäla behov av lokaler i områden där behovet av förskoleplatser inte är tillgodosett och där antalet barn ökar. Revisionskontoret bedömer sammanfattningsvis att nämnden arbetar på ett aktivt sätt med att klara barnomsorgsgarantin. Granskningen har visat att det finns en löpande uppföljning av köhanteringen och ett arbetssätt med ständig dialog och samarbete såväl inom förvaltningen som med externa parter. Förvaltningen har visat att det genom bra samarbete med förskolecheferna, god lokalplanering och optimalt utnyttjande av befintliga lokaler och genom att noga följa befolkningsprognoser, finns god framförhåll-

14 STADSREVISIONEN 9 (14) ning och planering för att möta efterfrågan och att kunna ge plats åt alla barn inom garantitiden. Nämnden har under 2011 klarat barnomsorgsgarantin alla månader. År 2012 förväntas ett behov av ytterligare ca 150 platser, vilket enligt nämndens bedömning kommer att tillgodoses genom bland annat nya kommunala och fristående förskolor. 3.2 Intern kontroll Nämndens system för intern kontroll Nämnden har ett system för intern kontroll som på ett klart sätt beskriver hur arbetet med den interna kontrollen är organiserat, vilka lagar och regler som styr de olika verksamheterna och vad som åligger nämnden, avdelningschefer, enhetschefer och medarbetare. En av bilagorna till systemärendet är en förteckning över huvudsakliga lagar och riktlinjer som styr stadsdelsnämndens olika verksamheter. Eftersom lagar och riktlinjer hela tiden måste hållas aktuella, rekommenderar revisionskontoret att denna bilaga uppdateras och istället läggs till verksamhetsplanen eller som en hänvisning till nätet för respektive verksamhetsområde. Alla verksamheter involveras i arbetet med risk- och väsentlighetsanalysen som genomförs stegvis, från enhetsnivå till avdelningsnivå och förvaltningsnivå. Nämndens internkontrollplan som revideras årligen utgår från risk- och väsentlighetsanalysen och tar upp väsentliga processer. Kontrollmomenten kan ha väldigt olika karaktär och berör såväl kommunfullmäktiges indikatorer som verksamhetsprocesser inom förvaltningen. Genomförda kontroller dokumenteras och redovisas i verksamhetsberättelsen. Det som har kontrollerats under 2011 är enhetschefers egenkontroll för att säkerställa att rutiner följs och rutin för att förhindra risk för felaktiga utbetalningar inom ekonomiskt bistånd. Kontroller som fortfarande pågår är systematiskt barnsäkerhetsarbete i förskolan, efterlevnad av ledningssystem för kvalitet inom äldreomsorgen och, på nämndens begäran, infordran av Lex Sarah-rutiner från upphandlade verksamheter och från enheter där nämnden köper enstaka platser.

15 STADSREVISIONEN 10 (14) Handläggning av dödsboärenden Revisionskontorets tidigare granskningar av handläggning av dödsboärenden har visat brister i handläggningsrutinerna samt att handläggarna ofta arbetar utan tillfredsställande stöd och tillsyn från arbetsledningen. Revisionskontoret har på nytt granskat handläggningsrutinerna vid samtliga stadsdelsnämnder. Granskningens syfte har varit att bedöma om nämnden följer stadens riktlinjer samt har en tillfredsställande intern kontroll. I stadsdelsnämndernas ansvar ligger bland annat att göra dödsboanmälan och i vissa fall även att förvalta och avveckla dödsbon. Från och med 1 juli 2012 kommer handläggningen av dödsboärenden att överföras från stadsdelsnämnderna till socialnämnden. Överföringen kommer medföra att personberoendet minskar. Granskningen har inriktats på nämndens följsamhet till kommunfullmäktiges riktlinjer i avseende på handläggning, dokumentation samt anmälan till nämnd. Intervju har genomförts med nämndens två dödsbohandläggare och en genomgång har skett av sju personakter. Revisionskontorets granskning visar att nämnden i huvudsak följer kommunfullmäktiges riktlinjer. Samtliga granskade dödsboärenden är registrerade i verksamhetssystemet. Dokumentationen gav inte i alla delar en tydlig bild av kontakter och händelser i ärendet. För respektive ärende har beslut fattats i enlighet med riktlinjerna. De ärenden som lett till dödsboanmälan och/eller ekonomiskt bistånd till begravningskostnader har enligt riktlinjerna anmälts till nämnden. Ett viktigt inslag i den interna kontrollen är enligt revisionskontoret att kontroller genomförs i efterhand. Granskningen visar att några systematiska kontroller inte görs. För att stärka den interna kontrollen bör ett antal dödsboakter årligen kontrolleras och resultatet dokumenteras. Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att Södermalms stadsdelsnämnd i huvudsak följer stadens riktlinjer. Journalanteckningarna kan utvecklas för att ge en fullständig bild av ärendet. I övrigt bedöms att nämnden har en tillfredsställande handläggning av dödsboärenden. I samband med att verksamheten överflyttas till socialnämnden bör gemensamma rutiner tas fram för att stärka den interna kontrollen.

16 STADSREVISIONEN 11 (14) Hantering och redovisning av projektmedel Med hjälp av konsult har en granskning av nämndens projektredovisning genomförts. Syftet med granskningen har varit att bedöma om den interna kontrollen vid hantering av projektmedel är tillräcklig samt om redovisningen är rättvisande. Under 2011 har femton projekt pågått inom stadsdelsnämndens ansvarsområde. Alla projekt är externt finansierade. Total budget för dessa projekt uppgår till ca 16 mnkr. Granskningen har genomförts genom att två projekt valts ut för närmare granskning: Individuell målsättning och utvärdering för personer med psykiskt funktionshinder (IMU) samt Anhörigstödsprojektet. IMU-projektets syfte är att personalen inom denna verksamhet får en ökad och fördjupad medvetenhet om de olika delarna i arbetsprocessen i klientärendena med personer med psykisk funktionsnedsättning. Projektet är ett samarbetsprojekt med Stockholms läns landsting och finansieras av Socialstyrelsen. Anhörigstödsprojektet syftar till att ge stöd och avlastning till dem som vårdar anhöriga och finansieras av Socialstyrelsen. Granskningen visar att uppföljningen sker på olika sätt för olika projekt. Den interna uppföljningen gällande anhörigstöd sker direkt i den löpande verksamheten utan särskild dokumentation medan projektet IMU följs upp, utvärderas och dokumenteras tillsammans med extern part. Genom att controller tar fram utfall för ekonomin till respektive projekt varje månad bedöms styrgrupp och projektledare ha en god kontroll på kostnaderna i projektet. Den interna kontroll som genomförs kopplad till projekt sker utan gemensam struktur. Den sammanfattande bedömningen utifrån de granskade projekten är att nämndens interna kontroll vid hantering av projektmedel i huvudsak är tillräcklig samt att redovisningen av kostnader och intäkter i projekten är rättvisande. Dock kan den interna kontrollen stärkas genom att riktlinjer och rutiner upprättas för projektverksamhet. Uppföljning och kontroll av informationen i Paraplysystemet Revisionskontoret har granskat om nämndens uppföljning och kontroll är tillräcklig för att säkerställa att informationen i barn- och ungdomsärenden inom individ- och familjeomsorgen är inrapporterad på ett korrekt sätt i Paraplysystemet. Granskningen har genomförts genom intervjuer med enhetschefer för

17 STADSREVISIONEN 12 (14) verksamheten Barn och ungdom och samordnare för Paraplysystemet inom social omsorg. Vidare har ett mindre stickprov av registrerad data kontrollerats. Granskningen visar att nyanställda får utbildning i Paraplysystemet. De intervjuade anser att det finns ett fortsatt behov av utbildning vad gäller registrering. Kunskapen om Paraplysystemets färdiga rapporter och hur handläggarna/cheferna själva kan ta fram egna rapporter är inte tillräcklig. Ofta är det paraplysamordnaren som är behjälplig vid framtagande av rapporter. Nästan all registrering görs i efterhand. Enligt de intervjuade har vissa registreringsfel, som att beslut inte har registrerats eller har avslutats på fel sätt, upptäckts i statistik, särskilda kontroller eller vid ärendegenomgångar. Felen kan medföra att statistiken blir missvisande och påverka den enskildes rättssäkerhet. I granskningen framkom att verksamheter har påbörjat ett arbete med att ta fram systematiska kontroller för informationen i Paraplysystemet. Revisionskontorets stickprovskontroll visar att nämnden hade ett antal felregistreringar. Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att Södermalms stadsdelsnämnds uppföljning och kontroll i huvudsak är tillräcklig för att säkerställa att informationen i barn- och ungdomsärenden är inrapporterade på ett korrekt sätt i Paraplysystemet. Dock behöver det pågående utvecklingsarbetet fortsätta avseende utbildning och att ta fram rutiner för systematiska kontroller av inregistrerad information i systemet. Förvaltningen måste mer aktivt sträva efter att registrering i Paraplysystemet sker i anslutning till fattade beslut och genomförda insatser. Bland annat för att anmälan av delegationsbeslut och annan statistik ska vara aktuell. Särskilda kontroller bör genomföras av att registrering sker utan fördröjning. Arvoden till förtroendevalda Revisionskontoret har genomfört granskning av utbetalade fasta årsarvoden och sammanträdesarvoden till nämndens förtroendemän. Syftet med granskningen har varit att bedöma följsamheten till stadens regelverk och om den interna kontrollen är tillräcklig. Granskningen har genomförts genom registeranalys av samtliga utbetalda arvoden under perioden januari oktober 2011 till nämndens ledamöter och ersättare, kontroll mot förtroendemannaregistret, mot regelverket och mot samtliga förtroendevaldas underlag för fasta årsarvoden som skickats till serviceförvaltningen för registrering i LISA-systemet. Underlagen för sammanträdesarvoden har slumpvis kontrollerats. Därutöver har den interna kontrollen i form av efterkontroll av utbetalda arvoden kartlagts.

18 STADSREVISIONEN 13 (14) Granskningen av Södermalms stadsdelsnämnd har visat att samtliga arvoden följer stadens regler, men att en rutin för efterkontroll av utbetalda arvoden saknas. Stadsdelsnämnden bedöms ha följsamhet till regelverket men behöver införa en rutin för efterkontroll av utbetalda arvoden. 4 Nämndens bokslut och räkenskaper I detta avsnitt redovisas om nämndens bokslut och delårsrapport är rättvisande samt om räkenskaperna är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen, god redovisningssed samt stadens regler och anvisningar. Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att Södermalms stadsdelsnämnds bokslut och räkenskaper för år 2011 är rättvisande. Underlagen till delårsbokslutet är i god ordning och posterna är i huvudsak väl dokumenterade. Några investeringsprojekt löper under ett flertal år. Nämnden bör indela vissa pågående investeringsprojekt i etapper och aktivera dessa successivt efter färdigställande. Internredovisning Med hjälp av konsult har en granskning av nämndens internredovisning genomförts. Granskningen syftar till att bedöma om den interna kontrollen avseende internredovisningen är tillräcklig samt om redovisningen är rättvisande. Granskningen har genomförts genom intervjuer med berörda befattningshavare. En registeranalys har genomförts av transaktioner inom valda verksamheter och konton. Bedömning av den interna kontrollen har skett med utgångspunkt i COSO-modellens olika delkomponenter. Revisionskontorets samlade bedömning är att aktuella och ändamålsenliga regler och riktlinjer för redovisning/internredovisning finns framtagna. Det finns en kontrollmiljö etablerad som ger förutsättningar för en kvalitativt god och rättvisande redovisning. Granskningen visar att det till stora delar finns en god tillämpning av förvaltningens kodplan avseende baskonton. Stickprovskontrollerna har i några fall påvisat brister i bokföringen av verifikationerna för de granskade kontona. Stadsdelsnämnden har inte ställt krav på eller fastställt heltäckande regler för löpande periodisering av intäkter och kostnader. Fokus på periodisering ligger vid tertialbokslut och årsbokslut. Löpande periodisering sker dock av väsentliga

19 STADSREVISIONEN 14 (14) poster inom flertalet verksamheter vilket är positivt. Granskningen visar på vissa brister i periodisering under löpande år. Bristerna är främst hänförliga till uppbokningar av kost- och brukarintäkter, vårdfakturor där posterna bokförs påföljande månad, och IT-kostnader. En ofullständig periodisering försvårar den löpande uppföljningen och analysen av intäkts- och kostnadsutveckling, bl.a. i form av jämförelser mot föregående år och s.k. rullande tolvmånadersanalyser. Staffan Moberg Stadsrevisor Karin Meding Certifierad kommunal revisor

20 STADSREVISIONEN 1 (2) Bilaga 1 Revisionskontorets bedömningskriterier Bedömning För avsnitten 2 Nämndens resultat och 3 Styrning, uppföljning och kontroll används följande bedömningar: Tillfredsställande/Tillräcklig Inte helt tillfredsställande/ Inte helt tillräcklig Oacceptabelt/Oacceptabel Kriterierna är i allt väsentligt uppfyllda Brister finns som måste åtgärdas Väsentliga brister finns som måste åtgärdas omgående För avsnitt 4 Nämndens bokslut och räkenskaper gäller följande bedömningar: Rättvisande, Inte helt rättvisande eller Inte rättvisande Nämndens resultat Bedömningskriterier Nämnden har uppnått kommunfullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Nämndens resultat följer fullmäktiges beslut om mål, uppdrag och budget. Nämnden har inom tilldelat anslag uppfyllt sina mål för verksamheten och uppnått i verksamhetsplanen angiven verksamhet. Nämndens verksamhet har bedrivits enligt lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m.

21 STADSREVISIONEN 2 (2) Styrning, uppföljning och kontroll Bedömningskriterier Nämndens system för styrning, uppföljning och kontroll bygger på en helhetssyn på den kommunala verksamheten samt säkerställer en ändamålsenlig verksamhet och bidrar till en god ekonomisk hushållning för staden, liksom en tillräcklig säkerhet inom nämndens organisation och verksamhet. Nämnden har ett system för styrning som ger förutsättningar för god ekonomi, effektiv verksamhet och kvalitet. Nämnden har en ändamålsenlig organisation med en tydlig fördelning av ansvar och befogenheter. Nämndens verksamhetsplan överensstämmer med fullmäktiges beslut om mål, uppdrag och budget. Nämnden har för varje verksamhetsområde fastställt mätbara/uppföljningsbara mål för ekonomi och verksamhet. Nämnden följer kontinuerligt och systematiskt upp ekonomi, verksamhet och kvalitet, såväl för verksamhet i egen regi som för sådan som uppdragits åt annan att utföra, analyserar väsentliga avvikelser samt vidtar åtgärder vid behov. Nämndens uppföljning ger en rättvisande och tillförlitlig information om ekonomi och verksamhet. Nämnden har ett system för intern kontroll för en effektiv och rättssäker verksamhet samt för att förebygga allvarliga fel och skador. Nämndens bokslut och räkenskaper Bedömningskriterier Nämndens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Nämndens bokslut är rättvisande. Nämndens räkenskaper är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen, god redovisningssed samt stadens regler och anvisningar.

22 STADSREVISIONEN 1 (1) Bilaga 2 Revisionsrapporter under perioden april 2011 mars 2012 Samtliga rapporter finns tillgängliga på :7 Granskning av persontransporter och skolskjutsar 2011:8 Intern kontroll i entreprenader och byggprojekt 2011:9 Samverkan kring barn som far illa eller att riskerar att fara illa 2011:10 Styrning och kontroll av stora investeringsprojekt 2011:11 Insatser för vuxna med missbruksproblematik 2012:1 Efterlevnad av stadens markanvisningspolicy 2012:2 Styrning, uppföljning och kontroll av beviljade insatser inom äldreomsorgen