Årsrapport 2013 Södermalms stadsdelsnämnd

Transkript

1 Årsrapport 2013 Södermalms stadsdelsnämnd Rapport från Stadsrevisionen Nr 12, 2014 Dnr /2014

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Fördjupade granskningar som sker under året kan också publiceras som projektrapporter. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. Årsrapport 2013 Södermalms stadsdelsnämnd Nr 12, 2014 Dnr /2014 Hemsida:

3 Stadsrevisionen Dnr / Till Södermalms stadsdelsnämnd Revisorerna för Södermalms stadsdelsnämnd har avslutat revisionen av nämndens verksamhet under år Kopia på den revisionsberättelse som överlämnas till kommunfullmäktige bifogas. Revisorerna överlämnar och åberopar revisionskontorets årsrapport för Södermalms stadsdelsnämnd. Revisorerna emotser ett yttrande över årsrapporten från nämnden senast På revisorernas vägnar Bosse Ringholm Ordförande Karin Meding Sekreterare Stadsrevisionen Revisionskontoret Hantverkargatan 3 D, 1 tr Postadress: Stockholm Telefon: Fax:

4 Sammanfattning Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi Revisionskontoret bedömer sammantaget att Södermalms stadsdelsnämnd i allt väsentligt har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Nämndens budgethållning har varit tillräcklig och fullmäktiges mål för verksamheten har i huvudsak uppnåtts. Intern kontroll Revisionskontoret bedömer att nämndens interna kontroll i huvudsak varit tillräcklig. Nämnden har i huvudsak en ändamålsenlig styrning och kontroll av ekonomi och verksamhet. Prognossäkerheten har under året varit god. I några av de granskningar som genomförts under året har vissa brister noterats, men de är inte av sådan omfattning att de väsentligt påverkar bedömningen av nämndens totala interna kontroll. Nämnden rekommenderas dock att se över rutiner och arbetssätt i de delar som berörs av granskningarna. Bokslut och räkenskaper Revisionskontoret bedömer att bokslut och räkenskaper i allt väsentligt är rättvisande samt följer gällande regler och god redovisningssed.

5 Innehåll Årets granskning 1 Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi 1 Intern kontroll 5 Bokslut och räkenskaper 8 Uppföljning av tidigare års granskning 9 Bilaga 1 - Bedömningskriterier Bilaga 2 - Årets fördjupade granskningar och projekt Bilaga 3 - Uppföljning av lämnade rekommendationer

6

7 1 (9) Årets granskning Den årliga revisionen omfattar granskningar och bedömningar inom följande områden: Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi Intern kontroll Bokslut och räkenskaper Revisionen sker i enlighet med kommunallagen och andra tillämpliga lagar samt i enlighet med reglementet för stadsrevisionen och god revisionssed i kommunal verksamhet. Granskningen har genomförts med den inriktning och omfattning som behövs för att ge en rimlig grund för bedömning och ansvarsprövning av nämnden. Revisionskontorets bedömningskriterier redovisas i bilaga 1. I rapporten redovisas översiktligt resultatet av revisionsårets grundläggande och fördjupade granskningar. De fördjupade granskningar som genomförts under revisionsåret redovisas närmare i bilaga 2. En uppföljning av i vad mån nämnden har beaktat rekommendationer från tidigare års granskning redovisas översiktligt i rapporten och mer detaljerat i bilaga 3. De förtroendevalda revisorerna har träffat representanter för nämnden i samband med genomgång av 2012 års granskning och avstämning inför I samband med att förvaltningschef Christina Rapp Lundahl tillträdde sin tjänst hölls ett inledande möte där representanter från nämnd, förvaltningsledning och de förtroendevalda revisorerna deltog. Granskningsledare har varit Susanne Eriksson vid revisionskontoret och Annika Hansson vid konsultfirman PwC. Årsrapporten har faktakontrollerats av förvaltningen. Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi I detta avsnitt redovisas en granskning av om nämndens resultat är förenligt med kommunfullmäktiges mål, uppdrag och budget samt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten.

8 2 (9) Sammantaget bedöms att Södermalms stadsdelsnämnd i allt väsentligt har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundas på granskning av nämndens budgethållning och verksamhetsberättelse samt de granskningar som genomförts under året. Ekonomiskt resultat Nämnden redovisar följande budgetutfall och avvikelser för år 2013: Mnkr Budget 2013 Utfall B o k s l u t Avvikelse Budgetavvikelse 2012 Driftbudget Verksamhet Kostnader 2 354, ,4-7,7-0,3 % 12,3 Intäkter 334,3 351,3 17,0 5,1 % 15,4 Verksamhetens nettokostnader 2 020, ,1 9,3 0,5 % 27,7 Avskrivningar 5,9 6,1-0,2-3,4 % -0,1 Internräntor 3,1 2,9 0,2 6,5 % -0,1 Driftbudgetens nettokostnader 2 029, ,1 9,3 0,5 % 27,4 Justerat netto, efter resultatöverföringar 2 020,0 9,4 0,5 % 31,0 Investeringsplan Utgifter 24,9 14,1 10,8 43,4 % 13,3 Inkomster 0,0 0,0 0,0 0,0 % 0,0 Nettoutgifter 24,9 14,1 10,8 43,4 % 13,3 Av ovanstående redovisning framgår att nämndens utfall, efter resultatöverföringar, avviker med 9,4 mnkr i förhållande till budget. Utfallet visar att budgethållningen har varit tillräcklig. De största avvikelserna finns inom verksamhetsområdena individoch familjeomsorg (6,7 mnkr), förskola (-5,1 mnkr) och stöd och service till personer med funktionsnedsättning (7,4 mnkr). Enligt nämndens redovisning beror avvikelserna inom individ- och familjeomsorg främst på ökade intäkter från Migrationsverket avseende ensamkommande flyktingbarn. Till följd av domar i Högsta förvaltningsdomstolen har nämnden erhållit medel från tidigare återsökningar från Migrationsverket. Enligt nämndens redovisning beror underskottet inom förskolan främst på att lokalhyrorna blivit högre än nämnden beräknat samt

9 3 (9) att kostnader för restvärdet av avvecklade lokaler har belastat nämndens budget. Antalet inskrivna barn i förskolan har minskat under året vilket medfört minskade intäkter. Inom verksamhetsområdet stöd och service till personer med funktionsnedsättning beror avvikelsen främst på minskade kostnader för boenden enligt SoL. Fler brukare har också beviljats personlig assistans enligt LASS vilket innebär att kostnadsansvaret övergår till Försäkringskassan. Nämndens budget för investeringar uppgick år 2013 till 24,9 mnkr varav stadsmiljö (15,8 mnkr) och maskiner och inventarier (9,1 mnkr). Nettoutgifterna för investeringar blev 10,8 mnkr lägre än budget. Avvikelsen beror främst på att medel för maskiner och inventarier inte har förbrukats. Nämnden har begärt ombudgetering av ej förbrukade medel för investeringar i kvarteret Tömmen med 2,0 mnkr. Nämnden har totalt 11 resultatenheter och en intraprenad inom verksamhetsområdena förskola och parklek. Sju av resultatenheterna redovisar ett överskott. Resultatenheternas resultat från 2012 uppgick till 8,0 mnkr. För året tas 0,1 mnkr i anspråk vilket gör att resultatenheternas samlade resultat vid utgången av 2013 uppgår till 7,9 mnkr. Nämnden har förklarat avvikelserna på ett tillfredsställande sätt. Verksamhetens resultat Revisionskontoret bedömer att nämndens resultat för 2013 i allt väsentligt är förenligt med de mål som fullmäktige fastställt. Bedömningen grundas på en granskning av nämndens verksamhetsberättelse samt på de granskningar som revisionskontoret har genomfört under året. Fullmäktige har fastställt tre inriktningsmål och ett antal verksamhetsmål för stadens nämnder. Kopplat till verksamhetsmålen har ett antal indikatorer fastställts. Nämnden gör bedömningen att kommunfullmäktiges tre inriktningsmål uppnås i sin helhet. Av de verksamhetsmål som kommunfullmäktige fastställt uppnås elva i sin helhet och ett uppnås inte alls. Revisionskontoret delar nämndens bedömning av måluppfyllelsen och noterar följande avvikelser.

10 4 (9) Det verksamhetsmål som inte uppnås är Det byggs många bostäder i Stockholm. De bostäder med särskild service som nämnden planerat att färdigställa under 2013 har inte kunnat genomföras på grund av förseningar hos byggherren. De planerade bostäderna beräknas istället vara färdigställda Nämnden bedömer att verksamhetsmålet Stockholmarna upplever att de får god service och omsorg uppnås. Utöver fullmäktiges fastställda indikatorer har nämnden tagit fram egna mål och indikatorer. Till grund för ett flertal av kommunfullmäktiges indikatorer ligger de brukarundersökningar som bland annat genomförts inom verksamhetsområdena stöd och service till personer med funktionsnedsättning samt äldreomsorg. Nämnden genomför också egna brukaundersökningar för att mäta måluppfyllelsen av de egna indikatorerna. Vissa avvikelser från målvärdena finns inom verksamhetsområdena stöd och service till personer med funktionsnedsättning samt äldreomsorg. Av kommunfullmäktiges indikatorer är det är bland annat målvärdena för brukarnas upplevelse av att kunna påverka insatsernas utformning, tillgänglighet i stadens inne- och utemiljö, trygghet, måltidsupplevelse och nöjdhet med hemtjänst som inte uppnås. Nämnden bedömer att verksamhetsmålet Stockholms stad är en attraktiv arbetsgivare med spännande och utmanande arbeten uppnås. Nämnden uppnår flertalet av målvärdena för indikatorerna men redovisar en avvikelse avseende sjukfrånvaron. Sjukfrånvaron uppgår till 7,1 % vilket är oförändrat jämfört med föregående år. Inom nämnden bedrivs bland annat projekt med coachning och möjlighet att träffa företagsläkaren på arbetsplatsen. Revisionskontoret har genomfört en granskning avseende stadens ramöppettider för förskolan som redovisas i bilaga 2. Nämnden rekommenderas bland annat att kontrollera förskolornas öppettider. De brister har noterats men dessa är inte av sådan omfattning att de väsentligt påverkar bedömningen av verksamhetens resultat. Inspektioner från stadens inspektörer Förskoleinspektörerna har inspekterat två förskolor inom stadsdelen. Inspektionerna visade bland annat att det finns utvecklingsområden vad gäller samsyn kring läroplanens värdegrund och mål. Äldreomsorgsinspektörerna har gjort inspektioner vid två vård- och omsorgsboenden. Inspektionerna har genomförts med anledning av klagomål samt resultaten av brukarundersökningarna 2012, där

11 5 (9) enheten fick ett lägre resultat än övriga enheter i staden. Vid inspektionen framgick att enheterna tagit fram en åtgärdsplan och påbörjat förbättringsåtgärder för att stärka de boendes inflytande och delaktighet. Anmälningar enligt Lex Sarah och Lex Maria Stadsdelsnämnderna ska, i egenskap av utförare av social omsorg, anmäla allvarliga missförhållanden och påtagliga risker för allvarliga missförhållanden enligt Lex Sarah till tillsynsmyndigheten, Inspektionen för vård och omsorg. Vidare finns en skyldighet att anmäla vårdskada eller risk för allvarlig vårdskada enligt Lex Maria inom den hälso- och sjukvård som stadsdelsnämnden ansvarar för. Under år 2013 har 16 anmälningar avseende Lex Sarah överlämnats till Inspektionen för vård och omsorg. Av dess avsåg 5 anmälningar egen regi och 11 anmälningar enskild regi. Totalt har 3 anmälningar avseende Lex Maria överlämnats till Inspektionen för vård och omsorg. Ej verkställda domar Av de 599 nämndbeslut som överklagats till förvaltningsrätten har 58 domar meddelats som gått nämndens beslut emot, 20 domar har delvis gått nämndens beslut emot. Nämnden har verkställt samtliga domar. Ej verkställda gynnande beslut Stadsdelsnämnderna ska enligt SoL och LSS till Inspektionen för vård och omsorg och revisorerna rapportera gynnande beslut om insatser som inte har verkställts inom tre månader från nämndens beslutsdatum. Förvaltningsrätten kan ålägga nämnden att betala en särskild avgift om beslut inte verkställs inom skälig tid. Nämndens rapportering visar att beslut där insatsen inte har verkställts inom tre månader från beslutsdatum berör 5 beslut inom individ- och familjeomsorg, 30 beslut inom stöd och service till personer med funktionsnedsättning och 88 beslut inom äldreomsorgen. Merparten av besluten har inte verkställts då brukaren avböjt erbjudandet i väntan på ett speciellt boende. Intern kontroll Den interna kontrollen är en integrerad del i verksamhetens styrning och uppföljning. Den interna kontrollen säkerställer, med en rimlig grad av säkerhet, att verksamheten bedrivs effektivt, att lagar, förordningar och andra regler följs samt att en tillförlitlig finansiell redovisning och rättvisande rapportering om verksamheten lämnas.

12 6 (9) Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att nämndens interna kontroll har varit tillräcklig. De iakttagelser som ligger till grund för denna bedömning redovisas nedan. En del i nämndens interna kontroll är att säkerställa en ändamålsenlig styrning och kontroll av ekonomi och verksamhet. Revisionskontoret har granskat nämndens verksamhetsplan för år 2013 och bedömer att nämndens egna mål ansluter till kommunfullmäktiges mål för den verksamhet som nämnden bedriver. Nämnden har för varje verksamhetsområde fastställt mätbara/uppföljningsbara mål för ekonomi och verksamhet. För nämndens egna mål finns indikatorer och/eller aktiviteter eller förväntat resultat. Revisionskontoret bedömer att nämnden har en i huvudsak tillfredsställande uppföljningsstruktur. Ekonomi, verksamhet och kvalitet följs systematiskt upp i samband med nämndens månadsoch tertialrapporter. Uppföljning av verksamhet som uppdragits åt annan att utföra sker årligen och i enlighet med stadens gemensamma uppföljningsmodell. Nedanstående sammanställning visar att prognossäkerheten i nämndens tertialrapporter har varit god under året.

13 7 (9) Mnkr Tertialrapport Tertialrapport Bokslut 2013 Avvikelse T2 - bokslut Driftbudget Verksamhet Kostnader 2 345, , ,4 4,6 0,2 % Intäkter 321,2 342,2 351,3 9,1 2,7 % Verksamhetens nettokostnader 2 024, , ,1 13,7 0,7 % Avskrivningar 5,9 5,9 6,1-0,2-3,4 % Internräntor 3,1 3,1 2,9 0,2 6,5 % Driftbudgetens nettokostnader 2 033, , ,1 13,7 0,7 % Justerat netto, efter resultatöverföringar 2 031, , ,0 9,8 0,5 % Investeringsplan Utgifter 17,0 16,8 14,1 2,7 16,1 % Inkomster 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 % Nettoutgifter 17,0 16,8 14,1 2,7 16,1 % Nämnden har fastställt ett nytt system för intern kontroll i december Systemet bedöms innehålla de delar som är väsentliga för den interna kontrollen. Av systemet framgår att kontroller ska göras inom samtliga verksamheter och organisationsnivåer, hur arbetet ska genomföras samt vem som är ansvarig för att säkerställa den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde. Nämndens risk- och väsentlighetsanalys utgår från kommunfullmäktiges mål och nämndens väsentliga processer. Denna ligger i sin tur till grund för nämnden internkontrollplan. De kontroller som genomförts under året har redovisats i verksamhetsberättelsen. Kontrollerna som genomförts under 2013 har omfattat hantering av avvikelser inom socialtjänsten samt dokumentation i samband med myndighetsutövning och verkställighet. Kontrollerna visade bland annat att det finns behov av att utveckla ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete på lokal nivå och att avvikelsehanteringen inom socialtjänstens område fungerar tillfredsställande vad gäller klagomålshantering och rapportering enligt lex Sarah. Uppföljningen visare också att avvikelser i form av inte utförda insatser enligt genomförandeplan fungerar mindre bra. Kontrollen av enheternas sociala dokumentation visade att dokumentationen inte är fullständig i ParaSoL, kvaliteten på det som dokumenterats är ojämn och dokumentation förs inte kontinuerligt.

14 8 (9) Revisionskontoret har genomfört ett antal granskningar av nämndens interna kontroll. Dessa omfattar samverkan med föräldrar, enskildas medel, interna och externa projektmedel för särskilda insatser/utvecklingsområden, systematiskt arbetsmiljöarbete, känslig information i ekonomisystemet, förebyggande av felaktiga utbetalningar av ekonomiskt bistånd, korruption och oegentligheter, lönehantering, riskanalys och internkontrollplan samt uppföljning av verksamhet i egen regi. Granskningar som genomförts visar på ett antal brister. I granskningen av hantering av enskildas medel saknades skriftliga överenskommelser mellan enheterna och gode män samt att de egenkontroller som genomförts av enheterna inte gjorts i enlighet med nämndens ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. En granskning visar att det alltför ofta förekommer känslig information i ekonomisystemet, vilket visar att den rutin som finns för att säkerställa att sådan information inte förekommer i ekonomisystemet inte fungerar. I nämndens arbete för att förebygga och förhindra korruption och oegentligheter saknas rutiner för hantering av inträffade eller misstänkta incidenter. Det har heller inte skett någon löpande information eller kontroll av de anställdas bisysslor, vilket är en viktig del i det korruptionsförebyggande arbetet. I övriga genomförda granskningar har också noterats vissa brister avseende kännedom om nämndens rutiner för kontroll av lön, att det systematiska arbetsmiljöarbetet behöver utvecklas och att den interna kontrollen avseende styrning och uppföljning av projekt behöver förstärkas. De brister som noterats är inte av sådan omfattning att de väsentligt påverkar bedömningen av nämndens totala interna kontroll. I syfte att förbättra rutinerna har rekommendationer lämnats, även i granskningar där nämndens interna kontroll ha bedömts vara tillräcklig eller i huvudsak tillräcklig, se bilaga 2. Bokslut och räkenskaper I detta avsnitt redovisas en bedömning av om nämndens bokslut är rättvisande samt om räkenskaperna är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Sammanfattningsvis bedöms att bokslut och räkenskaper är rättvisande. Bedömningen baseras på en granskning av nämndens bokslut och på de fördjupade granskningar (resultatenheternas överföringar och kvalitet i redovisningen) som genomförts under året.

15 9 (9) Uppföljning av tidigare års granskning Tidigare års granskning av nämndens verksamhet har utmynnat i ett antal rekommendationer. Revisionskontoret gör årligen en uppföljning och bedömning av i vad mån nämnden har beaktat rekommendationerna, se bilaga 3. Revisionskontorets uppföljning visar att nämnden i huvudsak beaktat revisionens rekommendationer.

16

17 1 (2) Bilaga 1 - Bedömningskriterier Revisionskontorets bedömningskriterier För avsnitten Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi och Intern kontroll används följande bedömningar: Tillfredsställande/Tillräcklig Inte helt tillfredsställande/ Inte helt tillräcklig Inte tillfredsställande/ Inte tillräcklig Kriterierna är i allt väsentligt uppfyllda Brister finns som måste åtgärdas Väsentliga brister finns som måste åtgärdas omgående För avsnitt 4 Bokslut och räkenskaper gäller följande bedömningar: Rättvisande, Inte helt rättvisande eller Inte rättvisande Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi Nämnden har uppnått kommunfullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Nämndens resultat följer fullmäktiges beslut om mål, uppdrag och budget. Nämnden har inom tilldelat anslag uppfyllt sina mål för verksamheten och uppnått i verksamhetsplanen angiven verksamhet. Nämndens verksamhet har bedrivits enligt lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m.

18 2 (2) Intern kontroll Den interna kontrollen är en process som utförs av nämnd, förvaltningsledning och personal. Den är en integrerad del i verksamhetens styrning och uppföljning. Processen säkerställer, med en rimlig grad av säkerhet, att verksamheten drivs effektivt, att lagar, förordningar och andra regler följs samt att en tillförlitlig finansiell redovisning och rättvisande rapportering om verksamheten lämnas. Nämnden genomför årligen en riskanalys som fångar upp väsentliga risker samt hur de ska hanteras för att minimera risken för att verksamhetens mål inte uppnås. Nämndens organisation har en tydlig fördelning av ansvar och befogenheter som bidrar till att stödja verksamheten och att förhindra avsiktliga och oavsiktliga fel samt oegentligheter. Nämndens verksamhetsplan överensstämmer med fullmäktiges beslut om mål, uppdrag och budget. Nämnden har för varje verksamhetsområde fastställt mätbara/uppföljningsbara mål för ekonomi och verksamhet. Nämnden följer kontinuerligt och systematiskt upp ekonomi, verksamhet och kvalitet, såväl för verksamhet i egen regi som för sådan som uppdragits åt annan att utföra, analyserar väsentliga avvikelser samt vidtar åtgärder vid behov. Nämnden har ett fungerande informations- och kommunikationssystem för styrning, kontroll och uppföljning av verksamheten. Nämnden har riktlinjer och rutiner som bidrar till att säkerställa att verksamhetens mål uppfylls och att föreskrifter följs. Nämnden följer upp den interna kontrollen systematiskt och regelbundet för att säkra att den fungerar på ett betryggande sätt. Nämndens bokslut och räkenskaper Nämndens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Nämndens bokslut är rättvisande. Nämndens räkenskaper är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed.

19 1 (7) Bilaga 2 - Årets fördjupade granskningar och projekt Fördjupade granskningar och projekt under perioden april 2013 mars 2014 Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi Stadens ramöppettider för förskolan och möjlighet till omsorg utanför ramtiden En granskning har genomförts för att bedöma om nämnden efterlever fullmäktiges beslut i budget 2013 om att löpande kontrollera att förskolornas ramöppettider följs, och att föräldrar får god information om ramöppettid och om möjlighet till barnomsorg utanför ramtiden. Granskningen visar att nämnden inte gör löpande kontroller av öppettiderna. Utöver informationen på stadens hemsida lämnar nämndens förskolechefer muntlig information om öppettider till föräldrarna då barnen börjar på förskolan. Information till föräldrar om möjligheten till omsorg på ob-tid ges muntligt på förfrågan. Ansökningar om omsorg på ob-tid prövas enligt stadens kriterier, men dokumenterad handläggningsrutin saknas. Den sammantagna bedömningen är att nämnden inte helt uppfyller fullmäktiges beslut. Nämnden rekommenderas att rutinmässigt begära uppgift från förskolorna om deras öppettider och även stickprovsmässigt tillfråga vårdnadshavarna om öppettiderna motsvarar deras behov. Nämnden bör tillhandahålla skriftlig information om möjlighet till omsorg på ob-tid. För handläggningen av ansökningar på ob-tid anser revisionskontoret att det bör upprättas stadsgemensamma riktlinjer. Intern kontroll Samverkan med föräldrar En granskning har genomförts av om nämnden arbetar för att upptäcka, förebygga samt sätta in åtgärder för barn och ungdomar som riskerar att fara illa på grund av kriminalitet och/eller missbruk. I nämndens uppdrag ingår bland annat att samarbetet med föräldrarna ska öka, vilket även framgår av nämndindikatorn andel ungdomar anmälda för brott som tillsammans med sina föräldrar

20 2 (7) eller vårdnadshavare kallats till samtal med socialtjänsten inom 48 timmar. Nämnden har en mottagningsgrupp som tar hand om alla inkommande anmälningar och gör en förhandsbedömning vilket ger förutsättningar för att säkerställa hanteringen av inkomna anmälningar och att egenkontrollen genomförs på ett systematiskt sätt. Granskningen visar att nämnden har ett system för att följa upp i vilken utsträckning föräldrar/vårdnadsgivare har kallats till föräldrasamtal och hur många som kom. Däremot finns det inte en samlad bild av vad samtalen resulterade i och i vilken omfattning samarbetet med föräldrarna har ökat. Den sammantagna bedömningen är att nämnden arbetar för att på ett tidigt stadium och i samverkan med föräldrar fånga upp barn/ungdomar i riskzonen. Detta bidrar till att socialtjänsten kan sätta in åtgärder för att förebygga att barn/ungdomar under 15 år inte fastnar i kriminalitet och missbruk. Enskildas medel En granskning har genomförts för att bedöma om nämnden har ändamålsenliga regler och rutiner för hantering av enskildas medel och om den interna kontrollen är tillräcklig. Verifiering av att tillämpningen överensstämmer med gällande regler och rutiner har skett vid två enheter inom nämnden. Granskningen visar bl.a. att det finns stadsdelsövergripande och lokala regler för hantering av enskildas medel och att enheterna efterlever, i allt väsentligt, efterlever dessa regler men att det saknas skriftliga överenskommelser mellan enheterna och gode män. Resultatet av enheternas genomförda egenkontroller under år 2012 och 2013 visar att kontrollerna inte är genomförda i enlighet med förvaltningens ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Den sammantagna bedömningen är att det finns ändamålsenliga regler för hantering av enskildas medel men att den interna kontrollen avseende hanteringen av enskildas medel inte i alla delar är tillräcklig inom stadsdelen. För att stärka den interna kontrollen rekommenderas att nämnden upprättar regler/rutiner för hanteringen av nämndens postgirokonto, för att säkerställa en korrekt och transparent redovisning av de privata medel som sätts in och tas ut.

21 3 (7) Interna och externa projektmedel för särskilda insatser/utvecklingsområden En granskning har genomförts för att bedöma om den interna kontrollen avseende styrning och uppföljning av projekt är tillräcklig samt om redovisningen av projekt ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Granskningen har genomförts genom verifiering av redovisning och rutiner för ett urval av projekt. Granskningen visar att nämnden i huvudsak har tillfredsställande rutiner avseende projektuppföljning/redovisning. Nämnden har dock inga dokumenterade riktlinjer och internt ställs inga krav på dokumentation, redovisning, uppföljning och kontroll avseende verksamhet som bedrivs i projekt. Den sammantagna bedömningen är att den interna kontrollen inte är tillräcklig avseende styrning och uppföljning av projekt. Av den översiktliga granskningen har det inte framkommit något som tyder på att redovisningen inte i allt väsentligt ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Nämnden rekommenderas att utarbeta riktlinjer för projekthanteringen och fastställa en lägsta nivå avseende krav på dokumentation, redovisning, uppföljning och kontroll avseende verksamhet som bedrivs i projekt. Systematiskt arbetsmiljöarbete En granskning har genomförts av om nämnden bedriver ett tillfredsställande arbetsmiljöarbete utifrån arbetsmiljölagen och stadens mål för arbetsmiljö och riktlinjer. Nämndens ansvar innebär att arbetsgivaren ska undersöka, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och att en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås i den ordinarie verksamheten. Granskningen har avgränsats till arbetsmiljöarbetet inom myndighetsutövning för personer med funktionsnedsättning och socialtjänsten. Den sammantagna bedömningen är att nämnden har förutsättningar för att bedriva ett bra arbetsmiljöarbete men att vissa områden behöver utvecklas. Det gäller framförallt uppföljning och analys samt kontroll av att nämndens arbetsmiljörutiner följs och implementeringen av incidentrapporteringen. Nämnden rekommenderas också att upprätta en övergripande utbildningsplan för arbetsmiljöområdet samt att tydligare lyfta fram arbetsmiljöfrågor i introduktionsutbildningen av nyanställda. Vidare bör nämnden ta fram en policy för kränkande särbehandling.

22 4 (7) Känslig information i ekonomisystemet En granskning har genomförts av om nämndens rutiner för kontroll och uppföljning av känslig information i ekonomisystemet är tillräcklig. Granskningen har avgränsats till leverantörsfakturor och ett större stickprov har genomförts för att identifiera leverantörer vars fakturor kan innehålla känslig information. Granskningen visar att det alltför ofta förekommer känslig information i ekonomisystemet. Nuvarande rutin för att säkerställa att sådan information inte förekommer i ekonomisystemet fungerar inte. Den sammantagna bedömningen är att den interna kontrollen avseende hanteringen av känslig information i ekonomisystemet inte är tillräcklig. Nämnden rekommenderas att införa en rutin som säkerställer att känslig information inte förekommer i ekonomisystemet. Förebyggande av felaktiga utbetalningar av ekonomiskt bistånd Granskningen syftar till att genom intervju och aktgranskningar bedöma om nämndens uppföljning och kontroll vid handläggning av ekonomiskt bistånd är tillräcklig för att förebygga felaktiga utbetalningar (FUT) av ekonomiskt bistånd, samt nämndens arbete vid misstanke om eller vid konstaterade felaktigheter. Nämnden har system och rutiner för att motverka felaktiga utbetalningar av ekonomiskt bistånd. Handläggningen följer stadens regler men det framgår inte alltid att kontroller är genomförda. Sökande ges tydlig skriftlig information och vägledning om vad som gäller för en korrekt ansökan. Informationen undertecknas av de sökande. Nämnden har en särskild FUT-utredare som vid misstanke om felaktiga utbetalningar utreder, och vid konstaterat uppsåt polisanmäler. Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att nämnden arbetar systematiskt med att förebygga felaktiga utbetalningar av ekonomiskt bistånd. Dock kan dokumentationen av genomförda kontroller förbättras. Styrningen av arbetet med att utreda FUT-ärenden är enligt revisionskontorets bedömning tillräcklig. Korruption och oegentligheter En granskning har genomförts av om nämndens styrning och kontroll är tillräcklig och om de arbetar aktivt för att förebygga och upptäcka oegentligheter. De verksamhetsområden som ingått i granskningen är individ- och familjeomsorg, upphandling och stadsmiljö.

23 5 (7) Nämnden har rutiner, riktlinjer och policys för bland annat representation och mutor, inköpskort, upphandling och bisysslor. Nämnden saknar rutiner för den händelse att anställda utsätts för otillbörlig påverkan eller när anställda begår oegentligheter, det vill säga hantering av inträffade eller misstänkta incidenter. En viktig del i det korruptionsförebyggande arbetet är kontroll avseende de anställdas bisysslor. Vid nämndens introduktionsutbildning för nyanställda informeras inte om reglerna kring bisysslor. Det sker heller inte någon löpande information om bisysslor. Det har heller inte genomförts någon löpande kontroll av de anställdas bisysslor. Revisionskontorets sammanfattande bedömning är att nämnden behöver förbättra den interna kontrollen med att förebygga och förhindra korruption och oegentligheter. Nämnden rekommenderas att utarbeta rutiner för de händelser då anställda utsätts för otillbörlig påverkan eller begår oegentligheter. Nämnden behöver regelbundet informera de anställda om reglerna kring bisysslor och stärka kontrollen av de anställdas bisysslor. Lönehantering En granskning har genomförts avseende nämndens kontroller i samband med löneutbetalning. Fokus i granskningen har varit att det finns rutiner för löpande uppföljning och avstämning av löneutbetalningar samt att så kallade nyckelkontroller i samband med löneutbetalningen genomförs i enlighet med fastställd rutinbeskrivning. Den sammanfattande bedömningen är att den interna kontrollen i lönehanteringen inte är tillräcklig och bör utvecklas genom att samtliga beslutsattestanter får informations om nämndens skriftliga rutinbeskrivning avseende kontroll av lön. Nämnden bör vidare tillse att samtliga beslutsattesterande chefer skriver ut och signerar lönelistan. Riskanalys och internkontrollplan En granskning har genomförts avseende nämndens riskanalys och internkontrollplan för 2013 med inriktning mot de delar som avser säkerhet i system och rutiner inom det personal- och ekonomiadministrativa området. Den sammanfattande bedömningen är att nämndens arbete med riskanalys och internkontrollplan inom de granskade områdena i

24 6 (7) tillräcklig. Bedömningen grundar sig på att riskanalys och internkontrollplan finns och kontroller inom personal- och ekonomiadministration ingå och bedöms som relevanta. Ett utvecklingsområde är få fler verksamhetsföreträdare delaktiga i riskbedömningsprocessen. Uppföljning av verksamhet i egen regi (Rapport nr 8, 2013) Stadsrevisionen har genomfört en granskning med syfte att bedöma om det finns en tillfredsställande styrning, uppföljning och kontroll av kvaliteten i den äldreomsorg som nämnden bedriver i egen regi. Stadsdelsnämnden rekommenderas att se till att äldreomsorgens verksamheter i egen regi utformar lokala tillämpningar av nämndens ledningssystem. Enheterna behöver stödjas i arbetet, bl.a. för att säkerställa att utformningen uppfyller nationella krav men även för att öka enheternas medvetenhet om behovet av systematik i kvalitetsarbetet. För att säkerställa att tillämpningarna fungerar är det även viktigt att verksamheternas egenkontroller, dvs. den systematiska uppföljningen och utvärderingen av den egna verksamheten, följs upp. Detta för att förebygga risken för att eventuella brister i verksamhetens kvalitet inte upptäcks och att de äldre inte får de insatser som de har rätt till. Stadsdelsnämnden rekommenderas, att tillsammans med äldrenämnden, ta ställning till hur nämndens redovisning ska utformas så att den, vid sidan av redovisning av hur fullmäktiges mål och uppdrag har uppnåtts, även tydliggör om äldreomsorgen uppfyller de krav och mål som ställs på verksamheten utifrån lagar och andra föreskrifter. Bokslut och räkenskaper Kvalitet i redovisningen En övergripande granskning har genomförts av den ekonomiska redovisningen med syfte att bedöma dess kvalitet, men även hur nämnden säkerställer att den är aktuell, fullständig, tillförlitlig samt rättvisande. Efter genomförd granskning bedömer vi att den interna kontrollen avseende kvalitet i redovisningen som i huvudsak tillräcklig. Bedömningen grundar sig på att nämnden följer stadens regler samt har utarbetat rutiner som i huvudsak säkerställer en ändamålsenlig redovisning av god kvalitet.

25 7 (7) Utifrån genomförda intervjuer, huvudboksanalyser samt validering av väsentliga poster gör vi bedömningen att redovisningen är av god kvalitet. Vi har heller inte noterat något som föranleder en bedömning om att redovisningen inte skulle ge en rättvisande bild av verksamheten i delårsbokslut och årsbokslut. Resultatenheternas resultatöverföringar En granskning har genomförts för att bedöma hur stadens regler avseende resultatenheterna överföringar tillämpas. Den sammanfattande bedömningen är att nämnden i huvudsak tillämpar stadens regler avseende resultatenheternas överföringar. Nämnden följer i allt väsentligt stadens regler avseende överföring av resultatenheternas över- respektive underskott. Nämnden har fattat beslut om vilka enheter som ska utgöra resultatenheter. Dock har det noterats avvikelser mellan resultatenheternas prognostiserade resultat i tertialrapport 2 och faktiskt utfall i bokslutet.

26

27 Granskningsår JA DELVIS NEJ Södermalms stadsdelsnämnd 1 (1) Bilaga 3 - Uppföljning av lämnade rekommendationer ÅTGÄRDAT REKOMMENDATION 2012 Behörighetsrutiner i Agresso Nämnden rekommenderades att systematiskt följa upp behovet av behörigheter till Agresso samt avsluta de behörigheter som det inte längre finns behov av Behörighetsrutiner i Paraplyet Nämnden rekommenderades att dokumentera behörighetsrutinera samt systematiskt följa upp användarnas tilldelning av behörigheter. X X KOMMENTAR Nämnden har utökat antalet kontroller som görs av användarbehörigheter samt avslutat de behörigheter som inte används. Förnyade behörighetsrutiner har upprättats och berörda chefer har informerats om dessa. Uppföljning av behörigheterna kommer att göras tre gånger per år. I rutinen ingår att samtliga högre behörigheter ska omprövas Korttidstillsyn enligt LSS Nämnden rekommenderades att utöka den interna kontrollen avseende dokumentation i personakterna samt att genomförandeplaner begärs in från utförarna och att dessa får en tydligare koppling till den beställning av insats som gjorts i Paraplysystemet. X Nämnden kommer genomföra aktgranskningar två gånger per år för att säkerställa att kraven på dokumentation i personakterna följs samt att delegationsordningens beloppsgränser följs Överföring av känslig information Nämnden rekommenderas att ordförande och vice ordförande i den sociala delegationen alltid ska använda stadens e-postadress i sina kontakter med medborgarna. Även vice ordförande i stadsdelsnämnden och övriga nämndledamöter bör använda stadens e- postadress Lönehantering Nämnden rekommenderas att stärka den interna kontrollen genom att införa kontrollåtgärder som utförs av någon som inte är direkt inblandad i lönehanteringen Mervärdeskatt Nämnden rekommenderas att löpande kontrollera momsredovisningen samt att kontinuerligt informera och utbilda kring momsfrågor. X X X Flertalet av nämndens ordinarie ledamöter har numera stadsanknutna e-postadresser. Det kan dock konstateras att vissa ledamöter inte har någon stadsanknuten e-postadress. Rutiner för hur ofta och hur ofta kontrollerna ska genomföras har tagits fram i syfta att säkerställa en tillräcklig intern kontroll kring förvaltningens lönehantering. Nämnden har utökat kontrollen av momsredovisningen.