ÅRSRAPPORT Överförmyndarnämnden. Revisorskollegiet Revisor: Fredrik Jerntorp. Malmö stad Revisionskontoret

Transkript

1 Malmö stad Revisionskontoret ÅRSRAPPORT 2014 Överförmyndarnämnden Revisorskollegiet Revisor: Fredrik Jerntorp ÅRSRAPP 2014 ÖFN Postadress: Stadshuset, Malmö Besöksadress: August Palms plats 1 Telefon (exp): Hemsida: malmostadsrevision@malmo.se

2 1 SAMMANFATTANDE BEDÖMNING NÄMNDENS UPPDRAG Verksamhetsområde Rättslig ram Organisation Viktiga händelser INTERN KONTROLL NÄMNDENS STYRNING OCH UPPFÖLJNING Nämndens riskanalys Nämndens interna kontrollplan Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen Revisionskontorets bedömning VERKSAMHETSMÅL - NÄMNDENS STYRNING OCH UPPFÖLJNING Mål Måluppföljning Måluppfyllelse Revisionskontorets bedömning EKONOMI - NÄMNDENS STYRNING OCH UPPFÖLJNING Ekonomisk styrning Resultaträkning Nämndens kommentar Revisionskontorets kommentar Balansräkning Fordringar Revisionskontorets bedömning ÅRSRAPP 2014 ÖFN Sidan 2 av 11

3 1 Sammanfattande bedömning Intern kontroll Nämndens interna kontrollplan bedöms enligt revisionskontorets kriterier som tillräcklig. Det finns en upprättad riskanalys som ligger till grund för nämndens interna kontrollplan. Kontrollplanen anger vad och hur kontrollerna ska följas upp, vem som har ansvaret och när rapportering sker till nämnden. Överförmyndarens genomförande av den interna kontrollplanen bedöms som tillräcklig. Nämnden har följt upp och rapporterat tre av fem kontrollmoment per DR 2 och samtliga i samband med årsanalysen. Kontrollmomentens metodik och genomförande är väldokumenterat. Samtliga kontroller har påvisat avvikelser vilket har genererat väldokumenterade åtgärdsförslag. Mål, måluppföljning och måluppfyllelse Överförmyndarnämndens styrning avseende verksamhetsmålen bedöms som tillräcklig. Nämndens egna mål är direkt hänförliga till den verksamhet som bedrivs och inte till kommunfullmäktiges mål vilket förklaras av att de inte är tillämpningsbara på en så pass liten nämnd. Revisionen har i bedömningen tagit hänsyn till att nämnden inte kan påverka 25 av 27 mål som kommunfullmäktige beslutat. Överförmyndarnämnden tilllämpar könsuppdelad statistik uppföljning av målen och bidrar därmed även till kommunfullmäktiges budgetmål att Malmö stad skall ligga i framkant gällande verksamhetsutveckling på jämställdhetsområdet. De beslutade målen är realistiska, påverkningsbara och mätbara. Överförmyndarnämndens måluppföljning bedöms som tillräcklig. Nämnden har följt upp samtliga beslutade verksamhetsmål i delårsrapport 2 och i samband med årsanalys. Uppföljningen kommenteras tydligt i text och det går att utläsa måluppfyllelsegraden. Nämndens måluppfyllelse bedöms som tillräcklig. Av överförmyndarnämndens totalt nio mål återfinns två mål med svag målluppfyllelse samt ett mål som inte är helt uppfyllt Orsakerna till bristande måluppfyllelse kommenteras och analyseras i årsanalysen. Nämnden anger förbättringsåtgärder för samtliga tre mål med bristande måluppfyllelse. Ekonomisk styrning Nämndens ekonomiska styrning är tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Viss hänsyn tagits har tagits till överförmyndarnämndens storlek. Överförmyndarnämnden upprättar utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys enligt de kommuncentrala riktlinjerna. Nämnden har beslutat om interna anvisningar för budgetuppföljning. Förklaring till budgetavvikelser anges. Nämndens förklaring till budgetunderskott bedöms som rimliga. Nämnden bör få en budget som motsvarar lagstadgade kostnader. Resultaträkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat. Nämndens resultaträkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Balansräkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens förmögenhetsställning. Värderingen av tillgångar och skulder ska ske efter lagstiftning och vedertagna normer. Nämndens balansräkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. ÅRSRAPP 2014 ÖFN Sidan 3 av 11

4 2 Nämndens uppdrag 2.1 Verksamhetsområde Överförmyndarnämnden bedriver myndighetsutövning och står under tillsyn av Länsstyrelsen. Överförmyndarnämnden är en tillsynsmyndighet med uppgift att utöva tillsyn över förmyndares, gode mäns och förvaltares verksamhet. Tillsynen utövas främst genom granskning av ställföreträdarnas årliga redovisningar. Samtliga förmynderskap, godmanskap och förvaltarskap i kommunen står under överförmyndarnämndens tillsyn. Vad gäller förmyndarskapen koncentreras tillsynen dock huvudsakligen till ärenden där: den underårige har tillgångar överstigande åtta basbelopp den underårige äger fast egendom eller bostadsrätt eller del därav den underårige har erhållit tillgångar i samband med arv eller gåva med villkor om särskild överförmyndarkontroll överförmyndarnämndens samtycke krävs enligt lag oavsett tillgångarnas storlek överförmyndarnämnden har beslutat om skärpande föreskrifter Samtliga förmyndarskap i kommunen står under Överförmyndarnämndens tillsyn men ovan uppräknade står under kontrollerad tillsyn. Vidare består överförmyndarnämndens verksamhet av att förordna gode män i de fall detta inte ankommer på tingsrätten. I de fall tingsrätten beslutar ska överförmyndarnämnden rekrytera och föreslå gode män och förvaltare. Det är också nämndens uppgift att vid behov fatta beslut om byte av gode män eller förvaltare. 2.2 Rättslig ram Överförmyndarnämnden ska avgöra ärenden i enlighet med nedan uppräknade lagrum. Föräldrabalken (1949:381) (1995:974) Lag om god man för ensamkommande barn (2005:429) Lagen om tillsyn i vissa fall å oskiftat dödsbo efter medborgare i Danmark, Finland, Island eller Norge (1935:46) Tryckfrihetsförordningen (1949:105) Offentlighets- och sekretesslagen Förvaltningslagen Förmyndarskapsförordningen 2.3 Organisation Överförmyndarnämnden består av sju ordinarie ledamöter samt sju ersättare. Bengt Persson är ordförande. Sociala resursnämnden har från 2013 övertagit ansvar för driften av överförmyndarverksamheten där Johanna Tinghammar Bruck är avdelningschef. Överförmyndarnämnden har fortsatt ansvar för de resurser som avser nämndens administration, ledamöternas arvoden samt arvoden till gode män och förvaltare. ÅRSRAPP 2014 ÖFN Sidan 4 av 11

5 2.4 Viktiga händelser 2014 Den 25 juni 2014 har lagändringar (SFS 2014:886) beslutats med anledning av Prop. 2013/14:225 Bättre förutsättningar för gode män och förvaltare. Enligt de nya lagreglerna, som träder i kraft den 1 januari 2015, ges överförmyndarna ansvaret för att gode män och förvaltare får den utbildning de behöver. Överförmyndarna ges också ett utökat ansvar för utredningen i ärenden om anordnande av godmanskap enligt 11 kap. 4 föräldrabalken och förvaltarskap. I syfte att renodla domstolarnas verksamhet ska det vara överförmyndarna som, i stället för tingsrätten, har till uppgift att hämta in nödvändig utredning i ärenden om godmanskap eller förvaltarskap. Lagändringarna medför nya arbetsuppgifter och en ökad arbetsbörda för medarbetarna på avdelningen. Kommunfullmäktige har den 25 april beslutat att införa arvodering för särskilt förordnade vårdnadshavare samt att kostnaden för arvoderingen ska finansieras inom befintliga ramar för överförmyndarnämnden och sociala resursnämnden. Enligt överenskommelse mellan sociala resursnämnden och överförmyndarnämnden ska kostnaderna för arvode till särskilt förordnade vårdnadshavare betalas av överförmyndarnämnden. En lagändring gällande ärenden avseende godmanskap för ensamkommande barn trädde i kraft den 1 januari Lagändringen ger Migrationsverket utvidgade möjligheter att anvisa asylsökande ensamkommande barn, både till kommuner som har och inte har någon överenskommelse om mottagande. Antalet ansökningar om god man för ensamkommande barn minskade under första delen av året men har därefter ökat igen och är totalt ungefär desamma som Intern kontroll nämndens styrning och uppföljning 3.1 Nämndens riskanalys Överförmyndarnämnden har gjort en riskanalys som grund till det interna kontrollarbetet Nio dokumenterade risker har identifierats och bedömts. Utifrån riskanalysen har de fem kontrollmoment med högst riskvärde valts ut till den interna kontrollplanen. Riskvärdet beräknas utifrån fyrgradiga skalor av sannolikhet och konsekvens. Riskbedömningarna beskrivs tydligt i text. De risker som inte togs med i planen har haft riskvärde Nämndens interna kontrollplan Nämnden beslutade i januari 2014 om Internkontrollplan för Överförmyndarnämndens internkontrollplan för året omfattar fem kontrollmoment som avser fördjupad granskning, bevakningar, arkivrutiner, hantering och handläggning av klagomål på ställföreträdare och förvaltarskapsprövning. Planen innehåller, förutom ovanstående granskningsområden, även information om kontrollmomenten, kontrollansvar, metod, och uppgift om rapporteringstidpunkt. ÅRSRAPP 2014 ÖFN Sidan 5 av 11

6 3.3 Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen Nämndens interna kontrollarbete utgår från Sociala resursförvaltningens helhetssyn och styrning. Genomförd intern kontroll rapporteras i ett dokument där målet med kontrollen, metod, resultat, ställningstagande och förslag till åtgärder går att utläsa. I uppföljningen står att det finns en strävan för ett fristående kontrollarbete där granskaren inte kommer från den granskade verksamheten. Överförmyndarnämndens kontrollmoment rapporteras i samband med DR 1, 2 och årsanalys. Tre av de totalt fem kontrollmomenten rapporterades i samband med DR 2. Fördjupad granskning rutinen fungerar inte tillfredställande. Åtgärdsförslag anges. Bevakningar rutinen fungerar inte tillfredställande. Åtgärdsförslag anges. Arkivrutiner rutinen fungerar till viss del inte tillfredställande. Åtgärdsförslag anges. I samband med årsanalysen har övriga två kontrollmoment rapporterats till överförmyndarnämnden Hantering och handläggning av klagomål på ställföreträdare rutinen fungerar inte tillfredställande. Åtgärdsförslag anges. Förvaltarskapsprövning Rutinen fungerar inte helt. Åtgärdsförslag anges Samtliga kontrollmoment har följts upp och rapporterats till nämnden i samband med DR1, 2 och årsanalys. Samtliga kontroller påvisa avvikelser. Avvikelserna avser bland annat ej signerade tjänsteanteckningar, ej bifogade checklistor, avvikelser i bevakningar och avskrivning av klagomål utan att informera den klagande. 3.4 Revisionskontorets bedömning Nämndens interna kontrollplan bedöms enligt revisionskontorets kriterier som tillräcklig. Det finns en upprättad riskanalys som ligger till grund för nämndens interna kontrollplan. Kontrollplanen anger vad och hur kontrollerna ska följas upp, vem som har ansvaret och när rapportering sker till nämnden. Överförmyndarens genomförande av den interna kontrollplanen bedöms som tillräcklig. Nämnden har följt upp och rapporterat tre av fem kontrollmoment per DR 2 och samtliga i samband med årsanalysen. Kontrollmomentens metodik och genomförande är väldokumenterat. Samtliga kontroller har påvisat avvikelser vilket har genererat väldokumenterade åtgärdsförslag. ÅRSRAPP 2014 ÖFN Sidan 6 av 11

7 4 Verksamhetsmål - nämndens styrning och uppföljning 4.1 Mål Internbudget 2014 utgör styrdokument för nämndens målstyrning. Internbudgeten är beslutad av Överförmyndarnämnden. Nämnden har inga tillämpliga uppdrag. Överförmyndarnämndens prioriterade mål inför 2014 är uppdelade i: Kommunfullmäktiges mål (som bedöms tillämpningsbara på överförmyndarnämnden) Mäts genom - Malmös äldre ska känna att de får den vård och omsorg de behöver. Mäts genom målet - Förslag på godman/ förvaltare ska finnas inom 90 dagar i 90 % av ärendena Övergripande resultatmål Förslag på godman/ förvaltare ska finnas inom 90 dagar i 90 % av ärendena Beslut om entledigande av godman/ förvaltare ska fattas inom 90 dagar efter det att begäran inkommit i 90 % av ärendena 60 % av årsräkningarna ska vara granskade senast den 30 juni det år de inkommit Samtliga årsräkningar ska vara granskade senast den 31 december det år de inkommit Antalet årsräkningar som kräver komplettering/granskas med korrigering ska minska jämfört med föregående år Alla vitesförelägganden avseende årsräkningar skall tas upp senast på överförmyndarnämndens sammanträde i april, om inte särskilda skäl föreligger Mål för 2014 Antalet gode män/förvaltare som har fler än 30 uppdrag ska minska jämfört med 2013 Antalet gode män för ensamkommande flyktingbarn som har fler än 15 uppdrag ska minska jämfört med nya gode män/förvaltare, utan anknytning till den enskilde genom släktskap eller på annat sätt, ska rekryteras. Samtliga övergripande resultatmål (sex stycken) och två av tre mål för 2014 hade överförmyndarnämnden även som mål under Av dessa åtta egna mål uppnåddes fyra mål helt under Måluppföljning Överförmyndarnämnden har följt upp samtliga övergripande resultatmål, mål för 2014 och tillämpbart fullmäktigemål i delårsrapporteringen och årsanalysen. Uppföljningen beskriver vad som gjorts/ ska göras för att uppnå målen. Måluppfyllelsegraden tydliggörs avseende samtliga mål och jämförelser görs mot Överförmyndarnämnden tillämpar könsuppdelad statistik i uppföljning av målen och bidrar därmed även till kommunfullmäktiges budgetmål att Malmö stad skall ligga i ÅRSRAPP 2014 ÖFN Sidan 7 av 11

8 framkant gällande verksamhetsutveckling på jämställdhetsområdet. Personalrelaterade fullmäktigemål följs upp av sociala resursnämnden. 4.3 Måluppfyllelse Fyra av sex resultatmål har uppnåtts per Ett resultatmål bedöms som delvis uppfyllt och ett resultatmål som ej uppfyllt. Antalet årsräkningar som kräver komplettering/granskas med korrigering ska minska jämfört med föregående år. har ökat mot 2013 Beslut om entledigande av GM/ förvaltare ska fattas inom 90 dagar efter det att begäran inkommit i 90 % av ärendena. Minskat mot 2013 och uppnår 79 %. Överförmyndarnämnen bedömer sig ha bidragit till måluppfyllelse av fullmäktiges mål avseende Malmös äldre ska känna att de får den vård och omsorg som de behöver då kopplat resultatmålet att förslag på godman/ förvaltare ska finnas inom 90 dagar i 90 % av ärendena har uppfyllts. Två av tre mål för 2014 har uppfyllts Målet som inte uppfyllts avser: Antalet gode män för ensamkommande flyktingbarn som har fler än 15 uppdrag ska minska jämfört med ingen minskning mot Revisionskontorets bedömning Överförmyndarnämndens styrning avseende verksamhetsmålen bedöms som tillräcklig. Nämndens egna mål är direkt hänförliga till den verksamhet som bedrivs och inte till kommunfullmäktiges mål vilket förklaras av att de inte är tillämpningsbara på en så pass liten nämnd. Revisionen har i bedömningen tagit hänsyn till att nämnden inte kan påverka 25 av 27 mål som kommunfullmäktige beslutat. Överförmyndarnämnden tilllämpar könsuppdelad statistik uppföljning av målen och bidrar därmed även till kommunfullmäktiges budgetmål att Malmö stad skall ligga i framkant gällande verksamhetsutveckling på jämställdhetsområdet. De beslutade målen är realistiska, påverkningsbara och mätbara. Överförmyndarnämndens måluppföljning bedöms som tillräcklig. Nämnden har följt upp samtliga beslutade verksamhetsmål i delårsrapport 2 och i samband med årsanalys. Uppföljningen kommenteras tydligt i text och det går att utläsa måluppfyllelsegraden. Nämndens måluppfyllelse bedöms som tillräcklig. Av Överförmyndarnämndens totalt nio mål återfinns två mål med svag målluppfyllelse samt ett mål som inte är helt uppfyllt Orsakerna till bristande måluppfyllelse kommenteras och analyseras i årsanalysen. Nämnden anger förbättringsåtgärder för samtliga tre mål med svag måluppfyllelse. ÅRSRAPP 2014 ÖFN Sidan 8 av 11

9 5 Ekonomi - nämndens styrning och uppföljning 5.1 Ekonomisk styrning Riktlinjer för ekonomistyrning som reglerar dels ansvarsfördelningen mellan nämnd och förvaltning och dels inom stadsdelsförvaltningen är upprättade. I den regleras även ansvar för utarbetande av detaljbudget på olika nivåer inom förvaltningen. En detaljbudget fördelad på kostnadsställenivå görs och periodiseras månadsvis. Denna summeras upp till den periodisering av internbudgeten som stadsdelsfullmäktige fattar beslut om per tertial. Utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys upprättas enligt kommuncentrala riktlinjer. Utfall analyseras i förhållande till budget och verksamhet. Överförmyndarnämnden skall, med utgångspunkt från kommunfullmäktiges beslut om kommunbidrag och investeringsram, årligen fastställa en internbudget. Överförmyndarnämnden skall i internbudgeten: fastställa en total resultatbudget för nämndens verksamhetsområde fastställa resultatbudget per institution enligt resultaträkning fastställa periodisering av kommunbidraget per tertial fördela investeringsramen mellan institutionerna. 5.2 Resultaträkning Resultaträkningen avser förvaltningens interna bokslut det vill säga såväl kommuninterna som externa transaktioner. Samtliga angivna belopp avser gällande siffror vid delårsrespektive årsbokslutstillfället. Tkr Budget 2014 Prognos DR 2 Utfall 2014 Intäkter Totala intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Totala kostnader Nettokostnad Kommunbidrag KB & finansiella poster Resultat efter KB & fin Resultat Nämndens kommentar Periodens resultat visar ett underskott om tkr. Underskottet beror i huvudsak på högre kostnader än budgeterat för godmansarvoden. Redan i internbudgeten konstaterades att budgeten för 2014 sannolikt skulle överskridas med så mycket som tkr. Under 2014 har utbetalda arvoden avseende 2013 års årsräkningar avräknats mot uppbokade kostnader i balansräkningen. Avstämning av uppbokade kostnader avseende 2013 års årsräkningar visar ett underskott om ca 311 tkr vilket har kostnadsbokförts i 2014 års resultat. ÅRSRAPP 2014 ÖFN Sidan 9 av 11

10 Kostnaderna för godmansarvoden beräknas och bokförs på det år då uppdraget utförs, även om begäran om arvode och beslut och utbetalning av detta görs först året därpå. Budget för 2014 har därför vad gäller arvodeskostnaderna fått göras utifrån en uppskattning av antalet årsräkningar som kommer att lämnas in den 1 mars 2015 och kostnaderna för dessa beräknades till tkr. I budgeten ingår tkr avseende arvode till gode män för ensamkommande barn före permanent uppehållstillstånd. Motsvarande belopp har budgeterats som intäkt avseende återsökning hos Migrationsverket. Förordnade ställföreträdare har enligt lag rätt till skäligt arvode och ersättning för sina utgifter. Sveriges Kommuner och Landsting ger ut förslag till ersättningsregler som överförmyndarnämnden i grunden tillämpar. Detta är viktigt för rättssäkerheten och förutsägbarheten. Arvodet och ersättningen baseras på prisbasbeloppet enligt Socialförsäkringsbalken och följer alltså utvecklingen av detta. Av det sagda följer att överförmyndarnämnden har mycket små möjligheter att påverka dessa kostnader. Även fördelningen av kostnadsansvaret bestäms enligt lag. Kostnaderna för arvode till gode män och förvaltare har ökat kraftigt under senare år. Beslutat godmansarvode för 2013 uppgick till totalt tkr (arvode betalat av huvudmännen plus arvode betalat av överförmyndarnämnden). Av det totala beloppet betalades tkr (57 %) av Malmö stad och tkr (43 %) av huvudmännen. Detta är en liten ökning jämfört med 2012 då Malmö stad, efter avräkning av kostnaden för arvode till ensamkommande barn före PUT, betalade arvodet i 56 % av ärendena. Det framgår således tydligt att kommunbidraget för 2014 om tkr inte motsvarar de verkliga och nödvändiga kostnaderna för verksamheten. Överförmyndarnämnden har fått ökat kommunbidrag för Kommunbidraget för 2015 har baserats på det prognostiserade underskottet som redovisades i delårsrapport och motsvarar inte fullt ut de kostnader som beräknats för Enligt beräkningar skulle det behövas ytterligare ca 760 tkr Revisionskontorets kommentar Nämndens förklaring till budgetunderskott bedöms som rimlig. Statistik/utveckling Kommunbidrag Antal förmyndarskap Antal godmanskap Antal förvaltarskap Totalt antal inskrivna ärenden Antal gode män Antal förvaltare Antal ansökningar ensamkommande barn ÅRSRAPP 2014 ÖFN Sidan 10 av 11

11 5.3 Balansräkning Balansposternas redovisade värden avser externredovisningen. Poster som avser kommuninterna fordringar/skulder redovisas inte. Kommentarer till balansposterna görs endast i de fall avvikelser och/eller felaktigheter finns i sättet att redovisa i förhållande till god redovisningssed. Anläggningstillgångar kommenteras emellertid alltid. Revisionskontoret har vid granskningen av bokslut för 2014 inte funnit några avvikelser eller felaktigheter i sättet att redovisa i förhållande till god redovisningssed. Balansräkningen innehåller inga anläggningstillgångar Fordringar De kortfristiga fordringarna avser upplupna intäkter från Migrationsverket. Kortfristiga skulder har granskats och bedömts utan anmärkning. 5.4 Revisionskontorets bedömning Nämndens ekonomiska styrning är tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Viss hänsyn tagits har tagits till överförmyndarnämndens storlek. Överförmyndarnämnden upprättar utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys enligt de kommuncentrala riktlinjerna. Nämnden har beslutat om interna anvisningar för budgetuppföljning. Förklaring till budgetavvikelser anges. Nämndens förklaring till budgetunderskott bedöms som rimliga. Nämnden bör få en budget som motsvarar lagstadgade kostnader. Resultaträkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat. Nämndens resultaträkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning bland annat på grund av att avvikelser mellan budget och utfall kan i alla delar nöjaktigt förklaras samt att periodisering av intäkter/kostnader kan med rimlig säkerhet sägas vara korrekt. Balansräkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens förmögenhetsställning. Värderingen av tillgångar och skulder ska ske efter lagstiftning och vedertagna normer. Nämndens balansräkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. ÅRSRAPP 2014 ÖFN Sidan 11 av 11