Årsrapport Överförmyndarnämnden

Transkript

1 Årsrapport 2016 Överförmyndarnämnden

2 Innehållsförteckning 1 Verksamhet Uppföljning av uppdrag Viktiga och intressanta händelser Måluppföljning I Mark ska vi vara en kreativ kommun för att alla ska trivas med att bo och leva Uppföljning av internkontroll Kommungemensamma processer - internkontroll Ekonomi Driftredovisning Disposition av ackumulerat resultat Övrig uppföljning Internationellt arbete Uppföljning av attraktivitetsplanen Uppföljning av Marks kommuns lokala miljömål

3 1 Verksamhet Årsrapportens verksamhetsberättelse utgörs av uppföljning av grunduppdrag, viktiga och intressanta händelser samt om det finns övrigt viktigt som ska rapporteras. 1.1 Uppföljning av uppdrag Huvudverksamhet / Uppdraget uppfyllt Helt I hög grad Delvis I låg grad Inte alls Överförmyndarverksamhet X Överförmyndarverksamheten Överförmyndarverksamheten bedömer att dess uppdrag delvis uppfyllts under Detta beror på att verksamheten inte fullt ut kan garantera att praxis följs vad gäller tillsyn och handläggningstid. Verksamheten har påverkats av det senaste årets ökning av antal ensamkommande barn och ungdomar. Kulmen på strömmen är dock nådd och det är sannolikt att arbetsmängden kommer att lätta på längre sikt då allt fler ensamkommande kommer att fylla 18 år och deras godmanskap upphör med automatik. Överförmyndarverksamheten ser en fortsatt utmaning i att leva upp till det utökade ansvaret som kommunen ålagts i frågor om ställföreträdarskap. Utredningsansvaret vid anordnande av ställföreträdarskap har i allt större grad lagts över på överförmyndaren från Tingsrätten. Detta har märkts av under året genom en generellt hög arbetsbelastning som påverkat handläggningstiderna negativt. 1.2 Viktiga och intressanta händelser Viktiga och intressanta händelser ur ett medborgarperspektiv Verksamheten har under året upplevt en hög arbetsbelastning, dels på grund av den ökade ärendemängd med ensamkommande barn men även på grund av ett ökat antal ärenden från domstol och socialtjänst. I ärenden med ensamkommande barn är det jämförelsevis hög omsättning på gode män då många barn flyttar mellan kommuner och gode män begär sig entledigade. Detta gör att dessa typer av ärenden är särskilt handläggningsintensiva, något som bidrar till att ärenden generellt tar längre tid. Den högre arbetsbelastningen har medfört att verksamheten har haft svårigheter med att granska årsräkningar och arvodera ställföreträdare inom anvisad tid. Kommunen har även ett fortsatt behov av att finna personer som vill ta på sig ansvaret att vara gode män och förvaltare. Viktiga och intressanta händelser ur ett verksamhetsperspektiv Under året har en extra resurs tagits in för att bistå med handläggning av ärenden med ensamkommande barn. Dokumenthanteringsplanen planeras även att revideras. För första gången har statistik inrapporterats digitalt till länsstyrelsen som ett led i deras uppdrag att ta fram nationell statistik om antal ärenden, godmanskap, m.m. Överförmyndarverksamheten arbetar aktivt med förbättringar och ser löpande över blanketter och rutiner för att kunna underlätta och effektivisera. Ett samarbete med IT har inletts i syfte att undersöka möjligheterna att implementera e-tjänster och ett kompletterande molnbaserat handläggningssystem. Marks kommuns nya webbplats har medfört att överförmyndarnämnden har kompletterat med mer information och fler länkar för ytterligare information. Sedan migrationsverket börjat skriva upp åldern på många ensamkommande barn har oklarheter uppstått gällande huruvida överförmyndaren på basis av detta även skall betrakta dem som vuxna. Överförmyndarnämnden har följt SKL:s rekommendation vilket innebär att godmanskapet kvarstår tills dess asylärende avslutats och beslutet vunnit laga kraft. 3

4 2 Måluppföljning Kommunens verksamhet ska planeras med vision och mål för Marks kommun som utgångspunkt. I detta avsnitt följs mål och indikatorer upp. Strategiska områden/förutsättningar/utgångspunkter: 2.1 I Mark ska vi vara en kreativ kommun för att alla ska trivas med att bo och leva Kommungemensamma mål: En god kommunal service Nämndens mål: Rättssäkra och effektiva processer Indikatorer Utfall 2014 Utfall 2015 Utfall 2016 Mål 2016 Andel ansökningar/anmälningar om godmanskap/förvaltarskap som utreds inom 3 månader (%) Andel ärenden för ensamkommande barn där överförmyndaren förordnar god man inom 1 månad (%) Andel årsräkningar som är granskade före 1 juli (%) >= >= >= 70 Andel ansökningar/anmälningar om godmanskap/förvaltarskap som utreds inom 3 månader (%) Under 2016 har det kommit in 39 nya ärenden gällande godmanskap/förvaltarskap. Av dessa har 47 procent utretts inom tre månader. Verksamheten når därmed inte upp till målet på 90 procent. Andel ärenden för ensamkommande barn där överförmyndaren förordnar god man inom 1 månad (%) Under första kvartalet 2016 fortsatte den stora ökningen av ärenden med ensamkommande barn. Totalt har över 100 nya ärenden lagts upp under året. Detta i kombination med en eftersläpning från hösten 2015 medförde att utfallet endast hamnade på 18 procent. 52 procent förordnades en god man inom 2 månader, 21 procent inom 3 månader och resterande inom 4-5 månader. Andel årsräkningar som är granskade före 1 juli (%) Före den 1 juli var 66 procent av årsredovisningarna granskade. Det har även förekommit att årsredovisningar behöver kompletteras och att de inte lämnas in i tid, vilket har påverkan på resultatet. 4

5 3 Uppföljning av internkontroll Internkontroll syftar till att säkerställa att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och följer lagar, föreskrifter och riktlinjer. Nämnder och styrelser har ansvar för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde och ska rapportera om sitt arbete med internkontroll. Årets internkontrollarbete Fastställd internkontrollplan för 2016 har följts. Säkerställande av att samtliga årsräkningar lämnats in har kontrollerats genom avstämning. Påminnelser har skickats ut och vitesförelägganden för kvardröjande ärenden beslutades i samband med nämndens sammanträde den 5 april Nämndens presidium har även via stickprov kontrollerat förvaltningens följsamhet till riktlinjer om fastställande av arvoden för ställföreträdare. Inga avvikelser har påträffats. Resultatet har kommunicerats till nämnden under påföljande sammanträde. Löpande dialog sker med nämnden om hur verksamheten bedrivs. 3.1 Kommungemensamma processer - internkontroll Uppföljning av kommungemensamma processer - internkontroll Delprocess Risk Kontrollmoment /kontrollmetod Resultat av kontroll Behov av åtgärd Debitering Risk att avgifter och/ eller övrig fakturering debiteras fel. Enskilda eller kommunen drabbas ekonomiskt. Granskning av underlag för externfakturering avseende barn som har fått permanent uppehållstillstånd (PUT). Avvikelser har upptäckts där kommunen inte har fått den ersättning som den är berättigad. Fakturabelopp har bestridits. Upphandling Risk att avtal inte följs. Risk för skada för leverantörer och ekonomiska konsekvenser för kommunen. Kontroll av följsamhet mot upphandlade avtal och leverantörsval Under året har granskning avseende tolktjänster genomförts. Resultatet av granskningen visade att alla köp har gjorts från en leverantör med undantag från ett fall. I samband med granskningen informerades berörda att de ska inhandla tjänster från avtalsleverantör. Inköp Risk att fel pris betalas relativt avtal. Kontroll av debiterat pris relativt avtal Under året har nämnden granskat tolktjänster. Av de tjänster som inhandlats av avtalad leverantören debiterades kommunen rätt pris. Inget behov av någon åtgärd. Rehabilitering Risk att korttidsfrånvaro inte följs upp efter 6 sjuktillfällen. Ej relevant för överförmyndarnämnden Politisk beslutsprocess Medborgarförslag och motioner besvaras inte inom angiven tid. Detta kan medföra att den demokratiska processen blir utdragen och att frågan kan bli inaktuell. Ej relevant för överförmyndarnämnden Säkerställande av att samtliga årsräkningar lämnas in. Upptäckt och åtgärd av fel i uppdragets genomförande kan försenas. Utbetalning av arvode kan försenas. Avstämning av att alla årsräkningar har lämnats in senast 28/2. Avstämning av att påminnelser skickats ut inom 14 dagar. Kontroll av att alla beslut om Kontrollen visar på 43 av 238 (18 %) avvikelser med årsräkningar som lämnats in för sent. Anmodan om att inkomma med årsräkningar i tid har skickats ut innan årsskiftet inför Omprövning av lämplighet av berörda ställföreträdare kommer utföras under

6 Delprocess Risk Kontrollmoment /kontrollmetod vitesförläggande har skett senast på nämndens sammanträde i maj. Resultat av kontroll redovisningen Beslut om vitesförelägganden har rapporterats på nämndens sammanträde i maj Behov av åtgärd Granskning Om riktlinjerna inte följs ökar risken att felaktigt arvode utbetalas Rätt arvode och ersättningar enligt riktlinjer och uppdrag Inga avvikelser har upptäckts. 6

7 4 Ekonomi Avsnittet ekonomi innehåller ekonomisk uppföljning av året. Resultaten som redovisas i rapporten är preliminära och det är först när kommunfullmäktige godkänt årsredovisningen som den ska ses som fastställd. 4.1 Driftredovisning Årsredovisning Driftredovisning (belopp i tkr) Utfall 2014 Utfall 2015 Utfall 2016 Budget 2016 Budgetavvikelse Intäkter Arvodeskostnader Övriga kostnader Nettokostnader Fördelning på huvudverksamhet, netto Överförmyndarnämnden Överförmyndarnämnd adm Nettokostnader Analys av driftredovisning Analys av utfallet jämfört med föregående år Under året har överförmyndarnämnden överstigit sin budget med 0,3 mnkr eller 10 procent. Jämfört med 2015 har intäkter från Migrationsverket och kommuner ökat med 2,2 mnkr till 2,8 mnkr. Samtidigt har arvodeskostnaderna uppgått till cirka 4,5 mnkr varav 3,3 mnkr har avsett arvodeskostnad till god man för ensamkommande barn, barn med permanent uppehållstillstånd (PUT) och särskilt förordnad vårdnadshavare (SFV). Jämfört med motsvarande period 2015 har arvodeskostnaderna ökat med cirka 2,7 mnkr. Detta beror på det ökade antalet ensamkommande barn. Vid årets ingång uppgick antalet ensamkommande barn till 115 stycken. Under året har antalet ökat till 215 för att i slutet av året sjunka till 140 stycken. De övriga kostnaderna har uppgått till 1,2 mnkr och har jämfört med motsvarande period 2015 ökat med cirka 0,1 mnkr. Differensen mellan åren förklaras i huvudsak av att nämnden under 2015 hade lägre bemanning. Analys av utfallet Överförmyndarnämnden Budgetavvikelse +0 (budget 0,3 mnkr, utfall 0,3 mnkr) Utfall är i enlighet med budget. Överförmyndarnämnden adm. Budgetavvikelse -0,3 mnkr (budget 2,3 mnkr, utfall 2,6 mnkr) Verksamheten för administration av överförmyndarnämnden gör ett underskott om 0,3 mnkr. Under året har överförmyndarnämnden haft arvodes- och tolkkostnader för 3,3 mnkr. Kostnader förknippade med ensamkommande barn återsökas från Migrationsverket. Enligt kommunens redovisningsprinciper görs ett avdrag med 10 procent av försiktighetsskäl. Detta motsvarar den beräknade budgetavvikelsen. 7

8 4.2 Disposition av ackumulerat resultat Överförmyndarverksamheten har de senaste två åren haft en ansträngd arbetssituation. Personalomsättning, ökade krav på handläggningens omfattning samt flyktingsituationen har varit bidragande. Granskning av årsräkningar utgör en viktig del av den årliga tillsynen. Nämnden vill disponera kronor från ackumulerade medel för att genomföra granskningar av årsräkningar för Omfattningen av granskningen uppskattas till 600 timmar och är tänkt som en tillfällig insats för att justera en arbetstopp genom köp av tjänst. 8

9 5 Övrig uppföljning Nämnders och styrelsers uppföljning rör främst verksamhet, personal och ekonomi. Utöver detta sker i årsrapporten också en uppföljning av olika planer och beslut, såsom internationellt arbete och miljöarbetet. 5.1 Internationellt arbete Överförmyndarnämnden bedriver inget internationellt arbete. 5.2 Uppföljning av attraktivitetsplanen Överförmyndarnämnden bedriver inget arbete utifrån attraktivitetsplanen. 5.3 Uppföljning av Marks kommuns lokala miljömål Överförmyndarnämnden bedriver inget arbete utifrån Marks kommuns lokala miljömål. 9