DR 2 RAPPORT 2013 MED BOKSLUT

Transkript

1 DR 2 RAPPORT 2013 MED BOKSLUT SDF Rosengård Revisor: Fredrik Jerntorp Behandlad av revisorskollegiet RAPP DR SDF ROSENGÅRD Postadress: Stadshuset, Malmö Besöksadress: August Palms plats 1 Telefon (exp): Hemsida: malmostadsrevision@malmo.se

2 1 SAMMANFATTANDE BEDÖMNING SDF ROSENGÅRDS UPPDRAG Verksamhetsområde Organisation Väsentliga förändringar inför verksamhetsåret Kommunövergripande verksamhets- och finansiella mål VERKSAMHETSMÅL (INKLUSIVE UPPDRAG), MÅLUPPFÖLJNING OCH MÅLUPPFYLLELSE Mål & uppdrag Måluppföljning (inklusive uppdrag) Måluppfyllelse (inklusive uppdrag) Måluppfyllelse - kommunfullmäktiges mål Måluppfyllelse egna mål Måluppfyllele uppdrag s bedömning NÄMNDENS STYRNING OCH UPPFÖLJNING EKONOMI Ekonomisk styrning Ursprunglig driftbudget samt utfall föregående år Nämndens reviderade och fördelade internbudget Investeringsbudget samt utfall föregående år Resultaträkning inklusive ekonomisk hjälp Fördelat resultat Budgetavvikelse per verksamhet Nämndens kommentar s Kommentarer Balansräkning Maskiner och inventarier Fordringar Kortfristiga skulder s bedömning PERSONAL Nyckeltal INTERN KONTROLL Nämndens interna kontrollplan Granskningsområden/kontrollmoment Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen s bedömning FÖRELÄGGANDEN FRÅN MYNDIGHETER Domar m.m. som gått emot SDF Rosengård Gynnande nämndsbeslut som inte verkställts inom tre månader VERKSAMHETSOMRÅDE FÖRSKOLA Nyckeltal VERKSAMHETSOMRÅDE SKOLA Nyckeltal VERKSAMHETSOMRÅDE VÅRD OCH OMSORG Nyckeltal äldreomsorg VERKSAMHETSOMRÅDE INDIVID OCH OMSORG Nyckeltal RAPP DR SDF ROSENGÅRD Sidan 2 av 19

3 Beskrivning av årets granskning Årets granskning avseende SDF Rosengård omfattar endast granskning/uppföljning av delårsbokslut 1 och 2. 1 Sammanfattande bedömning Mål, måluppföljning och måluppfyllelse (inklusive uppdrag) Nämndens mål bedöms som inte helt tillräckliga enligt revisionskontorets kriterier. Målen är tidssatta för hela 2013 trots att nämnden upphör per Då huvuddelen av nämndens mål avser hela 2013 försvåras mätbarheten och möjligheterna till påverkan per Nämndens egna 65 mål är kopplade till kommunfullmäktiges mål och uppdrag. Nämndens måluppföljning bedöms som inte helt tillräcklig. Måluppföljningen för flertalet av kommunfullmäktiges mål, egna mål samt uppdrag saknar en tydlig beskrivning avseende om målet har uppnåtts eller ej per Nämndens uppföljning såsom kommer uppnås under året och går i rätt riktning ger läsaren en oklar bild av måluppföljningen per Samtliga mål och uppdrag har följts upp per DR 2. Samtliga KF:s mål och 23 egna mål har följts upp löpande under Nämndens måluppfyllelse bedöms som inte helt tillräcklig. En tredjedelar av kommunfullmäktiges mål har ej uppnåtts. Cirka hälften av SDF Rosengårds egna mål och uppdrag visar på svag måluppfyllelse per Förbättringsåtgärder saknas för flertalet mål med svag uppfyllelse. Ekonomisk styrning Nämndens ekonomiska styrning bedöms som tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Bedömningen grundar sig på att internbudgeten periodiseras månadsvis efter verkliga förhållanden. Nämnden utför och följer upp utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys i enlighet med kommuncentrala riktlinjer. Förklaringar har gjorts till de budgetavvikelser som finns. Resultaträkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat. Nämndens resultaträkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Avvikelser mellan budget och utfall kan i alla delar förklaras. Balansräkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens förmögenhetsställning. Värderingen av tillgångar och skulder ska ske efter lagstiftning och vedertagna normer. Nämndens balansräkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Intern kontroll Nämndens interna kontrollplan bedöms som tillräcklig. Den interna kontrollplanenen har föregåtts av en dokumenterad riskanalys. Internkontrollplanen innefattar både redovisning och verksamhetskontroll samt uppfyller KF:s reglemente. Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen bedöms som tillräcklig. Genomförd kontroll är metodisk och väldokumenterad. Åtgärdsförslag finns i samtliga fall där den interna kontrollen har påvisat avvikelser. Nämndens uppföljning omfattar samtliga kontrollmoment och rapporteras till väsentlig del löpande under halvåret. RAPP DR SDF ROSENGÅRD Sidan 3 av 19

4 2 SDF Rosengårds uppdrag 2.1 Verksamhetsområde Stadsdelsfullmäktige ansvarar för pedagogisk verksamhet för barn och ungdomar 1 15 år, individ- och familjeomsorg, vård och omsorg samt stadsdelsanknuten fritid och kultur. För större delen av verksamheten har de olika stadsdelsfullmäktige ett så kallat befolkningsansvar, vilket betyder att stadsdelarna betalar för de invånare, som bor i respektive stadsdel, även när servicen ges i någon annan stadsdel eller av en icke kommunal utförare. Stadsdelsfullmäktige erhåller också anslag för bl a drift av lokala bibliotek och idrottsanläggningar samt för boende för funktionshindrade (LSS). Slutligen ansvarar stadsdelsfullmäktige för ekonomisk hjälp, där försörjningsstöd och introduktionsersättning ingår. 2.2 Organisation Stadsdelsfullmäktige består av 13 ledamöter och 13 ersättare. Utskotten är arbetsutskott och socialutskott. Beredningsorganen är Sektorsövergripande- och vård och omsorgsberedning. Dessutom finns det ett lokalt pensionärsråd samt barn- och ungdomsråd. Lars-Åke Ståhl är stadsdelschef i Rosengård. Tillsammans med förvaltningens ledningsgrupp samordnas den löpande verksamheten. 2.3 Väsentliga förändringar inför verksamhetsåret Den 1 juli 2013 genomgår Malmö stad en omorganisation med skapandet av tre nya nämnder och förvaltningar för förskola, grundskola respektive gymnasieskola samt fem nya nämnder och förvaltningar för stadsområden. Inför omställningen av organisationen har arbete påbörjats med att inventera viktiga frågor att bevaka i arbetet med omorganisationen. Rosengård stadsdelsfullmäktige och stadsdelsförvaltning ska avslutas och verksamheten ska övergå i andra nämnder. Gällande skolverksamheten har åtgärder för att förbättra elevernas betyg tillsammans med arbete utifrån den beslutade lokalöversynen varit de prioriterade områdena. Framtidens skola har fortsatt varit basen för det samlade utvecklingsarbetet inom verksamheten. Arbetet med genomförande av åtgärder i enlighet med de åtgärdsplaner för ekonomisk balans inom grundskolan, som redovisats för stadsdelsfullmäktige i januari, har fortsatt under perioden. Utredning om Rosengårdsskolans framtida organisation har pågått under perioden. Arbetet har varit omfattande och involverat ett flertal medarbetare. Särskild enkätundersökning har genomförts bland berörda medarbetare och en strukturerad dialog med elever. RAPP DR SDF ROSENGÅRD Sidan 4 av 19

5 2.4 Kommunövergripande verksamhets- och finansiella mål 2013 I kommunallagens, KL 8 kap 5 fastställs att budgeten ska innehålla en plan för verksamheten och ekonomin under budgetåret. I den kommunala redovisningslagen KRL 4 kap 5 framgår att förvaltningsberättelsen ska innehålla en utvärdering av om målen för en god ekonomisk hushållning har uppnåtts. I kommunfullmäktiges budget anges följande finansiella mål: För varje enskilt år skall intäkterna överstiga kostnaderna enligt balanskravet. Resultatet ska täcka värdesäkringen av eget kapital efter justering för den del av pensionsåtagandet som redovisas som en ansvarsförbindelse Resultatet ska täcka ökningen av hela pensionsåtagandet, d.v.s. även för den del som redovisas som en ansvarsförbindelse Resultatet ska anpassas till kommunens riskexponering och eventuella övriga osäker hetsfaktorer. Budgetdokumentet för Malmö stad 2013 anger att verksamhetens inriktning ska utgå från några centrala områden. De finns angivna i 27 stycken budgetmål. RAPP DR SDF ROSENGÅRD Sidan 5 av 19

6 3 Verksamhetsmål, måluppföljning och måluppfyllelse 3.1 Mål & uppdrag Rosengårds prioriterade mål för 2013 har sin grund i de mål som kommunfullmäktige beslutat om i Malmö stads budget Med utgångspunkt från de övergripande målen har nämnden formulerat operativa mål och aktiviteter. Nämndens operativa mål och aktiviteter avser hela 2013 trots att nämnden avslutas per Helårsperspektivet innebär att svårigheter att mäta och tydliggöra vad som ska göras under perioden. Både långsiktiga och kortsiktiga mål finns angivna. Totalt finns 27 kommunövergripande mål specificerade i internbudgeten. Kopplat till dessa mål finns 65 operativa mål och aktiviteter. Samtliga kommunfullmäktiges mål ska följas upp i nämndens DR 2 rapport enligt anvisningar från stadskontoret För de operativa målen och aktiviteterna anges i internbudgeten vilken verksamhetschef som ansvarar för uppföljningen. SDF Rosengårds internbudget anger när respektive operativa mål ska följas upp. För DR1 anges att 23 mål följs upp och rapporteras. För DR 2 anges att 59 mål ska följas upp och rapporteras. För DR 3 anges att 57 mål följs upp och rapporteras. I budgeten för 2013 framkommer att budgettexten ska bli ett tydligare styrdokument. Alla skrivningar ska följas upp och resultatet bedömas, även de delar av texten som styr nämndernas verksamhet. "Planer och prioriteringar" benämns av stadskontoret som uppdrag. Stadskontoret har gått igenom texten och identifierat sammanlagt 155 uppdrag. Dessa har sedan av stadskontorets ledning gåtts igenom och fördelats på nämnderna utifrån vilken nämnd som ska göra vad. SDF Rosengård har tilldelats 44 uppdrag varav: 22 uppdrag avser barn och unga 4 uppdrag avser trygghet och kvinnofrid 5 uppdrag avser hemlöshet 2 uppdrag avser arbetsmarknad 3 uppdrag avser personalpolitik 2 uppdrag avser upphandling 2 uppdrag avser vård och omsorg 1 uppdrag avser kultur 2 uppdrag avser Malmös omgivning 1 uppdrag avser översyn för taxor och avgifter 3.2 Måluppföljning (inklusive uppdrag) SDF Rosengård har i båda delårsrapporterna följt upp samtliga mål som kommunfullmäktige beslutade om i budget I DR 2 rapporten anges att flertalet mål uppnås under året och bedöms gå i positiv riktning, vilket försvårar för revisionskontorets bedömning av nämndens måluppfyllelse per RAPP DR SDF ROSENGÅRD Sidan 6 av 19

7 SDF Rosengård har följt upp 23 operativa mål och aktiviteter per DR 1 och samtliga operativa mål och aktiviteter per DR 2. I DR 2 rapporten går att utläsa att 59 operativa mål och aktiviteter ska följas upp i samband med DR 3. Detta kommer inte göras då nämnden avslutas per Att denna uppföljning anges är därmed direkt felaktig. För flertalet operativa mål och aktiviteter har SDF Rosengård i sin uppföljning angett att målet bedöms att uppnås under året. Då nämnden avslutas per kommer ej någon ytterligare uppföljning ske för att styrka dessa bedömningar. Uppföljningen avseende dessa mål försvårar revisionskontorets bedömning av nämndens måluppfyllelse. SDF Rosengård har följt upp samtliga 44 uppdrag som tilldelats nämnden. I stadskontorets anvisningar till uppföljningen av uppdrag i budget 2013 står följande: Fokus i uppföljningen ska vara på eventuella hinder som nämnden stött på i arbetet med uppdraget. Syftet med uppföljningen är att ge kommunstyrelsen underlag för eventuella beslut om omprioriteringar, korrigerande åtgärder, förtydligande av uppdrag etc. SDF Rosengårds uppföljning av uppdragen tydliggör om uppdragen är uppföljda eller ej samt redovisar hinder som nämnden stött på i arbetet med uppdragen. Detta är i linje med statskontorets anvisningar. Även i uppföljningen av nämndens uppdrag anges texten uppdraget uppnås under året. Då uppdraget för SDF Rosengård enbart sträcker sig till och med är en sådan beskrivning försvårande för mätbarheten. 3.3 Måluppfyllelse (inklusive uppdrag) Måluppfyllelse - kommunfullmäktiges mål Nedan anges SDF Rosengårds måluppfyllelse avseende fullmäktiges 27 kommunövergripande mål: 3 mål bedömer stadsdelen som uppnådda 7 mål bedömer stadsdelen kommer att uppnås under året. 8 mål bedömer stadsdelen går i positiv riktning men tar ingen ställning till uppfyllelsen. 7 mål bedömer stadsdelen som ej uppnådda. För 2 mål finns inga värden och målet är därmed inte mätbart. Inga värdens finns för att malmöbor är trygga i sin stad och ingen människa ska dödas i trafiken. Måluppfyllelsen för de 7 mål som SDF Rosengård bedömer sig kunna uppnå under året är svår att mäta då nämnden upphör Ingen ytterligare uppföljning för dessa mål kommer att presenteras. bedömer att 5 av dessa mål är uppnådda/ nästan uppnådda per Målet gällande att Malmös äldre ska få den vård och omsorg de behöver och att flickor ska kunna delta i fritidsverksamheter på lika villkor bedöms som ej uppnådda. Brukarundersökningen för Malmö stads äldre visade klart sämre värden än Malmös genomsnitt Nämnden har inte presenterat uppgifter som tyder på att resultatet har förbättrats. Andelen flickor som deltar på Bricks mötesplats har minskat mot RAPP DR SDF ROSENGÅRD Sidan 7 av 19

8 Merparten av de mål som nämnden bedömer gå i positiv riktning har ingen direkt påverkan på nämndens kärnverksamhet. bedömer dessa mål som uppfyllda/ delvis uppfyllda. De sju mål som inte har uppnåtts avser i huvudsak arbetsmarknad/hemlöshet och utbildning. Nämnden har fortsatta problem gällande arbetslöshet och hemlöshet. Andelen personer med försörjningsstöd som blir självförsörjande genom arbete och studier har minskat mot Gällande utbildning har nämnden fortsatta problem att anställa behöriga förskolelärare till förskolan samt tillgodose en trygg skolmiljö där skolresultaten är i nivå med Malmö stads snitt Måluppfyllelse egna mål Måluppfyllelsen gällande SDF Rosengårds egna mål, så kallade operativa mål och aktiviteter är svårbedömd i nuvarande struktur. SDF Rosengård bedömer att nämnden uppnått 37 mål, men huvuddelen av dessa bedöms uppnås under året. Detta är inte är möjligt då nämnden avslutas per s bedömning är att flertalet av dessa 37 mål inte är uppnådda per operativa mål och aktiviteter är inte uppnådda. Av dessa är cirka hälften kopplade till mål inom utbildning och arbetsmarknad. 7 operativa mål och aktiviteter har ingen måluppfyllelse då inga mätvärden finns att tillgå Måluppfyllele uppdrag Av SDF Rosengårds 44 uppdrag har 22 genomförts och 15 bedöms genomföras under året. Sju uppdrag har ej genomförts. Måluppfyllelsen för de uppdrag som ska genomföras under året bedöms som ej mätbara då nämnden avslutas per Nämnden bedöms ha uppfyllt 22 av 44 uppdrag per s bedömning Nämndens mål bedöms som inte helt tillräckliga enligt revisionskontorets kriterier. Målen är tidssatta för hela 2013 trots att nämnden upphör per Då huvuddelen av nämndens mål avser hela 2013 försvåras mätbarheten och möjligheterna till påverkan per Nämndens egna 65 mål är kopplade till kommunfullmäktiges mål och uppdrag. Nämndens måluppföljning bedöms som inte helt tillräcklig. Måluppföljningen för flertalet av kommunfullmäktiges mål, egna mål samt uppdrag saknar en tydlig beskrivning avseende om målet har uppnåtts eller ej per Nämndens uppföljning såsom kommer uppnås under året och går i rätt riktning ger läsaren en oklar bild av måluppföljningen per Samtliga mål och uppdrag har följts upp per DR 2. Samtliga KF:s mål och 23 egna mål har följts upp löpande under Nämndens måluppfyllelse bedöms som inte helt tillräcklig. En tredjedelar av kommunfullmäktiges mål har ej uppnåtts. Cirka hälften av SDF Rosengårds egna mål och uppdrag visar på svag måluppfyllelse per Förbättringsåtgärder saknas för flertalet mål med svag uppfyllelse. RAPP DR SDF ROSENGÅRD Sidan 8 av 19

9 4 Nämndens styrning och uppföljning ekonomi 4.1 Ekonomisk styrning Riktlinjer för ekonomistyrning som reglerar dels ansvarsfördelningen mellan nämnd och förvaltning och dels inom stadsdelsförvaltningen är upprättade. I den regleras även ansvar för utarbetande av detaljbudget på olika nivåer inom förvaltningen. En detaljbudget fördelad på kostnadsställenivå görs och periodiseras månadsvis. Denna summeras upp till den periodisering av internbudgeten som stadsdelsfullmäktige fattar beslut om per kvartal (enbart 2013, annars per tertial). Utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys upprättas enligt kommuncentrala riktlinjer. Utfall analyseras i förhållande till budget och verksamhet. Rosengård stadsdelsfullmäktige har i september 2011 antagit Riktlinjer för ekonomistyrning gällande stadsdelsfullmäktige och stadsdelsförvaltningens ansvar. Riktlinjerna upphör att gälla Ursprunglig driftbudget samt utfall föregående år Tabell: Totala kostnader/intäkter, tkr Utfall 2011 Utfall 2012 Budget 2013 Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader * ) Finansiella intäkter/kostnader Kommunbidrag Resultat Källa: Qlikview *) personalkostnader, övriga kostnader, avskrivningar. RAPP DR SDF ROSENGÅRD Sidan 9 av 19

10 4.3 Nämndens reviderade och fördelade internbudget Tabell: Resursfördelade medel till och med , tkr Ombudgetering ny org Ombudgetering ny org Specifikation - beräkningsunderlag FoF Skola IoF VoO FR/KU Övrigt Specifikation - beräkningsunderlag FoF Skola IoF VoO FR/KU Övrigt Investeringsbudget samt utfall föregående år Tabell: Investeringsram och utfall, tkr Ram respektive utfall/år Ram Utfall Källa: Blankett till stadskontoret Det låga utfallet 2013 beror framförallt på justerad tidplan för lokalförändringar inom barn och ungdom. RAPP DR SDF ROSENGÅRD Sidan 10 av 19

11 4.5 Resultaträkning inklusive ekonomisk hjälp Tabell: Resultaträkning (interna och externa transaktioner), tkr Tkr Budget Utfall Intäkter , ,65 Totala intäkter , ,65 Personalkostnader , ,92 Övriga kostnader , ,99 Avskrivningar , ,41 Totala kostnader , ,32 Nettokostnad , ,67 Kommunbidrag , ,00 Ränta på rörelsekapital 0,00 0,00 Övriga finansiella intäkter 0,00 0,41 Övriga finansiella kostnader -893,35-879,83 KB & finansiella poster , ,59 Resultat efter KB & fin poster 0, ,08 Resultat 0, ,08 Tabell: Ekonomisk hjälp, tkr Tkr Budget Utfall Intäkter 1 634, ,91 Totala intäkter 1 634, ,91 Övriga kostnader , ,27 Totala kostnader , ,27 Nettokostnad , ,35 Kommunbidrag , ,70 KB & finansiella poster , ,70 Resultat efter KB & fin poster 0, ,66 Resultat 0, , Fördelat resultat Tabell: Verksamheternas ekonomi, tkr Verksamhetsområde Kommunbidrag Prognos DR 1 Utfall Summa Ekonomisk hjälp Fritid och kultur, anslag Fritid och kultur, resurs Förskoleverksamhet, anslag Förskoleverksamhet, resurs Gem serv och övr., anslag Gem serv och övr., resurs Individ o familjeoms, resurs Skola inkl. skolbarno, resurs Skola inkl. skolbarnom, anslag Vård o omsorg, anslag Vård o omsorg, resurs RAPP DR SDF ROSENGÅRD Sidan 11 av 19

12 4.7 Budgetavvikelse per verksamhet Nämndens kommentar För perioden redovisas ett underskott om 2,3 Mkr för resursfördelad verksamhet och ett överskott om 2,4 Mkr för anslagsfinansierad verksamhet. För ekonomisk hjälp är resultatet ett underskott om 6,4 Mkr. Samtliga verksamheter utom vård och omsorg och hemlöshet uppvisar ett överskott för perioden. Överskottet i förskoleverksamheten beror på färre barn med plats i förskola än budgeterat. Inom individ- och familjeomsorgen beror överskottet på den budgeterade reserven för hemlösheten samt att antalet placeringar av barn och unga är lägre än budgeterat. För gemensam verksamhet beror överskottet på tillfälliga vakanser på personalsidan. För vård- och omsorgsverksamheten redovisas ett underskott om 7,5 Mkr. Underskottet beror på högre vårdbehov än budgeterat. Även kostnader för hemlöshet ger ett underskott för perioden om 11,3 Mkr. För skolverksamheten och fritid/kultur redovisas ett mindre överskott för perioden s Kommentarer Totala utfallet per är 97 tkr exklusive ekonomisk hjälp. Vård och omsorg har ett underskott på 6,7 Mkr per I samband med DR 1 presenterades en åtgärdsplan avseende prognostiserat underskott inom vård och omsorg på dåvarande 9 Mkr. Åtgärdsplanen innehåller i huvudsak personalnedskärningar för att få budgeten i balans. Åtgärdsplanen gav inte önskad effekt, vilket enligt nämnden beror på ett ökat vårdbehov. Individ och familj uppvisar ett positivt resultat exklusive 75% av hemlöshetskostnaderna. 4.8 Balansräkning Balansposternas redovisade värden avser externredovisningen. Poster som avser kommuninterna fordringar/skulder redovisas inte. Kommentarer till balansposterna görs endast i de fall avvikelser och/eller felaktigheter finns i sättet att redovisa i förhållande till god redovisningssed. Anläggningstillgångar kommenteras emellertid alltid Maskiner och inventarier Utfall (tkr)/år Samtliga anläggningstillgångar Granskningen påvisade inga väsentliga avvikelser Fordringar Granskningen påvisade inga väsentliga avvikelser Kortfristiga skulder Granskningen påvisade inga väsentliga avvikelser RAPP DR SDF ROSENGÅRD Sidan 12 av 19

13 4.9 s bedömning Nämndens ekonomiska styrning bedöms som tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Denna bedömning grundar sig att internbudgeten periodiseras månadsvis efter verkliga förhållanden. Nämnden utför och följer upp utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys i enlighet med kommuncentrala riktlinjer. Förklaringar har gjorts till de budgetavvikelser som finns. Stadsdelsfullmäktige Rosengårds ekonomiska resultat för DR visar ett överskott på 97 tkr exkl. ekonomisk hjälp. Resultatet för ekonomisk hjälp visar ett underskott på - 6,4 Mkr. Åtgärderna för att få vård och omsorgs ekonomi i balans har inte varit helt tillräckliga. Granskningen av årsbokslutet har dokumenterats i särskild akt. Endast iakttagelser som bedöms kunna ha betydelse för ansvarsprövningen av nämnden skrivs in i denna rapport. Resultaträkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat. Nämndens resultaträkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Avvikelser mellan budget och utfall kan i alla delar förklaras. Periodisering av intäkter/kostnader kan med rimlig säkerhet sägas vara korrekt. Balansräkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens förmögenhetsställning. Värderingen av tillgångar och skulder ska ske efter lagstiftning och vedertagna normer. Nämndens balansräkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. 5 Personal 5.1 Nyckeltal Tabell: Personalstatistik Utfall 2011 Utfall 2012 Utfall DR 2 Antal anställda omräknade till heltid (inkl timavlönade) Kvinnor, andel i % Personal med utländsk bakgrund, andel i % Total sjukfrånvaro i % 4,4 6,3 7,3 Källa: Uppgifterna är hämtade från HRut / Personec Ps Utdatamodul, utom för Utländsk bakgrund som görs i samarbete med SCB. bedömer sjukfrånvaron som mycket hög. RAPP DR SDF ROSENGÅRD Sidan 13 av 19

14 6 Intern kontroll 6.1 Nämndens interna kontrollplan Rosengårds stadsdelsfullmäktige har beslutat om intern kontrollplan för Totalt omfattar intern kontrollplanen 18 kontrollmoment. De övergripande målen med förvaltningens interna kontroll är: Att skapa en god kontrollmiljö, d v s en organisationskultur där alla är medvetna om vilka spelregler, attityder och värderingar som gäller. Lagstiftning, verksamhetsmål, policys, riktlinjer och rutiner ska kunna tillämpas på ett enkelt och naturligt sätt utifrån ett tydligt definierat ansvar och klart definierade befogenheter. Att genom ett systematiskt riskanalysarbete prioritera områden där högre sannolikhet föreligger att det blir fel och där felen kan leda till kännbara eller allvarliga konsekvenser. Att kontrollaktiviteterna så långt som möjligt ska integreras i ordinarie verksamhet och ingå som integrerade delar i de processer som behövs för att nå de politiskt beslutade målen. Säkerställa att verksamhetsprocesserna kontinuerligt anpassas till förändrade förutsättningar Granskningsområden/kontrollmoment Kontroll av informationssäkerheten. (Återrapporteras till nämnden i mars.) 2. Kontroll att stadsdelen har ett tillfredställande systematiskt brandskydd. (maj) 3. Kontroll att delegerade beslut återrapporteras inom förskola och skola. (maj) 4. Kontroll att åtgärdsprogrammen på stadsdelens skolor är kvalitetssäkrade. (maj) 5. Kontroll av rekryteringsprocessen av kortidsbemanning. (maj) 6. Kontroll av resultatuppföljning inom skolan. (maj) 7. Kontroll av personalens kunskap gällande rutiner inom vård och omsorg. (maj) 8. Kontroll av hygienriktlinjer inom vård och omsorg. (maj) 9. Kontroll att IoF har vårdplaner med mätbara mål. (maj) 10. Kontroll att förhandsbedömning av ungdomsutredningar sker inom två veckor. (maj) 11. Kontroll av incidentrapportering. (juni) 12. Kontroll att skattepliktiga förmåner redovisas enligt gällande regler. (juni) 13. Kontroll att barn och unga bemöts i enighet med Malmö stads värdegrund. (juni) Utöver förvaltningens egna kontroller har kommunstyrelsen beslutat om övergripande kontrollmål som ska följas upp av samtliga nämnder: 1. Säkerställa rutiner för uppföljning av självservice avseende sjukfrånvaro och tillfällig föräldrapenning. 2. Säkerställa rutiner för uppföljning av självservice avseende semester. 3. I samband med organisationsförändring ska överlämnande nämnder säkerställa rutiner för överlämnande av information och kunskap till den nya organisationen. 4. Säkerställa rutiner för att väsentliga risker i verksamheterna integreras i det interna kontrollarbetet. 5. Säkerställa rutiner för att involvera de förtroendevalda i riskanalysen. RAPP DR SDF ROSENGÅRD Sidan 14 av 19

15 Urvalet rutiner i den interna kontrollplanen har föregåtts av en riskanalys. Risker har identifierats och därefter bedömts utifrån konsekvens och risk i en fyrgradig skala. Intern kontrollplanen innehåller granskningsområde/kontrollmoment, uppgift om ansvarig, när granskningen ska ske, rapporteras och vilken granskningsmetod som ska användas. 6.2 Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen SDF Rosengårds interna kontrollplan 2013 avser perioden januari-juni. Samtliga kontrollmoment har följts upp och återrapporterats till förvaltningschefen per Resultatet av uppföljningen för respektive kontrollmoment har rapporterats löpande till stadsdelsfullmäktige, samtliga kontrollmoment har varit rapporterade vid sammanträdet i juni. Rapporteringen för varje kontrollmoment sker i utförlig tjänsteskrivelse där bakgrund, metod, resultat och bedömning av risken framgår. Av de 18 kontrollmomenten har fem kontroller påvisat att risken har minskat. I sex kontrollmoment bedöms risken minskat men förbättringsmöjligheter finns. I sju kontrollmoment bedöms rutinerna vara bristande, åtgärdsförslag och rekommendation till fortsatt arbete i nya nämnden har delvis redogjorts. Följande kontrollmoment har påvisat bristande rutiner: Kontroll av hygienriktlinjer inom vård och omsorg Kontroll att IoF har vårdplaner med mätbara mål. Säkerställa rutiner för uppföljning av självservice avseende sjukfrånvaro och tillfällig föräldrapenning. Kontroll av incidentrapportering Kontroll att skattepliktiga förmåner redovisas enligt gällande regler. Kontroll att barn och unga bemöts i enighet med Malmö stads värdegrund. 6.3 s bedömning Nämndens interna kontrollplan bedöms som tillräcklig. Den interna kontrollplanenen har föregåtts av en dokumenterad riskanalys. Internkontrollplanen innefattar både redovisning och verksamhetskontroll samt uppfyller KF:s reglemente. Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen bedöms som tillräcklig. Genomförd kontroll är metodisk och väldokumenterad. Åtgärdsförslag finns i samtliga fall där den interna kontrollen har påvisat avvikelser. Nämndens uppföljning omfattar samtliga kontrollmoment och rapporteras till väsentlig del löpande under halvåret. RAPP DR SDF ROSENGÅRD Sidan 15 av 19

16 7 Förelägganden från myndigheter Under detta avsnitt noterar revisionskontoret lagakraftvunna domar som har gått mot nämnd/styrelse, förelägganden från arbetsmiljömyndigheter, brandmyndigheten eller kritik mot handläggningen från annan tillsynsmyndighet såsom riksdagens ombudsmän (JO; JämO, DO), Skolverket, Socialstyrelsen eller Länsstyrelsen. Primärt tillfrågas nämndssekreteraren men kontroll av dessa uppgifter kan ske av revisionskontoret mot berörda myndigheter. tar i statistiken inte med domar/beslut som riktar sig mot enskilt driven verksamhet (t ex skola) som är lokaliserad inom stadsdelen, undantaget om tillsynsmyndigheten menar att Malmö stad har brustit i sin (eventuella) tillsyn som huvudman. 7.1 Domar m.m. som gått emot SDF Rosengård 2013 Inga domar har gått emot nämnden Gynnande nämndsbeslut som inte verkställts inom tre månader Gynnande nämndsbeslut enligt 9 LSS som inte har verkställts inom tre månader från dagen för beslut eller beslut som inte har verkställts på nytt inom tre månader från dagen då verkställigheten avbröts. Uppgifterna avser kvartal 2, rapporteringsdatum Rosengård Bostad med 1 år 8 månader Man särskild service Bostad med 1 år 4 månad Man särskild service Ledsagarservice 10 månader Kvinn a Bostad med 8 månader Kvinn särskild service a Avlösarservice i 8 månader Man hemmet Ledsagarservice 6 månader Kvinn a Daglig verksamhet 6 månader Man Bostad med 6 månader Kvinn särskild service a Daglig verksamhet 5 månader Kvinn a Summa sdf 9 Jämförelse med föregående kvartalsrapport visar följande statistiska data. Stadsdel (kv 4) (kv 1) (kv 2) Rosengård RAPP DR SDF ROSENGÅRD Sidan 16 av 19

17 8 Verksamhetsområde förskola 8.1 Nyckeltal Tabell: Kö till förskolan. Jan Feb Mars Apr Maj Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec 2013: Alla > 4 mån : Alla > 4 mån Källa: Elit, förskoleverksamhet. Uttaget per 1:e varje månad av Stadskontoret, SDF-avdelningen. Tabell: Barn per vuxen (indirekt personaltäthet i förskolan) Mätt/år Utfall 2011 Utfall 2012 Utfall 2013 Barn per vuxen 5,0 5,3 Källa: Uppgifter per 15/10 respektive år från stadsdelarna till stadskontoret. 9 Verksamhetsområde skola 9.1 Nyckeltal Tabell: Betyg. Procent av eleverna som har nått målen i samtliga ämnen. Skolor i stadsdelen/år Vt 2013 Malmös medelvärde andel som nått mål ,3 Apelgård andel som har nått målen Rosengård andel som nått målen Värner Rydén andel som nått målen Örtagård andel som nått målen Källa: Skolverkets betygstatistik för respektive år. Utöver denna tabell finns betygsstatistik som visar elevernas genomsnittliga meritvärde. Den statistiken beräknas i sin tur på elevernas 16 bästa ämnena, det vill säga att det normalt är något färre ämnen än för tabellen ovan. Vidare finns statistik över behöriga till gymnasiet (äldre intagningsregler), nationella prov och olika jämförelser mellan dessa. I den utsträckning någon statistisk uppgift borde föranleda särskild uppmärksamhet för stadsdelen. utöver ovan återgiven betygstabell kan revisionskontoret ange det nedan under rubriken s noteringar och granskningar. RAPP DR SDF ROSENGÅRD Sidan 17 av 19

18 10 Verksamhetsområde vård och omsorg 10.1 Nyckeltal äldreomsorg Tabell: Antal vårdtagare och år Utfall 2011 Utfall 2012 Utfall Ordinärt boende Särskilt boende Samtliga vårdtagare Källa: Blankett till stadskontoret VoO. Tabell: Kostnad per vårdtagare och år (kr) Utfall 2011 Utfall 2012 Utfall Ordinärt boende Särskilt boende Samtliga vårdtagare Källa: Blankett till stadskontoret VoO. *Finns ingen uppgift i nuläget. Hemtjänst Hur nöjd eller missnöjd är du sammantaget med den hemtjänst du har? Mycket nöjd/ganska nöjd, andel i %. Äldreboende Utfall 2012 Malmö stad ,5 78,0 65,5 77,2 Hur nöjd eller missnöjd är du sammantaget med ditt äldreboende? Mycket nöjd/ganska nöjd, andel i %. Källa: Brukarundersökning 2012 utförd av SCB på uppdrag av Socialstyrelsen. Utfall 2013 Malmö stad 2013 Siffrorna som presenteras för 2012 är inte jämförbara med siffror från tidigare år. Anledningen till detta är att Socialstyrelsen använder en ny enkät med andra svarsalternativ och ingen omräkning till Nöjd-Kund-Index. Ovanstående frågor är de som bäst stämmer överens med tidigare års fråga om helheten. RAPP DR SDF ROSENGÅRD Sidan 18 av 19

19 11 Verksamhetsområde individ och omsorg 11.1 Nyckeltal Ekonomisk hjälp Försörjningsstöd och introduktionsersättning Utfall 2011 Utfall 2012 Utfall Kostnad per bidragshushåll och månad (kr) Kostnad per bidragshushåll och månad (kr) Malmös genomsnitt. Antal bidragshushåll per månad (genomsnitt) Totalkostnad (tkr) Källa: Blankett till stadskontoret. Institutionsplaceringar Utfall 2011 Utfall 2012 Utfall Antal externa HVB-årsplatser, vuxna Antal externa HVB-årsplatser, unga Nettokostnad externa HVB-platser, vuxna, tkr Nettokostnad externa HVB-platser, unga, tkr Totalkostnad externa HVB-platser, tkr Källa: Blankett till stadskontoret Hemlöshet Utfall 2011 Utfall 2012 Utfall Antal hemlösa Antal hotellnätter (boendedygn) * Källa: blankett till stadskontoret samt statistik från SDF Kirseberg över antal hemlösa * Antal boendedygn totalt för hemlösa innefattar hotell, lägenheter samt dygnsboende * Definitionen av boendedygn har ändrats mellan åren i verksamhetsmåtten. Under 2011 räknades vandrarhem och B&B som dygnsboende och inte hotell. Så främsta ökningen inom hotell 2012 beror på att även vandrarhem finns med i kategorin. Detta motsvaras av en minskning inom dygnsboende med motsvarande nätter. Socialstyrelsens definition av hemlös lyder: Person som saknar egen eller förhyrd bostad och som inte bor i något stadigvarande inneboendeförhållande eller andrahandsboende samt är hänvisad till tillfälliga boendealternativ eller är uteliggare. Personer som är inskriven på kriminalvårdsanstalt eller institution inom socialtjänst, SiS eller landsting räknas om han/hon planeras skrivas ut inom tre månader efter mätperioden men ännu inte har någon bostad ordnad. Som hemlös räknas också person som tillfälligt bor hos kompisar eller bekanta om han/hon på grund av bostadslöshet varit i kontakt med den uppgiftslämnande myndigheten/organisationen under mätperioden. RAPP DR SDF ROSENGÅRD Sidan 19 av 19