DR 2-RAPPORT 2013 MED BOKSLUT

Transkript

1 2013 MED BOKSLUT Husie stadsdelsfullmäktige Revisor: Nina Hellström Behandlad av revisorskollegiet RAPP DR SDF HU.pdf Postadress: Stadshuset, Malmö Besöksadress: August Palms plats 1 Telefon (exp): Hemsida: malmostadsrevision@malmo.se

2 BESKRIVNING AV ÅRETS GRANSKNING SAMMANFATTANDE BEDÖMNING SDF HUSIES UPPDRAG Verksamhetsområde Rättslig ram Organisation Väsentliga förändringar inför verksamhetsåret Kommunövergripande verksamhets- och finansiella mål God ekonomisk hushållning Verksamhetsmål Finansiella mål NÄMNDENS STYRNING OCH UPPFÖLJNING - VERKSAMHETSMÅL OCH UPPDRAG Verksamhetsmål och uppdrag, uppföljning och uppfyllelse Mål och uppdrag Uppföljning av mål och uppdrag Uppfyllelse av mål och uppdrag s bedömning NÄMNDENS STYRNING OCH UPPFÖLJNING - EKONOMI Ursprunglig driftbudget samt utfall föregående år Nämndens reviderade och fördelade internbudget Investeringsbudget samt utfall föregående år Ekonomisk styrning Resultaträkning Fördelat resultat Husie stadsdelsfullmäktiges kommentar (utdrag ur delårsrapport ) 14 Periodavvikelse Beslutade och planerade åtgärder s iakttagelser Balansräkning Maskiner och inventarier s bedömning PERSONAL Nyckeltal Personalpolitiska frågor INTERN KONTROLL Nämndens interna kontrollplan Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen Övrigt Kontroll över IT-resurser m m s bedömning FÖRELÄGGANDEN FRÅN MYNDIGHETER Gynnande nämndsbeslut som ej verkställts RAPP DR SDF HU Sidan 2 av 24

3 8 VERKSAMHETSOMRÅDE FÖRSKOLA Nyckeltal VERKSAMHETSOMRÅDE SKOLA Nyckeltal s noteringar och granskningar VERKSAMHETSOMRÅDE VÅRD OCH OMSORG Nyckeltal äldreomsorg VERKSAMHETSOMRÅDE INDIVID OCH OMSORG Nyckeltal RAPP DR SDF HU Sidan 3 av 24

4 Beskrivning av årets granskning Årets granskning avseende Husie stadsdelsfullmäktige omfattar endast granskning/uppföljning av delårsbokslut 1 och 2. 1 Sammanfattande bedömning Mål, måluppföljning och måluppfyllelse Nämndens styrning avseende verksamhetsmålen bedöms vara tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier, med reservering för att inga effektmål är ordentligt kvantifierade. En kvantifiering av målen skulle underlätta vid bedömning av målens uppfyllelse. Nämndens uppföljning av mål och uppdrag bedöms enligt revisionskontorets kriterier som inte helt tillräcklig på grund av att avseende en del av kommunfullmäktiges mål och stadsdelsfullmäktiges lokala mål, samt för de tilldelade uppdragen går uppfyllelsen inte att utläsa. Nämndens uppfyllelse av mål och uppdrag bedöms enligt revisionskontorets kriterier som inte helt tillräcklig. Bedömningen grundas på att 6 av kommunfullmäktiges mål inte har uppnåtts samt att för en del av kommunfullmäktiges mål och stadsdelsfullmäktiges lokala mål går måluppfyllelsen inte att utläsa, vilket medfört att en helhetsbedömning inte har kunnat göras. Förbättringsåtgärder och tidplan saknas för flertalet mål med svag uppfyllelse. Uppfyllelsen av uppdragen går inte att utläsa av nämndens uppföljning och eventuella hinder som nämnden stött på i arbetet med uppdraget har för övervägande del av uppdragen inte redovisats. Ekonomisk styrning Nämndens ekonomiska styrning bedöms vara tillräcklig. s bedömning av ekonomisk styrning baseras på nämndens beslut om budget, uppföljning, åtgärder vid underskott, följsamhet mot kommunstyrelsens anvisningar med mera som anger när och hur styrning av ekonomin ska ske. För perioden redovisas ett underskott om tkr exkl ekonomisk hjälp och exklusive 75% av underskottet i hemlöshetsbudgeten. Handlingsplaner för vård och omsorg, skola och fritidshem och förskola har beslutats med anledning av prognostiserade underskott på helårsbasis inom dessa verksamheter. Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Intern kontroll Nämndens interna kontrollplan bedöms vara tillräcklig. Planen har föregåtts av en dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys och valet av kontrollmoment kan kopplas till riskanalysen. Vidare framgår det hur kontrollen ska genomföras, vem som ansvarar för kontrollen, till vem resultatet ska redovisas samt när rapportering ska ske. RAPP DR SDF HU Sidan 4 av 24

5 Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen bedöms som tillräcklig. Genomförda kontroller är väldokumenterade. Det finns åtgärdsförslag som till viss del har påbörjats i de fall där avvikelser noterats. 2 SDF Husies uppdrag 2.1 Verksamhetsområde Malmö är indelat i tio stadsdelar; varje stadsdelsfullmäktige ansvarar för: Förskola och grundskola Äldreomsorg Omsorg om funktionshindrade Individ- och familjeomsorg Lokal fritidsverksamhet Stadsdelsbibliotek Lokal kultur 2.2 Rättslig ram Socialtjänstlagen (2001:453) HSL - Hälso- och sjukvårdslag (1982:763) Skollag (2010:800) tillämpas fr o m läsåret 2011/12. Lag (1990:1404) om kommunernas betalningsansvar för viss hälso- och sjukvård LSS - Lag (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade LASS - Lag (1993:389) om assistansersättning LVM - Lag (1988:870) om vård av missbrukare i vissa fall LVU - Lag (1990:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga. 2.3 Organisation Ulla-Britt Mattisson (S) är ordförande i Husies stadsdelsfullmäktige, Johan Larsson (MP) är 1:e vice ordförande och Magnus Hulthe Andersson (FP) är 2:e vice ordförande. T.f. stadsdelschef i Husie är Charlotte Glimskog. Tillsammans med förvaltningens ledningsgrupp samordnas den löpande verksamheten. Stöd och service till verksamhetsområdena ges av förvaltningens ekonomi- och HR- avdelning samt av staben som är knuten till stadsdelschefen. Husie stadsdelsförvaltning är indelad i följande verksamhetsområden: Barn- och ungdomsverksamhet Vård- och omsorgsverksamhet Individ- och familjeomsorgsverksamhet, inklusive öppen fritidsverksamhet och bibliotek RAPP DR SDF HU Sidan 5 av 24

6 2.4 Väsentliga förändringar inför verksamhetsåret Nedan följer ett utdrag ur Husie stadsdelsfullmäktiges Delårsrapport avseende viktiga händelser 2013; Förskoleverksamhet Arbetet inför transformationen till ny organisation inom förskolan är den viktigaste händelsen som påverkar förskoleverksamheten. Vårens arbete handlar mycket om att säkerställa strukturkapitalöverföring. Fortsatt arbete med Skolsatsning 2012 utifrån uppsatta projektmål inom den stadsdelsövergripande projektansökan. Skola och fritidshem Arbetet inför transformationen till ny organisation är den viktigaste händelsen som påverkar skol- och fritidsverksamheten. Vårens arbete handlar mycket om att säkerställa kunskapsöverföring. Fortsatt arbete med Skolsatsning Slutfasen av registrering av personalkompetens i Hrutan kommer att vara en viktig del i vårens arbete. Individ och familj Osäkerhet kring organisation, chefsskap och lokalisering gör att uvecklings- och beslutsprocesser påverkas negativt. Förvaltningen har fått tillgång till ett antal andrahandskontrakt vilket innebär att prognostiserat underskott i hemlöshetsbudgeten kan dämpas något. RAPP DR SDF HU Sidan 6 av 24

7 Vård och omsorg Ett ökat behov av särskilt boende för äldre, främst med demenssjukdom, har noterats. Avveckling av personal vid korttidsverksamhet förväntas vara klar under senare delen av våren. Planering och projektering av nytt särskilt boende för äldre i Kvarteret Soltofta har påbörjats. Antalet personer med behov av boendestöd ökar. Fritid och kultur Ökat antal högstadieelever som besöker biblioteket. Fritidsverksamheten arbetar med att utveckla den nya mötesplatsen. Övrig och gemensam verksamhet Förberedelser inför ny organisation pågår. Ekonomisk hjälp Antalet hushåll som uppbär försörjningsstöd har ökat. 2.5 Kommunövergripande verksamhets- och finansiella mål God ekonomisk hushållning I kommunallagens, KL 8 kap. 5 fastställs att budgeten ska innehålla en plan för verksamheten och ekonomin under budgetåret. Ur propositionen till lagtexten framgår att en tydlig ambitionsnivå för den egna finansiella utvecklingen och ställningen ska uttryckas i form av finansiella mål. Verksamhetsperspektivet beskrivs som att, förutsättningarna för en god ekonomisk hushållning är att det finns ett klart samband mellan resursåtgång, prestationer, resultat och effekter. I den kommunala redovisningslagen KRL 4 kap. 5 framgår att förvaltningsberättelsen ska innehålla en utvärdering av om målen för en god ekonomisk hushållning har uppnåtts. I propositionen till lagen framgår emellertid att, för att målen för ekonomisk hushållning ska få någon betydelse för beslutsprocessen krävs att de stäms av, följs upp och utvärderas kontinuerligt Verksamhetsmål Budgetdokumentet för 2013 anger att verksamhetens inriktning ska utgå från några centrala områden. Det finns angivet 27 budgetmål med tillhörande indikatorer. Metoden för uppföljning kallas trafikljus där rött står för att målet inte är uppnått, gult på god/rätt väg och grön att målet är uppnått. Kommunstyrelsen utfärdar de anvisningar som krävs för att dessa budgetmål ska kunna redovisas samlat för kommunfullmäktige. RAPP DR SDF HU Sidan 7 av 24

8 2.5.3 Finansiella mål För Malmö gäller följande finansiella inriktningsmål: För varje enskilt år skall intäkterna överstiga kostnaderna enligt balanskravet. Över en tidsperiod om tre till fyra år gäller följande resultatmål: Resultatet ska täcka värdesäkringen av eget kapital efter justering för den del av pensionsåtagandet som redovisas som en ansvarsförbindelse Resultatet ska täcka ökningen av hela pensionsåtagandet, d.v.s. även för den del som redovisas som en ansvarsförbindelse Resultatet ska anpassas till kommunens riskexponering och eventuella övriga osäkerhetsfaktorer. Malmö kommunfullmäktige har antagit Riktlinjer för ekonomistyrning vilka reglerar den interna ekonomistyrningen. Kommunstyrelsen har utfärdat kompletterande anvisningar som gäller ifall nämnd/styrelse har gått med eller prognostiserar ekonomiskt underskott. 3 Nämndens styrning och uppföljning - verksamhetsmål och uppdrag 3.1 Verksamhetsmål och uppdrag, uppföljning och uppfyllelse Mål och uppdrag I Verksamhetsplan 2013 Husie stadsdelsförvaltning återfinns verksamhetsmålen för Husie stadsdelsförvaltning och stadsdelsfullmäktige I planen innefattas de 27 kommunövergripande målen samt ytterligare 54 mål som är knutna till kommunövergripande mål, nationella mål eller lagstiftning. Av planen framgår tillvägagångssätt samt för huvuddelen av målen när och hur uppföljning ska ske. Målen är dock inte ordentligt kvantifierade utan som indikator för måluppfyllelse används ökning eller minskning. Det finns både långsiktiga och kortsiktiga mål och målen är realistiska och påverkbara. I budgeten för 2013 framkommer att från och med nu ändrar budgettexten karaktär och ska bli ett tydligare styrdokument. Undantaget förordet, ska endast planer och prioriteringar för 2013 beskrivas i texten. Alla skrivningar ska följas upp och resultatet bedömas, även de delar av texten som styr nämndernas verksamhet." "Planer och prioriteringar" benämns av stadskontoret uppdrag. Stadskontoret har identifierat sammanlagt 155 uppdrag. Dessa har sedan av stadskontorets ledning gåtts igenom och fördelats på nämnderna utifrån vilken nämnd som ska göra vad. Uppföljning ska RAPP DR SDF HU Sidan 8 av 24

9 göras i halvårsrapport och årsanalys. Husie stadsdelsfullmäktige har tilldelats 44 uppdrag Uppföljning av mål och uppdrag Delårsrapport för Husie stadsdelsfullmäktige omfattar uppföljning av 20 av kommunfullmäktiges 27 kommunövergripande mål. Målen kommenteras endast med vilka aktiviteter/åtgärder som genomförts. För de mål där ingen mätning redovisas kan måluppfyllelsen inte utläsas. I Halvårsuppföljning verksamhetsberättelse 2013 redogör Husie stadsdelsfullmäktigeför uppfyllelsen av 23 kommunfullmäktige mål och samtliga 54 lokala mål. Graden av måluppfyllelse anges med Målet är uppfyllt, Insatser för att nå målet pågår eller Målet är inte uppnått. Anvisningar för uppföljning av uppdragen från stadskontoret har varit följande: Fokus i uppföljningen ska vara på eventuella hinder som nämnden stött på i arbetet med uppdraget. Syftet med uppföljningen är att ge kommunstyrelsen underlag för eventuella beslut om omprioriteringar, korrigerande åtgärder, förtydligande av uppdrag etc. Uppdragsuppföljning budget 2013 omfattar stadsdelsfullmäktige Husies samtliga 44 tilldelade uppdrag. Husie stadsdelsfullmäktige kommenterar uppdragen med genomförda aktiviteter/åtgärder. Uppfyllelsen av uppdragen går inte att utläsa Uppfyllelse av mål och uppdrag Av uppgifter i Delårsrapport kan av genomförda mätningar utläsas att 8 kommunfullmäktige mål är uppfyllda. För 7 mål där uppföljning sker per helår kan måluppfyllelsen inte utläsas. Vidare framkommer att nedanstående 6 mål ej är uppfyllda: Förskolan ska erbjuda en trygg och pedagogisk miljö där personalen har tid att se varje barn och dess unika behov. Förändringen av personaltätheten i förskolan. Antalet barn per anställd heltidstjänst har ökat från 5,1 barn 2012 till 5,6 barn Fler av kommunens förskolor och skolor ska ta aktiv del i ett genuspedagogiskt utvecklingsarbete. Förändringen av antalet förskolor som genomför ett genuspedagogiskt utvecklingsarbete. Antalet skolor har minskat från 3 st till 2 st och antalet förskolor är oförändrat 9 st jämfört med föregående år. Malmös barn och unga ska ha tillgång till en meningsfull fritid. Förändringen av antalet mötesplatser för ungdomar. Antalet mötesplatser är oförändrat jämfört med föregående år. I Malmö ska flickor och pojkar kunna delta i fritidsverksamheterna på lika villkor. Förändringen av andelen flickor respektive pojkar som deltar i fritidsverk- RAPP DR SDF HU Sidan 9 av 24

10 samheterna. Andelen flickor har minskat från 45 % till 40 % och andelen pojkar har ökat från 55 % till 60 % jämfört med föregående år. Andelen med utländsk bakgrund av kommunens medarbetare på alla nivåer ska motsvara andelen av den totala befolkningen. Förändringen av andelen medarbetare med utländsk bakgrund på alla nivåer. Andelen har minskat från 24,9 % till 24,1 % jämfört med föregående år. Ekologiskt och etiskt certifierade produkter ska vara förstahandsvalet vid upphandling och inköp, i andra hand ska produkterna vara upphandlade i enlighet med miljöstyrningsrådets kriterier. Andelen inköp som är ekologiskt och etiskt certifierade, samt andelen genomförda upphandlingar i som använder sig av miljöstyrningsrådets kriterier. Andelen ekologiska produkter är oförändrat 28 % och andelen etiskt certifierade varor har minskat från 70 % till 68 % jämfört med föregående år. I Halvårsuppföljning verksamhetsberättelse 2013 anger stadsdelsfullmäktige Husie att Målet är uppnått för 7 av kommunfullmäktiges mål, Målet är ej uppnått för 2 av målen och att Insatser för att nå målet pågår för 14 av målen. Avseende 4 mål finns ingen bedömning utan här anges att målet följs upp vid Delårsrapport 2. Det kan således konstateras att resultatet av de genomförda mätningar som redovisas i Delårsrapport och stadsdelsfullmäktiges bedömningar av måluppfyllelsen i Halvårsuppföljning verksamhetsberättelse 2013 skiljer sig åt för några mål. För 17 av de 54 lokala målen anger stadsdelsfullmäktige Husie att Målet är uppnått. För resterande lokala mål anges att Insatser för att nå målet pågår. I Uppdragsuppföljning budget 2013 kommenterar Husie stadsdelsfullmäktige uppdragen med genomförda aktiviteter/åtgärder. Uppdragsuppfyllelsen går inte att utläsa. Fokus i uppföljningen ska enligt stadskontorets anvisningar vara på eventuella hinder som nämnden stött på i arbetet med uppdraget. Eventuella hinder som nämnden stött på i arbetet med uppdraget har för övervägande del av uppdragen inte redovisats. 3.2 s bedömning Nämndens styrning avseende verksamhetsmålen bedöms vara tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier, med reservering för att inga effektmål är ordentligt kvantifierade. Som indikator för måluppfyllelse används endast begreppen ökning eller minskning. En kvantifiering av målen skulle underlätta vid bedömning av målens uppfyllelse. Husie stadsdelsförvaltnings verksamhetsmål innefattar de 27 kommunövergripande målen samt ytterligare 54 mål som är knutna till kommunövergripande mål, nationella mål eller lagstiftning. Det finns både långsiktiga och kortsiktiga mål och målen är realistiska och påverkbara. RAPP DR SDF HU Sidan 10 av 24

11 Nämndens uppföljning av mål och uppdrag bedöms enligt revisionskontorets kriterier som inte helt tillräcklig på grund av att avseende en del av kommunfullmäktiges mål och stadsdelsfullmäktiges lokala mål går det inte att utläsa måluppfyllelsen. För dessa mål anges att Insatser för att nå målet pågår. Uppfyllelsen av uppdragen går inte att utläsa av nämndens uppföljning. Nämndens uppfyllelse av mål och uppdrag bedöms enligt revisionskontorets kriterier som inte helt tillräcklig. Bedömningen grundas på att 6 av kommunfullmäktiges mål inte har uppnåtts samt att för en del av kommunfullmäktiges mål och stadsdelsfullmäktiges lokala mål går måluppfyllelsen inte att utläsa vilket medfört att en helhetsbedömning inte har kunnat göras. Förbättringsåtgärder och tidplan saknas för flertalet mål med svag uppfyllelse. Fokus i uppföljningen ska enligt stadskontorets anvisningar vara på eventuella hinder som nämnden stött på i arbetet med uppdraget. Uppfyllelsen av uppdragen går inte att utläsa av nämndens uppföljning och eventuella hinder som nämnden stött på i arbetet med uppdraget har för de flesta uppdrag inte redovisats. 4 Nämndens styrning och uppföljning - ekonomi 4.1 Ursprunglig driftbudget samt utfall föregående år Tabell: Totala kostnader/intäkter, tkr Budget 2013 Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader * ) Finansiella intäkter/kostnader Kommunbidrag Resultat Källa: Resultaträkning, Raindance *) personalkostnader, övriga kostnader, avskrivningar. Tabell: Ekonomisk hjälp, tkr Budget 2013 Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader * ) Finansiella intäkter/kostnader Kommunbidrag Resultat Källa: Resultaträkning, Raindance *) personalkostnader, övriga kostnader, avskrivningar. RAPP DR SDF HU Sidan 11 av 24

12 4.2 Nämndens reviderade och fördelade internbudget Tabell: Budget, tkr Förskola Skola inkl skolbarnomsorg Vård/ omsorg Fritid/ kultur Individ/ familjeomsorg Arbetsmarkn åtg Gem service Totalt Resursfördelade medel KF/KS SDF Anslagsfinansierade medel KF/KS Anmärkning: Bindande ramar är endast siffror i fetstil. Det bör noteras att beträffande anslagsfinansierade medel är den uttalade avsikten att stadsdelen ska stå för vissa kommungemensamma funktioner. 4.3 Investeringsbudget samt utfall föregående år Tabell: Investeringsram och utfall, tkr Ram respektive utfall/år Ram Källa: Delårsrapport Ekonomisk styrning Nämndens ekonomiska styrning bedöms vara tillräcklig. Anvisningar för internbudget och budgetuppföljning har upprättats. Budget är antagen av stadsdelsfullmäktige inför verksamhetsåret. Internbudgeten är fördelad enligt de verksamheter som stadsdelen ansvarar för och periodiseras månadsvis efter verkliga förhållanden. Ekonomin följs upp och beslutas i stadsdelsfullmäktige i överensstämmelse med de kommungemensamma anvisningarna. Delårsrapporten är upprättad enligt kommuncentrala direktiv. Avvikelser från budgeten har kommenterats. För de flesta verksamheterna prognostiseras ett negativt resultat på helårsbasis. Undantag är Fritid och kultur och Övrig och gemensam verksamhet där nollresultat prognostiseras. Handlingsplaner för vård och omsorg, skola och fritidshem och förskola har beslutats med anledning av prognosticerade underskott inom dessa verksamheter. RAPP DR SDF HU Sidan 12 av 24

13 4.5 Resultaträkning Resultaträkningen avser förvaltningens interna bokslut det vill säga såväl kommuninterna som externa transaktioner. Samtliga angivna belopp avser gällande siffror vid delårsrespektive årsbokslutstillfället. Tabell: Resultaträkning, tkr Budget janjuni 2013 DR2 Verksamhetens intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Verksamhetens kostnader Avskrivningar Verksamhetens nettokostnader Kommunbidrag Finansiella intäkter Finansiella kostnader Resultat före extraordinära poster Extraordinära kostnader/ 0 0 intäkter Årets resultat Notera: För stadsdelar är denna tabell inklusive ekonomiskt bistånd. RAPP DR SDF HU Sidan 13 av 24

14 4.6 Fördelat resultat Tabell: Verksamheternas ekonomi, tkr Förskola Skola inkl skolbarnomsorg Individ/ familjeomsorg Resursfördelade medel Vård/ omsorg Fritid/ kultur Arbets betsmarkn åtg Gem service Totalt Kommunbidrag helår period Prognos helår Anslagsfinansierade medel Kommunbidrag helår period Prognos helår Källa: Delårsrapport Husie stadsdelsfullmäktiges kommentar (utdrag ur delårsrapport ) Periodavvikelse För perioden redovisas ett underskott på tkr exkl ekonomisk hjälp och exklusive 75% av underskottet i hemlöshetsbudgeten. Ekonomisk hjälp redovisar ett underskott på 902 tkr och hemlöshetsbudgeten redovisar ett underskott på tkr. I nedanstående tabell redovisas periodens resultat per verksamhet. Förskoleverksamhet tkr Skola och Fritidshem tkr Individ och familjeomsorg tkr Vård och omsorg tkr Fritid och kultur 116 tkr Övrig och gemensam verksamhet 763 tkr Beslutade och planerade åtgärder Med anledning av prognosen i samband med DR1 beslutade Husie stadsdelsfullmäktige den 19 juni att anta tre handlingsplaner för att uppnå ekonomisk balans. Handlingsplanerna gäller för respektive vård och omsorg, skola och fritidshem och förskola. Inom vård och omsorg är den ekonomiska utvecklingen mycket bekymmersam. Stadsdelsförvaltningens förslag antogs med undantag av avveckling av Husiefixaren. För ordinärt boende innefattar handlingsplanen bland annat minskning av 9 årsarbetare inom hemtjänsten, 1 assistenttjänst, 1 samfinansierad tjänst, avveckling av dagverksamhet samt neddragning av 4 tjänstebilar. För särskilt boende innefattar handlingsplanen bland annat minskning av 9 årsarbetare inom särskilt boende, 1 sektionschef och 1 sjuksköterskebefattning. Inom Hemsjukvård och rehab berörs 1 sjukskötersketjänst, 1 rehabas- RAPP DR SDF HU Sidan 14 av 24

15 sistent och neddragning av 2 tjänstebilar. Handlingsplanen avseende skola och fritidshem innefattar bland annat minskning av 9 lärartjänster och minskning av inköp avseende läromedel. Handlingsplanen avseende förskolan innefattar bland annat minskning av 5 personal och minskning av inköp av pedagogiskt material s iakttagelser Till följd av prognostiserade underskott inom vård och omsorg, förskola och skola har handlingsplaner tagits fram och beslutats i stadsdelsfullmäktige i juni månad. 4.7 Balansräkning Balansposternas redovisade värden avser externredovisningen. Poster som avser kommuninterna fordringar/skulder redovisas inte. Kommentarer till balansposterna görs endast i de fall avvikelser och/eller felaktigheter finns i sättet att redovisa i förhållande till god redovisningssed. Anläggningstillgångar kommenteras emellertid alltid Maskiner och inventarier (tkr)/år Under året gjordes investeringar på ca 700 kkr. Med hjälp av underlag från anläggningsregistret har budgetansvariga gjort en fysisk inventering inför omorganisationen. Utrangeringar gjordes av anläggningar med ett anskaffningsvärde om ca 500 kkr. 4.8 s bedömning s revisor dokumenterar sin granskning av bokslutet i särskild akt (huvudsakligen elektronisk) Endast iakttagelser som bedöms kunna ha betydelse för ansvarsprövningen av nämnden skrivs in i detta dokument. Övrigt, som revisionskontorets revisor anser bör åtgärdas av nämnden/förvaltningen, kommuniceras fortlöpande under året. Ett koncentrat av detta stäms av med förvaltningens redovisningsansvarige och ekonomiansvarige efter avslutad revision av verksamhetsåret. s bedömning av ekonomisk styrning baseras på nämndens beslut om budget, uppföljning, åtgärder vid underskott, följsamhet mot kommunstyrelsens anvisningar med mera som anger när och hur styrning av ekonomin ska ske. Nämndens ekonomiska styrning bedöms vara tillräcklig. Resultaträkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat. Nämndens resultaträkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. RAPP DR SDF HU Sidan 15 av 24

16 Balansräkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens förmögenhetsställning. Värderingen av tillgångar och skulder ska ske efter lagstiftning och vedertagna normer. Nämndens balansräkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. 5 Personal 5.1 Nyckeltal Tabell: Personalstatistik DR Antal anställda omräknade till heltid ,7 Kvinnor, andel i % ,2 84 Personal med utländsk bakgrund, andel i % 21,5 23,4 24,9 24,1 Total sjukfrånvaro i % 4,3 4,7 5,3 6,4 Källa: Stadskontoret. Notera att övergick till nytt personaladministrativt system november 2010 varför viss osäkerhet finns för det året eftersom uppgifterna är hämtade från två olika system. Beträffande sjukfrånvaron är denna omräknad till procent. Perioden överensstämmer med redovisningsperioden för nämndernas rapportering 5.2 Personalpolitiska frågor Husie stadsdelsförvaltning upprättar varje år en jämställdhets- och mångfaldsplan utifrån Husie stadsdelsfullmäktiges mål, kommunfullmäktiges mål, s värdegrund samt nationell lagstiftning och styrning. Jämställdhets- och mångfaldsplan 2013 beslutades i Husie stadsdelsfullmäktige Intern kontroll 6.1 Nämndens interna kontrollplan Husie stadsdelsfullmäktige beslutade om Plan för intern kontroll i Husie stadsdelsförvaltning Stadsdelsförvaltningens verksamhets- och avdelningschefer har samordnat arbetet med att göra risk och väsentlighetsanalyser av förvaltningens viktigaste aktiviteter och processer. Därefter har områden för intern kontroll valts. Kommunstyrelsen har beslutat om nedanstående sex kommunövergripande internkontrollmål för 2013: Att säkerställa rutiner för uppföljning av självservice avseende sjukfrånvaro och tillfällig föräldrapenning. Att säkerställa rutiner för uppföljning av självservice avseende semester. RAPP DR SDF HU Sidan 16 av 24

17 Att överlämnande nämnder säkerställer rutiner för överlämnande av information och kunskaper till den nya organisationen. Att mottagande nämnder säkerställer rutiner för att ta emot information och kunskaper från de nämnder som avslutar sin verksamhet vid halvårsskiftet. (Ej aktuellt för stadsdelsfullmäktige Husie som är en överlämnande nämnd.) Att säkerställa rutiner för att väsentliga risker i verksamheterna integreras i det interna kontrollarbetet. Att säkerställa rutiner för att involvera de förtroendevalda i riskanalysen. De fem för nämnden aktuella kommunövergripande interna kontrollmålen finns med i den interna kontrollplanen. Därutöver har man beslutat om ytterligare 6 interna kontrollmål enligt nedan: Kontrollera att den gemensamma klagomålsrutinen fyller sitt syfte. Säkerställa att rutin följs för att beslut om att inleda utredning jml 11 Sol fattas inom lagstadgad tid (2 v). Åtgärdsprogram. Utvecklingssamtal, IUP och skriftliga omdömen. Skolors bedömning av elevers resultat. Basal vårdhygien Följs hygienkraven utifrån gällande rutiner? Av planen framgår hur kontrollen ska genomföras, vem som ansvarar för kontrollen, till vem resultatet ska redovisas samt när rapportering ska ske. 6.2 Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen Husie stadsdelsfullmäktige beslutade att godkänna rapporteringen av resultatet avseende tre kontrollområden beslutade Husie stadsdelsfullmäktige att godkänna rapporteringen av resultatet avseende ett kontrollområde och beslutades att godkänna rapporteringen av resultatet avseende 4 kontrollområden. Nedanstående två kontrollområden har visat på brister och resulterat i åtgärdsrekommendationer: Kontrollera att den gemensamma klagomålsrutinen fyller sitt syfte. Granskningsresultatet visade på att det finns ett tydligt behov av att anpassa den till respektive verksamhets behov av behandling av inkomna klagomål. Alla verksamheter rekommenderas att göra en översyn av rutinen och anpassa den till sin RAPP DR SDF HU Sidan 17 av 24

18 verksamhets förutsättningar. Klagomålsrutinen är ett viktigt beslut att se över i stadsområde Öster. Basal vårdhygien Följs hygienkraven utifrån gällande rutiner? Grankningsresultatet visade på brister avseende användande av långärmade tröjor/blusar under arbetsdräkt med kort ärm, användning av handsprit, byte av handskar mellan olika omvårdnadsuppgifter samt att Rehabs personal inte har korrekt klädsel enligt klädregler. Rekommenderade åtgärder är att samtlig omvårdnadspersonal inom vård- och omsorg i SDF Husie återigen bör utbildas/informeras om syftet med basal hygien, vad som ingår i basala hygienrutiner och hur de efterföljs. Internkontroll skall åter ske hösten 2013 och det är önskvärt att kontrollpunkten återkommer i 2014 års interna kontrollplan. Införskaffande av korrekta kläder till Rehabs personal har påbörjats. Vidare beslutade Husie stadsdelsfullmäktige att granskningen utförs i enlighet med antagen intern kontrollplan och att resultatet lämnas vidare till Grundskoleförvaltningen för nedanstående två kontrollområden avseende grundskolan, då informationen som krävs inte finns tillgänglig före vårterminens slut: Åtgärdsprogram. Skolors bedömning av elevers resultat. Gällande kontrollområdet Att säkerställa rutiner för uppföljning av självservice avseende semester har ingen kontroll utförts eftersom semesterutläggningen för sommaren är pågående. Husie stadsdelsfullmäktige beslutade därav att överföra kontrollområdet till Stadsområde Östers interna kontrollplan för redovisning och beslut i Öster i samband med årsanalys Övrigt Kontroll över IT-resurser m m Inventering, klassning och riskanalys av IT-systemen sker med hjälp av stödsystemet Ifacts och ansvaret ligger på den nämnd som är systemägare. Klassning och riskanalys genomförs och godkänns av systemförvaltaren. Systemägaren fattar beslut om åtgärder till följd av riskanalysen ska/kan genomföras. Vid revisionskontorets kontroll i Ifacts fanns 56 st olika IT-system inom stadsdelsfullmäktige Husies direkta ansvarsområde. Vid tidpunkten för granskningen var samtliga system inventerade och systemansvarig utsedd. 6.4 s bedömning Nämndens interna kontrollplan bedöms vara tillräcklig då den har föregåtts av en dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys, valet av kontrollmoment kan kopplas till riskanalysen och den innehåller kontrollmoment som rör både redovisning och verksam- RAPP DR SDF HU Sidan 18 av 24

19 het. Av planen framgår hur kontrollen ska genomföras, vem som ansvarar för kontrollen, till vem resultatet ska redovisas samt när rapportering ska ske. Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen bedöms som tillräcklig. Genomförda kontroller är väldokumenterade. Det finns åtgärdsförslag som till viss del har påbörjats i de fall där avvikelser noterats. 7 Förelägganden från myndigheter Under detta avsnitt noterar revisionskontoret lagakraftvunna domar som har gått mot nämnd/styrelse, förelägganden från arbetsmiljömyndigheter, brandmyndigheten eller kritik mot handläggningen från annan tillsynsmyndighet såsom riksdagens ombudsmän (JO; JämO, DO), Skolverket, Socialstyrelsen eller Länsstyrelsen. Primärt tillfrågas nämndssekreteraren men kontroll av dessa uppgifter kan ske av revisionskontoret mot berörda myndigheter. tar inte med i statistiken domar/beslut som riktar sig mot enskilt driven verksamhet (t ex skola) som är lokaliserad inom stadsdelen, dock med ifall tillsynsmyndigheten menar att har brustit i sin (eventuella) tillsyn som huvudman. För år 2013 finns följande noterat: Individ- och familjeomsorg Förvaltningsrättsdom gällande försörjningsstöd. Förvaltningsrätten återvisade ärendet till Husie SDF för en ny bedömning. Husie SDF har tidigare avslagit ansökan om försörjningsstöd till tandvård. 7.1 Gynnande nämndsbeslut som ej verkställts Gynnande nämndbeslut enligt 4 kap. 1 SoL inom vård och omsorg som inte har verkställts inom tre månader från dagen för beslut eller beslut som inte har verkställts på nytt inom tre månader från dagen då verkställigheten avbröts. Uppgifterna avser kvartal 2, rapporteringsdatum Stadsdel Insatstyp Tid som förflutit från beslutsdatum Husie Ledsagning 4 månader 20 dagar Kvinna Summa sdf 1 Kön Tid som förflutit från avbruten verkställighet RAPP DR SDF HU Sidan 19 av 24

20 Jämförelse med föregående kvartalsrapporter: Stadsdelar (kvartal 3) (kvartal 4) (kvartal 1) (kvartal 2) Husie Gynnande nämndbeslut enligt 9 LSS som inte har verkställts inom tre månader från dagen för beslut eller beslut som inte har verkställts på nytt inom tre månader från dagen då verkställigheten avbröts. Uppgifterna avser kvartal 2, rapporteringsdatum Stadsdel Insatstyp Tid som förflutit från beslutsdatum Husie Daglig verksamhet Daglig verksamhet Bostad med särskild service Avlösarservice i hemmet Summa sdf 4 7 månader 23 dagar Man 6 månader 14 dagar Man 5 månader 15 dagar Man 4 månader 24 dagar Kvinna Kön Tid som förflutit från avbruten verkställighe t Jämförelse med föregående kvartalsrapporter Stadsdelar (kvartal 3) (kvartal 4) (kvartal 1) (kvartal 2) Husie RAPP DR SDF HU Sidan 20 av 24

21 8 Verksamhetsområde förskola 8.1 Nyckeltal Tabell: Kö till förskolan. Jan Feb Mars Apr Maj Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec 2012: Alla > 4 mån : Alla > 4 mån Källa: Elit, förskoleverksamhet. Uttaget per 1:e varje månad av Stadskontoret, avdelning Barn- och ungdom. Kvartal 1/2012 är dock från stadsdelen eftersom nya systemet inte kunde ge rapport. har blivit upplyst om att dessa siffror kan vara osäkra eftersom nya systemet inte sparar historik. Från och med april 2012 bedöms dock siffrorna vara stabila. Tabell: Barn per vuxen (indirekt personaltäthet i förskolan) Mätt/år Barn per vuxen 6,0 5,6 5,1 Källa: Uppgifter per 15/10 respektive år från stadsdelarna till stadskontoret Verksamhetsområde skola 9.1 Nyckeltal Tabell: Betyg. Procent av eleverna som har nått målen i samtliga ämnen. Skolor i stadsdelen/år Malmös medelvärde andel som nått mål Bäckagård andel som har nått målen Höja andel som nått målen Videdal andel som nått målen Källa: Betygstatistik lämnad i juni till Skolverket för respektive år. Utöver denna tabell finns betygsstatistik som visar elevernas genomsnittliga meritvärde. Den statistiken beräknas i sin tur på elevernas 16 bästa ämnena, det vill säga att det normalt är något färre ämnen än för tabellen ovan. Vidare finns statistik över behöriga till gymnasiet (äldre intagningsregler respektive dagens med uppdelning på högskoleförberedande respektive yrkesprogram), nationella prov och olika jämförelser mellan dessa. I den utsträckning någon statistisk uppgift borde föranleda särskild uppmärksamhet för stadsdelen utöver ovan återgiven betygstabell kan revisionskontoret ange det nedan under rubriken s noteringar och granskningar. RAPP DR SDF HU Sidan 21 av 24

22 9.2 s noteringar och granskningar Under april och maj 2013 har revisionskontoret genomfört en granskning av skolornas arbete mot kränkande behandling. Urvalet gällde sex grundskolor i fem stadsdelar. SDF Husie hade inga skolor i urvalet. 10 Verksamhetsområde vård och omsorg 10.1 Nyckeltal äldreomsorg Tabell: Antal vårdtagare och år DR Ordinärt boende Särskilt boende Samtliga vårdtagare Källa: Stadskontoret. Verksamhetsmått VoO. Tabell: Kostnad per vårdtagare och år (kr) DR Ordinärt boende Särskilt boende Samtliga vårdtagare Källa: Stadskontoret. Verksamhetsmått VoO. Motsvarande kostnad per vårdtagare i särskilt boende för hela Malmö (Malmögenomsnitt, utfall 2012, 575 tkr). Tabell: SCB Brukarundersökning Hemtjänst Hur nöjd eller missnöjd är du sammantaget med den hemtjänst du har? Mycket nöjd/ganska nöjd, andel i %. Äldreboende Hur nöjd eller missnöjd är du sammantaget med ditt äldreboende? Mycket nöjd/ganska nöjd, andel i %. Källa: Brukarundersökning av SCB på uppdrag av Socialstyrelsen ,3 81, Malmö stad 2013 Siffrorna som presenteras för 2012 är inte helt jämförbara med siffror från tidigare år. Anledningen till detta är att Socialstyrelsen använder en ny enkät med andra svarsalternativ och ingen omräkning till Nöjd-Kund-Index. Ovanstående frågor är de som bäst stämmer överens med tidigare års fråga om helheten. RAPP DR SDF HU Sidan 22 av 24

23 11 Verksamhetsområde individ och omsorg 11.1 Nyckeltal Ekonomisk hjälp Försörjningsstöd och introduktionsersättning (tkr) Kostnad per bidragshushåll och månad (kr) Kostnad per bidragshushåll och månad (kr) Malmös genomsnitt. Antal bidragshushåll per månad (genomsnitt) Källa: Stadskontoret. Verksamhetsmått DR Institutionsplaceringar DR Antal externa HVB-årsplatser, vuxna Antal externa HVB-årsplatser, unga Nettokostnad externa HVB-årsplatser, vuxna, tkr Nettokostnad externa HVB-årsplatser, unga, tkr Totalkostnad externa HVB-platser, tkr Källa: Källa: Stadskontoret. Verksamhetsmått. Hemlöshet DR Antal hemlösa Antal hotellnätter (boendedygn) Källa: Källa: Stadskontoret. Verksamhetsmått samt statistik över antal hemlösa. Antalet hemlösa totalt i Malmö var 997 under 2012, en minskning med 4 procent jämfört med Antalet boendedygn på hotell i Malmö uppgick till st och totalkostnaden till tkr under Jämfört med 2011 en kostnadsökning på 92 procent. Inventering av antalet hemlösa sker varje år under en utvald dag under hösten av respektive stadsdel. Stadskontoret sammanställer materialet. RAPP DR SDF HU Sidan 23 av 24

24 Socialstyrelsens definition av hemlös lyder: Person som saknar egen eller förhyrd bostad och som inte bor i något stadigvarande inneboendeförhållande eller andrahandsboende samt är hänvisad till tillfälliga boendealternativ eller är uteliggare. Personer som är inskriven på kriminalvårdsanstalt eller institution inom socialtjänst, SiS eller landsting räknas om han/hon planeras skrivas ut inom tre månader efter mätperioden men ännu inte har någon bostad ordnad. Som hemlös räknas också person som tillfälligt bor hos kompisar eller bekanta om han/hon på grund av bostadslöshet varit i kontakt med den uppgiftslämnande myndigheten/organisationen under mätperioden. Det centrala är alltså att en hemlös löst bostadsfrågan på mycket kort sikt eller inte alls. Det rör sig om en situation där man inte kan ha sina tillhörigheter på en bestämd plats och har svårt att knyta några stadigvarande sociala relationer. RAPP DR SDF HU Sidan 24 av 24