DR 2-RAPPORT 2013 MED BOKSLUT

Transkript

1 DR MED BOKSLUT Södra Innerstaden Stadsdelsfullmäktige Projektledare: Olof Hammar, certifierad kommunal revisor Projektstatus: Behandlad av revisorskollegiet RAPP DR SDF-SI Postadress: Stadshuset, Malmö Besöksadress: August Palms plats 1 Telefon (exp): Hemsida: malmostadsrevision@malmo.se

2 BESKRIVNING AV ÅRETS GRANSKNING SAMMANFATTANDE BEDÖMNING NÄMNDENS/SDF:S UPPDRAG Verksamhetsområde Rättslig ram Organisation Väsentliga förändringar inför verksamhetsåret Kommunövergripande verksamhets- och finansiella mål God ekonomisk hushållning Verksamhetsmål Finansiella mål NÄMNDENS STYRNING OCH UPPFÖLJNING - VERKSAMHETSMÅL OCH UPPDRAG Verksamhetsmål, måluppföljning och måluppfyllelse Mål Måluppföljning Måluppfyllelse Uppdragsuppföljning s bedömning NÄMNDENS STYRNING OCH UPPFÖLJNING - EKONOMI Ursprunglig driftbudget samt utfall föregående år Investeringsbudget samt utfall föregående år Ekonomisk styrning Resultaträkning Fördelat resultat Nämndens kommentar s iakttagelser Balansräkning Maskiner och inventarier Kortfristiga skulder s bedömning PERSONAL Nyckeltal Personalpolitiska frågor INTERN KONTROLL Nämndens interna kontrollplan Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen s bedömning FÖRELÄGGANDEN FRÅN MYNDIGHETER ANDRA GRANSKNINGAR SOM BERÖR NÄMNDEN VERKSAMHETSOMRÅDE FÖRSKOLA RAPP DR SDF-SI Sidan 2 av 24

3 9.1 Nyckeltal VERKSAMHETSOMRÅDE SKOLA Nyckeltal s noteringar och granskningar VERKSAMHETSOMRÅDE VÅRD OCH OMSORG Nyckeltal äldreomsorg VERKSAMHETSOMRÅDE INDIVID OCH OMSORG Nyckeltal RAPP DR SDF-SI Sidan 3 av 24

4 Beskrivning av årets granskning Årets granskning avseende Södra Innerstaden stadsdelsfullmäktige omfattar endast granskning/uppföljning delårsbokslut 1 och 2. 1 Sammanfattande bedömning Mål, måluppföljning och måluppfyllelse Stadsdelsfullmäktiges styrning avseende verksamhetsmålen bedöms som tillräcklig då målen är kopplade till kommunfullmäktiges mål och huvuddelen av målen är tidssatta och mätbara och att målen som tagits fram är realistiska. Måluppföljningen avseende kommunfullmäktiges mål och stadsdelsfullmäktiges egna mål bedöms som tillräcklig eftersom uppföljning skett i samband med delårsbokslutet och graden av måluppfyllelse har kommenteras. SDF Södra Innerstaden har i särskilt dokument Uppdragsuppföljning budget 2013 gjort en uppföljning av uppdragen. Man har för en del av uppdragen redogjort för vilka åtgärder/aktiviteter som bedrivits men flera av uppdragen har inte bedömts som uppföljningsbara. Måluppfyllelsen per 30 juni 2013 har varit svår att bedöma utifrån uppföljningen. Nämndens måluppfyllelse bedöms vara inte helt tillräcklig på grund av att samtliga väsentliga mål enligt uppföljningen inte är uppfyllda. Ekonomisk styrning Nämndens ekonomiska styrning bedöms vara tillräcklig på grund av att budgeten är väl specificerad, kommunbidrag och personalkostnader är fördelat till den period där kostnaden normalt uppstår, nämnden beslutar om utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys enligt de kommuncentrala riktlinjerna och att avvikelser från budgeten kommenterats på ett tillfredsställande sätt. Resultaträkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat. Nämndens resultaträkning har granskats och bedöms. Granskningen föranleder ingen anmärkning, Årets resultat (DR-2) visar ett underskott på tkr och det är framförallt hemlösheten och ekonomisk hjälp som uppvisar negativa resultat. Balansräkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens förmögenhetsställning. Värderingen av tillgångar och skulder ska ske efter lagstiftning och vedertagna normer. Nämndens balansräkning har granskats och bedöms. Granskningen föranleder ingen anmärkning. RAPP DR SDF-SI Sidan 4 av 24

5 Intern kontroll Nämndens internkontrollplan bedöms vara tillräcklig då den föregåtts av en dokumenterad riskanalys och innehåller såväl redovisningskontroller som verksamhetskontroller. Den genomförda interna kontrollen bedöms vara inte helt tillräcklig. Kontroller har genomförts och avrapporterats till SDF i samband med DR-2 men samtliga kontrollmoment har inte genomförts. Metodik och genomförd intern kontroll är väldokumenterad, åtgärdsförslag finns för samtliga områden där brister upptäckts. Att granskningen av frånvaroregistrering visade att 12,3 procent av frånvaron inte fanns registrerad i systemet måste betraktas som en allvarlig brist. Ansvarsfördelningen när det gäller genomförandet av den interna kontrollen framgår av planen. 2 Nämndens/SDF:s uppdrag 2.1 Verksamhetsområde Stadsdelsfullmäktige ansvarar för pedagogisk verksamhet för barn och ungdomar 1 15 år, individ- och familjeomsorg, vård och omsorg samt stadsdelsanknuten fritid och kultur. För större delen av verksamheten har de olika stadsdelsfullmäktige ett så kallat befolkningsansvar, vilket betyder att stadsdelarna betalar för de invånare, som bor i respektive stadsdel, även när servicen ges i någon annan stadsdel eller av en icke kommunal utförare. Stadsdelsfullmäktige erhåller också anslag för bland annat drift av lokala bibliotek och för boende för funktionshindrade (LSS). Slutligen ansvarar stadsdelsfullmäktige för ekonomisk hjälp, där försörjningsstöd och introduktionsersättning ingår. Stadsdelsfullmäktige Södra Innerstaden har ansvar för följande kommungemensamma verksamheter: BUMS utgör Malmö stads gemensamma bemanningsorganisation för sjuksköterskor och distriktssköterskor. 2.2 Rättslig ram Socialtjänstlagen (2001:453) HSL - Hälso- och sjukvårdslag (1982:763) Skollag (1985:1100). Ny Skollag (2010:800) tillämpas fr o m läsåret 2011/12 Lag (1990:1404) om kommunernas betalningsansvar för viss hälso- och sjukvård LSS - Lag (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade LASS - Lag (1993:389) om assistansersättning LVM - Lag (1988:870) om vård av missbrukare i vissa fall LVU - Lag (1990:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga RAPP DR SDF-SI Sidan 5 av 24

6 2.3 Organisation Stadsdelsfullmäktige Södra Innerstaden har ett arbetsutskott samt en ekonomiberedning. Ekonomiberedningen följer stadsdelens ekonomi och sammanträder inför budgetbeslut, beslut om delårsrapport och årsanalys. Beredningen består av fem ledamöter och ekonomichefen är föredragande. För frågor som berör äldre finns lokala pensionärsrådet, som är ett samråds- och informationsorgan med två politiska ledamöter och representanter från pensionärsföreningar och organisationer. Stadsdelen har också ett elev- och ungdomsråd i syfte att stärka ungdomarnas möjlighet att delta i den demokratiska processen. Rådet består av ca 20 ungdomar i åldern år, samt två stadsdelspolitiker. De granskar bland annat förslag innan beslut fattas av stadsdelsfullmäktige och tar fram nya förslag. Förvaltningsrådet behandlar verksamhetsfrågor av övergripande karaktär, som arbetsmiljö, policys och mål och fördelning av den ekonomiska ramen. Rådet är förvaltningens skyddskommitté. I rådet deltar representanter från de fackliga huvudorganisationer, stadsdelschefen, stf stadsdelschef, personalchefen och en personalkonsulent. RAPP DR SDF-SI Sidan 6 av 24

7 2.4 Väsentliga förändringar inför verksamhetsåret Organisationsförändring vid halvårsskiftet som gör att SDF Södra Innerstaden upphör Enligt prognoserna i internbudgeten kommer stadsdelens befolkning även fortsatt att öka, om än i långsammare takt än de senaste åren. 2.5 Kommunövergripande verksamhets- och finansiella mål God ekonomisk hushållning I kommunallagens, KL 8 kap 5 fastställs att budgeten ska innehålla en plan för verksamheten och ekonomin under budgetåret. Ur propositionen till lagtexten framgår att en tydlig ambitionsnivå för den egna finansiella utvecklingen och ställningen ska uttryckas i form av finansiella mål. Verksamhetsperspektivet beskrivs som att, förutsättningarna för en god ekonomisk hushållning är att, det finns ett klart samband mellan resursåtgång, prestationer, resultat och effekter. I den kommunala redovisningslagen KRL 4 kap 5 framgår att förvaltningsberättelsen ska innehålla en utvärdering av om målen för en god ekonomisk hushållning har uppnåtts. I propositionen till lagen framgår emellertid att, för att målen för ekonomisk hushållning ska få någon betydelse för beslutsprocessen krävs att de stäms av, följs upp och utvärderas kontinuerligt Verksamhetsmål Budgetdokumentet för Malmö stad 2013 anger att verksamhetens inriktning ska utgå från några centrala områden. Det finns angivet 27 budgetmål med tillhörande indikatorer. Metoden för uppföljning kallas trafikljus där rött står för att målet inte är uppnått, gult på god/rätt väg och grön att målet är uppnått. Kommunstyrelsen utfärdar de anvisningar som krävs för att dessa budgetmål ska kunna redovisas samlat för kommunfullmäktige Finansiella mål För Malmö gäller följande finansiella inriktningsmål: För varje enskilt år ska intäkterna överstiga kostnaderna enligt balanskravet. Över en tidsperiod om tre till fyra år gäller följande resultatmål: Resultatet ska täcka värdesäkringen av eget kapital efter justering för den del av pensionsåtagandet som redovisas som en ansvarsförbindelse Resultatet ska täcka ökningen av hela pensionsåtagandet, d.v.s. även för den del som redovisas som en ansvarsförbindelse Resultatet ska anpassas till kommunens riskexponering och eventuella övriga osäkerhetsfaktorer. RAPP DR SDF-SI Sidan 7 av 24

8 Malmö kommunfullmäktige har antagit Riktlinjer för ekonomistyrning vilka reglerar den interna ekonomistyrningen. Kommunstyrelsen har utfärdat kompletterande anvisningar som gäller ifall nämnd/styrelse har gått med eller prognostiserar ekonomiskt underskott. För underhåll av kommunens anläggningstillgångar gäller: Kommunens fastigheter skall underhållas på en sådan nivå som anses relevant i branschen. Kommunens gatunät och broar skall underhållas på en sådan nivå att ett eftersatt underhållsbehov inte uppkommer. 3 Nämndens styrning och uppföljning - verksamhetsmål och uppdrag 3.1 Verksamhetsmål, måluppföljning och måluppfyllelse Mål Stadsdelsfullmäktiges övergripande styrdokument är Internbudget 2013, i vilket mål, ekonomiska ramar och verksamhetsmått ingår. I dokumentet redogörs för kommunfullmäktiges inriktningsmål för 2013 samt för stadsdelens egna fyra övergripande mål Förvaltningens arbete ska bygga på den av stadsdelsfullmäktige beslutade visionen och på stadsdelens fyra övergripande mål att bryta segregationen och skapa jämlikare levnadsvillkor för alla i stadsdelen att skapa goda och hälsosamma arbetsplatser och livsmiljöer som är trygga, attraktiva och främjar delaktighet att främja trygga uppväxtvillkor och bra utbildning för barn och ungdomar att främja god hälsa för stadsdelens invånare Såväl vision som mål syftar till att långsiktigt stärka den enskilde individen att själv verka och ta ansvar samt att påverka den demokratiska utvecklingen. Förvaltningens verksamheter ska möjliggöra detta Måluppföljning Uppföljning av kommunfullmäktiges inriktningsmål har skett i delårsrapporten. Dessutom har man i uppföljningsdokumentet kompletterat respektive budgetmål med lokalt anpassade effektmål Måluppfyllelse RAPP DR SDF-SI Sidan 8 av 24

9 Graden av måluppfyllelse har kommenterats för samtliga mål Följande mål är ej uppfyllda SDF kommenterar de icke uppfyllda målen på följande sätt 1. Malmöbor med försörjningsstöd ska bli självförsörjande. Effektmål 2: Fler barnfamiljer på Seved ska vara självförsörjande. Målet är inte uppfyllt. Det totala antalet barnfamiljer med försörjningsstöd ligger på samma nivå som Det beror på att det tillkommit nya hushåll i behov av försörjningsstöd, i samma takt som andra hushåll blivit självförsörjande. Dock har det inte skett någon ökning likt den som skett i övriga stadsdelen och Malmö. Arbetet med Hela familjen fortsätter. Hela familjen inleddes 2012 och då blev tio hushåll självförsörjande. Under januari-juni 2013 har ytterligare två hushåll blivit självförsörjande, och fler är på väg mot självförsörjning. Antalet försörjningsstödstagare har stadigt ökat under en lång tid vilket lett till minskat utrymme för besök, uppföljningar och planeringar. Under 2013 har Södra innerstaden dock satsat på att öka besöksfrekvensen jämfört med 2012 vilket kan vara en bidragande orsak till den högre andelen som blivit självförsörjande. Dock är andelen fortsatt låg. Extra resurser planeras inom verksamhetsområdet, och nya riktlinjer pekar mot att klientkontakten ska bli tätare framöver. Verksamheten kommer också att fortsätta att arbeta för stärkt samverkan med aktörer som Arbetsförmedlingen och JobbMalmö. 2. Förskolan ska byggas ut i en sådan takt att alla barn vars föräldrar så efterfrågar kan erbjudas en förskoleplats med god kvalitet inom lagstadgad tid Effektmål 1: Antalet förskoleplatser ska öka med minst sextio under Målet är ännu ej uppnått. Fördröjningar i bygglovsprocesser och avsaknad av nya objekt pga brist på tillgänglig tomtmark har lett till att målet ännu inte kunnat uppnås. En förskola som planerat öppna 1 april har blivit försenad och beräknas kunna öppna först under november Förskolan ska erbjuda en trygg och pedagogisk miljö där personalen har tid att se varje barn och dess unika behov Effektmål 2: Pojkars och flickors måluppfyllelse ska öka. RAPP DR SDF-SI Sidan 9 av 24

10 Målet är inte uppfyllt. Insatser som vidtagits i form av Skolverksprojektet Handledning för lärande och det språkutvecklande arbetssättet har ännu inte gett tillräcklig effekt. Nya elever med stora begränsningar i sin tidigare skolgång påverkar också resultatet. Tidigare vidtagna insatser fortsätter med oförminskad kraft. 4. Malmös elever ska uppleva att skolan bidrar på ett bra sätt till deras lärande Effektmål 1: Fler elever ska få tillgång till egen dator. Målet är inte uppfyllt. Under första halvåret 2013 har antalet elever med tillgång till egen dator inte ökat. Samtidigt som nya Ipads har köpts in, har befintliga datorer stulits på en skola. Följden har blivit att en förväntad ökning av antalet datorer uteblivet. Effektmål 2: Elevernas upplevelse av delaktighet ska öka. Målet är inte uppfyllt. Andelen positiva svar på elevernas upplevelse av delaktighet i Malmö stads skolenkät från hösten 2012 är 39 %, strax under medel för Malmö stad som ligger på 42 %. I likhet med övriga stadsdelar svarar flickor något mer positivt än pojkar. Enkäten består av nya frågor med nya svarsskalor och jämförelser med resultat från tidigare års attitydundersökningar kan inte göras 5. Malmös elever ska känna sig trygga och trivas i sin skola. Effektmål 1: Andelen flickor och pojkar som upplever trygghet och trivsel i sin skola ska öka. Målet är inte uppfyllt. Enligt attitydundersökningen som gjordes hösten 2012 visar resultaten för Södra innerstaden lägre resultat än genomsnittet för Malmö. För Södra innerstaden är nivån 77 % trygga elever och genomsnitt för Malmö är 82 %. Enkäten består av nya frågor med nya svarsskalor och jämförelser med resultat från tidigare års attitydundersökningar kan inte göras. Effektmål 2: Elever, pojkar och flickor, ska ha förtroende att berätta för skolpersona- RAPP DR SDF-SI Sidan 10 av 24

11 len om det som händer under skoldagen. Målet är inte uppfyllt. Skolornas bedömning är att elevernas benägenhet att berätta om negativa företeelser i skolan är oförändrad. 6. Den socialt betingade hemlösheten ska minska Effektmål 1: Minska antalet vräkningar av barnfamiljer. Målet är inte uppfyllt. Det vräkningsförebyggande arbetet har en tydlig nollvision för vräkningar av barnfamiljer. Under 2012 vräktes en barnfamilj. Under första halvåret 2013 har två barnfamiljer, med totalt tre barn, vräkts. I ena fallet var familjen utomlands på grund av arbete sedan våren 2012 och familjemedlemmen som passade bostaden misskötte hyresinbetalningar. Avhysning verkställdes i januari. I den andra fallet erbjöds föräldern och barnet annat boende men tackade nej. De erbjöds då hotell men ordnade sedan ny bostad på egen hand. Effektmål 2: Utveckla konceptboende med stöd i boendet, anpassat för män och kvinnor. Målet är inte uppfyllt. Konceptboende planeras stadsövergripande i Sociala resursförvaltningens regi. 8. Malmö stad skall ligga i framkant gällande verksamhetsutveckling på antidiskrimineringsområdet Effektmål: Ta fram utvecklingsplan för förvaltningens arbete mot diskriminering. Målet är inte uppfyllt. Förvaltningen har inte tagit fram någon utvecklingsplan. Bedömningen är att det är bättre att de nya förvaltningarna, efter omorganisationen, tar fram planer som kan implementeras under längre tid. 3.2 Uppdragsuppföljning I budgeten för 2013 framkommer att från och med nu ändrar budgettexten karaktär och ska bli ett tydligare styrdokument. Undantaget förordet, ska endast planer och priorite- RAPP DR SDF-SI Sidan 11 av 24

12 ringar för 2013 beskrivas i texten. Alla skrivningar ska följas upp och resultatet bedömas, även de delar av texten som styr nämndernas verksamhet." "Planer och prioriteringar" benämns av stadskontoret uppdrag. Stadskontoret har identifierat sammanlagt 155 uppdrag. Dessa har sedan av stadskontorets ledning gåtts igenom och fördelats på nämnderna utifrån vilken nämnd som ska göra vad. Uppföljning ska göras i halvårsrapport och årsanalys. Anvisningar för uppföljning av uppdragen från stadskontoret har varit följande: Fokus i uppföljningen ska vara på eventuella hinder som nämnden stött på i arbetet med uppdraget. Syftet med uppföljningen är att ge kommunstyrelsen underlag för eventuella beslut om omprioriteringar, korrigerande åtgärder, förtydligande av uppdrag etc. SDF Södra Innerstaden har i särskilt dokument Uppdragsuppföljning budget 2013 gjort en uppföljning av uppdragen. Man har för en del av uppdragen redogjort för vilka åtgärder/aktiviteter som bedrivits men flera av uppdragen har inte bedömts som uppföljningsbara. Måluppfyllelsen per 30 juni 2013 har varit svår att bedöma utifrån uppföljningen. 3.3 s bedömning Stadsdelsfullmäktiges styrning avseende verksamhetsmålen bedöms som tillräcklig då målen är kopplade till kommunfullmäktiges mål och huvuddelen av målen är tidssatta och mätbara och att målen som tagits fram är realistiska. Måluppföljningen avseende kommunfullmäktiges mål och stadsdelsfullmäktiges egna mål bedöms som tillräcklig eftersom uppföljning skett i samband med delårsbokslutet och graden av måluppfyllelse har kommenteras. Nämndens måluppfyllelse bedöms vara inte helt tillräcklig på grund av att samtliga väsentliga mål enligt uppföljningen inte är uppfyllda. RAPP DR SDF-SI Sidan 12 av 24

13 4 Nämndens styrning och uppföljning - ekonomi 4.1 Ursprunglig driftbudget samt utfall föregående år Tabell: Totala kostnader/intäkter, tkr Budget 2013 Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader * ) Finansiella intäkter/kostnader Kommunbidrag Resultat Källa: Blankett till stadskontoret. *) personalkostnader, övriga kostnader, avskrivningar. Tabell: Ekonomisk hjälp, tkr Budget 2013 Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader * ) Finansiella intäkter/kostnader Kommunbidrag Resultat Källa: Blankett till stadskontoret. *) personalkostnader, övriga kostnader, avskrivningar. 4.2 Investeringsbudget samt utfall föregående år Tabell: Investeringsram och utfall, tkr Ram respektive utfall/år Ram (DR-2) Källa: Blankett till stadskontoret 4.3 Ekonomisk styrning Stadsdelsfullmäktige följer de kommuncentrala anvisningarna beträffande utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys. De har sedan 1999 egna anvisningar för budgetuppföljning. I dessa anvisningar tydliggörs resultatansvar, samt principer för budgetering och uppföljning för den totala internbudgeten och ner på verksamhets- och kostnadsställenivå. Stadsdelens budgetprocess beskrivs i ett dokument som finns tillgängligt i intranätet, Komin. RAPP DR SDF-SI Sidan 13 av 24

14 Stadsdelsfullmäktige fastställer periodiseringen av kommunbidraget för respektive verksamhet vid första sammanträdet efter att internbudgeten för kommande år har fastställts. Fördelningen och periodiseringen av under året tillkommande kommunbidrag, som beslutas av kommunstyrelsen, fastställs också av stadsdelsfullmäktige. Internbudgeten periodiseras månadsvis efter verkliga förhållanden för respektive verksamhet. Stadsdelsfullmäktige och förvaltningsledningen följer upp budgeten i samband med utfallsprognoser och delårsrapporter. Uppföljning och analys sker månadsvis i respektive verksamhet. Befarade avvikelser rapporteras till ledningsgruppen och till stadsdelsfullmäktige via förvaltningschefens information. Stadsdelsfullmäktige har beslutat om periodisering av kommunbidrag för internbudget RAPP DR SDF-SI Sidan 14 av 24

15 4.4 Resultaträkning Resultaträkningen avser förvaltningens interna bokslut det vill säga såväl kommuninterna som externa transaktioner. Samtliga angivna belopp avser gällande siffror vid delårsrespektive årsbokslutstillfället. Tabell: Resultaträkning, tkr Helårsbudget DR2 Verksamhetens intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Verksamhetens kostnader Avskrivningar Verksamhetens nettokostnader Kommunbidrag Finansiella intäkter 0 2 Finansiella kostnader Resultat före extraordinära 0 0 poster Extraordinära kostnader/ 0 0 intäkter Årets resultat Notera: För stadsdelar är denna tabell inklusive ekonomiskt bistånd. Helårsbudget som gäller vid angiven period. RAPP DR SDF-SI Sidan 15 av 24

16 4.5 Fördelat resultat Tabell: Verksamheternas ekonomi, tkr Förskola Skola inkl skolbarnomsorg Individ/ familjeomsorg Resursfördelade medel Vård/ omsorg Fritid/ kultur Arbets betsmarkn åtg Gem service Totalt Kommunbidrag period Prognos helår 0 Anslagsfinansierade medel Kommunbidrag period Prognos helår Nämndens kommentar Samtliga avdelningar utom grundskolan och individ och familjeverksamheten visar positiva ekonomiska resultat. Grundskolans negativa ekonomiska resultatutveckling är känd sedan föregående delårsbokslut och handlingsplan för att nå balans i ekonomin är beslutad under våren av stadsdelsfullmäktige. Utbrutet ur individ och familjeverksamhetens verksamhet visar hemlösheten ett underskott för rapportperioden på - 7 mkr. Det innebär att kostnaden för hemlöshetsproblematiken hittills inte utvecklats positivit jämför med föregående år. Ekonomisk hjälp visar för rapportperioden ett underskott på - 3,1 mkr, trots budgetförstärkning inför Försenad utbyggnad av förskolor är en delorsak till det positiva utfallet också lägre semesteruttag än budgeterat. Intäkterna har också varit högre tack vare försäljning av fler platser än budgeterat. Skolan visar ett negativt resultat på drygt 1,8 mkr. Detta beror i huvudsak på att kostnaderna är högre än budgeterat beroende på högre inköp än budgeterat från andra stadsdelar, speciellt särskilt stöd och från specialverksamhet. Det har också varit högre kostnader till egen produktion i form av fler barn och mer tilläggskostnader. En förlust i rättsak har inneburit ej budgeterade extra kostnader på cirka 1 mkr. I genomsnitt kostar hemlösheten tkr per månad under den redovisade perioden. Detta kan jämföras med tkr per månad för motsvarande period under föregående år. Trenden under våren har varit att kostnader ökar för lägenheter och härbärgen medan hotellkostnaderna sjunker. RAPP DR SDF-SI Sidan 16 av 24

17 Vård och omsorgsverksamheten visar ett sammanlagt överskott på knappt 0,6 mkr. Resultatet förklaras i huvudsak av följande poster, Särskilt boende har fler boende än budgeterat SOL vårdboende har lägre beläggning än budgeterat vilket ger lägre intäkter än budgeterat Ordinärt boende visar underskott på grund av högre kostnader än budget för sommarvikarier, minskade intäkter för korttidsvård och för dagverksamhet. Gemensam verksamhet visar ett överskott beroende på att EU medel ej utnyttjats som planerat, reserver inte utnyttjats som planerats samt att förvaltningsservice kostnader blivit billigare än planerat. Ekonomisk hjälp visar för perioden ett underskott på 3,1 mkr trots en budgetförstärkning inför 2013 på cirka 7 mkr. Antalet ärenden är fortsatt fler och dyrare än budgeterat, i genomsnitt per månad jämfört med budgeterat i genomsnitt per månad. Kostnaden per hushåll har i genomsnitt varit kr per månad mot budgeterat kr. Det kan konstateras att den genomsnittliga kostnaden per hushåll under föregående år uppgick till kr per månad. En mindre förbättring således s iakttagelser Precis som 2012 är det hemlösheten och ekonomisk hjälp som uppvisar de största underskotten i stadsdelen. Detta är kostnader som SDF bara i begränsad omfattning kan påverka. 4.6 Balansräkning Balansposternas redovisade värden avser externredovisningen. Poster som avser kommuninterna fordringar/skulder redovisas inte. Kommentarer till balansposterna görs endast i de fall avvikelser och/eller felaktigheter finns i sättet att redovisa i förhållande till god redovisningssed. Anläggningstillgångar kommenteras emellertid alltid Maskiner och inventarier (tkr)/år DR Investeringar har endast skett i begränsad omfattning under första halvåret 2013 (729 tkr). Slöjdsalsutrustning på Sofielundsskolan samt larm på ett LSS boende är de två enskilt största posterna Kortfristiga skulder RAPP DR SDF-SI Sidan 17 av 24

18 Periodiseringskontroll av leverantörsreskontran för juni månad visade att en faktura som betalats avseende stationär bevakning av en boendeenhet avseende juli ej periodiserats. Kostnaden, totalt 186 tkr, borde ha omförts till rätt månad. 4.7 s bedömning Nämndens ekonomiska styrning bedöms vara tillräcklig på grund av att budgeten är väl specificerad, kommunbidrag och personalkostnader är fördelat till den period där kostnaden normalt uppstår, nämnden beslutar om utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys enligt de kommuncentrala riktlinjerna och att avvikelser från budgeten kommenterats på ett tillfredsställande sätt. Resultaträkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat. Nämndens resultaträkning har granskats och bedöms. Granskningen föranleder ingen anmärkning, Balansräkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens förmögenhetsställning. Värderingen av tillgångar och skulder ska ske efter lagstiftning och vedertagna normer. Nämndens balansräkning har granskats och bedöms. Granskningen föranleder ingen anmärkning. 5 Personal 5.1 Nyckeltal Tabell: Personalstatistik DR Antal anställda omräknade till heltid 1 523, ,6 1661,6 1738,5 Kvinnor, andel i % 83, ,5 84 Personal med utländsk bakgrund, andel i % 33,2 34,6 36,1 36,7 Total sjukfrånvaro i % 4,67 4,80 5,63 6,68 Källa: Stadskontoret. Notera att Malmö stad övergick till nytt personaladministrativt system november 2010 varför viss osäkerhet finns för det året eftersom uppgifterna är hämtade från två olika system. Beträffande sjukfrånvaron är denna omräknad till procent. Perioden överensstämmer med redovisningsperioden för nämndernas rapportering 5.2 Personalpolitiska frågor Mångfalds- och jämställdhetsplan 2013 samt ett antal andra policy- och styrdokument inom det personalpolitiska området har funnits tillgängliga i intranätet. RAPP DR SDF-SI Sidan 18 av 24

19 6 Intern kontroll 6.1 Nämndens interna kontrollplan Intern kontrollplan för 2013 beslutades i SDF Det framgår att verksamheterna har genomfört risk- och väsentlighetsanalyser och genomgång av dessa har skett i förvaltningsledningen under december Sex nya granskningsområden är föranledda av beslut i kommunstyrelsen, fem nya områden föranledda av genomförda riskanalyser och ett område samma som 2012 beroende på hög risk. Totalt finns således 12 kontrollmål i planen. 6.2 Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen Rapport över genomförd internkontroll 2013 har tagits fram och är daterad Rapporten behandlades i SDF I rapporten framgår att några avdelningar avstått från att göra kontroller i den omfattning som stadsdelsfullmäktige beslutat om. Några avdelningar har flyttat fram kontrollerna till andra halvåret och redovisas därför ej. De brister som framkommit och redovisats för SDF är följande HR-avdelningens kontroller en utvald vecka visade att 12,3 procent av frånvaron bland personalen ej registrerats i systemet. Oregistrerad frånvaro kan bl a innebära att personalen får lön för icke arbetad tid. Ett flertal åtgärder har vidtagits med anledning av granskningsresultatet. Kontroll av 20 handkassor visade att fem var helt korrekta. Övriga uppvisade brister vad gäller konteringar samt var inköpen skett. 6.3 s bedömning Nämndens internkontrollplan bedöms vara tillräcklig då den föregåtts av en dokumenterad riskanalys och innehåller såväl redovisningskontroller som verksamhetskontroller. Den genomförda interna kontrollen bedöms vara inte helt tillräcklig. Kontroller har genomförts och avrapporterats till SDF i samband med DR-2 men samtliga kontrollmoment har inte genomförts. Metodik och genomförd intern kontroll är väldokumenterad, åtgärdsförslag finns för samtliga områden där brister upptäckts. Att granskningen av frånvaroregistrering visade att 12,3 procent av frånvaron inte fanns registrerad i systemet måste betraktas som en allvarlig brist. Ansvarsfördelningen när det gäller genomförandet av den interna kontrollen framgår av planen. RAPP DR SDF-SI Sidan 19 av 24

20 7 Förelägganden från myndigheter Under detta avsnitt noterar revisionskontoret lagakraftvunna domar som har gått mot nämnd/styrelse, förelägganden från arbetsmiljömyndigheter, brandmyndigheten eller kritik mot handläggningen från annan tillsynsmyndighet såsom riksdagens ombudsmän (JO; JämO, DO), Skolverket, Socialstyrelsen eller Länsstyrelsen. Primärt tillfrågas nämndssekreteraren men kontroll av dessa uppgifter kan ske av revisionskontoret mot berörda myndigheter. tar inte med i statistiken domar/beslut som riktar sig mot enskilt driven verksamhet (t ex skola) som är lokaliserad inom stadsdelen, dock med ifall tillsynsmyndigheten menar att Malmö stad har brustit i sin (eventuella) tillsyn som huvudman. För 2013 finns följande noterat första halvåret: Yttrande JO riktade kritik mot passiv handläggning i ärende om särskilt boende, SI Skolinspektionen har riktat kritik mot att det tagit för lång tid att få förskoleplats. Fyra domar i ärenden om försörjningsstöd har gått nämnden emot samt en dom rörande vård med stöd av LVU för tre syskon. 8 Andra granskningar som berör nämnden I revisionsplan 2013 finns dessa fördjupade granskningar: Stadens arbete med uppdrag som berör hemlöshet Stadens arbete med arbetsmarknadsinsatser Finansfunktion och internbanken Uppföljning IT-granskning Eurovision Song Contest Stadens miljöarbete Skolornas arbete mot kränkande behandling Framgångsrikt genomförda gymnasiestudier Kompetensförsörjning inom förskolan Tillämpning av nya Plan- och bygglagen Områdesprogrammen RAPP DR SDF-SI Sidan 20 av 24

21 9 Verksamhetsområde förskola 9.1 Nyckeltal Tabell: Kö till förskolan. Jan Feb Mars Apr Maj Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec 2012: Alla > 4 mån : Alla > 4 mån Källa: Elit, förskoleverksamhet. Uttaget per 1:e varje månad av Stadskontoret, avdelning Barn- och ungdom. December 2011 och kvartal 1/2012 är dock från stadsdelen eftersom nya systemet inte kunde ge rapport. har blivit upplyst om att dessa siffror kan vara osäkra eftersom nya systemet inte sparar historik. Från och med april 2012 bedöms dock siffrorna vara stabila. Tabell: Barn per vuxen (indirekt personaltäthet i förskolan) Mätt/år Barn per vuxen 4,9 4,9 4,9 Källa: Uppgifter per 15/10 respektive år från stadsdelarna till stadskontoret RAPP DR SDF-SI Sidan 21 av 24

22 10 Verksamhetsområde skola 10.1 Nyckeltal Tabell: Betyg. Procent av eleverna som har nått målen i samtliga ämnen. Skolor i stadsdelen/år Malmös medelvärde andel som nått mål 60 61,4 62,7 62,3 Möllevångskolan andel som har nått målen 41 51,2 52,3 29 Nya Stenkula andel som nått målen 27 49,2 46,2 43,8 Sofielund andel som nått målen 38 35,7 40,6 25,6 Sorgenfri andel som nått målen 62 58,1 59,5 61,4 Källa: Skolverkets betygstatistik för respektive år. Utöver denna tabell finns betygsstatistik som visar elevernas genomsnittliga meritvärde. Den statistiken beräknas i sin tur på elevernas 16 bästa ämnena, det vill säga att det normalt är något färre ämnen än för tabellen ovan. Vidare finns statistik över behöriga till gymnasiet (äldre intagningsregler respektive dagens med uppdelning på högskoleförberedande respektive yrkesprogram), nationella prov och olika jämförelser mellan dessa. I den utsträckning någon statistisk uppgift borde föranleda särskild uppmärksamhet för stadsdelen utöver ovan återgiven betygstabell kan revisionskontoret ange det nedan under rubriken s noteringar och granskningar s noteringar och granskningar Under april och maj 2013 har revisionskontoret genomfört en granskning av skolornas arbete mot kränkande behandling. Rapporten har sänts till grundskolenämnden. Urvalet gällde sex grundskolor i fem stadsdelar. I Södra Innerstaden ingick stenkulaskolan i granskningen. RAPP DR SDF-SI Sidan 22 av 24

23 11 Verksamhetsområde vård och omsorg 11.1 Nyckeltal äldreomsorg Tabell: Antal vårdtagare och år DR Ordinärt boende Särskilt boende Samtliga vårdtagare Källa: Stadskontoret. Verksamhetsmått VoO. Tabell: Kostnad per vårdtagare och år (kr) DR Ordinärt boende Särskilt boende Samtliga vårdtagare Källa: Stadskontoret. Verksamhetsmått VoO. Motsvarande kostnad per vårdtagare i särskilt boende för hela Malmö (Malmögenomsnitt, utfall DR2-2013) uppgår till 610 tkr. 12 Verksamhetsområde individ och omsorg 12.1 Nyckeltal Ekonomisk hjälp Försörjningsstöd och introduktionsersättning. Kostnad per bidragshushåll och månad (kr) Kostnad per bidragshushåll och månad (kr) Malmös genomsnitt. Antal bidragshushåll per månad (genom DR snitt) Totalkostnad (tkr) Källa: Stadskontoret. Verksamhetsmått. RAPP DR SDF-SI Sidan 23 av 24

24 Institutionsplaceringar DR Antal externa HVB-årsplatser, vuxna Antal externa HVB-årsplatser, unga Nettokostnad externa HVB-platser, vuxna, tkr Nettokostnad externa HVB-platser, unga, tkr Totalkostnad externa HVB-platser, tkr Källa: Källa: Stadskontoret. Verksamhetsmått. Hemlöshet DR Antal hemlösa Antal hotellnätter (boendedygn) Källa: Källa: Stadskontoret. Verksamhetsmått samt statistik över antal hemlösa. Antalet hemlösa totalt i Malmö var 997 under 2012, en minskning med 4 procent jämfört med Antalet boendedygn på hotell i Malmö uppgick till första halvåret Inventering av antalet hemlösa sker varje år under en utvald dag under hösten av respektive stadsdel. Stadskontoret sammanställer materialet. Socialstyrelsens definition av hemlös lyder: Person som saknar egen eller förhyrd bostad och som inte bor i något stadigvarande inneboendeförhållande eller andrahandsboende samt är hänvisad till tillfälliga boendealternativ eller är uteliggare. Personer som är inskriven på kriminalvårdsanstalt eller institution inom socialtjänst, SiS eller landsting räknas om han/hon planeras skrivas ut inom tre månader efter mätperioden men ännu inte har någon bostad ordnad. Som hemlös räknas också person som tillfälligt bor hos kompisar eller bekanta om han/hon på grund av bostadslöshet varit i kontakt med den uppgiftslämnande myndigheten/organisationen under mätperioden. Det centrala är alltså att en hemlös löst bostadsfrågan på mycket kort sikt eller inte alls. Det rör sig om en situation där man inte kan ha sina tillhörigheter på en bestämd plats och har svårt att knyta några stadigvarande sociala relationer. RAPP DR SDF-SI Sidan 24 av 24