DR 2-RAPPORT 2013 MED BOKSLUT

Transkript

1 2013 MED BOKSLUT Limhamn-Bunkeflo stadsdelsfullmäktige Projektledare: Göran Holmberg Behandlad av revisorskollegiet RAPP Postadress: Stadshuset, Malmö Besöksadress: August Palms plats 1 Telefon (exp): Hemsida: malmostadsrevision@malmo.se

2 BESKRIVNING AV ÅRETS GRANSKNING SAMMANFATTANDE BEDÖMNING NÄMNDENS/SDF:S UPPDRAG Verksamhetsområde Rättslig ram Organisation Väsentliga förändringar under verksamhetsåret Kommunövergripande verksamhets- och finansiella mål God ekonomisk hushållning Verksamhetsmål Finansiella mål NÄMNDENS STYRNING OCH UPPFÖLJNING VERKSAMHETSMÅL OCH UPPDRAG Verksamhetsmål/uppdrag, mål/uppdragsuppföljning samt mål/uppdragsuppfyllelse Mål Uppdrag budget Mål/uppdragsuppföljning och mål/uppdragsuppfyllelse s bedömning NÄMNDENS STYRNING OCH UPPFÖLJNING - EKONOMI Ursprunglig driftbudget samt utfall föregående år Nämndens reviderade och fördelade internbudget Investeringsbudget samt utfall föregående år Ekonomisk styrning Resultaträkning Fördelat resultat Nämndens kommentar s iakttagelser Balansräkning Maskiner och inventarier Fordringar Avsättningar Kortfristiga skulder s bedömning PERSONAL Nyckeltal Personalpolitiska frågor INTERN KONTROLL Nämndens interna kontrollplan Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen Övrigt Kontroll över IT-resurser m.m Sidan 2 av 28

3 6.3.1 Ifacts s bedömning Intern kontrollplan Ifacts FÖRELÄGGANDEN FRÅN MYNDIGHETER Rapport om gynnande beslut som inte verkställts Domar och beslut som har gått Limhamn-Bunkeflo SDF emot VERKSAMHETSOMRÅDE FÖRSKOLA Nyckeltal VERKSAMHETSOMRÅDE SKOLA Nyckeltal s noteringar och granskningar VERKSAMHETSOMRÅDE VÅRD OCH OMSORG Nyckeltal äldreomsorg VERKSAMHETSOMRÅDE INDIVID OCH FAMILJ Nyckeltal Sidan 3 av 28

4 Beskrivning av årets granskning Årets granskning avseende Limhamn-Bunkeflo stadsdelsfullmäktige omfattar endast granskning/uppföljning av delårsbokslut 1 och 2. 1 Sammanfattande bedömning Mål, måluppföljning och måluppfyllelse Nämndens styrning och uppföljning av verksamheten bedöms vara tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Detta beror bland annat på att nämndens verksamhetsmål är uppföljningsbara, påverkbara och kopplade till kommunfullmäktiges mål samt att samtliga väsentliga mål följs upp enligt stadskontorets anvisningar. Nämndens mål/uppdragsuppfyllelse är inte helt tillräcklig på grund av att en viss andel av målen inte är uppfyllda. Ekonomisk styrning Nämndens ekonomiska styrning bedöms vara tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Denna bedömning grundar sig bland annat på att rapportering sker regelbundet i enlighet med kommuncentrala riktlinjer. Nämnden upprättar utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys där avvikelser och underskott kommenteras och analyseras. Resultatet per exklusive ekonomisk hjälp redovisar ett underskott på tkr. Ekonomisk hjälp visar ett underskott på tkr. Åtgärdsplan för att undvika det negativa resultatet inom utbildningsverksamheten har upprättats och har behandlats på stadsdelsfullmäktiges sammanträde Åtgärdsplan har däremot inte upprättats för underskottet inom vård och omsorg. Balansräkning och resultaträkning är granskade utan anmärkning. Intern kontroll Nämndens styrning med hänsyn till den interna kontrollplanen bedöms vara tillräcklig. Planen har föregåtts av en väl strukturerad riskanalys där valet av kontrollmoment, som rör både redovisning och verksamhet, kan kopplas till riskbedömningen. Planen ger också information om när kontroll och rapportering ska ske. Den genomförda interna kontrollen bedöms vara tillräcklig avseende första halvåret. Bedömningen grundar sig på bland annat andelen uppföljda och rapporterade kontrollmoment jämte åtgärdsförslag. Sidan 4 av 28

5 2 Nämndens/SDF:s uppdrag 2.1 Verksamhetsområde Stadsdelsfullmäktige ansvarar för pedagogisk verksamhet för barn och ungdomar 1 15 år, individ- och familjeomsorg, vård och omsorg samt stadsdelsanknuten fritid och kultur. För större delen av verksamheten har de olika stadsdelsfullmäktige ett så kallat befolkningsansvar, vilket betyder att stadsdelarna betalar för de invånare, som bor i respektive stadsdel, även när servicen ges i någon annan stadsdel eller av en icke kommunal utförare. Stadsdelsfullmäktige erhåller också anslag för bland annat drift av lokala bibliotek och boenden för funktionshindrade (LSS). Slutligen ansvarar stadsdelsfullmäktige för ekonomisk hjälp, där försörjningsstöd och introduktionsersättning ingår. Limhamn-Bunkeflo stadsdelsfullmäktige ansvarar även för LarmCentralen, som erbjuder trygghetslarm, dörrlarm, brandvarnare, rörelselarm och funktionsanpassade larmklockor. LarmCentralen svarar på trygghetslarm och meddelar hemtjänsten om den som larmat behöver hjälp. De arbetar också med aktiv kamerabevakning, personlarm och nödsändare demenslarm (dementa personer kan eftersökas med GPS). Alla Malmös tio stadsdelar är anslutna till LarmCentralen med trygghetslarm. Aktiv kamerabevakning och personlarm finns anslutna ifrån Malmös alla verksamheter. Det kommungemensamma trygghetshotellet på Mathildenborg startades som ett projekt under 2009 och är permanent från och med Rättslig ram Socialtjänstlagen (2001:453) Skollag (1985:1100). Ny Skollag (2010:800) tillämpas från och med läsåret 2011/12. Lag (1990:1404) om kommunernas betalningsansvar för viss hälso- och sjukvård Lag (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) Lag (1988:870) om vård av missbrukare i vissa fall (LVM) Lag (1990:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU) Sidan 5 av 28

6 2.3 Organisation Stadsdelen styrs av stadsdelsfullmäktige som består av tretton ordinarie ledamöter och tretton ersättare. Ordförande är Jamal El-Haj, förste vice ordförande Anton Flink och andre vice ordförande är Johan Ohlson. Limhamn-Bunkeflo stadsdelsfullmäktige har två utskott: arbetsutskott socialutskott För frågor som berör äldre finns lokala pensionärsrådet, som är ett rådgivande organ med lokala politiker och pensionärsföreningarna representerade. Sidan 6 av 28

7 Stadsdelschefen Gisela Green leder förvaltningens arbete och ansvarar inför stadsdelsfullmäktige. I stadsdelschefens ledningsgrupp ingår samtliga avdelningschefer: Mats Holmström, kommunikationschef Mats Carlfalk, ekonomichef Anna-Lena Hesselroth, HR-chef Hans Nilsson, utbildningschef/skola Ana-Maria Deliv, utbildningschef/förskola Anne Wolf, vård- och omsorgschef första halvåret 2013 Gethel Jadbäck, individ- och familjeomsorgschef Ledningsgruppen diskuterar de strategiska och övergripande frågorna samt långsiktig planering. De gemensamma frågorna samordnas i ledningsgruppen. 2.4 Väsentliga förändringar under verksamhetsåret I takt med utbyggnaden av bostäder och att många väljer att flytta till Limhamn- Bunkeflo fortsätter utmaningen att bygga ut den sociala servicen. Eftersom många barnfamiljer flyttar till stadsdelen planeras det framförallt för utbyggnad av skolor och förskolor. Lokalsituationen inom förskola/skola med försenade byggen och indragna bygglov bidrar till en ökad osäkerhet. Befolkningsutvecklingsutvecklingen kommer att vara högre än den prognos som ligger till grund för erhållna resurser. Inom äldreomsorgen budgeteras ett minskat antal platser i särskilt boende, medan antal platser i hemtjänsten budgeteras öka. Den förvaltningscentrala verksamheten kommer under första halvåret att till stor del präglas av förberedelserna till den större omorganisation som kommunfullmäktige beslutat om ska genomföras den 1 juli. 2.5 Kommunövergripande verksamhets- och finansiella mål God ekonomisk hushållning I kommunallagens, KL 8 kap 5 fastställs att budgeten ska innehålla en plan för verksamheten och ekonomin under budgetåret. Ur propositionen till lagtexten framgår att en tydlig ambitionsnivå för den egna finansiella utvecklingen och ställningen ska uttryckas i form av finansiella mål. Verksamhetsperspektivet beskrivs som att, förutsättningarna för en god ekonomisk hushållning är att, det finns ett klart samband mellan resursåtgång, prestationer, resultat och effekter. I den kommunala redovisningslagen KRL 4 kap 5 framgår att förvaltningsberättelsen ska innehålla en utvärdering av om målen för en god ekonomisk hushållning har uppnåtts. I propositionen till lagen framgår emellertid att, för att målen för ekonomisk hus- Sidan 7 av 28

8 hållning ska få någon betydelse för beslutsprocessen krävs att de stäms av, följs upp och utvärderas kontinuerligt Verksamhetsmål Budgetdokumentet för Malmö stad 2013 anger att verksamhetens inriktning ska utgå från några centrala områden. Det finns angivet 27 budgetmål med tillhörande indikatorer. Metoden för uppföljning kallas trafikljus där rött står för att målet inte är uppnått, gult på god/rätt väg och grön att målet är uppnått. Kommunstyrelsen utfärdar de anvisningar som krävs för att dessa budgetmål ska kunna redovisas samlat för kommunfullmäktige Finansiella mål För Malmö gäller följande finansiella inriktningsmål: För varje enskilt år skall intäkterna överstiga kostnaderna enligt balanskravet. Över en tidsperiod om tre till fyra år gäller följande resultatmål: Resultatet ska täcka värdesäkringen av eget kapital efter justering för den del av pensionsåtagandet som redovisas som en ansvarsförbindelse Resultatet ska täcka ökningen av hela pensionsåtagandet, d.v.s. även för den del som redovisas som en ansvarsförbindelse Resultatet ska anpassas till kommunens riskexponering och eventuella övriga osäker hetsfaktorer. Malmö kommunfullmäktige har antagit Riktlinjer för ekonomistyrning vilka reglerar den interna ekonomistyrningen. Kommunstyrelsen har utfärdat kompletterande anvisningar som gäller ifall nämnd/styrelse har gått med eller prognostiserar ekonomiskt underskott. För underhåll av kommunens anläggningstillgångar gäller: Kommunens fastigheter skall underhållas på en sådan nivå som anses relevant i branschen. Kommunens gatunät och broar skall underhållas på en sådan nivå att ett eftersatt underhållsbehov inte uppkommer. Sidan 8 av 28

9 3 Nämndens styrning och uppföljning verksamhetsmål och uppdrag 3.1 Verksamhetsmål/uppdrag, mål/uppdragsuppföljning samt mål/uppdragsuppfyllelse Mål Stadsdelsfullmäktiges övergripande styrdokument är Mål för stadsdelsfullmäktige 2013 samt Verksamhet och Ekonomi 2013 beslutade i stadsdelsfullmäktige respektive Förutom de 27 kommunövergripande mål som antagits av kommunfullmäktige, har också stadsdelsfullmäktige antagit 25 lokala mål. Dessa är ordnade under de målområden som kommunfullmäktige antagit. Förvaltningen har i det sistnämnda dokumentet brutit ned målen till en konkretiserad nivå vilket formulerats under bidrag till måluppfyllelse som ska följas upp. Nämndens jämställdhets- och mångfaldsplan 2013 innehåller också mål och indikatorer som i flera fall kan kopplas till målområdet Malmö stad som arbetsgivare. Limhamn-Bunkeflo stadsdelsfullmäktiges mål 2013 Stadsdelen ska ha en god dialog och ett gott samarbete med näringslivet. Andelen flickor och pojkar som tycker att deras skola är bra ska öka. Alla vuxna som arbetar i förskola och grundskola ska aktivt och tydligt agera mot alla former a våld, mobbning, kränkningar och sexuella trakasserier. Stadsdelsfullmäktige ska underlätta medborgardialogen i syfte att öka medborgarnas delaktighet och inflytande. Andelen elever som använder alkohol, tobak och narkotika ska minska. Minska barnfattigdomen genom att särskilt stödja hushåll, som uppburit försörjningsstöd under lång tid, att uppnå självförsörjning. Alla flickor och pojkar som är placerade i familjehem och på institution ska erhålla god samhällsvård med fokus på skolgång och hälsa. Vårdtagare och anhöriga inom äldreomsorgen ska uppleva att de är nöjda med den vård och omsorg som ges i särskilt boende och i ordinärt boende. Andelen brukare på LSS gruppbostäder som är delaktiga i utformningen av sin genomförandeplan ska öka. De äldre ska erbjudas individuellt stöd för att främja kvarboende i det egna hemmet. Sidan 9 av 28

10 Stadsdelen ska delta i den kommunövergripande satsningen "Lärande för hållbar utveckling", i syfte att utveckla miljöarbetet. Andelen inköpta ekologiska livsmedel och etiskt certifierade produkter ska öka. Stadsdelens verksamheter ska sortera sitt matavfall för att bidra till en ekologiskt hållbar stadsutveckling. Stadsdelen ska påverka Region Skåne i syfte att åstadkomma bättre kollektivtrafik för hela stadsdelen. Behovet av mötesplatser för unga ska följas i syfte att möta ökad efterfrågan. Biblioteken ska vara mötesplatser tillgängliga för alla invånare i stadsdelen och ska erbjuda ett brett och kvalitativt utbud. Fritidsverksamheten ska utformas i samarbete med stadsdelens invånare, föreningsoch kulturliv och skola och socialtjänst. Stadsdelen ska ha ett aktivt samarbete med föreningar som verkar inom Limhamn- Bunkeflo i syfte att skapa mervärde för barn och vuxna. Stadsdelsförvaltningens lokaler ska i ökad grad kunna användas som tillgängliga mötesplatser. Föreningarna ska uppmuntras att bidra till medborgarnas fritid genom särskilt inriktade aktiviteter. Samarbetet med Malmös kulturinstitutioner ska förstärkas för att få fler kulturarrangemang till stadsdelen. De lokala föreningarna ska involveras. Stadsdelen ska ha en låg andel arbetsskador och tillbud. Öka andelen anställda med utländsk bakgrund på alla nivåer till att motsvara andelen av Malmös totala befolkning. Stadsdelen ska ha en låg sjukfrånvaro. Personaltätheten inom alla verksamheter ska så långt det är möjligt återspegla behovet i verksamheterna. Sidan 10 av 28

11 3.1.2 Uppdrag budget 2013 I budgeten för 2013 framkommer att från och med nu ändrar budgettexten karaktär och ska bli ett tydligare styrdokument. Undantaget förordet, ska endast planer och prioriteringar för 2013 beskrivas i texten. Alla skrivningar ska följas upp och resultatet bedömas, även de delar av texten som styr nämndernas verksamhet. "Planer och prioriteringar" benämns av stadskontoret uppdrag. Stadskontoret har identifierat sammanlagt 155 uppdrag. Dessa har sedan av stadskontorets ledning gåtts igenom och fördelats på nämnderna utifrån vilken nämnd som ska göra vad. Uppföljning ska göras i halvårsrapport och årsanalys. Anvisningar för uppföljning av uppdragen från stadskontoret har varit följande: Fokus i uppföljningen ska vara på eventuella hinder som nämnden stött på i arbetet med uppdraget. Syftet med uppföljningen är att ge kommunstyrelsen underlag för eventuella beslut om omprioriteringar, korrigerande åtgärder, förtydligande av uppdrag etc. Det finns ett flertal uppdrag där måluppfyllelsen per har varit svår att bedöma eller inte har uppnåtts Mål/uppdragsuppföljning och mål/uppdragsuppfyllelse Enligt stadskontorets anvisningar för delårsbokslut ska enligt tidplan DR 2-rapport samt uppföljning av kommunfullmäktiges uppdrag vara klar i Stratsys Uppföljning av kommunfullmäktiges och stadsdelsfullmäktiges mål 2013 har beslutats i stadsdelsfullmäktige Kommunfullmäktiges mål 2013 Kommunfullmäktige har antagit 27 kommunövergripande mål. Dessa mål har brutits ned i bidrag till måluppfyllelse 18 av dessa har uppfyllts. 4 mål är på väg att uppfyllas. Nedan redovisas de 2 mål som inte har uppfyllts och de 3 mål som ännu inte går att följa upp: Malmöbor med försörjningsstöd ska bli självförsörjande. Antalet hushåll med försörjningsstöd 10 månader eller mer ska minska och den genomsnittliga bidragstiden ska vara oförändrad i jämförelse med Antal hushåll med försörjningsstöd med 10 månader eller mer har ökat från 76 till 84 hushåll för samma period i jämförelse med Bidrag till måluppfyllelse är inte uppfyllt men förbättringsåtgärder anges. Förskolan ska erbjuda en trygg och pedagogisk miljö där personalen har tid att se varje barn och dess unika behov. Andelen förskollärare i verksamheten ska öka. Bidrag till måluppfyllelse går ännu inte att följa upp. Den socialt betingade hemlösheten ska minska. Antalet hemlösa av socialt betingade skäl ska vara färre än 13 vid kartläggningen i oktober Bidrag till måluppfyllelse går ännu inte att följa upp. Sidan 11 av 28

12 Andelen timavlönade timmar, utförda av medarbetare som önskar längre vikariat eller tillsvidareanställning, ska minska till förmån för tillsvidareanställningar. Andelen timavlönade timmar ska minska. Ett arbete inom vård och omsorg har påbörjats för att undersöka olika möjligheter att införa arbetstidsmodeller som på sikt förväntas leda till att andel timavlönade minskar. Bidrag till måluppfyllelse är inte uppfyllt. Ekologiskt och etiskt certifierade produkter ska vara förstahandsvalet vid upphandling och inköp, i andra hand ska produkterna vara upphandlade i enlighet med miljöstyrningsrådets kriterier. Andelen inköpta ekologiska och etiskt certifierade produkter ska öka till motsvarande genomsnittet för stadsdelarna. Bidrag till måluppfyllelse går ännu inte att följa upp. Limhamn-Bunkeflo stadsdelsfullmäktiges mål 2013 Stadsdelsfullmäktige har antagit 25 lokala mål för verksamheten. Dessa mål har brutits ned i bidrag till måluppfyllelse. 14 av dessa har uppfyllts. 1 mål är på väg att uppfyllas. Nedan redovisas de 5 mål som inte har uppfyllts och de 5 mål som ännu inte går att följa upp: Andelen flickor och pojkar som tycker att deras skola är bra ska öka. Elevernas upplevelse ska följas i attitydundersökningen och resultatet för frågan om deras skola är bra ska öka. Bidrag till måluppfyllelse och mål går ännu inte att följa upp på grund av att undersökningen genomförs först under hösten Minska barnfattigdomen genom att särskilt stödja hushåll, som uppburit försörjningsstöd under lång tid, att uppnå självförsörjning. 25 % av de barnfamiljer som varit aktuella 10 månader eller mer ska vara självförsörjande Under första kvartalet 2013 har inga av de aktuella hushållen uppnått målet självförsörjning. Bidrag till måluppfyllelse är inte uppfyllt men förbättringsåtgärder anges. Alla flickor och pojkar som är placerade i familjehem och på institution ska erhålla god samhällsvård med fokus på skolgång och hälsa. Alla barn i skolåldern placerade i samhällsvård ska ha uppnått minst riksgenomsnittet i de nationella proven i ämnena svenska och matematik i årskurs 3 samt i ämnena svenska, matematik och engelska i årskurs 6 och 9. Bidrag till måluppfyllelse går ännu inte att följa upp. Andelen brukare på LSS gruppbostäder som är delaktiga i utformningen av sin genomförandeplan ska öka. Utifrån 2012 års mätning ska andelen delaktiga i utformningen av den egna genomförandeplanen öka. Bidrag till måluppfyllelse går ännu inte att följa upp, eftersom mätningen kommer att genomföras först i december De äldre ska erbjudas individuellt stöd för att främja kvarboende i det egna hemmet. Antalet ansökningar till särskilt boende ska minska. Bidrag till måluppfyllelse går ännu inte att följa upp. Sidan 12 av 28

13 Stadsdelen ska delta i den kommunövergripande satsningen Lärande för hållbar utveckling, i syfte att utveckla miljöarbetet. Samtliga förskolepedagoger ska erbjudas utbildning i ekologisk mathållning. Bidrag till måluppfyllelse är inte uppfyllt. Andelen inköpta ekologiska livsmedel och etiskt certifierade produkter ska öka. Andelen inköpta ekologiska och etiskt certifierade produkter ska öka till motsvarande genomsnittet för stadsdelarna. Bidrag till måluppfyllelse går ännu inte att följa upp. Stadsdelens verksamheter ska sortera sitt matavfall för att bidra till en ekologiskt hållbar stadsutveckling. Alla verksamheter ska påbörja matavfallssortering under året. Bidrag till måluppfyllelse är inte uppfyllt. Stadsdelen ska påverka Region Skåne i syfte att åstadkomma bättre kollektivtrafik för hela stadsdelen. Bidrag till måluppfyllelse är inte uppfyllt. Stadsdelens lokaler ska i ökad grad kunna användas som tillgängliga mötesplatser. Inventering av lokaler som idag är/kan göras tillgängliga genomförs under våren. Förslag på ytterligare lokaler som kan tillgängliggöras tas fram. Bidrag till måluppfyllelse är inte uppfyllt på grund av den pågående omorganisationen. Uppdragsuppföljning budget 2013 Limhamn-Bunkeflo stadsdelsfullmäktige har under första halvåret följt upp 45 uppdrag inom områdena Barn och unga Trygghet och kvinnofrid Hemlöshet Arbetsmarknad och ekonomiskt stöd Personalpolitik Upphandling, konsument och livsstil Vård och omsorg Översyn av taxor och avgifter Nedan redovisas de uppdrag som inte bedöms vara uppfyllda: Utvidgat språkval till fler språk. Uppdraget är inte genomfört. Ansvar för genomförande överförs till grundskole- och gymnasienämnden. Förslag om att införa fler valmöjligheter avseende språkval diskuteras på kommuncentral nivå. Minska barngruppernas storlek inom förskolan. Uppdraget är inte genomfört. Arbetet kommer att fortsätta under ansvar av förskolenämnden. Stadsdelens hyreskostnader är höga genom de tillfälliga lösningar som stadsdelen måste ta till på grund av att beställda objekt är ständigt försenade. Fler utredningar kring rätt till plats i särskola. Uppdraget är inte genomfört. Arbetet kommer att fortsätta under ansvar av grundskolenämnden. Ansvaret för särskoleutredningar ligger hos Särskolans resursteam. Sidan 13 av 28

14 Utveckla förebyggande arbete med barn/unga som riskerar att utsättas för hedersrelaterat våld. Uppdraget kommer inte att genomföras under året. Stadsdelen har haft en förhållandevis liten volym av ärenden av detta slag. Aktivts arbete mot hatbrott (samarbete med polisen) inom stadens verksamheter. Uppdraget kommer inte att genomföras under året. Arbetet ligger på kommunövergripande nivå. Förebygga och motverka hemlöshet (den sociala investeringsfonden). Uppdraget kommer inte att genomföras under året. Det pågår förberedelse av ansökan till sociala investeringsfonden. Utifrån utfall av ansökan kan arbetet komma att påbörjas. 3.2 s bedömning Nämndens styrning avseende verksamhetsmålen bedöms vara tillräcklig bland annat på grund av att nämndens egna verksamhetsanpassade mål är kopplade till kommunfullmäktiges mål, huvuddelen av dessa är mätbara, målen är realistiska/påverkbara. Nämndens mål/uppdragsuppföljning bedöms vara tillräcklig bland annat på grund av att väsentliga mål följs upp och det går att utläsa vad målen är, det finns förklaringar till varför inte mål/uppdragsuppföljning gjorts Nämndens mål/uppdragsuppfyllelse är inte helt tillräcklig bland annat på grund av att en viss andel av målen inte är uppfyllda. Sidan 14 av 28

15 4 Nämndens styrning och uppföljning - ekonomi 4.1 Ursprunglig driftbudget samt utfall föregående år Tabell: Totala kostnader/intäkter exklusive ekonomisk hjälp, tkr Resurs och anslag Budget 2013 Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader * ) Finansiella intäkter/kostnader Kommunbidrag Resultat Källa: Blankett till stadskontoret. *) personalkostnader, övriga kostnader, avskrivningar. Tabell: Ekonomisk hjälp, tkr Budget 2013 Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Kommunbidrag Resultat Källa: Blankett till stadskontoret. 4.2 Nämndens reviderade och fördelade internbudget Tabell: Budget, tkr Förskola Skola inkl skolbarnomsorg Individ/ familjeomsorg Vård/ omsorg Fritid/ kultur Gem service Totalt Resursfördelade medel KF/KS SDF Anslagsfinansierade medel KF/KS Anmärkning: Bindande ramar är endast siffror i fetstil. Det bör noteras att beträffande anslagsfinansierade medel är den uttalade avsikten att stadsdelen ska stå för vissa kommungemensamma funktioner. Sidan 15 av 28

16 4.3 Investeringsbudget samt utfall föregående år Tabell: Investeringsram och utfall, tkr Ram respektive utfall/år Ram Prognos Källa: Blankett till stadskontoret Merparten av stadsdelens planerade investeringar hänger samman med uppstart av nya skolor/förskolor. De flesta av de nya skolorna tas inte i bruk förrän under hösten. 4.4 Ekonomisk styrning Nämnden följer de kommuncentrala anvisningarna beträffande utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys. Internbudgeten som beslutas av nämnden är nedbruten på kostnadsställenivå och periodiseras efter verkliga förhållanden ner på kostnadställenivå. Uppföljning sker månadsvis med verksamhetschefer och budgetansvariga chefer. Arbetsutskottet följer upp ekonomin vid nästan varje sammanträde. Sidan 16 av 28

17 4.5 Resultaträkning Tabell: Resultaträkning, tkr Budget jan - juni Verksamhetens intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Verksamhetens kostnader Avskrivningar Verksamhetens nettokostnader Kommunbidrag Finansiella intäkter 0 1 Finansiella kostnader Resultat före extraordinära poster Extraordinära kostnader/ 0 0 intäkter Årets resultat Kommunbidrag Resurs Anslag Ekonomisk hjälp Summa Kommunbidraget har minskat med tkr från tkr till tkr. Förändringen av kommunbidraget har beslutats i kommunstyrelsen enligt följande: AU KS tkr Brandskydd tkr Ombudgetering ny org. Sidan 17 av 28

18 4.6 Fördelat resultat Tabell: Verksamheternas ekonomi, tkr Förskola Skola inkl. skolskolbarnomsorg Individ/ familjeomsorg Resursfördelade medel Kommunbidrag Vård/ omsorg Fritid/ kultur Gem service Totalt Resultat Anslagsfinansierade medel Kommunbidrag Resultat Nämndens kommentar Resultatet per exklusive ekonomisk hjälp redovisar ett underskott på tkr. Ekonomisk hjälp visar ett underskott på tkr. Resultatet i den totala förskoleverksamheten är tkr. Underskottet förklaras huvudsakligen med fler barn i förskola än budgeterat och därmed högre kostnader. Befolkningsprognosen, som budgeten bygger på, ligger för lågt i förhållande till utfall. Skolverksamheten inklusive skolbarnomsorg ger ett resultat på tkr. Underskottet förklaras dels med att alla hyresnivåer för nya lokaler inte var fastställda i samband med budgetarbetet, dels att skolorna inom stadsdelen haft svårt att nå budget i balans. För vård och omsorgs totala verksamhet visas ett resultat på tkr och i helårsprognosen beräknades ett nollresultat. Detta förklaras med Köp av fler korttidsplatser än budgeterat -1,6 mkr Låg efterfrågan på korttidsplatser vid Mathildenborgs korttidsenhet, -2,3 mkr Utebliven planerad ökning av antalet vårdtagare inom hemtjänsten men med utökad bemanning, -2,4 mkr Nytt boende som krävt betydligt högre bemanning än vad som förutsågs, -2,1 mkr Ekonomisk hjälp visar ett resultat på tkr. Detta förklaras väsentligen med att antalet hushåll med försörjningsstöd bedöms till i genomsnitt 30 stycken fler per månad än budgeterad nivå. Fler är arbetslösa eller har ett arbetshinder. Sidan 18 av 28

19 4.6.2 s iakttagelser Åtgärdsplan har upprättats för budget i balans gällande utbildningsverksamheten 2013 och beslutats i stadsdelsfullmäktige Åtgärdsplan har däremot inte upprättats för underskottet inom vård och omsorg. 4.7 Balansräkning Maskiner och inventarier (tkr)/år Utgående balans stämmer mellan Raindance och Anläggningsreskontran vid beaktande av att förutbetalda engångshyror under kortfristiga fordringar ingår med tkr i Anläggningsreskontran. Investeringarna uppgår till tkr. har i valda stickprov inte funnit några felaktigheter beträffande dessa aktiveringar Fordringar Externa kundfordringar uppgår till tkr och vid granskningstillfället var cirka 90 % av dessa reglerade. Osäkra fordringar uppgår till 210 tkr. Resultatet av periodiseringskon-trollen är tillfredsställande Avsättningar Avsättning har gjorts på tkr avseende vitesförläggande/särskild avgift för icke verkställda beslut enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade samt enligt socialtjänstlagen. Förvaltningen har följt de anvisningar som stadskontoret tagit fram inför bokslutet Kortfristiga skulder Resultatet av periodiseringskontrollen är tillfredsställande. Skillnaden, 5,7 mkr, för upplupna löner mellan och sammanhänger med att uppbokningen för 2013 gjordes i augusti. 4.8 s bedömning Nämndens ekonomiska styrning bedöms vara tillräcklig då rapportering sker enligt riktlinjer och regelverk, uppföljning sker regelbundet vid del- och helårsrapportering och avvikelser och underskott kommenteras och analyseras. Resultaträkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat. Nämndens resultaträkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning bland Sidan 19 av 28

20 annat på grund av att avvikelser mellan budget och utfall kan i alla delar nöjaktigt förklaras. Balansräkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens förmögenhetsställning. Värderingen av tillgångar och skulder ska ske efter lagstiftning och vedertagna normer. Nämndens balansräkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen direkt anmärkning. 5 Personal 5.1 Nyckeltal Tabell: Personalstatistik DR Antal anställda omräknade till heltid Kvinnor, andel i % 82,9 83,0 82,2 82,0 Personal med utländsk bakgrund, andel i % 19,9 20,7 21,9 22, Total sjukfrånvaro i % 4,5 4,6 5,2 5,3 Källa: Stadskontoret. Notera att Malmö stad övergick till nytt personaladministrativt system november 2010 varför viss osäkerhet finns för det året eftersom uppgifterna är hämtade från två olika system. Beträffande sjukfrånvaron är denna omräknad till procent. Perioden överensstämmer med redovisningsperioden för nämndernas rapportering 5.2 Personalpolitiska frågor Jämställdhets- och mångfaldsplan 2013 beslutades i Limhamn-Bunkeflo stadsdelsfullmäktige En ny plan fastställs av stadsdelsfullmäktige varje år och i samband härmed sker även en uppföljning av föregående års arbete samt revidering vid behov. 6 Intern kontroll 6.1 Nämndens interna kontrollplan Limhamn-Bunkeflo stadsdelsfullmäktige beslutade om intern kontrollplan för första halvåret 2013 utgörande av totalt 16 granskningsområden med 16 kontroller. I jämförelse med 2012 års intern kontrollplan består 2013 års första halvårsplan av: 4 nya granskningsområden föranledda av beslut i kommunstyrelsen, 7 nya granskningsområden föranledda av riskanalyser, Sidan 20 av 28

21 5 granskningsområden som är de samma eller liknande som föregående år föranledda av att avvikelser konstaterats vid kontrollerna 2012 samt ett som även förra året var beslutat av kommunstyrelsen. Uppgifter om kontrollansvar, frekvens, tidpunkt och metod för kontrollen framgår av planen, samt till vem avvikelse ska rapporteras och när kontrollen ska rapporteras till stadsdelsfullmäktige. Kommunstyrelsen beslutade om gemensamma kontrollmål för uppföljning av intern kontroll Rutiner på HR-området Sjukfrånvaro och tillfällig föräldrapenning. Rutiner på HR-området Semester. Omorganisationen Information och kunskaper till den nya organisationen vid överlämnandet. Intern kontroll och riskanalyser Väsentliga risker i verksamheterna. Intern kontroll och riskanalyser Involvera de förtroende valda i riskanalysen. Övriga granskningsområden är enligt följande: Inköp/Upphandling. Följsamhet ramavtal och förenklad upphandling. Stöldbegärliga inventarier. Uppdaterade inventarieförteckningar samt inventering. Privata medel inom äldreomsorg och LSS. Följsamhet regler och riktlinjer. Sociala medier. Användande enligt lagstiftning och Malmö stads riktlinjer. Trygghet och säkerhet inom fritidsgårdsverksamheten. Dokumenterade rutiner samt kännedom om dessa. Barnperspektivet Ekonomiskt bistånd. Dokumentation och särskild uppföljning. Boende och stöd efter fullföljd institutionsvård för vuxna. Dokumentation/daganteckning inom äldreomsorg och LSS. Följsamhet lagstiftning och riktlinjer. Hemsjukvården dokumentation enligt handlingsplan. Rutiner inom vård och omsorg. Följsamhet lokala rutiner inom äldreomsorg och LSS. Sidan 21 av 28

22 Säkerhetskultur inom vård och omsorg. Medarbetarnas kännedom om säkerhet. 6.2 Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen I intern kontrollplan för 2013 framgår att ovanstående 16 granskningsområden ska följas upp i anslutning till DR 2. Limhamn-Bunkeflo stadsdelsfullmäktige beslutade att godkänna uppföljning av internkontrollplanen för första halvåret I 9 av de 16 granskade områdena finns inga eller mindre avvikelser, och för de 7 områden som visat avvikelser, är dessa av varierande omfattning och vikt. Granskningar som påvisat större avvikelser inom I o F och V o O kommer att övervägas återupprepas i samband med upprättandet av internkontrollplan för andra halvåret 2013 gällande stadsområde Väster. Information kommer att lämnas till berörda förvaltningar om påvisade avvikelser inom skolområdet och inom tillämpliga delar av LSS-verksamheten. 6.3 Övrigt Kontroll över IT-resurser m.m Ifacts Malmö stad har ett IT-system för registrering och riskklassificering Ifacts. Malmö stad har också förelagt förvaltningarna att utföra sin inventering, klassificering och riskklassning av sina system. Vid revisionskontorets kontroll i Ifacts fanns inom Limhamn-Bunkeflo stadsdelsfullmäktiges direkta ansvarsområde tre IT-system. Ansvarig systemägare är Limhamn-Bunkeflo stadsdelsförvaltning. Statusen är följande: CareWin, larmmottagning av trygghetslarm. Systemet är färdiginventerat och riskanalys är under utarbetande. Raket, person- och överfallslarm. Systemet är färdiginventerat och riskanalys är under utarbetande. Sphinx, kamerabevakningssystem. Systemet är färdiginventerat och riskanalys är under utarbetande. 6.4 s bedömning Den interna kontrollen innebär att man kontrollerar dels att lagar, regler, policyer, ekonomistyrprinciper m.m. tillämpas enligt givna föreskrifter, dels att uppföljning av samtliga mål ekonomi, prestation och kvalitet genomförs. Utformningen av organisations- och rutinbeskrivningar bör också betraktas som en del av den interna kontrollen. (Intern kontroll - En del av verksamhets- och ekonomistyrningen Öhrlings PriceWaterhouseCoopers 2005). Internkontroll är inte revision utan en del av Malmö stads styrsystem. Kontrollen ska utföras av den egna organisationen. Den interna kontrollen ska alltså vara en integrerad Sidan 22 av 28

23 del i de olika verksamhets- och ekonomiska processerna. I en god internkontroll ingår bland annat att säkra rutiner och ha kontroll på övergripande styrsystem. Internkontrollen ska enligt Malmö stads internkontrollreglemente kompletteras med specifika och fristående internkontrollaktiviteter. Dessa fristående kontrollaktiviteter är de som ska dokumenteras i internkontrollplanen Intern kontrollplan Nämndens interna kontrollplan bedöms vara tillräcklig bland annat på grund av att planen har föregåtts av en risk- och väsentlighetsanalys, valet av kontrollmoment kan tydligt kopplas till risk- och väsentlighetsanalysen, planen innehåller kontrollmoment som rör både redovisning och verksamhet Den genomförda interna kontrollen bedöms vara tillräcklig avseende första halvåret. Bedömningen grundar sig på bland annat andelen uppföljda och rapporterade kontrollmoment jämte åtgärdsförslag Ifacts Systemen är färdiginventerade och riskanalys är under utarbetande. 7 Förelägganden från myndigheter Under detta avsnitt noterar vi lagakraftvunna domar som har gått mot stadsdelsfullmäktige, förelägganden från arbetsmiljömyndigheter, brandmyndigheten eller kritik mot handläggningen från annan tillsynsmyndighet såsom riksdagens ombudsmän (JO; JämO, DO), Skolverket, Socialstyrelsen eller Länsstyrelsen. Primärt tillfrågas nämndssekreteraren för stadsdelsfullmäktige men kontroll av dessa uppgifter kan ske av revisionskontoret mot berörda myndigheter. tar inte med i statistiken domar/beslut som riktar sig mot enskilt driven verksamhet (till exempel skola) som är lokaliserad inom stadsdelen, dock med ifall tillsynsmyndigheten menar att Malmö stad har brustit i sin (eventuella) tillsyn som huvudman. 7.1 Rapport om gynnande beslut som inte verkställts Gynnande nämndsbeslut enligt 9 LSS som inte har verkställts inom tre månader från dagen för beslut eller beslut som inte har verkställts på nytt inom tre månader från dagen då verkställigheten avbröts. Sidan 23 av 28

24 Uppgifterna avser kvartal 2, rapporteringsdatum Stadsdel Insatstyp enligt LSS Limhamn- Bostad med särskild service Bunkeflo Bostad med särskild service Daglig verksamhet Bostad med särskild service Bostad med särskild service Bostad med särskild service Bostad med särskild service Bostad med särskild service Summa 8 Tid som förflutit från beslutsdatum 1 år 5 månader Man Kvinna/Man 8 månader Kvinna 7 månader Kvinna 6 månader Kvinna 4 månader Kvinna 3 månader Kvinna 3 månader Man 3 månader Man Tid som förflutit från avbruten verkställighet Jämförelse med föregående kvartalsrapport visar följande statistiska data. Stadsdel (kvartal 3) (kvartal 4) (kvartal 1) (kvartal 2) Limhamn-Bunkeflo Domar och beslut som har gått Limhamn-Bunkeflo SDF emot Inget att rapportera för första halvåret Sidan 24 av 28

25 8 Verksamhetsområde Förskola 8.1 Nyckeltal Tabell: Kö till förskolan. Jan Feb Mars Apr Maj Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec 2012: Alla > 4 mån : Alla > 4 mån Källa: Elit, förskoleverksamhet. Uttaget per 1:e varje månad av Stadskontoret, avdelning Barn- och ungdom. December 2011 och kvartal 1/2012 är dock från stadsdelen eftersom nya systemet inte kunde ge rapport. har blivit upplyst om att dessa siffror kan vara osäkra eftersom nya systemet inte sparar historik. Från och med april 2012 bedöms dock siffrorna vara stabila. Tabell: Barn per vuxen (indirekt personaltäthet i förskolan) Mätt/år Barn per vuxen 5,3 5,4 5,4 Källa: Uppgifter per 15/10 respektive år från stadsdelarna till stadskontoret Verksamhetsområde Skola 9.1 Nyckeltal Tabell: Betyg. Procent av eleverna som har nått målen i samtliga ämnen. Skolor i stadsdelen/år Malmös medelvärde andel som nått målen Berga andel som har nått målen Linné andel som har nått målen Strandskolan andel som har nått målen Sundsbro andel som har nått målen Källa: Skolverkets betygstatistik för respektive år. Utöver denna tabell finns betygsstatistik som visar elevernas genomsnittliga meritvärde. Den statistiken beräknas i sin tur på elevernas 16 bästa ämnena, det vill säga att det normalt är något färre ämnen än för tabellen ovan. Vidare finns statistik över behöriga till gymnasiet (äldre intagningsregler respektive dagens med uppdelning på högskoleförberedande respektive yrkesprogram), nationella prov och olika jämförelser mellan dessa. I den utsträckning någon statistisk uppgift borde föranleda särskild uppmärksamhet för stadsdelen utöver ovan återgiven betygstabell kan revisionskontoret ange det nedan under rubriken s noteringar och granskningar. Sidan 25 av 28

26 9.2 s noteringar och granskningar Under april och maj 2013 har revisionskontoret genomfört en granskning av skolornas arbete mot kränkande behandling. Rapporten kommer att sändas till grundskolenämnden i slutet av augusti. Urvalet gällde sex grundskolor i fem stadsdelar. Vad avser L-B stadsdelsförvaltning ingick Sundsbroskolan i urvalet. 10 Verksamhetsområde Vård och omsorg 10.1 Nyckeltal äldreomsorg Tabell: Antal vårdtagare och år DR Ordinärt boende Särskilt boende Samtliga vårdtagare Källa: Stadskontoret. Verksamhetsmått VoO. Tabell: Kostnad per vårdtagare och år (kr) DR Ordinärt boende Särskilt boende Samtliga vårdtagare Källa: Stadskontoret. Verksamhetsmått VoO. Motsvarande kostnad per vårdtagare i särskilt boende för hela Malmö (Malmögenomsnitt, utfall ) uppgår till 610 tkr. Sidan 26 av 28

27 Hemtjänst Hur nöjd eller missnöjd är du sammantaget med den hemtjänst du har? Mycket nöjd/ganska nöjd, andel i %. Äldreboende ,8 79, Hur nöjd eller missnöjd är du sammantaget med ditt äldreboende? Mycket nöjd/ganska nöjd, andel i %. Källa: Brukarundersökning utförd av SCB på uppdrag av Socialstyrelsen. Malmö stad 2013 Siffrorna som presenteras för 2012 är inte jämförbara med siffror från tidigare år. Anledningen till detta är att Socialstyrelsen använder en ny enkät med andra svarsalternativ och ingen omräkning till Nöjd-Kund-Index. Ovanstående frågor är de som bäst stämmer överens med tidigare års fråga om helheten. 11 Verksamhetsområde Individ och familj 11.1 Nyckeltal Ekonomisk hjälp Försörjningsstöd och introduktionsersättning. Kostnad per bidragshushåll och månad (kr) Kostnad per bidragshushåll och månad (kr) Malmös genomsnitt. Antal bidragshushåll per månad (genom DR snitt) Totalkostnad (tkr) Källa: Stadskontoret. Verksamhetsmått. Institutionsplaceringar DR Antal externa HVB-årsplatser, vuxna Antal externa HVB-årsplatser, unga Nettokostnad externa HVB-platser, vuxna, tkr Nettokostnad externa HVB-platser, unga, tkr Totalkostnad externa HVB-platser, tkr Källa: Källa: Stadskontoret. Verksamhetsmått. Sidan 27 av 28

28 Hemlöshet DR Antal hemlösa Antal hotellnätter (boendedygn) Källa: Stadskontoret. Verksamhetsmått samt statistik över antal hemlösa. Antalet hemlösa totalt i Malmö var 997 under 2012, en minskning med 4 procent jämfört med Antalet boendedygn på hotell i Malmö uppgick till st och totalkostnaden till tkr under Jämfört med 2011 en kostnadsökning på 92 procent. Inventering av antalet hemlösa sker varje år under en utvald dag under hösten av respektive stadsdel. Stadskontoret sammanställer materialet. Socialstyrelsens definition av hemlös lyder. Person som saknar egen eller förhyrd bostad och som inte bor i något stadigvarande inneboendeförhållande eller andrahandsboende samt är hänvisad till tillfälliga boendealternativ eller är uteliggare. Personer som är inskriven på kriminalvårdsanstalt eller institution inom socialtjänst, SiS eller landsting räknas om han/hon planeras skrivas ut inom tre månader efter mätperioden men ännu inte har någon bostad ordnad. Som hemlös räknas också person som tillfälligt bor hos kompisar eller bekanta om han/hon på grund av bostadslöshet varit i kontakt med den uppgiftslämnande myndigheten/organisationen under mätperioden. Det centrala är alltså att en hemlös löst bostadsfrågan på mycket kort sikt eller inte alls. Det rör sig om en situation där man inte kan ha sina tillhörigheter på en bestämd plats och har svårt att knyta några stadigvarande sociala relationer. Sidan 28 av 28