Årsrapport Överförmyndarnämnden 2015

Transkript

1 Årsrapport Överförmyndarnämnden

2 1 Verksamhet 1.1 Uppföljning av uppdrag Kommunfullmäktige har fastställt grunduppdrag för varje nämnd/styrelse. Dessa följs upp utifrån hur nämnden/styrelsen bedömer att uppdraget gentemot medborgarna har uppfyllts. I årsrapporten är bedömningen att: Huvudverksamhet / Uppdraget uppfyllt Helt I hög grad Delvis I låg grad Inte alls Överförmyndarverksamhet X Överförmyndarverksamheten Verksamheten bedömer att den kommer att uppfylla uppdraget delvis. Verksamheten har varit ansträngd under flera år på grund av personalbyten. På grund av nytt lagkrav sedan den första januari ska verksamheten erbjuda utbildningar för blivande gode män. Detta har skett under året i form av extern föreläsare samt årliga återkommande utbildningar i hur en årsredovisning sammanställs. Antalet ensamkommande barn har under året ökat. Detta har inneburit att fler behövt en god man vilket lett till ökad administration för överförmyndarverksamheten. Även här har handläggningstiderna förlängts vilket också påverkat arvoderingen till gode männen. Antalet ställföreträdare för ensamkommande barn har ökat från 35 till 95 under året. Utöver detta så har 44 barn ännu inte erhållit någon god man. Det råder idag stor brist på personer som vill åta sig uppdrag som gode män. 1.2 Viktiga och intressanta händelser - Året som gått Viktiga och intressanta händelser ur ett medborgarperspektiv För de personer som begär arvoden har verksamheten hunnit med enligt plan - detta innebär att ställföreträdare som begärt arvode har kunnat få detta i tid. Däremot har inte granskning kunnat ske för de personer som inte begärt arvoden på grund av personalbrist. Det finns en viss eftersläpning med arvodering av gode männen för ensamkommande samt fakturering av ersättningen till placerande kommuner och migrationsverket. Viktiga och intressanta händelser ur ett verksamhetsperspektiv Det har under året varit personalomsättning och lägre bemanning. Personalomsättning innebär upplärningsperiod vilket påverkar handläggningstiderna. Överförmyndarsekreterare har deltagit i möten med olika verksamheter på socialförvaltningen för att öka kunskapen om varandras verksamhet. Det har hållits informationsmöte för att informera eventuella nya intresserade ställföreträdare. På nämndens möte i juni delades läsplattor ut till alla ledamöter. Ledamöterna har fått introduktion och utbildning. 1.3 Verksamhetsberättelse Ändringar i lagar från och med första januari har medfört ökad administration. Detta beror främst på att tingsrätten ber överförmyndarverksamheten begära in fler handlingar från till exempel anhöriga och sjukvård. I september gjorde länsstyrelsen ett tillsynsbesök i verksamheten. Länsstyrelsens intryck är att handläggningen sköts på ett bra sätt med hög ambitionsnivå med kompetent handläggning. Länsstyrelsen noterar en sårbarhet i verksamheten med bara en erfaren handläggare. Det har under året varit flera ärenden som krävt inställelse hos tingsrätten. Flera ärenden har 2

3 krävt kompletteringar från ställföreträdare innan arvodering eller utredningen är färdig. Det har också förekommit att ställföreträdare blivit entledigade från sina uppdrag, på grund av att uppdraget inte har utförts enligt gällande regler. Antalet ensamkommande barn har under året ökat. Detta har inneburit att fler behövt en god man vilket lett till ökad administration för överförmyndarverksamheten. Även här har handläggningstiderna förlängts vilket också påverkat arvoderingen till gode männen. Antalet ställföreträdare för ensamkommande barn har ökat från 35 till 95 under året. Utöver detta så har 44 barn ännu inte erhållit någon god man. Det råder idag stor brist på personer som vill åta sig uppdrag som gode män. Under hösten genomfördes en föreläsning i Marks kommun med en extern föreläsare som utbildar gode män och förvaltare i hela landet. Vid utbildningstillfället deltog 50 personer. 3

4 2 Måluppföljning Kommunens verksamhet ska planeras med vision och mål för Marks kommun som utgångspunkt. I detta avsnitt sker en uppföljning av de indikatorer som fastställts för att mäta måluppfyllelse. Strategiska områden/förutsättningar/utgångspunkter: 2.1 I Mark ska vi vara en kreativ kommun för att alla ska trivas med att bo och leva Kommungemensamma mål: En god kommunal service Nämndens mål: Rättssäkra och effektiva processer Indikatorer Mål Helår Andel ansökningar/anmälningar om godmanskap/förvaltarskap som utreds inom 3 månader (%) Andel ärenden för ensamkommande barn där överförmyndaren förordnar god man inom 1 vecka (%) Andel årsräkningar som är granskade före 1 juli (%) >= >= >= 70 Andel ansökningar/anmälningar om godmanskap/förvaltarskap som utreds inom 3 månader (%) Under har det kommit in 23 nya ärenden gällande godemanskap/förvaltarskap. Av dessa har 13 stycken utretts inom tre månader. Verksamheten når därmed inte upp till målet på 90 procent. Andel ärenden för ensamkommande barn där överförmyndaren förordnar god man inom 1 vecka (%) Fram till och med oktober kunde verksamheten förordna en god man till ensamkommande barn inom en veckan. På grund av ökningen i antalet ensamkommande barn som Marks kommun tar emot, samt fler boenden för ensamkommande som vistar i Marks kommun, så hade cirka 50 barn ingen god man i slutet av december. Totalt under året har 40 procent fått en god man inom en vecka. Andel årsräkningar som är granskade före 1 juli (%) Före den första juli var 66 procent av årsredovisningarna granskade. Tio stycken årsredovisningar och fyra stycken sluträkningar (sker när uppdraget upphör) är ännu ogranskade eller under utredning. Tre stycken arvoderingar för god man för ensamkommande är också ogranskade. Det har även förekommit att årsredovisningar inte lämnas in i tid. 4

5 3 Uppföljning av internkontroll Internkontroll syftar till att säkerställa att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och följer lagar, föreskrifter och riktlinjer. Nämnder och styrelser har ansvar för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde och ska rapportera om sitt arbete med internkontroll. Årets internkontrollsarbete Överförmyndarnämnden har fastställdt en plan för internkontroll för. Uppföljning av planen pågår. Löpande dialog sker med nämnden om hur verksamheten bedrivs. 3.1 Kommungemensamma processer - internkontroll Uppföljning av kommungemensamma processer - internkontroll Delprocess Risk Kontrollmoment / kontrollmetod Resultat av kontroll Behov av åtgärd Kontroll av nedskrivning av osäkra fordringar Osäkra fordringar kvarstår En genomgång av osäkra fordringar gällande överförmyndarnämndens debitering görs i slutet av varje verksamhetsår. Då skrivs fordringar äldre än ett år av bokföringsmässigt men fordran kvarstår gentemot kund och bevakas därefter i ett separat inkassosystem. Avskrivning har gjorts i enlighet med ovanstående rutin för. Denna uppgår till ett belopp om totalt 0 kr vilket belastar respektive verksamhet. Ingen Representation (extern) Kommunens medel används otillbörligt En genomgång av överförmyndarnämndens externa representation har gjorts. I de fall som respresentationen har saknat följande obligatoriska uppgifter - syfte, datum och deltagarlista har uppgifterna kompletterats i efterhand. Intern kontrollen visar på att det i två av tre fall behövdes kompletteras med syfte, datum och deltagarförteckning. Komplettering gjordes i samband med att kontrollen gjordes. Genomgång med berörda parter kring de anvisningar som finns gällande representation. Beslut om anställningsavtal Felaktig anställningsform fylls i. Arbetstidsvillkor blir felaktigt. Lönevillkor t ex inlöst till övertid blir fel. Se kommunledningskontorets rapportering. Styrdokument Styrdokumenten är inte aktuella. Styrdokumenten är inte kända i organisationen. Styrdokumenten är inte tillgängliga för allmänheten på Nämndens styrdokument har kollats igenom. Arvodesreglemente med ersättning till ställföresträdare har setts över vid två tillfällen under. Delegationsordningen reviderades inovember. Nämndens dokumenthanteringsplan kvarstår att se över. 5

6 4 Ekonomi Avsnittet ekonomi innehåller ekonomisk uppföljning av året. Resultaten som redovisas i rapporten är preliminära och det är först när kommunfullmäktige godkänt årsredovisningen som den ska ses som slutlig. 4.1 Driftredovisning Driftredovisning (belopp i tkr) Budget Budgetavvikelse Intäkter Arvodeskostnader Övriga kostnader Nettokostnader Fördelning på huvudverksamhet, netto Överförmyndarnämnden Överförmyndarnämn adm Nettokostnader Analys av driftredovisning Överförmyndarnämnden redovisar en budgetavvikelse på +0,3 mnkr för år Under har överförmyndarnämnden förbrukat drygt -2,3 mnkr, vilket utgör 90 procent i relation till budgeten. Jämfört med samma period föregående år, 2014, har nettokostnaderna minskat med cirka 0,2 mnkr eller 9 procent. Ramen har mellan åren ökats med 0,1 mnkr eller 4 procent. Intäkterna har för perioden uppgått till 0,6 mnkr och motsvarar 100 procent i förhållande till budgeten. Jämfört med motsvarande period 2014 så har intäkterna minskat med cirka 0,1 mnkr eller 14 procent. Kostnaden för arvode till politiker och gode män uppgår till -1,8 mnkr och motsvarar 96 procent av budgeten. Jämfört med motsvarande period föregående år har kostnaderna minskat och förklaras av att huvudmännens inkomster under 2014 i större utsträckning understeg gränsvärdena och kommunen fick gå in och betala fler ersättningar till gode männen. Ytterligare en förklaring är att antalet sluträkningarna under 2014 hade ökat. En sluträkning sker när huvudmannen avlider, när huvudmannen byter eller inte vill ha en ställföreträdare. År 2014 uppgick antalet sluträkningar till 74 stycken. Under beräknades antalet sluträkningar uppgå till 49 stycken. Det råder även en viss eftersläpning i arvoderingar vilket också är en bidragande förklaring till avvikelsen. Det återstår att granska åtta årsräkningar, fyra sluträkningar och arvodera tre gode män för ensamkommande flyktingbarn. De övriga kostnaderna uppgår till -1,1 mnkr och utgör 87 procent i relation till av budgeten. Jämfört med samma period 2014 har de övriga kostnaderna minskat med 0,1 mnkr. Detta förklaras i huvudsak av att överförmyndarnämnden under åtta månader har haft 0,5 tjänst mindre än beräknat. Dessutom har avtalet för tolktjänster förnyats under året och medfört lägre kostnader. 4.2 Disposition av ackumulerat resultat 6

7 5 Övrig uppföljning Nämnders och styrelsers uppföljning rör främst verksamhet, personal och ekonomi. Utöver detta sker i årsrapporten också en uppföljning av olika planer och beslut, såsom internationellt arbete och jämställd budget. 5.1 Jämställd budget Jämställd budget innebär att jämställdhetsperspektivet beaktas i planering, genomförande och uppföljning av kommunens verksamhet. Syftet är att motverka ojämlikhet och diskriminering på grund av kön. Marks kommun har påbörjat ett arbete med utveckla hur kommunen kan jobba med jämställd budget. Huvudmän och ställföreträdare går att få fram könsuppdelat. 5.2 Internationellt arbete Inget internationellt arbete har bedrivits under året. 7