ÖVERFÖRMYNDARNÄMNDEN. Årsredovisning

Transkript

1 ÖVERFÖRMYNDARNÄMNDEN Årsredovisning

2 Innehållsförteckning 1 Året som gått Sammanfattning av året Viktiga händelser Faktorer i omvärlden som påverkat oss under Så här styrs kommunen Uppföljning mål Ökat inflytande Bemötande och tillgänglighet Trygg kommun Minskad energianvändning Minskade koldioxidutsläpp Attraktiv arbetsplats Uppföljning direktiv Ta fram en informationsplan och genomföra informationsinsatser Utveckla samarbete med förvaltningarna för Äldreomsorg, Funktionsstöd och Individ- och familjeomsorg Direktiv invånardialog Direktiv praktikplatser Direktiv e-förvaltning Uppföljning inriktningar Värdegrund Valfrihet Synpunktshantering och kvalitetsdeklarationer Synpunktshantering Verksamhetsmått Prestationsmått Ekonomi med kommentarer Uppföljning driftbudget Uppföljning investeringsbudget Intern kontroll Intern kontroll under året Resultat av genomförda internkontroller Nämndens förbättringsåtgärder Analys Sammanfattande analys Förändringsområden...17 Nämndens årsredovisning 2

3 1 Året som gått 1.1 Sammanfattning av året srapport i miljoner kronor Intäkter 0,6 0,17 0,12 Kostnader -1,23-1,61-1,85 Netto -0,63-1,44-1,73 Budget, netto -1,28-1,31-1,35 Avvikels e 0,65-0,13-0,38 Kommentarer till verksamhet och utfall Det har varit ett händelserikt år med ökade behov av gode män och ställföreträdare, inte minst i samband med anländande ensamkommande barn som vidare beskrivs i viktiga händelser i avsnitt 1,2 och om faktorer i omvärlden som påverkat i kapitel 2. Det ekonomiska utfallet är -1,7 mkr vilket ger en negativ budgetavvikelse i förhållande till budgeten med -0,38 mkr. Avvikelsen hänförs främst till det ökade behovet av gode män och ställföreträdare. Investeringar Inkomster Utgifter Netto Kommentar till investeringar Budget Avvikels e 1.2 Viktiga händelser Viktiga händelser inom verksamheten Under våren utreddes förutsättningarna för en samverkansorganisation med Härryda, Mölndal och Partille av Wallgren Juridik AB. Med utgångspunkt i utredningen beslutade Kommunfullmäktige att ge kommunstyrelsen i uppdrag att teckna avtal med dessa kommuner om samverkan genom ett gemensamt kansli. Nämndorganisationen påverkas inte av avtalet. Osäkerheten innan beslutet var taget präglade naturligtvis i stor utsträckning arbetet under året. Den nya organisationen beräknas träda i kraft 1 september Länsstyrelsen genomförde sin tillsyn avseende års verksamhet i september. Länsstyrelsens sammanfattande bedömning är att verksamheten sköts på ett mycket bra sätt. Viktiga händelser inom personalområdet För att stärka gruppen och klara hanteringen av ärendemängden förstärktes gruppen med ytterligare två personer genom visstidsanställning till och med november, varav en förlängdes på ½-tid. Två medarbetare återkom efter en längre tids sjukdom och en medarbetare slutade i augusti. I juni tillsattes en tjänst som enhetschef för gruppen på halvtid. Nämndens årsredovisning 3

4 2 Faktorer i omvärlden som påverkat oss under Under sökte barn asyl i Sverige, vilket är en ökning med hela 80 % i förhållande till. I Kungsbacka fanns 31 december 20 godmanskap för ensamkommande barn, den 31 december fanns 32, således en ökning med 60 %. Detta har naturligtvis i hög grad påverkat arbetet på enheten. Vissa förändringar i lagstiftningen som styr överförmyndarens verksamhet träder i kraft vid årsskiftet. Det är ännu för tidigt att säga i hur grad det kommer att påverka arbetet. Nämndens årsredovisning 4

5 3 Så här styrs kommunen I Kungsbacka har vi valt att styra våra verksamheter med en levande vision, tydliga mål, en gemensam värdegrund. Vi har en tydlig arbetsfördelning mellan politiker och tjänstemän. Det är politikerna i kommunfullmäktige och nämnder som bestämmer vad som ska göras och formulerar inriktning, mål och direktiv för arbetet, medan förvaltningarna bestämmer hur det ska göras i sina genomförandeplaner. Personalen och ekonomin är de tillgångar vi har för att nå dit vi vill och skapa ett bra resultat för kommuninvånarna. I slutändan är uppföljningen viktig för att se om vi når de resultat vi vill om vi följer det som politikerna beslutat om. Det här är Kungsbackas styrmodell Så här tar vi fram budgeten Nämndens årsredovisning 5

6 4 Uppföljning mål Det främsta styrdokumentet i kommunen är Visionen. Där har kommunfullmäktige gett uttryck för hur politikerna vill se kommunens långsiktiga utveckling. Med Visionen som bas, hänsyn tagen till omvärlden och analys av tidigare års uppföljningar beslutar fullmäktige om ett antal prioriterade mål som vart och ett adresseras en eller flera politiska nämnder. Målen är strategiskt viktiga utvecklingsområden som politiken har prioriterat. De är formulerade som den effekt vi vill uppnå. För att kunna följa upp om våra ansträngningar leder till resultat finns mätningar för respektive mål där vi anger ambitionsnivå för varje enskilt år. När vi sedan bedömer måluppfyllelse sker en sammanvägning av utfallen för de kvantitativa mätningarna och en kvalitativ uppföljning som samlas in från nämnderna i samband med delårsrapportering och årsredovisning. Samordning och adressering Det finns alltid en samordnande nämnd med ett särskilt ansvar för varje mål. Övriga nämnder som förväntas bidra till måluppfyllelse kallas adresserad nämnd. Samordnande nämnder ansvarar för att arbetet med målet samordnas inom kommunen sammanställa vad samtliga nämnder gör för att bidra till måluppfyllelse följa upp arbetet och göra en samlad analys bidra aktivt med underlag för utveckling och förbättring av målet Adresserade nämnder ansvarar för att arbeta aktivt med att bidra till måluppfyllelse samverka med övriga berörda nämnder Adresserade nämnders förvaltningar ansvarar för att en genomförandeplan med aktiviteter upprättas som beskriver hur förvaltningen ska arbeta för att bidra till att målen nås följa upp genomförandeplanen och redovisa för nämnden 4.1 Ökat inflytande KF:s formulering Andelen invånare som upplever att de har inflytande ska öka SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor NII e Nämndens årsredovisning 6

7 4.2 Bemötande och tillgänglighet KF:s formulering Andelen som upplever ett gott bemötande och god tillgänglighet i kontakt med kommunen ska öka SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor Bemötande & Tillgänglighet SKLs Nöjd-Kund-Undersökning Insikten, kvalitetsfaktor Bemötande SKLs Nöjd-Kund-Undersökning Insikten, kvalitetsfaktor Tillgänglighet e Andelen brukare som upplever att de får ett gott bemötande ska öka Någon brukarenkät har inte varit möjlig att genomföra i år. e Brukarenkät 100% Andelen invånare som upplever att de får ett gott bemötande ska öka Någon brukarenkät har inte varit möjlig att genomföra i år. e Brukarenkät Andelen invånare som upplever en god tillgänglighet till överförmyndarenheten ska öka Någon brukarenkät har inte varit möjlig att genomföra i år. e Brukarenkät Nämndens årsredovisning 7

8 4.3 Trygg kommun KF:s formulering Andelen invånare som upplever att de är trygga ska öka SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor Trygghet Den genomsnittliga handläggningstiden för ansökningar och anmälningar till överförmyndarnämnden ska vara två månader e Den genomsnittliga handläggningstiden är 17 dagar Granskningen av alla årsräkningar som har inkommit i rätt tid ska vara färdig eller påbörjad senast den 15 oktober Målet uppnås. Vid utgången av augusti månad var 215 av 341 årsräkningar granskade. Det innebär att i princip alla de redovisningar som var kompletta och inkomna i rätt tid var färdiggranskade före september månad. Samtliga årsräkningar var påbörjade före årsskiftet. Ett fåtal är vid årsskiftet inte färdiggranskade på grund av att begärda kompletteringar inte gett tillfredsställande svar. Andelen inkomna redovisningar som granskas utan anmärkning och utan att behöva kompletteras ska uppgå till minst 60% Andelen inkomna redovisningar som granskas utan anmärkning och utan att behöva kompletteras ska uppgå till minst 60%. Målet har inte följts upp för granskningsåret, då tiden inte medgett det. Egen mätning av andelen inkomna redovisningar som granskas utan anmärkning och utan att behöva kompletteras. e 45% 60% Nämndens årsredovisning 8

9 4.4 Minskad energianvändning KF:s formulering Energianvändningen i kommunens lokaler ska minska e Den totala mängden tillförd energi, kwh/m2, graddagskorrigerad Minskade koldioxidutsläpp KF:s formulering Utsläpp av koldioxid från kommunens tjänsteresor ska varje år minska med 2,5% Resandestatistik flyg- och tågresor från leverantör. Egen mätning för egen bil i tjänsten och resande med tjänstebilar e -0,47% -6,5% 0,9% -2,5% 4.6 Attraktiv arbetsplats KF:s formulering ska vara och upplevas som en attraktiv arbetsplats av medarbetarna e Medarbetarenkäten genom ett medeltal av fyra utvalda indikatorer 8,5 Jämix, ökning av antal punkter per år Kommentar: Se årsredovisningen för kommunstyrelsen. Nämndens årsredovisning 9

10 5 Uppföljning direktiv Direktiv är det mest konkreta sätt våra kommunpolitiker styr på. Direktiven beskriver exakt vilka uppgifter som ska utföras under ett eller två år. Direktiv används för att tydliggöra att området är prioriterat, det kan också vara ett sätt att påskynda ett arbete. Direktiv handlar om särskilda frågor som lyfts upp och som ska vara genomförda till en viss tidpunkt. Tjänstemännen har en skyldighet att redovisa för politikerna på vilket sätt man genomfört direktivet. 5.1 Ta fram en informationsplan och genomföra informationsinsatser Informationsplan/informationsinsatser genomfört Klart Kommentar: Överförmyndarnämnden beslutade 15 december om en utbildningsplan för gode män och förvaltare. Planen anger att information och utbildning ska ske i den omfattning som skett under. 5.2 Utveckla samarbete med förvaltningarna för Äldreomsorg, Funktionsstöd och Individ- och familjeomsorg. Påbörjat samarbete Pågående enligt plan Kommentar: Samarbete sker med dessa förvaltningar i varierande omfattning. Under våren har till exempel en grupp föräldrar vars barn med funktionshinder planerar att flytta till boende med särskild service fått information om vad godmanskap innebär. Äldreomsorgen är erbjudna informationsträffar liksom Funktionsstöd, men det har inte kommit till stånd. Möten har skett med chefer inom Individoch familjeomsorgen, både avseende ensamkommande barn och vuxna. I den utbildning för blivande gode män för ensamkommande barn som enheten anordnar medverkar även socialsekreterare som föreläsare. Nämndens årsredovisning 10

11 5.3 Direktiv invånardialog KF:s formulering Nämnderna ska dokumentera hur de organiserat sitt arbete med invånardialog. En redovisning över vilka invånardialoger som genomförts under ska lämnas till Kommunstyrelsen. Status direktiv Kommentar: Är inte aktuellt för överförmyndarverksamheten. 5.4 Direktiv praktikplatser KF:s formulering Samtliga förvaltningar ska ha beredskap att kunna ställa praktikplatser till förfogande för arbetssökande i Kommentar: Se årsredovisningen för kommunstyrelsen. 5.5 Direktiv e-förvaltning KF:s formulering ska ha en modern e-förvaltning. För att uppnå detta ska alla nämnder prioritera projektet Kungsbacka 2020 vars mål är att vi genom digitaliseringens möjligheter ska erbjuda en: - Enkel vardag för privatpersoner och företag - Öppen förvaltning som stödjer insyn, delaktighet, inflytande och innovation - Effektiv förvaltning där vi jobbar smart och kan leverera en hög kvalitet i verksamheten Status direktiv Delvis uppnått Kommentar: Överförmyndarenheten deltar i kommunstyrelsens förvaltnings arbete med Kungsbacka 2020 som pågår löpande. E-tjänster är inte införda ännu för överförmyndarverksamheten. Autosummerande blanketter för årsräkning har skapats och finns sedan slutet av tillgängliga på hemsidan. Nämndens årsredovisning 11

12 6 Uppföljning inriktningar Kommunfullmäktige beslutar om inriktningen på vårt arbete. Inriktningen handlar om vårt förhållningssätt gentemot kommuninvånarna, helt enkelt vilka värderingar allt vårt arbete ska utgå från. 6.1 Värdegrund Alla som arbetar i ska ge ett gott bemötande och skapa möjligheter för medborgarna att ha inflytande över vår service. Vi ska vara tillgängliga för medborgarna. Med detta skapar vi trygghet. Detta är Bitt, vår värdegrund. Bokstäverna står för Bemötande, Inflytande, Tillgänglighet och Trygghet. Bitt är något alla anställda förväntas känna till och jobba utifrån. Den säger inte exakt hur vi ska arbeta, men det visar tydligt hur politikerna förväntar sig att vi förhåller oss till dem vi är till för. Alla de som har en arbetsledande roll har ett särskilt ansvar för att hålla diskussionen levande i organisationen. Bitt följs årligen upp på en kommunövergripande nivå i samband med kommunens årsredovisning. Så här arbetar vi med Bitt Se årsredovisningen för kommunstyrelsen. 6.2 Valfrihet Nämnderna ska aktivt verka för att skapa ökad valfrihet för våra invånare genom konkurrensutsättning. Nämnderna ska utveckla beställarkompetens och uppföljningskompetens så att god kvalité erhålls samt att kvalitén går att följa upp och jämföra mellan olika utförare och mellan externa utförare och egenregin. Är inte aktuellt för överförmyndarverksamheten. Nämndens årsredovisning 12

13 7 Synpunktshantering och kvalitetsdeklarationer 7.1 Synpunktshantering Kommentaren Kommentaren är den kommungemensamma process vi har för att fånga upp så många synpunkter som möjligt på vår verksamhet och snabbt ställa tillrätta problem som uppstått för dem vi är till för. Genom att systematiskt använda inkomna synpunkter kan vi ständigt förbättra våra processer och därmed förbättra förutsättningar för medarbetarna att leverera en god kostnadseffektiv service. Kommentaren ska förenkla för invånarna, våra brukare och andra intressenter att lämna klagomål, lämna förslag till förbättringar eller ge oss beröm. Tillsammans med våra kvalitetsdeklarationer ingår Kommentaren i ett system för ständiga förbättringar. Finns ingen specificerad redovisning för överförmyndarverksamheten. Nämndens årsredovisning 13

14 8 Verksamhetsmått 8.1 Prestationsmått Nyckeltal Antal huvudmän och myndlingar Riket Antal års- och sluträkningar totalt Antal års- och sluträkningar där arvode begärs Budget Antal uppdrag Antal inregistrerade ärenden Antal sluträkningar I nämndbudgeten för finns inga budgetmått angivna för. Nämndens årsredovisning 14

15 9 Ekonomi med kommentarer 9.1 Uppföljning driftbudget Budgetavräkning nämndbudget Uppföljningsnivå Bokslut Budget Bokslut Avvikels e Överförmyndarnämnden ,7-201,3 2,4 Arvoden till ställföreträdare Summa , ,3-378,6 Kommentarer Kostnader för överförmyndararvoden med omkostnader ökar i takt med behovet av ställföreträdare och svårigheten i uppdragen, vilket förklarar den negativa budgetavvikelsen för och utvecklingen i förhållande till tidigare år. 9.2 Uppföljning investeringsbudget Kommentarer Överförmyndarnämnden har inga investeringar. Nämndens årsredovisning 15

16 10 Intern kontroll 10.1 Intern kontroll under året Något regelmässigt och löpande arbete med intern kontroll har inte skett under året. Inom det vanliga utvecklingsarbetet som sker inom verksamheten tas även in aspekter som påverkar faktorer kring intern kontroll, till exempel vad avser rutiner för olika arbetsmoment Resultat av genomförda internkontroller Beskrivning Åtgärd Uppföljning Styrning och Ledning Tydliggöra koppling mellan mål, direktiv och aktiviteter samt resurser/ekonomi. Tydliggöra uppdrag och resurser. Utveckla och integrera verksamhets- och ekonomistyrningen. Användning av Stratsys. Nämndbesluts efterlevnad Kontroll av att nämndbeslut efterlevs Ej genomfört. Delegationsordningens efterlevnad Motverka korruption Kontroll av att delegationsordningen efterlevs Delegation och attest, Rutiner för upphandling och inköp Ej genomfört. Kontroll av att mottagnings- och beslutsattest följer givna rutiner har genomförts och rapporterats tillsammans med förbättringsåtgärder till Kommunstyrelsen separat som hanterar Överförmyndarverksamhetens löpande arbete. Uppföljning av att rutiner för upphandling och inköp efterlevs, har genomförts och rapporterats tillsammans med förbättringsåtgärder till Kommunstyrelsen separat. Utbildningar inom området genomförs kontinuerligt, främst hos E-handel. Men även inom KSF där den dock behöver utvidgas för att nå fler Nämndens förbättringsåtgärder Verksamhetsområden Kommunstyrelsens förvaltning som handhar överförmyndarverksamheten löpande, beskriver förändringsområden som även omfattar Överförmyndarnämnden. Ekonomiområden Kommunstyrelsens förvaltning som handhar överförmyndarverksamheten löpande, beskriver förändringsområden som även omfattar Överförmyndarnämnden. Nämndens årsredovisning 16

17 11 Analys 11.1 Sammanfattande analys Överförmyndarverksamheten har varit ansträngd och har under året fått utökade resurser med extra personal och enhetschef. Under har en utredning om ett samgående med andra kommuner inom GR-området genomförts. Resultatet av denna blev att kommunfullmäktige beslutade att genomföra föreslagen förändring. Den nya kansliorganisationen beräknas träda i kraft 1 september 2015 med Mölndals kommun som huvudman. Kostnaderna för verksamheten ska fördelas utifrån kommunernas folkmängd. Syftet med att samverka är framförallt att säkerställa rättsäkerhet och minska sårbarheten inom detta område Förändringsområden De förändringar i lagstiftningen som trädde i kraft 1 januari 2015 beräknas innebära en ökning av arbetsmängden för överförmyndare då tingsrätten får utökad möjlighet att uppdra åt överförmyndaren att inhämta yttranden och läkarintyg. Överförmyndaren får också ansvaret för att gode män och förvaltare erbjuds den utbildning som behövs. Nämndens årsredovisning 17

18 Kungsbacka