ÖVERFÖRMYNDARNÄMNDEN. Årsredovisning

Transkript

1 ÖVERFÖRMYNDARNÄMNDEN Årsredovisning

2 Innehållsförteckning 1 Året som gått Sammanfattning av året Viktiga händelser Faktorer i omvärlden som påverkat oss under Uppföljning Mål Ökat inflytande Bemötande och tillgänglighet Trygg kommun Minskad energianvändning Minskade koldioxidutsläpp Ökad jämställdhet Attraktiv arbetsplats Uppföljning direktiv Ta fram en informationsplan för och genomföra informationsinsatser Utveckla samarbete med förvaltningarna för Äldreomsorg, Funktionsstöd och Individ- och familjeomsorg Uppföljning inriktningar Värdegrund Valfrihet Synpunktshantering och kvalitetsdeklarationer Synpunktshantering Verksamhetsmått verksamhetsmått Prestationsmått Ekonomi med kommentarer Uppföljning driftbudget Uppföljning investeringsbudget Intern kontroll Kompetensförsörjning Attrahera/rekrytera Utveckla/behålla Avsluta Sammanfattande analys Förändringsområden Nämndens årsredovisning 2

3 1 Året som gått 1.1 Sammanfattning av året srapport i miljoner kronor Intäkter 0,15 0,60 0,17 Kostnader -1,30-1,23-1,61 Netto -1,15-0,63-1,44 Budget, netto -1,23-1,28-1,31 Avvikelse 0,08 0,65-0,12 Kommentarer till verksamhet och utfall Behovet av överförmyndare och gode män ökar i omfattning och har medfört högre uppdragskostnader för dessa. Det tillsammans med något lägre kostnader för de politiska arvodena, förklarar budgetavvikelsen för året. Investeringar Inkomster Utgifter Netto Kommentar till investeringar Budget Avvikelse 1.2 Viktiga händelser I finns det en överförmyndarnämnd. Under kommunstyrelsen ligger enheten för överförmyndarverksamheten, där verksamhetschef, överförmyndarsekreterare, handläggare och administratör ingår. Viktiga händelser som påverkat nämnden och dess verksamhet under är: hög personalomsättning med hög frånvaro och nya medarbetare. Eftersom verksamheten kräver stor kontinuitet, har detta påverkat såväl arbetssituation som verksamhetsmåtten för året. Sedan en tid pågår därför, parallellt med ärendehandläggningen, ett förbättringsarbete för att på sikt nå en balanserad arbetsbörda och ärendegenomströmning att verksamheten sköts på ett mycket bra sätt, att den samlade kompetensen hos nämnden är god och att handläggningen är ambitiös och noggrann. ensamkommande asylsökande barn och starta ett boende. Nämnden har rutiner för handläggningen, men har uppmärksammat vikten av att få ett bättre samarbete med nämnden för Individ- och familjeomsorgen, då processerna påverkar varandra. Nämndens årsredovisning 3

4 2 Faktorer i omvärlden som påverkat oss under Nämndens verksamhet påverkas av faktorer i omvärlden. Förändringar kan ske inom teknik, miljö, sociala situationer och livsstil, värderingar, politik och lagstiftning, ekonomi, media, trender samt lokala förutsättningar. Här beskriver vi de faktorer som haft väsentlig betydelse för verksamheten under. Det finns en tydlig trend om att föräldrar har ett ökat intresse att placera sina barns tillgångar i marknadens större utbud av placeringsmöjligheter. Det genererar fler ärenden för nämnden om beslut till samtycke samt information till föräldrarna, banker och försäkringsmäklare. Strömmen av asylsökande ensamkommande barn och ungdomar till Sverige ökar. I Kungsbacka finns, förutom kommunens asylboende för ungdomar Fyrtornet, dessutom två privata asylboenden, som tar emot barn som väntar på anvisningskommun eller av särskilda skäl. De tre boendena genererade tillsammans ett trettiotal ärenden om förordnande av och tillsyn över god man under året. Flera ungdomar har sedan folkbokförts i kommunen efter beviljade uppehållstillstånd. Därefter ska särskild vårdnadshavare förordnas. Ansvaret för att se till att särskild vårdnadshavare förordnas ligger på nämnden för individ- och familjeomsorgen. I väntan på att särskild förordnad vårdnadshavare har utsetts så har gode männen fått kvarstå i uppdragen under lång tid. Det ökade antalet ungdomar som får uppehållstillstånd men avsaknad av särskilt förordnad vårdnadshavare har påverkat nämnden genom ökad arbetsmängd samt ökade kostnader på överförmyndarnämnden. Nämndens årsredovisning 4

5 3 Uppföljning Mål Det främsta styrdokumentet i kommunen är Visionen. Där har kommunfullmäktige gett uttryck för hur politikerna vill se kommunens långsiktiga utveckling. Med Visionen som bas, hänsyn tagen till omvärlden och analys av tidigare års uppföljningar beslutar fullmäktige om ett antal prioriterade mål som vart och ett adresseras en eller flera politiska nämnder. Målen är strategiskt viktiga utvecklingsområden som politiken har prioriterat. De är formulerade som den effekt vi vill uppnå. För att kunna följa upp om våra ansträngningar leder till resultat finns mätningar för respektive mål där vi anger ambitionsnivå för varje enskilt år. När vi sedan bedömer måluppfyllelse sker en sammanvägning av utfallen för de kvantitativa mätningarna och en kvalitativ uppföljning som samlas in från nämnderna i samband med delårsrapportering och årsredovisning. Samordning och adressering Det finns alltid en samordnande nämnd med ett särskilt ansvar för varje mål. Övriga nämnder som förväntas bidra till måluppfyllelse kallas adresserad nämnd. Samordnande nämnder ansvarar för att arbetet med målet samordnas inom kommunen sammanställa vad samtliga nämnder gör för att bidra till måluppfyllelse följa upp arbetet och göra en samlad analys bidra aktivt med underlag för utveckling och förbättring av målet Adresserade nämnder ansvarar för att arbeta aktivt med att bidra till måluppfyllelse samverka med övriga berörda nämnder Adresserade nämnders förvaltningar ansvarar för att en genomförandeplan med aktiviteter upprättas som beskriver hur förvaltningen ska arbeta för att bidra till att målen nås följa upp genomförandeplanen och redovisa för nämnden 3.1 Ökat inflytande Vi har lanserat ny webbsida för kommunen som har mer funktionalitet för dialog. I designen av webbsidan har invånare deltagit i användartester. Ett jämförelseverktyg på nätet för invånarna är klart och lanseras i med den nya webbsida. Under året har kommunstyrelsens arbetsutskott initierat invånardialoger inom trygghet och vår framtida e-förvaltning. Kommunstyrelsens förvaltning har hållit utbildningar i invånardialog där samtliga nämnder/förvaltningar blivit inbjudna. Kommunstyrelsen planerar även för att ta fram principer som ska vara vägledande för arbetet med invånardialog under nästa år. Frågan om samordning för nämndsöverskridande dialoger behöver lösas. Nämndens årsredovisning 5

6 KF:s formulering Andelen invånare som upplever att de har inflytande ska öka e SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor NII Bemötande och tillgänglighet I arbetet med att kommunen ska tillvarata digitaliseringens möjligheter kopplat till bemötande och inflytande pågår ett intensivt utvecklingsarbete som vi kallar Kungsbacka Arbetet hålls ihop och styrs från kommunstyrelsens förvaltning och en kommunövergripande projektorganisation. I arbetet finns flera uppdrag som ska bidra till att öka tillgängligheten och även ytterligare förbättra vårt bemötande. Upphandling av ett nytt ärendehanteringssystem är avslutad och implementering påbörjad som på sikt kommer att beröra överförmyndarenheten. Systemet ska ge helt nya möjligheter till insyn. Under hösten har det genomförts ett antal större workshops för att ta fram underlag för hur vi ska organisera och utveckla en kommungemensam kundtjänst. Den 17e december lanserades en ny hemsida för kommunen som bland annat har stort fokus på att stödja dialogen med våra invånare. En ny e-tjänstplattform beräknas vara på plats under våren Den nya plattformen ska möjliggöra lättillgänglig service för invånare och ge bättre effektivitet i handläggningen av ärenden. KF:s formulering Andelen av de som har kontakt med kommunen ska uppleva ett gott bemötande och god tillgänglighet SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor Bemötande & Tillgänglighet e Andelen invånare som upplever att de får ett gott bemötande ska öka e Brukarenkät Nämndens årsredovisning 6

7 Brukarenkäten har inte genomförts Andelen invånare som upplever en god tillgänglighet till överförmyndarenheten ska öka e Brukarenkät Brukarenkäten har inte genomförts. 3.3 Trygg kommun KF:s formulering Andelen invånare som upplever att de är trygga ska öka e SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor Trygghet Handläggningstiden för anmälan om behov av ställföreträdare ska vara max 3 månader e Andelen av anmälningarna med handläggningstid under 4 månader 90% Någon exakt siffra har inte varit möjlig att ta fram. Bedömningen är ändå att måluppfyllelsen är god Årsredovisningar för huvudmän inkomna i rätt tid ska vara granskade före 1 sep e Andel granskade årsredovisningar före 1 sep 100% Nämndens årsredovisning 7

8 Målet är inte uppfyllt men någon exakt siffra har inte varit möjlig att ta fram Årsredovisningar för myndlingar inkomna i rätt tid ska vara granskade före 1 dec e Andelen granskade årsredovisningar före 1 dec 100% Målet är inte uppfyllt men någon exakt siffra har inte varit möjlig att ta fram Anmodan om årsredovisning sker i utskick före 31 dec varje år e Andelen brukare som fått utskick om årsredovisning före årsskiftet 100% Målet är inte uppfyllt men någon exakt siffra har inte varit möjlig att ta fram Första påminnelsen om årsredovisning sker i utskick före 2:a veckan i mars månad e Andel brukare som fått första påminnelse före utsatt tid 100% Målet är inte uppfyllt men någon exakt siffra har inte varit möjlig att ta fram Andra påminnelsen om årsredovisning sker i utskick före 2:a veckan i april månad e Andelen brukare som fått andra påminnelsen före utsatt tid 100% Målet är inte uppfyllt men någon exakt siffra har inte varit möjlig att ta fram. Nämndens årsredovisning 8

9 3.4 Minskad energianvändning Under året har vi bytt skrivare på förvaltningen och samtidigt har förinställningarna justerats vid utskrift. Sammantaget torde detta ha resulterat i en minskad energiåtgång även om vi ej har följt upp siffrorna med avseende på detta. Under 2014 så kommer dessutom "pullprint" att implementeras och då torde detta leda till en minskning av utskriftern generellt, med avseende på både papper och energi. KF:s formulering Energianvändningen i kommunens lokaler ska minska e Den totala mängden tillförd energi, kwh/m2, temperaturkorrigerad Minskade koldioxidutsläpp Under året har vi, liksom hela kommunen, bytt till extern bilpoolsleverantör. Då dessa fordon är snålare än våra gamla så lär vi ha emitterat mindre koldioxid. Vi har även implementerat nya riktlinjer för fordon under. Detta skedde inför fjärde kvartalet så inverkan på koldioxiden är sannolikt inte så stor men en viss effekt lär det ha haft. KF:s formulering Utsläpp av koldioxid från kommunens tjänsteresor ska minska med 30 procent fram till år 2015 jämfört med 2009 års nivå Resandestatistik flyg- och tågresor från leverantör. Egen mätning för egen bil i tjänsten och resande med tjänstebilar. Basår 2009 e 10% -0,47% -6,5% -7,5% 3.6 Ökad jämställdhet Kommunstyrelsens förvaltning tillämpar kompetensbaserad rekryteringsprocess. Målet är en ökad könsfördelning. Kommunstyrelsens förvaltning erbjuder deltider och flexibla lösningar som även innebär tillfälligt distansarbete i en verksamhet som traditionellt erbjuder 100% sysselsättning. Möjlighet att arbeta på distans innebär ökade möjligheter till balans mellan arbetsliv och fritid och ger ökade förutsättningar för ökad jämställdhet samt att vara en attraktiv arbetsplats. Nämndens årsredovisning 9

10 KF:s formulering som arbetsgivare ska arbeta aktivt för att öka jämställdheten mellan kvinnor och män Jämix, ökning av antal punkter per år e 3.7 Attraktiv arbetsplats KF:s formulering ska vara och upplevas som en attraktiv arbetsplats av medarbetarna e Medarbetarenkäten genom ett medeltal av fyra utvalda frågor 8,4 Nämndens årsredovisning 10

11 4 Uppföljning direktiv Direktiv är det mest konkreta sätt våra kommunpolitiker styr på. Direktiven beskriver exakt vilka uppgifter som ska utföras under ett eller två år. Direktiv används för att tydliggöra att området är prioriterat, det kan också vara ett sätt att påskynda ett arbete. Direktiv handlar om särskilda frågor som lyfts upp och som ska vara genomförda till en viss tidpunkt. Tjänstemännen har en skyldighet att redovisa för politikerna på vilket sätt man genomfört direktivet. 4.1 Ta fram en informationsplan för och genomföra informationsinsatser Informationsplan/informationsinsatser genomfört Pågående med avvikelse 4.2 Utveckla samarbete med förvaltningarna för Äldreomsorg, Funktionsstöd och Individ- och familjeomsorg. Påbörjat samarbete Pågående med avvikelse Nämndens årsredovisning 11

12 5 Uppföljning inriktningar Kommunfullmäktige beslutar om inriktningen på vårt arbete. Inriktningen handlar om vårt förhållningssätt gentemot kommuninvånarna, helt enkelt vilka värderingar allt vårt arbete ska utgå från 5.1 Värdegrund Alla som arbetar i ska ge ett gott bemötande och skapa möjligheter för medborgarna att ha inflytande över vår service. Vi ska vara tillgängliga för medborgarna. Med detta skapar vi trygghet. Detta är Bitt, vår värdegrund. Bokstäverna står för Bemötande, Inflytande, Tillgänglighet och Trygghet. Bitt är något alla anställda förväntas känna till och jobba utifrån. Den säger inte exakt hur vi ska arbeta, men det visar tydligt hur politikerna förväntar sig att vi förhåller oss till dem vi är till för. Alla de som har en arbetsledande roll har ett särskilt ansvar för att hålla diskussionen levande i organisationen. Bitt följs årligen upp på en kommunövergripande nivå i samband med kommunens årsredovisning. Så här arbetar vi med Bitt Bitt ligger till grund för allt arbete inom Kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen med förvaltning har en roll i kommunen som både planerande, uppföljande med tillsyn och stödjande. Dels gentemot politisk verksmhet i övriga nämnder och förvaltningar och dels gentemot allmänheten och näringslivet. Bitt som värdegrund bidrar till trovärdighet, korrekthet med gott bemötande och hög servicenivå. Exempel på kommunövergripande utvecklingsarbete kopplat till Bitt som drivits från kommunstyrelsens förvaltning under året är Invånardialogarbetet i kommunen Jämförelsetjänst för invånare att jämföra service på vår hemsida Utöver ovan så är projektet Kungsbacka 2020 en förutsättning för att vår värdegrund, Bitt ska vara grundläggande även i en framtida e-förvaltning. Under byggde vi en helt ny hemsida som ska öka möjligheterna till inflytande och dialog samt öka tillgängligheten för dem vi är för. Denna lanserades i december. Arbetet med att utveckla en kommungemensam kundtjänst har pågått under året, personal är rekryterad och start av Kungsbacka direkt planeras i juni 2014 (KS årsredovisning ). 5.2 Valfrihet Nämnderna ska aktivt verka för att skapa ökad valfrihet för våra invånare genom konkurrensutsättning. Nämnderna ska utveckla beställarkompetens och uppföljningskompetens så att god kvalité erhålls samt att kvalitén går att följa upp och jämföra mellan olika utförare och mellan externa utförare och egenregin. Överförmyndarnämnden bedriver endast verksamhet i egen regi. Nämndens årsredovisning 12

13 6 Synpunktshantering och kvalitetsdeklarationer 6.1 Synpunktshantering Kommentaren Genom att systematiskt använda inkomna synpunkter kan vi ständigt förbättra våra processer och därmed förbättra förutsättningar för medarbetarna att leverera en god kostnadseffektiv service. Kommentaren är vårt kommungemensamma system som ska förenkla för invånarna, våra brukare och andra intressenter att felanmäla, lämna klagomål, lämna förslag till förbättringar eller ge oss beröm. Kommentaren är ett systemstöd för att vi ska kunna fånga upp så många synpunkter som möjligt på vår verksamhet och snabbt ställa tillrätta problem som uppstått för dem vi är till för. Tillsammans med våra kvalitetsdeklarationer ingår Kommentaren i ett system för ständiga förbättringar. Inkomna Kommentarer Fördelning av inkomna synpunkter Klagomål Beröm Förslag till förbättring Felanmälan Totalt antal inkomna synpunkter Varav anonyma Varav politiska Antal obesvarade 10 dgr efter besked om mottagande Inga synpunkter har inkommit som berör överförmyndarverksamheten Övrig synpunktshantering Nämndens årsredovisning 13

14 7 Verksamhetsmått 7.1 verksamhetsmått Antalet på samtliga redovisade mått har ökat sedan tidigare år vilket är ett bevis för den ansträngda arbetssituation som råder på överförmyndarenheten. 7.2 Prestationsmått Nyckeltal Riket Budget Antal huvudmän och myndlingar Antal års- och sluträkningar totalt Antal års- och sluträkningar där arvode begärs Antal sluträkningar 102 Antal uppdrag Antal inregistrerade ärenden Nämndens årsredovisning 14

15 8 Ekonomi med kommentarer 8.1 Uppföljning driftbudget Budgetavräkning nämndbudget Ramfördelning Bokslut Budget Bokslut Avvikelse Överförmyndarnämnden Överförmyndararvoden Summa nämndsbudget Kommentarer Överförmyndarnämnden, den politiska verksamheten, har lägre kostnader för de politiska arvodena som förklarar budgetavvikelsen. Överförmyndararvoden ökar i takt med med behovet av myndighetsutövning som förklarar budgetavvikelsen. 8.2 Uppföljning investeringsbudget Investeringar (belopp i tkr) Bokslut Bokslut Årsbudget Avvikelse Löpande årliga investeringar Utgifter Lokaler Inkomster Nämndens årsredovisning 15

16 Bokslut Bokslut Årsbudget Avvikelse Utgifter Övriga investeringar Inkomster Utgifter Netto Kommentarer Specifikation projekt > 5 Mkr (belopp i tkr) Projn r Text Pr.l äge Bokslut Bokslut Årsbudget Avvikelse Summa projekt >5 Mkr Processläge: B = behovsanalys G = genomförande Kommentarer F = förstudie P = projektering U = uppföljning/projektavslut Nämndens årsredovisning 16

17 9 Intern kontroll Arbetet med en internkontrollplan har resulterat i den plan som finns i nämndbudgeten för Nämndens årsredovisning 17

18 10 Kompetensförsörjning Kompetensförsörjning är en fortlöpande process för att säkerställa att rätt kompetens finns för att nå verksamhetens mål och tillgodose dess behov på kort och lång sikt. Kort sagt, att ha rätt kompetens på rätt plats i rätt tid Attrahera/rekrytera Genom vidareutveckling av processägarskapet inom kommunstyrelsens förvaltning, skapas bättre förutsättningar attrahera och rekrytera rätt kompetens Utveckla/behålla För att vara en attraktiv arbetsgivare är en god arbetsmiljö av stor vikt. Under året har KSF arbetar utifrån en utvecklingsplan som togs fram efter arbetsmiljökartläggningen samt resultat från medarbetarenkäten. Utredningen kring roller, mandat och styrning mellan KSF och SE ligger till grund för nya arbetssätt och ökad tydlighet. Förvaltningen har också försökt involvera medarbetare mer samt öka delaktigheten t.ex. i framtagandet av nämndbudget. En delaktighet som ger goda möjligheter till personlig utveckling. Verksamhetschef för kansli & överförmyndarenheten är rekryterad vilket ger ökad närvaro och nära ledarskap i det dagliga arbetet Avsluta Avslutningssamtalet är en del av att ska vara en attraktiv arbetsgivare. När en medarbetare slutar är det av stort värde att skaffa sig kunskap om varför medarbetaren väljer att lämna verksamheten och samtidigt ta tillvara dennes erfarenheter och synpunkter som anställd. Att alltid genomföra avgångssamtal är ett sätt att utveckla vår verksamhet och Kungsbacka kommun. Under hösten skapades en kommungemensam rutin och mall för genomförande av avslutningssamtal 10.4 I samband med att förvaltningen växer ställs stora krav både vad gäller att attrahera nya, kompetenta medarbetare; men också att behålla och utveckla befintliga medarbetare. Vi har lagt stort fokus på att tydliggöra roller och ansvar samt att se över arbetssätt. Vi har också rekryterat en ny Verksamhetschef, för att skapa ett nära och tydligt ledarskap. För att kunna vara ett attraktivt alternativ för kompetenta medarbetare tror vi att vi behöver jobba strukturerat och långsiktigt med Employer branding - vårt arbetsgivarvarumärke. Vi behöver också fortsätta vårt arbete med att implementera BITT även som ett internt verktyg. Nämndens årsredovisning 18

19 Sammanfattande analys Vuxna som behöver hjälp av en god man eller förvaltare eller barn som behöver hjälp av en förordnad förmyndare ska känna sig trygga i att de vid behov kan få sådan hjälp. För att säkerställa god hjälp är nämndens informations- och utbildningsinsatser viktiga. Ett ytterligare steg för att nå målen är därför förstärkta insatser för att skapa förenkling och tydlighet. Kraven på kontinuitet och enhetlighet i handläggningsprocessen har förstärkts liksom kraven på rättssäkerhet för den enskilde. Detta behov har tagits om hand genom att en kartläggning och dokumentation av handläggnings- och verksamhetsprocesser har påbörjats men ett fortsatt utvecklingsarbete är av stor vikt Förändringsområden Handläggningstiden behöver kortas ytterligare. Arbetet med insatser för utveckling inom en rad områden inom verksamheten måste fortgå. En del av det arbetet sker inom ramen för projektet Kungsbacka Bemanningssituationen behöver ses över. Ett initiativ har tagits till att utreda ett eventuellt samarbete med andra kommuner. Utredningen presenterar under våren Nämndens årsredovisning 19

20 Kungsbacka