VALNÄMNDEN. Årsredovisning

Transkript

1 VALNÄMNDEN Årsredovisning

2 Innehållsförteckning 1 Året som gått Sammanfattning av året Viktiga händelser Faktorer i omvärlden som påverkat oss under Så här styrs kommunen Uppföljning mål Ökat inflytande Öka valdeltagande Öka valdeltagandet i Europaparlamentsvalet Uppföljning direktiv Säkerställa fullt skydd av förtidsröster, inklusive förvaring Säkerställa att juridisk kompetens finns tillgänglig under valperioden Uppföljning inriktningar Värdegrund Valfrihet Synpunktshantering och kvalitetsdeklarationer Synpunktshantering Ekonomi med kommentarer Uppföljning driftbudget Uppföljning investeringsbudget Intern kontroll Intern kontroll under året Resultat av genomförda internkontroller Nämndens förbättringsåtgärder Analys Sammanfattande analys Förändringsområden Nämndens årsredovisning 2

3 1 Året som gått 1.1 Sammanfattning av året srapport i miljoner kronor Intäkter 0 0 2,3 Kostnader -0,09-0,13-5,3 Netto -0,09-0,13-3,0 Budget, netto 0,18-3,2 Avvikelse -0,09-0,31 0,2 Kommentarer till verksamhet och utfall Det så kallade "supervalåret " är till enda. Valnämnden har fyllt en mycket viktig funktion som ni kan läsa om i avsnitt 1,2 viktiga händelser och kap 2 faktorer i omvärlden som påverkat. Måluppfyllelse beskrivs i kap 4. Den totala kostnaden för att genomöra valet och den ordinarie politiska verksamheten har varit - 5,3 mkr. Det tillsammans med statsbidragsintäkter för genomförande av valet på 2,3 mkr ger ett resultat på -3,2 mkr. I förhållande till budget ger den en positiv avvikelse med +0,2 mkr. Både statsbidrag och kostnader har varit högre än budgeterat. Det är främst kostnader för projektledning och valadministration som har ökat men som kompenserats genom högre statsbidrag. Investeringar Inkomster Utgifter Netto Kommentar till investeringar Budget Avvikelse 1.2 Viktiga händelser Viktiga händelser inom verksamheten var ett "supervalår" Vi genomförde då både val till europaparlamentet den 25 maj och val till riksdag, kommun och landsting den 14 september. För att säkerställa god kvalité och minska sårbarheten kring planering och organisering av valen bedrivs valsamordningen i projektform. Projektet är utformat utefter den projektmodell som används i. En ledstjärna har varit att val är en kommungemensam angelägenhet. Arbetet med valen finns redovisade i en särskild rapport. Viktiga händelser inom personalområdet För att säkerställa god kvalité och minska sårbarheten kring planering och organisering av valen Nämndens årsredovisning 3

4 bedrivs valsamordningen från och med 2013 i projektform. Projektet är utformat utefter den projektmodell som används i. En ledstjärna har varit att val är en kommungemensam angelägenhet. En projektledare från projektkontoret och valsamordnaren på kommunstyrelsens förvaltning har under året arbetat med att knyta resurser till projektorganisationen samt planerat och genomfört alla insatser. Nära samarbete har också skett med en av kommunens kommunikatörer. En person har anställts för att jobba med rekrytering av valarbetare med stöd av verktyget Vals. Under året slutade valsamordnaren sin anställning i men detta gick att lösa snabbt vilket också säkerställde att arbetet kunde fortlöpa utan negativ inverkan. Nämndens årsredovisning 4

5 2 Faktorer i omvärlden som påverkat oss under I samband med planeringen av årets två val har det skett en del mindre lagförändringar. Den valkommitté som jobbat med uppdrag från riksdagen föreslog inga större förändringar inför års val men det finns anledning att tro att det kommer förändringar inför valet För att inte riskera att få göra om val på grund av brister i till exempel lokalutformning, vilket har hänt i andra kommuner, har vi lagt stor vikt vid analys och genomgång av riskfaktorer. Under senare val har förtidsröstningen fått en starkare betydelse vilket påverkar vårt arbete med sorteringen av röster innan valdagen, utkörning av röster under valdagen och antalet röster på onsdagsräkningen. Det innebär att vi måste arbeta på ett annat sätt och organisera fler personer i de olika momenten. Nämndens årsredovisning 5

6 3 Så här styrs kommunen I Kungsbacka har vi valt att styra våra verksamheter med en levande vision, tydliga mål, en gemensam värdegrund. Vi har en tydlig arbetsfördelning mellan politiker och tjänstemän. Det är politikerna i kommunfullmäktige och nämnder som bestämmer vad som ska göras och formulerar inriktning, mål och direktiv för arbetet, medan förvaltningarna bestämmer hur det ska göras i sina genomförandeplaner. Personalen och ekonomin är de tillgångar vi har för att nå dit vi vill och skapa ett bra resultat för kommuninvånarna. I slutändan är uppföljningen viktig för att se om vi når de resultat vi vill om vi följer det som politikerna beslutat om. Det här är Kungsbackas styrmodell Så här tar vi fram budgeten Nämndens årsredovisning 6

7 4 Uppföljning mål Det främsta styrdokumentet i kommunen är Visionen. Där har kommunfullmäktige gett uttryck för hur politikerna vill se kommunens långsiktiga utveckling. Med Visionen som bas, hänsyn tagen till omvärlden och analys av tidigare års uppföljningar beslutar fullmäktige om ett antal prioriterade mål som vart och ett adresseras en eller flera politiska nämnder. Målen är strategiskt viktiga utvecklingsområden som politiken har prioriterat. De är formulerade som den effekt vi vill uppnå. För att kunna följa upp om våra ansträngningar leder till resultat finns mätningar för respektive mål där vi anger ambitionsnivå för varje enskilt år. När vi sedan bedömer måluppfyllelse sker en sammanvägning av utfallen för de kvantitativa mätningarna och en kvalitativ uppföljning som samlas in från nämnderna i samband med delårsrapportering och årsredovisning. Samordning och adressering Det finns alltid en samordnande nämnd med ett särskilt ansvar för varje mål. Övriga nämnder som förväntas bidra till måluppfyllelse kallas adresserad nämnd. Samordnande nämnder ansvarar för att arbetet med målet samordnas inom kommunen sammanställa vad samtliga nämnder gör för att bidra till måluppfyllelse följa upp arbetet och göra en samlad analys bidra aktivt med underlag för utveckling och förbättring av målet Adresserade nämnder ansvarar för att arbeta aktivt med att bidra till måluppfyllelse samverka med övriga berörda nämnder Adresserade nämnders förvaltningar ansvarar för att en genomförandeplan med aktiviteter upprättas som beskriver hur förvaltningen ska arbeta för att bidra till att målen nås följa upp genomförandeplanen och redovisa för nämnden Nämndens årsredovisning 7

8 4.1 Ökat inflytande Beslutats av KF:s formulering Andelen invånare som upplever att de har inflytande ska öka Mätning Målvärd e SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor NII Öka valdeltagande Beslutats av Mätning Målvärd e Valdeltagarstatistik kommunfullmäktige 88,6% 89% Valdeltagarstatistik landstingsfullmäktige 88,1% 84% Valdeltagarstatistik riksdagsval 90,3% 90% 4.3 Öka valdeltagandet i Europaparlamentsvalet Beslutats av Vid det tidigare valet år 2009 var utfallet 48,88%. Mätning Målvärd e Valdeltagarstatistik ,59% 50% Nämndens årsredovisning 8

9 5 Uppföljning direktiv Direktiv är det mest konkreta sätt våra kommunpolitiker styr på. Direktiven beskriver exakt vilka uppgifter som ska utföras under ett eller två år. Direktiv används för att tydliggöra att området är prioriterat, det kan också vara ett sätt att påskynda ett arbete. Direktiv handlar om särskilda frågor som lyfts upp och som ska vara genomförda till en viss tidpunkt. Tjänstemännen har en skyldighet att redovisa för politikerna på vilket sätt man genomfört direktivet. 5.1 Säkerställa fullt skydd av förtidsröster, inklusive förvaring Beslutats av Valnämnden har följt de regler som finns om antal personer i röstningslokalen, lokalens utformning och annan säkerhet. Förtidsrösterna har varje kväll lämnats till stadshuset och förvarats i låst utrymme. Sorteringen har skett i nära anslutning till den låsta förvaringen och transporten till vallokalerna har skett enligt föreskrifter och noggrann planering. Kommunens säkerhetsstrateg har deltagit i förarbete, planering och genomförande av både EP-valet och RKL-valet. 5.2 Säkerställa att juridisk kompetens finns tillgänglig under valperioden. Beslutats av Under förtidsröstningen och den prelimininära rösträkningen har kommunen haft tillgång till kommunjuristen, länsstyrelsens jurist och valmyndighetens expertis. Under valdagen har kommunen haft tillgång till länsstyrelsens jurister, valmyndighetens expertis samt erfaren och sakkunnig personal på valnämndens kansli. Nämndens årsredovisning 9

10 6 Uppföljning inriktningar Kommunfullmäktige beslutar om inriktningen på vårt arbete. Inriktningen handlar om vårt förhållningssätt gentemot kommuninvånarna, helt enkelt vilka värderingar allt vårt arbete ska utgå från. 6.1 Värdegrund Alla som arbetar i ska ge ett gott bemötande och skapa möjligheter för medborgarna att ha inflytande över vår service. Vi ska vara tillgängliga för medborgarna. Med detta skapar vi trygghet. Detta är Bitt, vår värdegrund. Bokstäverna står för Bemötande, Inflytande, Tillgänglighet och Trygghet. Bitt är något alla anställda förväntas känna till och jobba utifrån. Den säger inte exakt hur vi ska arbeta, men det visar tydligt hur politikerna förväntar sig att vi förhåller oss till dem vi är till för. Alla de som har en arbetsledande roll har ett särskilt ansvar för att hålla diskussionen levande i organisationen. Bitt följs årligen upp på en kommunövergripande nivå i samband med kommunens årsredovisning. Så här arbetar vi med Bitt Valnämndens verksamhet genomförs inom Kommunstyrelsens förvaltning där arbetet med Bitt redovisas. 6.2 Valfrihet Nämnderna ska aktivt verka för att skapa ökad valfrihet för våra invånare genom konkurrensutsättning. Nämnderna ska utveckla beställarkompetens och uppföljningskompetens så att god kvalité erhålls samt att kvalitén går att följa upp och jämföra mellan olika utförare och mellan externa utförare och egenregin. Kommentar Frågan är inte aktuell för valnämnden. Nämndens årsredovisning 10

11 7 Synpunktshantering och kvalitetsdeklarationer 7.1 Synpunktshantering Kommentaren Kommentaren är den kommungemensamma process vi har för att fånga upp så många synpunkter som möjligt på vår verksamhet och snabbt ställa tillrätta problem som uppstått för dem vi är till för. Genom att systematiskt använda inkomna synpunkter kan vi ständigt förbättra våra processer och därmed förbättra förutsättningar för medarbetarna att leverera en god kostnadseffektiv service. Kommentaren ska förenkla för invånarna, våra brukare och andra intressenter att lämna klagomål, lämna förslag till förbättringar eller ge oss beröm. Tillsammans med våra kvalitetsdeklarationer ingår Kommentaren i ett system för ständiga förbättringar. Inkomna kommentarer Fördelning av inkomna synpunkter Klagomål Beröm Förslag till förbättring Totalt antal inkomna synpunkter Varav anonyma Varav politiska Antal obesvarade 10 dgr efter besked om mottagande Kommentar Valnämndens verksamhet genomförs inom Kommunstyrelsens förvaltning där synpunktshanteringen också redovisas. Nämndens årsredovisning 11

12 8 Ekonomi med kommentarer 8.1 Uppföljning driftbudget Budgetavräkning nämndbudget Uppföljningsnivå Bokslut 2013 Budget Bokslut Avvikelse Intäkter Kostnader Summa Kommentarer Statsbidragen för valens genomförande blev betydligt högre än budgeterat. Informationen om statsbidragen var sen och budgeten för året lades innan de blev kända. Kostnaderna blev också högre än vad som budgeterats. Beroende på personalförändringar ökade kostnaderna för projektledning och valadministration. Även kostnaderna för valförättare och rösträkning ökade i förhållanade till budget. Resultatet är tkr vilket ger en positiv budgetavvikelse med +233 tkr. 8.2 Uppföljning investeringsbudget Investeringar (belopp i tkr) Bokslut 2012 Bokslut 2013 Årsbudget Bokslut Avvikelse Löpande årliga investeringar Utgifter Övriga investeringar Inkomster Utgifter Netto Kommentarer Valnämnden har inga investeringskostnader. Nämndens årsredovisning 12

13 9 Intern kontroll 9.1 Intern kontroll under året Se punkt Resultat av genomförda internkontroller Beskrivning Åtgärd Uppföljning Driftstopp eller fel i IT-system vid förtidsröstning och inrapportering till Valmyndigheten kan innebära problem för rättssäkerhet och registrering av mottagna röster. Brister i tillämpningen av lagar och föreskrifter i vallokalerna kan medföra omval. En för liten organisation knuten till valen utgör en risk ifråga om sårbarhet vid planeringen och utförandet av valen. Vid val finns inga utrymme för felmarginaler varpå säkerheten vid hantering av valsedlar bör ha hög prioritet. Bemanna IT-jour under förtidsröstning och valdag. Samtliga valförrättare, valsamordnaren och valnämnden bör genomgå utbildning Det valadministrativa arbetet görs mindre sårbart genom att organisera valarbetet i projektform där fler kompetenser kan knytas till specifika ansvarsområden Säkerhetsbrister i vallokaler och vid hantering av röster bör ses över. Genomfört. Genomfört. Genomfört. Genomfört. 9.3 Nämndens förbättringsåtgärder Verksamhetsområden I övrigt följer valnämnden kommunstyrelsens arbete med intern kontroll inför. Ekonomiområden I övrigt följer valnämnden kommunstyrelsens arbete med intern kontroll inför. Nämndens årsredovisning 13

14 10 Analys 10.1 Sammanfattande analys Vi har genomfört två val under detta året och det har skett med mycket gott resultat. Arbetet har skett i projektform vilket har säkerställd en god struktur och väl planerade insatser. Detta säkerställde även arbetet organisatoriskt då fler blev involverade med ansvar och överblick. Arbetet har fungerat väl och inga större problem uppstod. Trots att en nyckelperson lämnade sitt uppdrag gick detta att lösa snabbt vilket också säkerställde att arbetet kunde fortlöpa utan negativ inverkan. Allt arbete är väl dokumenterat och en särskild rapport är sammanställd och redovisad för valnämnden. Alla inblandade personer har gjort ett mycket gott jobb och vi tar med oss många av erfarenheterna detta valår som kunskaper och lärdomar inför nästa valår som är Valdeltagandet ökade vilket vi även hade satt som mål, men om det beror på valnämndens insatser kring information och marknadsföring, samt tillgången på förtidsröstningslokaler är svårt att utröna. Tack vare en god dokumentation och en god bemanning kunde vi förbereda och göra oss redo för det eventuella extraval 2015 som aviserades men sedan avblåstes Förändringsområden Att arbeta i projektform har varit en framgångsfaktor som vi vill ta med till kommande val. Det är oerhört viktigt att inför framtida val planera för en god bemanning och en väl tilltagen ekonomi. Inför kommande val finns en del områden att utveckla: - översyn av vallokaler - översyn av valdistrikt Det vore önskvärt med ett ökat inslag av digital hantering: - digital röstlängd - digitalt röstningsförfarande. Nämndens årsredovisning 14

15 Kungsbacka