Revisionsrapport. inför EU-valet. Halmstads kommun. Bo Thörn Cert. kommunal revisor Augusti 2014

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av valnämndens förberedelser inför EU-valet Halmstads kommun Bo Thörn Cert. kommunal revisor

2 Innehållsförteckning SAMMANFATTNING 1 BAKGRUND 2 UPPDRAG 2 REVISIONSFRÅGA 2 GENOMFÖRANDE 2 IAKTTAGELSER FÖRBEREDELSER 3 VALDISTRIKT 3 ORGANISATION OCH ANSVAR 3 UTVÄRDERING AV VALET UTVÄRDERINGAR 4 ÅTGÄRDER MED ANLEDNING AV UTVÄRDERINGARNA 4 TILLGÅNGEN TILL VALLOKALER 5 INFORMATION TILL ALLMÄNHETEN 6 VALNÄMNDENS INFORMATION 6 KOMMUNSTYRELSENS DEMOKRATIUTVECKLING 6 REKRYTERING OCH UTBILDNING AV RÖSTMOTTAGARE 7 MÖJLIGHETER ATT FÖRTIDSRÖSTA OCH INSTITUTIONSRÖSTA 7 IAKTTAGELSER - ERFARENHETER 9 UTVÄRDERING OCH ERFARENHETER AV EU-VALET 9 REKRYTERING OCH UTBILDNING AV RÖSTMOTTAGARE 9 ORGANISATION OCH ANSVAR 10 UTVÄRDERING OCH ÅTGÄRDER 10 TILLGÅNG TILL VALLOKALER 10 INFORMATION TILL ALLMÄNHETEN 10 MÖJLIGHETER ATT FÖRTIDSRÖSTA 10 REVISIONELL BEDÖMNING 12 REVISIONSFRÅGAN BESVARAS 12 UTVÄRDERING AV VALET TILLGÅNGEN TILL VALLOKALER OCH RÖSTMOTTAGARE 12 INFORMATION TILL ALLMÄNHETEN SAMT UTBILDNING AV RÖSTMOTTAGARE 12 MÖJLIGHETER ATT FÖRTIDSRÖSTA OCH INSTITUTIONSRÖSTA 13 Augustil 2014 Halmstads kommun

3 Sammanfattning Revisorerna i Halmstads kommun har gett i uppdrag att granska valnämndens förberedelser inför EU-valet Revisionsfrågan för granskningen är: är valnämndens förberedelser inför valet ändamålsenligt? Granskningen omfattar utvärderingen av erfarenheter från valet 2010, tillgång till vallokaler och röstmottagare, information till allmänheten, rekrytering och utbildning av röstmottagare samt möjligheterna att förtidsrösta. Vårt svar på revisionsfrågan är att Valnämndens förberedelser inför EU-valet i maj 2014 är ändamålsenligt. Vi motiverar svaret med att utvärdering av förra valet har tagits till vara och att det funnits en systematik i förbättringsarbetet samt att framförhållning förbättrats. Utvärderingen har legat till grund för att förbättra rutiner, riktlinjer och stödjande informationsmaterial, arbetssätt, personella resurser och samarbete med partier och övriga kommunala förvaltningar. Vidare kan vi konstatera att: Valnämnden bör ha egen budget, bland annat för att ansvar för verksamhet och budget ska vara tydlig. Idag ingår Valnämndens budget i Servicenämndens budget. Tillgången till vallokaler och röstmottagare har varit tillräcklig. Värderingar av lokalernas lämplighet görs vid varje valtillfälle. Valnämnden har informerat allmänhet om valet genom flera olika kanaler. Kommunstyrelsens har också genomfört ett aktivt arbete för att informera om valet. Samtliga röstmottagare har genomgått utbildning eller tillgodogjorts sig information på annat sätt. Möjligheten att förtidsrösta har funnits på 18 ställen i kommunens samt genom kommunala bud. Möjligheten att rösta via kommunala bud har ökat antal röster i jämfört med tidigare institutionsröstning. Halmstads kommun 1 av 13

4 Bakgrund Uppdrag Valnämnden är en obligatorisk nämnd och lokal valmyndighet som fullgör de uppgifter som regleras i vallagen samt lagen om kommunala folkomröstningar. Valnämndens uppgift är att svara för genomförandet av allmänna val till riksdag, regioner, landsting, kommunfullmäktige, val till Europaparlamentet samt folkomröstningar och eventuella extraval. Nästa val är den 25 maj till EU-parlamentet och de allmänna valen är den 14 september. Revisorerna i Halmstads kommun har gett i uppdrag att granska valnämndens förberedelser inför EU-valet Enligt revisorernas riksbedömning är det högst väsentligt att alla förberedelser och rutiner säkrar en tillförlitlighet i valen. Revisionsfråga Revisionsfrågan för granskningen är: är valnämndens förberedelser inför valet ändamålsenligt? Revisionskriterier Revisionskriterierna för denna granskning har hämtats ur följande: Vallagen Reglementen Med utgångspunkterna från dessa har följande revisionskriterier formulerats: Nämnden har utvärderat hur verksamheten fungerade i valet 2010 Valnämnden har säkrat tillgången till vallokaler och röstmottagare Valnämnden har informerat allmänheten samt rekryterat och utbildat röstmottagare Valnämnden har tillgodosett möjligheterna att förtidsrösta och institutionsrösta Genomförande Granskningen avgränsas till valet till Europaparlamentet 25 maj. Granskningen omfattar två delar. Den första delen avser förberedelsearbetet och sker under i början av år Den andra delen avser erfarenheter av genomfört val och genomförs efter valet till Europaparlamentet. I denna rapport redovisas granskningens delar var för sig. I granskningen har vi tagit del av styrande dokument inom Valnämndens ansvarsområde. Vi har intervjuat ordförande och vice ordförande i Valnämnden, tjänstemän på valkansliet samt målsamordnare för Målområdet demokrati och dialog. Halmstads kommun 2 av 13

5 Iakttagelser förberedelser Valdistrikt Inför valen 2014 har indelningen av valdistrikten setts över (KF ) och godkänts av länsstyrelsen. Enligt vallagen ska ett valdistrikt omfatta mellan och röstberättigade. Halmstads kommun har tagit sikte på att skapa valdistrikt med omkring röstberättigade. Antal valdistrikt har utökats från 50 till 56. Det största distriktet är Andersberg med röstberättigade. De minsta distrikte är Tönnersjö med 339 och Sennan-Skavböke med 368 röstberättigade. Enligt vallagen går den nedre gränsen för antalet röstberättigade vid 300. Organisation och ansvar Enligt vallagen ska det i varje kommun finnas en valnämnd som är lokal valmyndighet med ansvar för frågor om val. Enligt Valnämndens reglemente ansvarar nämnden för uppgifter vid val till riksdagen, landstingsfullmäktige, kommunfullmäktige, EU-parlamentet samt för genomförande av folkomröstningar. Valnämnden består av sju ledamöter och sju ersättare. Valnämnden har lagt fast en delegationsordning för Nämnden har delegerat till förvaltningschefen att besluta när det gäller: att anställa valsamordnare röstmottagare vid förtidsröstning, institutionsröstning och valdagen lokaler vid förtidsröstning, institutionsröstning och valdagen ekonomiärenden Servicenämnden svarar, enligt sitt reglemente, för Valnämndens kansli. Valkansliet bemannas inför varje val. Vid det första granskningstillfället, i april, bestod kansliet av en heltids valsamordnare samt en controller som anlitas på timmar. Bemanningen utökades efterhand, bland annat med logistikansvarig, distributörer och med stöd från jurist. Under själva valdagen var cirka 30 personer engagerade på Valkansliet. Medel för valkansliet finns inom Servicenämndens budget. Budgeten för år 2014 uppgår till 3.2 miljoner kronor och avser Valnämnden, valkansliet samt övriga kostnader för EU-valet och de allmänna valen. Valnämnden köper tjänsterna från Servicenämnden. Kostnaderna för de tillkommande valdistrikten samt för det utökande obligatoriska utbildningskravet för samtliga röstmottagare har inte tagits med i budget, varför ett visst överskridande antas. Överskridandet beräknas till cirka kronor. Kommunstyrelsen har, enligt sitt reglemente, ansvaret för arbetet med demokratiutveckling. Halmstads kommun 3 av 13

6 Utvärdering av valet 2010 Utvärderingar Det allmänna valet 2010 har utvärderats genom en enkät till röstmottagare samt i frågan om hanteringen av förtidsröster. Enkäten var ställd till ordförande, vice ordförande, röstmottagare (för valdagen, institutionsröstning respektive förtidsröstning) och rösträknare. Frågorna handlar om information om uppdraget, förkunskaper och utbildningar, bemanning och schema, vallokalen, incidenter samt vad som i övrigt fungerade bra respektive dåligt. Överlag svarade respondenterna positivt på frågorna. I de kommentarer om oförutsedda händelser och störningar anges vissa konkreta brister som har att göra med förberedelser och planering. Exempel är för få valsedlar, att larm i lokalerna startade och att valarbetare fanns inne i vallokaler. Utvärderingen av förtidsröstningen var föranledd av att 238 röster som lämnades i rådhuset under valdagen inte kunde levereras till väljarnas hemkommuner. Nya rutiner skapades med delvis ny personal inför EU-valet 2009 som även gällde för 2010 års allmänna val. De omständigheter som haft betydelse för misstaget anges vara brister på skrivna detaljerade rutiner och att bemanningen var stramt tilltagen. De förslag på åtgärder som lämnades i utvärderingen inför nästa val var: Rutiner ses över och checklistor för varje arbetsuppgift förtydligas. Valarbetet ska vara en kommungemensam angelägenhet. Valkansliets personal bör friläggas från ordinarie arbetsuppgifter. Loggbok förs av varje medarbetare. Checklista upprättas för varje moment och kombineras med avvikelserapportering. Samma hämtningsrutin ska tillämpas för söndagens förtidsröstning som alla andra dagar med förtidsröstning. Valdagens förtidsröstning ska ske i lokal skild från valkansliet. Förtidsröstningen bör avslutas i god tid innan ordinarie vallokal stängs. Åtgärder med anledning av utvärderingarna Enligt intervjuerna har planeringen av detta årets val förbättrats. Vid valet 2010 var de personella resurserna otillräckliga, arbetsfördelningen var ojämn och personerna utförde samtidigt ordinarie arbetsuppgifter. Samtidigt var rutinerna inte utvecklade och det brast i hanteringen av förtidsröstningen. Denna gång är valsamordnare befriade från ordinarie arbetsuppgifter, planeringen har börjat tidigare och mer tid kan ägnas åt att planera förberedelserna. Valkansliet hade möjlighet att anlita fler personer om det behövs. Budgeten anges vara realistisk. Den översiktliga planeringen inför EU-valet var: Åtgärd Valadministrativt system Valdistrikt Vallokaler Bemanning Start 2013, månad Mars April Juni November Halmstads kommun 4 av 13

7 Material Logistik Utbildning Sortering Val Start 2014, månad Februari Februari April Maj Maj De förberedelser och den planering som gjordes inför EU-valet är samtidigt en planering inför de allmänna valen i september. Inom valkansliet genomfördes veckovisa möten för att stämma av planeringen. Valkansliet hade regelbundna avstämningar med ordförande och vice ordförande i Valnämnden. Enligt intervjuer var det väsentligt lättare för personer idag i Valkansliet att få förståelse hos övriga kommunala verksamheter för de behov som valarbetet kräver. Ett kommungemensamt projekt tillsattes med ambitionen att alla verksamheter ska hjälpa valkansliet. Förankringen hos verksamma politiker och tjänstemän i kommunen uppges ha varit väsentligt bättre. SKL och Valmyndigheten har bidragit till att skapa en plattform för diskussioner med andra kommuner. Ett nätverk med valsamordnare från kommunerna i Halland har bildats och Valnämnden har egna träffar med representanter från de andra kommunerna i Halland. Enligt intervjuerna är Valnämnden mer aktiv inför detta val. Följande riktlinjer, checklistor och riskanalys har utarbetats: Riktlinjer samt en praktisk guide har tagits fram för de deltagande partiorganisationerna. Valnämnden har beslutat om instruktioner för valsedlar och valsedelsställ. En detaljerad aktivitetslista och en kompletterande checklista som omfattar: o förberedelser: källor, fysiska förutsättningar, valsamordnare, personal valkansliet, material, logistik och sortering o avslut: personal och insamling o efterarbete: utvärdering, personal och förberedelser nästa val o riskarbete Riskanalysen omfattar områdena personal, arbetsprocesser, material och logistik, förutsättningar, lokaler, teknik, kommunikation, hotbilder samt avslut och efterarbete. I riskanalysen har en bedömning gjorts av den egna förmågan att hantera riskerna. Exempel på händelser vid förra valet är brand, strömavbrott och problem med larm. Stadskontoret har kompletterat riskanalysen med hotbild för politiker och anställda. Vidare har Valmyndigheten tagit fram en handbok med kalendrar som stöd för planering av aktiviteter och med checklistor. Tillgången till vallokaler Kommunerna ska enligt vallagen se till att det finns lämpliga vallokaler utifrån lokalisering, tillgänglighet och öppethållande. För varje valdistrikt ska det finnas en val- Halmstads kommun 5 av 13

8 lokal. Vallokalerna ska bland annat möbleras så att ordförande har god överblick i lokalen och så att röstande kan rösta bakom valskärm utan risk för att valhemligheten undanröjs. Tillgängligheten till vallokalerna anges vara god. Valkansliet samverkade med vaktmästare för att försäkra sig om tillgängligheten till vallokalerna. Valkansliet disponerade fyra lokaler för förberedelser, bland annat för att sortera alla valsedlar för distribution till vallokalerna. Förtidsröstningen utfördes i bland annat biblioteken. Röstning via kommunala bud kunde ordnas för personer på äldreboenden, inom kriminalvården och motsvarande via lokala bud utsedda av Valnämnden. Detta kallades tidigare institutionsröstning. Under valnatten ställdes en lokal centralt i kommunen i ordning för att ta emot valsedlar från alla vallokaler. Valnämndens preliminära rösträkning genomfördes onsdagen efter valdagen. Vid detta tillfälle behandlades de röster som gjorts i andra kommuner och utomlands samt valkuvert som inte blivit godkända i vallokalen. Resultatet och allt material skickades sedan till länsstyrelsen. Information till allmänheten Valnämndens information I Halmstads kommun finns röstberättigade. Vid förra valet till EU var röstdeltagandet 46,7 procent. Information till allmänheten finns på kommunens hemsida (halmstad.se/val). Där finns också allmänt informationsmaterial som Valmyndigheten tagit fram, bland annat i lättläst version. Valkansliet annonserade om valet i lokalpressen och ordnade skyltning för att hitta till vallokaler. Enligt intervjuer var det relativt ofta som personer från allmänheten ställde frågor genom att ringa eller mejla till valkansliet. Valnämnden bjöd in valledare för de olika partierna för information och diskussion om roller och genomförande av valet. Initiativet var föranlett av oklarheter som uppstod i vallokalerna vid förra valet. Kommunstyrelsens demokratiutveckling Enligt kommunstyrelsens verksamhetsplan för 2014, inom målområdet Demokrati och dialog, anges verksamhetsmålet ökat valdeltagande i de allmänna valen Med ökat valdeltagande avses högre valdeltagande än vid valet Kommunstyrelsens ledningsgrupp tillsatte en arbetsgrupp i oktober 2013 med uppgift att öka valdeltagandet. I arbetsgruppen ingår representanter för folkbiblioteken, medborgarservice i Andersberg, äldrelots, kommunikatör och samordnare från stadskontoret. Den väsentligaste uppgiften för arbetsgruppen är att samordna aktiviteter som förvaltningar genomför, hålla samman information och skapa en enhetlig profil så att det framgår klart att Halmstads kommun svarar för informationen. Halmstads kommun 6 av 13

9 Även om målsättningen avser det allmänna valet i september genomfördes aktiviteter inför EU-valet. Målgrupperna för aktiviteterna är främst unga personer och personer i de bostadsområden där valdeltagandet varit lågt. Följande aktiviter genomförs: Tre valambassadörer har anställts. Dessa besöker bland annat gymnasieskolor, bibliotek och föreningar med syfte att skapa direktkontakt med personer. Vid valet 2010 arbetade så kallade kulturvärdar med att öka valdeltagandet på Andersberg. Det är erfarenheterna från denna aktivitet som tas tillvara och utökas. Aktiviteten ideologicafé riktar sig mot unga personer. Partier kommer att bjudas in till samtal på stadbibliotek och andra ställen i kommunen. Vidare genomför Europa Direkt Halland aktiviter för att informera om EU-valet. Rekrytering och utbildning av röstmottagare Totalt var omkring 400 röstmottagare verksamma under valdagen. I vallokalerna ska det finnas en ordförande, en vice ordförande samt 4-6 röstmottagare beroende på valdistriktets storlek. Efter att vallokalen har stängt kan dessutom rösträknare anlitas. En röstmottagare får ett arvode på 2 2oo kronor för valdagen, ordförande och vice ordförande kronor. Rekryteringen startade hösten De vanligaste sätten att rekrytera röstmottagare är genom mun-till-mun-metoden och genom att anmäla sitt intresse via kommunens hemsida. De grundläggande kraven som ställs på röstmottagare är att personen bland annat ska vara röstberättigad, kunna göra sig förstådd på svenska, och kunna räkna. Samtliga 400 röstmottagare genomgick utbildning under maj månad. Länsstyrelsen har tidigare haft en aktiv roll i utbildning av röstmottagare men medverkade inte inför detta val. Allmän information om valen finns på en film som Valmyndigheten tagit fram. Denna kompletterades med information om lokala föreskrifter samt om service och bemötande. Valkansliet genomförde utbildningar med stöd av jurist från stadskontoret. Ordförande och vice ordförande i vallokalerna samt personer som ingick i valkansliet har fått en egen mer omfattande utbildning. Enligt intervjuerna är det viktigt att röstmottagarna får en kontinuerlig information från Valkansliet. Möjligheter att förtidsrösta och institutionsrösta Sedan 2006 ansvarar kommunerna för förtidsröstningen, tidigare kallad poströstning. Denna sker vanligtvis i ett mindre antal röstningslokaler eller genom lantbrevbärare och påbörjas 18 dagar före valdagen samt pågår under valdagen. Under förtidsröstningen finns ingen koppling mellan väljare och röstningslokal, det går att förtidsrösta var som helst i hela landet. Förtidsröstningen är möjlig med start 18 dagar innan valdagen. Det kommer att vara möjligt att rösta på totalt 18 ställen i kommunen, samtliga folkbibliotek, några Halmstads kommun 7 av 13

10 skolbibliotek samt bokbussen. Röstmottagare var den ordinarie bibliotekspersonalen samt ytterligare 50 personer. Det var också möjligt att förtidsröstning via kommunala bud. Dessa utses av Valnämnden den 16 april och arbetade två och två. Valkansliet gjorde upp ett schema i samarbete med Hemvårdsförvaltningen och Kriminalvården. Även privata utförare för särskilda boende omfattades av planeringen. Röster som avgetts i förtidsröstningen hämtades samma dag som lokalen haft öppet för röstning. Fem chaufförer och fem medföljare anlitades för att hämta valkuverten, där det alltid var två chaufförer i varje bil. Valkuverten lämnades till valkansliet, registrerades och förvarades i brandsäkert skåp på Rådhuset. Halmstads kommun 8 av 13

11 Iakttagelser - erfarenheter Utvärdering och erfarenheter av EU-valet Valkansliet genomförde en utvärdering av EU-valet i juni månad. Underlag har hämtats in via enkät till röstmottagare och bibliotekpersonal, genomgång med partiernas valledare samt ledamöternas besök i vallokalerna under valdagen. Överlag har det förekommit färre frågor under den period valet genomfördes än i tidigare val. Antalet incidenter som inträffat har varit få. På valdagen fungerade inte valkansliets telefon på morgonen, vid en vallokal inträffade en ordningsfråga och i en annan öppnade vallokalen för förtidsröstning senare än planerat. Ingen röstberättigad har behövt avstå från att rösta. Enligt valledarnas erfarenheter har EU-valet fungerat bra. Genom att partiernas valarbetare och kommunens röstmottagare fått samma information så har dialogen i valdistrikten underlättats. Motsvarande genomgång kommer att hållas i oktober efter att de allmänna valen har genomförts. Samarbetet med andra förvaltningar i kommunen beskrivs ha fungerat mycket bra. Med stöd av kommunens ledning ses valet idag mer som en kommungemensam angelägenhet. Den interna informationen anges ha varit svårast. Rekrytering och utbildning av röstmottagare Enligt intervjuerna har rekryteringen av röstmottagare fungerat väl. Antal avhopp av röstmottagare var förhållandevis stort. Valkansliet ägnade därför mycket tid åt att ändra schema och kalla in reserver. Samtliga reserver har haft utbildning. En anledning till avhoppen är att personer som bemannar lokaler för förtidsröstning har andra arbeten. Inför nästa val kommer Valnämnden att överväga möjligheten att minska avhopp genom att rekrytera fler röstmottagare bland anställda inom kommunen. Röstmottagare har haft tillgång till en webbplats med informationsmaterial, utbildningsmaterial, arvoden mm. I webbplatsen fanns också en meddelandefunktion för kommunikation med valkansliet. Enligt enkäten har samtliga röstmottagare deltagit i utbildningen eller inhämtat motsvarande kunskaper på annat sätt. Drygt 96 procent anger att utbildningen gav dem tillräcklig information för uppdraget. Samtliga personer som kommer att vara röstmottagare i höstens allmänna val kommer att få utbildning. Halmstads kommun 9 av 13

12 Organisation och ansvar Enligt intervjuerna har beslut i förberedelse och genomförande fungerat enligt delegationsordning. I många ärenden fanns ett nära samarbete mellan valkansliet och Valnämndens presidium. Dialogen och informationsutbytet var frekvent. Kansliets bemanning har varierat och som mest uppgått till 6 personer. Dagarna efter valet genomfördes ett arbete med att lämnas över rösterna till länsstyrelsen. Bland annat behandlades omkring valsedelar, förstidsröster och röster som personer i valdistrikten bedömt vara osäkra. Antal valsedlar som tillhör annan kommun uppgick till cirka 400. Enligt enkäten anger 77 procent av röstmottagarna att valkansliet fungerade bra. De som anger att valkansliet fungerade mindre bra uppgav att det inte kom fram per telefon tidigt på morgonen. Tillgången till information på webbplatsen och bemanning (schema och arbetsrotation) uppges ha fungerat väl. Uppföljning och rapportering av kostnader sker till Servicenämnden. Redovisningen gör det möjligt att följa upp kostnaderna för Valnämnden, valkansliet, förtidsröstning samt valförrättning. Utvärdering och åtgärder De åtgärder som genomfördes med anledning av erfarenheter från föregående val har, enligt intervjuerna, fungerat väl. Enligt enkäten inträffade få oförutsedda händelser, bland annat att larm sattes igång, några tillfällen där personer stört verksamheten och att någon inte hittade material vid dagens början. De övriga synpunkter som lämnas är överlag positiva. Tillgång till vallokaler I detta val fanns lokaler som tidigare inte har använts som vallokal. Med erfarenheter från EU-valet kommer en eller två vallokaler att bytas ut. Vid de allmänna valen kommer förtidsröstningen att flyttas från Rådhuset till Alla Hjärtans Hus, där tillgängligheten är bättre. Information till allmänheten Valdeltagandet blev högre än vid förra valet, 50,2 procent. Skyltningen till någon enstaka vallokal kommer att ses över. I några valdistrikt där det funnits fler vallokaler inom samma byggnad har guider funnits med uppgift att hjälpa röstande att hitta rätt. Detta beskrivs ha fallit väl ut. Möjligheter att förtidsrösta Förutom i lokaler för förtidsröstning har det varit möjligt att rösta via kommunala bud. Kommunala bud har också besökt Hallands sjukhus Halmstad och det har varit möjligt att boka kommunala bud för att rösta i privata hem. Drygt 200 röster har kommit in via kommunala bud, i jämförelser med cirka 30 röster i institutionsröstningen vid förra valet. Modellen med kommunala bud kommer att fortsätta inför Halmstads kommun 10 av 13

13 höstens allmänna val. Avsikten är att förbättra informationen för att nå än fler personer. Inför de allmänna valen planerar Valnämnden att införa någon form av mobil röstningslokal. Genom att söka upp platser och röstberättigade kan man öka benägenheten att rösta. De som har arbetat med förtidsröstning har fått en fråga om förbättringar. Några anger att informationen utanför och i lokalerna kan förbättras. Halmstads kommun 11 av 13

14 Revisionell bedömning Revisionsfrågan besvaras Revisionsfrågan för granskningen är: är Valnämndens förberedelser inför valet ändamålsenligt? Vårt svar på revisionsfrågan är att Valnämndens förberedelser inför EU-valet i maj 2014 är ändamålsenligt. Vi motiverar svaret med att utvärdering av förra valet har tagits till vara och att det funnits en systematik i förbättringsarbetet samt att framförhållning förbättrats. Vi lämnar här följande kommenterar till granskningens revisionskriterier. Utvärdering av valet 2010 De utvärderingar som gjordes av valet 2010 har legat till grund för att förbättra rutiner, riktlinjer och stödjande informationsmaterial, arbetssätt, personella resurser och samarbete med partier och övriga kommunala förvaltningar. Ansvar, delegation och organisation är tydliga. Möjligheten att följa kostnaderna för verksamheten är tillräcklig. Valnämndens budget ingår som en del i Servicenämndens budget. Erfarenheter har tagits tillvara i planeringen av valen för Sammanfattningsvis bedömer vi att revisionskriteriet är uppfyllt. Vi vill dock framhålla att Valnämnden bör ha egen budget, bland annat för att ansvar för verksamhet och budget ska vara tydlig. Tillgången till vallokaler och röstmottagare Tillgången till vallokaler och lokaler för rösträkning har varit tillräcklig och fungerat tillfredsställande. Till detta val var en del lokaler nya. Värderingar görs vid varje valtillfälle och inför de allmänna valen kommer några av lokalerna att ersättas med andra. Rekryteringen av röstmottagare har fungerat väl och antalet reserver varit tillräcklig. Sammanfattningsvis bedömer vi att revisionskriteriet är uppfyllt. Information till allmänheten samt utbildning av röstmottagare Valnämnden har informerat allmänhet om valet genom flera olika kanaler. Kommunstyrelsens har också genomfört ett aktivt arbete för att informera om valet. Samtliga röstmottagare har genomgått utbildning eller tillgodogjorts sig information på annat sätt. Halmstads kommun 12 av 13

15 Sammanfattningsvis bedömer vi att revisionskriteriet är uppfyllt. Möjligheter att förtidsrösta och institutionsrösta Möjligheten att förtidsrösta har funnits på 18 ställen i kommunens samt genom kommunala bud. Möjligheten att rösta via kommunala har ökat antal röster i jämfört med tidigare institutionsröstning. Sammanfattningsvis bedömer vi att revisionskriteriet är uppfyllt. 26 augusti 2014 Bo Thörn Projektledare Carl-Magnus Stenehav Uppdragsledare Halmstads kommun 13 av 13