SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(12)

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(12) Plats och tid Bysjön, kommunhuset, Kl Beslutande Ledamöter Peder Griph (S) Marianne Sandberg (M) Kerstin Gustafsson (S) Anita Lindberg (M) Anna Turesson (C) Tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Ersättare Anki Sjöö-Törner (S) Närvarorätt Övriga närvarande Lisbeth Schoultz, handläggare Justering Utses att justera Marianne Sandberg Justeringens plats och tid Kommunhuset, Justerande paragrafer Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerare Lisbeth Schoultz Peder Griph Marianne Sandberg ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Underskrift Överförmyndarkontoret Lisbeth Schoultz

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 2(12) Förteckning över överförmyndarnämndens ärenden Ärende Sidnummer 36 Information - överförmyndare i samverkan 3 37 Ekonomi - uppföljning 5 38 Information från verksamheten 6 39 Information - förlängnng av avtal för juristsupport 7 40 Länsstyrelsens inspektionsprotokoll - återrapportering 8 41 Beslut budget Tecknande av avtal - överförmyndare i samverkan (ÖVIS) 12 Ordförandes

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 3(12) 36 Information Överförmyndare i samverkan (ÖVIS) s beslut godkänner redogörelsen. har antagit ett inriktningsbeslut att verka för ett gemensamt överförmyndarkontor för Vimmerby, Kinda, Ydre och Åtvidabergs kommuner. Sedan den 1 januari 2013 samverkar Vimmerby kommun och Kinda kommun kring en gemensam överförmyndarverksamhet. Verksamheten är förlagt till Vimmerby och Vimmerby kommun är också anställningsmyndighet för verksamhetens personal. Bakgrunden till denna samverkan var främst att båda kommunerna hade behov av att minska sårbarheten genom att t ex säkerställa tillgången till erforderlig kompetens, att skapa bättre förutsättningar för en god kontinuitet i verksamheten samt att underlätta rekrytering och kompetensutveckling av ställföreträdare. Mellan Vimmerby, Kinda, Åtvidabergs och Ydre kommuner har diskussioner förts under en tid om möjligheten att utöka överförmyndarsamverkan. En anledning till denna diskussion är att både Åtvidabergs kommun och Ydre kommun står inför pensionsavgångar och därför behöver se över sina överförmyndarorganisationer. För Vimmerby kommuns och Kinda kommuns del skulle en utökad samverkan innebära att verksamheten stärks ytterligare på sätt som beskrivits främst genom att ytterligare handläggartjänst tillförs verksamheten. Vimmerby kommun och Kinda kommun samverkar idag genom avtal om gemensam tjänstemannaorganisation. Denna organisationsform bedöms fungera mycket väl och föreslås därför gälla även vid en utökad samverkan. I syfte att göra det enklare att hitta gemensamma synsätt föreslår utredningen att de tre kommuner som har överförmyndarnämnd (Vimmerby, Kinda och Åtvidabergs kommuner) i stället går över till att ha överförmyndare. Kommunernas överförmyndare bör sedan bilda ett gemensamt organ (i andra samverkansområden kallat överförmyndarråd) där gemensamma frågor kan diskuteras. Ytterligare fördelar med att gå över till överförmyndare är att beslutsprocessen är kortare om man har överförmyndare jämfört med om man har nämnd och att tid frigörs för handläggarna genom att något nämndadministrativt arbete inte längre behöver utföras. Kommunledningsförvaltningen föreslår att frågan om övergång från överförmyndarnämnd till överförmyndare ska lyftas in i utredningen om framtida politisk organisation som är tillsatt inför mandatperioden Ordförandes

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 4(12) Val av överförmyndare eller ledamot i överförmyndarnämnd och ersättare väljs för fyra år, räknade från och med den 1 januari året efter det år då val i hela riket ägt rum. Ett beslut om att gå från överförmyndarnämnd till överförmyndare måste sålunda antas före En utvärdering av kommunfullmäktiges beslut ska ske före mandatperioden utgång. Ordförandes

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 5(12) 37 Ekonomi - uppföljning s beslut godkänner redovisningen Verksamhetens utfall per den 30 april redovisas för nämnden. Verksamheten har förbrukat 466 tkr av tilldelad ram uppgående till tkr. Det motsvarar en förbrukning på 37,1 %. Riktvärde för april månad är 33,3 %. Förbrukningen ligger högre än riktvärdet då en del årsräkningar redan hunnit granskats och att arvoden av den anledningen redan betalats ut. Överförmyndarkontoret prognostiserar att nämnden kommer att hålla budget. Ordförandes

6 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 6(12) 38 Information från verksamheten s beslut godkänner redovisningen. Hittills har behovet av ställföreträdare kunnat tillgodoses vid byten och nya ärenden. Ytterligare information lämnas vid mötet. Ordförandes

7 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 7(12) 39 Förlängning av avtal för juridisk rådgivning s beslut godkänner redogörelsen. Överförmyndarkontoret informerar om att avtalet avseende juridisk rådgivning förlängs t o m , enligt bilaga. Ordförandes

8 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 8(12) 40 Länsstyrelsens inspektionsprotokoll Länsstyrelsens inspektionsprotokoll från tillsynsbesök s beslut godkänner redovisningen. Överförmyndarkontoret återrapporterar vilka åtgärder som vidtagits med anledning av länsstyrelsens påpekanden. Länsstyrelsen företog den 31 maj 2013 inspektion av överförmyndarnämnden i Åtvidabergs kommun. Jonas Fredriksson och Lisbeth Schoultz representerade överförmyndarkontoret vid tillsynen. Länsstyrelsen har granskat åtta akter. Granskningen har huvudsakligen avsett de två senaste åren. Länsstyrelsen konstaterar att det råder bättre ordning i de granskade akterna sedan införandet av verksamhetssystemet i Wärna. Ibland dröjer det dock för lång tid emellan handlingarnas ankomst och diarieföring. Diarieföring ska ske utan dröjsmål. Länsstyrelsen anser att den mall som kansliet använder för specificering av arvodet till ställföreträdarna är otydlig. Länsstyrelsen har i sin granskning ytterligare påpekanden. Till exempel saknas det ursprungliga förordnandet i ett ärende som är överflyttat från Finspångs kommun till Åtvidabergs kommun. I en akt om förmynderskap framgår uppgifter om syskon till den omyndige som bör maskeras. Överförmyndarkontoret konstaterar att länsstyrelsens påpekanden överlag får anses vara enkelt avhjälpta. s handläggning De påpekanden som länsstyrelsens gjort är av rent administrativ art. Enligt överförmyndarnämndens bedömning föreligger ingen risk för att huvudmännen ska kunna drabbas av rättsförluster. Bristerna är av sådan karaktär att de med små medel ska kunna avhjälpas. Överförmyndarkontoret ska återrapportera vilka åtgärder som vidtagits med anledning av länsstyrelsens påpekanden. Nedan redovisas de åtgärder som kansliet vidtagit med anledning av genomförd stickprovsgranskning Ordförandes

9 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 9(12) Generell synpunkter 1. Diarieföring ska ske utan dröjsmål. Överförmyndarkontoret har inget att erinra mot påpekandet utan ska arbeta för att samtliga inkomna handlingar diarieförs utan dröjsmål. 2. Att det sällan framgår av akten om arvodesbeslutet är skickat till huvudmannen. I vissa fall är det svårt att bedöma huruvida huvudmannen förstår vad saken gäller. I de fall handläggaren känner sig osäker på om huvudmannen förstår vad saken gäller lägger handläggaren med en kopia till ställföreträdaren, i samband med granskningen av årsräkningen, som får bedöma ifall huvudmannen ska ta del av förslaget. Merparten av arvodesbesluten kommuniceras inte eftersom huvudmannen inte förstår vad saken gäller. Det berör bl a personer som bor på boende och institution. 3. s mall för specificering av arvodet är otydlig använder Wärna som administrativt stöd och Länsstyrelsen anser att det av mallen ska gå att se samtliga tre delar i uppdraget nämligen sörja för person, ekonomisk förvaltning samt bevaka rätt. Detta är nu åtgärdat i systemet och mallen har ändrats så att alla tre delar i uppdraget är synliga. Påpekande avseende stickprovsgranskning av akter 4. För höga belopp på transaktionskontot i samband med granskningen av årsräkningar. Vid granskning av årsräkningar ska handläggaren vara uppmärksam på om det inte finns för mycket pengar på ett transaktionskonto. När det upptäcks att det finns för mycket pengar på kontot ska handläggaren skicka ut ett brev till ställföreträdaren med en uppmaning att flytta pengar till ett spärrat konto som ger mer avkastning. En rutin som börjar falla på plats och som visat sig fungera. 5. Omprövning av förvaltarskap. ska enligt föräldrabalken årligen pröva huruvida ett förvaltarskap ska kvarstå eller ej. skickar i början av varje år ut begäran om yttrande angående förvaltarskap vilket visat sig vara en rutin som fungerar bra. 6. Aktbilageordningen är inte i kronologisk ordning Orsaken till detta beror på en fördröjning i den faktiska diarieföringen och därmed lett till oordning. Inkommande post ska diarieföras utan dröjsmål vilket ibland visat sig vara svårt att få till stånd. Posten öppnas och ankomst stämplas av kommunkansliets registrator. Vid vissa tillfällen som semester, kurser m fl kan inte posten diarieföras direkt i Wärna samma dag som den ankomst stämplas. För handläggaren innebär det att denne måste ändra datum i Wärna för att det ska stämma med ankomstdatumet på den inkomna handlingen. Efter Länsstyrelsens granskning har handläggaren varit uppmärksam på detta och ändrat datum då det behövts. 7. Uppgifter om andra huvudmän bör maskeras Åtgärdat. Ordförandes

10 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 10(12) 8. Inställning i Wärna I samband med att administrativa stödsystemet infördes lades samtliga akter upp i Wärna. Dagboken uppdaterades med anordnandet som fick då dnr 0 men handling i akten saknades. Detta är nu åtgärdat. 9. Otydlighet angående förvaltarskap Ärendet har överflyttats från Finspångs kommun och förordnandet saknades i akten. Av tingsrättens beslut framgår dock att ställföreträdarskapet omfattar dels förvaltarskap för uppdraget förvalta egendom dels godmanskap för uppdragets delar bevaka rätt och sörja för person. Handläggaren uppmärksammade inte detta i samband med överflyttandet men nu har justering av uppdraget skrivits in i Wärna så att det att framgå av de registerutdrag som skrivs ut hur ställföreträdarskapet ser ut. Förordnandet hann aldrig begäras från tingsrätten för klargörande då ställföreträdaren inte anser att förvaltarskap behövs längre för förvalta egendom. Ansökan om upphörande av förvaltarskap har skickats till tingsrätten. 10. Godmanskap samtycke till arvskifte Länsstyrelsen tar i sitt inspektionsprotokoll upp att det i en akt inte framgår vem som skrivit under en fullmakten och att detta ska framgå av akten. Tyvärr går det inte att förstå vad som menas då den aktbilaga som det hänvisas till inte alls går att härleda till påpekandet i protokollet. Ordförandes

11 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 11(12) 41 Budget 2015 s beslut beslutar anta en preliminär budget för Utredningen för överförmyndare i samverkan har tagit fram budget för den gemensamma organisationen och där kostnaden för Åtvidabergs del uppgår till 707 tkr. Budget för den politiska verksamheten samt de intäkter och kostnader som rör ställföreträdarnas arvoden ska finnas kvar i respektive kommun. För arvoden som avser den politiska verksamheten föreslås att samma belopp som finns upptaget i 2014 års budget, 191 tkr, även ska gälla för nästkommande års budget i avvaktan på hur den politiska organisationen kommer att se ut. Arvoden för ställföreträdarnas intäkter och kostnader beräknas för år 2015 kosta 360 tkr netto vilket föreslås avsättas i budget Beloppet bygger på tidigare års utfall. Den totala budgeten för överförmyndarverksamheten och nämndens verksamhet skulle för år 2015 uppgå till tkr. Expediering: Kommunchef Kommunsekreterarna Ordförandes

12 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 12(12) 42 Tecknande av avtal Överförmyndare i samverkan (ÖVIS) s beslut beslutar ge ordföranden i uppdrag att teckna avtal om gemensam tjänstemannaorganisation för överförmyndarverksamheten (ÖVIS). Under förutsättning att beslut fattas i Kommunfullmäktige den 28 maj 2014 om gemensam tjänstemannaorganisation för överförmyndarverksamheten i samverkan med Kinda, Vimmerby och Ydre kommuner ges ordföranden i uppdrag att teckna avtal. Ordförandes