Överförmyndarnämndens årsredovisning 2015

Transkript

1 Överförmyndarnämndens årsredovisning 2015 Verksamhet och måluppfyllelse Verksamhet År 2015 har präglats av förändring för överförmyndarnämndens verksamhet. Föräldrabalken ändrades vid årets början, vilket inneburit att en stor del av det ansvar som tidigare vilat på tingsrätterna överflyttades till överförmyndaren. Bland annat innefattar det utredningsansvaret i ansökningsärenden, krav på att föreslå ställföreträdare samt krav på att erbjuda ställföreträdare den utbildning de behöver för att genomföra sina uppdrag. Förändringen i sig har inneburit en märkbar ökning i arbetsbelastningen för handläggarna. Vidare har nämndens verksamhet påverkats stort av den flyktingström som under året nått Sverige. Antalet ensamkommande barn och ungdomar som anvisats till Alingsås har mångdubblats, vilket inte prognostiserats för. I konkreta siffror har antalet ärenden ensamkommande barn och ungdomar ökat från 11 aktiva ärenden under år 2014 till 118 aktiva ärenden under år 2015, varav 105 av de 118 ärendena förordnades god man under år Siffrorna tydliggör hur stor ökningen egentligen varit, i procent räknat rör det sig om en ökning på 950 % i anordnade ärenden. Den oväntade ökningen har inneburit stora svårigheter att hantera inflödet av ärenden. Eftersom ensamkommande barn och ungdomar måste förordnas en god man omgående har frågan fått högst prioritet. Förutom att god man måste förordnas skyndsamt, så innebär själva handläggningen stora administrativa insatser. Dessutom utbetalas arvoden kvartalsvis, inte årsvis som i vanliga ställföreträdarskap, vilket också tar stora mängder tid i anspråk. Personalresurser har omfördelats på så vis att den ena av nämndens två handläggare ägnar hela sin arbetstid åt ensamkommande barn och ungdomar. Det ökade antalet ärenden har också gett ekonomisk effekt för överförmyndarnämnden, eftersom arvodeskostnaderna blir högre än budgeterat. Däremot blir effekten i balansen inte negativt påverkad. Kostnader som rör arvoden till god man för ensamkommande barn och ungdomar är återsökningsbara i sin helhet från Migrationsverket. Utgifterna har periodiserats, liksom intäkterna, och skapar därför en balans i budgeten. Som en effekt av omfördelningen av personalresurser har nämndens verksamhet i övriga delar av uppdraget fått bortprioriteras. Överförmyndarnämnden beslutade att prioritera dels ensamkommande barn och ungdomar och dels granskning av årsräkningar för år Resterande delar av uppdraget, såsom det från årsskiftet nya utredningsansvaret och utbildningsansvaret har fått stå åt sidan helt. Nämnden har inte heller kunnat lägga

2 något fokus på de sedan tidigare nedprioriterade frågorna som rör arkivhållning, administrativa rutiner och allmän ordning och reda. Bland annat har den lagstadgade årliga omprövningen av förvaltarskapen inte genomförts. Överförmyndarnämnden är enligt 5 förmynderskapsförordningen skyldig att varje år ompröva samtliga förvaltarskap. Omprövningen görs för att utreda ifall förvaltarskapet ska fortsätta, utökas eller om det finns anledning för överförmyndarnämnden att vända sig till tingsrätten för att begära att ärendet ska upphöra eller ändras. Omprioriteringarna kan ha inneburit rättsförluster för enskilda, men det är ännu för tidigt att säga. Generellt sett har året inneburit stora utmaningar, inte minst vad gäller att upprätthålla en rättssäker handläggning. Många delar av uppdraget har fått åsidosättas dels på grund av rådande omständigheter med ensamkommande barn och ungdomar, men också med tanke på arbetsbördan med råge överväger personaltillgångarna. Åtaganden och nyckeltal Prioriterat mål och indikator Alingsås bygger välfärden på god service, hög kvalitet och tillgänglighet Nämndens åtagande och nyckeltal Hålla hög kvalitet i arbetet. Nyckeltal saknas. Överförmyndarnämnden har del i målet att bygga välfärden genom god service, hög kvalitet och tillgänglighet, och åtog sig att göra detta genom att hålla hög kvalitet i arbetet. Nämnden har inte fullgjort sitt åtagande i alla delar av uppdraget, eftersom stora delar av handläggningen tar allt för lång tid. På grund av de omständigheter som har rått under året har nämnden inte haft möjlighet att arbeta med åtagandet. Kvaliteten på arbetet har fått sekundär betydelse då effektivitet har prioriterats. Att nämnden inte genomfört sitt åtagande kan ha inneburit rättsförluster för enskild, eftersom handläggningen i stort har tagit för lång tid eller inte genomförts alls. Överförmyndarnämnden säkerställer ej genomfört åtagande inför kommande år genom att utöka personalresurserna med en trejde handläggare vilket kommer innebära möjligheter att uppfylla åtagandet.

3 Uppdrag till nämnden Överförmyndarnämnden har inte fått något riktat uppdrag. Internkontrollplan Internkontrollen för år 2015 är genomförd vid början av år Den risk- och väsentlighetsanalys som genomfördes identifierade fem risker som alla kan hänföras till det prioriterade mål som nämnden åtagit sig att arbeta mot. De identifierade riskerna är samtliga sammankopplade med bristande resurser, varför möjlighet att kunna åtgärda riskerna har saknats. För att kunna undanröja de risker som fortfarande bedöms vara pågående eller ej genomförda krävs att personalresurserna ökar. I och med det tillskott i budget som nämnden tilldelats från och med år 2016 kommer ytterligare en årsarbetskraft att anställas av kommunledningskontoret för att handlägga överförmyndarärenden. Följande risk/kontrollmoment ingår i överförmyndarnämndens internkontrollplan och har kontrollerats med följande resultat Handläggning i individärenden - Pågående Handläggning i granskningsärenden - Pågående Uppföljning och utredning av pågående ärenden - Pågående Administrativt och strukturellt arbete, t.ex. arkivhållning - Ej genomfört Utbildning av ställföreträdare - Ej genomfört Kontrollpunkt: Handläggning i individärenden Genomgång av 10 akter med nya ansökningar om god man. Slutsats efter genomgångna stickprov. Handläggningen lever inte upp till tingsrättens tidsfrister och är i tre av ärendena så lång att det finns risk för rättsförluster. Handläggningen är i övrigt utan anmärkning. Kontrollpunkt: Uppföljning och utredning av pågående ärenden Genomgång av fem akter med pågående ärenden. Ingen anmärkning i de akter som kontrollerats.

4 Kontrollpunkt: Handläggning i granskningsärenden Jämförelse har gjorts avseende årsräkningsprocessen under 2014 mot årsräkningsprocessen under En sådan jämförelse visar att betydligt lägre andel årsräkningar var granskade efter 6 månader, det vill säga den 31:e augusti, år 2015 än samma datum år Kontrollpunkt: Arkivhållning Pågående akter väl ordnade. Akter som är färdiga för avslut, är inte avslutade. Akter som avslutats och skall ordnas för leverans till kommunarkivet är inte ordnade. Kontrollpunkt: Utbildningsinsatser Informationsträffar kring årsräkningsgranskning samt för gode män för ensamkommande barn. Utbildning för nya gode män planerad i studieförbunds regi. Genomförs i början av år Omedelbar åtgärd Inga risker bedömdes kräva omedelbar åtgärd.

5 Ekonomi Drift Belopp i tkr Budget 2015 Bokslut 2015 Avvikelse prognos/budget 2015 Bokslut 2014 Verksamhetens intäkter Personalkostnader Lokalhyror Köp av tjänster Övriga kostnader Verksamhetens kostnader Avskrivningar 0 Verksamhetens nettokostnader Kommunbidrag Finansnetto 0 Årets resultat Årsbokslutet påvisar ett positivt resultat om 104 tkr, trots att kostnaderna överskrider budgeterat. De högre kostnaderna förklaras av en ökning av ensamkommande barn och ungdomar under Nämndens överskott hänför sig till högre intäkter främst hänförbart till periodisering av ersättning för gode mäns arvode avseende ensamkommande barn och ungdomar. Jämfört med årsbokslut 2014 är resultatet i stort sett samma uppgick årets resultat för överförmyndarnämnden till tkr. Förklaringen 2014 var dock inte högre intäkter, utan lägre arvodeskostnader än budgeterat.

6 Prognossäkerhet Månad Prognos Avvikelse från bokslut Oktober September Delårsbokslut Maj Vårbokslut Bokslut Överförmyndarnämnden har prognostiserat en noll-budget under året, men med reservation för att arvodeskostnaderna för ställföreträdare riskerade att gå över budget. När periodisering av utbetalda arvoden samt förväntade intäkter gjorts uppvisar nämnden istället ett överskott på 104 tkr. Nämnden kunde inte förutse den ökning i ärendeantal som faktiskt skett under år 2015, vad gäller ensamkommande barn och ungdomar.

7 Investeringar Överförmyndarnämnden har inga egna investeringar. Personalredovisning Personal och kompetensförsörjning Överförmyndarnämnden har ingen anställd personal. Handläggarresurser hyrs in från kommunledningskontoret. Löner Inga löner utbetalas eftersom ingen anställd personal finns. Arbetsmiljö Överförmyndarnämnden hanterar inga frågor i arbetsmiljöområdet.

8 Sammanfattande analys för året Överförmyndarnämndens verksamhet har mött stora utmaningar och svårigheter under år 2015, allra mest vad gäller att bibehålla en rättssäker verksamhet. Eftersom överförmyndarnämnden är en myndighet kan det inte nog understrykas hur viktigt det är att verksamheten bedrivs på ett rättssäkert, såväl som kostnadseffektivt, sätt. Ur ett kostnadseffektivt perspektiv klarar sig överförmyndarnämnden bra, budget överskrids inte och de resurser som finns tas tillvara på och utnyttjas till fullo. Vad gäller rättssäkerheten är det tveksamt om överförmyndarnämnden når upp till önskvärd nivå. Allt för många delar av nämndens huvuduppdrag har fått åsidosättas till förmån för den akuta flyktingsituation som uppstod. Situationen sammanföll också med sjukskrivning, föräldraledighet och semesterperiod vilket lade stor börda på vikariers axlar. Förutom de eventuella brister vad gäller rättssäkerheten som finns så har trycket på handläggarna varit oerhört stort. Överförmyndarnämndens verksamhet har under flera år lidit av en mycket hög arbetsbelastning, och påtalat detta, vilket gjorde att ökningen i ärendemängd varit mycket svår att hantera. De om- och bortprioriteringar som gjorts under år 2015 har resulterat i att ansökningar om god man inte har kunnat utredas och handläggningstiden för ett ansökningsärende är längre än någonsin. Som en effekt av detta står många alingsåsare med stort hjälpbehov utan den ställföreträdare de skulle behöva. Vidare har ingen uppföljning kunnat göras i de pågående ställföreträdarskapen som redan finns, vilket gör att överförmyndarnämnden har svårt att hålla den uppsikt som lagen kräver. Överförmyndarnämnden påtalade redan under 2014 att verksamheten skulle ha stora svårigheter att kunna hantera det ökade uppdraget som lagändringarna den 1:e januari 2015 skulle innebära. Vid det laget hade någon ökning i antalet ensamkommande barn och ungdomar inte tagits i beaktande, eftersom det inte var något som kunder förutspås. Under år 2015 kom prognoser som indikerade att en viss ökning var att vänta, men att ökningen skulle vara så stor hade inga långsiktiga prognoser siat om. Överförmyndarnämnden har bemött de svårigheter och utmaningar som inträffat genom att använda befintliga personalresurser, omfördela personalresurser och göra stora omoch bortprioriteringar i det dagliga arbetet, vilket har resulterat i att de mest brådskande delarna av det dagliga arbetet har kunnat utföras.