Granskning av styrning och kontroll avseende överförmyndarverksamheten

Transkript

1 Revisionsrapport Margareta Irenaeus Cert. kommunal revisor Tilda Lindell Granskning av styrning och kontroll avseende överförmyndarverksamheten Solna stad

2 Innehållsförteckning 1. Inledning Granskningsbakgrund Revisionsfråga Kontrollmål Metod och avgränsning Granskningsresultat Rutiner för kontinuerlig rekrytering och utbildning av gode män Överförmyndarkansliets organisation Rutiner för rekrytering och utbildning Bedömning Rutiner för kontroll av lämplighet för uppdrag Lämplighet för uppdraget Intervjuer och intyg Bedömning Interna regelverk och rutiner för årsräkningar och redogörelser Förteckning, redogörelse, årsräkning och sluträkning Bedömning Nämndens plan för intern kontroll Verksamhetsområdesplan Nämndens risk- och väsentlighetsanalys och internkontrollplan Bedömning Sammanfattande bedömning Revisionsfråga Kontrollmål Kontrollmål Kontrollmål Kontrollmål Solna stad

3 1. Inledning 1.1. Granskningsbakgrund Överförmyndarverksamheten är en obligatorisk kommunal uppgift och innefattar betydande moment av myndighetsutövning, som innebär ett bestämmande över vad enskilda människor får och skall göra. Varje kommun ska antingen utse en Överförmyndare och en ställföreträdare eller en överförmyndarnämnd, varav Solna stad har utsett en överförmyndarnämnd. Överförmyndarverksamheten är en komplicerad verksamhet och riktar sig mot de mest utsatta målgrupperna i samhället, vilket innebär att det är viktigt att verksamheten bedrivs på ett rättssäkert sätt och med en tillfredsställande uppföljning och kontroll Revisionsfråga Har Överförmyndarnämnden en ändamålsenlig styrning och kontroll av verksamheten avseende gode män? Kontrollmål Följande kontrollmål kommer att vara vägledande för granskningen: - Finns det rutiner som säkerställer en kontinuerlig rekrytering och utbildning av gode män? - Genomförs kontroller som syftar till att säkerställa att gode män är lämpliga för sina uppdrag? - Finns det interna regelverk för att säkerställa en god kvalitet avseende årsräkningar och redogörelser? - Har nämnden upprättat en plan för intern kontroll avseende år 2016? 1.3. Metod och avgränsning Granskningen har genomförts via intervjuer och dokumentstudier. De personer som har intervjuats är kanslichef och överförmyndarkansliets personal. De dokument som har studerats innefattar bland annat överförmyndarkansliets verksamhetsplan och nämndens riskanalys för år 2016, blanketter som hör till kontroll av nya gode män och förvaltare, blanketter för förteckning och årsräkning med tillhörande checklista, samt kansliets rutinpärm och de skrifter som delas ut till nya gode män och förvaltare. Rapporten har varit föremål för sakgranskning. Solna stad 1 av 9

4 2. Granskningsresultat 2.1. Rutiner för kontinuerlig rekrytering och utbildning av gode män Överförmyndarkansliets organisation Överförmyndarkansliet är beläget inom stadsledningsförvaltningen och leds av en kanslichef. Vid kansliet finns det fyra personer som arbetar med handläggning och administration kring överförmyndarnämndens verksamhet, varav en har särskilt ansvar för juridiska frågor. För granskning av årsräkningarna 2015 har kansliet även anlitat en extern granskare, och vid perioder av hög arbetsbelastning (exempelvis under hösten 2015 i och med det ökade mottagandet av ensamkommande barn) har kansliet periodvis stärkt bemanningen genom att ta hjälp av tidigare medarbetare som nu gått i pension. Överförmyndarnämnden har i dagsläget tillsyn över cirka 650 aktiva ärenden som god man eller förvaltare, som enligt uppgift i sakgranskningen beräknas öka till cirka 700 aktiva ärenden. Inom kansliet finns det en viss uppdelning av ansvarsområden (exempelvis är det i första hand två av medarbetarna som arbetar med rekryteringen och genomför intervjuer) men alla medarbetare inom kansliet kan hantera varandras områden Rutiner för rekrytering och utbildning Överförmyndarnämnden i Solna stad rekryterar löpande nya gode män men för närvarande rekryteras inte fler gode män till ensamkommande barn. Anledningen till detta är att kansliet för närvarande har tillgång till cirka 100 gode män som är godkända för att åta sig uppdrag, men det finns för närvarande inga nya uppdrag avseende godmanskap till ensamkommande barn att förordna. När det gäller tillgång till gode män för övriga uppdrag arbetar kansliet enligt uppgift med en intern lista som det alltid ska finnas några tillgängliga uppdragstagare på. Överförmyndarnämnden fastställde den 14 oktober 2015 en kvalitetsdeklaration för god man och förvaltare i Solna stad i vilken nämnden bland annat lovar att: - Ge dig information om godmanskap och förvaltarskap via telefon, e-post, brev eller personligt besök. - Ge dig information om hur du ansöker om god man eller förvaltare - Din gode man eller förvaltare har den kunskap som behövs för uppdraget - Samtliga gode män och förvaltare är kontrollerade i belastningsregistret och att de inte är på ekonomiskt obestånd inför uppdraget - Erbjuda dig som har uppdrag som god man eller förvaltare utbildning minst en gång per kalenderår för att du ska kunna fullgöra ditt uppdrag i enlighet med gällande lagar och regler. Solna stad 2 av 9

5 - Rådgivning ska finnas tillgänglig för gode män och förvaltare. Gode män och förvaltare erbjuds utbildningar som kansliet håller i en till två gånger per år, och temat för dessa utbildningar är återkommande hur årsräkningen ska upprättas och vilka underlag som ska finnas till den. Enligt uppgift i sakgranskningen kan även personer som hanterar ärenden avseende ensamkommande barn delta i kansliets utbildningar. Gode män och förvaltare kan även erbjudas särskilda utbildningar när möjligheten finns, och ett exempel på detta är en utbildning för förvaltare med uppdrag där huvudmannen är svårt skuldsatt (denna utbildning anordnas i samarbete med Kronofogden). I Solna stad finns det också en godmansförening som kansliets medarbetare rekommenderar nytillkomna gode män att ansluta sig till och som Överförmyndarnämnden lämnar ett årligt bidrag till. Kansliets medarbetare medverkar ibland på föreningens träffar, och kan ibland hänvisa nya gode män till en särskilda personer inom föreningen om de har frågor om uppdraget som god man Bedömning Det finns en upparbetad rutin för utbildningar och en ansvarsfördelning avseende rekrytering. Rekrytering sker löpande och tillgången till gode män och förvaltare upplevs som god Rutiner för kontroll av lämplighet för uppdrag Lämplighet för uppdraget Enligt föräldrabalken kap gäller följande för gode mäns och förvaltares lämplighet för uppdraget: Till god man eller förvaltare ska utses en rättrådig, erfaren och i övrigt lämplig person. Föreslår den enskilde en viss person som god man eller förvaltare ska den personen förordnas, om han eller hon är lämplig och vill åta sig uppdraget ( ) Innan någon förordnas till god man eller förvaltare ska hans eller hennes lämplighet kontrolleras i den utsträckning som behövs. I intervjuerna poängteras att det är viktigt att ta hänsyn till såväl huvudmannens situation och önskemål som till uppdragets art när en god man eller förvaltare ska förordnas utöver den grundläggande lämplighetskontrollen. Ett uppdrag som såväl god man som förvaltare kan begränsas till att omfatta särskilda saker, exempelvis kan det finnas behov av en god man vid såväl en husförsäljning eller ett arvsskifte som för att långsiktigt bevaka huvudmannens rätt, förvalta dennes egendom och sörja för person. Uppdragets art beror alltså på hur omfattande det är, vad det är som föranleder huvudmannens behov av god man eller förvaltare, om det är några särskilda frågor som ska hanteras (exempelvis bouppteckningar eller arvsskiften) och om det finns behov av att den som förordnas kan tala ett visst språk. I sakgranskningen har poängterats att matchningen av rätt god man för rätt huvudman (avseende exempelvis språk, kön och ålder) är något som kansliet arbetar mycket med. I Solna stad tillämpas också en generell regel om att ingen god man varaktigt ska ha mer än tio uppdrag samtidigt. Solna stad 3 av 9

6 Som belystes i föregående avsnitt upplevs tillgången till lämpliga gode män och förvaltare som god i Solna stad, och i intervjuerna lyfts också att medarbetarna inom kansliet tillsammans har en god kännedom om vilka gode män som för närvarande har uppdrag och om deras kompetens och erfarenhet skulle vara lämplig för ett specifikt nytt uppdrag Intervjuer och intyg När en person visar intresse för att bli god man i Solna stad kallas personen till en intervju som varar i cirka en och en halv timme. Intervjun genomförs av två medarbetare från överförmyndarkansliet. Under intervjun får personen information av vad uppdraget som god man innebär i form av exempelvis kontakt med huvudmannen, redovisning, kontakt med myndigheter och banker och vilken typ av uppdrag som man kan föreslås att åta sig. Personen får med sig en blankett om lämplighetsintyg som personen ska fylla i och skicka in till kansliet om intresset av att bli god man kvarstår. Lämplighetsintyget ska undertecknas av två ojäviga personer. Enligt uppgift har det förekommit att personer har återkommit efter intervjun och inte längre är intresserade av att bli god man när de fått information om vad uppdraget kan innebära, och att de kanske hellre ser att de vill verka som kontaktpersoner inom socialtjänsten istället. När lämplighetsintyget har inkommit begär kansliet en rekvisition av utdrag ur belastningsregistret och kontrollerar om personen har några anmärkningar hos Kronofogden. Det begärs ett skriftligt intyg från Kronofogden, men om förordnandet av just denne person som god man brådskar räcker det med att kansliet ringer överförmyndaren och noterar på blanketten om personen är utan anmärkning eller inte, och att dokumentationen kompletteras i efterhand Bedömning Bedömningen är att det genomförs kontroller som syftar till att säkerställa att gode män är lämpliga för sina uppdrag Interna regelverk och rutiner för årsräkningar och redogörelser Förteckning, redogörelse, årsräkning och sluträkning När en god man påbörjar ett nytt uppdrag ska den gode mannen inom två månader från att uppdraget accepterats inkomma med en förteckning över huvudmannens tillgångar och skulder. Denna förteckning ligger sedan till grund för den ingående balansen i årsräkningen som den gode mannen ska upprätta årligen, och förteckningen upprättas på en särskild blankett. I bilaga till årsräkningen ska den gode mannen lämna en redogörelse för utfört arbete. Redogörelsen lämnas på en blankett där det bland annat ska framgå hur huvudmannen har bott under året, hur ofta den gode mannen har haft kontakt med huvudmannen vid besök eller via telefon, andra kontakter som den gode mannen har haft avseende huvudmannen och om några tillämpliga bidrag har sökts (exempelvis bostadsbidrag och hemtjänst). Solna stad 4 av 9

7 Senast den 1 mars varje år ska den gode mannen ha upprättat en årsräkning för varje uppdrag som denne har. På årsräkningen ska det lämnas uppgifter om vilka tillgångar huvudmannen hade den 1 januari (eller vid det datumet som uppdraget påbörjades) och den 31 december det år som årsräkningen avser, samt vilka inkomster och utgifter som huvudmannen har haft under perioden. Uppgifter ska också lämnas om skulder som huvudmannen har, samt övriga upplysningar och fordringar. För att tillse att alla handlingar och underlag som behövs för att årsräkningarna ska kunna granskas har en checklista tagits fram. De underlag som ska bifogas ska styrka både löpande inkomster och utgifter (såväl utbetalningar av exempelvis pension och eventuella bidrag som kostnader för hyror, vård och el som ska styrkas med fakturor) samt huvudmannens tillgångar (exempelvis fastigheter, värdepapper och bankmedel) och eventuella skulder. Tillgångar ska styrkas med årsbesked från samtliga banker, fondkommissionärer eller andra institut och samtliga kontoutdrag till det konto som inte är överförmyndarspärrat (transaktionskonto eller personkonto). Skulder ska styrkas med uppgifter från långivare. Om huvudmannen avlider eller om uppdraget upphör ska den gode mannen upprätta en sluträkning enligt samma princip som årsräkningen (det vill säga att den finansiella ställningen avseende inkomster, utgifter, tillgångar och skulder ska redovisas men att slutdatumet är ett annat än den 31 december). Enligt uppgift i sakgranskningen har överförmyndarkansliet granskat 408 årsräkningar hittills under 2016 och 63 sluträkningar, varav några är kombinerade slut- och årsräkningar Bedömning Bedömningen är att det finns interna regelverk för att säkerställa en god kvalitet avseende årsräkningar och redogörelser Nämndens plan för intern kontroll Verksamhetsområdesplan 2016 Som tidigare har nämnts är överförmyndarkansliet en enhet inom avdelningen för kommunikation och kansli inom stadsledningsförvaltningen. För överförmyndarkansliet har en verksamhetsområdesplan upprättats för år 2016, i vilken nämndens mål (och vilka övergripande stadsmål som nämndmålet utgår från) enhetsmål, aktiviteter och nyckeltal. Ett exempel på enhetsmål med aktivitet och nyckeltal är enhetsmålet det ska vara enhetlig granskning av ekonomiska redovisningar med aktiviteten det ska finnas en rutinbeskrivning för granskning av ekonomiska redovisningar och nyckeltalet rutinbeskrivning ska finnas senast kvartal I verksamhetsplanen finns även återkommande aktiviteter som kansliet arbetar med listade (sammanlagt 15 stycken i planen) allt från att granska årsräkningar och granska sluträkningar till att rekrytera gode män och förvaltare, arkivera ärenden och nämndförberedelser. För varje återkommande aktivitet finns också minst en ansvarig utnämnd och en frekvens för aktiviteten (exempelvis löpande, vid behov, Solna stad 5 av 9

8 ). Det finns även sju särskilda insatser formulerade för år 2016, vilka inkluderar att utveckla granskningsrutin, uppdatera gode mans register, undersöka webbutbildning för godman och vidareutveckla samverkan mellan kontaktcenter och verksamheten. För varje insats finns det minst en ansvarig samt start- och slutdatum för insatsen Nämndens risk- och väsentlighetsanalys och internkontrollplan Överförmyndarnämndens verksamhet omfattas av kommunstyrelsens budgetram och överförmyndarkansliet ingår i avdelningen för kansli och kommunikation vid stadsledningsförvaltningen. Nämndens internkontroll redovisas i kommunstyrelsens internkontrollplan, där det år 2016 finns ett moment som särskilt berör överförmyndarnämndens verksamhet (förteckning, års- och sluträkning). Utöver den årliga granskningen av alla upprättade årsräkningar väljer överförmyndarkansliet ut tio ekonomiska redovisningar där förteckning, års- och eventuell sluträkning granskas särskilt. Om överförmyndarnämnden har tillsyn över cirka 650 aktiva ärenden motsvarar tio förordnanden cirka 1,5 procent. För år 2016 har en risk- och väsentlighetsanalys till grund för nämndens internkontroll upprättats, enligt nedan. Denna riskanalys finns också formulerad som en internkontrollplan (med kontrollmoment, kontrollansvarig, tidpunkter och resultat/förslag på åtgärd angivet istället för riskbeskrivning, sannolikhet, konsekvens och riskindex) i överförmyndarkansliets verksamhetsområdesplan. Process/ rutin/mål Riskbeskrivning Sannolikhet Konsekvens Riskindex Tillgången till gode män och förvaltare Granskning av förteckning, års- eller sluträkning Att efterfrågan är större än tillgången på gode män och förvaltare. Att gode män och förvaltare inte uppfyller stadens krav på lämplighet Att års- och sluträkningarna inte stämmer och att Solnaborna därmed inte känner sig trygga med stadens tillsyn och skydd mot förluster En av processerna (granskning av förteckning, års- och sluträkning) finns upptaget i kommunstyrelsens internkontrollplan kontrollmomentet är stickprov på tio ekonomiska årsredovisningar som ska genomföras under juni månad För den andra processen i nämndens riskanalys har en kontrollansvarig utsetts för att löpande under 2016 kontrollera balansen mellan tillgång och efterfrågan av gode män och förvaltare. Solna stad 6 av 9

9 Bedömning Bedömningen är att det har upprättats en plan för intern kontroll för överförmyndarnämnden år Solna stad 7 av 9

10 3. Sammanfattande bedömning 3.1. Revisionsfråga Den sammanfattande bedömningen av revisionsfrågan är att överförmyndarnämnden med bakgrund av genomförd granskning har en ändamålsenlig styrning och kontroll av verksamheten avseende gode män. Den sammanfattande bedömningen baseras på en sammanvägning av bedömningarna för de enskilda kontrollmålen Kontrollmål 1 Det finns en upparbetad rutin för utbildningar, men inte för rekrytering. Rekrytering sker dock löpande och tillgången till gode män och förvaltare upplevs som god Kontrollmål 2 Bedömningen är att det genomförs kontroller som syftar till att säkerställa att gode män är lämpliga för sina uppdrag Kontrollmål 3 Bedömningen är att det finns interna regelverk för att säkerställa en god kvalitet avseende årsräkningar och redogörelser Kontrollmål 4 Bedömningen är att det har upprättats en plan för intern kontroll för överförmyndarnämnden år Utifrån genomförd granskning noteras dock att det finns ett antal processer och rutiner inom överförmyndarnämndens verksamhet som skulle kunna utvecklas ur ett intern kontroll-perspektiv, exempelvis stickprovsvis uppföljning av de gode männens redogörelser för sina uppdrag och huvudmännens nöjdhet gällande den gode mannens arbete. Solna stad 8 av 9

11 Projektledare Uppdragsledare Solna stad 9 av 9