Dokumenthanteringsplan för Överförmyndarverksamheten

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan för Överförmyndarverksamheten Fastställd , dnr KS 2013/108 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel

2 Innehållsförteckning Dokumenthanteringsplan för överförmyndarverksamheten... 2 Gallring... 2 Leverans till arkivet... 2 Gallringsråd... 2 Överförmyndarverksamhet... 3 Registrering... 3 Initiering av godmanskap och förvaltarskap... 3 Initiering av förmynderskap... 4 Huvudformer av initiering av förmyndarskap... 4 Särskild överförmyndarkontroll... 5 Anmälan från socialtjänsten, konkursdomare m.fl Övrig initiering... 5 Utredning och kontroll vid förmynderskap... 6 Utredning och överförmyndarens beslut i samband med ärendes initiering... 6 Kontroll av förteckning i samband med initiering... 6 Vid vitesprocess... 7 Förvaltning... 7 Kontroll av årsräkning... 7 Kontroll av dödsbo... 8 Granskning av årsuppgift... 8 Befrielse från (eller förenklad form för) årsräkning/årsuppgift... 9 Förvaltningsärenden... 9 s övriga tillsyn... 9 Beslut om arvode Ärendets

3 Dokumenthanteringsplan för överförmyndarverksamheten Av dokumenthanteringsplanen framgår vilka handlingar som ska bevaras (arkiveras för all framtid) och vilka som ska gallras (förstöra). Det framgår också när gallring ska ske och hur handlingarna ska förvaras. För mer information kring arkivering och gallring se Trosa kommuns Arkivreglemente och dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun. Gallring Gallring innebär att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför förlust av betydelsebärande data, förlust av möjliga sammanställningar, förlust av sökmöjligheter, eller förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet. När det anges att en allmän handling kan gallras efter tio år, så betyder det att tio kalenderår ska gå efter det att handlingen kom till eller ärendet avslutades. Allmänna handlingar med tio års gallringsfrist som upprättas 2004, kan alltså gallras tidigast i januari Vid gallring ska ett gallringsprotokoll fyllas i. Se dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun för instruktioner. Leverans till arkivet Se Trosa kommuns Arkivreglemente och dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun för rutiner vid överlämnandet. Gallringsråd Trosa kommuns dokumenthanteringsplaner baseras på Sveriges Kommuner och Landstings gallringsråd som finns i skrifterna Bevara eller gallra. 2

4 Överförmyndarverksamhet Registrering Register enligt 9 förmynderskapsförordningen Diarum Journal-/ dagboksblad för övermyndarens löpande tjänsteanteckningar i ärendet I akt eller separatförd Initiering av godmanskap och förvaltarskap Anmälan Remisser och remissvar Skrivelser PM Ansökan till tingsrätten Tingsrättens beslut (protokollsutdrag/motsvarande) s beslut att inte ansöka om ställföreträdarskap Samtliga handlingar ovan i ärenden där ställföreträdarskap inte sökts 3

5 Initiering av förmynderskap Huvudformer av initiering av förmyndarskap Förteckning över egendom Gåvobrev Bouppteckning Testamente Brev rörande arvsavstående Anmälan från försäkringsbolag Ansökan från förmyndare rörande förvärv av fast egendom s beslut om upphörande av överförmyndarkontroll Samtliga handlingar ovan i ärenden som inte föranleder åtgärd eller dödsbo efter Kopia åter till ställföreträdare efter granskning enligt 3 förmynderskapsförordningen s exemplar Med bilagor 4

6 Särskild överförmyndarkontroll Anmälan om särskild överförmyndarkontroll Gåvobrev Testamente Förmånstagarförordnande s beslut om upphörande av särskild överförmyndarkontroll Anmälan från socialtjänsten, konkursdomare m.fl. Anmälan om att barns egendom inte står under betryggande förvaltning Dito, i ärenden som inte föranleder åtgärd När nen blivit myndig Vilande aktbildning Övrig initiering Skrivelser Dito, i ärenden som inte föranleder åtgärd 5

7 Utredning och kontroll vid förmynderskap Utredning och överförmyndarens beslut i samband med ärendes initiering PM Underlag till utredning Beslut om skärpande föreskrifter Beslut om fri förfoganderätt för bankmedel Utredningshandlingar enligt ovan när överförmyndaren beslutar lämna ärendet utan åtgärd Handlingar i ärenden som initierats efter misstanke om att barns egendom inte står under betryggande förvaltning gallras dock först när nen blivit myndig Kontroll av förteckning i samband med initiering Förteckning över egendom Vertifikationer till förteckning såsom saldobesked, depåförteckning, inkomstuppgift Övriga underlag till överförmyndaren såsom lagfartsbevis, uppgifter från kronofogde, kopior av reserver Bevis om spärr av tillgångar eller dödsbo efter ställföreträ dare efter kontroll Kopia åter till ställföreträdare efter granskning enligt 3 förmynderskapsförordningen 6

8 Vid vitesprocess Anmaning om förteckning Föreläggande Ansökan till tingsrätten om utdömande Tingsrättens beslut Förvaltning Kontroll av årsräkning Årsräkning (inklusive sluträkning) Vertifikationer till årsräkningen Gransknings-PM Yttranden Beslut om anmärkning Redogörelse angående efter 2 original, varav ett åter till ställföreträdare efter granskning Åter till ställföreträdare efter granskning Eventuellt på befintlig handling Från ställföreträdare 7

9 Kontroll av dödsbo Redogörelse för hinder mot skifte s beslut om ny tid för ingivande av handlingar Framställning till tingsrätten eller representa nt för dödsbo efter Vid ingivande av 2 exemplar återsänds det ena Vid ingivande av 2 exemplar återsänds det ena Arvsskifte s exemplar Bodelning s exemplar Avtal om sammanlevnad i oskiftat bo s beslut om godkännande av bodelning/skifte/avtal Anmälan om utbetalning från dödsbo Bavaras s exemplar Granskning av årsuppgift Årsuppgift från ställföreträdare Vertifikationer efter ställföreträ dare efter granskning 8

10 Befrielse från (eller förenklad form för) årsräkning/årsuppgift PM s beslut Bevis om spärr av tillgångar Förvaltningsärenden Ansökan jämte bilagor PM och utredningsmaterial såsom remisser, yttranden m.m. s beslut Delgivningskonto/mottagningsbe vis Handlingar som vertifierar åtgärder enligt s beslut s övriga tillsyn Redogörelse för uppdraget God mans/förvaltares uppfattning rörande uppdragets omfattning Yttranden PM s beslut Med tillhörande handlingar 9

11 Beslut om arvode s arvodesbeslut Skriftväxling Ärendets Följebrev Delgivningskvitto/mottagningsbe vis Bevis om överlämnande till annan överförmyndare 10