ÅRSRAPPORT Fritidsnämnden. Revisorskollegiet Malmö stad Revisionskontoret ÅRSRAPP 2014 FN

Transkript

1 ÅRSRAPPORT 2014 Fritidsnämnden Revisorskollegiet ÅRSRAPP 2014 FN Postadress: Stadshuset, Malmö Besöksadress: August Palms plats 1 Telefon (exp): Hemsida: malmostadsrevision@malmo.se

2 1 SAMMANFATTANDE BEDÖMNING Intern kontroll Mål och uppdrag Ekonomi BESKRIVNING AV ÅRETS GRANSKNING FRITIDSNÄMNDENS UPPDRAG Verksamhetsområde Organisation Viktiga händelser Kommunövergripande verksamhets- och finansiella mål INTERN KONTROLL NÄMNDENS STYRNING OCH UPPFÖLJNING Nämndens interna kontrollarbete Nämndens riskanalys Nämndens interna kontrollplan Nämndens uppföljning av den interna kontrollplanen Bedömning efter genomförd revision MÅL OCH UPPDRAG - NÄMNDENS STYRNING OCH UPPFÖLJNING Mål och uppdrag Mål- och uppdragsuppföljning Måluppfyllelse Bedömning efter genomförd revision EKONOMI - NÄMNDENS STYRNING OCH UPPFÖLJNING Ekonomisk styrning och uppföljning Investeringsram Resultaträkning Nämndens kommentar Iakttagelser och noteringar efter genomförd revision Balansräkning Bedömning efter genomförd revision ÖVRIG GRANSKNING AV NÄMNDEN NYCKELTAL Personal Sidan 2 av 16

3 1 Sammanfattande bedömning Nedan följer en sammanfattande bedömning av Fritidsnämndens styrning och uppföljning av den interna kontrollen, mål och uppdrag samt ekonomin. 1.1 Intern kontroll Nämndens styrning av den interna kontrollplanen bedöms som tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. En dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys ligger till grund för den interna kontrollplanen och valet av kontrollmoment kan tydligt kopplas till riskanalysen. Planen innehåller kontrollmoment som rör både redovisning och verksamhet. Av den interna kontrollplanen framgår för varje kontrollmoment hur kontrollen ska utföras (frekvens, tidpunkt och metod), när uppföljning ska ske samt vem som är ansvarig för kontrollen. Nämndens uppföljning av den interna kontrollplanen bedöms som tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Uppföljningen av den interna kontrollplanen är väldokumenterad och då avvikelser konstaterats har åtgärdsförslag tagits fram. Rapportering har skett till nämnden avseende samtliga kontrollmoment. 1.2 Mål och uppdrag Nämndens styrning av mål och uppdrag bedöms som tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Nämndens mål är kopplade till kommunfullmäktiges mål. Målen är mätbara, realistiska och påverkbara. Nämndens uppföljning av mål och uppdrag bedöms som inte helt tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Bedömningen grundar sig på följande. Samtliga kommunfullmäktigemål som nämnden anser sig kunna påverka, nämndsmål och uppdrag som förtydligar inriktningen för nämndens arbete har följts upp och analyserats. Uppföljning har endast skett avseende 1 av 5 uppdrag som förtydligar inriktningen på kommunfullmäktiges mål. Måluppfyllelsegraden går att utläsa när det gäller nämndsmålen och uppdragen som förtydligar inriktningen för nämndens arbete men inte kommunfullmäktigemålen. Kommunfullmäktigemålen kommenteras till inte oväsentlig del med genomförda aktiviteter och åtgärder, utan att graden av måluppfyllelse berörs. Nämndens måluppfyllelse bedöms som inte helt tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Bedömningen grundar sig på följande. Fritidsnämnen bedömer i årsanalysen inte graden av måluppfyllelse avseende de 12 kommunfullmäktigemålen och anger inte några förbättringsåtgärder. Någon bedömning från revisionens sida av om måluppfyllelse skett avseende kommunfullmäktigemålen Sidan 3 av 16

4 kan därför inte göras. 1 av de 14 nämndsmål som följts upp bedömer nämnden vara helt uppfyllda och resterande 13 bedöms endast vara delvis uppfyllda. Nämnden anger inte några förbättringsåtgärder avseende de delvis uppfyllda målen. 1.3 Ekonomi Nämndens styrning och uppföljning av ekonomin bedöms som tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Internbudgeten periodiseras månadsvis efter verkliga förhållanden. Nämnden följer upp ekonomin regelbundet och i enlighet med kommuncentrala riktlinjer. Nämnden upprättar utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys i enlighet med gällande regelverk och kommuncentrala riktlinjer. Förklaringar har gjorts till de budgetavvikelser som finns. Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Granskningen visar att någon inventering av maskiner och inventarier inte gjorts sedan I övrigt har inga väsentliga avvikelser konstaterats i granskningen. 2 Beskrivning av årets granskning Årets granskning omfattar årlig granskning. Årlig granskning består av granskning/uppföljning av delårsbokslut 1 och 2, löpande granskning samt granskning av årsbokslut inklusive årsanalys. 3 Fritidsnämndens uppdrag 3.1 Verksamhetsområde Fritidsnämnden ansvarar för drift av idrotts-, bad- och fritidsanläggningar med undantag av de anläggningar där grundskolenämnden och gymnasienämnden har driftansvar, bokning av och tillgänglighet till samtliga idrotts- och fritidsanläggningar under kvällstid och helgdagar, allmän föreningsservice och föreningsbidrag med undantag för det ansvar som åvilar andra nämnder, planering, samordning och kompetensutveckling inom fritidssektorn, med undantag för den öppna fritidsverksamheten, planering och genomförande av större idrotts- och fritidsarrangemang samt de uppgifter som åvilar kommunen enligt lotterilagen. Sidan 4 av 16

5 3.2 Organisation Fritidsnämnden består av nio ordinarie ledamöter och nio ersättare. Ordförande är Frida Trollmyr. Fritidsförvaltningen leds av förvaltningsdirektör Bo Sjöström som, tillsammans med förvaltningens ledningsgrupp, samordnar den löpande verksamheten. Fritidsförvaltningens organisation består av sex avdelningar. Administrativ avdelning Ekonomiavdelning Avdelning för verksamhetsstyrning och uppföljning Evenemangs- och rekreationsavdelning Föreningsavdelning Driftsavdelning Fritidsnämnden har cirka 250 medarbetare. Av dem är 34 procent kvinnor och 66 procent män. 3.3 Viktiga händelser 2014 Nedan följer ett utdrag ur Fritidsnämndens Årsrapport för 2014 (avsnitt 4.2) avseende händelser under perioden som förvaltningen anser vara viktiga. Junior VM i ishockey, som ägde rum mellan 26 december 2013 och 5 januari 2014, blev en publiksuccé. Publiken uppgick till , varav var fjärde besökare var kvinna. Evenemanget gav ett positivt resultat i förhållande till projektbudgeten. Nämnden påbörjade planeringen för nästa stora ishockeyevenemang i Malmö, VM 2015 för damer, som kommer spelas på Malmö Isstadion och Rosengårds ishall. Under 2014 har följande förändringar/förbättringar i anläggningsbestånd blivit färdigställda. Nytt konstgräs, godkänt för internationella tävlingsmatcher, på Malmö idrottsplats och installation av värmeslingor. Utegym på Lindängens idrottsplats och på Bulltofta rekreationsområde. Konstgräsplan på Hyllie idrottsplats och därmed uppgår antalet konstgräsplaner till 18 st. En mötesplats, Spelens Hus, för unga spelintresserade har skapats och den drivs av föreningen MEGA, som erhåller ett verksamhetsbidrag av fritidsnämnden. Här ges ungdomar möjlighet att spela TV- och datorspel, brädspel, figurspel, rollspel, kortspel mm. I samarbete med gatukontoret genomfördes projektet "Sommar på Ribban" under perioden 23 juni 20 juli. Det fanns ett stort engagemang från föreningslivet och allmän- Sidan 5 av 16

6 hetens deltagande var stort. Totalt var 21 föreningar engagerade och genomförde 35 olika aktiviteter. Driftstörningar och behov att stänga Aq-va-kul för renoveringsåtgärder påverkade besöks- och intäktsutvecklingen negativt första halvåret. För att vända den negativa besöksutvecklingen genomfördes olika marknadsföringskampanjer och antalet besökare ökade något under andra halvåret. Planeringen och förberedelsearbetet inför öppnandet av det nya familjebadet i Hyllie under 2015 påbörjades. Regnovädret i slutet av augusti orsakade vattenskador på ett flertal idrottsanläggningar med konsekvenser för föreningslivet och dess verksamhet. De ekonomiska konsekvenserna för nämnden uppgick till 0,9 mkr. Kostnaden för de stora vattenskadorna föll på servicenämnden såsom fastighetsansvarig. 3.4 Kommunövergripande verksamhets- och finansiella mål I kommunallagens 8 kap. 5 fastställs att budgeten ska innehålla en plan för verksamheten och ekonomin under budgetåret. Ur propositionen till lagtexten framgår att en tydlig ambitionsnivå för den egna finansiella utvecklingen och ställningen ska uttryckas i form av finansiella mål. Verksamhetsperspektivet beskrivs som att, förutsättningarna för en god ekonomisk hushållning är att, det finns ett klart samband mellan resursåtgång, prestationer, resultat och effekter. Malmö stads kommunfullmäktige har antagit Riktlinjer för ekonomistyrning vilka reglerar den interna ekonomistyrningen. I den kommunala redovisningslagen 4 kap. 5 framgår att förvaltningsberättelsen ska innehålla en utvärdering av om målen för en god ekonomisk hushållning har uppnåtts. I propositionen till lagen framgår emellertid att, för att målen för ekonomisk hushållning ska få någon betydelse för beslutsprocessen krävs att de stäms av, följs upp och utvärderas kontinuerligt. 4 Intern kontroll nämndens styrning och uppföljning 4.1 Nämndens interna kontrollarbete Fritidsnämnden är ansvarig för att förvaltningen har en god intern kontroll. Nämnden är ansvarig för att förvaltningen varje år tar fram en plan för den interna kontrollen. All verksamhet som omfattas av begreppet intern kontroll ingår inte i det årliga interna kontrollarbetet med riskanalyser och upprättande av intern kontrollplan. Exempelvis sker uppföljning av kommunens mål och förvaltningens åtaganden inom budget- och uppföljningsprocessen, uppföljning och hantering av avvikelser hanteras i det systematiska kvalitetsarbetet och vissa kontroller såsom attestrutiner är redan inbyggda i kom- Sidan 6 av 16

7 munens normala processer. Även om dessa kontroller inte ingår som ett kontrollmoment i den interna kontrollplanen hjälper de till att säkerställa att nämnden och förvaltningen har en god intern kontroll. 4.2 Nämndens riskanalys Fritidsnämnden tar varje år fram en plan för den interna kontrollen. Underlaget till den interna kontrollplanen utgörs av genomförda riskanalyser. Arbetet med riskanalysen innebär att risker inventeras. När riskerna identifierats analyseras de utifrån ett risk- och väsentlighetsperspektiv. Med risk menas i detta sammanhang sannolikheten för att fel ska uppstå. Med väsentlighet menas konsekvensen om ett fel uppstår. Varje risk åsätts ett riskvärde som fungerar som underlag när det ska bedömas hur risken ska hanteras. Risknivå16 - omedelbar åtgärd Risknivå bör vara med i intern kontrollplan Risknivå under uppsikt Risknivå acceptera utan åtgärd Fritidsnämnden beslutade en om risk- och väsentlighetsanalys. Analysen omfattar totalt 52 identifierade risker varav 8 risker har inkluderats i den interna kontrollplanen. I riskanalysen framgår för varje granskningsområde/process den riskvärdering som har gjorts. Gällande de risker som identifierats men inte inkluderats i den interna kontrollplanen görs bedömningen att de antingen behöver hanteras omedelbart, hållas under uppsikt för att hanteras vid senare tillfälle eller får accepteras utan åtgärd. 4.3 Nämndens interna kontrollplan Fritidsnämnden beslutade om en plan för den interna kontrollen Planen innefattar kontrollmoment för att säkra en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet, en tillförlitlig finansiell rapportering, tillförlitlig information om verksamheten samt hur väl verksamheten efterlever lagar, föreskrifter och riktlinjer. Den interna kontrollplanen innefattar 8 kontrollmoment som ska utföras under året. Kontrollmomenten omfattar 6 olika granskningsområden och rör både redovisning och verksamhet. Granskningsområdena är följande: Systematiskt säkerhetsarbete, 2 kontrollmoment. Bidragshantering, 1 kontrollmoment. Registrering av förening, 1 kontrollmoment. Diarie- och posthantering, 2 kontrollmoment. Representation och resor, 1 kontrollmoment. Inköp och upphandling, 1 kontrollmoment. Sidan 7 av 16

8 Av den interna kontrollplanen framgår för varje kontrollmoment den riskvärdering som gjorts, hur kontrollen ska utföras (frekvens, tidpunkt och metod), när rapportering ska ske samt vem som är ansvarig för kontrollen. 4.4 Nämndens uppföljning av den interna kontrollplanen Enligt det av kommunfullmäktige beslutade reglementet för intern kontroll ska uppföljningen av den interna kontrollplanen göras löpande under året. Fritidsförvaltningen följer i samband med delårsrapporterna och årsanalysen upp planen och noterar vilka kontroller som gjorts, vad de visat och vilka åtgärder som vidtagits. Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollplanen rapporteras till Fritidsnämnden som i sin tur rapporterar till kommunstyrelsen. Fritidsförvaltningen har under 2014 tagit fram två rapporter avseende uppföljning av den interna kontrollplanen för Delrapport om intern kontrollarbetet för år 2014 omfattar 4 av 8 kontrollmoment och avser perioden januari-juni Uppföljningen beslutades av nämnden Slutrapporten Rapport om interkontrollarbetet för år 2014 omfattar samtliga kontrollmoment och avser hela Uppföljningen beslutades av nämnden Alla granskningarna är genomförda. Avvikelser noterades avseende samtliga 8 kontrollmoment. Förbättringsåtgärder har tagits fram. 4.5 Bedömning efter genomförd revision Nedan följer en bedömning av Fritidsnämndens styrning och uppföljning av den interna kontrollen. Nämndens styrning av den interna kontrollplanen bedöms som tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Bedömningen grundar sig följande. En dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys ligger till grund för den interna kontrollplanen och valet av kontrollmoment kan tydligt kopplas till riskanalysen. Planen innehåller kontrollmoment som rör både redovisning och verksamhet. Av den interna kontrollplanen framgår för varje kontrollmoment hur kontrollen ska utföras (frekvens, tidpunkt och metod), när uppföljning ska ske samt vem som är ansvarig för kontrollen. Nämndens uppföljning av den interna kontrollplanen bedöms som tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Bedömningen grundar sig på följande. Uppföljningen av den interna kontrollplanen är väldokumenterad och då avvikelser konstaterats har åtgärdsförslag tagits fram. Rapportering har skett till nämnden avseende samtliga kontrollmoment. Sidan 8 av 16

9 5 Mål och uppdrag - nämndens styrning och uppföljning 5.1 Mål och uppdrag Kommunfullmäktige beslutade att med samordning av kommunstyrelsen ge stadens samtliga nämnder och bolag i uppdrag att utveckla formerna för verksamhetsstyrningen med den inriktning som redovisats i förslaget i Bihang 2013 nr 53 Styr- och ledningssystem i Malmö stad. Av förslaget framgår sammanfattningsvis att fullmäktige beslutar om ett fåtal kommunfullmäktigemål för hela den kommunala verksamheten samt eventuellt ytterligare något för respektive nämnd. Nämnderna beslutar, inom de ramar som fullmäktige sätter med sina kommunfullmäktigemål och de budgetramar som finns, om nämndsmål för verksamheten. Inom ramen för de nämndsmål som nämnden fastställer beslutar verksamheten om åtaganden. Av budgetskrivelsen för 2014 som beslutades av Fritidsnämnden framgår i vilken grad nämnden anser sig kunna påverka de 27 av kommunfullmäktige beslutade budgetmålen. Fritidsnämnden har utöver kommunfullmäktigemålen, genom Verksamhetsplan 2014, beslutat om 14 nämndsmål. Nämndsmålen är kopplade till kommunfullmäktiges mål även om detta inte uttryckligen anges. Fritidsnämndens ska skapa förutsättningar för en mångfald av mötesplatser. Fritidsnämnden ska verka för fler aktiviteter för barn och unga i Malmö föreningsliv. Fritidsnämnden ska underlätta för föreningslivet i Malmö att driva sin verksamhet. Fritidsnämnden ska stödja föreningarna så att Malmös flickor och pojkar kan delta på lika villkor. Fritidsnämnden ska erbjuda malmöborna möjlighet till fysisk aktivitet och rekreation på lika villkor. Fritidsnämndens anläggningar ska upplevas som trivsamma. Fritidsnämnden ska erbjuda trygga anläggningar för besökarna. Fritidsnämnden ska bidra till att göra Malmö till en populär besöksstad. Fritidsnämnden ska ligga i framkant beträffande antidiskriminering med fokus på jämställdhetsarbete. Fritidsnämnden ska samverka inom Malmö stads områdesprogram. Fritidsnämnden ska bidra till att öka sysselsättningen i Malmö. Fritidsnämnden ska stödja Malmös skolor och förskolor så att de bättre uppnår sina mål. Fritidsnämnden ska minska negativ miljöpåverkan i sina verksamheter. Fritidsnämnden ska vara ett föredöme som arbetsgivare. Sidan 9 av 16

10 Nämndsmålen har en tydlig koppling till nämndens kärnverksamhet. Till varje mål har nämnden formulerat ett antal konkreta åtgärder. Nämndsmålen är mätbara och beskriver det resultat som ska uppnås under året. Av verksamhetsplanen framgår dock inte när uppföljning ska ske. I kommunfullmäktiges budgettext för 2014, som beskriver kommunfullmäktiges planer och prioriteringar för verksamhetsåret, finns uppdrag till nämnderna. Fritidsnämnden har tilldelats 7 uppdrag varav 5 uppdrag som förtydligar inriktning i kommunfullmäktiges beslutade budgetmål för 2014 och 2 uppdrag som förtydligar inriktningen för nämndens arbete under året. 5.2 Mål- och uppdragsuppföljning Fritidsnämnden har i samband med delårsrapporter och årsanalysen följt upp 12 kommunfullmäktigemål som nämnden anser sig kunna påverka och samtliga 14 nämndsmål. Kommunfullmäktigemålen och nämndsmålen redovisas var för sig i årsanalysen. Kommunfullmäktigemålen kommenteras till inte oväsentlig del med genomförda aktiviteter/åtgärder utan att graden av måluppfyllelse berörs. För att mäta effekten av måluppfyllelse av nämndsmålen har förvaltningen tagit fram ett antal nyckeltal för respektive mål. Nämndsmålen följs upp dels med hjälp av nyckeltalen, dels genom att nämnden redovisar hur väl de har arbetat med de åtaganden som är kopplade till varje nämndsmål. Mål, nyckeltal och åtgärder är separerade i uppföljningen för att visa på effekten av dess inverkan på varandra. Graden av måluppfyllelse går att utläsa när det gäller nämndsmålen genom att nyckeltal och åtgärder färgmarkeras (grönt = uppfyllt, gult = delvis uppfyllt, rött = inte uppfyllt). Uppföljningen av uppdragen ska enligt stadskontoret ske på olika sätt för de olika kategorierna. Uppdragen som förtydligar inriktning i kommunfullmäktiges beslutade budgetmål följs upp genom ordinarie rutin för måluppföljningen och uppdragen som förtydligar inriktningen för nämndens arbete under året följs upp genom att nämnd rapporterar under särskild rubrik i ordinarie delårsrapporter och årsanalys. Fritidsnämnden har genom den ordinarie rutinen för måluppföljningen endast följt upp 1 av de 5 uppdrag från kommunfullmäktige som förtydligar inriktningen i kommunfullmäktiges beslutade budgetmål. Fritidsnämnden har följt upp båda uppdragen som förtydligar inriktning för nämndens arbete under året under särskild rubrik i årsanalysen. Graden av uppdragsuppfyllelse anges. 5.3 Måluppfyllelse Fritidsnämnen bedömer i årsanalysen inte graden av uppfyllelse för de 12 kommunfullmäktigemålen. Vad gäller de 5, till målen kopplade, uppdragen som förtydligar inriktningen av kommunfullmäktigemålen görs bedömning endast avseende 1 av uppdragen. Sidan 10 av 16

11 Fritidsnämnden bedömer i årsanalysen graden av uppfyllelse avseende samtliga 14 nämndsmål (med hjälp av nyckeltal och konkreta åtgärder) samt avseende de båda uppdragen från kommunfullmäktige som förtydligar inriktningen för nämndens arbete under året. 1 av de 14 nämndsmål (Fritidsnämnden ska bidra till att göra Malmö till en populär besöksstad) som följts upp bedömer nämnden vara helt uppfyllda och 13 mål bedöms vara delvis uppfyllda. De 2 uppdragen som förtydligar inriktning för nämndens arbete under året bedömer nämnden vara uppfyllda. 5.4 Bedömning efter genomförd revision Nedan följer en bedömning av Fritidsnämndens styrning, uppföljning och uppfyllelse av mål och uppdrag. Nämndens styrning av mål och uppdrag bedöms som tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Bedömningen grundar sig på följande. Nämndens mål är kopplade till kommunfullmäktiges mål. Målen är mätbara, realistiska och påverkbara. Nämndens uppföljning av mål och uppdrag bedöms som inte helt tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Bedömningen grundar sig på följande. Samtliga kommunfullmäktigemål som nämnden anser sig kunna påverka, nämndsmål och uppdrag som förtydligar inriktningen för nämndens arbete har följts upp och analyserats i samband med delårsrapporter och årsanalys. Endast 1 av de 5 uppdragen som förtydligar inriktningen på kommunfullmäktiges mål har följts upp och analyserats. Här kan noteras att kommunfullmäktigemålet Malmö stad skall ligga i framkant gällande verksamhetsutveckling på antidiskrimineringsområdet inte följts upp och analyserats av nämnden trots att målet enligt stadskontorets skrivelse Anvisning för uppföljning av kommunfullmäktiges mål 2014 ska följas upp. Till detta mål finns även ett uppdrag från kommunfullmäktige kopplat, Att utbilda Malmö stads chefer samt hjälpa fler enskilda som upplever att de utsatts för diskriminering. Någon uppföljning och analys sker inte heller av detta uppdrag. När det gäller graden av måluppfyllelse går detta inte att utläsa när det gäller kommunfullmäktigemålen. Kommunfullmäktigemålen kommenteras till inte oväsentlig del med genomförda aktiviteter/åtgärder, utan att graden av måluppfyllelse berörs. Avseende nämndsmålen går det att, genom färgmarkeringarna (grönt, gult och rött), som gjorts, att utläsa om målen är helt, delvis eller inte uppfyllda. Sidan 11 av 16

12 Nämndens måluppfyllelse bedöms som inte helt tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Bedömningen grundar sig på följande. Fritidsnämnen bedömer i årsanalysen inte graden av uppfyllelse avseende de 12 kommunfullmäktigemålen och anger inte några förbättringsåtgärder. Någon bedömning från revisionens sida av om måluppfyllelse skett avseende kommunfullmäktigemålen kan därför inte göras. 1 av de 14 nämndsmål som följts upp bedömer nämnden vara helt uppfyllda och resterande 13 bedöms endast vara delvis uppfyllda. Nämnden anger inga förbättringsåtgärder avseende dessa delvis uppfyllda mål. Enligt beslut i revisorskollegiet ska revisionskontoret särskilt beakta jämställdhetsintegrering varför nämndens rapportering av kommunfullmäktiges mål Malmö stad skall ligga i framkant gällande verksamhetsutveckling på jämställdhetsområdet särskilt belyses i denna årsrapport. Av Fritidsnämndens årsanalys framgår att förvaltningen under 2014 arbetat med både kommunfullmäktigemålet och det därtill kopplade nämndsmålet Fritidsnämnden ska ligga i framkant beträffande antidiskriminering med fokus på jämställdhetsarbete. Nämnden bedömer att nämndsmålet har uppnåtts under året. När det gäller kommunfullmäktigemålet gör nämnden ingen bedömning av måluppfyllelsegraden. Det bör uppmärksammas att Malmö stad i februari 2014 genomförde en medarbetarenkät som för tredje gången i rad visade att mobbing och trakasserier är ett påtagligt problem på fritidsförvaltningen. Med anledning av detta begärde Fritidsnämnden i november 2014 att förvaltningen i februari 2015 skulle redovisa en rapport rörande vidtagna åtgärder samt en handlingsplan för Beslut fattades av nämnden Ekonomi - nämndens styrning och uppföljning 6.1 Ekonomisk styrning och uppföljning Fritidsnämnden har fattat beslut om Riktlinjer för ekonomistyrning för Fritidsnämnden och fritidsförvaltningen. Riktlinjerna utgör ett nämnds- och förvaltningsanpassat komplement till Malmö stads riktlinjer för ekonomistyrning som är antagna av kommunfullmäktige. Riktlinjerna syftar till att tydliggöra ansvarsfördelningen, dels mellan nämnd och förvaltning, dels inom förvaltningen. Internbudget 2014 antogs av Fritidsnämnden Internbudgeten innehåller fördelning av ekonomiska resurser mellan de två områdena föreningsbidrag och övrig verksamhet. Internbudgeten periodiseras månadsvis efter verkliga förhållanden. Ekonomin följs upp och beslutas i nämnden i överensstämmelse med de kommungemensamma anvisningarna. Fritidsnämnden redovisar 2014 ett överskott om tkr. Sidan 12 av 16

13 6.2 Investeringsram Tabell: Investeringsram, tkr Utfall 2014 Budget 2014 Utfall 2013 Nettoinvestering, totalt Ökningen av budget med tkr jämfört med 2013 var avsedd för inköp av utrustning till det nya badet i Hyllie. Inköpen till Hylliebadet kommer dock att ske först under Det tillkom andra angelägna investeringsbehov under 2014, bl.a. gymnastikutrustning och - inredning om 700 tkr till Sofielunds idrottshus och Rönnens sporthall. Rosengårds sporthall blev drabbat av vattenskador i samband med höstens regnoväder och alla brottarmattor blev förstörda. Investeringsutgiften för inköpet av nya brottarmattor uppgick till 200 tkr. Huvuddelen av övriga investeringsutgifter avsåg inköp av maskiner och utrustning till driften av idrottsanläggningar. 6.3 Resultaträkning Tabell: Resultaträkning, tkr Utfall Budget Avvikelse Verksamhetens intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Verksamhetens kostnader Avskrivningar Verksamhetens nettokostnader Kommunbidrag Finansiella intäkter Finansiella kostnader Resultat före extraordinära poster Extraordinära kostnader/ intäkter Årets resultat Sidan 13 av 16

14 6.4 Nämndens kommentar Nedanstående avsnitt är ett utdrag ur Fritidsnämndens Årsanalys för 2014 (avsnitt Periodavvikelse). Fritidsnämndens resultat för 2014 uppgick till + 6,2 kr och de huvudsakliga orsakerna är: Bidragsutbetalningar blev lägre än budgeterat (+ 5,2 mkr). Detta gäller framförallt lokalkostnadsbidrag, aktivitetsbidrag, konsulentbidrag och bidrag till föreningar med lönebidragsanställda. Den nya mötesplatsen Spelens Hus i föreningen MEGA:s regi kom igång först i september, vilket innebar att utbetalt verksamhetsbidrag för 2014 motsvarade en tredjedel av årsbudgeten om 1 mkr. Junior VM i ishockey 2014 blev en publiksuccé och evenemanget gav ett positivt resultat på 1,9 mkr i förhållande till projektbudget. Kostnaden för PO-pålägg (arbetsgivaravgift) blev lägre än budgeterat (+ 1,1 mkr), eftersom andelen anställda under 26 år utgör cirka 10 % av personalen och PO-pålägget för anställda under 26 år är 17 procentenheter lägre. Resultatet belastades med följande större negativa budgetavvikelser: Intäkterna vid Aq-va-kul blev 1,4 mkr lägre än budgeterat Tillkommande kostnader p.g.a. vattenskadorna efter regnovädret i augusti, - 0,9 mkr Den positiva budgetavvikelse avseende intäkter med 13,6 mkr beror bl.a. på att nämnden har fått projektmedel om 4,5 mkr från kommunstyrelsen för genomförandet av evenemang såsom Svenska Triathloncupen, Malmöspelen, SM i landsvägslöpning, projektet Sommar på Ribban och VM i ishockey Dessa evenemang var varken budgeterade på intäkts- eller på kostnadssidan och genererade således en positiv budgetavvikelse på intäktssidan och motsvarande negativa avvikelse på kostnadssidan, men påverkade inte nämndens resultat. 6.5 Iakttagelser och noteringar efter genomförd revision Fritidsnämnden redovisar 2014 ett överskott om tkr. Förklaring till budgetavvikelsen har gjorts. Överskottet hänför sig huvudsakligen till att bidragsutbetalningarna blev lägre än budgeterat. Detta gäller framförallt lokalkostnadsbidrag, aktivitetsbidrag, konsulentbidrag och bidrag till föreningar för att de har lönebidragsanställda. Sidan 14 av 16

15 6.6 Balansräkning Balansposternas redovisade värden avser externredovisningen. Poster som avser kommuninterna fordringar/skulder redovisas inte. Kommentarer till balansposterna avges endast i de fall avvikelser och/eller felaktigheter finns i sättet att redovisa i förhållande till god redovisningssed. Granskningen visar att någon inventering av maskiner och inventarier (8 mkr respektive 3,7 mkr) inte gjorts sedan Inventering ska ske en gång per år, helst i samband med upprättandet av årsbokslutet. Varje förvaltning är ansvarig för att det upprättas en inventarieförteckning. I förteckningen ska framgå var inventarierna är placerade, inköpspris och anskaffningsår. Inventarieförteckningen ska vid upprättandet dateras och undertecknas av den person som utfört inventeringen samt förvaras på ett betryggande sätt. 1 I övrigt har inga väsentliga avvikelser konstaterats i granskningen. 6.6 Bedömning efter genomförd revision Nedan följer en bedömning av Fritidsnämndens styrning och uppföljning av ekonomin. Nämndens styrning och uppföljning av ekonomin bedöms som tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Bedömningen grundar sig på följande. Internbudgeten periodiseras månadsvis efter verkliga förhållanden. Nämnden följer upp ekonomin regelbundet och i enlighet med kommuncentrala riktlinjer. Nämnden upprättar utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys i enlighet med gällande regelverk och kommuncentrala riktlinjer. Förklaringar har gjorts till de budgetavvikelser som finns. Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Endast iakttagelser som bedöms kunna ha betydelse för ansvarsprövningen av nämnden skrivs in i denna rapport. Granskningen föranleder ingen anmärkning. 7 Övrig granskning av nämnden Några övriga granskningar som berör Fritidsnämnden har inte slutförts och beslutats om under Ekonomihandboken, avsnitt 5.6 Inventarieförteckning Sidan 15 av 16

16 8 Nyckeltal 8.1 Personal Tabell: Personalstatistik Utfall 2013 Utfall 2014 Antal anställda omräknade till heltid Kvinnor, andel i % 34,5 33,6 Personal med utländsk bakgrund, andel i % 30,7 30,0 Total sjukfrånvaro i % 3,8 3,6 Källa: Stadskontoret. Jämställdhetsplan för 2014 antogs av Fritidsnämnden Sidan 16 av 16