Plan för intern kontroll 2017

Transkript

1 Plan för intern kontroll 2017

2 Innehåll 1. Plan för intern kontroll Inledning Sammanfattning av plan för intern kontroll Ansvarsfördelning mellan nämnd och förvaltning Arbetsmetod Risk och väsentlighetsanalys Uppföljning, rapportering och utvärdering... 6 Bilaga 1 Plan för intern kontroll

3 1. Plan för intern kontroll Inledning Intern kontroll regleras i kommunallagen. I sjätte kapitlet sjunde paragrafen tydliggörs att det är nämnden som har ansvar för den interna kontrollen inom den egna verksamheten. Kommunfullmäktige (KF) antog den 26 mars 2009 Riktlinjer för intern kontroll inom Göteborgs Stad (KF handling 36/ ). Riktlinjerna innebär att varje nämnd och bolag inom Göteborgs Stad ska upprätta en organisation för den interna kontrollen samt se till att regler och anvisningar antas. Senast i december varje år ska nämnden eller bolaget anta en särskild plan för intern kontroll för nästkommande verksamhetsår. En sådan plan ska grunda sig på en genomförd risk- och väsentlighetsanalys. Plan för intern kontroll 2017 syftar till att säkerställa en god intern kontroll under verksamhetsåret. Det innebär att i rimlig grad säkerställa att nämnden eller bolaget når sina mål, följer gällande lagstiftning, föreskrifter, riktlinjer etcetera, att den finansiella rapporteringen och informationen om verksamheten är tillförlitlig samt att eliminera eller upptäcka eventuella fel och brister. Plan för intern kontroll 2017 innehåller, förutom en beskrivning de konkreta kontroller och åtgärder som ska genomföras, även anvisningar för uppföljning, utvärdering, rapportering och hantering inom ramen för den interna kontrollen. Planen innehåller också en kortfattad beskrivning av de riskområden som planen är uppbyggd utifrån och hur dessa kopplar till verksamhetens mål Sammanfattning av plan för intern kontroll 2017 Planen för intern kontroll 2017 är indelad i sammanlagt fyra rubrikområden. Dessa syftar till att i möjligaste mån fokusera riskarbetet och resurser på sådana faktorer som har störst påverkan på vår möjlighet att nå de prioriterade politiska målen samt på att klara av våra leveranser utifrån vårt grunduppdrag. Förvaltningen arbetar också med att förebygga och hantera risker som rör ekonomi, upphandling, miljö, intern kommunikation, IT-infrastruktur och ärendehantering för att säkerställa att vi klarar av att leva upp till gällande lagstiftning, antagna styrdokument eller andra motsvarande krav. Nedan följer en kort genomgång av respektive rubrikområde: Leverans investeringar Innebär att vi ska ha fokus på att säkerställa att vi kan leverera de investeringar som vi åtagit oss att leverera och att den leveransen sker med kvalitet. Med kvalitet menas att vi håller oss inom beslutade ekonomiska ramar, att vi klarar av att hålla tidplanen och att vi levererar det vi sagt att vi ska leverera. 3

4 Staden under byggtiden Innebär att vi ska ha fokus på att säkerställa att staden fungerar under byggtiden för alla som vill verka, vistas och mötas i Göteborg trots den påverkan infrastrukturprojekten kommer att ha på framkomligheten. God ordning och reda Innebär att vi ska ha fokus på att säkerställa att vi har effektiva och ändamålsenliga rutiner för ledning, styrning och uppföljning av verksamheten samt kompetens och resurser för att klara vårt uppdrag. Verksamhetsrisker Innebär att vi ska fokus på att säkerställa att vi har åtgärder eller kontroller på plats för att hantera och/eller förebygga risker kopplade till verksamheten Ansvarsfördelning mellan nämnd och förvaltning Trafiknämnd Trafiknämnden har ansvaret för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde. Nämnden ska upprätta en organisation för den interna kontrollen samt se till att regler och anvisningar antas för den interna kontrollen. Nämnden ska också senast i december varje år fatta beslut om en plan för intern kontroll för nästkommande verksamhetsår. Trafikkontoret Trafikdirektören ansvarar för att leda arbetet och se till att planen är konkret utformad så att god intern kontroll kan upprätthållas under verksamhetsåret. Trafikdirektören ska löpande rapportera till nämnden hur den interna kontrollen fungerar i den omfattning som anses nödvändig. Rapportering sker i normalfallet inom ramen för förvaltningens samlade uppföljning (se vidare avsnitt 2.2). Övriga chefer ska se till att de kontroller och åtgärder som faller inom deras ansvarsområde genomförs enligt upprättad plan. De ska även verka för att skapa förståelse och medvetenhet om frågor som rör intern kontroll hos medarbetarna. Om de åtgärder som finns i plan för intern kontroll inte kan genomföras som planerat eller om det framkommer brister vid kontroller ska detta snarast rapporteras till närmast överordnad eller den som förvaltningen gett i ansvar att samordna den interna kontrollen. Detta gäller såväl chefer som övriga medarbetare som upptäcker sådana brister. Till stöd för förvaltningsledning och övriga chefer finns controllers och övriga specialistfunktioner som ansvarar för att upprätta ramverk samt stödjer i riskbedömning, löpande uppföljning och rapportering. 4

5 2. Arbetsmetod 2.1. Risk- och väsentlighetsanalys Kopplat till verksamhetens mål och grunduppdrag behöver organisationen ha kunskap om var de väsentliga riskerna finns genom identifiering och klassificering av risker. En sådan analys genomförs på förvaltningsövergripande nivå i samband med planeringen av nästkommande verksamhetsår. Fokuset för en sådan övning är att organisationen ska säkerställa att: förvaltningen har fokus på de frågor som har störst påverkan på måluppfyllelsen förvaltningen i första hand identifierar och hanterar de risker som potentiellt har störst negativa påverkan på våra möjligheter att nå målen förvaltningen skapar ett engagemang och en tydlig ansvarsfördelning för arbetet med intern kontroll på ledningsnivå förvaltningen tar fram relevanta kontroller och/eller åtgärder för att hantera de risker som framkommit i analysen. Risk- och väsentlighetsanalysen görs i enligt fyrgradig skala (se nedan): När sannolikhet och konsekvens har bedömts räknas riskvärdet ut (sannolikheten multiplicerat med konsekvensen). Värdet varierar mellan 1 och 16. Med begränsade resurser kan inte alla risker kontrolleras eller åtgärdas vilket gör att en prioritering måste ske. Prioriteringen ska leda till ett ställningstagande avseende vilka risker som ska hanteras och vilka risker som kan accepteras. De mest väsentliga av de prioriterade riskerna ska ingå i den plan för intern kontroll som nämnden fattar beslut om. Övriga prioriterade risker hanteras i avdelningarnas verksamhetsplaner. Efter att ovanstående prioritering är gjord fattas beslut om vilka åtgärder och/eller kontroller som krävs för att hantera de prioriterade riskerna. 5

6 I nedanstående matris visas hur riskerna värderas och vilken typ av strategier som kan användas för att hantera dem Uppföljning, rapportering och utvärdering För att säkerställa en välfungerande intern kontroll krävs det systematisk tillsyn, uppföljning och utvärdering av kontrollsystemet som helhet. Det görs genom regelbunden uppföljning med rapportering om styrningens effekter på verksamheten. Syftet med tillsynen är att kontinuerligt utvärdera kontrollsystemet för att säkerställa att det fungerar på avsett sätt. Via tillsyn sker en analys av existerande kontroller och system och organisationen säkerställer att kontroller i rutiner och processer baseras på en aktuell bedömning av risker. Tillsynen ska ske löpande och resultera i förslag till förbättringar i syfte att stärka styrningen och den interna kontrollen. En mer genomgripande utvärdering av hur kontrollsystemet fungerar görs varje år i samband med planeringen av nästkommande verksamhetsår. Detta sker i normalfallet under september månad. Själva planen för intern kontroll ska även den följas upp löpande i den omfattning som finns angiven i planen. Kontroller och åtgärder som finns beskrivna i planen utförs av medarbetare i de berörda delarna av organisationen. Utsedd kontroll- och/eller åtgärdsansvarig har ansvar för att se till att kontrollerna och/eller åtgärderna utförs och rapporteras enligt fastställd plan. Resultatet av de utförda kontrollerna och/eller åtgärderna ska dokumenteras av den ansvarige. Detta ska ske oavsett utfall. I de fall kontrollerna visar på brister eller åtgärderna inte kunnat genomföras enligt plan så ska förslag till nya och/eller reviderade åtgärder lämnas vid rapporteringen. Resultatet av den antagna planens uppföljning ska rapporteras till nämnden i den omfattning som anges i planen. I de flesta fall innebär det att nämnden får sådan information i samband uppföljningsrapport 2 och samband med årsrapporten. Nämnden ska i samband med upprättandet av årsrapporten rapportera resultatet av uppföljningen till kommunstyrelsen. Rapportering ska samtidigt ske till Göteborgs stads revisorer. 6