Webkurs om bilagor till e-fakturor

Transkript

1 Webkurs om bilagor till e-fakturor Leif Forsman, Logica

2 Innehåll Vad menas med bilagor till fakturor? Varför behövs bilagor till elektroniska fakturor? Vilka problem finns med bilagor till elektroniska fakturor? Genomgång av olika tekniska lösningar för överföring av bilagor till elektroniska fakturor Sammanfattning Frågor Nätverket för Elektroniska Affärer: Nätverket för Elektroniska Affärer:

3 Vad menas med bilagor till fakturor? En pappersfakturaförsändelse innehåller inte sällan bilagor vars syfte är att klargöra grunden för fakturan. Det kan t ex vara sammanställningar framtagna i Excel- eller Worddokument, fakturor från underleverantörer eller kvitton.

4 Hantering av bilagor hos avsändare Faktura Utskrivna Word, Excel dokumet Kopior på pappersdokument

5 Hantering av bilagor hos mottagaren Fakturan registreras i reskontran Bilagorna används vid attest

6 Varför behövs bilagor till elektroniska fakturor? I det rosa världen så matchas den elektroniska fakturan med en beställning eller ett avtal och alla bilagor blir överflödiga Men, där är vi inte riktigt än. Så för att mottagaren ska kunna godkänna sin fakturor så krävs i vissa fall bilagor även till elektroniska fakturor

7 Problem med bilagor hos avsändaren Fil med elektronisk faktura Internet?? Utskrivna Word, Excel dokumet Kopior på pappersdokument

8 Problem med bilagor hos mottagaren Fil med elektronisk faktura, med elektroniska bilagor Ordersystem/ leverantörsreskontra Internet ?? Bilagorna används vid attest Nätverket för Elektroniska Affärer: Nätverket för Elektroniska Affärer:

9 Lösningar för överföring av bilagor, alternativ 1 Sändning av bilagor/specifikationer som EDI-meddelanden Fil med elektronisk faktura i EDI-format Internet Fil med bilagor/specfikationer i EDI-format

10 Lösningar för överföring av bilagor, alternativ 2 Länk till lagrade bilder Fil med elektronisk faktura, samt länk URL) till dess bilagor Internet Bilagor i elektroniskt format Web/ Arkiv Internet Nätverket för Elektroniska Affärer:

11 Lösningar för överföring av bilagor, alternativ 3 Zippning av fakturafil och bilagor Fil med elektronisk faktura Fil med elektronisk faktura Zippad fil Internet Zippad fil PDF Excel PDF Excel Filer med elektroniska bilagor Filer med elektroniska bilagor

12 Lösningar för överföring av bilagor, alternativ 4 Bilagor som externa eller inbäddade objekt i XML-meddelanden XML-fil med elektronisk faktura, med inbäddade bilagor Internet

13 Hantering av bilagor i Svefakturan Nätverket för Elektroniska Affärer: Nätverket för Elektroniska Affärer:

14 Vad bör man tänka på: -Vill man hantera bilagor måste man avsändaren och mottagaren komma överens om detta och vilka format/lösningar som ska användas. - Undvika att skicka separata bilagor. - Även bilagorna till fakturorna måste arkiveras om man i fakturan hänvisar till bilagan. Bilagan anses även den som räkenskapsinformation. Bilagan måste kunna kopplas samman med fakturan och vara läsbara under hela arkiveringstiden Nätverket för Elektroniska Affärer: Nätverket för Elektroniska Affärer:

15 Sammanfattning - Bilagor bör undvikas i när elektroniska fakturor används, men tyvärr går det kanske inte att undvika. - Det finns tekniska lösningar för att hantera bilagor till elektroniska fakturor. -Kom överens med motparten om hur bilagorna ska skickas Nätverket för Elektroniska Affärer: Nätverket för Elektroniska Affärer:

16 Frågor? Nätverket för Elektroniska Affärer: Nätverket för Elektroniska Affärer: