E-faktura - Hur gör man

Transkript

1 A Basware Presentation E-faktura - Hur gör man Kent Westerlund Basware AB 1

2 E-FAKTURA, EDI, EDIFACT, B2B, B2C, XML? E-faktura EDI Numera vanligen i ett XML-format Svefaktura, Finvoice, UBL, E2B, TEAPPS etc Komplett, innehåller all information för att den ska betraktas som en legal faktura EDI-faktura: ibland = E-faktura EDI-faktura: ibland = EDIFACT Företag-till-företag BGM+380+1FV ;DTM+137: :102 E-fakturor mellan företag/organisationer (B2B) Anpassade för att läsas in i mottagande EFH eller ERP-system Organisation-till-privatperson E-fakturor från verksamhet till konsument (B2C) efaktura direkt till Internetbank 2

3 Vad är en elektronisk faktura, vad säger lagen Idag: I detta kapitel avses med överföring eller ställande till förfogande på elektronisk väg att data överförs eller ställs till mottagarens förfogande med användning av utrustning för elektronisk behandling (inbegripet digital signalkomprimering) och lagring, med användning av kabel, radio, optisk teknik eller andra elektromagnetiska hjälpmedel nytt fakturadirektiv: I detta direktiv avses med elektronisk faktura en faktura som innehåller den information som krävs enligt detta direktiv och som har utfärdats och mottagits i ett elektroniskt format. Saknar betydelse vilken typ av elektroniskt format som fakturan har Det viktiga är att fakturan utfärdas och mottas i ett elektroniskt format Elektronisk faktura omfattar alla typer av elektroniskt format Räcker inte med att fakturan skapas i ett elektroniskt format måste även skickas i sådant format 3

4 Vad är en elektronisk faktura? En elektronisk faktura är en faktura som skapas elektroniskt och tas emot och behandlas elektroniskt.. En äkta e-faktura är helt enkelt elektronisk hela vägen. En elektronisk datafil med fakturadata Adressering Fakturahuvud Fakturarader Eventuell fakturabild (PDF, TIFF, HTML) Eventuella bilagor (specifikation, order etc)...vad är detta??

5 Varför vill vi ha elektroniska fakturor? Högre effektivitet på lev-reskkontran lägre kostnad Eliminerar fel vid registrering och scanning, mindre tid åtgår för felhantering Snabbare process Mottagaren får snabbare bokföring, Mer tid till intern behandling Bättre kvalitét Mindre felhantering, Förenklar order- och kontraktsmatchning Stärker leverantörsrelationer Partnerskap.. Besparingar för båda parter Leverantör: Utskrift, porto, hantering, (få betalt fortare?) Nöjdare kunder!!

6 Punkt-till-punkt anslutning (..ljuva 80-tal..) Mottagare 6

7 Mottag via Operatör framtid, som har funnits i 10 år Basware Supplier Portal Basware Business Transactions Mottagare Samtrafik via t.ex. Nordea, Strålfors, Logica m.fl. 7

8 Var står vi i Sverige? Vad sa vi (Inspectum) för ett år sedan? Källa Inspectum 8 Källa Inspectum EFH rapport 2010

9 Vad säger Inspectum i år Samtliga fakturahanteringssystemskunder dvs Sverige.. Ca 13 % e-fakturor Baswares kunder dvs Ni Ca 18 % e-fakturor Men visst kan vi bättre 9 Källa Inspectum EFH-rapport 2011

10 B2B Var står vi i Sverige? Andelen e-fakturor ännu för låg i Sverige varför? «Det finns för många standarder» Mottagsdriven marknad Det saknas «telefonregister för avsändare/mottagare» Samtrafik mellan operatörer fungerar inte alltid som det borde... Många tror fortfarande att man ska bygga en till en förbindelser 10

11 Baswares uppmuntrar samtrafik och öppna nät B Operatör A S Operatör B Operatör C Operatör D Operatör F Genom en koppling när man alla Globalt fokus Varje part kan själv välja sin lokala operatör Operatör E S 11

12 Hur kan vi tillsammans aktivera leverantörer? -Supplier Activation

13 Vilka leverantörer ska bearbetas Antal fakturor per leverantör Topp Leverantörer (färre än 0,5% av leverantörerna) står typiskt för10-15% av fakturavolymen. Topp 100 står normalt för 30-50% av fakturavolymen Vanlig situation för en kund med fakturor från leverantörer Mer än 90 % av leverantörerna skickar klart under 10 fakturor per månad! Antal leverantörer 15

14 Informationspaket till leverantörer Basware har skapat ett informationspaket som mottagarna kan sända till sina leverantörer steg-för-steg-instruktioner för att börja skicka e-fakturor mottagarspecifik information, bl.a. förteckning över obligatoriska fält på en e-faktura teknisk specifikation (anger vilken information ska infogas i vilket xml-fält i de vanligast förekommande XML-dialekterna) Alla som beställer eller är i kontakt med leverantörer ska veta var det finns och kunna skicka det!!! 16

15 17

16 Hur får jag min leverantör att börja skicka e-fakturor? sätt (lagom) press på leverantören Om ni vill fortsätta fakturera oss så rekommenderar vi starkt att ni övergår till att skicka elektroniska fakturor innan slutet av Möjligheten att skicka pappersfakturor kommer tas bort steg för steg bästa resultat uppnås då Beställare/Inköpare kontaktar säljpersonen hos leverantören för att få prioritet hos leverantören lönar det sig också att sätta en bortre tidsgräns för när man önskar/kräver att leverantörens fakturor ska börja anlända i elektronisk form skicka informationspaketet till leverantören använd Basware för mass-kampanj 18

17 19

18 Baswares Aktiveringstjänster, process. Brev till leverantörer (e-post eller papper). Meddelande kring krav på e- faktura samt styr till aktiveringssite. Basware kan hjälpa till med kommunikationen med leverantörerna Topp 5-20 (fakturavolym) kontaktas direkt Basware Activation Site ger steg-för-steg instruktioner för leverantörer hur de ska komma vidare Basware Supplier Portal Baswares Sänd-lösninger Interop via andra operatörer Confidential -

19 Aktiveringssite per kund ( BREV FRÅN KUND LEVERANTÖR FYLLER I WEBBFORMULÄR LEVERANTÖR FÅR INSTRUKTIONER VIA MAIL LEVERANTÖREN LÄNKAS TILL KAMPANJSITEE LEVERANTÖREN FÅR LEVERANTÖRS- INFORMATIONSPAKET Webformulär Leverantörs- Information Kontakt Kundreskontrat Introduction with Login information Vi kan Vi kommer att.. Vi kommer Inte. Supplier Information Kit Beroende på val i föregående steg LEVERANTÖREN TILL IMPLEMENTERING ING RAPPORTERING ESKALERING WEBFORM TILL BASWARE SYSTEM SVAR GENERERAS AUTOMATISKT LEVERANTÖRENS SVAR TILL BASWARE SYSTEM AUTOMATISKA PROJEKTLEDNING KAMPANJ RAPPORTERING KAMPANJSVAR PÅMINNELSER ESKALERINGSPROCESS Confidential -

20 Sid 1: Ange kontaktdetaljer Confidential -

21 1: Ta emot aktiveringsmail Confidential -

22 Sid 2: Välj hur man skickar Confidential -

23 2: Ta emot Leverantörsinformationspaket Confidential -

24 Ge leverantörer många möjligheter att uppfylla köpares krav och önskemål Basware erbjuder flera vägar för leverantörer att skicka fakturor elektroniskt Gratis för leverantör Mata in fakturainformation via Basware Supplier Portal, ger elektronisk faktura till kund och arkiv till leverantören Via Interop. Basware har koppling till över 120 andra operatörer (Se: ) Om Leverantören redan skickar via en operatör, fortsätt med det Anslut till Basware för att skicka Olika sänd-lösningar beroende på volym och teknisk förmåga. Pris från 150 kr /månad. Leverantören kan då skicka till många mottagare Confidential -

25 Målsättningar med en kampanj för leverantörsaktivering Att öka nivån av automatiskt hanterade fakturor Att öka antalet leverantörer som skickar elektroniska fakturor Att identifiera och samla information om leverantörer och deras möjligheter att skicka e- faktura Att kontakta och aktivera de leverantörer som har möjlighet att skicka e-fakturor Att erbjuda sändarlösningar och aktivering för de leverantörer som inte ännu har förutsättningar att skicka e-fakturor 27

26 Sammanfattning Baswares olika e-fakturalösningar

27 Basware Connectivity Services Supplier Portal /Liten leverantör / Få fakturor /Viktig kund Kund Leverantör Leverantör fakturor Virtual Printer Integrated connection Scan and Capture Basware Business Transactions Printing services Alla fakturor elektroniskt från Dag 1! Kund Supplier Activation Service 29

28 Supplier Portal

29 Få små leverantörer ombord Leverantörer kan aktiveras för elektronisk fakturering oavsett storlek och tekniska förutsättningar Basware Supplier Portal är ett verktyg som kan användas av alla leverantörer, oavsett storlek, inkluderat små och tillfälliga leverantörer En leverantör kan snabbt och lätt skriva in fakturan till mottagaren Leverantören kan till och med lägga med bilagor (alla typer av dokument) till den inskrivna fakturan De inskrivna fakturorna och bilagor levereras till köparens Basware system via e-faktura nätverket Rättigheter kan tilldelas leverantörer så de kan se status på sina egna fakturor, detta minskar kundens arbete med att svara på frågor rörande historiken. (om BW IP) 31

30 Supplier Portal: Användargränssnitt Test leverantör

31 Basware Business Transactions BT Monitor Mottagare Basware Business Transactions Mottagare Basware Supplier Portal Printtjänst Basware Scan & Capture 33

32 Operatörssamarbeten, t.ex: Denmark Sweden Norway Finland Posten Den EDB EDB Progrator Nordea Itella Itella PBS TietoEnator Logica Logica ExpertSystems BBS NEMhandel PRI handel Euronova JWN Tieto Emetro KMD Strålfors AtWork Ebuilder DAAB Lociq Pagero Truelink SEB Kort Comwall Client Computing D.U.C Swedbank Global EDI Palette / Husera Visma Proceedo InExchange TietoEnator Itella Enfo Nordea Danske Banken Samlink OKO Liaison Tech. TeliaSonera Logica Ålandsbanken Handelsbanken Tapiola-bank Strålfors Tapiola Maventa 34

33 Invoicing in paper format has no future Kent Westerlund